書類、雑誌や新聞、気分転換用のガムや飴玉、癒しのために置いたプチ観葉植物などなど、限られたスペースで、多くのものが溢れかえってしまうデスク。こちらでは、机の上が散らかってしまったときの整理術として、改めて自分に問いかけるべきポイントをご紹介しましょう。
生産性向上に関するブログ「Productivity501」では、机を整理するうえで確認すべき点を質問形式で5つ挙げています。
- 机の上に読み物はないか？
雑誌や新聞は場所をとる割りに、結局読まれないまま放置されることが多い。ほとんど読んでいない雑誌・新聞の購読は思い切って止めたり、より有用な情報ソースがコンパクトにまとめられている出版物に替えるのも一法。RSSリーダーを使って、オンラインからの情報収集に切り替えるのもよい。本棚を備え付け、本や雑誌を整理するのも有効。 - ファイルしなければならないものはないか？
ファイル保存しなければならないのに整理されていない場合は、ひとつひとつ「それはなぜか？」を考えよう。まだ作業中だから？棚が遠いから？ファイルするのが面倒だから？など。「書類一枚ぐらい、どうってことないや」という姿勢が徐々に机を散らかしてしまう。ファイルやファイル棚の使い勝手が悪ければ、これを改善した上で、書類のファイル整理を習慣づけよう。 - 処理が必要な書類はないか？
未処理の書類で机の上が溢れている場合は、その書類をカテゴリ別に整理して、書類の端もしくはポストイットなどで、処理に必要な時間を書いておこう。署名するだけ、宛名を書くだけなど、数分でできるものは、後回しにせず、すぐに処理する習慣をつけると望ましい。また、「未処理」「保留」など、ステータス別に書類ボックスを分けるのも一法。 - その机にあるはずのない関係ないものがないか？
自宅を仕事場にしている場合、子どものおもちゃやぬいぐるみなど、そもそもその机にあるはずもないものが置かれていることもある。仕事に関係のないものは、机から撤去し、しかるところに整理すること。 - 収納スペースは十分か？
収納スペースを十分確保することは大切。棚や仕切りを利用すると、雑貨や小物も整理しやすい。
整理整頓は社会人の基本といえど、実際に机を整頓された状態で保つことは、継続的な努力が必要ですね。机のグチャグチャが気になったら、これらの質問を自分に問いかけながら、ひとつひとつ片付けてみましょう。たとえば、ファイル整理やカンタンな書類作成・処理など、小さなタスクを「面倒だから後回し」とせず、その都度サッサとこなす習慣をつけるだけでも、机のとっ散らかりはずいぶん減るはず。ぜひお試しを。
5 Questions To Help Organize Your Desk [Productivity501]
Jason Fitzpatrick（原文／訳：松岡由希子）
