やらなければならない仕事のリストが、あまりにも膨大になるときがあります。そんな時、一歩下がって1週間か1か月先の全体像を見て仕事を視覚的に把握したいと切実に思ったりします。
今回は、仕事のリストを効果的に視覚化する方法をご紹介します。いずれも古いスタイルのTodoリストの上を行くものです。
壁に貼る
壁に貼ることができるなら常に仕事を見えるようにしておけます。私のように気が散りがちだったり、頭の中でスケジュールをクリアにしておくためのリマインダーが必要なら、これはとてもお手軽な方法です。
ホワイトボード
お金と場所に余裕があるなら、脚の付いたスタンド型ホワイトボードを手に入れましょう。スケジュールやリマインダーや仕事リストを書いたりするのにお手頃なサイズの小さいホワイトボードが色々あります。
小さいホワイトボードは大抵は壁に取り付けられるようにできていますが、私はデスクの上に置いて壁に立てかけています。その方が使いやすいのです。こうしておけば、オフィスの模様替えをしたくなったらいつでもできて、ホワイトボードもすぐに動かせます。
コヴィーの重要／緊急度マトリックス
最近私が書いた「仕事に優先順位をつける」という記事の中でコヴィーの重要／緊急度マトリックスについて言及しました。マトリックス自体が視覚化作業そのものです。仕事を「緊急かつ重要」、「緊急だが重要でない」、「重要だが緊急でない」、「緊急でも重要でもない」の4つの箱のどれかに入れます。
紙にこのマトリックスを書いてデスクの近くの壁に貼ると、忙しいときにとてもはかどります。仕事リストに何でもかんでも入れてしまうと、あっという間に仕事量が過剰になります。だから、壁に緊急／重要度マトリックスを貼っておけば、今何に集中しなくてはいけないか、気にしなくていいものは何か、後回しにすべき物は何か、ということを確認するのに役立ちます。
かんばん方式を取り入れる
かんばん方式とはプロジェクトや単発のタスクの進み具合を追跡するために「見える化」する手法です。1つのタスクが様々な段階を経ていく間、常に今どの段階にあるか視覚的に見せていくというコンセプトです。かんばん方式はトヨタの製造ラインの効率を高めるために生み出されましたが、最近はソフトウェア開発やその他の仕事にもよく使われるようになりました。
Trelloはかんばんスタイルのタスク管理アプリとして人気があります。各タスクは「カード」として作られ複数のリストの間を動かされて今プロセスのどの段階にあるかを表します。これらのリストは単純に「未着手」、「作業中」、「完了」であってもいいですし、あなたの仕事にもっと適応させたものであってもいいのです。例えば、Bufferでは、毎週Trelloのリストを使い、リストに書き込む内容は新しいカードとしてその週のリストに加えらます。
その他のかんばんアプリとしてKanban Tool、Kanbanery、kanban2goがあります。
付箋に書く
付箋を使うと、スケジュールを楽しく視覚的に作れます。デスクやホワイトボードや壁に貼れて、明るい色がたくさんあるので色で仕事を仕分けしていくこともできます。
毎日しなければならないことに関しては、私は付箋を使っていました。これからすることを貼る欄と既にしてしまったことを貼る欄を作っていました。毎日しなければならない仕事はひとつずつ付箋に書いて、その仕事をやり終えると「完了」の欄に移していました。
単発の仕事であっても、その仕事が完了するまでに辿る様々な段階を追跡する必要があるなら、同じ方法が使えます。仕事のプロセス上にある各段階の欄を作り、各作業やプロジェクトをそれぞれ付箋に書きます。その付箋を右側の欄へ移していけば、一目で各作業がどの段階にあるかを常に把握できます。
カレンダー上に配置する
締切が厳しい仕事や仕事を始める予定日は、カレンダー上で把握したいと思っています。各仕事が書かれた箱がカレンダー上に置かれてあるのを見ると、何故か頭の中で仕事の段取りがずっとつけやすくなるからです。
このためにポストイットかホワイトボードを時々使いますが、デジタルがお好みならTeuxDeuxがオススメです。
もちろん、紙のカレンダーも使えます大きくて平らな卓上カレンダーをいつも見えるところに置けるなら、それも良いでしょう。
ノートに落書きする
もし落書きがお好きなら、仕事リストに視覚的要素を足す方法がたくさんあります。
やるべきことを絵に描くと楽しいので、仕事リストが連想させるストレスも解消できます。手で文字を書くのが好きなら、少しだけ余分に時間を使って仕事を書き出しましょう。
仕事リストから済んだものを消すときに少し見た目をオシャレにしてみるのも楽しいでしょう。どんな仕事があるか分かるように「パイ型グラフ」を描くいうbusiness coach Tatyana Sussexのやり方も試してみましょう。パイ型グラフのそれぞれの断片は生活や仕事の領域を表します。仕事はパイの一切れの中に入っていきます。どのぐらいの仕事を完成させようとしているかを切り出し、仕事リストがどのぐらいバランスが取れているか視覚的に表すのに便利です。
物に置き換える
The Daily Stackで紹介されていたコンセプトです。
この方法は3つのタイプの積み木を使います。積み木はそれぞれ、休憩、生産的仕事、先延ばしを表します。積み木の大きさの違いは、15分、30分、1時間という時間量の差を表します。積み木を1つ足すごとにコンピューターのタイマーが該当する作業と時間を足して、時間を計ってくれます。
身の回りに積み木がいくつかあるなら、同じようなことを試してみましょう。時間はマニュアルで計らなければいけませんが、それでも、物理的な物があると仕事を忘れないようにしておくには便利です。
でなければ、キャンディやチョコレートを使ってもいいでしょう。仕事ごとに味の違うものをあてがい、お菓子が大きいほど、仕事の時間が長いということにします。該当する仕事が完了したら、それに当たるものをご褒美として食べましょう。
私の場合、視覚化した仕事リストを常に見えるところに置いておくと、心理的プレッシャーが軽減しました。自分は何も忘れてはいないと確信できるからです。結局、見えないと忘れるんですよね。
Belle Beth Cooper（原文／訳：春野ユリ）
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