Government of Kerala 

Public Works Department 

Kerala State Transport Project 
Tender No. 12/2014 dated     19/11/2014 
 

Tender Document 
 
For the Supply of: 
PVC Pipes and Specials for Upgradation works in Pilathara – 
Pappinissery Road 
 
 
Issued to 
 
M/s. …………………………………………………………… 
………………………………………………………………… 
………………………………………………………………… 
………………………………………………………………… 

 
 
 
 
 
 
Project Director 
Kerala Public Works Department 
Kerala State Transport Project II (KSTP) 
Project Management Team 
T.C.11/339, JAGAD Building 
Keston Road, Nanthancode, Kowdiar.P.O 
Thiruvananthapuram‐ 03 
 
 
 
 
 Government of Kerala 
Public Works Department 
Kerala State Transport Project (KSTP II) 
 
Tender Notice 
 No. 12/2014  dated   19‐11‐2014 
 
Sealed  competitive  tenders  are  invited  for  supplying  PVC  Pipes  and  Specials  required 
for the upgradation works of Pilathara – Pappinissery Road (KSTP II).The materials are 
to  be  supplied  in  the  proposed  site  as  directed  by  Executive  Engineer,  KSTP  Kannur 
Division.  
 
SI.  Name of work  Estimate PAC  Bid Security  Cost of Tender 
no.  in Rs.  Form in Rs. 
1  Supply of PVC Pipes and Specials 
  required for the Upgradation works in  Rs. 14.656 Lakhs Rs. 36,700/‐  Rs. 2310/‐ 
  the Pilathara – Pappinissery Road 
   
 
Issue of Tender Document:   From 10.30 AM on 24/11/2014 to 2PM on     04/12/2014 
Receipt of Tender:   Up to 3 PM on      04/12/2014 
Opening of Tender:   At 3.30 PM on      04/12/2014 
Period of completion:   To be completed within 45 days. 
 
   
Further  details  can  be  had  from  the  office  of  the  undersigned  during  office 
hours.  The  tenders  can  be  purchased  from  the  Offices  of  the  Project  Director,  KSTP 
Thiruvananthapuram on payment by Demand Draft payable at Trivandrum in favour of 
the Finance Controller Kerala State Transport Project or can be downloaded from the 
website www.keralapwd.gov.in. Those who wish to download tender documents from 
the website shall enclose cost of tender form as Demand Draft payable at Trivandrum 
drawn in favour of Finance Controller KSTP.  
 
 
Thiruvananthapuram                                                                                                                                                            
 
Project Director (KSTP),  
                                                                                                          Kerala State Transport Project II.                    
  T.C.11/339, JAGAD Building 
Keston Road, Nanthancode 
Kowdiar.P.O, Thiruvananthapuram – 695003 
On behalf of the Governor of Kerala 
 
 
 
 Instructions to Tenderers 
1. The  Tenderer  shall  be  a  supplier  or  manufacturer  for  items  mentioned  in  the  attached 
schedule.  The Tenderers shall carefully study in detail, the General Conditions of Contract, 
Technical Specifications and Instructions to Tenderers before submission of the Tender.  
 
2. Use  of  Tender  Form:  No  alteration  shall  be  made  in  the  Tender  Form  or  Schedules  or  the 
specifications  annexed  hereto,  except  to  the  extent  of  filling  in  the  Tender  Forms  and 
Schedules. 
 
 
3. Clarifications: If the Tenderer has any doubt about any portion of the General Conditions of 
Contract, Instructions to Tenderers or the Technical Specifications, he should get it clarified 
from the office of the undersigned before the submission of the Tender. 
 
4. Contract  Agreement:  The  successful  Tenderer  shall,  within  20  days  from  the  date  of 
placement of detailed order, execute the Contract Agreement, with Kerala State Transport 
Project  for  the  proper  and  satisfactory  fulfillment  of  the  Contract,  after  furnishing  the 
necessary Security Deposit as stated in clause 7 of the General Conditions of Contract. 
 
 
5. Guarantee: The materials offered should be guaranteed for a minimum period of 18 months 
from the date of acceptance of the materials at site or 12 months from the date of actual use 
of the materials whichever is earlier. Any defective or damaged material shall be replaced 
by  the  Supplier  free  of  all  costs  to  KSTP  and  to  the  full  satisfaction  of  KSTP,  during  the 
Guarantee period. The Performance Security shall, subject to the condition specified herein, 
be returned to the Contractor after the expiry of the Guarantee period. 
 
6. Terms of Payment: 90% of the payment with full taxes, duties, Freight & Insurance etc.  shall 
be made as soon as the materials are accepted by KSTP, on presentation of the following: 
 
a. Contract agreement duly executed, 
b. Performance Security for 5% value of the Contract Price, 
c. Certificate for payment of Sale Tax as per clause 18 below; and 
d. Invoice duly certified by the Execute Engineer for having received the materials 
as per the invoice, as per specification, in good condition. 
 
  Balance  payment  of  10%  shall  be  given  on  submission  of  utilization  certificate  of  the 
materials by Executive Engineer, KSTP Division, Kannur. 
 
 
7. Failure  to  Supply:  If  the  successful  Tenderer  fails  to  fulfill  the  contract  in  full  within  the 
delivery  period,  any  or  all  of  the  materials  not  supplied  may  be  purchased  by  another 
tender  or  from  the  next  higher  Tenderer  who  has  offered  to  supply  these  items.  The 
damages  and  losses  caused  to  KSTP  in  this  regard  will  be  recovered  from  the  defaulted 
Tenderer. 
 
8. Notice: Every notice hereby required or authorized to be given to the Supplier personally or 
left  at  his  residence  or  last  known  place  of  residence  or  last  known  place  of  abode  or 
business,  or  may  be  handed  over  to  his  agent  personally  or  may  be  addressed  to  the 
Supplier by Post at his usual or last known place of abode if so addressed to the Supplier 
and posted shall be deemed to have sufficiently served on the Supplier on the date which 
the ordinary course of mail would reach his place of abode or business. 
 
9. Standards: The Tenderer shall undertake to supply the materials as per the latest relevant 
IS, specifications and samples. 

10. Deviations: The Specifications mentioned in the Tender documents are for the guidance of 
the Tenderer. Deviations from specifications will be considered on their relative merits in 
terms  of  performance,  efficiency,  durability  and  overall  economy,  but  these  should  be  in 
consistence  with  the  requirement  specified  herein  and  should  not  be  repugnant  to  the 
relevant IS.  

11. Firmness of Prices: Prices quoted shall be firm. No representation for enhancement of rates 
once accepted will be considered. 

12. Telegraphic/Fax quotations will not be considered for evaluation and award.  

13. Price Split up: The prices quoted shall indicate clearly, the Ex‐Works Price, all taxes, duties, 
packing and Freight & Insurance charges etc. which may become payable, by the Supplier 
under  the  existing  or  future  laws  or  rules  of  the  country  of  origin  or  supply  during  the 
course of execution of the Contract. In the absence of specific stipulation to the contrary in 
the Tenders, it will be assumed that the prices quoted are inclusive of all such Taxes, Duties, 
packing,  Freight  &  Insurance  charges  etc.  Extra  claims  therefore  will  not  be  entertained. 
The ruling rates of taxes and duties and other items as above, as applicable shall be stated 
in the Tender. 

14. Validity of the Offer: The Offer shall remain valid for a period of 3 months from the date of 
Tender opening. 

15. Terms  of  the  Offer:  Special  conditions  if  any,  mentioned  in  the  offer  by  the  Tenderer  or  in 
any  other  communication  from  him,  repugnant  to  the  clauses  in  this  Tender  will  not  be 
applicable to the Contract, unless they are expressly accepted in writing by the Purchaser. 

 
16. Incidental expenses and Bank charges: All incidental expenses and Bank charges incurred by 
KSTP for making payment outside the District in which the claim arises shall be borne by 
the Supplier 
 
17.  Liability: Any sums of money due and payable to the Supplier (including Security Deposit 
returnable  to  him)  under  this  Contract  may  be  appropriated  by  the  Purchaser  and  set  off 
against  any  claim  of  the  Purchaser  for  the  payment  of  a  sum  of  money  arising  out  of  or 
under any other Contract made by the Purchaser. 
 
18. Certificate for payment of Sale Tax: The Tenderer shall furnish the following certificate with 
their bills for payment  
Certified  that  the  goods  on  which  Sales  Tax  has  been  charged  have  not  been  exempted 
under  Sales  Tax  Act  or  the  State  Sales  Tax  Act  or  the  rules  made  there  under  and  the 
charges on account of Sales Tax on these goods are correct under revision of relevant Act or 
the Rules made under. Certified further that we (or our Branch or Agent) are registered as 
dealers  in  the  State  of…………………………….  under  Registration  No.  ……………………..  ..  .. 
………………………………… for purpose of Sales Tax. 

19. Alteration  in  Quantity:  There  may  be  slight  change  in  the  quantities  mentioned  in  the 
Tender schedule. 
20. Packing:  All  materials  to  be  supplied  should  be  packed  safely  in  suitable  packages  before 
dispatching  to  the  respective  consignee.  The  packages  shall  be  sufficiently  strong  to 
withstand damages even on rough handling in transit. 

21. Consignee:  The  materials  need  to  be  delivered  to  the  proposed  site  as  directed  by  the 
Executive  Engineer,  KSTP  Kannur  Division.  Executive  Engineer’s  authorised 
representative  will  certify  the  receipt  of  goods  as  per  specification  with  the  help  of 
electrical consultant. 

22. Item  to  Quote:  The  Tenderer  can  quote  for  any  or  all  of  the  items  of  the  Tender  Schedule 
furnished in the Tender. 
 
23. Delivery:  ‘TIME’  is  the  Essence  of  this  Contract.  The  materials  shall  be  Door  delivered 
positively within the period specified in the Tender. Failure to supply all the items within 
the delivery period will be construed, as the breach of the entire Contract and action will be 
taken accordingly. 
 
24. ‘ISI’ Marking: Items bearing ‘ISI’ marking will only be preferred. 
 
25. The  General  Conditions  of  Contract,  Instruction  to  Tenderers  and  Technical  Specifications 
shall govern the Tenderers for the Supply of materials. 
 
26. Replacement  of  Rejected  Materials:  Rejected  materials  will  have  to  be  replaced  by  the 
supplier immediately. If the replacement is not effected within 7 days the rejected material 
should be taken back with immediately, failing which KSTP will be at liberty to dispose off 
the rejected material without any notice. No claims by the supplier will be entertained on 
account of the disposal. KSTP also reserve the right to recover from the concerned supplier 
any  loss  sustained  by  KSTP  due  to  the  delay  in  clearing  the  rejected  materials  by  the 
supplier and inconvenience caused to the KSTP. 
 
27. Excise Duty Exemption: Excise and customs duty exemptions are available for water supply 
projects  as  per  notification  of  the  Govt.  of  India.  The  bidder  shall  refer  such 
notification/circulars/orders  of    the  Government  of  India  issued  from  time  to  time  and 
shall quote his rates accordingly considering the exemptions available. The employer will 
give  necessary  certificates  to  the  selected  bidders  to  claim  the  exemptions  available.  Any 
conditional bids in this regard will not be accepted. The quoted rates shall be deemed to be 
based on the exemptions available and it will be the responsibility of the contractor to avail 
the  exemption,  the  employer’s  responsibility  being  limited  to  the  issue  of  necessary 
certificates.  The  lump  sum  amount  quoted  for  the  work  shall  include  all  items  of  work 
incidental  and  contingent  to  the  completion  of  the  work  in  all  respects  and  also  should 
include all taxes to be paid or that may become payable as per rules during the currency of 
the contract.  

 
 
   
 Covering Letter 
To 
  The Project Director 
  Kerala State Transport Project II (KSTP) 
  Project Management Team 
  T.C.11/339, JAGAD Building 
  Keston Road, Nanthancode, Kowdiar.P.O 
  Thiruvananthapuram ‐ 695003 

Sir, 
1. I/We,  do  hereby  tender  to  Supply  the  materials  enumerated  in  the 
accompanying  Tender  Schedule  in  accordance  with  the  terms  and 
conditions of the Tender Document. 
 
2. I/We further agree to complete the whole Supply within 45 days from 
the date of Supply order. 
 
3. I/We agree to accept and carryout such portions of Supply included in 
my/our tender as may be allotted to me/us. 
 
4. Bid  Security  of  Rs.  ………………  (Rupees  …    ……  ……… 
……………………………………  …………….  …………..  ….  Only)  is  enclosed 
herewith as Demand Draft No. …………….……………… … …………………   ….... 
of ……………………………………………………………………………………….….. 
 
 
Signature of the Tenderer ……………………………………. 
Name of Tenderer ……………………………………………. 
Full Address ……………  …………………………………… 
………………………………………………………………… 
………………………………………………………………… 
………………………………………………………………… 
 
Enclosures:  
1. Demand Draft in lieu of Bid Security, 
2. Tender Schedule, 
3. Statement of Deviations, 
4. General Conditions of Contract, 
5. Tender Agreement 
 
 
Date of Submission of Tender Form  ………………………………………………… 
 
 Tender Schedule for the Supply of PVC Pipes and Specials for Pilathara – Pappinissery Road 
Freight  For Destination * Door 
Quantity  Quantity  Ex‐Works  Excise  Sales Tax 
Sl   and  Delivery Price in Rupees. 
Particulars of Materials  Unit  tendered  offered  Unit Price   Duty   in 
No  Insurance  Unit Total 
    in Rupees  in Rupees  Rupees 
in Rupees  Price  Price 
A  Supply  and  delivery  of  ISI  marked   
UNPLASTICISED  PVC  pipes  for 
potable  water  supplies  as  per  IS 
4985/2000 as amended from time to 
time  read  with  table,  for  working 
pressures and sizes noted below. The 
pipes  supplied  shall  be  Gray  in     
colour, in straight lengths of 6m, with 
on end plain and the other end fitted 
with  sockets/plain  ended  pipes  with 
loose  sockets/bell  End  pipes  with 
solvent  cement  as  detailed  in 
Annexure I 
1  110mm dia 10Kg/cm2  M 570  
2  110mm dia 8Kg/cm2  M 3500  
3  75mm dia 8Kg/cm2  M 1000  
4  63mm dia 8Kg/cm2  M 500  
B  Supply of PVC  Tee for the pipes   
below 
1  110mm dia 10Kg/cm2  Nos 1  
2  110mm dia 8Kg/cm2  Nos 4  
3  75mm dia 8Kg/cm2  Nos 2  
4  63mm dia 8Kg/cm2  Nos 1  
 
*delivery at Proposed site at  Pilathara – Pappinissery Road as directed by the Executive Engineer, KSTP, Kannur Division including 
loading & unloading 
 
 
Total amount in figures Rs. 
 
Total amount in words Rupees 
 
 
  Supplier
 General Conditions of Contract 
Sealed competitive Tenders are invited for the supply of materials as specified in the 
Tender Schedule. 
 
1. Submission of Tender: The Tender should reach the undersigned before the dead line fixed 
in the Tender Notice for submission, in the prescribed form which can be obtained from the 
Office  of  the  Project  Director,  Kerala  State  Transport  Project,  TC  11/339,  JAGAD  Building, 
Keston Road, Nanthancode, Kowdiar P. O., Thiruvananthapuram, KERALA STATE   PIN: 695 
003, India. Tenders that are not in the prescribed form are liable to be rejected. Incomplete or 
unsigned  Tenders  will  not  be  considered  for  evaluation  and  award.  The  tenders  should  be 
forwarded  to  the  Project  Director,  Kerala  State  Transport  Project,  TC  11/339,  JAGAD 
Building, Keston Road, Nanthancode, Kowdiar P. O., Thiruvananthapuram, KERALA STATE   
PIN: 695 003, India hereinafter referred to as KSTP or Purchaser in a sealed envelope with 
the Tender No. super scribed thereon. 
 
2. Purchase of Tender Form: The Tender Form can be purchased on payment of Rs. 2310/‐ by 
Demand  Draft  payable  at  Trivandrum  in  favour  of  the  Project  Director,  Kerala  State 
Transport  Project.      The  cost  of  the  Tender  Forms  once  paid  is  not  refundable,  and  the 
amount cannot be adjusted towards the cost of any other Tender Forms. The Tender Forms 
are  not  transferable.  Requisition  for  Tender  Forms  should  be  made  in  writing,  stating 
clearly the Tender number and names of materials for supply. 
 
3. Rate to quote: The column in the Tender Schedule specifying the Total Price should also be 
filled up correctly. 
 
4. Bid Security: Every Tender should be accompanied by Bid Security for a value of 2.5 % of 
the total cost of the materials tendered for. The Bid Security  may be furnished as Demand 
Draft  in  favour  of  the  Project  Director,  Kerala  State  Transport  Project,  payable  at 
Trivandrum.  Tenders  with  insufficient  Bid  Security  are  liable  to  be  rejected.  The  Bid 
Security of the unsuccessful tenderers will be returned as soon as possible, after finalization 
of  the  Tender.  The  Bid  Security  furnished  by  the  successful  tenderer  will  be  adjusted 
towards Security Deposit for the satisfactory fulfillment of the contract. No interest will be 
paid for the Bid Security or Performance Security. 
 
5. Acceptance of Tender: The acceptance of the Tender rests with the Project Director, Kerala 
State Transport Project who does not bind himself to accept the lowest or any Tender, but 
the  Tenderer  on  his  part,  should  be  prepared  to  carry  out  the  Supply  Order  in  respect  of 
such portion of the Supplies included in his Tender as may be allotted to him. In any case, 
the decision of the undersigned shall be final and no correspondence shall be entertained as 
to why a quotation was not accepted or why only a portion of the items was ordered for etc 
 
6. Contract Agreement: The successful Tenderer shall execute  an  agreement in Kerala Stamp 
Paper  valued  Rs.  100  in  the  form  prescribed  by  Kerala  State  Transport  Project  as  per  the 
specimen  given,  for  the  due  fulfillment  of  the  contract  within  the  days  specified  in  the 
Instruction to Tenderers. 
 
7. Performance Security: Before signing the Contract Agreement, the Successful Tenderer shall 
deposit a sum equivalent to 5% of the value of the Contract for the satisfactory fulfillment of 
the  Contract  as  Performance  Security.  The  Performance  Security  shall  be  remitted  in  the 
manner specified in the Instructions to Tenderers. 
 
8. Liquidation of Damages: In the event of default to supply by the Supplier as specified and as 
per the Contract Delivery Period, the Security Deposit will be forfeited.  
 
9. Jurisdiction of Court: The Court situated at the Place where the Head Quarters of the Kerala 
State Transport Project, viz., Trivandrum alone will have Jurisdiction to entertain Civil Suits 
pertaining to this Contract. 
 
10. Additional Performance Guarantee for unbalance bid: If a bid is seriously unbalanced in the 
opinion  of  the  Employer,  the  Employer  may  require  the  bidder  to  produce  additional 
performance guarantee at the level sufficient to protect the Employer against financial loss. 
 
 
 
 
   
 Statement of Deviations 
 
Name of Work: Supply of PVC Pipes and Specials 
 
Tender No. ............................................................................................................... 
 
From 
  …………………………… 
…………………………… 
…………………………… 
 
To 
  The Project Director 
  Kerala State Transport Project II (KSTP) 
  Project Management Team 
  T.C.11/339, JAGAD Building 
  Keston Road, Nanthancode, Kowdiar.P.O 
  Thiruvananthapuram ‐ 695003 
Sir,   
  In  respect  of  whatever  has  been  stated  to  the  contrary  anywhere  else  in  our 
offer,  only  the  following  are  the  Technical  and  Commercial  deviations  and  variations 
from  the  specifications  and  documents  of  the  subject  Tender.  These  deviations  and 
variations  are  exhaustive.  Except  for  these  deviations  mentioned  herein,  the  entire 
materials tendered are as per the specifications of your Tender Documents. 
 
  Further I/We agree that additional/different conditions if any found in the offer 
other  than  those  stated  below,  except  pertaining  to  any  rebates/reductions  to  KSTP 
offered in cost shall not be given effect to unless expressly agreed upon by you.  
 
  I/We also certify that financial implications of these deviations to be withdrawn 
have also been furnished. 
 
 
 
 
 
 
 
Signature of Tenderer 
 
 
 
Seal                             
   
 Tender Agreement 
Date: ………………………….. 
 
Tender No. 12/2014 dated       19/11/2014 
 
To 
  The Project Director 
  Kerala State Transport Project II (KSTP) 
  Project Management Team 
  T.C.11/339, JAGAD Building 
  Keston Road, Nanthancode, Kowdiar.P.O 
  Thiruvananthapuram – 695003 
 
Sir, 
Having  examined  the  Conditions  of  Contract  and  Specifications,  we  the 
undersigned, offer to supply and deliver in conformity with the said conditions 
of  contract  and  specification  for  the  sum  of  or  such  other  sums  as  may  be 
ascertained  in  accordance  with  the  Tender  Schedule  attached  herewith  and 
made part of the Bid. 
We  undertake  if  our  Bid  is  accepted,  to  complete  the  delivery  of  all  the 
items quoted by us within 45 days from the date of your Firm Order. 
If  our  Bid  is  accepted,  we  will  furnish  a  Performance  Security  in  lieu  of 
the proper performance of the Contract, equivalent to 5% of our Contract Price.  
We  agree  to  abide  by  this  Bid  for  a  period  of  1  month  from  the  date  of 
Tender opening, and it shall remain binding on us for acceptance by Kerala State 
Transport Project, at any time before the stipulated expiry. 
Until  a  formal  Contract  is  prepared  and  executed,  our  offer  as  per  the 
Price Bid shall constitute a binding contract between us. 
We understand that you are not bound to accept the lowest or any other 
bid you may receive. 
  Dated this ………………......…. Day of …………………………. …. …. …..  
Signature ….…………………………………………. 
In the capacity of ……………… …………………… 
  Authorized to sign the Bid for and on behalf of ……………. …….. …… 
  ……….…………………………...  
  Witness:‐ 
 
  Signature ……………….. 
 
  Name and Address ………………………………. 
 
 TECHNICAL SPECIFICATION FOR PVC PIPES 
 
1. Scope:  The  scope  of  supply  covers  the  manufacture,  inspection,  testing  at  works, 
transportation  and  door  delivery  of  PVC  Pipes  and  Specials  as  per  the  drawing  and  IS 
specified herein. 
 
2. Technical  particulars:  The  technical  particulars  of  the  pipes  and  specials  shall  be  in 
  accordance with specification and standards adopted by Kerala Water Authority. 
 
3. Inspection  of  Materials:  the  pipes  are  to  be  dispatched  only  after  the  inspection  of  pipes  at 
your  works  by  an  approved  third  party  inspecting  agency  or  an  Engineer  authorized  from 
this  office,  specially  deputed  for  carryout  the  inspection  for  testing  and  certification. 
Necessary  facilities  for  testing  and  certification  are  to  be  provided  by  the  supplier.  The 
charges  for  testing  shall  be  met  by  the  supplier.  A  minimum  of  3  days  advance  notice  is 
necessary for deputing the departmental officers for inspection. 
 
4. Color code: The pipe to be supplied should bear a color band of minimum of 5cm width, 30cm 
away  from  one  end  for  easy  identification  of  class  of  pipes  as  per  standard  specification  of 
Kerala Water Authority. 

5. ISI Marking: The pipes to be supplied under this order shall be with ISI marking only. 

6. Specific Gravity: The specific gravity of the material of the pipes shall be within 1.40 to 1.46 
gm/cm3 when determined in accordance with IS 13360(Part3/scc1) 1995 or revisions if any. 

7. Stacking: Pipes shall be stacked in lots in the order of date of manufacturing on level ground. 
Stacking of untested Pipes over tested ones shall not be permitted. Each stack shall be given 
identification  boards  indicating  date  of  manufacturing  and  number  of  pipes  in  the  lot. 
Dispatching and Loading of pipes in to vehicles shall be arranged in the order of marking. 

8. Loading,  Unloading  and  Transportation  of  Poles:  Handling,  loading,  transportation  and 
unloading  should  be  done  in  accordance  with  IS:  7321  of  1974  and  its  latest  amendments 
and its costs. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ANNEXURE I

Table of solvent cement for PVC pipes

(To be supplied free of cost along with the pipes)

Quantity of Solvent Cement required in

Sl No. Size of the pipe in mm litres for 100Nos. of pipes with one end
fitted with a coupler/bell end pipe
1. 20/25/32 0.95
2. 40 1.000
3. 50 1.053
4. 63 1.250
5. 75 1.540
6. 90 2.000
7. 110 2.860
8. 140 5.000
9. 160 6.670
10. 200 10.000
11 250 12.500

Note: If plain ended pipes with loose couplers are supplied twice the quantity of solvent cement
shall be supplied