Location via proxy:   [ UP ]  
[Report a bug]   [Manage cookies]                

SD - FI Integration

Download as doc, pdf, or txt
Download as doc, pdf, or txt
You are on page 1of 21
At a glance
Powered by AI
The key takeaways are that the integration between FI/CO and SD modules ensures that transactions in SD are automatically posted to the FI books. The basic settings and configurations for this integration are also discussed.

The integration means that transactions in the SD module like invoices automatically post to the FI books. The system identifies the appropriate revenue, cash or customer accounts to debit/credit based on defined combinations.

The basic configuration steps include defining pricing procedures and conditions, account keys, billing types and account determination procedures, access sequences and VKOA tables.

FI /SD Integration

BOK on the integration of FI/CO with SD

The following document discusses about the concept of integration between Financial
and Sales & Distribution module of SAP along with the basic settings required in the
system. 

The integration between FI/CO and SD means that the all the transactions taking place in
SD module need to automatically post in the FI books. Suppose a simple sales transaction
like an invoice is being made, then the system needs to identify the revenue account it
should credit and the cash or customer account it should debit. [The transactions in S&D
module may vary from invoicing, debit memo, credit memo, discounts and many others.] 

The integration of accounting with sales starts at the time of billing. The system would
identify a GL account on the basis of the combinations defined in SPRO as well as the
Access Sequence in which it is accessed. One such possible combination can be,

(i) Billing Document Type  ­ This is already identified in SD – (Billing Type is
attached with a Account determination procedure)
(ii) Chart of Account  
(iii) Sales Organization  ­ Assigned to a Company Code
(iv) Customer Account Assignment Group  ­ Identified from Customer Master 
(v) Material Account Assignment Group – Identified from Material Master record
(vi) Account Key ­ This reflects a type of transaction in billing doc. For example a
billing   document   may   consist   of   billing   price   i.e.   revenue,   discount,
duties/taxes etc. An account key may indicate revenue (i.e. ERL – Revenue or
ERS ­ Discounts)

There maybe several combinations as the one above and are maintained in the system.
The Access Sequence that is defined separately dictates the combination that should be
used to identify the GL account. 

All the possible combinations are maintained through transaction code VKOA.
Configuration setting in SAP for FI/ SD integration 

Step 1:  Defining Pricing Procedure and Assigning of Pricing Conditions

SPRO   >   Sales   &   Distribution   >   Basic   Functions   >   Pricing   >   Define   and   assign
Pricing Procedures 

Pricing 
Procedure

Screen :  1

The above screen displays the pricing procedure. A pricing procedure is made of many
pricing conditions. For example pricing procedure ZREGEU (Regular Order (EAME))
would consist of Price, discounts, shipping charges etc., which will constitute the Net
price after certain calculations on the conditions. 

The   screenshot   below   shows   the   assignment   of   the   Condition   Types   to   a   Pricing
Procedure. 

Pricing 
Procedure

Condition Type

Screen :  2

Pricing Condition ZALP has been highlighted above.  
Step 2:  Define and assign account keys

Each pricing condition is attached to an Account key. 

One needs to first create an Account Key in the System.
SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Account Assignment / Costing >
Revenue Account Determination > Define and Assign Account Keys

Account 
Key

Screen :  3

Once the Account Key has been created, it is attached to a condition type.  Path to view
the same is,
SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Account Assignment / Costing >
Revenue Account Determination > Define and Assign Account Keys

Condition  Account Key
Type

Screen :  4

So   far,   we   have   defined   a   relationship   in   Pricing   Procedure,   Condition   Types   and


Account key. The Account Key is the main integration point between FI and SD. You
have already seen one part, as to how an Account Key relates to SD Pricing. The other
part would entail the association of Account Key in G/L account Determination 
The steps below establish a relationship between Billing Type, Account determination
procedure, Account Condition Types and Access Sequence.

Step 3:  Define and Assign Account Determination Procedure 

SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Account Assignment / Costing >
Revenue   Account   Determination   >   Define   and   Assign   Account   Determination
Procedure > Assign Account Determination Procedure

Billing  Account 
Type Determination 
Procedure

Screen :  5
In above screen Billing Type F2 has been mapped to Account Determination Procedure
Z00100. 

An account determination procedure is defined and mapped to the Account Condition
Types.  Path to define the Account determination Procedure is as below:

SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Account Assignment / Costing >
Revenue   Account   Determination   >   Define   and   Assign   Account   Determination
Procedure > Define Account Determination Procedure

Account 
Determination 
Procedure
Screen :  6

In   the   above   screen   Account   Determination   Procedure   Z00100   can   be   viewed.   This
account determination procedure is attached to the Account Condition Types. The same
can be viewed by selecting the Control Data in the above screen. Screen Shot of the same
is as shown below:

Account 
Determination 
Condition Type Procedure

Screen :  7

In   above   screen   Account   determination   Procedure   Z00100   is   attached   to   Account


Condition type Z001 and KOFK.
Step 4:  Define Access Sequence and Account Determination Types

The Account Condition types, Access Sequence and their mutual relationship would be
configured in this step.

Defining Account Determination Type attaching it with Access Sequence

SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Account Assignment / Costing >
Revenue   Account   Determination   >   Define   Access   Sequence   And   Account
Determination Types > Define Account Determination Types

Condition  Access Sequence
Type

Screen :  8
In the above screen Account Condition Type Z001 (Apple Account Det.) is attached to a
Access Sequence Z001.

An Access sequence specifies the sequence in which the system would look for tables
maintaining General Ledger Accounts at the time of billing in Sales & distribution.

Defining Access Sequence

SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Account Assignment / Costing >
Revenue   Account   Determination   >   Define   Access   Sequence   And   Account
Determination Types > Maintain Access Sequence for account determination

Access Sequence

Screen :  9
The above screen displays the different Access Sequence that has been defined in the
system.

VKOA 
Table

Screen :  10
An access sequence step is attached to a table (this table is maintained through VKOA).
Access Sequence defines the steps as per priority in which the VKOA tables are to be
accessed for G/L account determination.

The above screen shows Access sequence steps maintained for Access Sequence Z001.
First Column shows the accesses sequence number and the second column shows the
VKOA table number. 

VKOA Table contains a combination of different fields, which would help in Revenue
Account determination at the time of billing. For example, VKOA table 701 contains a
combination of Billing Type / Material Group / Account Key. This can be viewed by
selecting the table and pressing the tab fields.

VKOA Table

Fields in a VKOA 
Table

Screen :  11
 
The basic configuration for FI/ SD integration has been shown to you. We have defined
the following:

Step 1:  Pricing Conditions Step 3:  
Step 2:  Account Key a. Bill. Type and Acct Deter. Procedure 
(ADP)
b. ADP & Acct Condit. Type (ACT)
Step 4:
a. ACT & Access Sequence

   VKOA
     Table

VKOA  table  is  the  integration  point of all  the  above configurations.  A  VKOA  table
contains  combination   of  various  parameters   such  as  sales   org,  billing   type,  customer
group,   material   account   assignment   group,   etc.   For   each   individual   combination   we
define a G/L account number, which would be hit at the time of billing.  Some VKOA
tables  are standard SAP tables  but business can define their own tables  according to
business requirements. 

A typical VKOA table looks like as shown below,

SPRO > Sales & Distribution > Basic Functions > Account Assignment / Costing >
Revenue Account Determination > Assign GL Accounts

Transaction Code: VKOA
Account 
Assignment Grp

Chart of 
Account Key
Accounts

Condition 
Types
GL Accounts

Billing 
Type

Screen :  12

Step 5:  Illustration of FI & SD integration 
 
In   the   following   screens   we   would   show   and   discuss   the   billing   documents,   pricing
procedures   and   account   determination   procedures   related   to   it   and   subsequent
determination of revenue account.

Pricing procedure in a billing document
Below screen shot displays header data of a billing document.   Here pricing procedure
ZREG56 attached to a billing doc is visible. To view a billing document – Transaction
Code ­  VF03

Billing Document Type

Pricing Procedure

Screen :  13

Pricing Conditions in a billing document

Below screen shot displays various pricing conditions such as ZPRI, ZDIS and PNTP
attached to a line item (material ) in a billing document. 
Pricing 
Conditions

Screen :  14

Now in order to see the GL account determined by the system, go to Transaction Code
VF03  > Environment  >  Acc. Determ. analysis >   Revenue Accounts
This   shows   the   Account   determination   procedure,   condition   types,   combination   of
various parameters in a VKOA table and the GL account determined.

Account 
Determination 
Procedure

To see VKOA table No. 
– Press View

Steps as per 
the Access 
Sequence

In this combination the system has 
identified the GL account code  30000000

Various Combinations 
Condition 
of parameters in VKOA 
Type
tables

Screen :  15

The above Screen shows that the in the last combination, system has identified the GL
account to be posted in this billing document. 

Here we can refer Screen 5 which established a relationship between a Billing document
type F2 with Account Determination Procedure Z00100. Further refer Screen 7 which
established   a   relationship   between   Account   Determination   Procedure   Z00100   and
condition   type   Z001.     Screen   displayed   the   Access   sequence   Z001   which   would   be
followed at the time of selection of condition type Z001.
Screen 10 displays steps and number of VKOA table which would be accessed in  Access
Sequence  Z001.   In Screen 10, Step 35, table  701 (Combination  Bill Type, Material
Group, Account Key) is highlighted. 

Screen 15, displays that the system has identified the GL account only in step 35 and
from table 701.  

Screen 12 displays VKOA Table No. 701 in which highlighted combination of condition
type Z001, Chart of Account WWCA,  Billing Type F2, Account Assignment Group 01,
Account Key ERL is attached to GL account code 30000000. 

In this way the system identifies the revenue account to be posted at the time of billing.
The Account entry passed by the system in the above billing document appears as below:
Screen :  16

You might also like