Introduction 

Greetings! 
 
This  guide  has  been  made  to  enable  you  to  use  the  -Zoom-  platform  for 
the INTRA SMUN conference 2021 online.  
 
The  Zoom  application  needs  to  be  downloaded  by  visiting  the  website: 
https://zoom.us/. 
 
Once  the  application  is  downloaded,  please  create  an account for yourself 
using  your  ​school  email  id​.  This  is  the  account  you  will  be  using  to  join 
all the committee sessions for the conference.   
 
This  guide will walk you through the various features of zoom and inform 
you  about  all  the  features  you  need  to  familiarize  yourself  with before the 
conference.  
 
Please make sure to go through this guide before the conference.  
 
We look forward to seeing you there!   
 
Regards,  
The Organising Committee 
 
 
 

2 
 The Guide for Zoom 
 

1. Once  you  have  signed  into  zoom  using your school account, this is what your 

home  page  looks  like.  You  will  have  to  click  “Join”.  After  this,  a  pop-up  box 
will appear. 

 
 
 

2. Enter  the  meeting  ID  and  type  in  your  ‘name_allotment_committee’  and 
click  on  “Join”.  Another  pop-up  box  will  appear  for  you  to  enter  the 
password. 

3 
 3. Once  you  enter  your  ID  and  password,  you  will  be  taken  to  a  meeting  room 
where  you  will  have  to  wait  for  a  couple of minutes until the directors let you 
in. 

 
  
4. Once  you  enter the committee session, you will see a panel at the bottom with 
multiple  options  and  features.  Please  ensure  you  have  joined  with  audio,  are 
muted, and have started your video.  
 

 
 
5. If  you click on “Participants”, another pop-up box will appear with the names 
of  the  other delegates who have joined the committee session. You will be able 
to see your Directors here too.  
At  the  bottom,  you  will  notice  some  more  options  like  “Raise  Hand”,  “Yes” 
and  “No”.  When  you  pick  one  of  these  options,  your  virtual  action  will 
appear next to your name.  
To  lower  your  hand,  simply  select  the  “Lower  Hand”  option  or  de-select 
Yes/No by clicking on it once more. 
 

4 
  
6. You will be using some of these features during the course of the conference. 

 
7. You  will  also  be  able  to  view  another  option  to  “Chat”  on  the  panel  below. 
Once  you  click  on  this,  another  chat  box  will  appear  where  you  can 
communicate  with  the  directors  of  your  committee  as  well  as  your  fellow 
delegates.  
You  will  notice  the  option  to  change  the  receiver  of  your  message  just  above 
the  space  to  type  your message. You will be able to send a message to everyone 
in  your  committee.  You  can  also  personally  message  your  director  or  a 
particular delegate.  

5 
  
8. We  will  be  using  the  feature  of  breakout  rooms  for  unmoderated  caucuses  as 
well  as  lobbying.  Once  this  is  initiated,  you  will  get  an  invitation  to  join your 
respective  break  out  room  based  on  your  preference.  To  join  your  respective 
breakout room, please click on “Join Breakout Room”. 

 
 
9.  Once you are in your breakout room, you will notice some additional options 
in the panel. You can click on “Ask for Help” if you would like to reach out to 
your  Director.  In  case  you  want  to  leave  the  room  or  change  the  room,  you 
can click on “Leave Breakout Room” and this option will take you back to the 
main committee session. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6 
 
10.   Zoom  also  has  a  feature  for  inserting  a  Virtual  Background.  This  is  not  a 
requirement,  however,  we  recommend  choosing  a  virtual  background  if  it  is 
compatible  with  your  device.  If  you  wish  to  insert a virtual background, click 
on  the  arrow  by  the  video  button  and  "Choose  Virtual  Background".  Your 
directors  will  share  the  background  with  you  and  you  will  need  to  download 
the background beforehand.  
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7 
 

Prior to the Committee Session 

 

1. Please  make  sure  you  have  found a quiet and well-lit area in your house where 

you can attend the committee at your comfort. 
 
2. Test your mic, video, and internet speed. 
 
3. Please  start  joining  the  committee  session  a  few  minutes  before  it is supposed 
to  start so that we have sufficient time to verify your name and let you in from 
the  waiting  room.  We  will  need  a  couple  of  minutes  to  verify  your  name 
before  you  are  allowed  into  the  committee.  This  will  help  us  ensure  a  safe 
experience for all our participants. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8 
 During the Committee Session 
 

Once  you  enter  the  committee  session,  please  wait  for  your  director’s  instructions 
and  maintain  decorum  at  all  times.  Some  of  the  committee  proceedings  are 
mentioned  below,  please  keep  them  in  mind  during  the  committee  session.  The 
directors may use their discretion to modify these. 
 
1. Roll  Call​:  The  Director  will  begin  the  committee proceedings with a roll call 
and  here  Delegates  can  unmute  themselves  and  answer  with  “present”  or 
“present and voting” then mute themselves again. 
 
2. General  Speakers  List​:  Next  will  be  the  General  Speakers  List  where 
Delegates  can  once  again raise their hand if they would like to speak and when 
they are recognized, they may unmute themselves and speak. 
 
3. Setting  the  Motion​:  The  Directors  will  ask the delegates whether they are in 
the  favour  of  the  agenda to be discussed or not and the Delegates can virtually 
cast their vote by using the “yes” or “no” feature. 
 
4. Moderated  Caucuses​:  The  topic  of  discussion  will  be  mentioned  on  the 
Director’s  screen.  If  the  delegate  wishes  to  speak,  please  raise  your  hand  and 
the  Director  will  recognize  you.  If  you  wish  to  ask  a  Point  of  Information, 
you  will  need  to  raise  your  hand  and  propose  your  question  by  unmuting 
yourself once the directors have recognized you. 
 
5. Unmoderated  Caucuses:  To  conduct  the  unmoderated  caucus  or  informal 
debate, we will be using the feature of the breakout rooms. Delegates will need 
to  inform  the  directors  stating  which  bloc  they  would  like  to  be  a  part  of  by 
sending  them  a  message  on  chat  or  unmuting  themselves  in  an  orderly 
manner.  

9 
 There  will  be  a  logistical  member  and/or a director present in all the breakout 
rooms.  In  case  a  delegate  wishes  to  change  their  room,  they  can  notify  the 
directors or the logistical members. 
 
6. Points​: 
a. Point  of  Personal  Privilege:  Delegates  may  raise  their  hand  or  send  a 
personal chit via the chat box to the Executive Board.  
 
b. Point  of  Parliamentary Enquiry: Delegates may raise their hand or send 
a personal chit via the chat box to the Executive Board. 
 
c. Point  of  information:  Delegates  may  raise  their  hand  after  another 
delegate’s speech to ask them questions if the directors allow. 
 
d. Point  of  order:  Delegates  may  send  a  personal  chit  via  the  chat  box  to 
the Executive Board.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10 
 Closing Remarks 
 
We  hope  that  this  Zoom  Guide  gave  you  an  insight  into  how  the  platform  and  its 
various  features  work.  In  order  for  you  to  have  a  comfortable  and  smooth  online 
Model  UN  experience,  you  are  urged  to  download  the  platform  as  early  as  possible 
and  go  through  the  different  options  present  in  the  interface  so  as  to  familiarise 
yourself with its functioning. 
 
Please  note  that  in  case  you have any further doubts at any time, you may reach us at 
:  
 
Organising Committee: o​ cintra21@gmail.com  
 
Technical Department: s​ muntechops2@gmail.com  

 
Best of luck!  
Regards 
The Organising Committee 

11