Contract Date: ______________________ Project Manager: _________________________

Contract #: _________________________ Contractor License #: ___________________

COMMERCIAL ROOFING CONTRACT
CUSTOMER:
Name:

Contact Person (if customer 
is a business):

Billing Address:

Business Phone: Fax Number:

Cell Phone: Home Phone:

Email:

Project Address:

In   consideration   of   the   payments   to   be   made   by   Customer   to  [NAME   OF   CONTRACTOR]  (the 

"Contractor"), whose address is __________________________________ [address of contractor] the parties 
hereby agree as follows:

1. Contract   Documents.  The   Contract   Documents,   taken   together,   shall   constitute   the   entire 
agreement between the parties pertaining to the subject matter hereof and supersede all other 
agreements, understandings, negotiations and discussions, whether oral or written, of the parties 
and there are no warranties, representations or agreements between the parties in connection 
with the subject matter of the Contract Documents except as specifically set forth therein. The 
Contract Documents consist of the following:

(a) this   Contract   and   any   drawings,   specifications,   schedules,   addenda   or   exhibits   attached   to   this 
Contract;
(b) additional documents signed by both parties during the course of this Contract. (Extras, amendments 
and deletions are effective ONLY if documented on a Change Order form or other amending 
agreement in writing and initialed or signed by both parties); and
(c) ____________________________________________________.

Discrepancies   or   omissions   in   the   Contract   Documents,   site   conditions   and   any   work   requested   in 
variance of the Contract Documents are considered an extra to the Contract and are not included in the 
Contract Price. Any additional work required due to site conditions not disclosed to Contractor, or which 
could not be reasonably anticipated, are not included in the Contract Price and shall be an extra to the 
Contract Price.
 ­ 2 ­

2. Description   of  Work.  Contractor  agrees  to   provide  all   materials,  labor,  tools,  equipment   and 
supervision required to perform the Work ("Work") set out in the attached Work Schedule, in 
accordance with the Contract Documents. The Work will be performed between the hours of 
________ a.m. and _______ p.m., Monday through Friday, statutory holidays excluded, unless the 
parties mutually agree, provided that the Work will be performed only if weather conditions are 
favorable, in order to ensure an acceptable finished product. 

3. Commencement  Date   &  Completion  Date.  Contractor   will  commence  the  Work   on  or   before 
____________________   (“Commencement   Date”).   Contractor   agrees   that   the   Work   shall   be 
completed no later than ____________________ (“Completion Date”), with substantial completion 
on or before _____________ . “Substantial completion” means that the Work has been completed 
(a)   to   the   degree   specified   for   substantial   completion   or   substantial   performance   under   any 
applicable [State/provincial] laws; (b) to the point where the project site is ready for use for the 
intended purpose, and (iii) to the point where an occupancy permit (where the same is required) 
has been issued.

4. Delays. If Contractor is delayed in the completion of the Work by any act or neglect of Customer, 
or by any other contractor employed by Customer, by changes ordered in the Work, weather 
conditions,   strikes,   lockouts,   fire,   unusual   delay   by   common   carriers,   unavoidable   casualties, 
pending arbitration or any other cause beyond Contractor's control, then the time of completion 
of the Work as set out in paragraph 3 above shall be extended for a period equal to the period of 
delay of any or all of the above­stated causes. Customer shall have no obligation to grant an 
extension of time if any delay in completion of the Work was caused, directly or indirectly, from 
Contractor’s   breach   of   this   Contract.   In   the   event   the   Work   is   delayed   due   to   neglect   of 
Contractor, Contractor  agrees to pay  the  Customer  the sum  of $###.## per  day  as liquidated 
damages until such time as the Work is completed. In the event of a delay, Contractor must 
inform Customer as soon as possible of the occurrence of a delay, the reason for the delay and the 
estimated revised Completion Date.

Both parties agree that should Contractor not be able to commence the Work within _____ days of the 
Commencement Date due to inability to obtain a building permit or any other cause beyond Contractor’s 
control, either party may cancel the Contract by giving written notice to the other party at such party’s 
address as set out in this Contract. In such event, Contractor’s liability to Customer shall be limited to the 
refund of any monies prepaid by Customer hereunder, less any costs or expenses already incurred by 
Contractor hereunder.

5. Contract  Price  &  Terms   of Payment.  The  Contract  Price  shall   be  calculated   in the   following 
manner: [choose one]

(a) All inclusive fixed cost of $______________, plus applicable taxes, to be paid as follows:

Timing of Payment Amount
Upon execution of this contract $
Upon commencement of work
Upon completion of __________

Upon completion of the Work Balance   of   $__________,   plus   taxes   of 

$____________
 ­ 3 ­

(b) Cost plus ________% of cost, plus applicable taxes. Payments shall be due on a ______________ 
[weekly/bi­weekly/monthly] basis, with the balance due upon completion of the Work.

(c) Cost plus $__________________, plus applicable taxes, to be paid as follows:

Timing of Payment Amount
Upon execution of this contract $
Upon commencement of work
Upon completion of __________

Upon completion of the Work Balance   of   $__________,   plus   taxes   of 

$____________

All payments must be made to Contractor. Any payment made to a subcontractor shall not be deemed to 
be   a   payment   to   Contractor   under   this   Contract.   In   the   event   any   payment   is   not   paid   when   due, 
Contractor may stop work until payment is made. Any overdue installment shall bear interest at the rate 
of ##% per annum (or the maximum rate allowable by law, whichever is less) from the due date until 
paid.

6. Holdbacks.  [include this paragraph if applicable, otherwise delete]  Customer will make payments to 

Contractor as set out in paragraph 5 above, minus a _______% holdback as required by applicable 
construction lien legislation.

7. Permits & Inspections. The Work will be undertaken under the following permits, which will be 
provided and paid for by Customer or Contractor, as designated below:

Permit Responsible Party

Any permit obtained by Contractor will be transferred and conveyed to Customer within ______ days of 
receipt by Contractor.

The   [Contractor   /   Customer]   will   be   responsible   for   contacting   the   appropriate   authorities   for   any 
required inspections.

8. Changes in Work. All changes and deviations in the Work require a written Change order signed 
by   both   Contractor   and   Customer,   and   the   Contract   Price   will   be   increased   or   decreased 
accordingly by Contractor. Extras will be calculated as follows: [choose one]

____ cost of materials plus an hourly rate of $______

____ cost of labor and materials plus ____%

____ a fixed cost to be agreed upon in advance by both parties.

Payment for Extras is subject to any applicable holdback, and is due: [choose one]
 ­ 4 ­

____ upon signing of the Change Order

____ within ____ days of the date of Contractor’s invoice per the Change Order

____ upon completion of the Extras specified in the Change Order

Deletions will be calculated on a cost less _____% basis, and will be deducted from the adjusted Contract 
Price or from the next scheduled payment, if applicable.

9. Customer’s Responsibilities. Customer is responsible for the following:

(a) provision   of   all   necessary   water,   electricity,   access   to   the   premises,   and   toilet   facilities   to 
Contractor’s workers and subcontractors, at no charge during the performance of the Work;

(b) provision   of   a   storage   area   on   the   premises   for   equipment   and   materials.   Contractor 
acknowledges   and   agrees   that   Customer   shall   assume   no   liability   for   materials,   tools   and 
equipment left at the work site.;

(c) relocation and protection of any items that may obstruct Contractor’s free access to the work 
areas, including but not limited to, furniture, fixtures, equipment, draperies, and plants. In the 
event that Customer fails to relocate such items, Contractor may relocate these items as required, 
but in no way is Contractor liable for any damage to these items during their relocation and/or 
during the performance of the Work;

(d) obtaining permission from the owners and/or occupants of adjacent premises that Contractor 
shall use to gain access to the work areas. Customer agrees to hold Contractor harmless and 
accept any risks resulting from the use of such adjacent premises by Contractor;

(e) correction of any existing defects identified during the course of the Work. Contractor shall have 
no liability for correcting any existing defects, including but not limited to dry rot, structural 
defects, or code violations. Contractor will inform Customer of any dry rot or other sub­roof 
deterioration which is discovered during the course of the Work;

(f) maintaining   property   insurance   with   Fire,   Course   of   Construction,   all   Physical   Loss   with 
Vandalism and Malicious Mischief clauses attached, in a sum at least equal to the contract price, 
prior to and during performance of the Work. If the project is destroyed or damaged by accident, 
disaster or calamity, or by theft or vandalism, any work or materials supplied by Contractor in 
restoring the project shall be paid for by Customer as extra work.

10. Standards   of   Work.  Contractor   agrees   to   undertake   the   Work   diligently   in   a   good   and 
workmanlike manner and shall ensure that the Work is executed in a manner consistent with 
good quality industry standards and practices, by qualified and efficient workers, in compliance 
with any applicable  Building Code and all other authorities having jurisdiction. All materials 
shall   be   new   and   of   good   quality,   unless   otherwise   specified   and   agreed   to   by   Customer. 
Contractor shall employ a sufficient number of workers skilled in their trades to suitably perform 
the Work.

11. Warranty. Contractor agrees to re­execute, at its sole expense, any Work which does not conform 
to the drawings and specifications,  warrants the  Work performed and agrees to remedy  any 
defects resulting from faulty materials or workmanship pursuant to this Contract for a period of 
______ year(s) following the Completion Date. Customer shall give Contractor written notice of 
any such defect within a reasonable time, and in any event within the warranty period.
 ­ 5 ­

The following special conditions limit or otherwise affect the above warranty: [list any special conditions  
affecting warranty, delete if there are none]

Contractor   agrees   to   convey   to   Customer   any   manufacturer’s   or   supplier’s   warranties   on   individual 

materials, products or systems supplied by Contractor under this Contract. Contractor does not warrant 
labor and/or materials supplied by Customer or by Customer’s subcontractors. Contractor shall protect 
the   Work,   Customer’s   property   and   the   property   of   third   parties   from   damage   resulting   from 
Contractor’s performance of its obligations under the Contract Documents.

12. Condition of Work Site.  Customer acknowledges that there may be dust, noise and/or other 

inconveniences   in   and   around   the   vicinity   of   the   work   site   from   time   to   time   during   the 
performance   of   the   Work,   and   Contractor   agrees   to   use   reasonable   efforts   to   limit   such 
inconveniences. It is the responsibility of Customer to take all reasonable steps to provide a work 
site free of obstructions, and to remove or protect furnishings, equipment and other items in 
areas where the same may be subject to dust, damage or vibrations.

Contractor   is   responsible   for   keeping   the   work   site   orderly   and   reasonably   free   of   debris.   Upon 
completion of the Work, Contractor shall clean up the work site and leave it fit for use. All materials, 
equipment, debris, rubbish and similar material incidental to the Work shall be removed by Contractor, 
at no additional cost to Customer.

13. Contractor’s Insurance.  Prior to commencing the Work, Contractor shall, at its expense, obtain 

and continue to maintain during the performance of the Work, adequate insurance, including 
commercial general liability insurance in the minimum amount of $1,000,000 against claims for 
damages   for   personal   injury   or   property   damage   resulting   from   any   act   or   omission   of 
Contractor,   its   employees   or   agents,   in   connection   with   the   performance   of   this   Contract. 
Contractor will provide Customer with proof of such insurance, including automobile liability 
insurance. Contractor shall be responsible for all on­site materials provided by Contractor for the 
Work until installed.

14. Surplus Materials.  Any surplus materials left over after the Work has been completed are the 

property of Contractor. No credit will be due Customer on returns for any surplus materials. All 
salvage resulting from the Work is the property of Contractor.

15. Compliance With Laws. Contractor agrees to provide evidence of compliance by Contractor and 
Contractor’s subcontractors with all requirements for registration and payments due under any 
applicable workers compensation statutes. Contractor also agrees to comply with all applicable 
laws, ordinances, rules, regulations, codes and orders during the performance of the Contract 
which relate to the preservation of public health or construction safety.

16. Other Contractors.  Customer reserves the right to retain additional contractors in connection 

with   the   Work.   Contractor   shall   coordinate   the   Work   with   such   additional   contractors,   and 
Customer agrees to pay Contractor the sum of $_____________ for such coordination.

17. Default by Customer. In the event that:

(a) Customer fails or refuses to perform any of its obligations under this Contract and has not cured 
such default within ______ days of written notice by Contractor; or

(b) Customer becomes bankrupt or makes a general assignment for the benefit of its creditors, or if a 
receiver of the assets of Customer is appointed; or
 ­ 6 ­

(c) if the Work is stopped as a result of a court order;

Contractor may cease the Work and treat the Contract as repudiated forthwith on the occurrence of such 
default, and an accounting shall be made between the parties, and Contractor shall be entitled to payment 
for that portion of the Work that has been completed at the time of such default.

18. Default by Contractor. In the event that:

(a) Contractor fails or refuses to perform any of its obligations under this Contract and has not cured 
such default within ______ days of written notice by Customer; or

(b) Contractor becomes bankrupt or makes a general assignment for the benefit of its creditors, or if a 
receiver of the assets of Contractor is appointed;

Customer may finish the Work in accordance with the plans and specifications as Customer may deem 
expedient, but without undue delay or expense. In such event, Contractor shall not be entitled to any 
further payment hereunder, and upon completion of the Work an accounting shall be made between the 
parties.   If   the   unpaid   balance   of   the   Contract   Price   exceeds   the   expense   of   completing   the   Work, 
Customer shall pay Contractor for that portion of the Work that was completed and/or payable at the 
time   of   Contractor’s   default.   If   the   expense   of   completing   the   Work   exceeds   such   unpaid   balance, 
Contractor shall pay Customer the amount of the shortfall.

19. Collection Fees. In the event that Customer defaults in payment under this Contract, Customer 
agrees  to  pay   all  collection  fees  and  charges,  including   but   not  limited  to,  all legal  fees  that 
Contractor incurs as a result.

20. Signs. Customer agrees that Contractor may display a sign on the work site until the Completion 
Date.

21. Dispute Resolution.  The parties agree that any dispute arising as to the interpretation of this 

Contract or to the extent of the Work shall be submitted to arbitration as agreed to by both parties 
or in accordance with the applicable arbitration laws.

22. Time of Essence. Time shall be of the essence of this Contract.

23. Governing Law. This Contract shall be governed by, construed, and enforced in accordance with 
the laws of ________________, and the parties hereby attorn to the jurisdiction of the courts of 
_____________.

24. Assignment. This Contract shall not be assigned by either party, in whole or in part, without the 
prior written consent of the other party, which shall not be unreasonably withheld.

25. Entire Agreement.  The Contract Documents shall constitute the entire agreement between the 

parties and any prior understanding or representation of any kind shall not be binding upon 
either party except to the extent incorporated in the Contract Documents.

26. Notices. Any notice required or permitted under this Contract may be given by ordinary mail to 
the address of the parties as shown on page 1 of this Contract, or such other address as either 
party may from time to time specify in writing. Any notice given hereunder shall be deemed 
received by the other party ____ days after being addressed to such party and deposited in the 
_______ [insert name of country] mail.
 ­ 7 ­

27. Ability  to Perform Obligations.  Contractor hereby represents and warrants to Customer that 

there is not now any claim, action, contract, rule or other circumstance which may interfere with 
Contractor’s ability to perform its obligations under this Contract.

DO NOT SIGN THIS CONTRACT IF THERE ARE ANY BLANK SPACES.

CUSTOMER:

_________________________________ _________________________________
Customer Signature  Witness

_________________________________ _________________________________
Print Name  Date

CONTRACTOR:

[Name of contracting firm]

By: ______________________________ _________________________________
Authorized Signature Witness

_________________________________ _________________________________
Print Name  Date
Contract Date: ______________________ Project Manager: _________________________

Contract #: _________________________ Contractor License #: ___________________

ADDENDUM TO CONTRACT #_________
SCHEDULE OF WORK TO BE PERFORMED
The Work includes the following: [list – include prep work, waste disposal, structural details, finishing work,  
etc]
• strip existing roofing, remove ___ layers of asphalt singles, felt underlayment, existing 
vent flanges

• install ____ roof system, _____ leak barrier on roof rakes, valleys, chimney surround, 
around vent stacks

• install ______ roof deck protection on roof deck

• install _____ [type & quality] shingles, weaved in valleys
Color to be: _________________________

• install ____ attic ventilation on existing ridge, cut 1/2” on each side of sheathing nearest 
ridge prior to install, cover with _________ shingles

• remove Work­related debris from premises

Vent Stacks Flanges:   _____ 2”, ____ 3”, ___ 4”

Gutters & Leaders:  ________________________

Flat Roof: _______________________________

Additional:

Extras:

If sheathing is rotted, we will replace with ______________________ [type of materials] at a cost of 
$_______ per sheet, non pro­rated per sheet. Roof rafter repair and insulation pricing provided 
upon inspection of same.

_________________________________ _________________________________
Customer Signature  Contractor Signature
 ­ 9 ­

REFERENCES
[Provide names, addresses & phone numbers of customers who have agreed to act as references]