1.

Quy trình đánh giá công việc

Thiết lập chỉ tiêu đánh giá

Khi có một mẫu đánh giá nhân viên rõ ràng, khi đó người quản lý
của doanh nghiệp sẽ đánh giá nhân viên công tâm và khách quan
nhất. Trong mẫu đánh giá này cần quy định rõ về các tiêu chí.
Một khi có đầy đủ chỉ số đánh giá sẽ giúp cho bạn tiết kiệm cả về
thời gian và công sức. Chỉ cần nhìn vào dữ liệu là có thể đánh giá
một cách rõ ràng, minh bạch nhất. Về cơ bản, công việc này xác
định các tiêu chuẩn nhằm so sánh với mức độ thực hiện công việc của
cá nhân. Một tiêu chuẩn thành tích tốt mô tả những gì nhân viên nên
thực hiện và hoàn thành công việc của nhân viên. Tiêu chuẩn phải tuân
thủ các yêu cầu sau:
  Thứ nhất, tiêu chuẩn đưa ra phải dễ hiểu, giúp người đọc nhận biết
sự khác biệt giữa hành vi đáng khen thưởng và hành vi không được
chấp nhận;
 Thứ hai, tiêu chuẩn nên mang tính thách thức và thực tế cho cá
nhân. Tuy nhiên cũng tránh đưa ra tiêu chuẩn quá cao sẽ gây phản tác
dụng đối với kích thích nỗ lực cá nhân;
 Thứ ba, tiêu chuẩn phải được công bố rõ ràng, thời gian phải cụ thể,
mục tiêu phải dễ thấy, dễ đo lường.

Chỉ tiêu đánh giá bộ phận kinh doanh:

+ Doanh số.
+ Khách hàng đang làm việc.
+ Khách hàng mới.
+ Độ phủ sản phẩm.
– Chỉ tiêu bộ phận marketing:

+ Chương trình marketing thực hiện trong tháng, quý, năm.

+ % doanh số tăng lên sau khi thực hiện chương trình.
+ % thị phần công ty nắm giữ.
+ Mở rộng kênh phân phối.
+ Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
Xác định dựa trên MÔ HÌNH SMART
Cụ thể, chi tiết. Phản ánh được sự khác biệt giữa người thực hiện
công việc tốt và người thực hiện công việc không tốt (Specific).

Đo lường được. Các tiêu chí phải đo lường được và không quá khó
khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán (Measurable).

Phù hợp thực tiễn. gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý (Achievable).

Có thể tin cậy được. phải nhất quán, đáng tin cậy. Những người đánh
giá khác nhau cùng xem xét kết quả trường hợp KQ TH CV NLĐ, thì phải có
các kết luận
không quá khác nhau về kết quả thực hiện của nhân viên đó (Realistic).

Thời gian thực hiện/ hoàn thành công việc (Timely). Tiêu chí đánh giá
cần xem xét kết quả hoàn thành công việc tương ứng với thời gian quy định.
Lựa chọn pp đánh giá
Có nhiều phương pháp đánh giá khác nhau, mỗi cách có ưu và nhược
điểm riêng. Quản lý nên dựa trên các chính sách, quy trình và mục
tiêu của công ty để chọn ra phương pháp phù hợp nhất. Đồng thời,
quá trình này nên diễn ra công bằng nhất có thể. Bằng nhiều phương
pháp đánh giá khác nhau mà nhà quản lí có thể đánh giá được một cách
khách quan, chính xác nhất về hiệu quả  kế hoạch làm việc  của từng cá
nhân. Từ đó, nhà quản lý mới có thể kịp thời động viên và phát triển nhân
viên tốt hơn.
Phương pháp chấm điểm.
 Phương pháp phỏng vấn.
 Phương pháp lưu giữ.
 Phương pháp so sánh cặp.
 Phương pháp xếp hạng luân phiên.
 Phương pháp quản trị mục tiêu.
 Phương pháp định lượng.
Lựa chọn và huấn luyện kĩ năng đánh giá
Sau khi biết nhân viên đã và đang thiếu những yêu cầu gì, nhà quản lí
sẽ đưa ra những quy trình để giúp cho nhân viên có thể giải quyết vấn
đề về năng lực thực hiện và phát triển khả năng của nhân viên
Tại sao phải huấn luyện?
 Khắc phục các vấn đề về năng lực thực hiện
 Giúp nhân viên có năng suất cao hơn
 Giải phóng thời gian của quản lý
 Quản lý có thể quản lý nhóm nhiều nhân viên hơn
 Quản lý có thể dành thời gian cải tiến, phát triển các kinh nghiệm,
kỹ năng trong công việc chung
 Tạo ra năng suất chung của bộ phận ngày càng cao hơn
 Nuôi dưỡng một môi trường văn hóa làm việc tích cực
Đưa ra tiêu chuẩn, phạm vi đánh giá
Thực hiện đánh giá
Sau khi thiết lập được các tiêu chuẩn đánh giá, bạn có thể áp dụng các
tiêu chuẩn mẫu này để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân
viên. Nhà quản lí nên để nhân viên tự đánh giá bản thân để họ biết được
kết quả làm việc của họ đồng thời nhà quản lý cũng lắng nghe được
phản hồi từ phía nhân viên. Nhờ việc đánh giá hai chiều sẽ tạo được sự
khách quan và hiệu quả cao hơn.
Điều chỉnh và công bố kết quả mới với NV
Thảo luận với nhân viên về kết quả không chỉ cung cấp cho họ biết kết
quả đánh giá mà còn để thống nhất, cùng tìm ra phương hướng, hành
động để khắc phục những điểm hạn chế cũng như phát huy những điểm
tích cực trong công việc hiện tại.
2. Định kì đánh giá công việc
Câu hỏi đặt ra ở đây đó chính là khi nào nên tiến hành đánh giá lại nhân
sự. Chu kỳ đánh giá nhân viên theo cách truyền thống thường được
tiến hành khoảng 1 – 2 lần mỗi năm. Theo cách đánh giá nhân viên mới,
chu kỳ có thể tăng lên 3 – 4 lần mỗi năm. Các kỳ đánh giá nhân viên này
thường cũng được các công ty xem là kỳ xét điều chỉnh lương, thưởng,
phúc lợi cho nhân viên
Chu kỳ đánh giá nhân viên 1 năm/ lần

Đánh giá hàng năm được thực hiện mỗi năm một lần. Theo nghiên cứu
được công bố trên trang Lattice, 70% các công ty đang thực hiện đánh
giá theo chu kỳ hàng năm. Đánh giá theo cách này là sự lựa chọn phổ
biến và truyền thống được nhiều công ty áp dụng.

Lý do chính của sự lựa chọn phổ biến, truyền thống kể trên là vì với quy
mô nhân viên lớn, mỗi kỳ đánh giá sẽ tiêu tốn rất nhiều nỗ lực, thời gian
của các cấp quản lý, công ty và của cả nhân viên.

Tuy chu kỳ đánh giá nhân viên 1 năm 1 lần có thể giúp công ty bạn tiết
kiệm thời gian, nỗ lực triển khai đánh giá nhưng phương án này cũng
tiềm ẩn điểm hạn chế khiến nhân viên khó nhận được những phản hồi
kịp thời để cải tiến hiệu suất, chất lượng công việc.

Chu kỳ đánh giá nhân viên 6 tháng/ lần

Đánh giá nửa năm một lần được thực hiện 2 lần một năm. Thời điểm
đánh giá lý tưởng nhất là một lần vào đầu năm mới và một lần nữa vào
đầu tháng bảy. Nghiên cứu của Lattice cho biết: 16% các công ty yêu
thích và lựa chọn chu kỳ đánh giá nhân viên 6 tháng 1 lần.

Thông thường các công ty sẽ lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát
triển các bộ phận, phòng ban và toàn công ty trong một năm. Việc đánh
giá nhân viên theo chu kỳ 6 tháng một lần sẽ giúp nhà quản lý có thể
kiểm tra, rà soát chất lượng, hiệu suất công việc của nhân viên ở giữa
chu kỳ kế hoạch. Điều này sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ công ty không đạt
được mục tiêu đã đề ra.
Đánh giá 2 lần một năm cũng giúp nhân viên và nhà quản lý cùng nhìn
nhận, so sánh được sự tiến bộ của nhân viên trong một năm – từ đầu
năm đến giữa năm. Kết quả đánh giá vì vậy cũng chính xác và giúp ích
nhân viên cải tiến, phát triển công việc hơn so với chu kỳ 1 năm một lần
đánh giá.

Chu kỳ đánh giá nhân viên 3 tháng (Quý)/ lần

Đánh giá hàng quý được thực hiện 4 lần một năm. Thời điểm lý tưởng
nhất để thực hiện đánh giá là dựa theo chu kỳ mỗi quý tài chính. Đánh
giá theo quý có thể cung cấp cho nhà quản lý những “bức ảnh” chụp
nhanh về hiệu suất công việc của nhân. Bởi vì, đánh giá theo quý
thường tập trung nhiều vào các mục tiêu ngắn hạn, theo quý.

Đánh giá theo quý có thể đem lại nhiều lợi ích cho các công ty, đặc biệt
là các công ty khởi nghiệp, đang phát triển nhanh trong một khoảng thời
gian nhất định. Đánh giá theo quý cũng sẽ giúp nhân viên của bạn có
thể nhận được phản hồi về công việc nhanh chóng, thường xuyên hơn.

Công ty phần mềm máy tính Foster Made có trụ sở tại Richmond có
khoảng 20 – 30 nhân viên đã tiến hành đánh giá nhân viên theo chu kỳ
quý. Foster Made nhờ vậy đã giúp nhân viên của họ hình thành thói
quen nhận phản hồi thường xuyên. Công ty này đã sử dụng quá trình
đánh giá nhân viên như một cách để thực sự tích hợp phản hồi công
việc vào văn hóa tổ chức của họ.

Chu kỳ CPM

CPM (Continuous Performance Management) là quá trình quản lý hiệu

suất diễn ra liên tục trong năm. CPM được xem là một cuộc cách mạng
vượt trội giúp các doanh nghiệp có thể quản trị hiệu suất hiệu quả và
liên tục.
Đánh giá hiệu suất hàng năm theo cách truyền thống thường chỉ tập
trung xem xét kết quả công việc trong quá khứ của nhân viên để đánh
giá, xếp hạng nhân viên. Và từ đó, kết quả đánh giá được sử dụng để
làm căn cứ điều chỉnh lương, thưởng, phúc lợi.

Còn với CPM, quá trình đánh giá tập trung vào những việc nhân viên
đang làm, đang tiến hành, triển khai. Mục đích của CPM vì vậy hướng
tới thúc đẩy, cải tiến hiệu suất, chất lượng công việc của nhân viên trong
hiện tại và tương lai thay vì chỉ dùng làm căn cứ điều chỉnh lương
thưởng.

3. Phỏng vấn đánh giá

a. Mục đích phỏng vấn

Trong quá trình đánh giá thực hiện công việc người lao động, việc thảo luận 
phỏng vấn về quá trình thực hiện công việc và kết quả cá nhân là rất quan trọng.
Cá nhân người lao động sẽ biết được lãnh đạo đánh giá họ như thế nào và họ
cần làm gì để thực hiện công việc tốt hơn. Cung cấp thông tin phản hồi tới mỗi
cá nhân là một trong những cách thức quan trọng nhằm động viên, khích lệ các
cá nhân tự hoàn thiện và làm việc tốt hơn. Tùy theo mục đích của thảo
luận/phỏng vấn và đối tượng được tiến hành, nhà quản trị có thể lựa chọn một
trong những hình thức thảo luận  phỏng vấn sau:

 Thỏa mãn – thăng tiến: Áp dụng đối với những cá nhân có tiềm năng, thường
được đánh giá là có mức độ thực hiện công việc rất tốt. Nhà quản trị sẽ thảo
luận với cá nhân đó về kế hoạch nghề nghiệp, các chương trình hành động để
nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, năng lực tổ chức, quản trị… và tạo
điều kiện cho Thảo luận phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc cá nhân có đủ
khả năng để thực hiện những công việc hoặc chức vụ công việc cao hơn trong
doanh nghiệp.
 Thỏa mãn – không thăng tiến: Áp dụng đối với những cá nhân đã hoàn thành
tốt công việc hiện tại nhưng không có khả năng, điều kiện thăng tiến do các
nguyên nhân: o Doanh nghiệp không có vị trí chức vụ trống; o Cá nhân hạn chế
vì trình độ giáo dục, đào tạo; o Bản thân cá nhân không có nguyện vọng thăng
tiến.

 Không thỏa mãn  thay đổi: Áp dụng đối với những nhân viên không đáp ứng
được các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc. Khi đó, nhà quản trị có thể
giải quyết thông qua 2 cách sau:

o Hướng dẫn cá nhân cách thức sửa chữa, điều chỉnh những sai sót của họ trong
thực hiện công việc;

o Điều chuyển cá nhân đó sang thực hiện công việc khác, có yêu cầu về công
việc ở mức thấp hơn, cũng có thể giải quyết cho cá nhân nghỉ việc trong trường
hợp không thể sửa chữa, điều chỉnh các sai xót và yếu kém của bản thân trong
thực hiện công việc

b. Trình tự phỏng vấn

BƯỚC 1: Chuẩn bị phỏng vấn

Cán bộ quản lý trực tiếp yêu cầu nhân viên cấp dưới thông báo phỏng
vấn đánh giá kết quả thực hiện công việc và giao mục tiêu nhiệm vụ mới
cho cấp dưới
•Thu thập những thông tin cần thiết về nhân viên như: khối lượng, chất
lượng thực hiện công việc, kỉ luật lao động,…
•Note lại những vấn đề, câu hỏi cần thảo luận với nhân viên
•Nhân viên cũng cần được thông báo trước về quyền lợi liên quan đến
kết quả phỏng vấn
Bước 2: đánh giá kết quả thực hiện công việc
Để nhân viên tự trình bày, đánh giá kết quả thực hiện công việc
•Nhà quản lí ghi nhận chỉ ra những phần việc tốt và những phần việc cần cố gắng
hơn
•Cần tách riêng ra hai phần: nhận xét về nhân viên với những lưu ý / hướng dẫn
nhân viên về các tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá
•Khuyến khích nhân viên trình bày ý kiến cá nhân: để 2 bên có thể hiểu rõ về nguyên
nhân vấn đề hiện có và xóa những sai lệch nhận thức về tiêu chuẩn chung trong
công việc
Bước 3: thiết lập những mục tiêu mới và kế hoạch hành động cho cấp dưới
Cấp trên đưa ra những mục tiêu tương lai
• Cấp dưới trình bày mục tiêu kế hoạch cụ thể, nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu
của cấp
trên
• Hai bên xem xét về tính khả thi và hướng dẫn điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết
Bước 4: những quan điểm cá nhân về phát triển nghề nghiệp
Cấp trên đề ra những chương trình phát triển cho nhân viên
• Nhân viên trình bày những nguyện vọng

c. Lưu ý khi phỏng vấn

Nhà quản trị thiếu khả năng phê bình: Nhiều nhà quản trị cảm thấy
rất khó khăn khi phải phê bình nhân viên và ngược lại, nhân viên
cảm thấy khó chấp nhận những phê bình của cấp trên.

 Không có khả năng cung cấp thông tin phản hồi: Một số cán bộ
quản trị không biết cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên và
thường đưa ra các nhận xét có tính chung chung.

Ví dụ: công việc của anh chị chưa tốt lắm, sản phẩm của anh chị
chưa đáp ứng yêu cầu… anh chị cần thay đổi cách nghĩ và hành
động.

 Không biết cách phê phán các sự việc, vấn đề cụ thể. Nhiều nhà
quản trị tập trung phê phán cá nhân thay vì cần phê phán các sự việc
hay vấn đề cụ thể. Một số nhà quản trị khác thường tự cho mình là
các nhà tâm lý và mong muốn, tìm cách làm thay đổi về cá nhân của
cấp dưới, nhân viên và hi vọng những thay đổi này sẽ làm cấp dưới,
nhân viên thực hiện công việc tốt hơn.