RFP 

For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 

 
 
 
Request for Proposal Document 
(RFP) 
 
For 
 
Network and Telecom Managed Services 
 
For 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

1
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
TABLE OF CONTENTS
SL #  CONTENT  PAGE # 
1  Table of Contents  2 
2  Document Control Sheet & Disclaimer    3 
3  Section ‐ I – Background  4 
4  Guidelines for Bidders   4 
5  Expected Commissioning Time / Bid Security (EMD) / Eligible Criteria  4 
6  General Instructions  6 
7  Section ‐ II – Procedure for Submission of Bids  8 
8  Clarification of Bid Document / Language of Bids / Bid Prices  9 
9  Firm Prices / Bidder Qualification/Discount  10 
10  Bid Security (EMD)  11 
11  Period of Validity of Bids / Format & Signing of Bid/ Local Conditions  12 
12  Modification & Withdrawal of Bids / Address for Correspondence / Opening of Bid   13 
13  Preliminary Examination / Post Qualification    14 
14  Bid Evaluation Process / Financial Bidding Process  15 
15  Acceptance of Bids / Signing of Contract / Performance Security  15 
16  Section – III ‐  Definitions  17 
17  Intellectual Property Rights and Patent Rights / Indemnity  19 
18  Inspection & Quality Control Tests   20 
19  Inspection and Quality Control Tests/Manuals /Payment against Bank Guarantee  20 
20  Liquidated Damages / Termination for Convenience / Force Majeure  22 
21  Dispute Resolution /Address for Notices  23 
22  Bidder’s Integrity  25 
23  Bidder’s Obligations  26 
24  Contract Prices / Information Security  29 
25  Term and Extension of the Contract / Termination/ Confidentiality  32 
26  Consequences of Termination   34 
27  Penalty / Insurance  36 
28  Section – IV – Scope of work  38 
29  Service Level Agreement  49 
30  Section – V ‐ Bid Forms / Technical Bid Form  53 
31  Commercial Price Bid Form   55 
32  Non Disclosure Agreement  56 
33  Price Schedule Format  58 
34  Contract Form  59 
35  Performance Security Form  61 
36  Unconditional Acceptance of Term & Condition of the RFP  64 
37  Deed of Indemnity  66 
38  Section – VI – Annexure A  69 
39  Annexure B  70 
 
 
 
 

2
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
Document Control Sheet 
 
Name of the Company  IDBI Bank Limited 
Date of issue  18‐January‐2013 
Rs.5,000/‐ (Rupees One Thousand Only] in the form of 
Demand Draft / Bankers Cheque from a Scheduled Bank 
Cost of the Bid Document 
in favor of ‘IDBI Bank Limited’, payable at Mumbai only 
to be submitted along with the Bid. 
Last Date and Time for Receipt of Bids  08 ‐February‐2013 up to 14.00 Hours 
Schedule for Opening of Technical Bids  08 ‐February‐2013 at 15.30 Hours 
Schedule for Opening of Commercial Bid  Date & Time will be intimated to the shortlisted bidders 
IDBI Intech Ltd. 
Place of Opening of Bids  IDBI Building, Plot No.39‐41, Sector‐11, CBD Belapur,  
Navi Mumbai – 400 614  
Address for Communication  As given above 
 
Note:  
1. This tender document is the property of Bank. & is not transferable. 
 
Disclaimer 
 
The  information  contained  in  this  Request  for  Proposal  (RFP)  document  or  information  provided 
subsequently  to  bidder(s)  or  applicants  whether  verbally  or  in  documentary  form  by  or  on  behalf  of 
IDBI Bank Limited (“Bank”), is provided to the bidder(s) on the terms and conditions set out in this RFP 
document and all other terms and conditions subject to which such information is provided. 
 
This RFP document is not an agreement and is not an offer or invitation by Bank to any parties other 
than  the  applicants  who  are  qualified  to  submit  the  bids  (“bidders”).  The  purpose  of  this  RFP  is  to 
provide the bidder(s) with information to assist the formulation of their proposals. This RFP does not 
claim  to  contain  all  the  information  each  bidder  may  require.  Each  bidder  may  conduct  its  own 
independent investigations and analysis and is free to check the accuracy, reliability and completeness 
of  the  information  in  this  RFP.  Bank  makes  no  representation  or  warranty  and  shall  incur  no  liability 
under any law, statute, rules or regulations as to the accuracy, reliability or completeness of this RFP. 
Bank may in its absolute discretion, but without being under any obligation to do so, update, amend or 
supplement the information in this RFP. 
 
 
 
 
 

3
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Section I 
Background 
 

IDBI  Bank  Ltd  (“Bank”)  is  a  company  incorporated  and  registered  under  Companies  Act,  1956  (1  of 
1956) and a deemed banking company under section 5 (c) of the Banking Regulation Act, 1949 (10 of 
1949). Bank is also a Scheduled Bank as notified by the Reserve Bank of India under the Reserve Bank of 
India Act, 1934.  Bank is engaged in providing finance to industries and banking business. 
 
Guidelines for Bidders 
 

Purpose ‐ The purpose of the present notice inviting the bid for Network and Telecom Managed Services 
to the IDBI Bank 
 
Summary of the Requirement: 
 
The services required by IDBI Bank as part of the project: 
o Support the Wide Area Network (WAN) infrastructure of IDBI Bank  
o Monitoring and management of WAN network using Network Monitoring 
Services (NMS) tools. 
o Configuration and fault management of the routers 
o Support services for routers at the core access and distribution locations 
o Support services for Leased Lines, MPLS, ISDN, VSAT, RF, WIMAX, 1G/3G , VOICE 
links , CDMA and other Technologies 
 
Please refer to detailed service deliverables in the Scope of Work (Section– IV) 

Eligibility Criteria 

a) The bidder should be a registered corporate in India registered under the Companies Act, 1956 or a 
company/statutory body owned by Central / State Government. 
b) The  bidder  should  have  an  annual  turnover  of  Rs.  25  crore  in  the  last  two  Financial  Years  and 
should be a net profit making company in the last two financial years. The financials should be of 
the bidder only. 
c) The  bidder  should  be  in  the  business  of  installing,  commissioning  and  managing  of  Network  and 
Telecom managed services in all over India for last two years. 
d) The bidder should be ISO 9001:2000 certified.  
e) The bidders should have provided such services to at least 2 PSUs (1 compulsorily a PSU Bank) with 
minimum 500 branches in each year in the last 2 financial years. 
f) The  bidder  should  directly  provide  the  managed  services  to  the  Bank.  No  subcontracting  of  the 
services is permitted. 
g) The  direct  support  locations  should  cover  more  than  60%  of  the  geographical  spread  of  the 
locations  of  IDBI  Bank  Ltd.  as  per  the  annexure  A  where  the  Network  and  telecom  managed 
services will be delivered, installed & maintained. The vendor should submit a list of support center 
addresses, contact person/s with numbers & the resolution/response matrix for above locations.  
h) The bidder should not be on the negative list of any public sector bank/Government organization 
i) All the deployed resources should be direct employees of the bidder. 

4
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 

Documents to be submitted along with the Bid: 
 
1. Technical Bid – Separate Envelope 
1) Unconditional Acceptance of Terms and Conditions  
2) Memorandum and Articles of Association 
3) Audited Balance sheet of last two financial years 
4) 2 years experience certificate /PO  
5) ISO Certification 
6) Fulfillment of Eligibility Criteria  
7) No vigilance/black listing/negative list/court case ‐ self declaration. 
8) List  of  direct  support  location  mapped  with  IDBI  Bank  branch  locations  as  per 
annexure A  
9) Client certificate / PO / support documents having minimum 500 branches in each 
year in the last 2 financial years. 
10) Copy of registration certificate regarding Sales Tax / VAT. 
11) Certified true copy of Board Resolution towards authorizing the signatory to sign all 
documents in respect of RFP including the commercial bid. 
 
2. Commercial Bid Form – Separate Envelope as given in Section ‐ V. 

Bid Evaluation Criteria 
 
1. The vendor shall submit their offers strictly in accordance with the terms and conditions of the 
Bid Documents. Any bid, which stipulates conditions contrary to the terms and conditions given 
in the Bid Documents, is liable for rejection. Any decision of IDBI Bank Ltd in this regard shall be 
final, conclusive and binding on the vendor. 
2. The Financial Bid will be opened only if the Technical Bid is cleared and accepted. 
3. L1  vendor  will  be  arrived  at  by  considering  the  lowest  bid  received  for  Network  and  Telecom 
Managed Services (refer the Commercial Bid Form ‐Section – V)). 
4. Vendors  are  also  required  to  quote  separately  for  the  Other  service  Charges  (B)  (refer  the 
Commercial Bid Form ‐Section – V). This will not be considered for determining the L‐1 vendor. 
 

5. All bidders will have to necessarily quote for the other service charges (B) without which the bid 
will be treated as invalid.  
 
6. The cost for the each service mentioned in Other Service Charges (B) to be borne by the L1 vendor 
will be lowest of the following : 
 
Taking the average of price quoted by all the bidders (other than L1 vendor) for Other Service 
Charges 
or 
the prices quoted by the L1 vendor for Other Service Charges 
 
In case of any abnormality, the Bank’s decision will be final 
 

5
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
7. General Instructions 
1. The bid consists of two parts namely, Technical Bid and Financial Bid, which are required to be 
submitted in two separate sealed covers marked as "Technical Bid" and "Commercial Bid".   
2. All the bids, duly addressed to Advisor (IT), IDBI Bank Limited and must be submitted in person 
to the IDBI representative mentioned below at the following address on or before the due date 
specified (08‐February‐2013) 
       
       Shri. Ujwal Shastrakar.  
       IDBI Intech Limited, IDBI Building,  
       Plot No.39‐41, Sector‐11, CBD Belapur, Navi Mumbai – 400614. 
 
3. Bank reserves the right to accept or reject in part or full any or all the bids without assigning any 
reason whatsoever. Any decision of Bank in this regard shall be final, conclusive and binding on 
the Bidder. 
4. Decision  as  to  any  arithmetical  error,  manifest  or  otherwise  in  the  response  to  Bid  Document 
shall be decided at the sole discretion of Bank and shall be binding on the Bidder. Any decision 
of Bank in this regard shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
5. Bank reserves the right to re‐issue / re‐commence the entire bid process in case of any anomaly, 
irregularity or discrepancy in regard thereof. Any decision of Bank in this regard shall be final, 
conclusive and binding on the Bidder. 
6. Interested  Bidders  may  obtain  further  information  from  Mr.  Ujwal  Shastrakar  /  Mr.  Uddhav 
Gaikwad, IDBI Intech Ltd, Plot No.39‐41, Sector‐11, CBD Belapur, Navi Mumbai – 400614, Phone 
No. 022‐39148037 /022‐39148091 between 15.00 hrs to 18.00 hrs on working days or email to 
ujwal.shastrakar@idbiintech.com / uddhav.gaikwad@idbiintech.com. 
7. Modification to the Bid Documents, if any, will be made available as addendum on the Internet 
and / or emailed to the prospective bidders. 
8. The  Bid  Documents  may  be  downloaded  from  the  Bank’s  website  www.idbibank.com  and 
submitted at the above mentioned address. 
9. If a holiday is declared on any of the dates mentioned above, the bids shall be received /opened 
on the next working day at the same timings specified above. 
10. Successful bidder would sign the Agreement with Bank at Mumbai only. 
11. Bidder  will  need  to  work  in  parallel  along  with  other  vendors  /  contractors  at  site  to  ensure 
timely  completion  of  the  work  at  the  site.  The  bidder’s  engineers  may  have  to  visit  the  site 
multiple times, if required, at no extra cost. 
12. Each vendor shall submit only one proposal. 
13. Quotation shall remain valid for a period of 90 days from date of submission of Commercial Bid. 
14. Prices  quoted  should  be  all  inclusive  –  i.e.  inclusive  of  Taxes  /  Duties  /  Statutory  levies  excise 
duty, sales tax, VAT and charges for packing, forwarding, freight, transit insurance, loading and 
unloading. 
15. The price quoted by the Vendor cannot be altered or changed due to escalation on account of 
any variation in taxes, levies, and cost of material. 
16. The  price  quoted  is  to  be  written  in  words  as  well  as  figures  and  in  case  of  discrepancies  the 
prices written in words shall be considered to be correct. 
17. All  taxes,  if  any,  applicable  shall  be  deducted  at  source  as  per  current  rate  while  making  any 
payment. 

6
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
18. IDBI Bank will not be obliged to meet and have discussions with any bidder and/ or to entertain 
any representations in this regard. 
19. The bids received and accepted will be evaluated by the Bank to ascertain the best and lowest 
bid in the interest of the Bank. However, the Bank does not bind itself to accept the lowest or 
any  Bid  and  reserves  the  right  to  reject  any  or  all  bids  at  any  point  of  time  prior  to  the  order 
without assigning any reasons whatsoever. 
20. IDBI Bank reserves the right to accept or reject any quotation and to cancel the bidding process 
and reject all quotations at any time prior to award of the contract. 
21. Bidder has to submit the Performance Bank Guarantee for 15% of total contract value upfront at 
the time of signing of the contract. (Please refer the Section‐II for Performance Bank Guarantee 
details). 
22. Apart  from  the  above,  the  company  profile,  past  experience  and  performance  track  record  of 
the  bidder  in  the  area  of  the  Assignment,  methodology  to  be  adopted  to  carry  out  the 
Assignment,  delivery  schedule,  service  support,  price,  etc.  shall  be  some  of  the  important 
criteria in selecting the bidder. 
23. Bidder will have to sign detailed Agreement along  with Non‐Disclosure Agreement (NDA) with 
IDBI Bank to protect any shared sensitive information / data. 
24. During the period of evaluation, bidders may be asked to provide more details and explanations 
about information they have provided in the proposals. Bidders should respond to such requests 
within the time frame indicated in the letter/e‐mail seeking the explanation 
25. IDBI  Bank  decision  in  respect  to  evaluation  methodology  and  short‐listing  bidders  will  be  final 
and no claims whatsoever in this respect will be entertained 
26. No charges shall be levied during handover period. 
27. The bidder is expected to deploy their own industry standard tools 
28. Commencement  of  Network  and  Telecom  Managed  Services  should  be  within  15  days  after 
signing of the agreement. 
29.  The Bidder shall bear all costs for the execution, stamp duty and submission of the contract and 
agreements  (SLA,  NDA  etc).  Bank  shall  not  be  responsible  or  liable  for 
reimbursing/compensating these costs. 

7
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
Section II 
 
Procedure for Submission of Bids 
 
General:  
 
 
1. Before bidding, the Bidders are requested to carefully examine the Bid Documents and the terms and 
conditions of the contract thereof, and if there appears to be any ambiguity, gap(s) and/or discrepancy 
between  any  of  the  Bid  Documents  they  should  forthwith  refer  the  matter  to  Bank  for  necessary 
clarifications and / or confirmation. 
 
2. The  Bidder  shall  complete  in  all  respects,  form(s)  annexed  to  the  Bid  Documents,  quote  the  prices, 
furnish  the  information  called  for  therein,  and  sign  and  date  each  of  the  documents  in  the  relevant 
space provided therein for the purpose. The Bidder shall initial each page of the Bid Documents. 
 
3. The  bid  shall  be  properly  signed  by  a  person  or  persons  duly  authorized  by  the  Bidder  with  signature 
duly attested. In the case of a body corporate, the bid shall be signed by the duly authorized officers and 
supported by requisite internal corporate authorizations. The bid submitted in case of a consortium shall 
be rejected without assigning any reason thereof. 
 
4. The bid shall contain the full name, address, telephone no.(mobile no and landline), fax no. and E‐mail 
ID,  if  any,  of  Bidder  for  facilitating  communications  including  notices  to  be  given  to    the  Bidder  in 
connection with the bid transaction. 
 
5. The Bid forms and the Documents attached to it shall not be detached or removed one from the other 
and no alteration (s) or mutilation (s) (other than filling in all the blank spaces) shall be made in any of 
the  Bid  Documents  attached  thereto.  Any  alterations  or  changes  to  the  entries  in  the  attached 
documents shall be made by a separate covering letter, in the absence of which it shall be rejected. Any 
decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
6. The Bidder shall bear all costs for the preparation and submission of the Bid Documents. Bank shall not 
be  responsible  or  liable  for  reimbursing/compensating  these  costs,  regardless  of  the  conduct  or 
outcome of the bidding process. 
 

7. The Bid Security as specified in Section I should be paid along with the Bid Document during submission. 
Bids without the Bid Security shall be rejected.  
 

8. The  Bidder,  irrespective  of  his/her  participation  in  the  bidding  process,  shall  treat  the  details  of  the 
documents as secret and strictly confidential. 
 

9. Bank  reserves  the  right  to  adjust  arithmetical  or  other  errors  in  the  bid,  in  the  manner  in  which  Bank 
considers  appropriate  or  deem  fit.  Any  adjustments  so  made  by  Bank  shall  be  stated  to  the  Bidder,  if 
Bank makes an offer to accept his bid.  The final decision as to any error manifest or otherwise shall be 
at the sole discretion of Bank and shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 

10. The  bid  prepared  by  the  Bidder,  as  well  as  all  correspondence  and  documents  relating  to  the  bid 
exchanged by the Bidder and Bank and supporting documents and printed literature shall be in English. 
 

11. The  Bidder  shall  submit  their  offers  strictly  in  accordance  with  the  terms  and  conditions  of  the  Bid 
Documents. Any Bid, which stipulates conditions contrary to the terms and conditions given in the Bid 

8
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Documents, shall be rejected. Any decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding 
on the Bidder. 
 

12. The Bidder cannot quote for the project in part. 
 
13. Each bid shall be properly Superscripted as “Technical and Commercial / Financial Bid for Network and 
Telecom  Managed  services”  as  the  case  may  be  and  submitted  simultaneously  in  sealed  envelopes  at 
the above mentioned address. 
 
14. Bank is not bound to accept the lowest or any bid and has the right to reject any bid without assigning 
any reason whatsoever. Bank also reserves the right to re‐issue/re‐commence the bid/bid process. Any 
decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
15. The Bidder is expected to examine and follow all instructions, forms, terms & conditions, and scope of 
work in the Bid Document.  Failure to furnish complete information in all respects required by the Bid 
Document or submission of a bid not substantially responsive to the Bid Document in every respect will 
be at the Bidder's risk and may result in the rejection of the Bid by Bank.  Any decision in this regard by 
Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
16. The  Bidder  shall  prepare  the  bid  based  on  details  provided  in  the  Bid  documents.  It  must  be  clearly 
understood  that  the  quantities,  specifications  and  drawings  are  intended  to  give  the  Bidder  an  idea 
about  the  order,  type,  scale  and  magnitude  of  the  work  and  are  not  in  any  way  exhaustive  and 
guaranteed by Bank. 
 

17. Bank reserves the sole right to itself for including any addendum to this entire bid process. The Bidders 
shall not claim as a right for requiring Bank to do the aforesaid. 
 

Clarification of Bid Document 
 

Any  prospective  Bidder  requiring  clarification  of  the  Bid  Document  may  notify  Bank  in  writing  at  the 
mailing address indicated in Section I. Bank will respond in writing, to any request for clarification of the 
Bid  Document,  received  not  later  than  the  dates  prescribed  in  Section  I  of  this  Bid  Document.  Bank’s 
response  (including  an  explanation  of  the  query  but  without  identifying  the  source  of  inquiry)  will  be 
posted on Bank’s website. 
 

Language of Bids 
 

The Bids prepared by the Bidder and all correspondence and documents relating to the bids exchanged 
by the Bidder and Bank, shall be written in the English language. 
 

Bid prices: 
 
1. The Bidder shall indicate the unit prices and total bid prices of the services, it proposes to provide 
under the contract. 
 
2. The prices quoted should be written both in figures and words. In case of any discrepancy, the price 
mentioned in words will be treated as correct and will be relied upon. 
 
3. The total price quoted must be inclusive of cost of supply and providing services during the service 
period. The prices quoted will be inclusive of all applicable taxes including sales tax, VAT, duties, levies, 
charges,  Road  Permits/Entry  Tax,  Service  tax,  etc.  Octroi  /  Entry  Tax  payable  will  be  exclusive  as 

9
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
applicable  at  actual  on  submission  of  original  Octroi  receipt,  drawn  in  the  name  of  “IDBI  Bank  Ltd”.  
Applicable taxes would be deducted at source, if any, as per prevailing rates. 
 
4. The prices quoted should be valid for a period of 3 years. The contract shall be reviewed at the end 
of each year subject to bidder’s satisfactory performance of the contract and then can be extended for a 
further period of 1 year subject to a maximum period of 3 years.  
 
5. The  unit  prices  quoted  in  Price  Bid  will  be  used  to  calculate  charges  for  further  orders  over  and 
above the projected quantities, if any.  The prices quoted will be applicable for adhoc requests also, if 
any. 
 
6. In the absence of above information a bid may be considered incomplete and summarily rejected. 
Any decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
7. Bidder shall provide managed services strictly in accordance with the requirements detailed under 
the Scope of Work of the Bid document and it shall be the responsibility of the Bidder to fully meet all 
the requirements of the Bid document and to complete the Work duly operable and safe as per the best 
industry practice.  
 
8. Bank reserves the right to modify the total quantities subject to a variation of ± 25 %. The Bidder 
shall not and hereby waive any or all objections that it might have at the relevant point of time.  
 
 
Firm Prices 
 

Prices  quoted  must  be  firm  and  final  and  shall  not  be  subject  to  any  re‐openers  or  upward 
modifications, on any account whatsoever including exchange rate fluctuations, revision in taxes, duties, 
levies,  charges  etc.  The  Bid  Prices  shall  be  indicated  in  Indian  Rupees  (INR)  only.  Any  decision  in  this 
regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder.  
 
Discount 
 
(a)  The  Bidders  are  advised  not  to  indicate  any  separate  discount.  Discount,  if  any,  should  be 
merged  with  the  quoted  prices.  Discount  of  any  type,  indicated  separately,  will  not  be 
considered or taken into account for evaluation purpose. However, in the event of such an offer, 
without  considering  discount,  is  found  to  be  the  lowest,  IDBI  Bank  in  its  discretion,  shall  avail 
such discount at the time of award of contract.  
 (b) After the acceptance of the Technical Bids of the short listed Bidders, but before the opening of 
the Financial Bids, IDBI Bank, may offer the short listed Bidders to indicate the discounts offered 
in  sealed  cover,  if  any,  on  the  Financial  Bids.  The  final  price  quoted  by  the  Bidder  will  be  the 
price so indicated in the Financial Bids less the discount offered. 
 
 
Bidder Qualification 
 
1. The "Bidder" as used in the Bid Documents shall mean the one who has signed the Bid Form. The 
Bidder may be either the Principal Officer or his duly Authorized Representative, in which case he/she 
shall submit a certificate of authority.  All certificates and documents (including any clarifications sought 

10
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
and any subsequent correspondences) received hereby, shall, as far as possible, be furnished and signed 
by the Authorized Representative and the Principal Officer. 
 
2. It is further clarified that the individual signing the Bid or other documents in connection with the 
bid must certify whether he/she signs as Constituted Attorney of the firm / company.  
 
3. The Bidder shall sign the bid with the exact name of the firm to whom the contract is to be issued. 
The  bid  shall  be  duly  signed  and  sealed  by  an  executive  officer  of  the  Bidder’s  organization.  Each  bid 
shall be signed by a duly authorized officer.  
 
4. The Bidder shall clearly indicate their legal constitution and the person signing the bid shall state his 
capacity and also source of his ability to bind the bidder. 
 
5. The  power  or  authorization,  or  any  other  document  consisting  of  adequate  proof  of  the  ability  of 
the  signatory  to  bind  the  Bidder  shall  be  annexed  to  the  bid.  Bank  may  reject  outright  any  bid  not 
supported by adequate proof of the signatory’s authority. 
 
Bid Security (EMD)  
 
A Bid Security of Rs.2,00,000/‐ (Rupees two lakh only) by way of demand draft or pay order in favour of 
‘IDBI Bank Limited’ payable at Mumbai.  
 
 
1. The Bid Security will not bear any interest and this amount shall be forfeited in the event of any 
evasion,  avoidance,  refusal  or  delay  on  the  part  of  the  bidder  to  sign  and  execute  the 
order/purchase order/service order or any other documents, as may be required by Bank in case 
the Tender is accepted.  
 
2. Bid security amount of unsuccessful Bidders will be returned within a period of 90 (Ninety) days 
from the date of award of contract.  
 
3. The  successful  Bidder’s  Bid  Security  amount  will  be  discharged  upon  the  Bidder  signing  the 
contract  and  furnishing  of  the  Bank  Guarantee  and  other  guarantee(s)/security  in  the  form  and 
manner to the satisfaction of Bank, within the stipulated time. 
 
4. The Bid Security amount shall be forfeited/Bank Guarantee shall be revoked if: 
 
a. The Bidder withdraws his bid during the bid validity period; or 
 
b. The  Bidder  makes  any  statement  or  encloses  any  form  which  turns  out  to  be  false,  incorrect 
and/or  misleading  at  any  time  prior  to  signing  of  contract  and/or  conceals  or  suppresses 
material information; or 
 
c. The  successful  Bidder  fails  to  sign  the  contract  or  furnish  performance  security  and  other 
guarantee(s)/security in the form and manner to the satisfaction of Bank, as mentioned in the 
Bid Documents. 
 

11
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Any decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
Period of Validity of Bids 
 

1. Bids should be valid for 90 (ninety) days from the last date of submission. A bid valid for a shorter 
period may be rejected by Bank as non‐responsive.  Any decision in this regard by Bank shall be final, 
conclusive and binding on the Bidder. 
 

2. In exceptional circumstances, Bank may solicit the Bidder's consent to an extension of the period of 
validity.  The request and the responses thereto shall be made in writing.  The validity of Bid Security 
provided  shall  also  be  suitably  extended.    A  Bidder  may  refuse  the  request  without  forfeiting  his  Bid 
Security.    A  Bidder  granting  the  request  will  not  be  permitted  to  modify  its  bid.  Any  decision  in  this 
regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
Format and Signing of Bid 
 

1. The Bidder shall submit Only One Original set of the bid. 
 

2. The  original  bid  shall  be  typed  or  written  legibly.  The  original  shall  be  signed  by  the  Bidder  or  a 
person or persons duly authorized to bind the Bidder to the Contract. 
 

3. The  bid  shall  contain  no  interlineations,  erasures  or  overwriting  except  as  necessary  to  correct 
errors made by the Bidder, in which case such corrections shall be initialed by the authorized person or 
persons signing the bid. 
 

4. The bid should be a complete document and should be bound as a volume. The document should be 
printed on one side only with page numbers and appropriately flagged and contain the list of contents 
with  page  numbers.    The  deficiency  in  documentation  may  result  in  the  rejection  of  the  Bid.  Any 
decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 

5. Each page should be stamped and initialed by authorized signatory.  
 

6. The Bidders shall seal and mark the Bid accordingly. 
 

7. If  the  outer  cover  of  the  bid  is  not  sealed  and  marked  appropriately,  Bank  will  assume  no 
responsibility for the bid's misplacement or premature opening. 
 
Local Conditions 
 

1. It will be imperative on each Bidder to fully acquaint himself with the local conditions and factors, 
which would have any effect on the performance of the contract and / or the cost. 
 
2. The Bidder and any of their personnel or agents / subcontractors will be granted permission by Bank 
to  enter  upon  its  premises  and  lands  for  the  purpose  of  such  inspection,  but  only  upon  the  express 
condition that the Bidder, their personnel and agents/ subcontractors shall be responsible for personal 
injury (whether fatal or otherwise), loss of or damage to life, property and other loss damage, costs and 
expenses.  
 
3. It  will  be  imperative  for  each  Bidder  to  fully  inform  themselves  of  all  legal  conditions  and  factors 
which  may have any effect on the execution of the  contract as described in the Bid Documents. Bank 
shall not entertain any request for clarification from the bidder regarding such local conditions. 
 

12
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
4. It  is  the  responsibility  of  the  Bidder  that  such  factors  have  properly  been  investigated  and 
considered  while  submitting  the  bid  proposals  and  that  no  claim  whatsoever  including  those  for 
financial adjustment to the contract awarded under the Bid Documents will be entertained by Bank and 
that  neither  any  change  in  the  time  schedule  of  the  contract  nor  any  financial  adjustments  arising 
thereof shall be permitted by Bank on account of failure of the bidder to appraise themselves of local 
laws / conditions. 
 
Last Date for Receipt of Bids 
 

1. Bids will be received by Bank on the date and at the address specified under Section I. 
2. In the event of the specified date for the receipt of bids being declared a holiday for the Bank, the 
bids will be received upto the appointed time on the next working day. 
 
 
 
 

Late Bids 
 

Any  bid  received  by  Bank  after  the  last  date  for  receipt  of  bids  prescribed  by  Bank,  will  be  rejected 
and/or returned unopened to the Bidder. Any decision in this regard by Bank shall be final, conclusive 
and binding on the Bidder. 
 
Modification and Withdrawal of Bids 
 

1. The Bidder  may modify or withdraw its bid after the bid's submission, provided that written notice of 
the  modification or withdrawal is received by Bank  prior to the last date prescribed for submission of 
bids. 
 
2. The Bidder should submit its modified bid in wholesome as a replacement of its previous bid.  
 
3. The  Bidder's  modification  or  withdrawal  notice  shall  be  prepared,  sealed,  marked  and  dispatched  in 
accordance with the provisions of this document. 
 
4. No bid may be modified subsequent to the last date for receipt of bids. 
 
5. No bid may be withdrawn in the interval between the last date for receipt of bids and the expiry of the 
bid validity period specified by the Bidder in the Bid. Withdrawal of a bid during this interval may result 
in the Bidder’s forfeiture of its Bid Security. 
 
 

Address for Correspondence 
 

The  Bidder  shall  designate  the  official  mailing  address,  place  and  fax  number  to  which  all 
correspondence shall be sent by Bank. 
 

Opening of Bids 
 

1. On the basis of information furnished in the Technical Bid, Bidders will be qualified and shortlisted. The 
bids of Bidders, who do not qualify at this stage, will not be taken up for further evaluation. 
 
2. Only technically qualified (shortlisted) bidders will be allowed to participate in commercial bid. 
 

13
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
3. The  bidders'  names,  modifications,  bid  withdrawals  and  the  presence  or  absence  of  the  requisite  bid 
security and such other details as Bank, at its discretion, may consider appropriate or deem fit will be 
announced at the bid opening. 
 

Clarifications 
 

When deemed necessary, Bank may seek clarifications on any aspect from the Bidder.  However, that 
would  not  entitle  the  bidder  to  change  or  cause  any  change  in  the  substance  of  the  bid  submitted  or 
price quoted. 
 

Preliminary Examination 
 

1. Bank  will  examine  the  bids  to  determine  whether  they  are  complete,  whether  any 
computational/arithmetical errors have been made, whether required Bid Security has been furnished, 
whether the Bid Documents have been properly signed, and whether the bids are generally in order. 
 
2. Arithmetical  errors  will  be  rectified  on  the  following  basis.    If  there  is  a  discrepancy  between  the  unit 
price and the total price that is obtained by multiplying the unit price and quantity, the unit price shall 
prevail and the total price shall be corrected. If the Bidder does not accept the correction of the errors, 
its bid will be rejected.  Any decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the 
Bidder. If there is a discrepancy between words and figures, the amount in words will prevail. 
 
3. A bid determined as not substantially responsive will be rejected by Bank and may not subsequently be 
made responsive by the Bidder by correction of the nonconformity. Any decision in this regard by Bank 
shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
4. Bank  may  waive  any  minor  informality  or  nonconformity  or  irregularity  in  a  bid,  which  does  not 
constitute a material deviation, provided such waiver, does not prejudice or affect the relative ranking 
of any Bidder. 
 
Contacting Bank 
 

1. No Bidder shall contact Bank on any matter relating to its bid, from the time of the bid opening to the 
time the Contract is awarded. 
2. Any effort by a Bidder  to influence Bank's bid evaluation, bid  comparison or contract award decisions 
may result in the rejection of the bid. 
 
Post Qualification 
 

1. Bank  will  determine  to  its  satisfaction  whether  the  Bidder  selected  as  having  submitted  the  best‐
evaluated responsive bid is qualified to satisfactorily perform the Contract. Any decision in this regard 
by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
2. This  determination  will  take  into  account  the  Bidder's  financial,  technical,  implementation  and  post‐
implementation capabilities and track record.  It will be based upon an examination of the documentary 
evidence submitted by the Bidder. 
 
3. An affirmative determination will be a prerequisite for award of the Contract to the Bidder.  A negative 
determination  will  result  in  rejection  of  the  bid,  in  which  event;  Bank  will  proceed  to  the  next  best‐
evaluated bid to make a similar determination of that Bidder's capabilities to perform satisfactorily. Any 
decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 

14
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
Bid Evaluation Process 
 

1. To  meet  Bank's  requirements,  as  spelt  out  in  the  Bid  Document,  the  selected  Bidder  must  have  the 
requisite experience and expertise in providing  Network and telecom managed  services, the technical 
know‐how,  and  the  financial  wherewithal  that  would  be  required  to  successfully  set‐up  the  required 
infrastructure and provide the services sought by Bank for the period of the contract.  
 
2. Bank reserves the right to modify / amend the evaluation process at any time during the Bid process, 
without  assigning  any  reason,  whatsoever,  and  without  any  requirement  of  intimating  the  Bidders  of 
any such change. Any time during the process of evaluation Bank may seek specific clarifications from 
any or all Bidders. 
 
Financial Bidding Process 
 

In this phase, Commercial bids will be open of the shortlisted Bidders who are technically qualified. The 
date and time would be provided to the shortlisted Bidders separately.  
Bank shall however not bind itself to accept the lowest bid or any bid and reserves the right to accept 
any bid, wholly or in part. 
 

Bank's Right to Accept Any Bid and to Reject Any or All Bids 
 

Bank reserves the right to accept / reject any bid and to annul the Bid process at any time prior to award 
of Contract, without thereby incurring any liability to the affected Bidder or Bidders or any obligation to 
inform  the  affected  Bidder  or  Bidders  of  the  grounds  for  Bank's  action.  Any  decision  in  this  regard  by 
Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
 

Acceptance of Bid 
 

Prior to the expiration of the period of bid validity, Bank will notify the successful Bidder in writing, that 
its bid has been accepted. 
 
 

Signing of Contract 
 

1. After  Bank  notifies  the  successful  Bidder  that,  its  bid  has  been  accepted;  the  Bidder  should  sign  the 
Agreement / Contract Form . The Agreement/ Contract would be signed in Mumbai only and stamped 
as per Maharashtra Stamp Duty Act (given in Section V). Fresh Agreement/Contract has to be signed for 
the extended period (every year), if any, as per the Maharashtra Stamp Duty Act.  
 
2. The successful Bidder shall sign the Agreement / Contract Form at Mumbai within 15 days of receipt 
of notification of award of contract.  All the charges/stamp duty  will be borne by the  bidder.  
 
 

Performance Security / Bank Guarantee 
 
1. The  successful  Bidder  shall  furnish  the  performance  Bank  guarantee  within  15  days  of  the  receipt  of 
acceptance by Bank, as per the format in Section V.  
 
2. The value of the performance bank guarantee will be 15 % of the total contract value.  
 
3. The  performance  security  shall  be  denominated  in  Indian  Rupees  and  shall  be  in  one  of  the  following 
forms: 

15
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
i. A bank guarantee issued by a scheduled commercial bank and directly forwarded to Bank. 
Or 
ii. A banker's cheque / demand draft, issued by a scheduled commercial bank. 
 
4. The  proceeds  of  the  performance  security  shall  be  payable  to  Bank  as  compensation  for  any  loss  or 
damage resulting from the Bidder's failure to complete its obligations under and in accordance with the 
Contract. 
 
5. The Performance Bank Guarantee (PBG) should be valid for a period of 1 (One) year from the date of  
the Contract period i.e. 1½ years from the date of issue of LOI/PO and the claim period should be for six 
months or 180 days. The PBG will have to be renewed/resubmitted with fresh validity and claim period 
in case of extension of the contract. 
 
6. Failure  of  the  successful  Bidder  to  comply  with  the  requirement  of  the  performance  bank  guarantee 
shall constitute sufficient grounds for the annulment of the award and forfeiture of the Bid Security, in 
which event Bank may award the Contract to the next best evaluated Bidder or call for new bids. Any 
decision in this regard by Bank shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
 
7. The performance security will be discharged by Bank and returned to the successful Bidder within 180 
(one hundred eighty) days after each service period of 1 year. 

16
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Section III
 

Definitions 
In  this  Contract,  the  following  terms  shall  have  the  following  meanings  and  shall  be  interpreted 
accordingly: 
 

1. "The Contract" means the agreement entered into between Purchaser and the Bidder as recorded in the 
contract  form  duly  signed  by  the  Parties,  including  all  annexure,  schedules,  exhibits,  supplements, 
appendices, amendments, revisions, notations and modifications thereof for providing the Network and 
Telecom  Managed  services  ,  as  inclusively  stated  under  sections  Service  Level  Expectations  and 
Specifications Systems & Solutions and scope. 
2. “Bidder" or "Contractor” or "Managed Service provider" means any person / persons / firm / company, 
etc., to whom work has been awarded and whose Bid has been accepted by Purchaser and shall include 
its authorized representatives, successors and permitted assignees. 
3. "IDBI  Bank  Ltd"  or  “The  Purchaser”  means  Industrial  Development  Bank  of  India  Limited  including  its 
successors and assigns. 
4. "The Contract Price" means the price/compensation payable to the Bidder under and in accordance with 
the  Contract  for  the  due  performance  and  observance  of  its  contractual  obligations  under  and  in 
accordance with the Contract. 
5. "Service(s)"  means  all  the  services,  which  the  Bidder  is  required  to  provide  and/or  procure  to  the 
Purchaser under and in accordance with the Contract. 
6. “Service Period” means the period of 1 year commencing from the date of contract. 
7. In case of a difference of opinion on the part of the Bidder in comprehending and /or interpreting any 
clause / provision of the Bid Documents after submission of the Bid, the interpretation by Purchaser and 
decision of Purchaser in this behalf shall be final, conclusive and binding on the Bidder. 
8. “Acceptance  of  Bid”  means  the  letter/fax  or  any  memorandum  communicating  to  the  Bidder  the 
acceptance of his Bid and includes an advance acceptance of his Bid. 
9. “Business  Day”  means  any  day  that  is  not  a  Sunday  or  a  public  holiday  (as  per  the  official  holidays 
observed by IDBI Bank Ltd). 
10. "Confidential  Information"  means,  (i)  intellectual  property  information  including  Intellectual  Property 
Information;  (ii)  technical  or  business  information  or  material  not  covered  in  (i);  (iii)  proprietary  or 
internal  information  related  to  the  current,  future  and  proposed  products  or  services  of  the  Parties 
including,  financial  information,  process/flow  charts,  business  models,  designs,  drawings,  data 
information  related  to  products  and  services,  procurement  requirements,  purchasing,  customers, 
investors,  employees,  business  and  contractual  relationships,  business  forecasts,  business  plans  and 
strategies, information the Parties provide regarding third parties; (iv) information disclosed pursuant to 
this Contract and (v) all such other information which by its nature or the circumstances of its disclosure 
is confidential.  
11.  “Commissioning” means the System shall be considered to have been commissioned, when entire job, 
including supply, installation, configuration, integration, successful testing of all hardware & software is 
executed to the satisfaction of the Purchaser. 
12. “Document” means any embodiment of any text or image howsoever recorded and includes any data, 
text, images, sound, voice, codes, computer programmes, software and / or databases or microfilm or 
computer generated microfiche or similar device. 
13. “Effective Date” means the date on which this Contract is signed and executed by the Parties hereto. If 
this Contract is executed in parts, then the date on which the last of such Contracts is executed shall be 
construed to be the Effective Date.  

17
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
14. “Intellectual Property Rights” means any patent, copyright, trademark, trade name, design, trade secret, 
permit,  service  marks,  brands,  propriety  information,  knowledge,  technology,  licenses,  databases, 
computer programs, software, know how or other form of intellectual property right, title, benefits or 
interest whether arising before or after the execution of this Contract and the right to ownership and 
registration of these rights. 
15. “Parties” means the Purchaser and the Bidder and “Party” means either of the Parties. 
16. “Site” means the place in which the operations/services are to be carried out or places approved by the 
Purchaser for the purposes of the Contract together with any other places designated in the Contract as 
forming part of the Site. 
 
Interpretation 
 

In this Contract unless a contrary intention is evident: 
 

1. The clause headings are for convenient reference(s) only and do not form part of this Contract; 
2. Unless otherwise specified a reference to a clause number is a reference to all of its sub‐clauses; 
3. Unless otherwise specified a reference to a clause, sub‐clause or section is a reference to a clause, sub‐
clause or section of this Contract including any amendments or modifications to the same from time to 
time; 
4. A word in the singular includes the plural and a word in the plural includes the singular; 
5. A word importing a gender includes any other gender; 
6. A reference to a person includes a partnership and a body corporate; 
7. A reference to legislation includes legislation repealing, replacing or amending that legislation; 
8. Where a word or phrase is given a particular meaning it includes the appropriate grammatical forms of 
that word or phrase which have corresponding meanings; 
9. Reasonability and materiality of "doubt" and "controversy" shall be at the discretion of IDBI Bank Ltd. 
10. The  words  not  expressly  defined  herein  shall  have  meanings  ascribed  to  them  in  the  General  Clauses 
Act, 1897 and the Information Technology Act, 2000. 
 
Conditions Precedent  
 
This Contract is subject to the fulfillment of the following conditions precedent by the Bidder.  
 

1. Furnishing of an unconditional and irrevocable Performance Bank Guarantee (Performance Security) as 
mentioned in Section II, as per the format given in Section V.  
2. Execution of a Deed of Indemnity as per format given in Section V.  
3. Obtaining of all statutory, regulatory and other approvals, consents and no‐objections required for the 
performance of the Services under and in accordance with this Contract. 
4. Furnishing  solvency  certificate  and  certificate  confirming  that  there  are  no  vigilance  or  court  cases 
threatened or pending against the Bidder. 
5. Furnishing of such other documents as the Purchaser may specify, including but not limited to definitive 
documents.  
 

Use of Contract Documents and Information 
 
1. The  Bidder  shall  treat  all  documents,  information,  data  and  communication  of  and  with  Purchaser  as 
privileged  and  confidential  and  shall  be  bound  by  the  terms  and  conditions  of  the  Non‐Disclosure 
Agreement, draft of which is given in Section V. The Bidder shall execute this Non‐Disclosure Agreement 
simultaneously at the time of execution of this Contract. The Bidder shall not, without Purchaser's prior 
written  consent,  disclose  the  Contract,  or  any  provision  thereof,  or  any  specification,  plan,  sample  or 

18
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
information  or  data  or  drawings  /  designs  furnished  by  or  on  behalf  of  Purchaser  in  connection 
therewith,  to  any  person  other  than  a  person  employed  by  the  Bidder  in  the  performance  of  the 
Contract. Disclosure to any such employed person shall be made in utmost confidence and shall extend 
only so far as may be necessary and relevant for purpose of such performance and shall be subject to 
the terms and conditions of the Non‐Disclosure Agreement.  
 

2. The  Bidder  shall  not,  without  Purchaser  's  prior  written  consent,  make  use  of  any  document,  data  or 
information  etc.,  enumerated  in  this  Bid  Documents  save  and  except  for  due  performance  and 
observance of the Contract. 
 

3. Any  document,  other  than  the  Contract  itself,  enumerated  in  this  Bid  Documents  shall  remain  the 
property of Purchaser and shall be returned (in all copies) to Purchaser on completion of the Bidder's 
performance under and in accordance with the Contract, if so required by Purchaser. 
 

4. The Bidder shall sign the Non‐Disclosure Agreement as per format provided in Section V. 
 

Intellectual Property Rights and Patent Rights 
 

1. Purchaser  shall  own  and  have  a  right  in  perpetuity  to  use  all  Intellectual  Property  Rights  which  have 
arisen  out  of  or  in  connection  with  the  implementation  of  this  Contract,  including  all  processes  and 
products  which  have  been  developed  by  the  Bidder  during  the  performance  of  Services  and  for  the 
purposes of inter‐alia use or sub‐license of such Services under this Contract. The Bidder undertakes to 
disclose  all  Intellectual  Property  Rights  arising  out  of  or  in  connection  with  the  performance  of  the 
Services to the Purchaser and execute all such agreements/documents and file all relevant applications, 
effect transfers and obtain all permits, approvals, consents and no objections that may be necessary in 
this regard to effectively transfer and conserve the Intellectual Property Rights of the Purchaser.  
2. Further, the Bidder shall be obliged to ensure that all approvals, consents, no objections, registrations, 
licenses, permits and rights which are inter‐alia necessary for use of the information technology system 
installed  by  the  Bidder,  shall  be  acquired  in  the  name  of  the  Purchaser,  prior  to  termination  of  this 
Contract  and  which  shall  be  assigned  by  the  Purchaser  if  necessary  under  the  applicable  laws  or 
otherwise to the /Bidder for the purpose of execution of any of its obligations under the terms of the 
Bid,  or this Contract.  However, subsequent to the term of this Contract, such approvals, consents, no 
objections,  registrations,  licenses,  permits  and  rights  etc.,  shall  ensure  to  the  exclusive  benefit  of  the 
Purchaser 
3. The Bidder shall ensure that while it uses any software, hardware, processes or material in the course of 
performing  the  Services,  it  does  not  infringe  the  Intellectual  Property  Rights  of  any  person  and  the 
Bidder  shall  keep  the  Purchaser  indemnified  against  all  costs,  charges,  expenses,  liabilities,  claims, 
damages,  litigations,  suits,  judgments  and/or  otherwise  howsoever,  arising  out  of  any  illegal  or 
unauthorized  use  (piracy)  or  in  connection  with  any  claim  or  proceedings  relating  to  any  breach  or 
violation  of  any  permission/license  terms  or  infringement  of  any  Intellectual  Property  Rights  by  the 
Bidder or any sub‐Bidder during the course of performance of the Services. 
 

 
Indemnity 
 

The Bidder shall execute and furnish to the Purchaser, a deed of indemnity in favour of the Purchaser in 
a form and manner, as given in Section V, indemnifying the Purchaser its directors, employees, agents 
and  representatives  from  and  against  any  costs,  loss,  damages,  expense,  claims,  litigations,  suits, 
actions, judgments, and or otherwise including but not limited to those from third parties or liabilities of 
any kind howsoever suffered, arising out of or incurred inter alia during and after the Contract period 
including  but  not  limited  to  third‐party  claims  due  to  infringement  of  patent,  trademark,  Intellectual 

19
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Property Rights, copy‐rights or industrial drawings and designs  arising from  use of the Services or any 
part thereof and/or otherwise. 
 
Inspection and Quality Control Tests 
 

1. Purchaser's right to inspect, test and where necessary, reject the goods after the goods’ arrival at the 
destination  shall  in  no  way  be  limited  or  waived  by  reason  of  the  goods  having  previously  been 
inspected, tested, and passed by Purchaser or its representative prior to the goods’ shipment from the 
place of origin. 
2. Nothing stated herein above shall in any way release or discharge the Bidder from any warranty or other 
obligations / liabilities under and in accordance with this Contract. 
3. Purchaser’s has the right to inspect and test the goods at bidder plant at any time during the contract 
period.  
 

Manuals 
 

1. The  Bidder  must  along  with  the  equipment,  supply  all  relevant  manuals  for  the  systems  delivered  / 
installed.  The manuals shall be in English. 
2. Unless and otherwise agreed, the equipment(s) shall not be considered to be completely delivered for 
the purpose of taking over, until such manuals as may be necessary are provided to Purchaser. 
3. System manuals should include the specifications of the various equipments supplied. 
 
Payment against Bank Guarantee: 
 

For  all  the  payments  to  be  made  against  bank  guarantee,  the  same  shall  be  issued  by  a  Scheduled 
Commercial  Bank  as  acceptable  to  Purchaser  and  forwarded  directly  to  the  Purchaser  by  the  issuing 
Bank.  
 

 
Change Orders/Alteration/Variations 
 

1. The  Bidder  agrees  that  the  requirements  given  in  specifications,  charts,  etc  in  the  Bid  Documents 
are  minimum  requirements  of  mere  indicative  nature  and  are  in  no  way  exhaustive.  It  shall  be  the 
responsibility of the Bidder to meet all the requirements of specifications, charts, etc and other criteria 
contained in the Bid Documents and any upward revisions and/or additions of quantities, specifications 
sizes given in specifications, charts, etc., of the Bid Documents required to be made during execution of 
the works shall not constitute a change order and shall be carried out without a change order as forming 
part  of  the  Services  agreed  hereunder  and  shall  be  carried  out  without  any  time  and  cost  effect  to 
Purchaser. Further upward revisions and or additions required to make Bidder’s selected equipment and 
installation  procedures  to  meet  Bid  Documents  requirements  expressed  and  to  make  entire  facilities 
safe, operable and as per specified codes and standards shall not constitute a change order and shall be 
carried  out  without  any  time  and  cost  effect  to  Purchaser.  Any  upward  revision  and/or  additions 
consequent  to  errors,  omissions,  ambiguities,  discrepancies  in  the  specification  etc.  of  the  Bid 
Documents which the Bidder had not brought out to the Purchaser’s notice in his Bid shall not constitute 
a change order and such  upward revisions and/or addition shall be  carried out by Bidder  without any 
time and cost effect to Purchaser. 
 

2. Purchaser may, at any time, by a written order given to the Bidder, make changes within the general 
scope of the Contract in any one or more of the following: 
a. Functional specification 
b. The Services to be provided by the Bidder 
 

20
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
3. If  any  such  change  causes  an  increase  or  decrease  in  the  cost  of,  or  the  time  required  for  the 
Bidder’s performance or observance of any provisions under the Contract, an equitable adjustment shall 
be  made  in  the  Contract  price  or  delivery  schedule,  or  both,  and  the  Contract  shall  accordingly  be 
amended as may be decided by Purchaser. Any claims by the Bidder for adjustment  under this clause 
must be asserted within 30 (thirty) days from the date of knowledge of Purchaser’s change order by the 
Bidder. 
 

4. Any change order as stated above comprising an alteration which involves change in the cost of the 
works (which sort of alteration is hereinafter called a “Variation”) shall be the subject of an amendment 
to  the  Contract  by  way  of  an  increase  or  decrease  in  the  Contract  Price  and  adjustment  of  the 
implementation schedule if any. 
 

5. If the Contract provides applicable rates for the valuation of the variation in question, the Contract 
price shall be increased or decreased in accordance with those rates. 
 

6. Any change order shall be duly approved by the Purchaser (including any modification/change in the 
Contract Price) in writing. 
 

7. If there is a difference of opinion between the Bidder and Purchaser whether a particular work or 
part  of  the  work  constitutes  a  change  order  or  not,  the  decision  of  the  Purchaser  shall  be  final, 
conclusive and binding on the Bidder. 
 
Contract Amendments 
 

No  variation  in  or  modification  of  the  terms  of  the  Contract  shall  be  made,  except  by  prior  written 
amendment  after  obtaining  prior  written  approval  from  both  the  Parties  and  shall  be  signed  by  the 
Parties. 
 
Delays in the Bidder’s Performance 
 

1. Performance of the Contract shall be made by the Vendor / Bidder in accordance with the scope of 
work specified by IDBI Bank  
2. A  delay  by  the  Vendor  /  Bidder  in  the  performance  of  its  Contract  obligations  shall  render  the 
Vendor / Bidder liable to any or all the following sanctions: 
i. Forfeiture of its performance guarantee 
ii. Imposition of liquidated damages, and / or 
iii. Termination of the Contract for default 
3. If at any time during performance of the Contract, the Vendor / Bidder or its consortium partners 
encounter  conditions  impeding  timely  completion  of  the  Service(s)  under  the  Contract  and 
performance of Service(s) / System, the Vendor / Bidder shall promptly notify IDBI Bank in writing 
of the fact of the delay, it’s likely duration and its causes.  As soon as practicable after receipt of the 
Vendor’s / Bidder’s notice, IDBI Bank shall evaluate the situation and may at its discretion extend 
the Vendor’s / Bidder’s time for performance, in which case the extension shall be ratified by the 
Parties by amendment of the Contract. 
4. The  termination  of  the  contract  with  the  Vendor  /  Bidder  shall  not  restrict  IDBI  Bank  from 
entering into a agreement with any other party who shall be the successor to the Vendor / Bidder. 
 
 
 
 
 

21
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Liquidated Damages 
 
1. If the Vendor fails to deliver any or all of the Service(s) or perform the Services within the time 
period(s) specified in the Contract / Agreement, IDBI Bank shall, without prejudice to its other 
rights and remedies under and in accordance with the Contract / Agreement, deduct from the 
Contract  price,  as  liquidated  damages,  a  sum  equivalent  to  1%  per  week  or  part  thereof  of 
Contract  price  subject  to  maximum  deduction  of  10%  of  the  order  value  of  the  delayed 
Service(s) or unperformed Service(s). In case of undue delay beyond a period of 15 days unless 
otherwise  waived  by  the  IDBI  Bank  /  Purchaser,  Purchaser  may  consider  termination  of  the 
Contract. 
2. If  the  Vendor  fails  to  meet  the  requirements  under  Service  Level  Agreement  or  if  the  Vendor 
repudiates  the  Contract  before  completion  of  the  Services,  IDBI  Bank/the  Purchaser  may 
without prejudice to any other right or remedy available to IDBI Bank / the Purchaser as under 
the Contract recover from the Vendor, as ascertained and agreed liquidated damages and not 
by way of penalty. 
3. IDBI Bank / Purchaser may without prejudice to its right to effect recovery by any other method, 
deduct the amount of liquidated damages from any money belonging to the Vendor in its hands 
(which includes IDBI Bank's/ the Purchaser’s right to claim such amount against Vendor's Bank 
Guarantee) or which may become due to the Vendor. Any such recovery or liquidated damages 
shall  not  in  any  way  relieve  the  Vendor  from  any  of  its  obligations  to  complete  the  works  / 
service(s) or from any other obligations and liabilities under the Contract / Agreement. 
 

Termination for Convenience 
 

Notwithstanding  the  provisions  of  the  Contract  and/or  the  Bid  Documents  the  Purchaser,  by  written 
notice  sent  to  the  Bidder,  may  terminate  the  Contract,  in  whole  or  in  part,  at  any  time  for  its 
convenience. The notice of termination shall specify that termination is for Purchaser’s convenience, the 
extent  to  which  performance  of  the  Bidder  under  and  in  accordance  with  the  Contract  is  terminated, 
and the date upon which such termination becomes effective. 
 
Force Majeure 
 
1. Notwithstanding  the  provisions  of  this  RFP  the  bidder  shall  not  be  liable  for  forfeiture  of  its 
Performance  Bank  Guarantee,  liquidated  damages  or  termination  for  default,  if  and  to  the 
extent  that,  it’s  delay  in  performance  or  other  failure  to  perform  its  obligations  under  the 
Contract / Agreement is the result of an event of Force Majeure. 
2. For purpose of this Clause “Force Majeure” means war or revolution, terrorist act, fire, flood, 
earthquake, epidemic and quarantine restriction. 
3. If a Force Majeure situation arises, the bidder shall promptly notify IDBI Bank in writing of such 
conditions and the cause thereof.  Unless otherwise directed by IDBI Bank in writing, the bidder 
shall continue to perform its obligations under the Contract as far as is reasonably practical and 
shall  seek  all  reasonable  alternative  means  for  performance  not  prevented  by  the  Force 
Majeure event.   IDBI Bank may terminate the Contract / Agreement, by giving a written notice 
of minimum 30 (Thirty) days to the bidder, if as a result of Force Majeure the Vendor is unable 
to perform a material portion of the Service(s) for a period of more than 60 (Sixty) days. 
 
 
 
 
 

22
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Dispute Resolution  
 

The Parties shall use their best efforts to amicably settle all disputes arising out of or in connection with 
this Contract in the following manner: 
 

(i)  The  Party  raising  the  dispute  shall  address  to  the  other  Party  a  notice  requesting  an  amicable 
settlement of the dispute within ten (10) days of receipt of the notice. 
 

(ii)  The matter will be referred for negotiation between Mr. Dinyar F. Sutaria of the Purchaser and 
Mr.  ___________  of  the  Bidder.  The  matter  shall  then  be  resolved  by  them  and  the  agreed 
course of action documented within a further period of 30 days. 
 
The Parties agree that any dispute between the Parties, which cannot be settled by negotiation in the 
manner,  described  above,  may  be  resolved  exclusively  by  arbitration  and  such  dispute  may  be 
submitted by either party to arbitration within 30 days of the failure of negotiations. Arbitration shall be 
held in  Mumbai, India and conducted  in accordance with the provision of Arbitration and Conciliation 
Act, 1996 or any statutory modification or re‐enactment thereof. Each Party to the dispute shall appoint 
1 arbitrator each and the two arbitrators shall jointly appoint the third or the presiding arbitrator. The 
arbitration proceedings shall be conducted in the English language. Subject to the above, the courts of 
law at Mumbai alone shall have the jurisdiction in respect of all matters connected with the Contract. 
The  arbitration  award  shall  be  final,  conclusive  and  binding  upon  the  Parties  and  judgment  may  be 
entered thereon, upon the application of either party to a court of competent jurisdiction. Each Party 
shall bear the cost of preparing and presenting its case, and the cost of arbitration, including fees and 
expenses of the arbitrators, shall be shared equally by the Parties unless the award otherwise provides. 
 

The Bidder shall not be entitled to suspend the provision of the Services or the completion of the job, 
pending  resolution  of  any  disputes  between  the  Parties  and  shall  continue  to  render  the  Services  in 
accordance with the provisions of the Contract notwithstanding the existence of any dispute between 
the Parties or the subsistence of any arbitration or other proceedings.  
 

The provision under this section survives the contract. 
  

Addresses for Notices 
 

1. All  notices,  requests,  consents,  waivers  or  other  communication  required  or  permitted  hereunder 
shall be in writing and shall be deemed properly served: (i) if delivered by hand and received by an 
authorized employee or officer of the Party, (ii) 3 (three) days after being given to a reputed courier 
with a reliable system for tracking delivery, (iii) upon receipt of confirmation receipt when sent by 
facsimile; or (iv) 14 (fourteen) days after the date of dispatch by certified or registered mail, postage 
prepaid,  return  receipt  requested;  (v)  when  sent  by  electronic  mail.  All  notices  and  other 
communication shall be addressed as follows: 
 
In the case of Purchaser  IDBI Bank Limited 
IDBI Building, Plot No.39‐41, Sector‐11, CBD Belapur, 
Navi Mumbai – 400 614, Maharashtra 
Attn: Shri. Dinyar F. Sutaria 
Tel: +91‐22‐39148047, Fax: +91‐22‐27566313 
Email: dinyar.sutaria@idbiintech.com
 

23
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
In the case of the Bidder  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
Attn: Shri  
Tel: +91‐                                    Fax: +91‐ 
Email: 
 
2. A party may change its address and/or addressee for notification purposes at any time during the 
term hereof by giving the other Party written notice in accordance with the terms hereof and the 
date on which such change will become effective. 
 

24
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Taxes and Duties 
1. Bidder  will  be  entirely  responsible  for  all  applicable  taxes,  duties,  levies,  imposts,  costs,  charges, 
license fees, road permits etc., in connection with delivery of equipment at site including incidental 
services and commissioning. Payment of octroi /entry tax, if applicable, will be made at actual, on 
production of suitable evidence of payment by the Bidder. 
2. Income / Corporate taxes in India: The Bidder shall be liable to pay all corporate taxes and income 
tax that shall be levied according to the laws and regulations applicable from time to time in India 
and the Price Bid by the Bidder shall include all such taxes in the Contract price. 
3. Tax deduction at Source: Wherever the laws and regulations require deduction of such taxes at the 
source of payment, Purchaser shall effect such deductions from the payment due to the Bidder. The 
remittance of amounts so deducted and issuance of certificate for such deductions shall be made by 
Purchaser as per the laws and regulations in force. Nothing in the Contract shall relieve the Bidder 
from his responsibility to pay any tax that may be levied in India on income and profits made by the 
Bidder in respect of this Contract. 
4. The  Bidder’s  staff,  personnel  and  labour  will  be  liable  to  pay  personal  income  taxes  in  India  in 
respect of such of their salaries and wages as are chargeable under the laws and regulations for the 
time being in force, and the Bidder shall perform such duties in regard to such deductions thereof as 
may be imposed on him by such laws and regulations. 
5. The  Bidder  shall  also  be  responsible  for  having  his  sub‐Bidder(s)  under  this  sub‐contract(s)  on 
account of payment received by the sub‐Bidder(s) from the Bidder for works done under the sub‐
Bidder(s) for which Purchaser will in no case bear any responsibility. It shall be the responsibility of 
the  Bidder  to  submit  to  the  concerned  Indian  authorities  the  returns  and  all  other  connected 
documents required for this purpose. The Bidder shall also provide the Purchaser such information, 
as it may be required in regard to the Bidder’s details of payment made by the Purchaser under the 
Contract  for  proper  assessment  of  taxes  and  duties.  The  Bidder  and  his  sub‐Bidder(s)  or  their 
personnel shall bear all the taxes if any, levied on the Bidder’s, sub‐Bidder’s and Bidder’s personnel. 
The amount of tax withheld by the Purchaser shall at all times be in accordance with Indian Tax Law 
and  the  Purchaser  shall  promptly  furnish  to  the  Bidder  original  certificates  (Challans)  for  tax 
deduction at source and paid to the Tax Authorities. 
6. The Bidder agrees that he and his sub‐Bidder(s) shall comply with the Income‐tax Act in force from 
time to time and pay Income ‐tax, as may be imposed / levied on them by the Indian Income Tax 
Authorities, for the payments received by them for the works under the Contract. 
7. Should the Bidder fail to submit returns/pay taxes in times as stipulated under the Income ‐tax Act 
and consequently any interest or penalty is imposed by the Income‐tax authority, the Bidder shall 
indemnify Purchaser against any and all liabilities or claims arising out of this Contract for such taxes 
including  interest  and  penalty  any  such  Tax  Authority  may  assess  or  levy  against  the  Purchaser/ 
Bidder. 
8. The Purchaser shall if so required by applicable laws in force, at the time of payment, deduct income 
tax payable by the Bidder at the rates in force, from the amount due to the Bidder and pay to the 
concerned tax authority directly.  
 

Bidder’s Integrity 
 

The Bidder is responsible for and obliged to conduct all contracted activities strictly in accordance with 
Contract using state‐of‐the‐art methods and economic  principles and exercising all  means available to 
achieve the performance specified in the Contract. 
 

25
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Bidder’s Obligations 
 

1. The Bidder is obliged to work closely with Purchaser’s staff, act within its own authority and abide 
by directives / instructions issued by Purchaser from time to time. The Bidder will abide by the job 
safety  measures  prevalent  in  India  and  will  free  Purchaser  from  all  demands  or  responsibilities 
arising from accidents or loss of life, the cause of which is the Bidder’s negligence. The Bidder will 
pay all indemnities arising there from and will not hold Purchaser responsible or obligated. 
2. The  Bidder  would  be  required  to  install  and  implement  the  requisite  support  and  information 
technology infrastructure (mentioned in Section IV) to enable the Purchaser to meet the operational 
objectives. It will be the Bidder’s responsibility to ensure the proper and successful implementation 
and continued operation of the proposed branch/ Sites/Hardware/Software.  
3. In  addition  to  the  aforementioned,  the  Bidder  shall  perform  the  Services  at  various  locations 
specified  by  the  Purchaser  and  establish  the  necessary  infrastructure,  including  but  limited  to 
setting up of the necessary facilities, communication and computing equipment, LAN setup, service 
delivery mechanism by qualified personnel and any other infrastructure as may be necessary for the 
above mentioned purposes and other services as specified in the tender and changes thereof. 
4. The  Bidder  is  responsible  for  managing  the  activities  of  its  personnel  and  /  or  personnel  working 
pursuant  to  its  instructions  and  will  hold  itself  responsible  for  any  misdemeanors.  The  Bidder  will 
treat  as  confidential  all  data  and  information  about  Purchaser,  obtained  in  the  execution  of  his 
responsibilities, in strict confidence and will not reveal such information to any other party without 
the prior written approval of Purchaser. 
 
Patent Rights 
 

In the event of any claim asserted by a third party of infringement of trademark, trade names, copyright, 
patent,  intellectual  property  rights  or  industrial  drawing/design  rights  arising  from  the  use  of  the 
Services/Systems or any part thereof in India, the Bidder shall act expeditiously to extinguish such claim. 
If  the  Bidder  fails  to  comply  and  Purchaser  is  required  to  pay  compensation  to  a  third  party  resulting 
from  such  infringement,  the  Bidder  shall  be  responsible  for  the  compensation  including  all  expenses, 
court costs and lawyer fees. Purchaser will give notice to the Bidder of such claim, if it is made, without 
delay. 
 
Site preparation and installation 
 
The Bidder shall be responsible for compliance with the technical and environmental specifications. The 
Bidder will designate the installation sites before the scheduled installation date, to allow Purchaser to 
perform  a  site  inspection  to  verify  the  appropriateness  of  the  sites  before  the  commissioning  of  the 
Services/links. 
 
Survival 
1. Any provision of this Contract which, either expressly or by implication, survive the termination or 
expiration of this Contract, shall be complied with by the Parties including that of the provisions of 
indemnity, confidentiality, non‐disclosure in the same manner as if the present Contract is valid and 
in force. 
2. The provisions of the clauses of this Contract in relation to Documents, data, processes, property, 
Intellectual  Property  Rights,  indemnity,  publicity  and  confidentiality  and  ownership  survive  the 
expiry or termination of this Contract and in relation to confidentiality, the obligations continue to 
apply unless the Purchaser notifies the Bidder of its release from those obligations. 

26
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
 
No Agency 
The Services of the Bidder herein shall not be construed as any agency of Purchaser and there shall be 
no principal agency relationship in this regard. 
 
No Set‐off, counter‐claim and cross claims. 
In case the Bidder has any other business relationship with Purchaser, no right of set‐off, counter‐claim 
and cross‐claim and or otherwise will be available under this Contract to the Bidder for any payments 
receivable under and in accordance with that business.  
 
The Tri‐partite Agreement 
The Bidder shall enter into relevant agreement covering all related Parties at a later date, if required, 
incorporating the requisite terms and conditions herein in the form and manner and to the satisfaction 
of Purchaser. 
 
Key Performance Measurements 
Unless specified by the Purchaser to the contrary, the Bidder shall deliver the equipment and carry out 
the installations under and in accordance with the terms of this Contract. 
Commencement and Progress 
The  Bidder  shall  proceed  to  carry  out  the  delivery  &  installations  with  diligence  and  expedition  in 
accordance with any stipulation as to the time, manner, mode, and method of execution contained in 
this Contract and shall meet the standards of good industry practice.  Individual orders would be placed 
on the SI in a phased/staggered manner.   
Start of Installation 
Prior to taking up installation of any major component of work, the Bidder shall submit to Purchaser his 
proposed procedures and obtain Purchaser’s approval in writing. 
Reporting Progress 
Bidder shall monitor progress of all the activities specified in the program of works and submit free of 
cost weekly progress report about various aspect of the works/Services to the Purchaser. The Purchaser 
on mutual agreement between both Parties may change the periodicity of such reports. Extracts of the 
progress  report  to  be  termed,  as  “Executive  Summary”  shall  be  submitted  in  3  copies,  along  with  3 
copies of monthly progress report. 
 
Bidder shall provide inventory details end of each month as per bank format. 
 
Also  the  successful  Bidder  will  have  to  participate  in  weekly  meetings  with  the  Purchaser  to  discuss 
project progress and various issues concerning efficient and timely execution.  If at any time it should 
appear to the Purchaser that the actual progress of work does not conform to the approved programme 
the Bidder shall produce at the request of the Purchaser a revised programme showing the modification 
to  the  approved  programme  necessary  to  ensure  completion  of  the  works  within  the  time  for 
completion.  
 
The submission to an approval by the Purchaser of such programme as the furnishing of such particulars 
shall not relieve the Bidder of any of his duties, obligations or responsibilities under the Contract. 
 

27
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
In  case  during  execution  of  works/Services  the  progress  falls  behind  schedule  then  the  Bidder  should 
notify  the  Purchaser  in  writing  about  the  same  with  proper  causes  for  the  delay  and  recovery 
procedures  mentioned.  Bidder  shall  deploy  extra  manpower,  resources  to  make  up  the  progress. 
Programme  for  deployment  of  extra  man  power/  resources  will  be  submitted  to  the  Purchaser  for  its 
review and approval. All time and cost effect in this respect shall be borne, by the Bidder. 
 
Adherence to safety procedures, rules regulations and restriction 
 

1. Bidder  shall  comply  with  the  provision  of  all  laws  including  labour  and  industrial  laws,  rules, 
regulations  and  notifications  issued  there  under  from  time  to  time.  All  safety  and  labour  and 
industrial  laws  enforced  by  statutory  agencies  and  by  Purchaser  shall  be  applicable  in  the 
performance of this Contract and Bidder shall abide by these laws. The Bidder shall indemnify and 
keep  indemnified  and  hold  harmless  the  Purchaser  for  any  loss,  damage,  claims,  costs,  charges, 
expenses,  etc  arising  out  of  and/or  suffered  on  account  of  actions,  litigations,  proceedings,  suits, 
arising out of breach of the above laws.  
2. Bidder shall take all measures necessary or proper to protect the personnel, work and facilities and 
shall observe all reasonable safety rules and instructions.  
3. The Bidder shall report as soon as possible any evidence, which may indicate or is likely to lead to an 
abnormal or dangerous situation and shall take all necessary emergency control steps to avoid such 
abnormal situations. 
4. Bidder  shall  also  adhere  to  all  security  requirement/regulations  of  the  Purchaser  during  the 
execution of the work. 
 
Statutory Requirements: 
During the tenure of this Contract nothing shall be done by the Bidder in contravention of any law, act 
and/ or rules/regulations, there under or any amendment thereof governing inter‐alia customs, foreign 
exchange, etc., and shall keep Purchaser indemnified in this regard. 
 
Purchaser’s Right of Inspection and Periodic Audit 
1. The Purchaser reserves the right  to inspect and monitor/assess the progress  of the project at any 
time during the course of the Contract. The Purchaser may demand and upon such demand being 
made, the Purchaser shall be provided with any document, data, material or any other information, 
which it may require, to enable it to assess the progress of the project. 
2. The Purchaser shall also have the right to conduct, either itself or through another agency as it may 
deem  fit,  an  audit  to  monitor  the  performance  by  the  Bidder  of  its  obligations/functions  in 
accordance  with  the  standards  committed  to  or  required  by  the  Purchaser  and  the  Bidder 
undertakes  to  cooperate  with  and  provide  to  the  Purchaser/  any  other  agency  appointed  by  the 
Purchaser,  all  documents  and  other  details  as  may  be  required  by  them  for  this  purpose.  Any 
deviations  or  contravention  identified  as  a  result  of  such  audit/assessment  would  need  to  be 
rectified by the Bidder failing which the Purchaser may, without prejudice to any other rights that it 
may have, issue a notice of default. 
3. Purchaser's  right  to  inspect,  test  and,  where  necessary,  reject  the  Goods/Services  after  the 
Goods/Services'  arrival  at  the  destination  shall  in  no  way  be  limited  or  waived  by  reason  of  the 
goods/services  having  previously  been  inspected,  tested,  and  passed  by  Purchaser  or  its 
representative prior to the Goods/Services' shipment from the place of origin. 
4. It  is  expressly  agreed  that  nothing  stated  herein  above  shall  in  any  way  release  or  discharge  the 
Bidder  from  any  warranty  or  other  obligations  /  liabilities  under  and  in  accordance  with  this 
Contract. 

28
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
 
 
 
 
 
Contract Prices 
Prices payable to the Bidder as stated in the Contract shall be firm and not subject to adjustment during 
performance of the Contract, irrespective of reasons whatsoever, including exchange rate fluctuations, 
changes in taxes, duties, levies, charges, etc. 
 
Information Security 
1. The Bidder and its personnel shall not carry any written material, layout, diagrams, floppy diskettes, 
hard disk, storage tapes or any other media out of Purchaser’s premise without written permission 
from the Purchaser. 
 
2. The  Bidder  personnel  shall  follow  Purchaser’s  information  security  policy  and  instructions  in  this 
behalf. 
 
3. Bidder acknowledges that Purchaser’s business data and other Purchaser proprietary information or 
materials,  whether  developed  by  Purchaser  or  being  used  by  Purchaser  pursuant  to  a  license 
agreement  with  a  third  party  (the  foregoing  collectively  referred  to  herein  as  “proprietary 
information”)  are  confidential  and  proprietary  to  Purchaser;  and  Bidder  agrees  to  use  reasonable 
care  to  safeguard  the  proprietary  information  and  to  prevent  the  unauthorized  use  or  disclosure 
thereof,  which  care  shall  not  be  less  than  that  used  by  Bidder  to  protect  its  own  proprietary 
information.  Bidder recognizes that the goodwill of Purchaser depends, among other things, upon 
Bidder  keeping  such  proprietary  information  confidential  and  that  unauthorized  disclosure  of  the 
same by Bidder could damage Purchaser.  By reason of Bidder’s duties and obligations hereunder, 
Bidder may come into possession of such proprietary information, even though Bidder does not take 
any direct part in or furnish the Services performed for the creation of said proprietary information 
and  shall  limit  access  thereto  to  employees  with  a  need  to  such  access  to  perform  the  Services 
required by this Contract.  Bidder shall use such information only for the purpose of performing the 
Services. 
 
4. Bidder  shall,  upon  termination  of  this  Contract  for  any  reason,  or  upon  demand  by  Purchaser, 
whichever is earliest, return any and all information provided to Bidder by Purchaser, including any 
copies or reproductions, both hardcopy and electronic. 
 
Records of Contract Documents: 
1. The  Bidder  shall  at  all  time  make  and  keep  sufficient  copies  of  the  drawings,  designs,  data, 
specifications,  charts,  etc  and  the  documents  including  any  Contract  documents  for  him  to 
fulfill his duties and obligations under the Contract. 
2. The  Bidder  shall  keep  on  each  site  at  least  three  copies  of  each  and  every  specification  and 
contract document, in excess of his own requirement and those copies shall be available at all 
times for use by the Purchaser and by any other person authorized by the Purchaser who shall 
be  provided  an  adequately  sized  site  office  or  offices,  for  the  safe‐keeping  and  use  of  such 
documents,  by  the  Bidder  throughout  the  duration  of  the  Contract.  Where  one  or  more  of 

29
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Bidder’s  offices  are  deployed  in  the  works,  all  requirements  of  the  Contract  and  Bidder’s 
obligation under the Contract shall apply equally at each office so deployed. 
 
Ownership and Retention of Documents 
1. The  Purchaser  shall  own  the  documents,  prepared  by  or  for  the  Bidder  arising  out  of  or  in 
connection with this Contract. 
2. Forthwith upon expiry or earlier termination of this Contract and at any other time on demand 
by  the  Purchaser,  the  Bidder  shall  deliver  to  the  Purchaser  all  documents  provided  by  or 
originating from the Purchaser and all documents produced by or from or for the Bidder in the 
course of performing the Services, unless otherwise directed in writing by the Purchaser at no 
additional cost. The Bidder shall not, without the prior written consent of the Purchaser store, 
copy, distribute or retain any such Documents. 
 
Data and Hardware 
By virtue of this Contract, the Bidder’s team may have access to personal and business information of 
the Purchaser and/or a third party or any taxpayer, any other person covered within the ambit of any 
Income tax legislation. The Purchaser have the sole ownership of and the right to use, all such data in 
perpetuity  including  any  data  or  other  information  pertaining  to  the  subscriber  that  may  be  in  the 
possession of the Bidder or Bidder’s team in the course of performing the Services under this Contract. 
 
Representations and Warranties 
In order to induce the Purchaser to enter into this Contract, the Bidder hereby represents and warrants 
as  of  the  date  hereof,  which  representations  and  warranties  shall  survive  the  term  and  termination 
hereof, the following: 
1. That the selected Bidder is a company which has the requisite qualifications, skills, experience and 
expertise  in  providing  Information  and  Communication  Technology  (ICT)  and  other  services 
contemplated  hereunder  to  third  Parties,  the  technical  know‐how  and  the  financial  wherewithal, 
the  power  and  the  authority  that  would  be  required  to  successfully  set  up  the  required 
infrastructure  and  to  enter  into  this  Contract  and  provide  the  Services/Systems  sought  by  the 
Purchaser, under and in accordance with this Contract. 
2. That the Bidder is not involved in any major litigation, potential, threatened and existing, that may 
have  an  impact  of  affecting  or  compromising  the  performance  and  delivery  of  Services  /Systems 
under the Contract. 
3. That  the  representations  made  by  the  Bidder  in  its  Bid  are  and  shall  continue  to  remain  true  and 
fulfill all the requirements as are necessary for executing the duties, obligations and responsibilities 
as  laid  down  in  the  Contract  and  the  Bid  Documents  and  unless  the  Purchaser  specifies  to  the 
contrary, the Bidder shall be bound by all the terms of the Bid.   
4. That  the  Bidder  has  the  professional  skills,  personnel  and  resources/authorizations  that  are 
necessary  for  providing  all  such  services  as  are  necessary  to  perform  its  obligations  under  the  Bid 
and this Contract. 
5. That  the  Bidder  shall  ensure  that  all  assets  including  but  not  limited  to  equipment,  licenses,  etc. 
developed,  procured,  deployed  and  created  during  the  term  of  this  Contract  are  duly  maintained 
and suitably updated, upgraded, replaced with regard to contemporary requirements. 
6. That  the  Bidder  shall  use  such  assets  of  the  Purchaser  as  the  Purchaser  may  permit  for  the  sole 
purpose  of  execution  of  its  obligations  under  the  terms  of  the  Bid,  Tender  or  this  Contract.  The 
Bidder shall however, have no claim to any right, title, lien or other interest in any such property, 

30
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
and any possession of property for any duration whatsoever shall not create any right in equity or 
otherwise, merely by fact of such use or possession during or after the term hereof. 
7. That  the  Bidder  shall  procure  insurance  policies  for  all  its  present  and  future  property  and  assets 
that  are  developed,  procured  and  created  during  the  term  of  this  Contract  with  financially  sound 
and  reputable  insurers  to  the  satisfaction  of  the  Purchaser  and  shall  pay  all  premia  in  relation 
thereto and shall ensure that nothing is done to make such insurance policies void or voidable. The 
Bidder  shall  also  furnish  to  the  Purchaser  a  certificate  evidencing  such  insurance,  risks  covered, 
names of beneficiaries, expiration dates, names of insurers and all other features of the insurance 
policy, both original and renewed and shall keep the same alive during the term of this Contract. 
8. That the Bidder shall procure all the necessary permissions and adequate approvals and licenses for 
use  of  various  software  and  any  copyrighted  process/product  free  from  all  claims,  titles,  interests 
and liens thereon and shall keep the Purchaser indemnified in relation thereto. 
9. That all the representations and warranties as have been made by the Bidder with respect to its Bid 
and Contract, are true and correct, and shall continue to remain true and correct through the term 
of this Contract. 
10. That the execution of the Services herein is and shall be in accordance and in compliance with all 
applicable laws. 
11. That  there  are  –  (a)  no  legal  proceedings  pending  or  threatened  against  Bidder  or  any  sub 
Bidder/third party or its team which adversely affect/may affect performance under this Contract; 
and (b) no inquiries or investigations have been threatened, commenced or pending against Bidder 
or any sub‐Bidder / third part or its team members by any statutory or regulatory or investigative 
agencies.. 
12. That the Bidder has the corporate power to execute, deliver and perform the terms and provisions 
of  this  Contract  and  has  taken  all  necessary  corporate  action  to  authorise  the  execution,  delivery 
and performance by it of the Contract. 
13. That all conditions precedent under the Contract has been complied. 
14. That neither the execution and delivery by the Bidder of the Contract nor the Bidder’s compliance 
with or performance of the terms and provisions of the Contract (i) will contravene any provision of 
any applicable law or any order, writ, injunction or decree of any court or governmental authority 
binding on the Bidder, (ii) will conflict or be inconsistent with or result in any breach of any or the 
terms, covenants, conditions or provisions of, or constitute a default under any agreement, contract 
or instrument to which the Bidder is a Party or by which it or any of its property or assets is bound 
or to which it may be subject or (iii) will violate any provision of the Memorandum and Articles of 
Association of the Bidder. 
15. That  the  Bidder  certifies  that  all  registrations,  recordings,  filings  and  notarisations  of  the  Contract 
and all payments of any tax or duty, including without limitation stamp duty, registration charges or 
similar  amounts  which  are  required  to  be  effected  or  made  by  the  Bidder  which  is  necessary  to 
ensure  the  legality,  validity,  enforceability  or  admissibility  in  evidence  of  the  Contract  have  been 
made.   
16. That  the  Bidder  confirms  that  there  has  not  and  shall  not  occur  any  execution,  amendment  or 
modification of any agreement/contract without the prior written consent of the Purchaser, which 
may directly or indirectly have a bearing on the Contract or the project. 
17. That  the  Bidder  owns  or  has  good,  legal  or  beneficial  title,  or  other  interest  in,  to  the  property, 
assets  and  revenues  of  the  Bidder  on  which  it  grants  or  purports  to  grant  or  create  any  interest 
pursuant to the Contract, in each case free and clear of any encumbrance and further confirms that 
such interests created or expressed to be created are valid and enforceable. 

31
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
18. That the Bidder owns, has license to use or otherwise has the right to use, free of any pending or 
threatened  liens  or  other  security  or  other  interests  all  Intellectual  Property  Rights,  which  are 
required  or  desirable  for  the  project  and  the  Bidder  does  not,  in  carrying  on  its  business  and 
operations, infringe any Intellectual Property Rights of any person.  None of the Intellectual Property 
or  Intellectual  Property  Rights  owned  or  enjoyed  by  the  Bidder  or  which  the  Bidder  is  licensed  to 
use, which are material in the context of the Bidder’s business and operations are being infringed 
nor,  so  far  as  the  Bidder  is  aware,  is  there  any  infringement  or  threatened  infringement  of  those 
Intellectual  Property  or  Intellectual  Property  Rights  licensed  or  provided  to  the  Bidder  by  any 
person.  All Intellectual Property Rights (owned by the Bidder or which the Bidder is licensed to use) 
are valid and subsisting.  All actions (including registration, payment of all registration and renewal 
fees) required to maintain the same in full force and effect have been taken thereon and shall keep 
the Purchaser indemnified in relation thereto. 
 
Confidentiality  
The  Parties  agree  that  they  shall  hold  in  trust  any  Confidential  Information  received  by  either  Party, 
under this Contract, and the strictest of confidence shall be maintained in respect of such Confidential 
Information. The Parties also agree: 
 
(i)  to maintain and use the Confidential Information only for the purposes of this Contract and only as 
permitted herein; 
 
(ii)  to only make copies as specifically authorized by the prior written consent of  the other party and 
with the same confidential or proprietary notices as may be printed or displayed on the original; 
 
(iii)  to  restrict  access  and  disclosure  of  Confidential  Information  to  such  of  their  employees,  agents, 
vendors,  and  Bidders  strictly  on  a  "need  to  know"  basis,  to  maintain  confidentiality  of  the 
Confidential Information disclosed to them in accordance with this Clause  and 
 
(iv)  to  treat  Confidential  Information  as  confidential  for  a  period  of    five  (5)  years  from  the  date  of 
receipt. In the event of earlier termination of this Contract, the Parties hereby agree to maintain the 
confidentiality of the Confidential Information for a further period of [two (2)] years from the date 
of such termination. 
 
Confidential  Information  in  oral  form  must  be  identified  as  confidential  at  the  time  of  disclosure  and 
confirmed as such in writing within 30 days of such disclosure. Confidential Information does not include 
information which: 
 

(i)  The  recipient  knew  or  had  in  its  possession,  prior  to  disclosure,  without  limitation  on  its 
confidentiality; 
 

 (ii)  Is independently developed by the recipient without breach of this Contract; 
 
(iii)  Information in the public domain as a matter of law; 
 

 (iv)  Is received from a third party not subject to the obligation of confidentiality with respect to such 
information; 
 

 (v)  Is released from confidentiality with the written consent of the other party. 
 

32
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
The  recipient  shall  have  the  burden  of  proving  that  Clauses  (i)  or  (ii)  above  are  applicable  to  the 
information in the possession of the recipient. 
 

Notwithstanding the foregoing, the Parties acknowledge that the nature of the services to be performed 
under this Contract may require the Bidder's personnel to be present on premises of the Purchaser or 
may  require  the  Bidder's  personnel  to  have  access  to  computer  networks  and  databases  of  the 
Purchaser while on or off premises of the Purchaser. It is understood that it would be impractical for the 
Purchaser  to  monitor  all  information  made  available  to  the  Bidder  under  such  circumstances  and  to 
provide notice to the Bidder of the confidentiality of all such information. Therefore, the Bidder agrees 
that  any  technical  or  business  or  other  information  of  the  Purchaser  that  the  Bidder’s  personnel,  sub 
Bidders,  or  agents  acquire  while  on  the  Purchaser  premises,  or  through  access  to  the  Purchaser 
computer systems or databases while  on or off the Purchaser premises, shall  be deemed Confidential 
Information. 
 

Confidential Information shall at all times remain the sole and exclusive property of the disclosing Party. 
Upon termination of this Contract, Confidential Information shall be returned to the disclosing Party or 
destroyed, if incapable of return. The destruction shall be witnessed and so recorded, in writing, by an 
authorized representative of each of the Parties.  Nothing contained herein shall in any manner impair 
rights of the Purchaser in respect of the Systems, Services, and Documents etc. 
 

In  the  event  that  any  of  the  Parties  hereto  becomes  legally  compelled  to  disclose  any  Confidential 
Information,  such  Party  shall  give  sufficient  notice  to  the  other  Party  to  enable  the  other  Party  to 
prevent or minimize to the extent possible, such disclosure. Neither party shall disclose to a third party 
any Confidential Information or the contents of this Contract without the prior written consent of the 
other  Party.  The  obligations  of  this  Clause  shall  be  satisfied  by  handling  Confidential  Information  with 
the  same  degree  of  care,  which  the  receiving  Party  applies  to  its  own  similar  confidential  information 
but  in  no  event  less  than  reasonable  care.  The  obligations  of  this  Clause  shall  survive  the  expiration, 
cancellation or termination of this Contract. 
 

The provision of this clause shall survive termination of the Contract till such Confidential Information 
enters public domain. 
 

Term and Extension of the Contract 
1. The  term  of  this  Contract  shall  be  initially  for  a  period  of  one  year  from  the  date  of  signing  of 
agreement  and  extendable  for  a  further  period  of  2  years  on  yearly  basis  subject  to  satisfactory 
performance. 
2. The Purchaser shall reserve the sole right to grant any extension to the term above mentioned and 
shall notify in writing to the Bidder, at least 1 (one) months before the expiration of the term hereof, 
whether  it  will  grant  the  Bidder  an  extension  of  the  term.  The  decision  to  grant  or  refuse  the 
extension shall be at the discretion of Bank.   
 
Payments Terms 
 
1. Payment will be made quarterly in arrears after issuing of necessary invoice and submission of 
monthly reports including SLA and after deduction of penalties if any. In case of termination of 
services,  the  payment  will  be  made  on  pro  rata  basis  for  the  duration  for  which  the  services 
were provided. 
 
2. The links which get converted to MPLS network, the payment for the same will be made on pro 
rata basis up to the date of migration on to MPLS network. 

33
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
3. In case of links surrender/termination the payment will be made on pro rata basis up to the date 
of surrender/termination. 
 
Termination 
1. The Purchaser may, terminate this Contract by giving the Bidder a prior and written notice indicating 
its intention to terminate the Contract under the following circumstances: 
 

i. Where it comes to the Purchaser’s attention that the Bidder (or the Bidder’s team) is in a position 
of actual conflict of interest with the interests of the Purchaser, in relation to any of terms of the 
Bidder’s Bid or this Contract.  
ii. Where the Bidder’s ability to survive as an independent corporate entity is threatened or is lost 
owing  to  any  reason  whatsoever,  including  inter‐alia  the  filing  of  any  bankruptcy  proceedings 
against the Bidder, any failure by the Bidder to pay any of its dues to its creditors, the institution 
of  any  winding  up  proceedings  against  the  Bidder  or  the  happening  of  any  such  events  that  are 
adverse to the commercial viability of the Bidder.  In the event of the happening of any events of 
the  above  nature,  the  Purchaser  shall  reserve  the  right  to  take  any  steps  as  are  necessary,  to 
ensure  the  effective  transition  of  the  project  to  a  successor  Bidder,  and  to  ensure  business 
continuity. 
 

2. Termination for Insolvency: The Purchaser may at any time terminate the Contract by giving written 
notice  to  the  Bidder,  without  compensation  to  the  Bidder,  if  the  Bidder  becomes  bankrupt  or 
otherwise insolvent, provided that such termination will not prejudice or affect any right of action or 
remedy which has accrued or will accrue thereafter to the Purchaser. 
 
3. Termination for Default: The Purchaser, without prejudice to any other right or remedy for breach 
of Contract, by a written notice of default sent to the Vendor, may terminate the Contract in whole 
or in part. 
 

Consequences of Termination 
 

1. In the event of termination of this Contract due to any cause whatsoever, [whether consequent to 
the stipulated term of the Contract or otherwise] the Purchaser shall be entitled to impose any such 
obligations  and  conditions  and  issue  any  clarifications  as  may  be  necessary  to  ensure  an  efficient 
transition  and  effective  business  continuity  of  the  project  which  the  Bidder  shall  be  obliged  to 
comply  with  and  take  all  available  steps  to  minimize  loss  resulting  from  that  termination/breach, 
and further allow the successor Bidder to takeover the obligations of the erstwhile Bidder in relation 
to the execution/continued execution of the scope of this Contract. 
2. In the event that the termination of this Contract is due to the expiry of the term of this Contract / a 
decision not to grant any (further) extension by the Purchaser, the Bidder herein shall be obliged to 
provide all such assistance to the successor Bidder or any other person as may be required and as 
the Purchaser may specify including training, where the successor(s) is a representative/personnel 
of the Purchaser to enable the successor to adequately provide the Services hereunder, even where 
such  assistance  is  required  to  be  rendered  for  a  reasonable  period  that  may  extend  beyond  the 
term/earlier termination hereof.  
3. Where the termination of the Contract is prior to its stipulated term on account of a default on the 
part  of  the  Bidder  or  due  to  the  fact  that  the  survival  of  the  Bidder  as  an  independent  corporate 
entity is threatened/has ceased, the Purchaser shall pay the Bidder for that part of the equipment 
procured which have been authorized by the Purchaser and satisfactorily performed by the Bidder 

34
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
up  to  the  date  of  termination,  without  prejudice  any  other  rights,  the  Purchaser  may  retain  such 
amounts from the payment due and payable by the Purchaser to the Bidder as may be required to 
offset any losses caused to the Purchaser as a result of any act/omissions of the Bidder.  In case of 
any loss or damage due to default on the part of the Bidder in performing any of its obligations with 
regard  to  executing  the  scope  of  work  under  this  Contract  [as  laid  down  in  the  Service 
Specifications,]  the  Bidder  shall  compensate  the  Purchaser  for  any  such  loss,  damages  or  other 
costs,  incurred  by  the  Purchaser.    Additionally,  the  sub  Bidder  /  other  members  of  its  team  shall 
continue to perform all its obligations and responsibilities under this Contract in an identical manner 
as were being performed hitherto before in order to execute an effective transition and to maintain 
business continuity.  All third Parties shall continue to perform all/any functions as stipulated by the 
Purchaser and as may be proper and necessary to execute the Services under the Contract in terms 
of the Bidder’s Bid and this Contract.   
4. Nothing  herein  shall  restrict  the  right  of  the  Purchaser  to  invoke  the  bank  guarantee  and  other 
guarantees, securities furnished, enforce the Deed of Indemnity and pursue such other rights and/or 
remedies that may be available to the Purchaser under law or otherwise. 
5. The  termination  hereof  shall  not  affect  any  accrued  right  or  liability  of  either  Party  nor  affect  the 
operation of the provisions of this Contract that are expressly or by implication intended  to come 
into or continue in force on or after such termination. 
6. In the event of termination of this Contract due to any cause whatsoever, [whether consequent to 
the  stipulated  term  of  the  Contract  or  otherwise]  the  Bidder  is  obliged  to  transfer  the  legal 
ownership of such property that is supplied and installed at Purchaser locations for the purpose of 
completion of project to the Purchaser for a total consideration of Re. 1 (Rupee One only), at the 
time of expiration of the term of this Contract. If this Contract is terminated prior to the completion 
of  Services  the  Bidder  shall  be  obliged  to  transfer  the  ownership  of  the  equipment  and  licenses 
thereon to operate in the existing Data Center, Disaster Recovery Site, LAN and WAN infrastructure 
provided under this contract to Purchaser. 
7. Termination survives the Contract. 
 

Conflict of interest 
The  Bidder  shall  disclose  to  the  Purchaser  in  writing,  all  actual  and  potential  conflicts  of  interest  that 
exist,  arise  or  may  arise  (either  for  the  Bidder  or  the  Bidder’s  team)  in  the  course  of  performing  the 
Services as soon as practical after it becomes aware of that conflict. 
 

Publicity  
The Bidder is not permitted to make any public announcement or media release about any aspect of this 
Contract unless the Purchaser first gives the Bidder his written consent. 
 

Relationship between the Parties: 
1. Nothing  in  this  Contract  constitutes  any  fiduciary  relationship  between  the  Purchaser  and 
Bidder/Bidder’s  Team  or  any  relationship  of  employer  ‐  employee,  principal  and  agent,  or 
partnership, between the Purchaser and Bidder. 
2. No  Party  has  any  authority  to  bind  the  other  Party  in  any  manner  whatsoever  except  as  agreed 
under the terms of this Contract. 
3. The  Purchaser  has  no  obligations  to  the  Bidder’s  team  except  as  agreed  under  the  terms  of  this 
Contract. 
 

No Assignment 
The Contract cannot be transferred or assigned by the Bidder without the prior written approval of the 
Purchaser. 
 

35
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 

Entire Contract 
The  terms  and  conditions  laid  down  in  the  Bid  and  all  annexure  thereto  as  also  the  Bid  and  any 
attachments/annexes  thereto  shall  be  read  in  consonance  with  and  form  an  integral  part  of  this 
Contract.  This Contract supersedes any prior Contract, understanding or representation of the Parties 
on the subject matter. 
 

Governing Law 
This Contract shall be governed in accordance with the laws of India. These provisions shall survive the 
Contract. 
 

Jurisdiction of Courts 
The courts of India at Mumbai have exclusive jurisdiction to determine any proceeding in relation to this 
Contract. These provisions shall survive the Contract. 
 
“No Claim” Certificate 
1. The Bidder shall not be entitled to make any claim, whatsoever against the Purchaser, under or by 
virtue of or arising out of, this Contract, nor shall the Purchaser entertain or consider any such claim, 
if made by the Bidder after he shall have signed a “No claim” certificate in favour of the Purchaser in 
such  forms  as  shall  be  required  by  the  Purchaser  after  the  works,  Services/Systems  are  finally 
accepted. 
2. In  case  the  Bidder  has  any  other  business  relationship  with  the  Purchaser,  no  right  of  set‐off, 
counter‐claim and cross‐claim and or otherwise will be available under this Contract to the Bidder 
for any payments receivable under and in accordance with that business. 
Completion of Contract 
 
Unless  terminated  earlier,  the  Contract  shall  terminate  on  the  successful  completion  of  the  Service 
Period as specified in the Contract. 
 
Penalty 
 

1. The penalties for any non‐compliance under the Bid Documents and the Contract are defined under 
Scope of work ‐ Service Level Agreement‐Penalty clause 3.3 as given in Section IV. 
2. The  ongoing  performance  and  service  levels  of  the  Bidder  will  be  measured  as  per  parameters 
defined in Section IV of the Bid Document. 
3. The Non‐coordination related penalties will be applicable to the Bidder responsible for delay/default 
as provided under the Bid Documents.  
 
Insurance to be taken out by the Bidder 
 

1. The Bidder shall : 
a. take  out  and  maintain  at  their  own  cost  but  on  terms  and  conditions  approved  by  Purchaser, 
insurance against the risks, and for the coverage, as shall be specified below.  
b. at the Purchaser’s request, provide evidence to the Purchaser showing that such insurance has 
been taken out and maintained and that the current premiums therefore have been paid. 
2. Third party motor vehicle liability insurance as required under Motor Vehicles Act, 1988 in respect 
of motor vehicles operated in India by the Bidder or their personnel for the period of the Contract. 
3. Third  party  liability  insurance  with  a  minimum  coverage,  of  Rs.50,00,  000/‐  for  the  period  of  the 
Contract. 
4. Professional  liability  insurance,  with  a  minimum  coverage  equal  to  estimated  remuneration  and 
reimbursable. 

36
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
5. Employer's liability and workers' compensation insurance in respect of the personnel of the Bidder, 
in  accordance  with  the  relevant  provisions  of  the  applicable  law,  as  well  as,  with  respect  to  such 
personnel, any such life, health, accident, travel or other insurance as may be appropriate; and 
6. Insurance  against  loss  of  or  damage  to  (i)  equipment(s)  purchased  in  whole  or  in  part  with  funds 
provided under this Contract or otherwise, (ii) the Bidder’s property used in the performance of the 
Services, and (iii) any documents prepared by the Bidder in the performance of the Services. 
7. The Bidder shall not use these documents for purposes unrelated to this Contract without the prior 
written approval of the Purchaser. 
8. All  obligations  of  the  Bidder  under  the  Contract  /  Bid  Documents  survive  the  Contract  /  Bid 
Documents, subject to the provisions stipulated therein. 
 

37
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Section IV 
 
Scope of work 
 
IDBI  Bank  seeks  the  services  of  the  Network  vendor  for  providing  Network  and  Telecom  Managed 
services . As per the service the vendor has to deploy specialized network team on site to manage the 
network with Network Management Tools to be provided by Bank. The on‐site team has to manage the 
network comprising of lease lines, ISDN lines, Vsat , RF , WIMAX, ATMs , 1G/3G , CDMA and MPLS lines 
etc. ensuring high uptime as per the SLA’s defined in the RFP.   
 
The details of the activities to be carried out are given below: 
 

1.1 Summary of the Requirement: 
Following are the services required by IDBI Bank which will be provided by the vendor: 
 
o Support the Wide Area Network infrastructure of IDBI Bank across India 
o Monitoring and management of WAN network using NMS tools. 
o Configuration and fault management for the routers 
o Support services for routers at the core distribution and access locations, 
o Support services for lease lines, ISDN lines, Vsat, RF, WIMAX, ATMs, 1G/3G, 
CDMA and MPLS lines. 
 

1.2 Baselines 

Service Elements  Description 
Contract duration  Initially for a period of one year from the date of signing of 
agreement and extendable for a further period of 2 years on 
yearly basis subject to satisfactory performance.  
Service Coverage  − 24x7 for  Network Monitoring, 
− 16x7 for Network Management support 
− 16x7 for Telecom support 
Locations to be supported  Branches across PAN India (IDBI Bank ) 
• Telecom Commissioning Services 
Scope of services  • Network Monitoring Services 
• Network Management Services 
Service Delivery Model  • Onsite SLA 
Network Management System  NMS tools will be provided by the bidder. The bidder is expected 
(NMS) Tools  to deploy on site industry standard tools with a valid licensed 
copy. Hardware for NMS tools are provided by the bank.  
 
 

38
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
 
 
 
On‐site Manpower Assignment 
 
Sr. No   Location   Profile   Service  Time Window *  *No. of 
Window    resources 
 
1   DC Mumbai  Project Manager   9 X 6    10.00 am to 7.00 pm  1  

2   DC Mumbai   Core Network Engineer   16 X 6    7.00 am to 3.00 pm  1 

10.00 am to 7.00 pm  2 
3.00 pm to 11.00 pm  1 
3  DC Mumbai  Network Management  24 X 7  7.00 am to 3.00 pm  2 
System (NMS) Engineer  10.00 am to 7.00 pm  3 
3.00 pm to 11.00 pm  2 
11.00 pm to 7.00 am  1 
4  DC Mumbai  Network Integration  16X6  7.00 am to 3.00 pm  1 
Services (NIS ) Engineer  3.00 pm to 11.00 pm  1 
5  DR Chennai  Network Engineer  8X6  10.00 am to 7.00 pm  1 
           

(*) Time window and No. of resources are tentative and the same will be changed as per 
business requirement. 
(*)Dedicated Shared resources to be deployed at all IDBI HUB Locations ( Delhi, Nagpur, Indor, 
kolkatta, Pune). Details of resources will be submitted to IDBI Bank. 
 
All  deployed  resources  should  be  direct  employees  of  the  vendor  and  no  part  of  the  scope  shall  be 
sub‐contracted. 
 
 

1.3 Responsibilities
The following are the activities that will for the part of Service Support as mentioned below: 

   1.3.1 WAN Network Monitoring: 
 
o All type of data circuit types such as Leased lines, ISDN, RF, VSAT, MPLS 
connectivity, WIMAX, 1G/3G, CDMA etc. 
o NMS tools will be provided by the bidder. The bidder is expected to deploy on 
site industry standard tools with a valid license copy. 
o Monitoring of IDBI WAN, using NMS tool. 

39
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 

o Monitoring  of all the network devices at all IDBI Bank /HUB locations using 
SNMP protocol  for accessing device status / data 
o Provide monthly Site up‐time reports. 
o Link and device availability reports. 
o Notify Network team for all severity 1 calls as agreed. 
o Provide monitoring services as per the defined service window. 
 
 
 
1.3.2 Network Management service: 
 
o Incident, Change and Configuration Management 
o Restore failed service as soon as possible to minimize impact to the business. 
o All changes in the customers environment done in coordination with the 
customer's IT department with proper approvals 
o Backup of device configurations on a weekly basis as per policy defined by IDBI 
Bank. 
o Provide recommendations to customer on the links and devices which are over 
utilized. 
o Periodic updates, monthly audits for customer's device inventory as per the 
standards followed 
o Keep track of the configuration changes for all the routers and equipment 
o Preparing  the network diagram and updating it on a continual basis 
o Notify client personnel for all severity 1 calls as agreed. 
o Record and implement Service Requests as requested by Client in consultation 
of Bank. 

  1.4 Core Networking
o To manage Core Networking functions of IDBI at on‐site ensuring high‐
availability of Networking Services to the business. 
o Ensure 24*7 network service availability 
o Integration of network consisting of Leased Lines, MPLS, ISDN, VSAT, RF, 
WIMAX, 1G/3G , VOICE links , CDMA and other Technologies. 
o IP Schematic Management(IP Inventory, IP assignment & IP records) 
o WAN device Management and Reporting Monthly inventory of WAN equipment 
o Performance monitoring, tuning & reporting 
o Monitoring WAN traffic, bandwidth utilization and generating reports 
o Evaluate system performance under normal and degraded condition 
o Periodic fine‐tuning to ensure that network availability is at peak  
o Regular reporting on health of Network and Assets deployed, 
o Logs and Backup management. 
o Co‐ordination on / liaisoning with all vendors  

40
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 

o Maintain updated diagrams and document related to network. 
o Network software management  
o Maintaining all asset details pertaining to network and reporting Quarterly 
basis. 
 
 
 

 1.5 Technical Prerequisites
1.5.1  Project Manager ‐Core Network 
 
Experience  Above 5 Years  
Qualification  Degree/Engineering , CCNP/ITIL 
Deliverables   − SPOC  during  the  tenure  of  the  engagement  and  Drive 
support services. 
− Handle engineers shift plan, leave management (scheduled/ 
unscheduled) during the engagement 
− Handle all Major escalations and ensure speedy resolution, 
− Conduct monthly review meetings 
− Ability to lead the team. 
− Implement  best  practices  solutions  with  constant 
improvement in quality, 
− Maintaining,  generating  &  analyzing  all  related  reports‐ 
WAN incidents, 
− Maintain good relation with Client, team and vendor to the 
best interest of the company, 
− Relationship management. 
− Establish  best  practices  and  policies  for  installing, 
configuring,  maintaining  and  troubleshooting  network 
hardware devices 
− Maintain  network  asset  management,  incident 
management,  change  management,  network  equipment 
inventory and related documentation with proper Network 
Diagram 
− Should be well versed with NMS tools.  
 

1.5.2 Core Network Engineer: 

Experience  Minimum 3‐4 Years  
Certification  CCNA  /CCNP or Equivalent  
Qualification  Diploma/Degree/Engineering 
Networking Skills  − Knowledge  on  installation  and  troubleshooting  on  Routers 

41
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
and Switches.  
− knowledge on Routing protocols 
− knowledge on TCP/IP 
− knowledge of all type of Data / Voice 
− Management  of  Configuration  changes  of  routers  as  and 
when required & periodic backup of configurations 
− Adherence  to  Change  management  process  for  any 
configuration as laid out by Bank. 
− Router access control management. 
− Fault management of routers.  
− Corrective actions to resolve faults to ensure high network 
uptime, 
− Troubleshooting and debugging of problems. 
− Should be well versed with NMS tools.  
 

1.5.3 NMS Engineer ‐ : 

Experience  Minimum 2‐4 Years 
Qualification  Diploma/Degree/Engineering CCNA 
Networking Skills  − Remote/ onsite monitoring of all network. 
− Monitoring all the routers  
− Locating faults on the network, and pinpointing the reason 
for the fault, 
− Monitoring  performance  of  the  WAN  continuously  and 
report on the same, 
− Escalating problems and bottlenecks on the network to the 
Network Engineer team, 
− Escalation of carrier related problems to the NIS team. 
− Should be well versed with NMS tools.  
 

1.5.4 NIS (Connectivity) Engineer: 

Experience  Minimum 2‐4 Years 
Qualification  Diploma/Degree/Engineering  
NIS Eng Skills /  − Co‐ordinate  with  Telecom  service  provider  and  assist  to 
Deliverables  obtain leased line circuits and ISDN circuits, so that they can 
build network in a time manner, 
− Liaison  with  telecom  service  provider  for  uptime  for  data 
circuit, 

42
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
− Coordinate  with  respective  service  providers  for  resolution 
of link failure,  
− Vendor  management  with  the  respective  equipment 
vendors / service providers to restore the failed service, 
− Commissioning of primary as well as backup links. 
− Should be well versed with NMS tools.  
 
 
                                 
The details of the activities to be carried out are given below: 

2.1 Vendor responsibilities 

o To manage Core Networking functions ensuring high‐availability of Networking 
Services to the business. 
o Ensure 24x7 network service availability 
o Integration of network consisting of Leased Lines, MPLS, ISDN, VSAT, RF, 
WIMAX, 1G/3G , VOICE links , CDMA and other Technologies. 
o On‐site Project Manager and Coordinator shall jointly maintain a daily record of 
SLA and the incident report. 
o Apart from above, Vendor team should be proactive in terms of early diagnosis 
of problems, detection of any abnormalities in the network and take corrective 
action promptly.
o The vendor will have to provide On‐Site support in case of critical issues related 
to Network as and when required. 
o Whenever there is installation / configuration of the link is being carried out, the 
vendor has to configure all the network equipments including Backup links. 
o The vendor to provide onsite support for DR (Chennai) & Hub locations for any 
network issues and as & when required. 
o Whenever there are network issues at any locations, the vendor should provide 
onsite support engineers to resolve the same within signed SLA. No separate 
charges will be borne by Bank. 
o Engineer must visit the reported isolated branch within 2 hours to rectify the 
issue and resolution within 4 hours max. Failed to do so shall incur penalty as 
mentioned in Penalty Clause. 
o For he NAP location, Engineer must visit the NAP site within 20 minutes after 
the incident reporting is done. Failed to do so shall incur penalty as mentioned 
in Penalty Clause. 
o ISP Co‐ordination for Leased Lines, MPLS, ISDN, VSAT, RF, WIMAX, 1G/3G , 
VOICE links , CDMA and other Technologies. 
o Vendor shall provide backup resource incase any of the project member avails 
leave, however Vendor service delivery team will be entirely responsible for 
team deployment, SLA monitoring, task delegation, workload distribution and 
team size. 
o Proactive monitoring of the network for reduced downtime 
o The  overall  summary  of  reports  with  the  expected  frequency  is  given  in 
Annexure B. 

43
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
o IDBI  Bank  may  request,  from  time  to  time,  for  reports  needed  for  audit 
purposes or for its own information and perusal.
o Absence of any resources must be companied with equal skill resources 
o Every month review meeting with project manager and SI team.  
 
 
2.2 Telecom Management and Commissioning Services 

• Coordinate with the telecom service provider and assist IDBI Bank to procure, 
commission, upgrade / shift / decommission all types of data circuit lines so that 
they can build network in a timely manner 
• Liaison with the respective service providers for resolution of link failures 
• Coordinate with the respective equipment vendor / service provider for 
restoration of the failed device / service. 
• Maintain updated diagrams and documents related to network and also maintain 
all relevant information of the links like data circuit numbers, commercial 
reference numbers and other technical details. 
• Maintain billing related information branch‐wise along with the payment status.  
• Vendor will be responsible for putting up and settling our claim for refund if any 
to the Service Provider for bills of such links where SLA has not been met with. 
• Maintain comprehensive branch‐wise information relevant to the network 
equipments i.e routers, modems, NT1, etc with details like whether owned by IDBI 
Bank, the AMC/warranty vendor, and so on.  
• Report ‐ Maintain monthly report on the total links of IDBI Bank with details like 
bandwidth, branch id etc  
• Vendor will be responsible for checking bills, timely submission, refund incase of 
link surrender and settling our claim for refund if any in case of wrong billing from 
the Service Provide. 
• Maintain track of billing cycle, account information, financial links for all the 
circuit providing weekly report of PDNs/ Invoices. 
• Commissioning and delivery period should be 4 weeks from the date 
intimation/mail communication. 
• BSNL and MTNL lease line and application of link, link commission billing and 
verification. 
• BSNL and MTNL lease line billing should be in process from vendor within 15 days 
and it should be verified correctly with all the process and billing should be 
documented. 
• During branch inauguration /renovation /relocation engineer should present 
onsite for that day for all kind of network support.  
• Up‐gradation of the existing links will be commissioned at earliest as per 
requirement. 
• In case of link surrender/terminations the surrender/termination request to 
respective vendor, surrender/termination order and refund if any should be 
completed within 15 days.  
• Presence of onsite engineer for network support as and when required. 
 

44
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
2.3 Network Monitoring Services 
 
• As part of the WAN network monitoring services, the Vendor will monitor, 
troubleshoot and resolve issues with the WAN links and devices so that maximum 
WAN uptime is obtained 
• Support different data circuit types such as Leased Lines, MPLS, ISDN, VSAT, RF, 
WIMAX, 1G/3G , VOICE links , CDMA and other connectivity and resolve the issues 
with the same 
• Monitor IDBI WAN using NMS tools. 
• Monitor all devices (related to WAN network router ,modems, NT1, switches etc) 
for accessing device status/data 
• Monitor WAN traffic, bandwidth utilization and generate reports 
• Performance monitoring, tuning and reporting 
• Evaluate system performance under normal and degraded condition 
• Maintain all asset details pertaining to network and report on quarterly basis 
• Notify bank team for all severity level 1 calls as agreed to with IDBI Bank 
• Provide Monitoring services as per the defined service window 
• Address issues of latency and other connectivity issues of branches 
• Network monitoring includes, Intranet, LAN , WAN and Extranet, offsite ATMS and 
others as per  IDBI Bank requirement. 
 

2.4 Network Management Services 

• Manage – routers at Core, Distribution and Access layers 
• Manage – passive network components in the datacenter like modems, FCD 
converters, and other networking devices in the core network including 
configuration  
• IP scheme management 
• VoIP management 
• WAN device management and reporting the monthly inventory of WAN equipment 
• 
• Deploy monitoring tools for identifying problem areas and early rectifications if 
require. 
• Periodic fine‐tuning to ensure optimal network availability    
• Regular checking for proper functioning of network and assets deployed 
• Scheduled ISDN testing must be a routine checkup after every 3 days 
• Incident, Change and Configuration Management ,IOS Upgradation, change request 
management, configuration change management network restructuring is part of 
managed services 
• Maintain and manage configuration of all routers  
•  Management of network equipment on site and providing L1 support for fault 
diagnostic for both software and hardware. 
• Troubleshoot, debug and restore failed services as soon as possible to minimize 
impact to the business 

45
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
• All changes in the customer’s environment to be done in coordination with 
customer’s IT department with proper approvals 
• Maintain logs and record of the major incidents, changes in configurations of the 
routers and equipment with reasons 
• Change the passwords of all the routers quarterly or as per IDBI Bank policy, on 
consultation with the network department  
• Maintain and submit  backup of all device configurations on a periodic basis as per 
policy defined by IDBI Bank 
 
 
Access‐list Management 
 
• Manage the access lists on all the network equipments.  
• Maintain a record of branches with deviation in standard access list along with the 
reasons. 
• Any change/removal in the access lists to be done only with approval from the 
network department 
• Report on a monthly basis the changes done in ACLs branch‐wise 
• Port management for managed switches. 
 
 
 
Capacity Management  
 
• Provide recommendations to IDBI Bank on the over‐utilized links and devices and 
proactive measures.  
 
Configuration Management 
 
• All network devices configuration is done by vendor including a hardening of device 
as  per  Bank  requirement.    IF  ISDN  get  fired  because  of  wrong  or  unwanted 
configuration same bill is paid by vendor. 
• Any  major  incident  or  Critical  activity  or  redesign,  L3  level  resource  should  be 
available at site. IDBI Bank will not pay any extra charges for the same. 
• Presence of onsite engineer for network support  as and when require 
 
Inventory Management 
 
• Periodic updates, monthly audits for network device inventory as per the standards 
followed. 
• Inventory database must be maintained by NOC operations unit for all network 
devices. 
•  Quarterly submission of all network devices inventory (Branches and hub locations) 
report, on site visit and signed by the branch location head.   
• Upgrade the IOS ,if needed, on the routers for effective functioning 
• Making the network diagram and updating it on a continual basis  

46
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
• Maintain IP wise user detail list for all branches / center and monitor. 
 
Vendor Management 
 
• Coordinating with IDBI’s contracted vendors for quick break‐fix resolution of WAN 
issues 
• Coordination with the vendors who have supplied network products and devices 
• Maintaining the vendor database 
• Managing the vendor’s SLA and reporting the same on a monthly basis. 
   
 Helpdesk 
 
• Notify client personnel for all severity 1 calls as agreed to with IDBI BANK 
• Daily reports from calls generated and MIS report monthly. 
• Provide consultation services for integration of new technologies adapted by IDBI 
Bank in the field of network and assist in rollout of the same 
• Suggest / recommend changes in the network and/or device configurations for 
securing the same against any probable attacks, increasing data transfer security, 
upgradation of network etc 
• Compliance of audit queries as per recommendations.  
• Infrastructure design of any kind, Network Audits, base‐lining and consulting 
services of any kind 
• Assist the bank to carry out any maintenance activities on the network devices and 
also during DR drills  
• ISDN utilization report with detail event and clarification. Extra usage will be 
deducted from vendor in case of SLA mismatch for that link. 
• Confirmation from branches regarding ISDN bills payments and inventory. 
• Any other task relevant to, but not mentioned above. 
• Submission of Reports as per Annexure B.  
 
2.5 Vendor Deliverables and Liability
 
• The deputed personnel should be prepared to work for extended working. 
• Required manpower should be deputed at IDBI Bank site within  1 weeks from the 
date of Purchase Order 
• The  members  of  the  on‐site  team  should  be  provided  with  mobile  phones  by  the 
vendor  and  the  details  like  Name,  Address  (Inclusive  of  Residential  Telephone 
Number (Residential), Mobile Number should be provided to IDBI Bank 
• The  on‐site  team  shall  maintain  attendance  register  and  the  same  should  be  sent 
monthly  to  IDBI  Bank  for  SLA  calculations,  failing  which  appropriate  penalty 
condition as defined below shall be invoked. 
• The on‐site team shall not be changed without adequate notice (minimum 15 days) 
to IDBI Bank. Any resigned resource of on‐site team should not be relieved before 
giving suitable replacement. Any breach of this clause will attract penalty 

47
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
• The  vendor  will  also  provide  suitable  on‐site  technical  staff  to  supplement  the 
efforts  of  the  on‐site  support  resources  during  emergencies  /  contingencies  which 
might impact the systems, solutions and services covered under this scope.  
• The Vendor must ensure one month’s notice with proper handover for any change 
of manpower pertaining to project manager profile. 
• Dedicated  Shared  resources  to  be  deployed  at  all  IDBI  HUB  Locations.  Details  of 
shared resources will be submitted to IDBI Bank within one week from the date of 
award of contract. 
 
 
2.6 Covenant of the Vendor 

o In the implementation of the contract, the vendor and its employees shall at all the 
times comply with & abide by the security policy of the bank in so far as the same 
may be applicable to or in respect of the works and the provisions of the contract 
o Confidentiality of the network setup, configurations and all related details including 
the addressing scheme etc shall not be disclosed by the vendor to any third parties 
or  persons  (except  to  vendor’s  own  employees  and  that  too  only  to  those 
employees or representatives who need to know the same). 
o Vendor  will  follow  and  comply  with  the  procedures  and  policies,  applicable  to  the 
scope of work mentioned above lay down by the Bank vide IS Security Policy from 
time  to  time  and  also  extend  full  cooperation  to  the  auditors  designated  by  IDBI 
Bank. 
o Vendor/ deputed personnel at IDBI will inform IDBI Bank about any correspondence 
with external entities pertaining to any point mentioned in the scope of work above. 
o Depending  on  the  sensitivity  and  criticality  of  the  services  or  data  provided,  IDBI 
Bank will consider commissioning or requesting a review of vendor’s internal control 
structure  for  ensuring  that  any  confidential/restricted/internal  information  of  the 
Bank  is  maintained  securely.  Vendor  will  assist  and  co‐operate  with  the  Bank 
auditors in a way as they are expected to assist and co‐operate with their audit. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

48
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 

3 Service Level Agreement 

3.1 Scope 
 
o The  vendor  shall  sign  contract  ,SLA,  NDA  with  IDBI  Bank  incorporating  following 
parameters 
o The Scope of services / SLA mentioned in this document will be reviewed quarterly 
during the contract period and may be amended.
o Working  days:  Six  days  a  week  (Monday  to  Saturday)  for  non‐ATM  branches  and 
Seven days a week for ATM branches. 
o Uptime: 99.5% on monthly basis for each location. 
o The  percentage  SLA  uptime  shall  be  calculated  for  each  link  on  monthly  basis 
excluding back up link 
 
 
3.2 SLA dependencies  

The  above  SLA  is  proposed  based  on  certain  factors.  The  following  are  the  dependencies  and 
assumptions: 
o The  uptime  will  be  measured  and  reported  for  the  entire  network  and  system 
devices on a monthly basis for each link. 
o Calculations for uptime shall not include “planned downtime”, 
o Failures  due  to  environmental  or  power  non‐availability  or  outage  on  customer 
behalf will not be included in SLA calculations, 
o Force Majeure clauses such as Fire, Earthquake, Floods, Govt. problems, Riots and 
civil disturbance, service provider strikes and other acts of God shall not be included 
for SLA calculations, 
o SLA  will  be  calculated  monthly  for  the  service  hours  (Six  days  a  week  (Monday  to 
Saturday) for non‐ATM branches and Seven days a week for ATM branches) 

The SLA parameters location‐wise are as below: 
 
Location Type  Monthly Network Uptime (SL)  
24X7X365  per location  99.5 % 

o In case the vendor is not able to maintain the uptime as mentioned above IDBI Bank will be 
free to levy penalties to the following extent: 
 
Location Type  Penalty 
24X7X365 per location  For every 0.5% drop in SLA a penalty of 5 % on 
monthly charges will be deducted (monthly 

49
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
bill) subject to maximum of 30%  
 

3.2.1  Performance Measurement (SLA uptime calculation) 

o Working hours calculated as per the service window time for 
o Non ATM Branch working days  ‐ 08:00 am to 08:00 pm (12 Hrs) 
o ATM Branches, Hub and Backbone locations will be – 24 Hrs   
o Total working hours for one month Case A  = 24*60*30(31) = 43200 / 44640 minutes 
o Total working hours for one month Case B  = 12*60*30(31) = 21600 / 22320 minutes 
o Example of Uptime Calculation: 
 
Uptime = (Total Working days ‐ Total Non Availability of Network)  
 
Total Up Time = (43200 – Schedule Down Time)  
 
Final Uptime (percentage) = {(Total Up time – Total down time in minutes) * 100} /Total working 
hours as per above (A or B) 

 
E.g.  If  a  branch  down  time  in  a  particular  month  is  13  Hrs  and  Branch  working  is  30  days  in  a 
month, the Service Window  (24Hrs) having schedule down time of 5 Hrs, then the percentage 
of down time calculated as  
 
= {(43200‐ 5*60 ) ‐ (13*60) } * 100 / 43200 
= {(42900)‐(780)}*100/43200 
= 97.5 %     
  
Down  time=  99.5‐  97.5  =  2  %  and  accordingly  penalty  will  be  calculated  on  Network  and 
Telecom management service Charges.  
 
3.2.2  Types of Charges 

Link  &  WAN  Management  Charges  will  be  applicable  on  pro‐rata  basis  for  operational  links 
under service during the particular month. Any addition or deletion of links will be informed in 
writing or by mail and the charges will be adjusted proportionately. 
 
3.2.2.1 Charges for Telecom Services 

Leased Line, MPLS and Backup link (ISDN/VSAT/CDMA/RF etc)
 
3.2.2.2 Charges for Network and Telecom Management Services 

50
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Links managements charges 

3.3 Penalty Clause : 

Penalty would be levied (on monthly basis) for non‐adherence to above mentioned uptime and 
other SLA items. 

3.3.1 Telecom Services  

• All links should be commissioned within 4 weeks of placement of order. 
• The late commissioning of the link (primary as well as backup link) beyond 4th week 
will attract a penalty of 10% of the commissioning charges per week, subject to the 
ceiling of 20%. 

3.3.2 Network and Telecom Managements Services 

• For  every  0.5%  reduction  of  guaranteed  data  circuit  uptime,  5  %  of  WAN 
management  charges  of  that  location  to  a  maximum  of  30%  per  month  will  be 
recovered from the vendor as penalty.  
• Failure  in  providing  the  resource  as  per  the  manpower  allocation  will  result  in 
penalty  amounting  to  1%  per  month  per  resource  of  the  Wan  Managements 
charges for that month subject to ceiling of 5 %. 
• Failure  of  providing  the  support  resource  at  those  locations  within  the  stipulated 
time period (4 hours) in case of branch isolation  results in penalty of Rs 1000/‐  per 
location per day max up to Rs 3000/‐
 
 
3.4 Severity Levels and Escalation Matrix 

Severity Level Definitions 
 
Type  Severity Definition 
Severity 1  An  Incident  that  affects  a  majority  of  the  users.  The  impact  of  this 
incident  is  wide  spread  and  may  affect  the  functioning  of  an  entire 
Network. An example of this type of Incident is ‘An unplanned downtime 
experienced  by  the  Entire  Network’.  The  impact  of  this  incident  would 
be  felt  across  the  IDBI  if  significant  number  of  branches’  network  is 
down. 
 
Severity 2  An Incident that affects a number of users. The impact of this incident is 
limited to a group of users, maximum limited to a branch. An example of 
this type is ‘Branch network is down. 
 
Severity 3  Leased Line  up and Backup link  down or Leased Line down and backup 
link up. 

51
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
Severity 4  Any Scheduled down time or Change activity 
 

Escalation Matrix 
 
Sr.  Severity  Escalation  Time  Escalation To 
No.  Level 
1  S1  1st Level  5 minutes  Network Team  
2nd Level  15 minutes  Head Networking 
3rd Level  30 minutes  Group Head 
2  S2  1st Level  5 minutes  Network Team  
2nd Level  30 minutes  Head Networking 
3rd Level  60 minutes  Group Head 
3  S3  1st Level  5 minutes  Network Team  
2nd Level  60 minutes  Head Networking 
3rd Level  8 hours  Group Head 
4  S4  1st Level  5 minutes  Network Team  
2nd Level  2 Hours  Head Networking 
3rd Level  24 Hours  Group Head 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

52
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Section V 
 

TECHNICAL BID FORM 
(To be included in Technical Bid Envelope) 
Date: ……………….. 
Advisor ‐ IT 
IDBI Bank Limited, 
IDBI Tower, 18th floor, WTC Complex,  
Cuffe Parade, Mumbai – 400 005. 
 
Dear Sir: 
Reg: Engaging Bidder 
 

Ref: ____________________________________ 
 
After going through the Bid Documents, the receipt whereof is hereby duly acknowledged, we the 
undersigned, unconditionally and irrevocably offer our services for Network and Telecom managed 
services in conformity with the said Bid Documents. 
 
We  agree  and  undertake  that,  if  our  Bid  is  accepted,  to  deliver  and  commission  the  Services  in 
accordance with the delivery schedule specified in the schedule of requirements. 
 
If our Bid is accepted, we will obtain bank guarantee in a sum equivalent to 15 (fifteen) percent of 
the Contract Price for the due performance and observance of the Contract, in the form and manner 
prescribed by and to the satisfaction of IDBI Bank Limited (Bank). 
 
We agree and undertake to abide by the bid terms of Bank including the rates quoted therein for 
the  orders  awarded  by  Bank  up  to  the  period  prescribed  in  the  Bid,  which  shall  be  final  and 
conclusive and remain binding upon us. 
 
Until  a  formal  contract  is  finalized  and  executed,  this  Bid  Documents,  together  with  relevant 
documents  as  amended,  modified,  supplemented,  revised,  modified  by  addendum,  etc.,  if  any,  at 
the sole discretion of Bank duly initialed/executed shall constitute a binding Contract between us. 
 
We  agree  and  undertake  that,  in  competing  for  (and,  if  the  Bid  is  accepted  by  you)  the  above 
contract,  we  will  strictly  observe  the  laws  inter  alia,  in  particular,  against  fraud  and  corruption  in 
force in India namely “Prevention of Corruption Act, 1988” and similar laws and also strictly abide by 
and observe all applicable laws. 
 
We agree and confirm that you are not bound to accept the lowest or any Bid you may receive and 
you also have the right to re‐issue/re‐commence the Bid. Any decision in this regard by you shall be 
final and binding on us. 
 
We enclose a demand draft of Rs. ___________/‐ (Rs. ______________ only) towards Bid Security, 
in favour of "IDBI Bank Limited." drawn on ____________, _________ Branch payable at Mumbai.  
We  understand  that  the  Bid  Security  will  be  refunded  after  the  Bidder  signing  the  Contract  and 
furnishing of the Performance Bank Guarantee in case of successful Bidder and within a period of 90 

53
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
(Ninety) days after the expiry of Bid validity period for unsuccessful Bidders. We have noted that Bid 
Security shall not carry any interest.  
 
Dated this ……………………….. day of ……………………..20      . 
 
(signature)          (Name)        (in the capacity of) 
 
Duly authorised to sign bid for and on behalf of _________________________________________ 
 

54
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Commercial Bid Form
A. For  Network and Telecom Managed Services  

Annual Charges 
Sr.  Description 
In INR 
No  
Network and Telecom Management charges. (1500 links and   
1   backup links) including manpower, network tools and other 
logistics. 
  Total  cost (L1) 
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
 
B.  Other Service Charges 

Sr.  Annual Charges 
No  Description  In INR 
1  Commissioning and Liaison charges for Leased line/primary link per branch   
(One‐time) including manpower and other logistics. 
Commissioning and Liaison charges for back up / ISDN line per branch (One‐  
2 
time) including manpower and other logistics. 
3  Network and Telecom Management charges per link including backup.     
4  Core Network Engineer :  Person/year   
5  NMS Engineer  :  Person/year   
NIS Engineer : Person/year   
6 

 
 
• L1 Vendor will be arrived at by considering the lowest cost quoted for part A i.e. for Network and 
Telecom Managed Services. 
• Vendors are also required to quote separately for the Other service Charges (B) and this will not be 
considered for determining the L‐1 vendor 
• All bidders will have to necessarily quote for the other service charges (B) without which the bid will 
be treated as invalid.  
• The cost for the each service mentioned in Other Service Charges (B) to be borne by the L1 vendor will 
be lowest of the following : 
Taking the average of price quoted by all the bidders (other than L1 vendor) for Other Service 
Charges 
or 
the prices quoted by the L1 vendor for Other Service Charges 
 
In case of any abnormality, the Bank’s decision will be final 
 
Authorised Signatory 
 
Name: 
Company Name and Stamp 

55
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
NON‐DISCLOSURE AGREEMENT 
 

This Non‐Disclosure Agreement entered into between IDBI Bank Limited, a company incorporated and 
registered  under  the  Companies  Act,  1956  (1  of  1956)  and  a  banking  company  within  the  meaning  of 
Section  5  (c)  of  the  Banking  Regulation  Act,  1949  (10  of  1949)  and  having  its  registered  office  at  IDBI 
Tower, WTC Complex, Cuffe Parade, Mumbai – 400 005 (hereinafter called “the Purchaser/Bank” which 
expression shall unless it be repugnant to the subject, context or meaning thereof shall be deemed to 
mean and include its successors and assigns) of the ONE PART and ……………………………………………..………. 
(Name  of  Bidder)  of  ……………………………………………………………………………………………  (Please  specify  the 
registered  office  of  the  (Bidder)  (hereinafter  called  “the  Bidder/Contractor”  which  expression  shall 
unless it be repugnant to the subject, context or meaning thereof shall be deemed to mean and include 
its successors) of the OTHER PART; 
 
WHEREAS,  Bank  called  for  the  bids  for  engagement  of  Bidder  for  Network  and  Telecom  mananged 
services  of  the  IDBI  Bank  M/s…………………………………………………………………………………………………… 
(hereinafter referred to as "Bidder"), after going through the Bid Documents and being interested to act 
as Bidder and provide the services for installation and commission of network racks at the near DR site 
and other branches (± 25% of the total) branches of Bank, has submitted its bid.  
 
WHEREAS, the Bidder is aware and confirms that the information, data, drawings and designs, and other 
documents made available in the Bid Documents / the Contract and thereafter regarding the Services as 
furnished by the Bidder in their Request For Proposal or otherwise and all the Confidential Information 
under the Bid Documents/the Contract is privileged and strictly confidential and/or proprietary to Bank,  
 

NOW THEREFORE, in consideration of the foregoing, the Bidder agrees to all of the following conditions, 
for Bank, to grant the Bidder specific access to Bank’s property/information and other data. 
             

It is hereby agreed as under: 
 

a)   The parties agree that they shall hold in trust any Confidential Information received by either party, 
under this Contract, and the strictest of confidence shall be maintained in respect of such Confidential 
Information. The parties also agree and undertake to: 
 

(i)  Maintain  and  use  the  Confidential  Information  only  for  the  purposes  of  this  Contract  and  only  as 
permitted herein; 
(ii)  Make copies as specifically authorized by the prior written consent of the other party and with the 
same confidential or proprietary notices as may be printed or displayed on the original; 
(iii)   restrict  access  and  disclosure  of  confidential  information  to  such  of  their  employees,  agents, 
vendors,  and  contractors  strictly  on  a  "need  to  know"  basis,      to  maintain  confidentiality  of  the 
Confidential Information disclosed to them in accordance with this clause; and 
(iv)    Treat Confidential Information as confidential for a period of five (5) years from the date of receipt. 
In  the  event  of  earlier  termination  of  this  Contract,  the  Parties  hereby  agree  to  maintain  the 
confidentiality of the Confidential Information for a further period of [two (2)] years from the date 
of such termination. 
 

b)   Confidential Information in oral form must be identified as confidential at the time of disclosure and 
confirmed  as  such  in  writing  within  30  days  of  such  disclosure.  Confidential  Information  does  not 
include information which: 
(i)  The  recipient  knew  or  had  in  its  possession,  prior  to  disclosure,  without  limitation  on  its 
confidentiality; 
(ii)  Is independently developed by the recipient without breach of this Contract; 

56
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
(iii)  Is the public domain; 
(iv)   Is  received  from  a  third  party  not  subject  to  the  obligation  of  confidentiality  with  respect  to 
such information; 
(v)  Is released from confidentiality with the prior written consent of the other party. 
 

The  recipient  shall  have  the  burden  of  proving  hereinabove  are  applicable  to  the  information  in  the 
possession of the recipient. 
 

c)  Notwithstanding  the  foregoing,  the  parties  acknowledge  that  the  nature  of  the  Services  to  be 
performed under this Contract may require the Bidder’s personnel to be present on premises of Bank or 
may require the Bidder’s personnel to have access to computer networks and databases of Bank while 
on  or  off  premises  of  Bank.  It  is  understood  that  it  would  be  impractical  for  Bank  to  monitor  all 
information made available to the Bidder’s personnel under such circumstances and to provide notice to 
the Bidder’s of the confidentiality of all such information. Therefore, the Bidder agrees and undertakes 
that  any  technical  or  business  or  other  information  of  Bank  that  the  Bidder’s  personnel,  or  agents 
acquire while on Bank premises, or through access to Bank computer systems or databases while on or 
off Bank premises, shall be deemed Confidential Information. 
 

d)  Confidential  Information  shall  at  all  times  remain  the  sole  and  exclusive  property  of  the  disclosing 
party.  Upon  termination  of  this  Contract,  confidential  information  shall  be  returned  to  the  disclosing 
party or destroyed, if incapable of return. The destruction shall be witnessed and so recorded, in writing, 
by an authorised representative of each of the parties.  Nothing contained herein shall in any manner 
impair or affect rights of Bank in respect of the Confidential Information. 
 

e)  In  the  event  that  any  of  the  parties  hereto  becomes  legally  compelled  to  disclose  any  Confidential 
Information,  such  party  shall  give  sufficient  notice  to  the  other  party  to  enable  the  other  party  to 
prevent or minimize to the extent possible, such disclosure. Neither party shall disclose to a third party 
any Confidential Information or the contents of this Contract without the prior written consent of the 
other  party.  The  obligations  of  this  Clause  shall  be  satisfied  by  handling  Confidential  Information  with 
the  same  degree  of  care,  which  the  receiving  party  applies  to  its  own  similar  confidential  information 
but  in  no  event  less  than  reasonable  care.  The  obligations  of  this  clause  shall  survive  the  expiration, 
cancellation or termination of this Contract. 
 

f) The provisions hereunder shall survive termination of the Contract. 
 

Authorised Signatory  
Name          : 
Designation : 
Office Seal: 
Place: 
Date: 
Accepted –  
Bank 

57
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
PRICE SCHEDULE – FORMAT 
(To be included in the Price Proposal) 
 
1. Having perused the Bid Documents, the receipt of which is hereby duly acknowledged, we, the 
undersigned,  offer  our  services  as  bidder,  in  conformity  with  the  said  Bid  Documents  at  fees 
mentioned in the financial bid. 
 
2. The above fees include all costs, duties, levies, taxes and all other applicable charges including 
local travelling expenses, cost of stationery, assisting Bank in replying to inspection remarks of 
Bank’s, if any, etc. 
 
3. When  works  are  executed  wholly  or  in  part  which  involves  the  bidder  services  in  such  cases 
value  of  such  whole  or  partly  work  will  be  taken  into  consideration  for  the  purpose  of 
calculating  the  bidder  fees.    However,  for  any  such  works  independently  undertaken  by  Bank 
along with works under progress where the bidder has no direct role or responsibility such value 
of work will not be eligible for bidder fees. 
 
4. In case of discrepancy between unit price and total price, the unit price shall prevail. 
 
5. In case of discrepancy between figures and words, the amount in words shall prevail. 
 
6. No  increase  in  costs,  duties,  levies,  taxes,  charges,  etc.,  irrespective  of  reasons  (including 
exchange  rate  fluctuations,  etc.)  whatsoever,  shall  be  admissible  during  the  currency  of  the 
Contract. 
 
7. For  the  above,  any  decision  of  Bank.  In  this  behalf  shall  be  final,  conclusive  and  binding  on 
Bidder / Bidder. 
 
Signature of Bidder: _________________ 
Name                       : _________________ 
Business address     : _________________ 
Offices Seal            : _________________ 
Place:   
Date: 

58
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
CONTRACT FORM 
 
 
THIS  AGREEMENT  made  at…………………  the  ………day  of  …………………….  200        between  IDBI  BANK 
LIMITED, a company registered under the Companies Act, 1956 (1 of 1956) and a banking company 
within the meaning of Section 5 (c) of the Banking Regulation Act, 1949 (10 of 1949) and having its 
registered office  at IDBI Tower, WTC Complex, Cuffe Parade, Mumbai – 400 005 (hereinafter called 
“the  Purchaser”  which  expression  shall  unless  it  be  repugnant  to  the  subject,  context  or  meaning 
thereof  shall  be  deemed  to  mean  and  include  its  successors  and  assigns)  of  the  ONE  PART  and 
…………………………………………………………………………………………………..  (Name  of  Contractor)  of 
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 
(please  specify  the  registered  office  of  the  (Contractor)  (hereinafter  called  “the  Contractor”  which 
expression shall unless it be repugnant to the subject, context or meaning thereof shall be deemed 
to mean and include its successors) of the OTHER PART; 
 
The Purchaser and Contractor are hereinafter collectively referred to as "Parties". 
 
WHEREAS the Purchaser invited bids for certain Services via………………………………. (Brief Description 
of Services) and has accepted a bid by the Contractor for rendering of the Services for the sum of 
……………………… (Contract Price in Words and Figures) (hereinafter called “the Contract Price”). 
 
NOW THIS AGREEEMENT WITNESSETH AND IT IS HEREBY AGREED BY AND BETWEEN THE PARTIES 
HERETO AS FOLLOWS: 
 
1. In  this  Agreement  words  and  expressions  shall  have  the  same  meanings  as  are  respectively 
assigned to them in the Conditions of Contract referred to. 
 
2. The following documents of Bid No._________________________ shall be deemed to form and 
be read and construed as part of this Agreement, viz.,  
  
a. Invitation for Bids 
b. Instructions to Bidders 
c. The Bid form and the price schedule submitted by the Bidder/Contractor; 
d. Service level expectations 
e. The technical & functional specifications ; 
f. The terms and conditions of Contract ; 
g. The purchaser’s notification of award ; 
h. Schedule of dates, amounts etc.   
 

3. In consideration of the payments to be made by the Purchaser to the Contractor as hereinafter 
mentioned, the Contractor hereby agrees and covenants with the Purchaser to provide/render 
the Services and to remedy defects, if any therein, strictly in conformity in all respects with the 
provisions of the Contract. 
4. The  Purchaser  hereby  agrees  and  covenants  to  pay  the  Contractor  in  consideration  of  the 
rendering of the Services and the remedying of defects, if any therein, the Contract price or such 
other sum as may become payable under the provisions of the Contract at the times and in the 
manner prescribed by the Contract. 

59
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
IN  WITNESS  WHEREOF  the  parties  hereto  have  caused  this  Agreement  to  be  executed  on  the  day, 
month and year first above written. 
 
Signed and Delivered by the within named 
 
Signature : 
 
Name : 
 
Date:‐.......................... 
 
IN THE PRESENCE OF 
 
1.  Signature 
 
Name    :‐  ....................... 
 
Address: ‐....................... 
 
 .................................. 
 
 
2.  Signature  
 
Name    :‐  ....................... 
 
Address :   ....................... 
 
 .................................. 
 
Signed and Delivered by  ......... ......................... 
The within named  
 
M/s.   .................................. 
           .................................. 
Date    :‐  ....................... 
 
IN THE PRESENCE OF : 
 
1. Signature              2.  Signature 
 
Name     :‐  .................................       Name :      ……..……………….   
 
Address  :‐  .................................       Address :  ………….…………… 
 
                    ..................................             ……………………….. 
 

60
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
PERFORMANCE SECURITY FORM 
 
Bank Guarantee No.   ___________________________________ 
   
Bank Guarantee Amount   ___________________________________ 
   
Expiry Date   ___________________________________ 
   
Claim Amount  ___________________________________ 
   
Account   M/s. 
 
 
 
GUARANTEE FOR PERFORMANCE OF CONTRACT 
 
 
  THIS GUARANTEE AGREEMENT executed at ___________ this ________ day of _____________ 
Two Thousand Seven 
 
BY : 
 
______________________ Bank, a body corporate constituted under _______________, having its 
Registered  Office/  Head  Office  at  ______________,  and  a  Branch  Office  at 
_____________________________________________________  (hereinafter  referred  to  as  “the 
Guarantor”,  which  expression  shall,  unless  it  be  repugnant  to  the  subject,  meaning  or  context 
thereof, be deemed to mean and include its successors and assigns) 
 
IN FAVOUR OF: 
 
IDBI BANK LIMITED, a company registered under the Companies Act, 1956 (1 of 1956) and a banking 
company within the meaning of Section 5 (c) of the Banking Regulation Act, 1949 (10 of 1949) and 
having  its  registered  office  at  IDBI  Tower,  WTC  Complex,  Cuffe  Parade,  Mumbai  –  400  005  and 
having its Branch Office amongst other places (hereinafter referred to as “Bank” which expression 
shall  unless  it  be  repugnant  to  the  subject,  meaning  or  context  thereof,  be  deemed  to  mean  and 
include its successors and assigns), 
 
1. WHEREAS,  Bank  called  for  the  bids  for  engagement  of  bidder  to  installed  and  commission  of 
network racks at the proposed near DR site and other branches (± 25% of the total) of the Bank.  
M/s……………………… have been appointed as the bidder (hereinafter referred to as " bidder") and 
accordingly has entered into Contract with Bank subject to the terms and conditions contained 
in the said documents and the bidder has duly confirmed the same. 
 
2. AND WHEREAS pursuant to the Bid Documents, the Contract, and the other related documents 
(hereinafter collectively referred to as “the said documents”, the Bank has agreed to avail from 
M/s……………………. and M/s……………………………. has agreed to provide to the Bank  …………………. , 

61
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
more  particularly  described  in  the  Schedule/Annexure  to  the  said  documents  (hereinafter 
collectively referred to as “the Services”), subject to payment of the Contract price as stated in 
the  said  documents  and  also  subject  to  the  terms,  conditions,  covenants,  provisions  and 
stipulations contained the said documents. 
 
3. AND WHEREAS the bidder has duly signed the said documents. 
 
4. AND WHEREAS in terms of the Contract, the bidder has agreed to provide the Services and to 
procure an unconditional and irrevocable performance bank guarantee, in favour of the Bank, 
from  a  bank  acceptable  to  the  Bank  for  securing        ………………………………………………………………. 
towards faithful observance and performance by the bidder of the terms, conditions, covenants, 
stipulations, provisions of the Contract/the said documents.   
 
5. AND WHEREAS at the request of the bidder, the Guarantor has agreed to guarantee the Bank, 
payment  of  the  15%  of  the  Contract  Price  amounting  to  …………………………..(in  words)  towards 
faithful observance and performance by the Bidder of the terms of the Contract.  
 
NOW THEREFORE THIS AGREEMENT WITNESSETH AS FOLLOWS: 
In  consideration  of  the  above  premises,  the  Guarantor  hereby  unconditionally,  absolutely  and 
irrevocably guarantees to the Bank as follows: 
 
1.   The Guarantor hereby guarantees and undertakes to pay, on demand, to the Bank at its office 
at Mumbai forthwith, the ………………………………………. or any part thereof, as the case may be, as 
aforesaid due to the Bank from the bidder, towards any loss, costs, damages, etc. suffered by 
the Bank on account of default of the bidder in the faithful observance and performance of the 
terms,  conditions,  covenants,  stipulations,  provisions  of  the  Contract,  without  any  demur, 
reservation,  contest,  recourse  or  protest  or  without  any  reference  to    the  bidder.  Any  such 
demand  or  claim  made  by  the  Bank,  on  the  Guarantor  shall  be  final,  conclusive  and  binding 
notwithstanding any difference or any dispute between the Bank and the bidder or any dispute 
between the Bank and the bidder pending before any Court, Tribunal, Arbitrator, or any other 
authority. 
 
2.   The  Guarantor  agrees  and  undertakes  not  to  revoke  this  Guarantee  during  the  currency  of 
these presents, without the previous written consent of the Bank and further agrees that the 
Guarantee herein contained shall continue to be enforceable until and unless it is discharged 
earlier by the Bank, in writing. 
 
3.   The Bank shall be the sole judge to decide whether the bidder has failed to perform the terms 
of the Contract for providing the Services by the bidder to the Bank, and on account of the said 
failure what amount has become payable by the bidder to the Bank under this Guarantee.  The 
decision of the Bank in this behalf shall be final, conclusive and binding on the Guarantor and 
the  Guarantor  shall  not  be  entitled  to  demand  the  Bank  to  establish  its  claim  under  this 
Guarantee but shall pay the sums demanded without any objection, whatsoever. 
 
4. To give effect to this Guarantee, the Bank, may act as though the Guarantor was the principal 
debtor to the Bank. 
 

62
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
5. The liability of the Guarantor, under this Guarantee shall not be affected by 
i. any  change  in  the  constitution  or  winding  up  of  the  bidder  or  any  absorption,  merger  or 
amalgamation of the bidder with any other company, corporation or concern; or  
ii. any change in the management of the bidder or takeover of the management of the Bidder 
by the Government or by any other authority; or 
iii. acquisition or nationalisation of the bidder and/or of  any of its undertaking(s) pursuant to 
any law; or 
iv. any change in the constitution of Bank/ bidder; or 
v. any  change  in  the  set  up  of  the  Guarantor  which    may  be  by  way  of  change  in  the 
constitution,  winding up, voluntary or otherwise, absorption, merger or amalgamation or 
otherwise; or  
vi. the  absence  or  deficiency  of  powers  on  the  part  of    the  Guarantor  to  give  Guarantees 
and/or Indemnities or any irregularity in the exercise of such powers. 
 
6. Notwithstanding anything contained hereinabove, the liability of the Guarantor hereunder shall 
not  exceed  the  rupee  equivalent  of  ……………………………………….(in  words)  being  the  15%  of  the 
Contract Price. 
 
7. This  Guarantee  will  expire  on  _______________.    Any  demand  or  claim  under  this  Guarantee 
must  be  received  by  the  Guarantor  by  ______________  and  if  no  such  demand  or  claim  has 
been received by the Guarantor by the date mentioned as aforesaid, then all the rights of the 
Bank under this Guarantee shall cease.   
 
8. For  all  purposes  connected  with  this  Guarantee  and  in  respect  of  all  disputes  and  differences 
under or in respect of these presents or arising therefrom the courts of Bombay city/ Mumbai 
city where the Bank has its Registered Office shall alone have jurisdiction to the exclusion of all 
other courts. 
 
IN WITNESS WHEREOF the Guarantor has caused these presents to be executed on the day, month 
and year first herein above written as hereinafter appearing. 
 
SIGNED AND DELIVERED BY 
the within named Guarantor, 
__________________________, 
by the hand of Shri.__________, 
its authorised official. 
 
 
 
 

63
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
  

Format for Unconditional Acceptance of Terms & Conditions of the RFP 

(To be submitted on the Company’s Letter Head) 

 
 
To,  
 
Advisor (IT), 
IDBI Bank Ltd. 
IDBI Tower, 18th floor, WTC Complex,  
Cuffe Parade, Mumbai – 400 005. 
 
 
Ref: RFP for Network and Telecom Managed Services  
 
This is to confirm that we unconditionally accept all the terms and conditions as mentioned in the 
said RFP floated for IDBI Bank Ltd. regarding Network and Telecom Managed services. 
 
 
 
 
 
Authorized Signatory  
 
 
 
 
(                                               )  
 
Designation  
      Company Stamps 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

64
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
 
 
BANK DETAILS 
(to be included in Technical Bid Envelope) 
 

Successful Bidder is advised to open an Account with Bank. to facilitate easy and timely credit of 
payments for goods delivered / services rendered. 
 
Name of the Bank   
Address of the Bank   
 
 
 
Contact Person   
Telephone No.   
Fax No   
e‐mail 
Over Draft Limit   
Bank Guarantee Limit   
Remarks, if any   
 
Corporate Authorisation details.   
Note: This statement has to be duly attested by the banker.    
 
Signature:            Signature: 
 
Name of the Authorised Person:                  Name of the Authorised Person: 
Designation:          Designation: 
Company Seal          Banker Seal 
All authorisations should be collected. 

65
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 

DEED OF INDEMNITY 
 
  This  Deed  of  Indemnity  executed  at  Mumbai  on  the  ______  day  of  _______  by 
________________________________________ (hereinafter referred to as “the Obligor” which expression 
shall  unless  it  be  repugnant  to  the  context,  subject  or  meaning  thereof,  shall  be  deemed  to  mean  and 
include successors and permitted assigns);  
 
IN FAVOUR OF 
 
  IDBI  Bank  Limited,  a  company  registered  and  incorporated  under  the  Companies  Act,  1956  (1  of 
1956) and a banking company within the meaning of section 5 (c) of the Banking Regulation Act, 1949 (10 of 
1949)  having  its  registered  office  at  IDBI  Tower,  WTC  Complex,  Cuffe  Parade,  Colaba,  Mumbai  –  400  005  
(hereinafter referred to as “Bank” which expression shall, unless it be repugnant to the subject or context or 
meaning thereof, be deemed to mean and include its successors and assigns)  
 
1 WHEREAS  
 
(1) The Obligor has  
 
(a) offered to Bank to supply the equipments (software and hardware) & provide / carry out the Network 
and  Telecom  Managed  services  as  inclusively  stated  under  sections  Service  Level  Expectations  and 
Specifications Systems & Solutions;   
(b) represented  and  warranted  that  they  have  all  permissions,  consents,  approvals  from  all  authorities, 
both regulatory and non‐regulatory, for executing their services to Bank;  
(c) represented and warranted that the aforesaid services offered to Bank do not violate any provisions 
of the applicable laws, regulations or guidelines including legal and environmental. In case there is any 
violation  of  any  law,  rules  or  regulation,  which  is  capable  of  being  remedied  the  same  will  be  got 
remedied immediately during the installation, maintenance and contract period to the satisfaction of 
Bank; 
(d) represented  and  warranted  that  they  are  authorised  and  legally  eligible  and  otherwise  entitled  and 
competent to enter into such contract(s) with Bank;  
 
(2) Bank, relying and based on the aforesaid representations and warranties of the Obligor, has agreed to 
avail  the  services  of  the  Obligor  on  the  terms  and  conditions  contained  in  its  Agreement  dated 
____________________ (the Agreement) with the Obligor; 
 
(3) One  of  the  conditions  of  the  aforesaid  Agreement  is  that  the  Obligor  is  required  to  furnish  an 
indemnity in favour of Bank indemnifying the latter against any loss, damages or claims arising out of 
any violations of the applicable laws, regulations, guidelines during the execution of its services to Bank 
over  the  contract  period  as  also  for  breach  committed  by  the  Obligor  on  account  of  misconduct, 
omission and negligence by the Obligor.  
 
(4) In pursuance thereof, the Obligor has agreed to furnish an indemnity in the form and manner and to 
the satisfaction of Bank as hereinafter appearing;  
NOW THIS DEED WITNESSETH AS UNDER:‐   
  In  consideration  of  Bank  having  agreed  to  award  the  aforesaid  contract  to  the  Obligor,  more 
particularly described and stated in the aforesaid Agreement, the Obligor do hereby agree and undertake 
that:‐ 
 

66
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
(1) The Obligor shall, at all times hereinafter, save and keep harmless and indemnified Bank, including its 
respective directors, officers, and employees and keep them indemnified from and against any claim, 
demand, losses, liabilities or expenses of any nature and kind whatsoever and by whomsoever made 
in  respect  of  the  said  contract  and  any  damage  caused  from  and  against  all  suits  and  other  actions 
that may be instituted taken or preferred against Bank by whomsoever and all losses, damages, costs, 
charges  and  expenses  that  Bank  may  incur  by  reason  of  any  claim  made  by  any  claimant  for  any 
reason whatsoever or by anybody claiming under them or otherwise for any losses, damages or claims 
arising out of all kinds of accidents, destruction, deliberate or otherwise, direct or indirect, from those 
arising  out  of  violation  of  applicable  laws,  regulations,  guidelines  and  also  from  the  environmental 
damages,  if  any,  which  may  occur  during  the  contract  period.  However,  the  liability  of  the  Obligor 
shall not exceed the contract price / bid price as stated in the aforesaid Agreement. 
 
(2) The Obligor further agrees and undertakes that the Obligor shall, during the contract period, ensure 
that all the permissions, authorisations, consents are obtained from the local and/or municipal and/or 
governmental  authorities,  as  may  be  required  under  the  applicable  laws,  regulations,  guidelines, 
orders framed or issued by any appropriate authorities.   
 
(3) The Obligor further agrees to provide complete documentation of all sub‐systems, operating systems, 
systems software, utility software and other software, they are having. The Obligor shall also provide 
licensed  software  for  all  software  services,  whether  developed  by  it  or  acquired  from  others  for 
performing the obligations under the Contract. The Obligor shall also indemnify and keep indemnified 
IDBI  against  any  levies  /  penalties  /  claims  /  demands  litigations,  suits,  actions,  judgements,  and  or 
otherwise ion account of any default and or breach and or otherwise in this regard.  
 
(4) If any additional approval, consent or permission is required by the Obligor to execute and perform 
the contract during the currency of the contract, they shall procure the same and/or comply with the 
conditions stipulated by the concerned authorities without any delay.  
 
(5) The  obligations  of  the  Obligor  herein  are  irrevocable,  absolute  and  unconditional,  in  each  case 
irrespective of the value, genuineness, validity, regularity or enforceability of the aforesaid Agreement 
or the insolvency, bankruptcy, re‐organisation, dissolution, liquidation or change in ownership of Bank 
or  Obligor  or  any  other  circumstance  whatsoever  which  might  otherwise  constitute  a  discharge  or 
defence of an indemnifier. 
 
(6) The obligations of the Obligor under this deed shall not be affected by any act, omission, matter or 
thing which, would reduce, release or prejudice the Obligor from any of the indemnified obligations 
under  this  indemnity  or  prejudice  or  diminish  the  indemnified  obligations  in  whole  or  in  part, 
including in law, equity or contract (whether or not known to it, or to Bank). 
 
(7) This indemnity shall survive the aforesaid Agreement. 
(8) Any  notice,  request  or  other  communication  to  be  given  or  made  under  this  indemnity  shall  be  in 
writing addressed to either party at the address stated in the aforesaid Agreement and or as stated 
above. 
 
(9) This indemnity shall be governed by, and construed in accordance with, the laws of India. The Obligor 
irrevocably  agrees  that  any  legal  action,  suit  or  proceedings  arising  out  of  or  relating  to  any  this 
indemnity may be brought in the Courts/Tribunals at Mumbai. Final judgement against the Obligor in 

67
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
any such action, suit or proceeding shall be conclusive and may be enforced in any other jurisdiction, 
by suit on the judgement, a certified copy of which shall be conclusive evidence of the judgement, or 
in  any  other  manner  provided  by  law.  By  the  execution  of  this  indemnity,  the  Obligor  irrevocably 
submits to the exclusive jurisdiction of such Court/Tribunal in any such action, suit or proceeding. 
 
(10) Bank may assign or transfer all or any part of its interest herein to any other person. Obligor shall not 
assign or transfer any of its rights or obligations under this indemnity, except with the prior written 
consent of IDBI. 
 
IN WITNESS WHEREOF the Obligor has signed these presents on the day, month and year first above 
written.   
 
Signed and Delivered on behalf of     ) 
 
(      ___________________                     )    
 
by the hand of  ___________________,)  
 
_________, the authorised official          ) 
 
of the Obligor                                        ) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

68
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 
Section VI 
Annexure A
 
Details of links  
 
   Link Count Till December 2012    
Sr No.  Link Type  Bandwidth   Link Count 
1  Leased Line   64Kbps   106 
2  Leased Line   128Kbps   330 
3  Leased Line   256Kbps   481 
4  Leased Line   512Kbps   55 
5  Leased Line   1Mbps   5 
6  Leased Line   2Mbps   101 
7  Leased Line   10Mbps   20 
8  Leased Line   20Mbps   1 
9  Leased Line   45Mbps   14 
10  Tulip RF   64/128/256/512/2   42 
11  BSNL VSAT   64 kbps   91 
12  HECL VSAT   32 kbps  35 
13  BSNL CDMA   NA  35 
  Total count    1316 
  Upcoming links  As per requirement.   184 
  Total Links   1500 
 
IDBI Bank Locations  

Sr. No   IDBI Bank  Location  Location from where the vendor 

  would provide support 

Note: Bidder to submit the location‐mapping chart along with the RFP document 
 
List of branches is provided in separate excel sheet 

69
 RFP For Network and 
IDBI Bank Ltd.  Telecom Managed 
Services 

                                    
ANNEXURE B 
 
REPORTS 

Submission of following reports to the bank. 
 
1. Daily Link status report for primary/backup link failure, offline branches   
2. Prepare analytical report with NMS provided by Bank 
3. Bandwidth utilization reports application‐wise, protocol wise and link‐wise etc. 
4. Weekly reports – Link and device availability. 
5. Monthly reports – Network asset details, SLA calculations for links vendor‐wise   
6. Call status report – Daily / monthly 
7. ISDN usages report ‐ Daily / monthly 
8. Link performance (QoS) reports vendor‐wise, incidence & change reports, report on 
frequent downtime observed for any particular link 
9. SLA calculation report link and vendor‐wise. 
10. Daily/Weekly reports of Trouble Tickets logged, their reason for failure, status of closure and 
time taken to resolve. 
11. WAN equipments/Network Assets inventory Report including Model, IOS, DRAM, Flash 
RAM, Interface card details with other hardware available in the equipments. 
12. Availability Report of ISDN and other backup links, their usage, test results for periodic tests. 
13. Device uptime and Health report for all network assets 
14. Health Report on all links including report on CRC errors, Jitters, Latency, Packet Loss etc. 
15. MTTR (Mean time to repair) report for every WAN link and device. 
16. Threshold violation report/CPU utilization report /Syslog analysis report for networking 
equipments. 
17.  LL and backup Link commissioning reports on weekly basis.  
18. Maintain monthly report on the total links of IDBI with details like bandwidth, branch id, 
circuit id, data circuit numbers, commissioning dates etc. 
19. ACL management related reports, configuration change and incident management reports. 
20. Any other reports on network status/monitoring etc. as may be desired / designed by Bank 
in due course. 

*********** 
 

70