TEKNOSI, Vol. 2, No.

2, Agustus 2016 17

Sistem Informasi Kegiatan Penelitian dan

Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas
Respati Yogyakarta
Hamzah*
Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Respati Yogyakarta
Jl. Laksda Adisucipto Km 6.3 Depok Sleman Yogyakarta
(corresponding author) mrhamzahst@gmail.com*

Abstract—
Abstract— Research and Service Unit of the Community is one of the units at the University Respati Yogyakarta tasked to
manage research activities and community service conducted by a lecturer. In the data processing activities
activities of the research activities
and community service are still having some problems that the lack of database used for the collection of data related to the track
record of research activities and community service by faculty and document archiving system system still shaped paper that affected
documents, the loss of documents , space efficiency and data search. Research conducted aims to develop information systems that that
can perform data processing, research and community service activities in Research and Service
Service Unit At University Community Respati
Yogyakarta. Data processing refers to the faculty workload components in the field of research and community service. Method
development carried out by the system analysis stage, system design, coding and implementation
implementation of the system. Future software
development web-
web-based development tools using the programming language PHP and MySQL as DBMS. From the results of design and
implementation of a system that has been done has been able to do a track record of processing activities in the field of research and
community service by the lecturers as well as supporting data storage support activities in the form of electronic documents.

Keyword—
Keyword— Information Systems, Research, Service to the community, Lecturer.
Lecturer.

Intisari— Unit Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat merupakan salah satu unit di Universitas Respati Yogyakarta
yang bertugas untuk mengelola kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen. Dalam proses
pengolahan data kegiatan kegiatan
kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat masih mengalami beberapa permasalahan yaitu
belum adanya basisdata yang digunakan untuk pengumpulan data terkait rekam jejak kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat oleh dosen dan sistem pengarsipan
pengarsipan dokumen masih berbentuk kertas yang berdampak pada kerusakan dokumen,
hilangnya dokumen, efesiensi ruang dan pencarian data. Penelitian yang dilakukan bertujuan mengembangkan sistem informasi yang
yang
dapat melakukan proses pengolahan data penelitian dan
dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Unit Penelitian dan Pengabdian
Pada Masyarakat Universitas Respati Yogyakarta. Pengolahan data mengacu pada komponen beban kerja dosen dibidang penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat. Metode pengembangan dilakukan
dilakukan dengan tahapan analisa sistem, perancangan sistem, coding
dan implementasi sistem. Pengembangan perangkat lunak nantinya berbasis web dengan perangkat pengembangan menggunakan
bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai DBMS. DBMS. Dari hasil rancang bangun sistem dan implementasi yang sudah dilakukan
telah mampu melakukan pengolahan rekam jejak kegiatan dibidang penelitian dan pengabdian masyarakat oleh dosen serta
dukungan penyimpanan data penunjang kegiatan berupa dokumen elektronik.

Kata Kunci—
Kunci— Sistem Informasi,
Informasi, Penelitian, Pengabdian kepada masyarakat, Dosen

I. PENDAHULUAN
Suatu perguruan tinggi tidak telepas dari kegiatan tri dharma yang wajib dilaksanakan oleh sivitas akademika
khususnya dosen. Seorang dosen berkewajiban untuk menjalankan kegiatan tri dharma yaitu pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Segala kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang
dilakukan oleh dosen secara terkoordinir dikelola oleh lembaga/unit pada suatu perguruan tinggi. Unit Penelitian dan
Pengabdian Pada Masyarakat merupakan salah satu unit pada Universitas Respati Yogyakarta yang bertugas dalam
mengolah data rekam jejak kegiatan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat oleh dosen yang selama ini
kegiatan pengolahan data hanya dilakukan dengan perangkat lunak perkantoran dan keterbatasan ruang dan tempat
penyimpanan dokumen kegiatan yang berdampak pada kebutuhan sarana kerarsipan dan pengelolaan dokumen.
Seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi khususnya perkembangan jaringan komputer dan
internet memberikan dampak yang baik bagi perkembangan perangkat lunak dalam kegiatan pengolahan data.
Beberapa upaya sudah dilakukan dalam penelitian terkait pemanfaatan teknologi infomasi. Adapun beberapa penelitian
yang penah dilakukan adalah sebagai berikut: berdasarkan penelitian [1], melakukan mengembangkan sistem informasi

Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian .. ISSN 2476 - 8812

18 TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016
database pada LP2M UNES dengan membangun aplikasi berbasis WEB dengan bahasa pengembangan PHP dan
database yang digunakan adalah MySQL. berdasarkan hasil penelitian [2], melakukan pengembangkan aplikasi tools
dalam menghitung kinerja dosen dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan metode AHP
dengan menggunakan excel. Selanjutnya berdasarkan penelitian [3] melakukan Deskriptif Analisis untuk mengetahui
faktor-faktor yang hubungan terkait pemanfaatan sistem informasi akademik pada suatu perguruan tinggi. Dari hasil
penelitian disimpulkan bahwa salah satu faktor yaitu pengembangan TIK pada suatu perguruan tinggi merupakan salah
satu faktor pemanfaatan Sistem Informasi pada suatu perguruan tinggi dapat dilakukan secara maksimal.
Berdasarkan latar belakang pemasalahan tersebut diatas dan mengacu pada beberapa hasil penelitian yang
sudah dilakukan maka penelitian bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat oleh dosen yang dimanfaatkan oleh Unit Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat Universitas Respati
Yogyakarta sebagai basisdata penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang bukan hanya pengolahan data pada
basisdata namun juga digitalisasi hasil penelitian berupa dokumen elektronik. Hasil penelitian nantinya juga berupa hasil
karya ilmiah yang dipublikasikan dan menjadi referensi penelitian lanjutan untuk dapat mengembangkan perangkat
lunak yang lebih baik.

II. METODOLOGI PENELITIAN

A. Desain Penelitian
Desain penelitian yaitu tahapan yang akan dilakukan dalam melakukan penelitian untuk mempermudah dalam
melakukan penelitian. Desain Penelitian yang dilakukan dengan beberapa metode yaitu: metode pengumpulan data
dengan melakukan wawancara, observasi terhadap proses bisnis berjalan saat ini, dukungan infrastruktur, penggunaan
perangkat lunak, Sumber Daya Masyarakat dan studi litertur terkait dokumen kepada pihak terkait dalam hal ini Unit
Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat. Langkah berikut dari desain penelitian adalah dengan metode
pengembangan perangkat lunak dengan melakukan beberapa tahapan seperti : analisa, perancangan, coding dan
implementasi sistem. Adapun gambaran dari desain sistem seperti pada gambar 1.

Gambar 1. Desain Penelitian

ISSN 2476 - 8812 Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian ..

TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016 19

B. Metode Pengumpulan Data

1) Studi Pustaka
Tahap ini merupakan tahapan pengumpulan pengetahuan dari sumber buku, hasil penelitian yang mendukung
penelitian , dokumen terkait penelitian dan kegiatan pengabdian masyarakat.
2) Studi Lapangan
Melakukan pengamatan langsung dari proses pengolahan data penelitian dan kegiatan pengabdian masyarakat
yang saat ini sedang berjalan untuk dapat dilakukan kajian dalam pengembangan sistem

C. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode Pengembangan perangkat lunak ini nantinya menggunakan beberapa tahap pengembangan, yaitu: analisa,
desain, pengkodean dan implementasi.

D. Alat Penelitian
1) Hardware yang digunakan pada penelitian ini adalah :
a) PC
b) Printer
c) Koneksi Internet
2) Software yang digunakan pada penelitian ini adalah:
a) Webserver : XAMPP
b) Browser
c) PHP Programming

E. Bahan Penelitian
Bahan penelitian dalam objek penelitian ini adalah berbagai entitas menyangkut proses pengolahan data penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat di Unit Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat Universitas Respati Yogyakarta
yang meliputi :
1) Daftar Dosen
2) Pedoman/Prosedur Penelitian
3) Dokumen Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Analisa Sistem
Tahapan awal dari pengembangan sistem adalah melakukan identifikasi permasalahan dalam hal ini melakukan
melakukan pengumpulan data melalui studi lapangan dan mengkaji dari beberapa pustaka sebagai analisa awal atas
permaslahan terkait pengelolaan data kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun proses bisnis
yang sudah berjalan dalam pengelolaan data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Unit Penelitian dan
Pengabdian Pada Masyarakat Universitas respati Yogyakarta seperti pada gambar 2.

Gambar 2 . Proses Bisnis berjalan

Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian .. ISSN 2476 - 8812

20 TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016
Berdasarkan dari pustaka terkait tugas dan tanggung jawab dari dosen dalam melaksanakan tridharma penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dan kontribusi kegiatan terhadap institusi seperti pada gambar 3.

Gambar 3 . Kontribusi Kegiatan Tridharma Dosen

Kesimpulan yang diperoleh pada analisa awal adalah sebagai berikut:

1) Pengarsipan dokumen hasil penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat masih berupa kertas yang
tentunya rentan kerusakan yang disebabkan faktor lingkungan seperti suhu maupun hewan yang berrdampak
pada perawatan dokumen.
2) Membutuhkan ruang luas dan rak yang semakin banyak dikarenakan meningkatnya dokumen hasil penelitian
dan kegiatan pengabdian masyarakat yang berdampak pada biaya.
3) Dalam kegiatan sehari-hari setiap personil di Unit sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dan
sudah terkoneksi jaringan komputer antar komputer namun hanya digunakan untuk mengakses internet dan
belum dimanfaatkan secara maksimal untuk mengolah data.
4) Beberapa pengolahan data sudah menggunakan perangkat lunak khusus untuk mengolah data seperti
pengolahan data jurnal dan sudah memilliki website namun belum memiliki perangkat lunak khusus dalam
mengolah data penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

B. Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berikut ini tabel perbedaan prosedur antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan. Seperti apda tabel 1.

TABEL 1
PERBEDAAN SISTEM PROSES BERJALAN DAN SISTEM USULAN
Sistem berjalan Sistem Usulan
- Pengolahan data kegiatan dibidang penelitian - Pengolahan data kegiatan dibidang penelitian dan
dan PkM masih dilakukan secara manual PkM sudah dilakukan terkomputerisasi
- Penyimpanan dokumen kegiatan dibidang - Penyipanan sudah dalam bentuk dokumen
penelitian dan PkM masih dalam bentuk kertas elektronik
- Tidak ada pengamanan data - Memiliki hak akses yang berbeda pada masing-
masing pengguna
- Informasi terbatas - Informasi dapat diperbaharui dengan cepat dan
mudah
- Pencarian data lama - Data cepat diakses

C. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan dari analisa awal yang dilakukan dalam pengumpulan data yang meliputi:
rancangan arsitektur sistem, model proses, model dan antarmuka input serta output yang akan dibangun.

ISSN 2476 - 8812 Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian ..

TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016 21

1) Arsitektur Sistem
Merupakan gambaran secara global dari sistem yang akan dikembangankan. Adapun gambaran sistem yang
akan dikembangkan seperti pada gambar 4.

Gambar 4 . Arsitektur sistem

2) Model Proses
Rancangan model proses dimaksudkan merupakan diagram alir sistem yang akan dikembangkan terkait
hubungan input, proses dan output, seperti gambar 5.

Gambar 5 . Diagram Konteks

Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian .. ISSN 2476 - 8812

22 TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016

3) Model Data
Model data merupakan rancangan basis data yang akan dikembangan dengan tahapan desain logikal dan
rancangan fisikal dari hasil desain pada model proses. Adapun desain model fisikal dari hasil rancangan seperti
pada gambar 6.

Gambar 6 . Struktur database

4) Input/Output Sistem
Merupakan rancangan antarmuka aplikasi dari antarmuka input, proses dan output. Rancangan antarmuka
disesuaikan berdasarkan kebutuhan fungsional sistem. Adapun rancangan desain antarmuka terkait input,
proses dan output dibidang penelitian dan dan bidang pengabdian kepada masyarakat. Antarmuka dalam
mengolah data kegiatan dosen dibidang penelitian yang meliputi:
a) Penelitian
b) Penulisan Buku
c) Penulisan Buku Internasional
d) Menyunting Buku
e) Menterjemahkan Buku

ISSN 2476 - 8812 Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian ..

TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016 23

f) Membuat Diktat/Modul/Buku Ajar

g) Menulis Artikel Ilmiah
h) Menulis Poster
i) HAKI
j) Menulis Jurnal Ilmiah.

Antarmuka dalam mengolah data kegiatan penelitian dosen dibidang pengabdian kepada masyarakat yang meliputi:
a) Penyuluh/ Pendamping/ Pembimbing
b) Menulis hasil Pengabdian Kepada Masyarakat

D. Pengujian Program
Pengujian program dilakukan untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang ada dan untuk memastikan kebenaran
dalam penulisan kode yang terdapat sistem. Berikut ini metode pengujian sistem yang diusulkan dengan
menggunakan blackbox testing . Seperti pada tabel 2:

TABEL 2
HASIL PENGUJIAN PROGRAM MENGGUNAKAN BLACKBOX TEST

No. Skenario Test Case Harapan Hasil

1 Berhasil Melakukan Username: admin, Berhasil masuk ke beranda valid
login password: admin
2 Tidak mengisi seluruh Username: password: Username dan password yang anda masukan salah valid
field pada saat login
3 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list penelitian dan dapat valid
penelitian penelitian ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
4 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list penulisan buku dan dapat valid
penulisan buku penulisan buku ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
5 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list penulisan buku Internasional dan valid
penulisan buku penulisan buku dapat ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
Internasional Internasional
6 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list menterjemahkan buku dan dapat valid
menterjemahkan buku menterjemahkan buku ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
7 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list menyunting buku dan dapat valid
menyunting buku menyunting buku ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
8 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list poster/prosiding dan dapat valid
poster/prosiding poster/prosiding ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
9 Berhasil olah data Hak Add, edit, delete,view data Data tampil pada list Hak Paten/HKI dan dapat valid
Paten/HKI Hak Paten/HKI ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
10 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list Publikasi Ilmiah dan dapat valid
Publikasi Ilmiah Publikasi Ilmiah ditambah,diubah, tampil detail dan dihapus
11 Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list Penyuluhan, Bimbingan Kegiatan valid
Penyuluhan, Penyuluhan, Bimbingan PkM dan dapat ditambah,diubah, tampil detail dan
Bimbingan Kegiatan Kegiatan PkM dihapus
PkM
Berhasil olah data Add, edit, delete,view data Data tampil pada list Menulis pada publikasi ilmiah valid
Menulis pada publikasi Menulis pada publikasi PkM dan dapat ditambah,diubah, tampil detail dan
ilmiah PkM ilmiah PkM dihapus
12 Berhasil menampilkan Input filter tahun Data berhasil tampil pada laporan pada masing- valid
jumlah kegiatan akademik, fakultas, masing kegiatan bidang penelitian berdasarkan input
dimasing-masing program studi untuk setiap kriteria
kegiatan dibidang kegiatan dibidang
penelitian berdasarkan penelitian
input kriteria laporan
13 Berhasil menampilkan Input filter tahun Data berhasil tampil pada laporan pada masing- valid
jumlah kegiatan akademik, fakultas, masing kegiatan bidang PkM berdasarkan input
dimasing-masing program studi untuk setiap kriteria
kegiatan dibidang kegiatan dibidang
penelitian berdasarkan penelitian
input kriteria laporan

Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian .. ISSN 2476 - 8812

24 TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016
E. Implementasi Sistem
Implementasi merupakan tahapan dari pengembangan sistem setelah dilakukan tahapan rancangan dan coding.
Aplikasi merupakan aplikasi berbasis web sehingga untuk dapat mengakses aplikasi dibutuhkan browser (Mozilla firefox
atau Google Chrome). Dalam uji coba aplikasi ini aplikasi pada webserver dengan mengetikkan pada browser :
http://litabmas.respati.ac.id. Tampilan halaman awal browser akan tampak seperti pada gambar 7.

Gambar 7 . Aplikasi – Menu Login

Halaman login merupakan halaman awal untuk dapat masuk ke aplikasi dengan hak akses pada masing-masing
pengguna sebagai salah satu bentuk keamanan sistem. Adapun hak akses pengguna terbagi atas: Operator, pimpinan
dan dosen.
Hak akses yang diberikan masing-masing pengguna akan membatasi ahak akses dari aplikasi. Salah satu contoh
tampilan halaman aplikasi adalah menu pada dibidang penelitian seperti pada gambar 8.

Gambar 8 . Aplikasi- Kegiatan dibidang penelitian

Dalam proses input data kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, seorang dosen melakukan
pengisian data kegiatan baik rekam jejak kegiatan dan dokumen kegiatan yang harus di upload. Salah satu contoh
proses input data kegiatan seperti pada gambar 9.

ISSN 2476 - 8812 Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian ..

TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016 25

Gambar 9 . Kegiatan penyuluhan/pendampingan pada masyarakat

Adapun output/laporan yang dihasilkan oleh sistem setelah proses input data dibidang penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat. Beberapa contoh output/laporan yang dihasilkan seperti pada gambar 10 dan 11.

Gambar 10 . Laporan penelitian tingkat fakultas/prodi

Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian .. ISSN 2476 - 8812

26 TEKNOSI, Vol. 2, No. 2, Agustus 2016

Gambar 11 . Laporan rekapitulasi kegiatan dibidang penelitian

IV. K ESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pengembangan perangkat lunak diperoleh beberapa kesimpulan, yaitu :
1) Sistem yang dikembangkan sudah mampu mengolah data kegiatan dibidang penelitian dan kegiatan pengabdian
kepada masyarakat.
2) Pengguna/Dosen dapat melakukan pengolahan data terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat oleh dosen yang bersangkutan dengan hak akses yang berbeda-beda.
3) Sistem mampu mengolah data dokumen secara elektronik untuk setiap kegiatan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat.

UCAPAN TERIMA K ASIH

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Resapti Yogyakarta yang telah memberi dukungan financial
terhadap penelitian ini

REFERENSI

[1] Andrasto, T. (2013). Pengembangan Sistem Database Hasil Penelitian. Jurnal Teknik Elektro, Vol. 5 No. 2, 64-68.
[2] Eniyati, S., & Santi, R. C. (2010). Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Prestasi Dosen. Jurnal Teknologi
Informasi DINAMIK, Volume XV, No.2, 136-142.
[3] Indrayani, E. (2011). Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi. Jurnal Penelitian Pendidikan, Vol. 12 No.
1(1), 45-60.

ISSN 2476 - 8812 Hamzah: Sistem Informasi Kegiatan Penelitian ..