Die BBAW gehört zu den Erstunterzeichnern der "Berliner Erklärung zum Open Access " und hat als Mitglied der Union der deutschen Akademien der Wissenschaften die "Göttinger Erklärung zum Urheberrecht für Bildung und Wissenschaft" vom 5. Juli 2004 unterzeichnet. Durch den Betrieb ihres edoc-Server unterstützt sie das in der Berliner Open Access Strategie erklärte Ziel, ihre Publikationen für jedermann zu jeder Zeit von jedem Ort kostenlos verfügbar zu machen.

Der edoc-Server der Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften (BBAW) bietet als institutionelles Repositorium allen Mitgliedern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der BBAW die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Schriften. Ziel ist es, die Publikationen unter Einhaltung anerkannter Qualitätsstandards im Internet für Forschung und Lehre bereitzustellen, den freien Zugriff auf diese Dokumente zu gewährleisten, ihre Langzeitarchivierung, dauerhafte Auffindbarkeit und Zitierbarkeit sicherzustellen sowie einen zentralen Nachweis elektronischer Publikationen der BBAW zu führen.

Folgende Dokumentenarten werden über den edoc-Server gespeichert, erschlossen, archiviert und verbreitet:

• Publikationen der BBAW und ihrer Vorgängerakademien;

• durch Mitglieder, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BBAW verfasste Publikationen wissenschaftlichen Inhalts;

• durch Mitglieder, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BBAW herausgegebene Publikationen wissenschaftlichen Inhalts.

Es kann sich dabei sowohl um native elektronische Dokumente als auch um elektronische Versionen gedruckter Publikationen handeln. Einbezogen sind bedeutsame, aus inhaltlichen, konservatorischen oder aus Gründen der ortsunabhängigen Verfügbarkeit retrodigitalisierte ältere Bestände der Akademiebibliothek. Langfristig soll der edoc-Server ein digitaler Ausweis der wissenschaftlichen Produktion der BBAW werden. Er weist die Forschungsergebnisse zentral nach und reichert sie durch bibliographische Daten an.

Vor dem Hintergrund ihres Bekenntnisses zum Open Access, dem 2017 zuletzt geänderten Urheberrechtsgesetz  sowie den Strategien der verschiedenen nationalen und europäischen Wissenschaftsfördereinrichtungen6 hat die Akademie einen Publikationsausschuss (ab 2001) eingerichtet, der beim Abschluss von Verlagsverträgen auf die Wahrung der elektronischen Rechte zur Sicherstellung der digitalen Zugänglichkeit der Publikationen auf dem edoc-Server – ggf. nach einer Sperrfrist – achtet und auf diese Weise die dauerhafte und freie Verfügbarkeit des erarbeiteten wissenschaftlichen Wissens sicherstellt.

Sofern in den Metadaten nicht anders vermerkt, stehen die auf dem edoc-Server publizierten Dokumente unter der jeweils aktuellen Creative Commons Lizenz mit Namensnennung.

Alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der BBAW sind aufgefordert, ihre eigenen Publikationen in dem für die Langzeitarchivierung geeigneten und durchsuchbaren Format PDF/A auf dem e-doc-Server zugänglich zu machen, um deren langfristige elektronische Zugänglichkeit und Nachnutzung zu gewährleisten. Einem bei der Veröffentlichung beteiligten Verlag gegenüber ist beim Abschluss eigener Verlagsverträge auf die Einräumung des exklusiven zumindest aber des einfachen elektronischen Nutzungsrechtes zu dringen, das ggf. nach Ablauf einer Sperrfrist erlaubt, die Publikation auf dem edoc-Server der Akademie zu veröffentlichen.

Sollte der Verlag hierzu nicht bereit sein, greifen zumindest für Veröffentlichungen in Zeitschriften die vom Gesetzgeber verabschiedeten Regelungen des Urheberrechtsgesetzes  (zuletzt geändert am 1. September 2017). Dort heißt es im § 38 Abs. 4:

Der Urheber eines wissenschaftlichen Beitrags, der im Rahmen einer mindestens zur Hälfte mit öffentlichen Mitteln geförderten Forschungstätigkeit entstanden und in einer periodisch mindestens zweimal jährlich erscheinenden Sammlung erschienen ist, hat auch dann, wenn er dem Verleger oder Herausgeber ein ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt hat, das Recht, den Beitrag nach Ablauf von zwölf Monaten seit der Erstveröffentlichung in der akzeptierten Manuskriptversion öffentlich zugänglich zu machen, soweit dies keinem gewerblichen Zweck dient. Die Quelle der Erstveröffentlichung ist anzugeben. Eine zum Nachteil des Urhebers abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Mit der Einstellung auf den edoc-Server räumt der Autor der BBAW die einfachen räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkten, übertragbaren und lizenzierbaren Rechte zur Verwertung des Beitrags ein. Das schließt insbesondere das Recht ein,

• Den Beitrag elektronisch zu speichern und in Datennetzen (auch im Internet) öffentlich zugänglich zu machen;

• Formate zum Zwecke der Langzeitarchivierung unter Bewahrung des Inhalts zu konvertieren;

• Jedermann zu erlauben, die Veröffentlichung unter Beachtung der Nutzungsbedingungen für jeden verantwortlichen Zweck zu kopieren, zu benutzen, zu verteilen, zu übertragen und abzubilden. Wenn nichts anderes schriftlich vereinbart ist, gilt die jeweils aktuelle Creative Commons Licence mit Namensnennung.

Die Akademie ist insbesondere berechtigt, an die Deutsche Nationalbibliothek in Frankfurt bzw. Leipzig Unterlizenzen zu erteilen.

Die Einräumung der Rechte erfolgt zeitlich unbegrenzt. Der Autor ist nicht berechtigt, die Löschung oder Sperrung des Beitrags zu verlangen, es sei denn, es liegen zwingende rechtliche Gründe vor. Bei einer etwaigen Beendigung des Autorenvertrags bleiben bereits bestehende Lizenzverträge und die Wirksamkeit bereits erteilter Lizenzen an Dritte unberührt.

Die Beachtung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente. Die BBAW haftet nicht für aus der Verletzung von Urheber- und Verwertungsrechten resultierende Schäden, sofern kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden der BBAW vorliegt. Der Autor stellt die Akademie vollständig und umfassend von sämtlichen Ansprüchen Dritter inkl. der ggf. anfallenden Rechtsverfolgungskosten frei.

Unter dem Begriff „elektronisches Dokument“ wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, das in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird; es kann in der Form eines Text-, Audio- oder Videodokuments bzw. als Mischung dieser Formate vorliegen. Ein über den edoc-Server zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

• Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.

• Das Dokument ist abgeschlossen. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert und bei der alten Version auf die neueste Version hingewiesen.

• Es entspricht den von der Akademie vorgegebenen technischen Parametern.

• Es ist frei von technischen Schutzmaßnahmen (kein Passwortschutz, kein Druckschutz usw.).

Der edoc-Server gewährleistet die Langzeitarchivierung und das dauerhafte Auffinden sowie die Zitierbarkeit der Dokumente. Zur langfristigen, global eindeutigen und ortsunabhängigen Referenzierbarkeit erhält jedes Dokument außer der URL auch einen Persistent Identifier nach dem urn:nbn-Schema der Deutschen Nationalbibliothek. Sofern von der Union der deutschen Akademien darüber hinausgehende Empfehlungen erarbeitet werden, werden diese nach Möglichkeit implementiert.

Grundsätzlich wird die dauerhafte und freie Verfügbarkeit der Dokumente angestrebt, die das Lesen, Herunterladen, Kopieren, Verteilen, Ausdrucken und das Suchen im Text beinhaltet.

Die auf dem edoc-Server abgelegten Dokumente sind in Open Access-Repositorien wie BASE (Bielefeld Academic Search Engine) und dadurch auch im Karlsruher Virtuellen Katalog (KVK) nachgewiesen. Auf dem edoc-Server selbst können die Dokumente über ihre bibliographischen Metadaten und eine Volltextsuche recherchiert werden. Dynamisch erstellte Ergebnislisten helfen dabei, die gesuchten Inhalte zu identifizieren. Listen ermöglichen das Durchstöbern der Inhalte des edoc-Servers.

Durch die Erzeugung einer Prüfsumme (Hash-Code) wird ein Schutz der Dokumente gegen Verfälschungen angestrebt. Für den Hash-Code wird derzeit der MD5-Message-Digest-Algorithmus benutzt. Der Hash-Code wird beim Dokument gespeichert. Falls ein Probelauf mit dem MD5 eine abweichende Zahl ergibt, muss von einer Veränderung des Dokuments ausgegangen werden.

Betrieb und Weiterentwicklung des edoc-Servers sind eingebunden in nationale und internationale Initiativen und Projekte wie die Open Archives Initiative  (OAI), Dublin Core Metadata Initiative  oder die Deutsche Initiative für Netzwerkinformation  (DINI).

Um eine effektive inhaltliche Suche auf nationaler und internationaler Ebene zu erreichen, wird jede neue Publikation mit bibliographischen und technischen Metadaten nach dem Dublin Core-Format sowie inhaltlich mindestens durch einen Titel und eine klassifikatorische Zuordnung zu einer Fachgruppe der Dewey Decimal Classification (DDC) durch das Personal der Akademiebibliothek erschlossen. Den Autoren werden darüber hinaus im Meldeformular folgende Sacherschließungsinstrumente angeboten:

• Die Eingabe von Abstracts in mehreren Sprachen;

• die Eingabe von Schlagworten gemäß der Gemeinsamen Normdatei (GND);

• die Eingabe freier Schlagworte/Tags in mehreren Sprachen.

Sämtliche vom Autor über das elektronische Anmeldeformular eingegebenen Metadaten werden vom Personal der Akademiebibliothek geprüft und gegebenenfalls korrigiert oder ergänzt.

Der edoc-Server wird inhaltlich von der Akademiebibliothek und technisch vom Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg  (KOBV) betrieben. Informationstechnische Unterstützung leistet das Referat TELOTA-IT/DH der BBAW.

Die elektronische Veröffentlichung ist für Mitglieder, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BBAW kostenfrei.

Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über den edoc-Server erfolgt in der Regel über ein Uploadformular auf dem edoc-Server . Die Übertragung elektronischer Dokumente, die auf dem edoc-Server gespeichert und publiziert werden sollen, erfolgt über das Publikationsmodul  des institutionellen Repositoriums; es ist über die Startseite des edoc-Servers allen Nutzerinnen und Nutzern zugänglich. Die Freischaltung erfolgt nach passwortgeschützter Anmeldung durch autorisierte Administratoren. Die für die Veröffentlichung notwendigen zusätzlichen Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden nach Absprache betreut oder durchgeführt. Ausführliche Hinweise erhält die Nutzerin/der Nutzer hier .

Ansprechpartner für alle den edoc-Server betreffenden Fragen ist die Akademiebibliothek (bib.edoc(at)bbaw.de ) / Tel.: +49 (0)30 20370 -457/ -504 / -487

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