ORGANIZACI

ÓN DE
EVENTOS
¿QUÉ ES UN EVENTO ?

El evento es una actividad

que requiere ser planeada,
ejecutada, controlada,
encaminada a lograr objetivos
propuestos, bien sea de índole
empresarial, asociativo o
particular.
 ¿QUIENES PARTICIPAN ?

Los eventos reúnen diferentes personas

que pertenecen a distintos colectivos,
con identidad e intereses propios .
En ellos se intercambian opiniones y
puntos de vista sobre asuntos o
acontecimientos específicos
relacionados con temas empresariales,
sociales, culturales, religiosos,
deportivos o científicos.
 ¿QUE REALIZAN?

En ellos se intercambian opiniones y

puntos de vista sobre asuntos o
acontecimientos específicos
relacionados con temas
empresariales, sociales, culturales,
religiosos, deportivos o científicos.
 ÉXITO DEL EVENTO

El éxito de un evento depende

de su planeación detallada, sin
desconocer la importancia de las
demás etapas que contribuyen en
gran medida al logro de los
objetivos propuestos .
¿QUIENES INTERVIENEN?

En un evento intervienen tres clases

de agentes que son:

Organizadores,
Conferencistas,
Asistentes e
Invitados.
 ORGANIZADORES

El grupo de personas encargadas de planear,

dirigir, organizar y realizar el evento.
En este grupo se encuentra:
El Coordinador General
El Coordinador Administrativo
El Coordinador de Servicios Generales
El Coordinador de Relaciones Publicas
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COORDINADOR GENERAL

COMITÉ COMITÉ COMITÉ DE

ORGANIZADOR DE ADMINISTRACIÓN RELACIONES PÚBLICAS

Subcomité de
Administración de personal Subcomité de
Coordinador General Divulgación

Subcomité Subcomité de
Coordinador Administrativo de presupuesto Y finanzas Inscripciones

Subcomité de
Coordinador de Subcomité de Suministros Recepción y alojamiento
Servicios Generales

Subcomité de
Coordinador de
Prensa y Secretarial Información y Documentación

Subcomité de
Protocolo y Actos sociales
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COORDINADOR GENERAL

COMITÉ ORGANIZADOR COMITÉ ADTIVO COMITÉ RELACIONES

Y FINANCIERO PÚBLICAS

COORDINADOR Subcomité de Logística Subcomité de

GENERAL y Servicios generales Divulgación
Subcomité de Subcomité de
COORDINADOR
presupuesto y Finazas Inscripciones
ADTIVO
Y FINANCIERO
Subcomité de Subcomité de
suministros Recepción y Alojamiento
COORDINADOR DE
RELACIONES PÚBLICAS Subcomité de Subcomité de Informa-
prensa y secretarial ción y documentación
Subcomité de Protocolo
y actos sociales
COORDINADOR GENERAL

La organización del evento es dirigida

por el Coordinador General, quien es el
ejecutivo responsable de liderar el
equipo de trabajo.

Su perfil exige conocimientos de

administración, relaciones publicas y
excelentes relaciones humanas.
 FUNCIONES DEL
COORDINADOR
GENERAL
Intervenir directamente en la conformación
de los comités y asesorarlos en la
definición de las actividades propias.
Orientar a los coordinadores de los
diferentes comités en la parte de
administración y ejecución.
Liderar la labor de coordinación en forma
permanente con el comité organizador.
 CONFORMACION DE
COMITES

A continuación se
relacionan
los comités que generalmente
se establecen en la
organización de un evento
 COMITÉ ORGANIZADOR

Está integrado por los coordinadores de

cada comité.
Tiene la responsabilidad de definir y
presentar al Coordinador del evento todas
las acciones en detalle que conlleven a su
organización y desarrollo, tanto en la etapa
previa como en la ejecución, seguimiento
y evaluación del evento para su visto
bueno y toma decisiones.
 COMITÉ ORGANIZADOR
(2)

Así mismo, tiene a su cargo la elaboración

y coordinación del programa general de
trabajo, debe tener a su disposición todos
los recursos humanos, técnicos y
financieros.
 COMITÉ DE ADMINISTRACION

Se encarga de administrar y manejar todos

los recursos humanos, financieros y físicos
necesarios, facilita los medios económicos
y materiales y controla su adecuada
utilización.
Se ocupa del apoyo logístico en general
para el éxito del evento.
Depende directamente del Director
General.
SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y
FINANZAS

• Le corresponde elaborar el
presupuesto general de gastos.
• Es responsable de la consecución de
fondos y aportes para financiar el
evento.
• Tiene a su cargo el movimiento de
cuentas, recargo por facturación de
inscripciones y consignación en
bancos.
SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y
FINANZAS (2)

• También debe llevar el balance

financiero y asigna dos personas
en tesorería para el manejo del
dinero
SUBCOMITE DE SUMINISTROS

Tiene a su cargo la consolidación

de las solicitudes de elementos,
equipos, materiales y demás
implementos necesarios
presentados por cada comité.
 Todo esto debe contar con el visto
bueno del director.
 COMITÉ DE RELACIONES
PUBLICAS
 Tiene como misión crear y mantener la
imagen positiva de la organización, en las
actividades de promoción, divulgación y
atención directa de los participantes.
 Lo conforman los subcomités de
divulgación y publicidad, inscripciones,
recepción y alojamiento, información y
documentación, protocolo y actos sociales
 SUBCOMITE DE DIVULGACION
PROMOCION Y PUBLICIDAD

Le corresponde divulgar el evento mediante

una muy bien planeada campaña
publicitaria, que incluya afiches, circulares,
plegables, vallas, fotografías, volantes,
avisos de prensa, radio y televisión.
Esta promoción debe hacerse de manera
escalonada y sostenida con cinco meses de
anterioridad , con el fin de crear expectativa
en el publico.
SUBCOMITE DE DIVULGACION
PROMOCION Y PUBLICIDAD
2
 El elemento que mas se utiliza en torno a un
evento es el plegable, en él se condensa toda la
información que tiene por objeto orientar al
publico para su participación y asistencia al
evento.
 Tiene la responsabilidad de presentar las
escarapelas, la ficha de inscripción diseño del
instintivo para plegables, carpetas, material
informativo, tarjetas, pancartas, certificados y
papelería en general.
SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES

 La inscripción es la vinculación
formal de los participantes o asistentes
al evento, es fundamental establecer una
fecha limite de inscripción y pago para
asegurar el numero de asistentes.
 Los organizadores deben prever un
margen del 10% mas de asistentes.
SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES
2

El instructivo de inscripción debe

hacer claridad acerca de una posible
cancelación por fuerza mayor de una
inscripción o pago y realizado con la
debida anticipación.
 SUBCOMITE DE RECEPCION Y
ALOJAMIENTO

Tiene como función fundamental

atender de forma permanente a
todo el personal y proporcionar
información y orientación para
mantener la imagen positiva del
evento.
 SUBCOMITE DE RECEPCION Y
ALOJAMIENTO
(2)

Reservar tiquetes aéreos, estar

pendiente de la confirmación, del hotel,
recibir a los invitados y conferencistas,
debe trabajar en estrecha relación con
los de transporte, información y
documentación.
 SUBCOMITE DE RECEPCION Y
ALOJAMIENTO
(3)

A los invitados se les entrega su tarjeta

de alojamiento y se acompañan al hotel
cuando vienen de otras ciudades o
países.
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

 Integrantes del Comité organizador,
comités y subcomités
 Integrantes de la mesa directiva
 Relación de conferencistas y expertos que
desarrollaran las actividades dentro del
evento
SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (2)

 Itinerarios y tarifas de transportes,

realizar las reservas de regreso
 Relación total de los servicios
disponibles del evento
 Mediante listado controlar la entrega
de documentación que se maneje en el
evento
SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (3)

Preparar un listado de toda la

documentación, papelería y fichas
necesarias para diligenciar durante el
evento.
Esta encargado de suministrar toda
clase de información a todos los
integrantes del equipo de trabajo .
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (4)

Tiene el deber de presentar el proyecto

del programa a realizar.
Elaborar y presentar la lista de invitados
especiales, del personal asistente al
evento y de los integrantes de los
comités, teniendo en cuenta su profesión,
titulo o rango y procedencia, incluyendo
direcciones y números telefónicos.
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (5)

Es el encargado de establecer

contacto con las empresas para
lograr representación mediante
puestos de servicio, obsequios
y degustaciones.
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (6)

Elaborar en detalle el manual de

funciones, presentarlo para aprobación
y solicitar al comité secretarial su
elaboración y luego distribuirlo a los
diferentes comités para que cada uno
sepa con claridad todas sus funciones y
como las debe desarrollar.
 SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y
ACTOS SOCIALES

En la parte social se encarga del

programa en lo relacionado con la
instalación, colocación de banderas,
himnos, refrigerios, cócteles, bufe y
otros, así como los actos culturales o
recreativos.
SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS
SOCIALES (2)

En el protocolo debe estar

pendiente de la lista de invitados
especiales y de las personalidades
gubernamentales, civiles,
eclesiásticas y militares, el envío de
la tarjeta de invitación y del
material que ellos necesitan
conocer con anterioridad.