UNIDAD 4. LA PLANEACIN. QU ES PLANEACIN?

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin". "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cul de ellas es la mejor". Las razones por las cuales es importante la planeacin: Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce los niveles de incertidumbre. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias. Establece un sistema racional para la toma de decisiones. Disminuye al mnimo los problemas potenciales. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin. 10 CARATERISTICAS DE LA PLANEACIN La planeacin es un proceso permanente y contino. La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro. La planeacin busca la racionalidad en la toma de decisiones. La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas. La planeacin es sistmica. La planeacin es repetitiva. La planeacin es una tcnica cclica. La planeacin es una funcin administrativa que interacta con las dems. La planeacin es una tcnica de coordinacin e integracin. La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin.

Las caractersticas ms importantes de la planeacin se muestran en el siguiente esquema: 1.- La planeacin es un proceso permanente y contino: no se agota en ningn plan de accin, si no que se realiza continuamente en la empresa. En algunos autores, la planeacin es mas una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de accin. 2.- La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro: la planeacin se halla ligada a la previsin, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la planeacin es una relacin entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implcito en el concepto de planeacin. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeacin debe preocuparse por el futuro. 3.- La planeacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para l futuro, la planeacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin. En cierto sentido, la planeacin limita las alternativas de decisin y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensacin infunde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas. 4.- La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la planeacin constituye un curso de accin escogida entre varias alternativas de caminos potenciales. Cuando se selecciona un curso de accin que prosigue en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas por algn motivo o razn. Aunque el curso de accin seleccionado puede tener duracin corto, mediano o largo plazo y amplitud desde la empresa como totalidad hasta determinada unidad de trabajo- muy variable, su eleccin debe estar siempre en funcin de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecucin y realizacin. 5.- La planeacin es sistmica: la planeacin debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad (si la planeacin se elaboro en el nivel organizacional) o una unidad como totalidad (si se elaboro en el nivel de ejecucin). Esto significa que la planeacin debe tener en cuenta la totalidad de la empresa, el rgano o la unidad para la cual se elaboro, sin omitir las relaciones externas e internas. 6.- La planeacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. Dado que la planeacin se proyecta hacia el futuro, debe ser suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. La planeacin debe ser iterativa, pues supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en funcin de los eventos e inesperados que ocurran en los ambientes interno externo de la empresa o de la unidad. 7.- La planeacin es una tcnica cclica: la planeacin se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la plantacin permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer nueva plantacin con informacin perspectivas ms seguras y correctas. As mismo, reduce la incertidumbre y aumenta la informacin.

8.- La planeacin es una funcin administrativa que interacta con las dems: esta estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control -, sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin. 9.- La planeacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados, es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos rganos o unidades para conseguir los objetivos finales. La planeacin permite esa coordinacin e integracin. 10.-La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro. VENTAJAS DE LA PLANEACIN. Requiere actividades con orden y propsito: Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeacin distingue entre la accin y el logro. Seala la necesidad de cambios futuros: La planeacin ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participacin. Capacita al gerente a evitar la entropa o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podran ser, no como son. Proporciona una base para el control: Por medio de la planeacin, se determinan las fechas crticas desde el principio y se fijan la terminacin de cada actividad y las normas de desempeo, estas sirven de base de control. Ayuda al gerente a obtener status: La planeacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a direccin confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos. 4.2 OBJETIVOS Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no slo el punto final de la planeacin sino tambin el fin hacia el cual se dirigen la organizacin, integracin de personal, direccin y control. Los objetivos de la empresa constituyen su plan bsico, un departamento tambin puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes.

TIPOS Y CLASIFICACIN DE OBJETIVOS En toda organizacin hay muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los que siguen: 1. Proporcionar buenos productos y servicios. 2. Estar adelante de la competencia. 3. Crecer. 4. Aumentar las utilidades aumentando las ventas y/o disminuyendo los costos. 5. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados. 6. Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria. 7. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable. 8. Desarrollar el comercio internacional. 4.3 POLITICAS Son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las polticas definen un rea dentro de la cual debe tomarse una decisin y asegurarse de que la decisin sea congruente con un objetivo y contribuya a su cumplimiento. Las polticas ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas. Las polticas existen comnmente en todos los niveles de la organizaci6n e incluyen desde grandes polticas de la compaa y de los departamentos hasta polticas menores aplicables a los segmentos ms pequeos de la organizacin. 4.4 REGLAS Las reglas describen la accin o no accin requerida y especfica, y no permiten discrecin. Constituyen el tipo ms sencillo de plan. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin especificar una secuencia temporal. La esencia de la regla es que refleja una decisin administrativa de que cierta accin debe emprenderse o no. El propsito de las polticas es guiar la toma de decisiones al definir reas en las cuales los gerentes puedan usar su discrecin.

Las reglas y procedimientos, por su misma naturaleza, estn diseadas para reprimir el pensamiento; debemos usarlos slo cuando no queramos que los empleados de una organizacin apliquen su criterio personal. 4.5 PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son planes que establecen un mtodo obligatorio para manejar actividades futuras. Los procedimientos se encuentran en cualquier parte de una organizacin. Son guas para la accin, ms que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronolgicas de acciones requeridas. Los procedimientos a menudo atraviesan lneas departamentales. 4.6 PROGRAMAS Conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin. Normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos. 4.7 PRESUPUESTOS. Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refirindose bsicamente al flujo de dinero dentro de la organizacin; implican una estimacin del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos. CARATERISTICAS Es un esquema. Es un plan expresado en trminos cuantitativos. Es general porque se establece para toda la empresa. Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas en que est dividida la organizacin. Es diseado para un periodo determinado. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS 1. Estratgicos o corporativos. 2. Tcticos o departamentales. 3. Operativos.

De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser. 1. Fijos o rgidos. 2. Flexibles. 3. Por programas. 4.8. ESTRATEGIAS.

Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: 1. Determinacin de los cursos de accin o alternativas. 2. Evaluacin. 3. Seleccin de alternativas. 4.9. EL PROCESO DE PLANEACIN.

Planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro. IMPORTANCIA Los fundamentos bsicos que muestran la importancia son: 1. Propicia el desarrollo de la empresa. 2. Reduce los niveles de incertidumbre. 3. Prepara la empresa. 4. Mantiene una mentalidad futurista. 5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea. 6. Establece un sistema racional. 7. Reduce al mnimo los riesgos. 8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. 9. Establecer un esquema o modelo de trabajo.

10. Promueve la eficiencia.

PRINCIPIOS Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicacin es indispensable para lograr una administracin racional. Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa. Para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios: 1. 2. 3. 4. 5. 4.10 Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable. Objetividad y cuantificacin. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales. Flexibilidad. Es conveniente establecer mrgenes de holgura. Unidad. Deben integrarse a un plan general. Del cambio de estrategias. Modificar los cursos de accin. LA TOMA DE DECISIONES

Proceso de identificacin y seleccin de la accin adecuada para la solucin de u problema especifico para aprovechar de la mejor manera. Naturaleza de la toma de decisiones Hay 2 tipos de decisiones: Decisiones programadas: son aquellas decisiones tomadas de acuerdo con alguna poltica, regla o procedimiento. Decisiones no programadas: Son aquellas que le toman por resolver un problema no habitual o excepcional, Ejemplo: devaluacin, quiebra, huelga. 4.11. LA PLANEACIN TCTICA Y LA PLANEACIN ESTRATGICA La planeacin tctica consiste en formular planes a mediano plazo que ponga en relieve las operaciones actuales de las diversas reas funcionales de la empresa. La proyeccin o pronstico de las actividades actuales de las organizaciones respecto del periodo de planeacin. El desarrollo y planeacin de nuevos programas, as como operaciones de negocios para el futuro. 4.12 GRFICAS DE GANTT: TCNICAS DE PLANEACIN Y CONTROL. Las grficas de Gantt son una ayuda visual muy til para determinar las cargas de trabajo y la programacin. Las grficas muestran el uso de los recursos, por ejemplo los centros de trabajo y la mano de obra.

Las grficas de Gantt muestran las cargas y los tiempos muertos de diversos departamentos, maquinas o instalaciones. Despliegan las cargas de trabajo relativas en el sistema, para que el administrador sepa que ajustes son adecuados. 4.13 PERT Y CPM: TCNICAS DE PLANEACIN Y CONTROL EMPRESARIAL En general estas tcnicas resultan tiles para una gran variedad de proyectos que contemplen: Investigacin y desarrollo de nuevos productos y procesos. Construccin de plantas, edificios, y carreteras. Diseo de equipo grande y complejo. Diseo e instalacin de sistemas nuevos. Diseo y control de epidemias, y otras mltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificacin adecuada. UNIDAD 5 LA ORGANIZACIN. 5.1 IMPORTANCIA. Fundamentos Bsicos. Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzos. Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. 5.2 ORGANIZACIN INFORMAL. Es la estructura social que regula la forma de trabajar dentro de una organizacin en la prctica. Es el conjunto de comportamientos, interacciones, normas, relaciones personales y profesionales a travs del cual el trabajo se hace y se construyen las relaciones entre las personas que comparten una organizacin comn. Se perpetun los valores culturales y sociales del grupo.

 Proporciona la condicin social y la satisfaccin que no se puede organizacin formal. Promueve la comunicacin entre los miembros.

obtener de la

Proporciona un control para la influencia y la regulacin del comportamiento dentro y fuera del grupo. 5.3 DEPARTAMENTALIZACIN Funcional Por producto Geogrfica Por clientes Por proceso y equipo Por secuencia 5.4 AUTORIDAD La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la funcin y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando, de servicios prestados, etc. En un buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal. No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una sancin -recompensa o penalidad- que acompaa al ejercicio del poder. La responsabilidad es un corolario de la autoridad, su consecuencia natural, su contrapeso indispensable. En cualquier lugar donde se ejerza la autoridad, nace una responsabilidad. 5.5 DEPARTAMENTO DE SERVICOS Generales se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproduccin de documentos, revelado de material fotogrfico, intendencia, vigilancia, mensajera y el suministro de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte. FUNCIONES Coadyuvar en la formulacin del plan de distribucin anual del presupuesto de gasto corriente para su aprobacin, contribuyendo en la definicin de criterios y prioridades de asignacin de recursos para el correcto desempeo de las labores administrativas y el oportuno suministro de los servicios generales.

Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo al mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte. 5.6 COMIT Es la mxima instancia de organizacin, administracin de recursos y ejecucin de la feria del libro (lectura para la cultura) y como tal es competente para normar los procedimientos y fases de seleccin, programacin, distribucin, supervisin, evaluacin y monitoreo del evento. El Manual del Comit de Administracin dispuesto para la feria de libro contiene informacin fundamental para a fijar metas y comprender las responsabilidades para aumentar la eficacia y eficiencia para la realizacin de dicho evento. FUNCIONES Convocar a reuniones del Comit de Administracin. Intervenir en la conformacin de comits y asesorar. Supervisar las labores que realizan los dems comits. Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y fsicos necesarios. Facilita los medios econmicos y materiales. Controla la adecuada utilizacin de los medios econmicos y materiales.

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