Buenas Practicas Colombia
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Gua
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Cecilia Mara Vlez White Ministra de Educacin Nacional Juana Ins Daz Tafur Viceministra de Educacin Bsica y Media Gloria Mercedes lvarez Directora de Descentralizacin y Eficiencia Paula Cuellar Rojas Subdirectora de Fortalecimiento de las Secretaras de Educacin
Aprendizajes para mejorar. Gua para la gestin de buenas prcticas Ministerio de Educacin Nacional ISBN: 978-958-691-295-2 Elaborada por Qualificar Ltda. Textos: Liliana Gonzlez vila y Claudia Rojas Mora 2007 Primera edicin / 1.000 ejemplares Direccin de Descentralizacin Subdireccin de Fortalecimiento a las Secretaras de Educacin Ministerio de Educacin Nacional. Bogot, Colombia, 2007 www.mineducacion.gov.co
CONTENIDO
Presentacin............................................................................................................1 1. Aprender para mejorar......................................................................................2 2. El ciclo de gestin de buenas prcticas..........................................................3 2.1. Qu mejorar?...........................................................................................3 2.2. Cmo ubicar buenas prcticas?..............................................................4 2.3. Cmo seleccionar buenas prcticas?.....................................................6 Anlisis cuantitativo..................................................................................6 Valoracin con respecto a criterios..........................................................7 Juicio de expertos....................................................................................12 2.4. Cmo documentar buenas prcticas?...................................................12 2.5. Cmo saber si es posible implementar la prctica?..............................15 2.6. Cmo implementar la prctica?............................................................17 Planeacin...............................................................................................17 Ejecucin.................................................................................................18 Seguimiento y evaluacin........................................................................18 2.7. Cmo socializar una prctica?...............................................................18 Referencias bibliogrficas....................................................................................22 Grficos 1. Ciclo de gestin de buenas prcticas...................................................................3 Recuadros 1. Dnde buscar buenas prcticas?.......................................................................5 2. Indicadores por eje de poltica educativa.............................................................6 3. Criterios para la valoracin de las prcticas.........................................................8 4. Puntajes por nivel de desarrollo de las prcticas................................................11 5. Comparacin de resultados de la valoracin de prcticas..................................11 6. Mtodos de recopilacin de informacin...............................................................13 7. Estructura de la documentacin de una buena prctica.....................................14 Formatos 1. Valoracin de buenas prcticas educativas..........................................................9 2. Anlisis de factibilidad de la implementacin de una buena prctica..................16 3. Ficha de resumen de una buena prctica...........................................................20
PRESENTACIN
l Ministerio de Educacin Nacional propone a sus distintas dependencias, a las secretaras de educacin del pas, a las instituciones educativas y a aliados como el sector productivo, esta gua que orienta la identificacin y evaluacin de buenas prcticas, con el fin de mejorarlas, sistematizarlas y, finalmente, difundirlas para que las entidades y actores del sector puedan aprender de ellas. La entidad espera as favorecer las acciones de los distintos actores del sistema educativo y contribuir a alcanzar los objetivos estratgicos del sector: lograr que todos los nios y jvenes entren y permanezcan en la escuela, as como que reciban una educacin de calidad. La metodologa descrita sirve para que las entidades que hayan detectado problemas de gestin puedan buscar una solucin desarrollada por otras organizaciones e implementarla; para que las que tengan prcticas en ejecucin, las evalen segn los criterios desarrollados en este documento e identifiquen sus buenas prcticas; y para que aquellas que tienen experiencias con resultados demostrados, puedan documentarlas y socializarlas, de manera que otros aprendan de ellas. La publicacin tiene dos partes. En la primera se reflexiona sobre la importancia del aprendizaje en las organizaciones y la referenciacin de buenas prcticas como un mecanismo para lograrlo. En la segunda se presentan los distintos momentos del ciclo del gestin de buenas prcticas. Adems se anexan instrumentos y formatos que facilitan su implementacin.
Las organizaciones que obtienen resultados de calidad creciente le apuntan a objetivos estratgicos y significativos, aprovechan sus recursos y talentos, y mejoran continuamente a travs de procesos sistemticos de aprendizaje. Para mejorar, todas las organizaciones, cualquiera sea su naturaleza, pueden analizar las experiencias de otras o de s mismas, potenciando lo que saben hacer bien, es decir, aprendiendo buenas prcticas. Una buena prctica puede definirse como una experiencia: que solucion un problema o atendi a una demanda social, a travs de mtodos o mecanismos novedosos, con la participacin y empoderamiento de diversos actores, que tiene resultados demostrables, superiores a los de otras organizaciones similares, - que ha perdurado en el tiempo - y que puede ser replicada por otras organizaciones. En otras palabras, es "un conjunto de actores, recursos, procesos y decisiones que, interactuando sobre una realidad, produce un resultado que 1 transforma condiciones precedentes" . En el sector educativo, una buena prctica es aquella que, adems de las caractersticas mencionadas, busca mejorar la cobertura, la calidad, la eficiencia y la equidad de la educacin. El proceso de identificar y buscar sistemticamente buenas prcticas se conoce comnmente como referenciacin competitiva o benchmarking; supone que stas son ajustadas a la realidad de la organizacin para ser implementadas y as solucionar un problema o mejorar su gestin. Este ejercicio de estudio, comparacin, adaptacin y apropiacin de prcticas puede ser adelantado con referencia a buenas prcticas o a experiencias (con resultados comprobados y metodologas claras) desarrolladas por una entidad gubernamental, empresa o cooperante internacional, entre otras. Adems, la referenciacin competitiva puede ser llevada a cabo por el Ministerio, las secretaras y las instituciones educativas de todos los niveles, as como por aliados y otros actores del sector educativo. Incluso, una experiencia de un rea de cualquiera de estas organizaciones puede ser analizada y adaptada por otra. En adelante se hablar de entidad para referirse a las organizaciones que llevan a cabo este proceso.
1. GONZLEZ A., L. Manual operativo del Banco de Buenas Prcticas de Cooperacin Empresarial con el Sector Educativo. Bogot: Fundacin Empresarios por la Educacin, 2005.
El benchmarking es el proceso de identificar, compartir y utilizar buenas prcticas para mejorar los procesos de un negocio. Al analizar las buenas prcticas de organizaciones lderes, usted puede aplicar esos procesos y actividades en su propia organizacin y as mejorar su desempeo. American Productivity Center y American Productivity & Quality Center
5. Socializacin
4. Sistematizacin
3. Implementacin
Para orientar la gestin de buenas prcticas se propone una serie de preguntas que permitirn identificar los factores crticos en cada una de las etapas del proceso: Qu mejorar? Cmo ubicar buenas prcticas? Cmo seleccionar una buena prctica y documentarla? Cmo saber si es posible replicarla en la entidad? Cmo implementarla? Cmo socializarla?
2.1. Qu mejorar?
La primera etapa del ciclo de gestin de buenas prcticas se concentra en el reconocimiento de los problemas o las necesidades que impiden una eficiente y eficaz gestin de la entidad interesada en un proceso de aprendizaje y mejoramiento institucional. En otras palabras, es detectar en qu es necesario mejorar.
Este ejercicio es de suma importancia en el ciclo de buenas prcticas, ya que le permite a la entidad reflexionar sobre su propia gestin, identificar las reas de mejora y focalizar la bsqueda de experiencias, hacindola ms efectiva. Es recomendable realizar esta labor con la participacin de los actores y funcionarios involucrados en los procesos y las reas de resultado que presentan debilidades. Para detectar el problema es necesario caracterizarlo, a travs de: - La elaboracin de su descripcin. - El desarrollo de un diagnstico o el uso de estudios realizados por otras organizaciones. En ese punto es fundamental determinar criterios objetivos (indicadores) que permitan definir la magnitud de la problemtica, establecer sus causas y posibles soluciones. - El establecimiento de las estrategias y acciones que ha desarrollado la entidad para hacerle frente (antecedentes). - La evaluacin de las causas por las que el enfoque y/o la implementacin de las soluciones planteadas no ha tenido el efecto deseado. - El anlisis de las estrategias, programas, proyectos y/o procesos que no han permitido solucionar la problemtica, ni alcanzar los objetivos propuestos. - La determinacin de los ejes de poltica con los que se relaciona la problemtica. La ubicacin de la problemtica en los ejes de poltica educativa es fundamental, ya que esta categorizacin puede facilitar el proceso de bsqueda; por lo general, las bases de datos de buenas prcticas se encuentran clasificadas por temticas. Adems, contribuir a concentrar esta labor en las reas de mejora identificadas, lo que har el proceso ms rpido y efectivo.
Reforma Educativa en Amrica Latina y el Caribe (PREAL), que cuenta con polticas y programas de los pases de la regin que han contribuido a mejorar la calidad, la equidad y la eficiencia de la educacin. http://www.preal.org/Practica.asp
? La base de datos Colombia Innova, ubicada en el Portal Colombia Aprende del Ministerio de
Educacin Nacional. Cuenta con buenas prcticas en diversos temas educativos. www.colombiaaprende.edu.co
Educacin Distrital, la Cmara de Comercio de Bogot y la Fundacin Compensar. A travs de l se identifican instituciones educativas con buenas experiencias de gestin orientadas a la calidad. www.ccalidad.org.
? El Premio Excelencia a la Gestin Educativa en Cundinamarca, organizado por la Cmara de
Comercio de Bogot y Colsubsidio, y operado por la Corporacin Calidad. Este galardn reconoce administraciones municipales e instituciones educativas que desarrollan proyectos significativos para el mejoramiento de la calidad de la educacin.
? El Premio Colombiano a la Calidad, desarrollado por el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo, y la Corporacin Calidad, para reconocer a organizaciones pblicas y privadas con enfoques de gestin orientados a la calidad y la productividad. www.ccalidad.org
? El Banco de Buenas Prcticas de Cooperacin Empresarial con el Sector Educativo, en el
cual se incluyen experiencias de varias regiones del pas. Fue desarrollado por la Fundacin Empresarios por la Educacin. www.fundacionexe.org.co
? El Banco Nacional de Buenas Prcticas para Superar el Conflicto del Programa de Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD). Cuenta con experiencias en educacin para la paz y la convivencia. http://www.saliendodelcallejon.pnud.org.co/banco_bpracticas.shtml El Banco de Buenas Prcticas de Gestin de Gobiernos Locales, desarrollado por el Ministerio de Administraciones Pblicas de Espaa con el INAP. Recoge experiencias relacionadas con el mejoramiento de varias reas de la gestin pblica. www.inap.map.es/ES/Formacion/ETerritorialesLocal/Red/Banco/
? El Concurso Latinoamericano y del Caribe para la Transferencia de Buenas Prcticas,
iniciativa del Centro de las Naciones Unidas para los Asentamientos Urbanos. A travs de l se pueden encontrar experiencias documentadas de 140 pases en temas como infancia, juventud, servicios sociales, equidad de gnero e inclusin social. http://www.buenaspracticas.org/concursolac.htm
? El American Productivity and Quality Center (APQC), entidad que promueve estudios
comparativos, individuales o en alianza, para detectar buenas prcticas alrededor del mundo, relacionadas con la gestin de diversos sectores. http://www.apqc.org/ ? Al interior de la entidad misma o de otras organizaciones, en cuyas reas o dependencias pueden existir experiencias que han obtenido resultados positivos.
Fuente: elaboracin propia.
Las prcticas identificadas a partir de la bsqueda anterior deben organizarse en un listado, con el objetivo de seleccionar las mejores, como se propone a continuacin.
Para determinar si una prctica puede considerarse como buena, se debe realizar un anlisis con base en hechos y datos que permitan identificar si presenta resultados positivos, si stos se han sostenido en el tiempo y si muestran una tendencia de mejora continua. Cuando una prctica no cuenta con datos o indicadores de proceso o de resultado, sto puede sealar que existen debilidades en su evaluacin y seguimiento. En el recuadro 2 se presentan algunos indicadores con los que se miden resultados en los ejes de la poltica educativa. Recuadro 2. Indicadores por eje de poltica educativa
Tasa bruta de cobertura. Tasa de desercin. Porcentaje de estudiantes beneficiados por el servicio de alimentacin escolar. Porcentaje de estudiantes beneficiados por el servicio de transporte escolar. Puntaje promedio en las pruebas SABER por grado y rea. Porcentaje de establecimientos educativos ubicados por categoras de rendimiento el Examen de Estado (ICFES). Porcentaje de establecimientos educativos con planes de mejoramiento formulados. Porcentaje de alumnos con acceso a computador. Porcentaje de subprocesos o actividades apoyadas en tecnologa. Porcentaje de recursos ejecutados. Porcentaje de respuestas oportunas a peticiones, quejas y reclamos (PQR).
Fuente: elaboracin propia.
Eficiencia
Calidad
Cobertura
2. Una mejor prctica es aquella que tiene los resultados ms significativos entre un grupo de buenas prcticas.
Si, por ejemplo, se quiere identificar una buena prctica para elevar la calidad de la educacin en un municipio, una forma de hacerlo es comparar los resultados de diferentes entidades territoriales en el Examen de Estado durante los ltimos aos. Tres secretaras de educacin han aplicado programas de mejoramiento de la calidad. La primera muestra en los primeros aos de implementacin un aumento del porcentaje de establecimientos educativos ubicados en la categora de alto rendimiento. No obstante, en los ltimos aos este porcentaje ha disminuido. Se puede concluir que, aunque tuvo resultados positivos, su tendencia no se mantuvo en el tiempo. La segunda entidad no tiene muy buenos resultados: no ha logrado que este porcentaje aumente. La tercera entidad, a pesar de tener el menor porcentaje de establecimientos ubicados en la categora de alto rendimiento, s ha tenido un mejoramiento permanente que se expresa en el aumento anual de este porcentaje. Con base en este anlisis cuantitativo, es probable que se escoja la prctica de esta secretara. El anlisis cuantitativo permite ordenar las prcticas segn resultados, lo que luego es contrastado con la valoracin de criterios ms cualitativos que pueden dar seales sobre las estrategias empleadas y cul de ellas es la mejor.
? Valoracin con respecto a criterios
Existen diferentes criterios que permiten establecer cundo una experiencia del sector educativo es una buena prctica. stos se desarrollan en el recuadro 3. Vale la pena aclarar que estos criterios pueden ajustarse de acuerdo con los requerimientos particulares de la entidad que est referencindose. Para tal efecto, pueden ser revisados con los responsables de los programas y proyectos relacionados con la problemtica que se quiere solucionar. Para seleccionar una buena prctica es necesario confrontar la informacin de aquellas que tienen las mismas problemticas y temticas de inters de la entidad. El formato 1 contiene un instrumento para valorar las prcticas, a la luz de los criterios mencionados3.
Las Naciones Unidas y la comunidad internacional definen las buenas prcticas como aportes sobresalientes o iniciativas exitosas que contribuyen a mejorar la calidad de vida de las comunidades y a generar condiciones de sostenibilidad en las ciudades y regiones. Fundacin Habitat Colombia Programa Regional de Intercambio y Transferencia de Buenas Prcticas
3. El instrumento propuesto recoge la experiencia del Banco de Proyectos de las ONG de la Confederacin Colombiana de ONG y del Banco de Buenas Prcticas de Cooperacin Empresarial con el Sector Educativo, de la Fundacin Empresarios por la Educacin. Igualmente, de la metodologa de evaluacin del Premio Colombiano a la Calidad y del Galardn a la Excelencia.
Consistencia
Madurez
Tiene estrategias que permiten que los actores educativos apropien los conocimientos, mtodos e instrumentos de la Empoderamiento experiencia para que puedan implementarla autnomamente? de actores Se desarrolla a travs de alianzas y aportes de diferentes organizaciones privadas o comunitarias? Evaluacin y seguimiento Cuenta con mecanismos continuos de seguimiento a los procesos y recursos? Sus resultados se evalan peridicamente a travs de indicadores? Evidencia resultados con una tendencia positiva y sostenida? Ha producido impactos demostrables? Contribuye a solucionar la problemtica? Aporta al cumplimiento de los objetivos estratgicos y metas de la entidad? La prctica cuenta con mecanismos e instrumentos que permiten a otras organizaciones ajustar y adaptar la experiencia? Ha sido replicada con resultados positivos en otras organizaciones? Cuenta con condiciones polticas, tcnicas, humanas, financieras y tecnolgicas que aseguran su continuidad en el tiempo? Ha creado o adaptado un modelo novedoso para abordar un problema? Ha generando alternativas diferentes a las tradicionales para gestionar proyectos?
Resultados e impactos
Replicabilidad/ transferibilidad
Sostenibilidad
Innovacin
Fuente: elaboracin propia con base en el Manual Operativo de Buenas Prcticas de Cooperacin Empresarial con el Sector Educativo, en la propuesta de criterios para la gestin de buenas prcticas del Viceministerio de Educacin Superior y en los criterios del banco de experiencias significativas en Educacin Bsica y Media de Colombia Innova.
Formato 1. Valoracin de buenas prcticas educativas Nombre de la prctica: Nivel de desarrollo Criterios Alto Medio Bajo
Fundamentacin
La prctica muestra una alta articulacin con las polticas nacional, departamental y/o local. La identificacin de los beneficiarios se hizo mediante diagnsticos. La prctica tiene relacin con algunos elementos de la poltica. La prctica no est alineada con las polticas.
Puntaje
Pertinencia
Los beneficiarios y sus necesidades estn bien caracterizados. La prctica muestra intentos de clasificar con algn criterio a los beneficiarios. Cuenta con un enfoque conceptual que no se refleja en todos sus elementos de implementacin. Los cambios culturales requeridos son claros y se inician estrategias para incorporarlos. Los procesos se han transformado, estn documentados y se empieza a aplicar el ciclo PHVA. La estructura se ha revisado pero se han introducido pocos cambios para instalar la prctica.
Los beneficiarios: Estn definidos, pero no hay claridad sobre sus necesidades y no se sabe cul es su impacto en ellos. Son abordados sin considerar sus diferencias particulares. No tiene claramente definido su enfoque conceptual No existen estrategias para la generacin de nuevas prcticas institucionales. Los procesos no han sido modificados, no estn documentados y no siguen el ciclo PHVA. No se ha dimensionado el cambio requerido en la estructura.
Cuenta con un enfoque conceptual claro que relaciona todos sus elementos de implementacin. La estrategia contempla mecanismos para consolidar prcticas en la cultura y se ven cambios evidentes. Los procesos de la entidad se han transformado con la prctica, se han documentado y se comparan con los de otros. Adems, se aplica el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar). La estructura institucional ha sido analizada y ajustada para que la prctica se mantenga.
Consistencia
Madurez
La prctica tiene una La prctica es reciente, La prctica se desarrolla desde hace evolucin de un ao o menos por lo que presenta ms de dos aos y muestra un y no muestra an elementos resultados parciales. proceso de mejoramiento continuo. de mejora incorporados.
Empoderamiento de actores
Existe una estrategia sistemtica para mejorar las competencias de los actores involucrados. Existen alianzas formales. Los aliados efectan aportes sistemticos y participan activamente.
Existe una estrategia de formacin de los actores involucrados ms centrada en las acciones que en las competencias que deben desarrollar. Existe alguna relacin con actores por fuera del sector educativo, pero su participacin no es permanente. Hay aportes espordicos a la prctica.
La prctica no cuenta con mecanismos de formacin de los actores involucrados. Algunos aliados participan de forma espordica y no formalizada. Los aportes de los aliados no son claros.
Criterios
Evaluacin y seguimiento
Alto Se dan procesos de evaluacin regular. Existen mecanismos, instrumentos y responsables de esta labor. Los resultados de la evaluacin se emplean para introducir mejoras a la prctica.
Nivel de desarrollo Medio Se realizan algunos ejercicios de evaluacin. Hay debilidades en los formatos o en la recoleccin y anlisis de la informacin.
Bajo
Puntaje
Los resultados: Son buenos y muestran una tendencia positiva. Estn sustentados por mediciones que arrojan indicadores para el anlisis de los avances de la prctica o sus oportunidades de mejoramiento.
Los resultados son reportados anecdticamente y no hay evidencias que los respalden. No hay datos o indicadores sobre los resultados. Existen algunos datos pero no son usados para analizar el avance o las oportunidades de mejoramiento de la experiencia. No se han dado ejercicios de rplica y no hay expectativas al respecto. No se ha sistematizado la experiencia.
Resultados e impactos
Replicabili dadtransferibilidad
Se han realizado ejercicios de rplica en otros contextos. Existen mecanismos (manuales, instrumentos, estrategia de formacin) para asegurar buenos resultados en procesos de rplica.
Se inician procesos de rplica o existe un inters de hacerlo. Se ha sistematizado la experiencia, lo que facilita potenciales rplicas. Los riesgos de sostenibilidad de la prctica han sido identificados, mas no se han definido estrategias para enfrentarlos. Hay elementos tcnicos y humanos que minimizan los riesgos de sostenibilidad. La prctica cuenta con elementos nuevos en el diseo o aplicacin de procesos e instrumentos para resolver el problema.
Sostenibilidad
Se han consolidado elementos polticos, tcnicos y humanos para atenuar los riesgos de sostenibilidad de la experiencia.
Existen riesgos para que la prctica se mantenga, los cuales no han sido previstos ni cuantificados.
El modelo, adems del diseo y aplicacin de procesos e instrumentos para resolver el problema no son tradicionales. La prctica ha sido reconocida por terceros debido a que propone nuevos elementos para resolver un problema y para gestionar las estrategias definidas
Innovacin
La prctica no presenta elementos nuevos frente a experiencias precedentes para resolver un problema.
TOTAL PROMEDIO
Fuente: elaboracin propia con base en el Manual Operativo de Buenas Prcticas de Cooperacin Empresarial con el Sector Educativo, en la propuesta de criterios para la gestin de buenas prcticas del Viceministerio de Educacin Superior y en los criterios del banco de experiencias significativas en Educacin Bsica y Media de Colombia Innova.
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En el instrumento se presenta cada uno de los criterios en tres posibles escenarios que indican su nivel de desarrollo (alto, medio y bajo). Para hacer una valoracin de la prctica en escala numrica se: - Otorga a cada criterio un puntaje entre 0 y 100, de acuerdo con los rangos presentados en el recuadro 4. Esto permite observar cules son las fortalezas y debilidades de la prctica. - Calcula el puntaje total de la prctica, sumando los puntajes de todos los criterios. - Establece el promedio, dividiendo el puntaje total entre el nmero de criterios (en este caso, 10). As se obtiene un nmero entre 0 y 100, que permite determinar el nivel de desarrollo de la prctica en general, de acuerdo con los rangos establecidos previamente. Recuadro 4. Puntajes por nivel de desarrollo de las prcticas
Nivel Bajo Medio Alto Puntaje X < 30 30<X<70 70<X<100
Para comparar varias prcticas se deben recoger los resultados de la anterior valoracin y organizarlos de mayor a menor, de forma global o por criterio. En el recuadro 5 se muestran los resultados de la valoracin por criterios de las prcticas de mejoramiento de la calidad realizadas por las tres secretaras analizadas en la seccin anterior. Recuadro 5. Comparacin de resultados de la valoracin de prcticas
Criterios de evaluacin
Prctica 1 (Secretara 1) Prctica 2 (Secretara 2) Prctica 3 (Secretara 3)
Fundamentacin Pertinencia Consistencia Madurez Empoderamiento de actores Resultados e impactos Evaluacin y seguimiento Replicabilidad-transferibilidad Sostenibilidad Innovacin Total Promedio
45 65 65 50 60 60 80 45 30 80 580 58,0
30 60 25 10 50 30 0 50 70 0 325 32,5
Segn el anlisis, la experiencia de la secretara 3 tiene el mayor puntaje promedio entre las tres prcticas evaluadas; ste se ubica en el nivel de desarrollo alto (70 < X < 100).
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? Juicio de expertos
Una vez efectuados los anlisis cuantitativo y cualitativo, tambin se puede convocar un comit de expertos para que analice la informacin disponible y las prcticas desde la perspectiva de su aplicabilidad a la entidad. Lo anterior permitir tener en cuenta elementos de contexto ms amplios. Los momentos de una sesin con expertos son: 1. Presentacin de la problemtica que se espera solucionar con la adopcin de una nueva prctica o el ajuste de las propias. 2. Presentacin de los resultados del anlisis de cada prctica en el formato 1. Se sugiere emplear un recuadro como el 5 para comparar los resultados o inclusive elaborar una grfica para facilitar el anlisis. 3. Revisin de las prcticas con los puntajes ms sobresalientes, para lo cual se debe preparar un perfil de cada una con su respectiva descripcin por criterios. Igualmente, es necesario presentar los resultados de las experiencias mediante los indicadores identificados como pertinentes. 4. Definicin de las prcticas a documentar. Se sugieren aquellas que coincidan con la problemtica identificada y los ejes de poltica; as como las que tengan un puntaje promedio alto o en las que la mayora de sus criterios se encuentre en este rango.
La documentacin permite recavar informacin sobre una buena prctica con el fin de que la entidad prepare los ajustes necesarios para su implementacin.
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Fuente: elaboracin propia, con base en Creacin y consolidacin de alianzas. Elementos metodolgicos para el trabajo en alianza entre el sector pblico, el sector privado y las organizaciones civiles.
El documento donde se sistematiza la prctica debe mostrar sus antecedentes, descripcin general, desarrollo e implementacin, procesos de seguimiento y evaluacin, acciones tomadas para mejorar resultados, lecciones aprendidas, y mecanismos de sostenibilidad y replicabilidad. Adicionalmente, se deber contar con un anlisis de los factores crticos de xito, as como los de riesgo en la implementacin (recuadro 7).
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Cmo se hizo?
Cmo se ha evaluado y mejorado? Qu se ha logrado? Qu se ha apr endido? Cmo contina en el futuro? Otros pueden hacer lo mismo?
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El informe de documentacin puede ir acompaado de: - Testimonios de los distintos actores, incluso con visiones diferentes que muestren los cambios culturales y las resistencias que stos implican. - Textos destacados y citas de documentos claves. - Cuadros de datos, grficos, diagramas de flujo. - Recuadros temticos en los que se ampla alguna informacin relevante, se explica algn concepto central o se presenta un ejemplo de la prctica en curso. El resultado del ejercicio de documentacin debe ser validado con los actores involucrados en la prctica, de manera que se precisen puntos y se contemplen las diferentes visiones. Tambin es til para recoger recomendaciones sobre la implementacin. Los momentos de la validacin con los actores involucrados son: - Presentacin de la metodologa empleada. - Presentacin de los resultados del ejercicio de documentacin. - Reflexin sobre los resultados de la valoracin de la prctica mediante los criterios propuestos (formato 1). - Puesta en comn de la visin de los distintos actores involucrados en la experiencia. - Precisiones y recomendaciones. La claridad y el detalle que brinda la documentacin permitirn definir posteriormente si la prctica es susceptible de ser adaptada a la realidad de la entidad.
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Si
No
Los resultados de este anlisis mostrarn cules son los requerimientos en los que debe trabajar la entidad para implementar la buena prctica. As se establecer si es necesario ajustar las condiciones institucionales o mejorarlas para desarrollar la prctica, lo que deber incluirse en el plan de implementacin. Por ejemplo, en caso que las autoridades territoriales no apoyen el proceso se deber generar espacios para informarles sobre la prctica y compartir las ventajas de la misma con los operadores de experiencias previas; ubicar estudios y diagnsticos que muestren la relevancia de abordar el problema; y mostrar la alineacin de la prctica con las prioridades del plan sectorial. De otra parte, en caso que los recursos financieros, humanos y tecnolgicos no sean los suficientes, se puede movilizar a los lderes de opinin, empresarios, acadmicos o cooperantes internacionales para que sealen la importancia de aunar esfuerzos pblicos y privados para implementar la prctica.
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Planear la implementacin de una prctica es definir en el presente los objetivos, estrategias, metas y recursos necesarios para introducirla en la entidad. Cuando se quiere implementar una buena prctica es necesario tener en cuenta que inicialmente fue diseada para atender las necesidades concretas y particulares de una entidad y que fue estructurada de acuerdo con su propia realidad. Por tanto, se deben retomar los requerimientos identificados en el anlisis de factibilidad propuesto en el punto anterior y establecer los ajustes que deben hacerse, tanto en la entidad como en las metodologas e instrumentos de la experiencia seleccionada. La inclusin de las acciones de ajuste en el plan de implementacin de la buena prctica es de suma importancia; no definirlas puede perjudicar el desarrollo de la experiencia dentro de la entidad y tener efectos, tanto en el cronograma de trabajo, como en la disponibilidad oportuna de recursos. El plan de implementacin de una buena prctica debe contener y hacer explcitos: - Los objetivos (generales y especficos) que se espera alcanzar con la implementacin de la prctica. - Las actividades concretas que implica la implementacin, por ejemplo, definir y/o formar el equipo humano responsable, ubicar recursos de diversas fuentes, generar alianzas, formar o capacitar a los actores involucrados, entre otras. - Las metodologas con las cuales se llevarn a cabo las actividades previstas. - Los responsables de las distintas actividades. - Los momentos en los que se realizarn las actividades (cronograma en el que se muestren las acciones a realizar, ordenadas en una escala de tiempo, ya sea meses o semanas). - Los recursos requeridos para la implementacin (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.). - Los indicadores con los que se va a establecer el avance y logro de los objetivos propuestos. Para tener un punto de partida claro y establecer posteriormente los resultados y logros de la prctica, es fundamental levantar una lnea de base. sta consiste en determinar, con base en indicadores y criterios cualitativos, la situacin antes de iniciar la implementacin.
Es muy probable que la caracterizacin que origin la bsqueda de la buena prctica sirva como lnea base. No obstante, es necesario revisarla para establecer si se debe profundizar ms la informacin.
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? Ejecucin
Esta etapa se refiere al desarrollo de la buena prctica en la entidad. Es guiada por el plan de implementacin, de ah que en ella deben tenerse en cuenta el cronograma y el presupuesto asignado. En esta fase se deben incluir las actividades necesarias para lograr las condiciones institucionales que la prctica demanda para instalarse en la cultura organizacional y operar. De este modo, es conveniente retomar el anlisis de factibilidad y definir acciones para mejorar los puntos ms crticos. De otra parte, esta etapa incluye la formacin de los actores que se involucran en la implementacin, para asegurarse de que puedan adoptar los procesos, emplear los instrumentos que la prctica incluye y, posteriormente, darle sostenibilidad en el tiempo.
? Seguimiento y evaluacin
El seguimiento y la evaluacin de la implementacin de la prctica deben ser procesos continuos y peridicos que no slo permitan establecer si los objetivos y metas se estn cumpliendo, sino que adems faciliten el reconocimiento de los factores que contribuyen o impiden alcanzarlos. Esto es sumamente importante, pues a partir de este anlisis es posible redireccionar estrategias y acciones para obtener resultados positivos. El seguimiento se realiza a travs de los indicadores propuestos en el plan de implementacin, sin que esto implique que no puedan encontrarse o crearse nuevos. Es muy til elaborar un tablero de indicadores que deber actualizarse peridicamente y ser coherente con los sistemas de informacin de la entidad. La elaboracin de informes analticos y peridicos que den cuenta de los procesos y actividades realizadas en un lapso de tiempo, as como de reflexiones sobre los factores que llevan a los logros, las oportunidades de mejoramiento y las lecciones aprendidas a lo largo de la ejecucin, complementa el seguimiento a la implementacin de una buena prctica.
Cuando el proyecto lo amerite, los informes pueden complementarse con visitas de seguimiento para verificar en campo los avances realizados en la implementacin. Sus resultados tambin deben consignarse en informes.
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documentacin para distribuirlo entre sus funcionarios, si el inters es incluir la prctica internamente, o entre otras entidades que puedan aprender de su experiencia. La socializacin de la prctica tambin puede hacerse mediante: - Espacios de discusin con actores educativos, empresas, acadmicos e investigadores. - Presentacin de la experiencia en foros o eventos locales, nacionales o internacionales. - Pasantas ofrecidas a entidades interesadas en la prctica - Intercambios de experiencias para motivar ejercicios de cooperacin horizontal. - Inscripcin en bancos de buenas prcticas, como los referenciados en este documento (en el formato 3 se muestra la ficha de resumen de una buena prctica). Cuando una prctica est consolidada, es decir, cuando es conceptualmente slida y tiene impacto sobre la cultura y los procesos; es madura porque lleva un tiempo de implementacin mayor a dos aos; muestra resultados positivos y sostenidos en el tiempo; est documentada e instrumentalizada (cuenta con manuales, instructivos, etc.); y ha sido evaluada favorablemente puede promover ejercicios de rplica con otros. Adems, puede presentarse a concursos nacionales o internacionales de buenas prcticas para ampliar su difusin y reconocimiento, as como recibir una retroalimentacin especializada, elemento que generalmente va de la mano de este tipo de eventos.
La sistematizacin de una prctica tiene como fin conceptualizar y ordenar metdicamente los acontecimientos y aprendizajes desarrollados durante, la implementacin de un proyecto. El documento producto de esta labor sirve para difundirlo y socializarlo con actores que deseen aprender de l.
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1.
2.
3.
4.
5. 6.
IDENTIFICACIN DE LA EXPERIENCIA Nombre de la experiencia (nombre con que se conoce la experiencia o proyecto). Identificacin institucional (nombre de la entidad a la que pertenece el equipo de trabajo o la experiencia). Direccin de la sede donde se ejecuta la experiencia Direccin principal: (opcional): Telfono: Correo electrnico: Fax: Municipio: Departamento: Pas: Coordinador(es) (nombre completo de quien lidera o coordina Cargo: la experiencia): Direccin: Telfonos/Fax: Correo electrnico: Ubicacin de la experiencia en los ejes misionales. Seleccione slo una opcin: Cobertura Calidad Eficiencia Equidad Palabras claves que permiten clasificar la experiencia. Escriba mximo seis (6) palabras de uso reconocido que permitan a los interesados ubicar su experiencia. Resumen. Explique de qu trata la experiencia, en mximo 100 palabras.
7.
8.
DESCRIPCIN DE LA EXPERIENCIA Tiempo de desarrollo y estado de la experiencia Fecha de inicio: Ao: Mes: Estado actual de la experiencia. Especifique en qu fase se encuentra. Poblacin beneficiaria de la experiencia. Seleccione: Nios y jvenes por fuera del sistema educativo. Instituciones educativas. Docentes y directivos docentes. Personal administrativo de instituciones educativas. Personal administrativo de la secretara de educacin. Actores externos a la secretara (empresarios, medios de comunicacin, concejales, miembros de asambleas, rectores de colegios privados). Ciudadanos comunes.
mbito en el que se desarrolla. Seleccione: Instituciones educativas. Localidades. 9. Niveles especficos de la entidad. Dependencias de la entidad. Secretara de educacin en general. Problema o situacin que origin la experiencia. Describa el problema que aborda la experiencia y sus consecuencias para el alcance de los objetivos estratgicos de la entidad. 10. Seale las razones que motivaron la formulacin y ejecucin de la experiencia (en caso de existir un diagnstico, descrbalo), as como los antecedentes del proyecto. 11. Objetivo. Escriba el objetivo general y los objetivos especficos de la experiencia. 12.
Articulacin con el plan sectorial de educacin. Explique cmo se articula la experiencia a los objetivos estratgicos del plan sectorial de educacin. Mencione a cul de ellos beneficia la experiencia.
Enfoque terico que la orienta. Mencione los referentes tericos y/o elementos conceptuales que orientan 13. la experiencia. 14. Estrategias y actividades. Seale las principales estrategias formuladas para solucionar la problemtica que dio origen a la experiencia, as como sus actividades y acciones respectivas.
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Cmo se desarrolla la experiencia. Describa las principales fases en que se desarrolla la experiencia y sus actividades correspondientes. Actores. Seale los actores que intervienen en la experiencia. Describa para cada uno de ellos el papel que juega en la experiencia y cmo contribuye a alcanzar los objetivos y las metas propuestas. Recursos humanos. Describa los recursos humanos que requiri la entidad para implementar la experiencia. Mencione sus cargos, perfiles y principales funciones. Operadores (opcional). Mencione los operadores de la experiencia (empresas u organizaciones contratadas para desarrollarla), as como sus actividades principales. Recursos financieros. Indique el monto total de los recursos financieros invertidos en el proyecto (incluya los recursos de la secretara y de otras fuentes), sealando el periodo de tiempo en el que fueron ejecutados. Por ejemplo: $350.000.000 entre 2000 y 2003. Indique adems el porcentaje de esos recursos que provienen de la entidad o de otras fuentes. Finalmente, desagregue los recursos totales por aos. Alianzas. Mencione las alianzas establecidas con otras organizaciones o empresas para desarrollar la propuesta. Indique los miembros de estas alianzas as como el tipo de recursos que han aportado a la experiencia. Evaluacin. Describa las estrategias, mecanismos e instrumentos utilizados para evaluar y hacer seguimiento a la experiencia. Balance de la experiencia Factores que facilitan su implementacin. Seale los elementos o factores que han facilitado el desarrollo de la experiencia y que favorecen su sostenibilidad. Factores que dificultan su implementacin. Indique las dificultades encontradas y las estrategias aplicadas para resolverlas.
Resultados. Presente de manera clara los principales resultados obtenidos con la experiencia. Compare 23. la situacin actual con la inicial. En lo posible, utilice indicadores que den cuenta de los resultados. Adjunte documentos que permitan observarlos. Impacto social. Describa los efectos o transformaciones que ha producido la experiencia entre la 24. poblacin beneficiaria, en la entidad o en otras organizaciones (municipales, departamentales o nacionales). Reconocimientos obtenidos (opcional). Enumere los premios, galardones y/o reconocimientos que tiene la experiencia. Indique la entidad que los otorga, el nombre del concurso o premio y la fecha de 25. entrega del reconocimiento. Resee aqu el cubrimiento de la experiencia en medios de comunicacin; seale el nombre (revista, peridico) y la fecha de la publicacin.
Producciones y publicaciones de la experiencia. Enuncie los productos derivados de la experiencia indicando, para cada uno, el ttulo y una breve descripcin de su contenido (libros, pginas web, software, cartillas, videos, materiales). Sistematizacin y socializacin de la experiencia. Adjunte el documento de sistematizacin de la experiencia, as como otros documentos que considere pertinentes. Seale en qu eventos se ha socializado y discutido.
Aprendizajes. Seale los principales aprendizajes que se han desarrollado con la experiencia en la entidad. 29. Acciones futuras. Indique las estrategias y actividades de la experiencia que se planean para el futuro. Mecanismos e instrumentos que permiten replicar la experiencia. Marque una X en la casilla correspondiente, si la experiencia cuenta con: 3. Manuales o guas 1. Metodologa definida y documentada 30. 2. Materiales e instrumentos de apoyo 4. Procesos de capacitacin sobre la metodologa para la ejecucin. y el uso de materiales
Ao:
Mes:
Da:
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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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