Periodos contables

LUNES, 24 DE MAYO DE 2010

Una de las operaciones habituales que desde nuestro departamento contable van a hacer al
finalizar el mes es cerrar el periodo contable anterior y abrir el nuevo periodo contable.
Esto es porque al acabar el mes se debe cerrar la facturacin con nuestros clientes y
proveedores y extraer todos los informes financieros de estado... balance, cuenta de
resultados, flujo de caja... Al cerrar el periodo contable anterior y abrir el nuevo forzamos a
que todas las operaciones se siten siempre en el mes en curso y que no hayan operaciones
imputadas a un mes anterior. De lo contrario, estaramos desvirtuando el valor de nuestros
informes. Pero atencin, siempre hay que tener muy claro que en SAP habr dos cierres,
uno logstico y otro contable.

Parametrizacin
En primer lugar hay que crear una variante para nuestros periodos contables.
IMG: Gestin financiera / Parametrizaciones bsicas de gestin financiera / Ejercicios y
periodos contables / Periodos contables / Definir variantes para periodos contables
abiertos
Luego, hay que asociar esta variante a nuestra sociedad.
IMG: Gestin financiera / Parametrizaciones bsicas de gestin financiera / Ejercicios y
periodos contables / Periodos contables / Asignar variantes a sociedad
Abrir y cerrar periodos contables. En esta actividad se define (para nuestra variante)
para qu clases de cuenta y qu rango de cuentas contables se abrir y cerrar el
periodo. Desde aqu estamos abriendo y cerrando los periodos para las
contabilizaciones en SAP-FI. Podemos determinar que en el periodo actual haya un
rango de cuentas abierto, mientras que otro estar cerrado.
IMG: Gestin financiera / Parametrizaciones bsicas de gestin financiera / Ejercicios y
periodos contables / Periodos contables / Abrir y cerrar periodos contables
Actualizar la sociedad para la gestin de materiales. En este apartado definimos
nuestra sociedad e iniciamos la apertura logstica de periodos. Podemos decidir si
permitimos contabilizaciones retroactivas o no en el periodo.
IMG: Maestro de materiales / Parametrizaciones bsicas / OMSY - Actualizar sociedades
para la gestin de materiales



Funcional
Apertura y cierre de periodos en contabilidad. Corresponde al apartado 3 de la
parametrizacin. El responsable financiero cada mes modifica los valores de las
columnas 5|6|7. En mi experiencia nunca modificamos ninguna otra columna. Con
esto estaremos indicando sobre qu periodos permitimos hacer contabilizaciones
financieras. En la imagen, por ejemplo, la variante de la sociedad 0700 tiene
abiertos los periodos enero a diciembre, mientras que la 0800 los tiene abiertos de
febrero a diciembre. Evidentemente, esto es un caso de ejemplo ya que lo normal
sera que en el que estamos ahora (mayo de 2010) todas las sociedades estuvieran
abiertas de mayo a diciembre de 2010 (o de mayo a junio de 2010).
Finanzas / Gestin financiera / Libro mayor / Entorno / Opciones actuales /
S_ALR_87003642 - Abrir y cerrar periodos contables (tambin se llega a travs de la
transaccin OB52)



Apertura y cierre de periodos logsticos. Es el que nos permitir hacer movimientos
y generar documentos de materiales. A travs de la transaccin MMPV cada inicio
de mes haremos un desplazamiento de periodo al nuevo periodo. Esto har que
ningn movimento logstico se puede realizar con fecha anterior al fijado a partir
del nuevo periodo. SAP slo nos permite el desplazamiento individualmente por
sociedad. Si tenemos parametrizada ms de una sociedad en nuestro sistema, hay
que hacer tantos desplazamientos como sociedades tengamos. En la imagen, la
apertura del periodo de mayo de 2010
Logstica / Gestin de materiales / Maestro de materiales / Otros / MMPV - Desplazar
periodo



Truco 52. Dos periodos contables abiertos en FI (y 1
limitado por autorizaciones)

Como ya sabes, los periodos contables abiertos en un sistema Sap se
controlan desde la transaccin OB52. Bascamente, los periodos se gestionan
a traves de unavariante de periodo, que es para la que indicamos los
periodos contables que estn abiertos. La variante de periodo se asigna
a las sociedades de Finanzas, de forma que cuando modificamos los periodos
abiertos de una variante estamos afectando a todas las sociedades que tiene
asignada esa variante de periodos (y por tanto, limitando las fechas en las que
vamos a poder contabilizar para dichas sociedades).


Os recomiendo la lectura de la entrada de Oscar en su Blog de Sap donde habla de
los diferentes periodos que se pueden gestionar en Sap y toda la parametrizacin
relacionada (tanto a nivel de FI como de MM).
En nuestro truco de hoy vamos a ver una funcionalidad de la gestin de periodos de
Finanzas que nos permite lo siguiente:
Disponer de dos periodos contables abiertos.
Limitar la contabilizacin en uno de los periodos por autorizaciones.
De esta forma, en un proceso de cierre contable, limitamos en un periodo anterior
la contabilizacin a la mayoria de usuarios por autorizaciones, permitiendo solo la
contabilizacin en ese periodo que estamos cerrando o ajustando a los usuarios
autorizados. Por otro lado, el resto de usuarios seguirn contabilizando en el
periodo actual, que no estar limitado.
Los pasos para conseguir este comportamiento del sistema son muy sencillos.
Periodo desde/hasta limitado: corresponde al remarcado en rojo en la
imagen siguiente. Este periodo ser el que estar restringido por autorizaciones.
Periodo desde/hasta abierto: corresponde al remarcado en azul en la
imagen siguiente. Este periodo ser el que estar abierto a todos los usuarios.
Grupo de autorizaciones: aqu indicaremos un valor. Este valor deber de
estar incluido en las autorizaciones del usuario, con el objeto F_BKPF_BUP,
para permitirle contabilizar en el periodo limitado. Si en grupo de
autorizaciones no indicamos ningn valor, ambos periodos estar abiertos a
todo el mundo. En ese caso, ser la forma de ofrecer dos periodos distintos
abiertos sin ninguna restriccin de autorizaciones.


El ultimo paso consistira en crear un rol de autorizaciones con el objeto
F_BKPF_BUP, asignadole el valor que hubieramos puesto en el campo GrA en la
variante de periodo oportuna. Es importante tambin revisar las autorizaciones
existente para evitar que los usuarios restringidos no tengan este objeto de
autorizacin con el valor *, pues esta autorizacin les permitira contabilizar en
cualquier de los dos periodos.
Os dejo el enlace a un manual sobre esta funcionalidad, que incluye ejemplos de
utilizacin en un caso real.
Informacin adicional: tambin se puede hacer un control de los periodos
abiertos a nivel del modulo de Controlling (CO). Para ello, desde
la transaccin OKP1 Modificar bloqueo de periodos, podemos, a nivel de
sociedad CO, indicar en un ejercicio que periodos bloqueamos y para que
actividades.

Puede ser una forma de til de bloquear tambin la realizacin de operaciones a
nivel de CO que nos afecten a periodos cerrados para los que ya se ha presentado
informacin o se han concluido todos los procesos de cierre asociados.
https://www.youtube.com/watch?v=67h7qHLEp3w

En este curso SAP FI Cierre del perodo en contabilidad financiera, las etapas del proceso son:
- Cierre del da
Actualizacin de tipos de cambio
Nmeros de factura asignados dos veces
Visualizacin del diario de documentos compacto
- Cierre del mes
Actualizacin de tipos de cambio
Nmeros de factura asignados dos veces
Apertura y cierre de perodos contables
Compensacin automtica de cuenta EM/RF
Compensacin automtica
Contabilidad de asientos de correccin
Contabilidad de cargo de impuestos
Declaracin de IVA
Declaracin recapitulativa
Anlisis de comparacin
Cierre del perodo contable anterior
Visualizacin del diario de documentos
Balances contables
- Cierre del ejercicio
Arrastre de saldos AP/AR
Arrastre de saldos GL
Cierre final y liberacin de informes financieros
Cierre del perodo contable anterior