Manualdegestionver12 130927094355 Phpapp01

Manual del Sistema
de Gestin de
Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio
Ambiente

FECHA DE APROBACION REVISION APROBADO POR
02/08/2012 12

GERENTE HSE

M-HSE-SSMA Revisin : 12
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y
MEDIO AMBIENTE
Aprobacin 02/08/2012
Elaborado Jefe SIG-HSE
Revisado Gerente HSE
Aprobado Gerente HSE

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Prohibida su reproduccin total o parcial.

2.0 TABLA DE CONTENIDO

Seccin Descripcin Pgina

1.0 Hoja de Revisin 01

2.0 Tabla de Contenido 02

3.0 Introduccin 03

4.0 Requisitos del sistema 03

4.1 Requerimientos Generales 03

4.2 Poltica del sistema 04

4.3 Planificacin 06
4.3.1 Identificacin de Aspectos y Evaluacin de Impactos
Ambientales 06
4.3.2 Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y
Evaluacin de controles 06
4.3.3 Requisitos Legales y Otros 06
4.3.4 Objetivos y Programas 07

4.4 Implementacin y Operacin 07
4.4.1 Recursos, Roles, Responsabilidades, Responsabilidad
Laboral y Autoridad 07
4.4.2 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia 08
4.4.3 Comunicacin, Participacin y Consulta 09
4.4.4 Documentacin 09
4.4.5 Control de la Documentacin 09
4.4.6 Control Operacional 10
4.4.7 Preparacin y Respuesta ante Emergencias 10

4.5 Verificacin 10
4.5.1 Seguimiento y Medicin 10
4.5.2 Evaluacin del Cumplimiento Legal 11
4.5.3 Investigacin de Incidentes / Accidentes, No Conformidad,
Accin Correctiva, Accin Preventiva 11
4.5.3.1 No conformidad, acciones correctivas y acciones preventivas 11
4.5.3.2 Investigacin de incidentes / accidentes 11
4.5.4 Control de Registros 12
4.5.5 Auditoria Interna 12

4.6 Revisin por la Direccin 13

MEDIO AMBIENTE


3. INTRODUCCION

Sodexo Per S.A.C., es una empresa comprometida con la excelencia y el liderazgo en
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, para mantener la integridad fsica y
salud de sus trabajadores, proveedores y contratistas, conservando los recursos
propios y de sus clientes; as mismo viene aplicando buenas prcticas ambientales en
los lugares donde realiza sus actividades, dentro del criterio de desarrollo sustentable.

4. REQUISITOS DEL SISTEMA

4.1. REQUERIMIENTOS GENERALES

El Manual de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ha
sido preparado por Sodexo Per S.A.C. de acuerdo a los requerimientos de las
Normas internacionales ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, definiendo la
Poltica de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, y los requisitos del
Sistema de Gestin Integrado, as como la responsabilidad y el alcance de la
certificacin.

Alcance de la certificacin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional:

Pluspetrol Malvinas Operaciones: Servicio de alimentacin, hospedaje,
lavandera, recreacin, mantenimiento, manejo de residuos slidos,
tratamiento de efluentes lquidos y agua potable.
Pluspetrol Malvinas Construcciones: Servicio de alimentacin,
hospedaje, lavandera, recreacin, mantenimiento, acondicionamiento
de residuos slidos, tratamiento de efluentes lquidos y agua potable.
Antamina: Servicio de alimentacin, hospedaje, lavandera, recreacin,
mantenimiento y tratamiento de agua residual y agua potable.
Lagunas Norte (Barrick): Servicio de alimentacin, hospedaje,
lavandera, recreacin y mantenimiento.
Rio Tinto (La Granja): Servicio de alimentacin, hospedaje, lavandera,
mantenimiento, manejo de residuos slidos, tratamiento de agua
potable.
Procter & Gamble: Servicio de mantenimiento de equipos, instalaciones
y servicios generales (control de plagas, jardineras y pintados de
estructuras en general y facilities)
Oficinas Lima: Procesos administrativos como compras y logstica,
recursos humanos, aseguramiento de la calidad y tecnologa de la
comunicacin.

MEDIO AMBIENTE


4.2. POLITICA DEL SISTEMA

POLITICA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Sodexo Per S.A.C. establece la Poltica de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente (SSOMA), la misma que se aplica a todas las actividades que
desarrolla.

La implementacin y mantenimiento de la Poltica de SSOMA es responsabilidad
de la Alta Direccin de la Organizacin, es por ello que es firmada por el Gerente
General quien representa a la Organizacin

La Poltica de SSOMA refleja los compromisos que tiene la empresa a fin de
obtener la excelencia y el liderazgo en seguridad y salud ocupacional.

La Poltica de SSOMA, se mantendr difundida a todas las personas que
trabajan para la organizacin o en nombre de ella a travs de capacitaciones y
entrega impresa de la misma solicitando la firma correspondiente de cada
colaborador en el registro de Entrega de la Poltica SSOMA, as tambin se
publica en lugares visibles de la Organizacin a travs de peridicos murales,
cuadros u otros.

La Revisin de la Poltica de SSOMA se realiza como mnimo una vez al ao.

MEDIO AMBIENTE


MEDIO AMBIENTE


4.3. PLANIFICACION

4.3.1. IDENTIFICACIN DE ASPECTOS Y EVALUACIN DE IMPACTOS
AMBIENTALES

En el procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales
P-HSE-IEAA se establece las responsabilidades para la aplicacin del mismo,
la metodologa para la identificacin de los aspectos ambientales, los criterios
para la evaluacin de sus impactos, el registro y la determinacin de los
aspectos ambientales significativos, as como el tratamiento para los mismos
a travs de programas de gestin ambiental.
La revisin de los aspectos ambientales se realizar una vez al ao y en caso
de modificacin del proceso, nuevas instalaciones u otras actividades que
afecten el ambiente, se deber realizar una nueva evaluacin y registro.

4.3.2. IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION DE RIESGOS Y
DETERMINACION DE CONTROLES.

La Identificacin de Peligros y Evaluacin de Riesgos para las diferentes
actividades que realiza la Organizacin se realizara en la Matriz de
Identificacin de Peligros y Evaluacin de Riesgos R-HSE-IPER de cada
contrato. La metodologa de identificacin de los peligros, evaluacin de
riesgos, determinacin de riesgos intolerables, y el tratamiento de los mimos
se encuentra establecido en el procedimiento Identificacin de Peligros y
Evaluacin de Riesgos P-HSE-IPER. La Matriz deber ser revisada y
actualizada por lo menos una vez al ao o cuando se produzcan cambios en
los procesos realizados en el contrato. De igual forma se contempla realizar
por lo menos una vez al ao la evaluacin residual de riesgos de los
considerados como significativos, a fin de verificar la eficacia de los controles
establecidos.
En base a la identificacin de peligros realizada en cada contrato se deber
elaborar los mapas de riesgo para cada rea de trabajo.

4.3.3. REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Dentro del sistema de gestin se define el marco legal aplicable segn las
actividades desarrolladas los cuales se registran en el Requisitos Legales y
Otros R-HSE-RL de en los diferentes contratos. Mediante el procedimiento
Identificacin y Evaluacin del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros P-
HSE-RL, se establece la forma de identificar, acceder, mantener actualizada y
difundir oportunamente toda la informacin referida a los requisitos legales
aplicables y otros requisitos a los que la organizacin se suscriba
voluntariamente relacionada a la Gestin Ambiental, de Seguridad y Salud
Ocupacional, de Sodexo Per S.A.C..

MEDIO AMBIENTE


4.3.4. OBJETIVOS Y PROGRAMA (S)

La definicin de objetivos y metas especficos para los contratos, recae
directamente sobre los Jefes o Supervisores de HSE de los contratos en base
a los aspectos ambientales significativos y peligros y riesgos significativos,
la revisin ser realizada por las Jefaturas de QHSE o Sub gerencias de HSE
segn corresponda y la aprobacin de los mismos por el Jefe o encargado
del contrato.

Se proceder a redactar los Programas de Gestin: Programa de Gestin
Ambiental R-HSE-PGA y Programa de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional R-HSE-PGSS, en base de los objetivos y metas considerando para
ello lo siguiente:

- Responsable por cada objetivo y meta
- Recursos necesarios para alcanzar los objetivos y metas
- Plazo de implementacin de las actividades para alcanzar los objetivos y metas

En caso de proyectos, desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos y/o
modificados, los objetivos y metas podrn ser modificados en caso se determine un
riesgo o aspecto ambiental significativo y la organizacin determine controlarlos a
travs de objetivos y metas.

Los objetivos y metas a nivel empresa se establecen en el Plan Anual HSE

4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION

4.4.1. RECURSOS, ROLES, RESPONSABILIDADES, RESPONSABILIDAD
LABORAL Y AUTORIDAD

Las responsabilidades y autoridades sobre el Sistema de Gestin de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente se establecen en el procedimiento
Estructura y Responsabilidad P-HSE-ER.

Los puestos de trabajo que conforman la organizacin del Sistema de
Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, en base a sus
responsabilidades se representan en el siguiente organigrama:

MEDIO AMBIENTE


Tambin se han definido en los diferentes procedimientos del Sistema de
Gestin HSE las responsabilidades especficas para el desarrollo de los
mismos.

4.4.2. COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA

Dentro de la documentacin del sistema se cuenta con el procedimiento
Capacitacin y Entrenamiento P-HSE-CE, en el cual se establecen los niveles
de capacitacin y formacin, la elaboracin de los Programas y/o planes de
capacitacin, los requerimientos de induccin para personal nuevo, para lo
cual se considera:

MEDIO AMBIENTE


(1) Induccin a personal nuevo.- Es aquella que se orienta a facilitar la
integracin del nuevo colaborador, en relacin a los temas de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA).

(2) Induccin Especifica HSE.- Todo personal nuevo deber recibir la
Induccin Especifica proporcionada por el encargado del rea para la que
desempeara el trabajo, considerndose los peligros, riesgos y controles
a implementarse relacionados a su actividad de trabajo.

4.4.3. COMUNICACIN, PARTICIPACION Y CONSULTA

En el procedimiento de Comunicaciones y Consulta P-HSE-CCIE, se establece
la forma de administrar la comunicacin interna y externa con el fin de lograr
una ptima comprensin de la informacin que requiera ser transmitida, as
tambin la adecuada participacin de los colaboradores en lo que se refiere al
Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y as
asegurar una buena percepcin de la imagen de Sodexo. En cuanto a la
Consulta y Participacin, los trabajadores tienen representacin en el Comit de
Seguridad y Salud en el Trabajo a fin de participar de manera activa en el Sistema
de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional de la Empresa.

4.4.4. DOCUMENTACION

SODEXO, define su plataforma documentaria para establecer y mantener
informacin formal en medios fsicos y electrnicos con el nivel de detalle
suficiente para:

- Describir los elementos del Sistema de Gestin, as como sus
interrelaciones.
- Proveer a la Gerencia General y a quienes el sistema designe la informacin
detallada de la operacin especfica de cada elemento del Sistema de
Gestin, con toda la documentacin relativa as como informacin sobre
procesos, cuadros organizacionales, procedimientos, planes de emergencia
y cualquier registro o instruccin que sea necesario.

4.4.5. CONTROL DE LA DOCUMENTACION

El control de la documentacin de la organizacin se describe en el procedimiento
Control de Documentos y Registros P-HSE-CD y se basa en lo siguiente:

- Elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos del Sistema de
Gestin.
- Codificacin de los documentos
- Conservacion de los documentos
- Modificacin de la documentacin
- Control de cambios

MEDIO AMBIENTE


- Distribucin de los documentos
- Documentos de origen externo

4.4.6. CONTROL OPERACIONAL

Sodexo Per S.A.C., establece su plataforma de Control Operacional buscando
establecer y mantener procesos documentados para hacer frente a situaciones
en las que su ausencia podra distorsionar tanto la Poltica, los Objetivos y Metas
del Sistema de Gestin.
Se establece criterios operacionales en las Matrices de Control Operativo y en los
procedimientos operativos.
Todos los procedimientos, e instrucciones de trabajo, son debidamente
comunicados y difundidos al personal involucrado en la realizacin de tareas
relacionadas a los riesgos principalmente altos y aspectos ambientales
significativos definidos por la organizacin con la finalidad de controlarlos o
eliminarlos.

4.4.7. PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Se establecen los criterios a ser considerados en el procedimiento P-HSE-RE
Respuesta a Emergencias.

Se consideran:

- Las responsabilidades en los diferentes niveles en todos los contratos dentro
del alcance del Sistema de Gestin.
- Cada contrato deber identificar las potenciales situaciones de emergencia de
acuerdo a las actividades y las condiciones en las que las realiza.
- Las capacitaciones y entrenamientos para emergencias sern considerados
dentro de los planes o programas de capacitacin.
- Los simulacros de emergencia se realizarn de acuerdo al Programa de
Simulacros establecido en cada contrato.
- Los planes de emergencias sern adecuados considerando lo establecido
por el cliente.

4.5. VERIFICACION

4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

Se establece el seguimiento y medicin del desempeo, por medio del
procedimiento P-HSE-SM Seguimiento y Medicin, mediante:

- Cumplimiento del Programa Anual de Seguridad, Salud y Medio Ambiente.
- Seguimiento de incidentes y enfermedades ocupacionales.
- Reporte Mensual HSE
- PREAXION

MEDIO AMBIENTE


- Inspecciones
- Cumplimiento de los requisitos legales y otros
- Monitoreo de Agentes Fsicos, Qumicos y Biolgicos

4.5.2. EVALUACION DE CUMPLIMIENTO LEGAL

La evaluacin del cumplimiento de requisitos legales y otros es realizada por el
Coordinador General del SIG HSE y Coordinadores de los contratos, tomando
como referencia el Registro de Requisitos Legales y Otros R-HSE-RL aplicable a
cada contrato, lo cual se establece en el procedimiento Identificacin y
Evaluacin del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros P-HSE-RL.
El incumplimiento de un requisito legal u otro constituye una No Conformidad con
lo cual, dado el caso se proceder a levantar una Solicitud de Accin Correctiva a
fin de dar cumplimiento a dicho requisito.

4.5.3. INVESTIGACION DE INCIDENTES / ACCIDENTES, NO
CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA

4.5.3.1. No conformidad, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.

El mecanismo para implementar las acciones correctivas y preventivas se
establecen en el procedimiento P-HSE-ACAP Acciones Correctivas y
Preventivas.

Dentro de este procedimiento se establecen:

1. Deteccin de las No Conformidades o Potenciales No Conformidades
2. Registro de No Conformidades o Potenciales No Conformidades
3. Emisin y cierre de una Accin Correctiva y/o Accin Preventiva, en este se
incluyen:
Identificacin y anlisis de las causas de la No Conformidad o Potencial
No Conformidad.
Revision del registro de SAC y SAP antes de su implementacin.
Implementacin de las Acciones Correctivas o Acciones Preventivas
Evaluar y controlar los peligros y riesgos que puedan resultar de las
acciones correctivas, as como el control o mitigacin de aspectos
ambientales que pudieran generarse de estas acciones.
Verificacin de la eficacia.

4.5.3.2. Investigacin de Incidentes / Accidentes.

Es realizada de acuerdo al procedimiento Reporte e Investigacin de
Incidentes / Accidentes P-HSE-RIIA, donde se establece las
responsabilidades y mecanismo a seguir para el reporte e investigacin de
los incidentes y accidentes laborales, as como la identificacin y anlisis
de las causas que los originan, a fin de evitar la ocurrencia o recurrencia

MEDIO AMBIENTE


del evento a partir de la implementacin de acciones preventivas y
preventivas.
Se debe seguir obligatoriamente:

Asistir al accidentado: Brindar los primeros auxilios si es posible, de
requerirse asistencia mdica, se deber realizar el traslado del
accidentado hacia el centro de salud ms cercano con los formatos
correspondientes de SCTR (valido slo dentro de las primeras 24 horas
de ocurrido el accidente).
Reportar el evento: Todo incidente / accidente deber ser reportado por
el encargado del contrato al rea HSE lo antes posible para que se siga
el canal de comunicaciones establecido.
Investigar: se deber mantener todo tipo de evidencia y testimonios que
ayuden a identificar las causas del incidente / accidente de manera
objetiva, el Supervisor HSE encargado del contrato asesorara durante
todo el proceso de investigacin, siendo el encargado del contrato el
responsable de este proceso y de establecer e implementar las
acciones correctivas y/o preventivas necesarias en relacin a las
causas que originaron el accidente.

4.5.4. CONTROL DE LOS REGISTROS

Los Registros del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente, sern estructurados de acuerdo a las necesidades de cada
procedimiento, instruccin o requerimiento del sistema, identificndose cada
registro por un nombre nico o cdigo si lo tuviera.
En el procedimiento P-HSE-CD Control de Documentos y Registros se establece
el control que debern tener los registros del Sistema de Gestin.

4.5.5. AUDITORIA INTERNA

Para el proceso de auditora interna se establece el procedimiento P-HSE-AI
Auditora Interna establece:

Planificacin de las Auditoras Internas
Se elabora el Programa Anual de Auditorias se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Se deben auditar los procesos y requisitos de las normas del Sistema de Gestin,
por lo menos una vez al ao.
El equipo auditor debe preparar el Itinerario de Auditoria (R-HSE-IDA) y
envirselo al auditado antes de la auditoria.

De la Designacin de auditores
El equipo de auditores puede estar conformado por personal interno o externo
que tengan calificacin apropiada para realizar auditorias y que adems no
tengan compromiso directo con la actividad a auditar, este equipo auditor es
designado por el Coordinador General del SIG-HSE.

MEDIO AMBIENTE


Los requisitos para la calificacin de auditores internos se definen en el
Procedimiento de Auditorias Internas

De la Ejecucin de la auditoria interna.
La auditoria se inicia con una reunin de apertura, en la que se hace una
presentacin formal de los auditores y explicar la metodologa de la auditoria,
para luego proceder a recoger evidencias de auditoria con la finalidad de verificar
la implementacin de los sistemas y su efectividad. Luego de esto el equipo de
auditores prepara su Informe de Auditoria con los hallazgos encontrados por los
que se levantaran las respectivas SAC.

4.6. REVISION POR LA DIRECCION

La responsabilidad de la revisin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) recae sobre la Alta Direccin, en el cargo
del Director de QHSE.

El Gerente de HSE, Representante de la Alta Direccin, es quien presenta los
reportes de desempeo del Sistema de Gestin a la Alta Direccin o Director de
QHSE para su revisin.

El Director de QHSE revisa el Sistema de Gestin SSOMA, por lo menos una vez al
ao para asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia continua, determinando
si fuera el caso oportunidades de mejoras o la necesidad de efectuar cambios.

Se establece para la Revisin por la Direccin los siguientes elementos de entradas:

Los resultados de las auditorias internas y evaluacin de cumplimiento con los
requisitos legales y otros requisitos que la organizacin tenga suscrito.
Los resultados del proceso de consulta o participacin
Comunicaciones relevantes con las partes interesadas externas, incluidas las
quejas.
Los indicadores del desempeo del Sistema de Gestin de SSOMA.
El grado de cumplimiento de los objetivos y metas.
El estado de la investigacin de incidentes, acciones correctivas y preventivas.
El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones llevadas a cabo.
Cambio de las circunstancias, incluyendo evolucin de los requisitos
legales y otros requisitos relacionados a SSOMA
Las recomendaciones para la mejora contina.

Los resultados de la Revisin por la Direccin se registran en el Formato de
Revisin por la Direccin y se enviar al Coordinador General del SIG-HSE para
el seguimiento de las acciones recomendadas por sta revisin.

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