Luis Manuel Castillo Latorre

Tcnico Jurdico IP La Araucana sede Temuco 2009

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DE LA FORMACION DEL PROCESO, DE SU CUSTODIA Y DE SU COMUNICACIN A LAS PARTES

Del proceso en general El proceso es el conjunto de escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presentan o verifican en el procedimiento. Esta definicin resulta del examen del artculo 29 del Cdigo de Procedimiento Civil, que dispone que el proceso se formara con los escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el juicio. Todas las piezas que deben formar el expediente o proceso deben agregarse sucesivamente segn el orden de presentacin. Al tiempo de agregarlas, debe el secretario numerar cada foja en cifras y letras. Solo se exceptan las piezas que, por su naturaleza, no pueden agregarse o que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso. Es lo que expresa el artculo 34 del Cdigo de Procedimiento Civil.

De los escritos Hemos dicho que forman parte del proceso los escritos que presentan las partes, los cuales, como los dems documentos y actuaciones, se agregan segn el orden de su presentacin. El escrito es un acto solemne que contiene las solicitudes que presenten las partes al tribunal y que debe reunir los requisitos establecidos por la ley.

Los escritos no deben presentarse en papel especial La ley de Timbres, Estampillas y Papel Sellado exiga que los escritos deban presentarse en papel sellado. Se trataba de un papel impreso por la Casa de Moneda que tena un valor determinado por cada hoja y contena treinta lneas que podan utilizarse para la escritura. Derogada la existencia de dicho papel, la costumbre hizo que lo reemplazara el Papel Proceso, que mantena el formato del sellado, pero no era impreso en la Casa de Moneda. Hoy en da no hay inconveniente en usar papel blanco.

En qu forma deben presentarse los escritos al tribunal Todo escrito debe presentarse al tribunal de la causa por conducto del secretario respectivo y debe encabezarse con una suma que indique su contenido o el trmite de que se trata. As lo dispone el artculo 30 del Cdigo de Procedimiento Civil.

De la obligacin de presentar copias de los escritos. Excepciones. Sanciones Junto con cada escrito deben acompaarse en papel simple tantas copias cuantas sean las partes a quienes debe notificarse la providencia que en el recaiga una vez confrontadas dichas copias por el secretario, deben entregarse a la otra u otras partes. En caso que la notificacin no se haga personalmente o por cedula, deben las copias quedar en la secretaria del tribunal a disposicin de la otra u otras partes. Se exceptan los escritos que tengan por objeto personarse en el juicio, acusar rebeldas, pedir apremios, prorroga de trminos, sealamiento de visitas, su suspensin y cualquier otra diligencia de mera tramitacin. 2

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Si no se entregan la copia o resulta disconformidad substancial entre aquellas y el escrito original, no le corre plazo a la parte contraria y debe el tribunal de plano, imponer una multa de un cuarto a un sueldo vital El tribunal debe ordenar, adems, que la parte acompae las copias dentro del tercero da, bajo apercibimiento de tener por no presentado el escrito. Las resoluciones que dicte a este respecto son inapelables. Todo esto se establece en el artculo 31 del Cdigo de Procedimiento Civil Y por ultimo hay que tener presente la disposicin del artculo 80, en conformidad a la cual, si las copias acompaadas no son exactas en su parte substancial, puede el litigante rebelde pedir la nulidad de todo lo obrado en el juicio, siempre, naturalmente que acredite la circunstancia

Obligacin del secretario, una vez que se le ha entregado un escrito o un documento. Entregado un escrito al secretario, debe este en el mismo estampar en cada foja la fecha y su media firma, o un sello autorizado por la respectiva Corte de Apelaciones y que designe la oficina y fecha de la presentacinDebe, adems, dar recibo de los documentos que se le entreguen, siempre que lo exija la parte que los presenta, sin que pueda cobrar derecho alguno por los servicios a que este artculo se refiere. Es lo que dispone el artculo 32 del Cdigo de Procedimiento Civil. La importancia del cargo del tribunal est en que hace plena prueba en cuanto al hecho de haber sido presentado el escrito y a la fecha de su presentacin. Siempre que se trate de escritos que deben presentarse dentro de un plazo fatal, el cargo del secretario tiene vital importancia en cuanto a saber si ha vencido el plazo o no, en el momento en que tal escrito se presenta.

Obligacin que tiene el secretario de presentar los escritos al tribunal Todo escrito debe ser presentado por el secretario al tribunal para su despacho el mismo da en que se le entregue, o al da hbil siguiente, si la entrega se hace despus de la hora designada al efecto. En casos urgentes puede el interesado recabar el despacho inmediato, aun despus de la hora designada.} As lo establece el artculo 39 del Cdigo de Procedimiento Civil

De la custodia del proceso Segn lo dispone el artculo 36 del Cdigo de Procedimiento Civil, el proceso debe mantenerse en la oficina del secretario, bajo su custodia y responsabilidad.

De la custodia del expediente Sabemos que, en conformidad a lo dispuesto en el artculo 9 del Cdigo Orgnico de Tribunales, los actos de los tribunales son pblicos, salvo las excepciones establecidas expresamente en la ley. Que los actos de los tribunales son pblicos quiere decir que cualquiera persona puede imponerse de ellos, solicitando que se le muestren los expedientes. Este principio general tiene, sin embargo, excepciones. En materia criminal, por ejemplo, no puede consultarse el expediente, mientras el juicio este en estado de sumario, lo que no rige respecto de la parte que, por resolucin judicial, haya obtenido acceso a l. Y en materia civil puede ordenar el tribunal, en ciertos casos, que el proceso se mantenga reservado. En los juicios de nulidad matrimonial y de divorcio, por ejemplo, puede el tribunal decretar tal medida, en cuyo caso el expediente solo puede ser consultado por las partes y por sus mandatarios y abogados. 3

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Prohibicin que tiene las partes de retirar autos de la secretaria En conformidad al mismo artculo 36 del Cdigo de Procedimiento Civil, los autos no podrn retirarse de la secretaria sino por las personas y en los casos expresamente contemplados en la ley.} Este principio es absoluto en materia civil y no admite excepciones de ninguna especie-

De la entrega del expediente a determinadas personas Siempre que los tribunales pidan o hagan or dictmenes por escrito del respectivo fiscal judicial o de los defensores pblicos, el secretario entregara el proceso a aquellos funcionarios, exigiendo el correspondiente recibo. Lo mismo se observara cuando haya de remitirse el proceso a una oficina distinta a aquella en que se ha formado. Si los funcionarios a quienes se pide dictamen retardan la devolucin del proceso, podr el tribunal sealarles un plazo razonable para que la efecten, y ordenar a su vencimiento que se recoja por el secretario los autos. En aquellos casos en que otro tribunal requiera la remisin del expediente original o de algn cuaderno o pieza del proceso, el trmite se cumplir remitiendo, a costa del peticionario o de la parte que hubiere interpuesto el recurso o realizado la gestin que origina la peticin, las copias o fotocopias respectivas. Estas debern ser debidamente certificadas, en cada hoja, por el secretario del tribunal. Se enviara el expediente original solo en caso de que haya imposibilidad de sacar fotocopias en el lugar de asiento del tribunal, lo que certificara el secretario del tribunal. En casos urgentes cuando el tribunal lo estime necesario, por resolucin fundada, o cuando el expediente tenga ms de doscientas cincuenta fojas, podr remitirse el original.

De la remisin del expediente a otro tribunal En aquellos casos en que otro tribunal requiera la remisin del expediente original o de algn cuaderno o pieza del proceso, el trmite se cumplir remitiendo, a costa del peticionario o de la parte que hubiere interpuesto el recurso o realizado la gestin que origina la peticin, las copias o fotocopias respectivas. Estas debern ser debidamente certificadas, en cada hoja, por el secretario del tribunal. En casos urgentes o cuando el tribunal lo estime necesario, por resolucin fundada, o cuando el expediente tenga ms de doscientas cincuenta fojas, podr remitir el original. Lo anterior esta sealado en el articulo 37 inciso 3, norma incorporada por la reforma introducida por la Ley N 18.705

Del desglosamiento. Requisito previo Con arreglo al inciso 2 del artculo 29 del Cdigo de Procedimiento Civil, ninguna pieza del proceso pueda retirase sin que previamente lo decrete el tribunal que conoce de la causa. De manera que se requiere de un decreto del juez, para que pueda procederse al desglosamiento de alguna pieza del proceso. Siempre que se desglosen una o ms piezas del proceso, deben colocarse en su lugar una nueva foja con la indicacin del decreto que ordeno el desglose y del numero y naturaleza de las piezas desglosadas. No se debe alterar, sin embargo, la numeracin de las piezas que queden en el proceso y deben conservarse tambin las de las que se hayan separado, en el nuevo expediente de que pasen a formar parte, agregndose la que en este le corresponda. As lo dispone el artculo 35 del Cdigo de Procedimiento Civil. 4

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De la restitucin del expediente Puede suceder que un expediente se pierda. En este caso es necesario proceder a su reconstitucin. El Cdigo de Procedimiento Civil no reglamenta en forma expresa la reconstitucin de los expedientes civiles extraviados. El Cdigo de Procedimiento Penal, por el contrario dedica el Ttulo VIII del Libro III a la materia. El hecho de que no est reglamentado la reconstitucin de los expedientes civiles, ha provocado distintas opiniones en cuanto al procedimiento que debe adoptarse al respecto. Hay quienes sostienen que la reconstitucin de los expedientes civiles debe ser materia de un juicio ordinario, basados en el artculo 3 del Cdigo de Procedimiento Civil. Nos parece que el fundamento legal de tal opinin es acertado; pero no debe olvidarse el principio de la celeridad de los juicios, sobre todo en esta materia, en que el juicio a que se refiere el expediente desaparecido va a quedar paralizado, mientras la reconstitucin no est terminada. Es por esto que rechazamos esta opinin, por considerarla inconveniente. Segn otros, la reconstitucin debe hacerse en un juicio sumario, basados en el inciso 1 del artculo 680 del Cdigo de Procedimiento Civil. Ms conveniente que la anterior, sin embargo, creemos, que esta opinin debe ceder paso a la tercera, que sostiene que la reconstitucin de los expedientes civiles debe ser materia de un incidente, aplicando las disposiciones que sean procedentes del Cdigo de Procedimiento Penal, como, por ejemplo, los artculos 669 inciso 2 y 671 que dicen respectivamente: El tribunal podr de plano tener como autenticas las copias simples de cualquier pieza del proceso, timbradas por el secretario Si en el proceso ha recado sentencia firme, que se conserve en original o en copia autentica, se le cumplir

DE LAS ACTUACIONES JUDICIALES

De las actuaciones judiciales en general El proceso puede ser descompuesto en los distintos elementos que lo integran, de tal manera que cada uno de ellos puede ser examinado independientemente. Estos elementos que forman el proceso son las actuaciones judiciales, llamadas tambin actos procesales o actos de procedimiento. Las actuaciones judiciales pueden ser definidas, pues, como todas las diligencias del proceso. Tomando como base el origen de las actuaciones judiciales, pueden ser clasificadas en actuaciones de las partes y actuaciones del rgano jurisdiccional. La principal actuacin de parte con relacin al actor es la interposicin de la demanda, y con relacin al demandado, su contestacin; la principal actuacin del rgano es la sentencia definitiva, que pone fin a la instancia, resolviendo la cuestin o asunto que ha sido objeto del juicio. El Cdigo de Procedimiento Civil trata de las actuaciones judiciales en el Ttulo VIII del Libro I y da las reglas generales referentes a ellas.

Las actuaciones judiciales deben ser practicadas por el funcionario que indica la ley. Conforme a lo prescrito en el artculo 70 del Cdigo de Procedimiento Civil, las actuaciones necesarias para la formacin del proceso deben practicarse por el tribunal que conoce la causa, salvo los casos de excepcin que la misma 5

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disposicin establece. El cdigo de Procedimiento Civil se ha referido en este caso a las actuaciones que hemos llamado del rgano jurisdiccional, ya que evidentemente esta disposicin no es aplicable a las actuaciones de las partes. Las actuaciones del rgano jurisdiccional deben ser practicadas por regla general, por el tribunal que conoce la causa. Pero el artculo 70 del Cdigo de Procedimiento Civil establece 3 excepciones que son las siguientes: Los casos en que las actuaciones judiciales se encomiendan expresamente por la ley a los secretarios u otros ministros de fe. El artculo 390 del Cdigo Orgnico de tribunales nos da un ejemplo, al decir que los receptores son ministros de fe pblica encargados de hacer saber a las partes, fuera de las oficinas de los secretarios, los decretos y resoluciones de los tribunales de justicia. La notificacin, es por tanto, una actuacin que la ley encomienda expresamente a los receptores, siempre como dice la ley- que haya de practicarse fuera de la oficina de los secretarios. En caso contrario, son estos ltimos quienes deben practicar la notificacin, de acuerdo con el N 2 del artculo 380 del Cdigo Orgnico de Tribunales. Los casos en que se permite al tribunal delegar sus funciones. Ntese que el artculo 70 emplea la expresin permitir. Los tribunales no pueden por si y ante si delegar sus funciones. Es necesario que la ley los autorice para ello. Al hablar de las costas, vimos que el tribunal puede delegar las regulaciones de su valor en uno de sus miembros, si es colegiado, y en su secretario respecto de las costas procesales. Es lo que dispone el artculo 140 del Cdigo de Procedimiento Civil. Los casos en que las actuaciones hayan de practicarse fuera del lugar en que se sigue el juicio. En este caso no puede practicar las actuaciones el tribunal que conoce de la causa, sino que debe dirigir la comunicacin correspondiente al tribunal en cuyo territorio ha de practicarse la actuacin, para que este ordene su cumplimiento. De toda actuacin debe dejarse testimonio escrito en el proceso De conformidad a lo dispuesto en, los 2 primeros incisos del artculo 61 del Cdigo de Procedimiento Civil, de toda actuacin debe dejarse testimonio escrito en el proceso, con la expresin del lugar, da, mes y ao en que se verifique, de las formalidades con que se haya procedido y de las dems indicaciones que la ley o el tribunal dispongan. A continuacin y previa lectura, deben firmar todas las personas que hayan intervenido, y si alguna no sabe o se niega a hacerlo debe expresarse esta circunstancia. Las actuaciones judiciales deber ser autorizadas por el funcionario que indica la ley. Sancin Las actuaciones judiciales deben ser autorizadas por el funcionario a quien corresponda dar fe o certificado del acto. Dicha autorizacin es esencial para la validez de la actuacin, como lo prescribe el inciso final del artculo 61 del Cdigo de Procedimiento Civil. Naturalmente que esta disposicin se refiere, al igual que el artculo 70, ya estudiado, a las actuaciones del rgano jurisdiccional, ya que parece evidente que no puede ser aplicada a las actuaciones de las partes As, por ejemplo, en conformidad a lo expresado por el N 2 del artculo 380 del Cdigo Orgnico de Tribunales, deben los secretarios autorizar las providencias o resoluciones que recayeren sobre las solicitudes presentadas por las partes; y, en conformidad con el inciso 2 del artculo 390 del Cdigo Orgnico de Tribunales, son los receptores quienes deben actuar como ministros de fe en la recepcin de la prueba testimonial y en la diligencia de absolucin de posiciones. Si falta autorizacin del secretario o del receptor en una de las actuaciones judiciales a que nos hemos referido, esta ser nula y no tendr ningn efecto legal.

Las actuaciones judiciales deben practicarse en das y horas hbiles Segn lo dispuesto en el artculo 59 del Cdigo de Procedimiento Civil, las actuaciones judiciales deben practicarse en das y horas hbiles. Son das hbiles los no feriados. Son horas hbiles las que median entre las ocho y las veinte horasCon todo, conforme al artculo 60 del Cdigo de Procedimiento Civil, pueden los tribunales, a solicitud de parte, habilitar para la prctica de actuaciones judiciales das u horas inhbiles, cuando haya causa urgente que lo exija. Se estima para este caso, las actuaciones cuya dilacin pueda causar grave perjuicio a los interesados, o a la buena administracin de 6

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justicia, o hacer ilusoria una providencia judicial. El tribunal debe apreciar la urgencia de la causa y tiene facultad para resolver sin ulterior recurso. Del juramento en las actuaciones judiciales Siempre que en una actuacin judicial haya de tomarse juramento a alguno de los concurrentes, debe interrogrseles por el funcionario autorizante al tenor de la siguiente frmula: Juris por Dios decir la verdad acerca de lo que se os va a preguntar?, o bien, Juris por Dios desempear fielmente el cargo que se os confa?, segn sea la naturaleza de la actuacin. El interrogado debe responder: S, Juro. Es lo que establece el artculo 62 del Cdigo de Procedimiento Civil De la intervencin de interprete en las actuaciones judiciales Con arreglo al artculo 63 del Cdigo de Procedimiento Civil, cuando sea necesaria la intervencin de un intrprete en una actuacin judicial, debe recurrirse al intrprete oficial, si lo hay, y en caso contrario, al que designe el tribunal. Los intrpretes deben tener las condiciones requeridas para ser peritos y se les atribuye el carcter de ministros de fe. Antes de practicarse la diligencia el intrprete debe prestar juramento para el fiel desempeo de su cargo. El articulo 1 letra d) del Decreto N 738 del Ministerio de Relaciones Exteriores, de 26 de Noviembre de 1966, publicado en el Diario Oficial de 19 de Enero de 1967