PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

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AGOSTO 2008

PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

1. 2. 3. 4. 5.

CONCEPTO SUJETO RESPONSABLE DEL GASTO TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA - JURISPRUDENCIA RENDICION DE GASTOS CONTROL DE LOS GASTOS

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1.- CONCEPTO y AMBITO DE APLICACION DE GASTOS DE REPRESENTACION

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GASTOS DE REPRESENTACIN
1.- Sin obligacin de rendir cuenta Origen : DL 773 de 1974, art. 3
2.- Sujeto a la obligacin de rendir cuenta Origen : Presupuesto anual para cada Servicio
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GASTOS DE REPRESENTACIN, PROTOCOLO Y CEREMONIAL

Ley de Presupuesto : Clasificador Presupuestario M. Hacienda Subttulo 22, item 12, asignacin 003

Requisitos
1.- Que guarden relacin con las funciones del organismo respectivo 2.- Que asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente

- manifestaciones - inauguraciones

- gapes - fiestas de aniversarios - presentes recordatorios

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- atencin a autoridades, delegaciones, huspedes ilustres

y otros anlogos, en representacin del Servicio

- gastos por causas netamente institucionales y excepcionales

- gastos que demande la realizacin de reuniones con representantes o integrantes de entidades u organizaciones pblicas o privadas.

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2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS GASTOS

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2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS GASTOS

LEY 18575, artculo 28, Orgnica Constitucional de las Bases Generales de la Administracin del Estado. - Los servicios pblicos estarn a cargo de un jefe superior denominado Director, quien ser el funcionario de ms alta jerarqua dentro del respectivo organismo. - A los jefes del servicio les corresponder dirigir, organizar y administrar el correspondiente servicio; controlarlo y velar por el cumplimiento de sus objetivos; responder de su gestin y desempear las dems funciones que la ley les asigne.

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3.- TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA JURISPRUDENCIA

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1) Servicio de Caf Almuerzos , Comidas.

Dictamen 037857 / 29 de septiembre de 2000

Se consideran como gastos de representacin si se realizan con motivo de celebraciones relacionadas con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asistan autoridades superiores del gobierno o ministerio correspondiente.

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2) Propinas

Dictmenes: Ns 26.345 y 32.296, de 1994. El pago de propinas, constituye una erogacin voluntaria de la persona que la otorga, distinta del estado, no puede ser considerada como gastos de representacin ya que no se ajusta a la norma.

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3) Gastos celebracin de Navidad y fiestas patrias (traslados del personal, regalos, almuerzos, cctel, etc.)

Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984 08129 / 27 de marzo de 1984 011315 / 16 de mayo de 1985

Los gastos asociados a fiestas de navidad y fiestas patrias no deben considerarse como gastos de representacin ya que tales celebraciones no corresponden a funciones netamente institucionales.

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4) Gastos relacionados con el Da del nio, Da de la Secretaria, Da Internacional de la Mujer (regalos, alimentacin, arriendos, etc.)

Dictamen 011315 / 16 de mayo de 1985 Los gastos inherentes a estas celebraciones no constituyen gastos de representacin ya que son reuniones que no corresponden a causas netamente institucionales, an cuando concurran autoridades.

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5) Atencin autoridades Sector privado (gastos de pasajes, alimentacin)

Clasificador Presupuestario:

En general, este tipo de gastos deben asociarse al Subttulo correspondiente del Clasificador presupuestario, no obstante, podrn considerarse como gastos de representacin, si se realizan en representacin del organismo.

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6) Obsequios o presentes institucionales por reconocimiento funcionario

Dictmenes 016561 / 08129 de 1984

Los obsequios a funcionarios no deben considerarse como gastos de representacin toda vez que no constituyen una funcin propia del servicio

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7) Tarjetas de regalo de supermercado de fin de ao o canasta familiar

Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984 08129 / 27 de marzo de 1984 Los gastos por concepto de regalos a funcionarios constituyen una erogacin no atribuible a las funciones propias de la institucin, por lo tanto no corresponde clasificarla como gasto de representacin.

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8) Presentes a autoridades

Clasificador Presupuestario: cdigo 22.12.003 Los presentes a autoridades pueden ser catalogados como gastos de representacin, siempre que se realicen en representacin del organismo. No obstante, se requiere identificar las personas beneficiadas a objeto de acreditar el gasto.

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9) Gastos de impresin de Clasificador Presupuestario folletos, dpticos, trpticos, En general, este tipo de gastos deben clasificarse en el Subttulo 22, item 07 pendones. Publicidad y difusin, del Clasificador presupuestario, no obstante, si stos estn asociados a un aniversario o manifestacin de exteriorizacin del servicio y se cumpla con los requisitos que contempla el clasificador presupuestario para gastos de representacin, pueden ser considerados como tales.

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10) Gastos relativos a reuniones del jefe del servicio con subalternos

Clasificador Presupuestario: cdigo 22.12.003 Estos desembolsos no corresponden a gastos de representacin por no cumplir con los requisitos de exteriorizacin del servicio y que asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente, de conformidad con lo establecido en el clasificador presupuestario.

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11) gapes y coffe break en cursos internos del Servicio

Clasificador Presupuestario: cdigo 22.12.003

En general, estos gastos no corresponden a gastos de representacin por no contar con la participacin de integrantes de entidades u organizaciones pblicas, privadas, de otros poderes del Estado, y/o con expertos y autoridades nacionales o extranjeras, como lo seala el clasificador presupuestario.

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12) Arriendo de salas y gastos de alimentacin por capacitacin interna y externa

Clasificador Presupuestario: c digo 22.12.003

No corresponde a gastos de representacin por lo que debe ser registrado con cargo a los subttulos de acuerdo a la naturaleza del gasto.

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13) Gastos por actuaciones musicales en el da de la Secretaria

Dictamen 011315 / 16 de mayo de 1985

No corresponde clasificar estos gastos como representacin toda vez que no son atribuibles a causas netamente institucionales, an cuando concurran autoridades.

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14) Gastos relacionados con Dictamen 037857 / 29 de septiembre eventos internos del servicio de 2000 al cual no asistieron autoridades superiores del An cuando el evento corresponda a gobierno o Ministerio causas institucionales, los gastos relacionados no se aceptan como de representacin toda vez que no se cumple con el requisito de la asistencia de autoridades superiores del gobierno o ministerio correspondiente.

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14) Gastos de representacin de directores regionales

Dictamen 37.857 / 29 de septiembre de 2000 Estos gastos son procedentes, ya que para que los jefes regionales ejerzan debidamente sus funciones, deben contar con los recursos financieros para realizar las actividades especificas que conlleva asumir la representacin del organismo

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15) Gastos originados por la Cuenta Pblica de un servicio con presencia del jefe de servicio y senadores

Dictamen 22.909 / 24 de junio de 1999

Dictamen 28852 / 13 de diciembre de 1985 La Cuenta Pblica de un organismo a la cual asisten autoridades parlamentarias, cumple con los requisitos copulativos que se requieren para clasificar los gastos asociados como de representacin. Tales requisitos dicen relacin con actividades institucionales y participacin de personeros o autoridades superiores de gobierno o del ministerio, jefes de servicios y parlamentarios, atendida su elevada funcin e investidura.

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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

Ley 10.336 Organizacin y Atribuciones de la Contralora General de la Repblica Artculo 85: Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos, rendir a la Contralora las cuentas comprobadas de su manejo, en la forma y plazos legales. Cuando un funcionario, al ser requerido por la Contralora, no presente debidamente documentado el estado de las cuentas de los valores que tenga a su cargo, se presumir que ha cometido sustraccin de dichos valores.
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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION Resolucin N 759, 23 diciembre de 2003, de la Contralora General de la Repblica

Toda rendicin de cuentas estar constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompaados de la documentacin en que se fundamentan.

Dictamen 37857/2000, y 8129/1984 Los directores rendirn cuenta de sus gastos adjuntando a cada egreso la documentacin de respaldo pertinente en original de factura y/o boleta, indicando al dorso el motivo del egreso y la investidura de las autoridades que asistieron al gasto de que se trate.
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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

Decreto 250 /2004 Ministerio de Hacienda Aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios

Artculo 10, nmero 7, letra b

Cuando los gastos se financien con recursos de gastos de representacin, en conformidad a las instrucciones presupuestarias correspondientes, procede la licitacin privada o el trato o contratacin directa.

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5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

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5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

Atributos que al validarlos, eventualmente podran derivar en responsabilidades civiles y/o administrativas:

Legalidad
Documentacin de Respaldo

Acreditacin
Vinculacin al servicio

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Gracias

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