GOBIERNO DE CHILE SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOC IAL

AU08-2003-06262

CIRCULAR N 2094 SANTIAGO, 09-12-2003

FORMATO UNICO DE PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS (F.U.P.E.F.). TEXTO REFUNDIDO Y ACTUALIZADO DE INSTRUCCIONES IMPARTIDAS A LOS SERVICIOS DE BIENESTAR.

2 Esta Superintendencia, en ejercicio de las atribuciones legales que le confiere la Ley N 16.395 y el D.S. N 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsin Social, imparti instrucciones de carcter obligatorio para los servicios de bienestar en la Circular N. 1833, de 2000, y en el punto 7 de la Circular N 2036, de 2002, las que tuvieron por finalidad establecer criterios uniformes para la confeccin y presentacin de los estados financieros. La presente Circular refunde y actualiza las instrucciones impartidas en las mencionadas Circulares; en consecuencia, quedan sin efecto todas las instrucciones impartidas con anterioridad por esta Superintendencia relativas a la materia que trata esta Circular, con excepcin de lo instruido en la Circular N 1592, de 1997, referida a la administracin de servicios dependientes por parte de los servicios de bienestar.

I
1.-

DISPOSICIONES GENERALES
Los estados financieros de los servicios de bienestar debern ser preparados en conformidad con las instrucciones impartidas en la presente Circular u otras que emita esta Superintendencia, y en lo no previsto en ellas, conforme a los principios y normas contables generalmente aceptadas que sean emitidos por el Colegio de Contadores de Chile A.G. Por lo tanto, los servicios de bienestar tienen que mantener sus sistemas contables conforme a la Contabilidad Patrimonial, contemplando, entre otros principios contables, el del devengado, que seala: "La determinacin de los resultados de operacin y la posicin financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del perodo, aunque stos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan". Para registrar todos los hechos econmicos el sistema contable deber contemplar: Comprobantes de Contabilidad, Libro Diario, Libro Mayor y los informes financieros requeridos en las letras B), C) y F) del punto 2. Respecto de los comprobantes de contabilidad, segn su origen, deben ser de Ingresos, Egresos y Traspasos, con su respectiva numeracin correlativa anual. 2.Los estados financieros y dems informes que los complementan, que deben ser entregados anualmente a esta Superintendencia, son los siguientes: A) B) C) D) E) F) G) H) I) 3.4.INFORMACION GENERAL BALANCE GENERAL CLASIFICADO ESTADO DE RESULTADOS NOTAS EXPLICATIVAS ESTADOS DEMOSTRATIVOS DE SALDOS BALANCE GENERAL DE 8 COLUMNAS INFORME PARA PREPARAR F.U.P.E.F. CERTIFICADO DE VISACION BALANCE PRESUPUESTARIO

Los estados financieros debern ajustarse a la forma, contenido, codificacin y dems especificaciones tcnicas contempladas en estas instrucciones. Los estados financieros, cuyas cifras en pesos estarn referidas a la fecha de cierre del ejercicio contable de que se trate, se deben presentar en forma comparativa con los preparados en la misma fecha del ejercicio anterior. Unicamente para estos efectos, las cifras correspondientes al ejercicio anterior se presentarn actualizadas segn la variacin experimentada por el Indice de Precios al Consumidor entre el ltimo da del mes anterior al cierre de ese ejercicio y el ltimo da del mes anterior al cierre del ejercicio actual.

5.-

En la preparacin de los estados financieros de los servicios de bienestar del sector pblico no es necesaria la aplicacin de la correccin monetaria establecida en el Boletn Tcnico N13 del Colegio de Contadores, ya que sus recursos estn destinados al desarrollo de actividades que no tienen como objetivo el lucro; es decir, los excedentes que estos servicios generan slo se deben destinar a objetivos sociales establecidos en sus reglamentos. Los estados financieros e informes anuales referidos al 31 de diciembre, debern ser presentados en la Oficina de Partes de esta Superintendencia en duplicado, a excepcin de los Estados Demostrativos de Saldos de los que slo se requiere una copia, a ms tardar el ltimo da hbil del mes de febrero del ao siguiente y comprendern todos los indicados en el punto 2 anterior. Respecto a las Universidades, el plazo de entrega ser hasta el ltimo da hbil del mes de marzo del ao siguiente. Junto con remitir los documentos mencionados impresos en papel, se requiere que los estados de las letras B), C) y F) sean enviados en disco compacto (CD) en formato de planilla excel; en el caso de los servicios que procesen su contabilidad mediante el sistema proporcionado por esta Superintendencia en la Circular N 2036, adems debern remitir en CD el movimiento del mes de diciembre con los saldos acumulados. Los estados demostrativos podrn ser remitidos en papel o en CD; en este ltimo caso deber ser en formato de planilla excel. Adicionalmente, debern confeccionarse estados financieros e informes parciales al 31 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre, los cuales se emitirn a ms tardar el da 15 del mes subsiguiente al del trmino del trimestre respectivo, con la informacin de las letras B), C), E), F) y G), del punto 2 precedente, los que quedarn en poder del servicio de bienestar y a disposicin de este Organismo.

6.-

7.-

Los estados financieros, debidamente aprobados por el Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar, como lo establece la letra e) del artculo 29 del D.S. N 28, ya mencionado, debern ser suscritos por la Jefatura Superior de la Institucin o por el funcionario en quien se haya delegado esa facultad, por el Jefe de Bienestar y por el Contador del mismo. As tambin, la carta u oficio conductor mediante el cual se remitan dichos informes financieros, debe ser firmado por la autoridad mxima de la Institucin o por el presidente del Consejo Administrativo.

II

FORMATO DE PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

A continuacin se explicar el contenido de cada uno de los temes que aparecen en el Formato Unico de Presentacin de los Estados Financieros de los servicios de bienestar, utilizando para ello el mismo cdigo con el que se identifican en dicho Formato. A) INFORMACION GENERAL En el costado superior derecho de la hoja de Informacin General del formato que se anexa a la presente Circular, se indicar la fecha a la que estn referidos los estados financieros, la cual deber corresponder al 31 de diciembre del ao que se informa.

Adems, esta seccin consignar la informacin bsica del servicio de bienestar que incluye los siguientes antecedentes: 1.00 IDENTIFICACION Del 1.01 al 1.07

Registrar los datos en la forma indicada en el formato. 2.00 ADMINISTRACION Del 2.01 al 2.11 Completar el formato anotando los datos de las personas que desempean los cargos que all aparecen. Los nombres deben anotarse de la siguiente forma: Apellido paterno, apellido materno, nombres completos. 3.00 INFORMACION ADICIONAL Del 3.01 al 3.05 Anotar los datos existentes al 31 de diciembre del ao que se informa. B) BALANCE GENERAL CLASIFICADO 10000 TOTAL ACTIVOS

Representa la suma total de los rubros del activo del servicio de bienestar y debe anotarse al pie de la columna "Activos" del Balance General Clasificado. Las cuentas del activo sern distribuidas en las siguientes dos clasificaciones generales: Activos Circulantes Otros Activos 11000 ACTIVOS CIRCULANTES

Incluye aquellos activos y recursos que sern realizados, vendidos o consumidos, dentro del plazo de un ao a contar de la fecha de cierre de los estados financieros. Los conceptos que conforman el activo circulante debern incorporarse a los temes que a continuacin se definen: 11010 Disponible

Est constituido por aquellos fondos en caja (efectivo y valores), depsitos en cuenta corriente bancaria, fondos fijos, recursos en trnsito debidamente certificados y otros valores existentes al cierre del balance, de disponibilidad inmediata y sin restriccin de ningn tipo. Respecto de los fondos fijos, stos deben estar destinados slo para pagos menores (Oficio Ord. N 13485, de 1998, de esta Superintendencia). De existir restricciones, estos activos debern ser clasificados en el tem Otros (11080), del rubro Activos Circulantes (Nota Explicativa N 9). 11015 Valores Realizables

Debern incluirse en este tem, aquellos valores adquiridos por el servicio de bienestar, siempre que su reglamento lo permita, con la finalidad de ser vendidos a sus afiliados, tales como vales de supermercado. 11020 Valores Negociables

En este tem debern incluirse los instrumentos financieros que hubieran adquirido en el mercado de capitales los servicios de bienestar que cuenten con la autorizacin respectiva del Ministerio de Hacienda, segn lo establecido en el Decreto Ley N 1.056, de 1975. Por otra parte, conforme al inciso final del artculo 55 del Decreto Ley N 670, de 1974, en el caso de los servicios de bienestar de CAPREDENA y DIPRECA, slo se requerir la autorizacin del Ministerio de Defensa Nacional. Asimismo debern registrarse las inversiones efectuadas en virtud del artculo 36 de la Ley N 18.267 por los servicios de bienestar de las universidades e institutos profesionales estatales. Se anotarn en este tem aquellas inversiones en bancos e instituciones financieras, cuya liquidacin est sujeta a un simple trmite, tales como depsitos a plazo (Nota Explicativa N 5). De existir restricciones sobre estos activos debern ser clasificados en el tem Otros (11080) del rubro Activos Circulantes (Nota Explicativa N 9). 11030 Colocaciones

En este tem se incluyen los prstamos otorgados a los afiliados, tales como prstamos personales, mdicos, habitacionales, etc., debidamente reglamentados, los cuales deben presentarse netos de intereses no devengados al trmino del ejercicio contable de que se trate (Nota Explicativa N 6). Es decir, debern corresponder slo al saldo de la deuda capital. 11040 Cuentas por Cobrar

En este cdigo corresponde considerar los valores por cobrar provenientes de cuotas de prstamos (incluidos intereses devengados), aportes de afiliados, aportes institucionales y otras deudas directamente relacionadas con el financiamiento y actividades del bienestar. Por consiguiente, se clasificarn en este cdigo los derechos por cobrar pendientes de enterar al bienestar durante el ejercicio contable a que se refieren los estados financieros; no debe incluirse en stos los descuentos por recibir a favor de casas comerciales, compaas de seguros e instituciones de salud. Los conceptos incorporados en este tem debern informarse en la forma indicada en la Nota Explicativa N 7. 11050 Existencias

En este tem deber mostrarse el total de bienes adquiridos por el servicio de bienestar, siempre que la adquisicin est contemplada en su Reglamento, debiendo indicarse en una nota explicativa el tipo de existencias, su sistema de valorizacin y destino (Nota Explicativa N 8). 11080 Otros

Se incluirn en este tem todas aquellas partidas que no puedan ser clasificadas en las definiciones anteriores del activo circulante (Nota Explicativa N 9). 12000 OTROS ACTIVOS

Se deben incluir aquellos activos del servicio de bienestar no clasificados en el rubro anterior, y estar compuesto por aquellos activos y recursos que no sern realizados o consumidos dentro del plazo de un ao a contar de la fecha de cierre de los estados financieros, los que debern incorporarse a los temes que a continuacin se definen: 12010 Colocaciones a Largo Plazo

Incluye las cuotas de los prstamos (saldo de capital) otorgados a los afiliados, cuyo plazo de vencimiento excede de un ao a contar de la fecha del cierre de los estados financieros (Nota Explicativa N 6). 12020 Deudas de Dudosa Recuperacin

Se incluirn en este tem todas aquellas deudas con una antigedad superior a un ao desde que se origina su morosidad. Cabe precisar que al momento de registrar la deuda como de dudosa recuperacin no devengar intereses ni reajustes. Si se requiere castigar contablemente deudas de difcil recuperacin, respecto de las cuales se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro, se hace presente que la facultad contenida en el artculo 19 de la Ley N 18.382, tambin es aplicable a las deudas relacionadas con las oficinas de bienestar, en los trminos que la citada norma legal establece, acorde con lo expresado por la Contralora General de la Repblica en su Oficio N 24.551, del 24 de octubre de 1985, debiendo considerarse asimismo las conclusiones que ese Organismo Contralor expone en su Dictamen N 23.294, de ese ao. En estas circunstancias, la decisin que se adopte en torno a ejercer la referida facultad ser de competencia del Ministerio del ramo y del de Hacienda, sin perjuicio de las atribuciones de dicha Contralora en relacin con los fondos pblicos que controla. 12030 Otros

Debern incluirse en este tem aquellas partidas que no puedan ser clasificadas en algunas de las definiciones anteriores (Nota Explicativa N 10). 20000 TOTAL PASIVOS

Representa la suma total de los rubros del pasivo, la que deber anotarse al pie de la columna Pasivos del Balance General Clasificado. Las cuentas del pasivo sern distribuidas en las siguientes clasificaciones generales: Pasivos Circulantes Pasivos a Largo Plazo Patrimonio 21000 PASIVOS CIRCULANTES

Incluir aquellas obligaciones contradas por el servicio de bienestar, que sern liquidadas dentro del plazo de un ao a contar de la fecha de cierre de los estados financieros. Los conceptos que conforman el pasivo circulante debern incorporarse a los temes que a continuacin se definen: 21010 Beneficios por Pagar

Se clasifican en este tem todas las obligaciones que tiene y adeuda el servicio de bienestar a sus afiliados. Los beneficios solicitados por los afiliados hasta el ltimo da hbil de diciembre y que no hayan sido pagados a esa fecha, debern ser provisionados por el servicio de bienestar con cargo al ejercicio contable y al presupuesto del ao que termina (Nota Explicativa N 11). 21020 Obligaciones con Servicios Dependientes

Se incluir en este tem slo el movimiento de fondos de los servicios administrados; tales como: jardines infantiles, colonias de veraneo, casas de reposo, sedes sociales, complejos

7 deportivos, casinos del personal, etc., segn las facultades otorgadas en el reglamento del servicio de bienestar (Nota Explicativa N 12). Su saldo representa las disponibilidades de fondos del o de los servicios dependientes; su contrapartida se presentar con restriccin en el tem Otros (11080) (Nota Explicativa N 9, letra b). Las operaciones financieras de los mencionados servicios debern ser registradas mediante contabilidad separada del servicio de bienestar. En materia de administracin de servicios dependientes, se debern aplicar las instrucciones y procedimientos contables y presupuestarios establecidos en la Circular N 1592, de 1997, de esta Superintendencia. 21030 Cuentas por Pagar a Casas Comerciales

Corresponde a los valores descontados a los afiliados e ingresados al servicio de bienestar y que a la fecha de cierre del balance no han sido pagados a las casas comerciales en convenio (Nota Explicativa N 13). Cabe precisar, que el servicio de bienestar acta slo de intermediario ya que recauda las cuotas y luego las integra a las casas comerciales, no pudiendo en ningn caso constituirse en aval de dichas deudas, ni comprometer su patrimonio pagando anticipadamente compromisos de sus afiliados con casas comerciales, es decir, pagar cuotas que no ha recibido. Por lo mismo, las deudas de los afiliados deben controlarse en forma extracontable y si actualmente se utilizan cuentas de orden para ello, deber cambiarse ese control contable por registros y procedimientos administrativos, en la forma indicada en la Nota Explicativa N 13. 21040 Proveedores

Se incluirn las deudas u obligaciones directas contradas con proveedores, slo en aquellos casos que lo permita el reglamento del servicio de bienestar. 21050 Acreedores Varios

Corresponde informar en este tem todos los cheques girados por el servicio de bienestar a los afiliados (por pagos de beneficios o por otros conceptos) y a las casas comerciales en convenio (por descuentos efectuados a los afiliados), y que a la fecha de cierre de los estados financieros hayan excedido su plazo legal sin haber sido cobrados. Si transcurridos cinco aos y habiendo realizado todas las gestiones para dar cumplimiento a estas obligaciones dichos saldos an permanecen en el pasivo circulante, deber aplicarse la prescripcin establecida en los artculos 2514 y 2515 del Cdigo Civil. Adems, debern incluirse en este tem las cuotas recibidas de los afiliados para el pago de primas de convenios con Compaas de Seguros e Instituciones de Salud que a la fecha de cierre del balance an no han sido pagadas. Considerando que estas primas de seguros pueden ser de cargo del afiliado en su totalidad, del bienestar o de ambos, la parte que corresponda al bienestar tambin debe ser incluida en este cdigo al momento de contabilizar el compromiso con esas entidades. (Nota Explicativa N 14). Tambin se incluirn en este tem los compromisos asumidos por el servicio de bienestar con terceros, producto de beneficios otorgados a sus afiliados que obtuvieron prestaciones a travs de convenios suscritos con entidades del rea de la salud (farmacias, pticas, centros mdicos, etc.), establecido expresamente en su reglamento. 21060 Retenciones

8 Se clasificarn en este tem las retenciones efectuadas por el servicio de bienestar en las operaciones con terceros que signifiquen la aplicacin del impuesto de segunda categora del D.L. N 824. Cabe hacer presente que, conforme a lo establecido en los artculos 14 y 16 del D.S. N 28, Reglamento General ya citado, y jurisprudencia de esta Superintendencia, los servicios de bienestar pueden efectuar los gastos necesarios para cumplir con las finalidades contempladas en sus reglamentos; entre ellos los referidos a la contratacin, a travs de la autoridad superior de la Institucin de la cual forman parte, de personal para actividades relacionadas con la salud fsica, el deporte, la recreacin, la cultura y otras de similar naturaleza que beneficien directamente a sus afiliados. El servicio de bienestar har la retencin del impuesto cuando pague directamente a ese personal y lo remitir a la Institucin a fin de que lo incluya en su declaracin mensual. 21090 Otros

Se incluirn todas aquellas partidas que no puedan ser clasificadas en alguna de las definiciones anteriores del pasivo circulante (Nota Explicativa N 15). 22000 PASIVOS A LARGO PLAZO

Incluir aquellas obligaciones del bienestar que sern pagadas o amortizadas en plazos superiores a un ao a partir de la fecha de cierre de los estados financieros. Los conceptos que conforman el pasivo a largo plazo debern incorporarse a los temes que a continuacin se definen: 22010 Acreedores Varios

Representan obligaciones adeudadas a terceros a la fecha de cierre de los estados financieros, con vencimiento a ms de un ao desde esa fecha.

22020

Otros

Se incluirn otras obligaciones del pasivo a largo plazo. 23000 PATRIMONIO

Representa la constitucin de los fondos necesarios para el cumplimiento de los objetivos del servicio de bienestar (Nota Explicativa N 16), compuesto por los siguientes temes: 23010 Fondos Generales

Corresponde a los excedentes o dficit acumulados de ejercicios anteriores a aquel al que se refieren los estados financieros. 23020 Excedente (Dficit) del Ejercicio

Representa el resultado de la gestin del servicio de bienestar y deber anotarse en este tem el excedente o el dficit del ejercicio al que se refieren los estados financieros (Nota Explicativa N 17).

C)

ESTADO DE RESULTADOS El perodo que debe indicarse en los casilleros bajo la glosa Ejercicio Actual, debe ser el comprendido entre el 1 de enero y el ltimo da del mes al que se refieren los estados financieros, y el que debe informarse bajo la glosa Ejercicio Anterior, corresponder al mismo perodo, pero del ao anterior. El Estado de Resultados deber contener la siguiente informacin: 41000 INGRESOS OPERACIONALES

Representa el total de ingresos generados por las actividades propias del servicio de bienestar en el perodo informado, compuesto bsicamente por los aportes de la Institucin y de los afiliados, como asimismo por los intereses y comisiones, cuyos temes son los siguientes: 41010 Aportes de la Institucin

Se registrarn los aportes ordinarios de la Institucin, percibidos y/o devengados, a la fecha de cierre de los estados financieros. 41020 Aportes de los Afiliados

Se registrarn los aportes ordinarios de los afiliados, percibidos y/o devengados, a la fecha de cierre de los estados financieros. 41030 Rentas de Colocaciones y Comisiones

Corresponde a los intereses por prstamos otorgados a los afiliados y a las comisiones por convenios con casas comerciales. Adems, se debe incluir todos los valores devengados por estos conceptos a la fecha de cierre de los estados financieros.

41070

Otros Ingresos

Se incluirn otros ingresos no clasificados en los temes anteriores que correspondan a la actividad habitual del servicio de bienestar y que se encuentren establecidos en el reglamento, tales como: aportes de los afiliados por incorporacin y los extraordinarios. 32000 EGRESOS OPERACIONALES

Corresponde a los gastos por beneficios entregados por el servicio de bienestar a sus afiliados y cargas familiares, para cumplir con las finalidades contempladas en su reglamento, bajo el concepto de Gastos de transferencias. Dichos gastos se clasificarn en los siguientes temes: 32010 32020 32030 Beneficios Mdicos Reglamentarios para Afiliados al Fondo Nacional de Salud. Beneficios Mdicos Reglamentarios para Afiliados a ISAPRE. Beneficios Mdicos Reglamentarios para Afiliados no afectos a FONASA ni a ISAPRE (cotizantes activos y jubilados de las Cajas de Previsin de la Defensa Nacional y de Carabineros). Subsidios

32040

10

32050 32060 32070

Beneficios Facultativos (Nota Explicativa N 18) Seguros Otros Egresos

Se incluirn en este tem todos aquellos gastos que provengan de las operaciones propias del servicio de bienestar y que no hubieren sido definidos anteriormente. RESULTADO OPERACIONAL Corresponde a la diferencia entre los rubros Ingresos operacionales y Egresos operacionales 45000 INGRESOS NO OPERACIONALES

Corresponde a los ingresos que no son propios de la actividad fundamental del servicio de bienestar. 45010 Excedentes de Servicios Dependientes

Corresponde ingresar los excedentes producidos en el perodo que se informa por los servicios dependientes, slo cuando se encuentre contemplado en el reglamento del servicio de bienestar. En ningn caso el bienestar debe hacerse cargo de los dficit de los servicios dependientes; ellos debern ser asumidos por el servicio o institucin que haya entregado los bienes en administracin (Circular N 1592, de 1997, de esta Superintendencia) (Nota Explicativa N12).

45020

Donaciones y Legados

Corresponde a los ingresos contemplados en el Reglamento del servicio de bienestar, provenientes de herencias, legados, donaciones y erogaciones voluntarias a su favor. 45050 Otros Ingresos

Corresponde a otros ingresos no habituales, no clasificados en los temes anteriores. 35000 EGRESOS NO OPERACIONALES

Corresponde a los egresos que no son propios de la actividad fundamental del servicio de bienestar. 35010 Aportes a Servicios Dependientes

En este tem debern incluirse los aportes o contribuciones que realicen los servicios de bienestar, autorizados por reglamento y acordados por el Consejo Administrativo, para la mantencin o financiamiento de los servicios dependientes (Nota Explicativa N 12). 35050 Otros Gastos

Corresponde a otros gastos no clasificados en los temes anteriores. RESULTADO NO OPERACIONAL

11 Corresponde a la diferencia entre los rubros Ingresos no operacionales y Egresos no operacionales 23020 EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO

Corresponde a la suma del Resultado operacional y del Resultado no operacional (Nota Explicativa N 17). D) NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Las notas a los estados financieros representan la entrega de cierta informacin que no est directamente reflejada en dichos estados y que es de utilidad para los usuarios de la informacin, para efectuar anlisis con una base objetiva. Esto implica que estas notas explicativas no sean en s mismas un estado financiero, sino que formen parte integral de l, siendo obligatoria su presentacin. Mediante esta Circular se establece la informacin mnima que deber proporcionarse en las notas explicativas; sin embargo, los requerimientos de informacin que esta Superintendencia establece no eximen a la administracin del servicio de bienestar de la responsabilidad de entregar toda otra informacin esencial. Las notas deben presentarse en el mismo orden que se seala a continuacin y deben ceirse a las instrucciones impartidas con relacin a cada una de ellas. En caso de que una o ms de las notas referidas no sea aplicable al servicio de bienestar, deber sealarse tal condicin en el lugar de la nota correspondiente. Las notas adicionales deben agregarse a continuacin de las exigidas en la presente Circular.

NOTA N 1

Naturaleza del Servicio de Bienestar

Deber sealarse en esta nota el Decreto Supremo de formacin del servicio de bienestar y sus modificaciones posteriores, si corresponde, y normas legales que lo rigen. NOTA N 2 Criterios Contables

Se deber incluir una descripcin de los criterios contables aplicados a los estados financieros; entre stos se tiene: - Perodo cubierto por los estados financieros; - Mtodo de valorizacin de existencias, si procede; - Criterios de valorizacin de las inversiones financieras (valores negociables), si procede. NOTA N 3 Cambios Contables

Deber sealarse todo cambio en la aplicacin de los principios contables, indicando, al menos, la naturaleza del cambio, su justificacin y su efecto en resultados y en otras partidas de los estados financieros. NOTA N 4 Aprobacin del Consejo Administrativo

Se deber informar en esta nota, la sesin, fecha y N de acta respectiva, en que consta la aprobacin de los estados financieros anuales por el Consejo Administrativo, segn lo estipulado en la letra e) del artculo 29 del mencionado D.S. N 28. NOTA N 5 Valores Negociables

12 Deber indicarse la disposicin legal que autoriza al bienestar para hacer inversiones; en el estado demostrativo, si procede, debe indicarse el tipo de inversin, serie del documento, emisor del documento y valor actualizado, como mnimo. NOTA N 6 Colocaciones

En materia de prstamos, se deber detallar la composicin de stos, indicando como mnimo, lo siguiente:
Tipo de prstamo Saldo s/ contabilidad (incluye Intereses No Devengados) $ (A) Int. No Saldo capital Saldo capital Saldo capital Devengados $ $ Corto Plazo Largo Plazo (B) (A - B) (Item (Item 12010)$ 11030)$

Personales Mdicos Habitacionales Otros

Todos estos saldos corresponden a cuotas que vencern en los ejercicios siguientes.

NOTA N 7

Cuentas por Cobrar

En esta nota se indicarn los conceptos incorporados en el tem Cuentas por Cobrar (11040), conforme al siguiente cuadro:
Concepto Aportes institucionales Aportes de los afiliados Cuotas vencidas de prstamos (Capital) Intereses devengados de dichas cuotas Otros Total en $ Total en $

NOTA N 8

Existencias

Se deber indicar tipo de existencias, sistema de valorizacin y su destino. NOTA N 9 Otros Activos Circulantes

Cuando corresponda, esta nota deber indicar la desagregacin del tem "Otros (11080), del rubro Activos Circulantes ( 11000). As tambin, se deber detallar en esta nota, si procede: a) Los fondos a rendir entregados por el servicio de bienestar para la construccin de obras nuevas autorizadas por este Organismo, informando el estado de avance en que se encuentra segn el siguiente detalle:
Tipo de obra Direccin Fecha estimada de trmino de la obra

13
Resolucin de Autorizacin Presupuestaria Valor total estimado de la obra Valor total estimado a financiar por el Servicio de Bienestar Valor total aportado por el Serv. de Bienestar al 31 de diciembre (Incluye aos anteriores) Saldo Fondos a Rendir

El control de los valores entregados para la construccin de obras nuevas deber efectuarse mediante cuentas denominadas fondos a rendir obras nuevas (ms el nombre de la obra). El servicio de bienestar deber solicitar peridicamente la rendicin de gastos o avances de la obra, la que se contabilizar con cargo a resultado en una cuenta cuyo nombre identifique dicha obra. b) Las partidas de las cuentas del Disponible (11010) y Valores negociables (11020), que por presentar restricciones de algn tipo han debido incluirse en el tem Otros (11080). La informacin deber contener como mnimo, los siguientes datos: Monto en pesos Causa de la restriccin

NOTA N 10

Otros Activos

Cuando corresponda, esta nota deber indicar la desagregacin del tem "Otros (12030), perteneciente al rubro Otros Activos (12000). NOTA N 11 Beneficios por Pagar

Deber sealarse las circunstancias que impidieron pagar los beneficios antes del trmino del ejercicio; lo informado en esta nota deber complementarse en el respectivo estado demostrativo, agregando al detalle de las partidas que componen el saldo, definido en la letra E) de la presente Circular, la fecha de recepcin de las solicitudes de beneficios. NOTA N 12 Servicios Dependientes

El excedente o dficit de un servicio en administracin corresponde al resultado anual del ejercicio contable y debe ser determinado mediante un balance de ocho columnas el que deber ser remitido conjuntamente con la presentacin de los estados financieros anuales del servicio de bienestar. Adems deber remitirse copia del documento (resolucin u otro) que asigna la administracin del servicio dependiente al servicio de bienestar y, a futuro, de cada modificacin de dicho documento y de los correspondientes a nuevos servicios sobre los cuales asuma la administracin. Slo cuando se encuentre contemplado en el reglamento respectivo (Circular N 1592) los excedentes o el porcentaje que corresponda, producidos en el perodo que se informa, se ingresarn al servicio de bienestar al trmino del ejercicio contable. Si ese excedente resultare mayor que las disponibilidades del servicio administrado, la diferencia por enterar se registrar como un valor por cobrar en el bienestar, el cual se presentar en el balance general clasificado en Otros (11080) del activo circulante. Para cada servicio dependiente deber informarse por separado lo siguiente: a)
Nombre del Servicio Dependiente Direccin Resolucin que Aporte anual del Serv. asigna al bienestar la de Bienestar (cuando administracin corresponda) $ Resultado del Ejercicio $ Excedentes traspasados al Serv. de Bienestar (cuando corresponda)

14
N Fecha

b) Cuando corresponda, deber indicarse por cada servicio dependiente el nmero de Acta y fecha de la sesin del Consejo Administrativo que acord el monto de los aportes a los servicios dependientes y de los excedentes de estos ltimos que ingresarn al servicio de bienestar. NOTA N 13 Casas Comerciales

Se debe contemplar el compromiso con casas comerciales, producto de las retenciones efectuadas a los afiliados, y no pagadas al 31 de diciembre. Adicionalmente, como se instruye en el cdigo 21030, los crditos obtenidos por los afiliados con las casas comerciales en convenio con el servicio de bienestar, debern controlarse en forma extracontable por afiliado y casa comercial; dicha informacin deber indicar a lo menos: nombre del deudor, casa comercial, total de la deuda, N de cuotas, amortizacin de la deuda, saldo pendiente. En esta nota se deber informar el monto total adeudado por los afiliados a las casas comerciales a la fecha de cierre de los estados financieros, segn se indica:
a) b) Total retenido a los afiliados segn contabilidad (Cdigo 21030) Total adeudado por los afiliados (informacin extracontable)

$ $ $

a) + b) Compromiso total con casas comerciales al 31 de diciembre de ...............

NOTA N 14

Acreedores Varios

Los servicios de bienestar, facultados por sus reglamentos para suscribir convenios con Compaas de Seguros e Instituciones de Salud, en beneficio de sus afiliados y cargas familiares, cuyo financiamiento ser de cargo del bienestar, de los afiliados o de ambos, debern informar en esta nota el saldo incluido en el tem 21050 Acreedores Varios para el pago de las primas, por institucin y tipo de convenio, detallando qu partes fueron aportadas por el servicio de bienestar y/o por los afiliados, si corresponde. NOTA N 15 Otros Pasivos Circulantes

Cuando corresponda, esta nota deber indicar la desagregacin del tem "Otros" (21090) perteneciente a " Pasivos Circulantes". NOTA N 16 Cambios en el Patrimonio

Corresponder informar en esta nota las variaciones experimentadas en el patrimonio del servicio de bienestar durante el ejercicio y los conceptos que las originaron.
Ao _______________ Saldo Fondos Generales al 1 de enero Excedente o ( Dficit) del ejercicio Otras variaciones: (1) Saldo Patrimonio al 31 de diciembre Monto $

15 (1) Explicar adicionalmente el concepto de la variacin, si corresponde. NOTA N 17 Excedentes

En cumplimiento a lo establecido en la letra a) del artculo 29 del D.S. N 28, citado con anterioridad, los servicios de bienestar deben informar en el siguiente cuadro, el porcentaje de excedente anual obtenido, respecto de los ingresos del mismo perodo.
Total ingresos segn Estado de Resultado (operacional y no operacional) Excedente del perodo segn balance % de excedente respecto de los ingresos % mximo permitido por el D.S. N 28 (referido al perodo) Mayor (menor) porcentaje del perodo $ $ 20%

NOTA N 18

Beneficios Facultativos

Los servicios de bienestar facultados por reglamento para celebrar la Navidad y cuyos Consejos determinen aplicar recursos en la adquisicin de regalos y/o juguetes para entregar a sus afiliados y que por excepcin, al final de dicho proceso, queden sobrantes, debern mantenerse inventariados en un registro extracontable y slo podrn ser ocupados en actividades propias del servicio de bienestar que estn contempladas en su reglamento. Se excepta de lo anterior, si corresponde, los beneficios de Navidad entregados en dinero, los cuales deben presentarse en beneficios por pagar. NOTA N 19 Hechos Posteriores

Incluye todos aquellos hechos significativos, de carcter financiero o de cualquier ndole ocurridos entre las fechas de trmino del ejercicio y de presentacin de los estados financieros a esta Superintendencia. En caso que no existiesen hechos posteriores, esto se deber mencionar expresamente. Adems de las Notas a los Estados Financieros mencionadas anteriormente, se debern incluir todas aquellas que proporcionen suficiente informacin para comprenderlos e interpretarlos. E) ESTADOS DEMOSTRATIVOS DE SALDOS Las cuentas patrimoniales de activo y de pasivo del Balance General de 8 Columnas, deben ser demostradas en su integridad mediante la confeccin de Estados Demostrativos de Saldos, los que debern adjuntarse a los estados financieros referidos al 31 de diciembre de cada ao que tienen que remitir a esta Superintendencia, en los trminos sealados en el punto I 6. Dichos estados deben contener el nombre del deudor o acreedor (segn corresponda), concepto, nmero y fecha del comprobante contable de origen, saldo y cualesquiera otros antecedentes. F) BALANCE GENERAL DE 8 COLUMNAS El Balance General de 8 Columnas, deber emanar de todas las cuentas consignadas en el Libro Mayor de la contabilidad del servicio de bienestar, el que se confeccionar segn la siguiente estructura:

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Cdigo Cuenta

Dbitos

Crditos Deudor

saldos Acreedor

Inventario Resultado Activo Pasivo Prdidas Ganancias

G)

INFORME PARA PREPARAR F.U.P.E.F. Se deber acompaar un informe complementario detallado, que tiene por objeto conocer los saldos de cuentas que conforman cada tem del Balance General Clasificado y Estado de Resultado, indicando a lo menos: Cdigo, nombre de la cuenta, saldo y total. A modo de ejemplo:
INFORME PARA PREPARAR F.U.P.E.F.
BALANCE GENERAL CLASIFICADO al....... Item ACTIVOS 11010 DISPONIBLE Cdigo de Cuenta Nombre de la Cuenta Debe $ Saldo $ $ 11030 COLOCACIONES Cdigo de Cuenta Nombre de la Cuenta Saldo $ Haber $ Saldo Item

$
TOTALES $ $

H)

CERTIFICADO DE VISACION Considerando que cada servicio de bienestar es parte integrante de la institucin matriz en que opera, satisfaciendo diversos estados de necesidad de sus trabajadores a travs de las prestaciones que conceden, y muchas de las insuficiencias contables que stos presentan en sus estados financieros anuales son corregibles en la oportunidad de su elaboracin, esta Superintendencia considera indispensable que dichos documentos sean revisados preliminarmente por una Unidad del rea contable-financiera de la institucin matriz (Contralora Interna, Auditora Interna, Unidad de Finanzas, Direccin de Contabilidad, etc.), expresando su conformidad respecto de los mismos mediante la emisin del certificado que deber acompaarse en la presentacin de ellos a este Organismo, procedimiento que permite mejorar la calidad de la informacin entregada y facilita la accin fiscalizadora de este Servicio. Dicha certificacin expresar su conformidad, a lo menos, sobre los siguientes aspectos: Que los saldos de las cuentas del activo, pasivo y de resultados emanan de los saldos del Libro Mayor, llevados en conformidad con principios instruidos por esta Superintendencia, por la Contralora General de la Repblica y los de general aceptacin establecidos por el Colegio de Contadores de Chile A. G..

- Que todas las cuentas patrimoniales, vale decir del activo y pasivo, estn debidamente demostradas o analizadas en la composicin de las partidas que constituyen sus saldos a nivel del Libro Mayor; esto es, conciliaciones bancarias con el respectivo detalle de los cheques pendientes de cobro, nminas de deudores y acreedores, etc. - Que se han efectuado los arqueos, recuentos, etc., que confirman la efectiva existencia de los bienes, derechos y obligaciones de los rubros mostrados en el balance.

17 I) BALANCE PRESUPUESTARIO En el Balance Presupuestario, el servicio de bienestar debe informar los mismos conceptos y montos de ingresos y egresos del presupuesto aprobados por esta Superintendencia, y sus modificaciones si las hubiera; adems, debe registrar los ingresos y egresos efectivos, segn la segregacin que determine la clasificacin presupuestaria para cada ejercicio, y las respectivas diferencias entre lo autorizado y lo real.

III VIGENCIA
Las presentes instrucciones sern aplicables y entrarn en vigencia a contar de la preparacin de los estados financieros e Informes del ejercicio contable terminado al 31 de diciembre del ao 2003. Saluda atentamente a Ud.,

XIMENA C. RINCON GONZALEZ SUPERINTENDENTA SGS/JCC/JTM/JIV DISTRIBUCION - Servicios de Bienestar (Adjunta F. U. P. E. F.) - Contralora General de la Repblica

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