CARTAS COMERCIALES

Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido est relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crdito, propaganda, de cobro. Una carta comercia l es un mensaje escrito con un fin especfico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definicin derivamos la clasificacin de las cartas comerciales.

Ejemplo de una Carta Comercial

Santiago, 14 de junio de 2003 Manuel Montt 367 A la atencin del Sr. H. Riveros SANTIAGO DE CHILE Asunto: Invitacin a charla Distinguido Cliente: Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizar el da 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor de varios libros sobre managment, el seor Tom Peters. La charla consistir en los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no es or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad". Esta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia. Saludo a Ud. Atentamente Pamela A. Ritchie Gerente General

Partes de la Carta Comercial

Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, adems es escrita de manera formal. Sus partes son: 1. Membrete : Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia. 2. Localidad y Fecha : es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas as como el da mes y ao. 3. Destinatario: son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser enviada la carta 4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. 5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir el texto de la carta. 6. Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontneo. 7. Despedida : son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor. 8. Antefirma : es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representacin de otra.

9. Firma : es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. 10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. 11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

Extensiones de una Carta Comercial

Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego (HOJA) Mas de 300 son cartas de varios pliegos (HOJAS)

Estilos o formas de disposicin de las Cartas Comerciales

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. 2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. 3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma. Diferencia entre el bloque y el semibloque La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 6.- Como se diferencia el sangrado del semibloque EL Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: Cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Puntuacin de una Carta Comercial

- Abierta: no lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes componentes. - Cerrada: lleva signos de puntuacin en cada una de sus partes o componentes. - Mixta o corriente: combina los dos estilos.

Presentacin de la Carta Comercial

En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas bsicas para no cometer errores en el momento de su presentacin, que podran costa el xito de un proyecto empresarial. En una carta comercial, tanto el papel como el sobre debern llevar membrete. En este tipo de misivas es comn adjuntar el franqueo de retorno.

 El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redaccin clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. Las cartas comerciales tendrn espacios y mrgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo. Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centmetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuacin se realizar el mismo proceso que en las dems correspondencia. La correspondencia comercial jams se debe escribir a mano o mquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologas de informacin manejan el panorama empresarial, dejara mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora. Qu es tabulacin Es organizar trabajos en columnas. El mecanismo de tabulacin le transmitir y le permitir ahorrar mucho tiempo al escribir a maquina, ya que permite mover el el carro a una posicin determinada con un solo movimiento. Ubique en su mquina de escribir: 1.- Liberador de tabulacin (signo-) 2.- Fijador de tabulacin (signo+) 3.- Barra o tecla del tabulador (centro de ambos signos) 10.- Como se tabula las columnas 1.- Quite las tabulaciones existentes, ubquese para ello en su margen izquierdo, mueva el carro hasta el margen derecho manteniendo oprimida el liberador de tabulacin. 2.- Mueva el carro hasta la posicin deseada para cada columna y pulse el fijador del tabulador. 3.- Al escribir las columnas pulse la barra del tabulador despus de cada palabra y no la suelte hasta que el carro haya parado firmemente. 11.- Partes de una Tabla 1.- Titulo: Identifica la tabla, va centrado y se escribe en mayscula. 2.- Subtitulo (en algunas tablas): Ofrece informacin adicional sobre el contenido de la tabla, va centrado debajo del titulo, se escribe con mayscula la inicial de las palabras principales. 3.- Ttulos de las columnas: Indica el contenido de la columna, va centrada sobre la columna, se escribe a tres espacios del titulo o subtitulo. 4.- Columnas: Parte informativa de una tabla organizada verticalmente, se escribe a dos espacios del titulo de la columna o a tres espacios del titulo o subtitulo. 5.- Texto: Conjunto de secciones o columnas, que se pueden escribir a espacio sencillo o doble espacio. 12.- Tabulacin por el mtodo matemtico .- Cuente el nmero de letras de la palabra mas larga de cada columna y smelas. .- Reste del nmero de espacios disponible de su hoja, el total de la lnea mas larga. .- Olvida el resultado anterior entre el nmero de columnas mas uno. El resultado ser el nmero

de espacios a dejar entre columnas y los espacios de cada margen. Si el resultado tiene residuos, reprtalo equitativamente entre los mrgenes.

Carta Formal
Antes de emprender la tarea de Redactar una Carta Formal, es imprescindible que usted conozca algunos puntos bsicos y normas que rigen este tipo de cartas, que son utilizadas en los ms diversos mbitos: trabajo, negocios, educacin, gobierno, etc. A continuacin enumeramos los aspectos ms importantes a tener en cuenta para redactar una Carta:

Modelo de carta formal

Mxico, D.F., 8 de mayo de 1998 Asunto : Solicitud de conferencia Sr. Alejandro Encinas Secretario del Medio Ambiente Presente: Los alumnos de sexto ao de la escuela "Gabino Barreda", estamos interesados en conocer e investigar acerca de las medidas que su dependencia realiza para mejorar las condiciones actuales del ambiente. Por lo cual solicitamos a usted una visita y una conferencia en nuestra escuela como parte de la "Semana por el ambiente", que se llevar a cabo del 4 al 18 de junio. Nuestro evento no tiene fines publicitarios ni lucrativos, solamente deseamos difundir las causas del problema y plantear algunas soluciones. Agradecemos de antemano la atencin que le brinde a nuestra solicitud. Atentamente Los alumnos de sexto grado de la escuela "Gabino Barreda". Cmo Redactar una Carta Formal 1.- De ser posible, utilice encabezados y/o membretes. As, su lector podr entender ms rpida y fcilmente el motivo de su carta, fax o memorndum. 2.- Piense y decida qu es lo quiere comunicar antes de escribir su carta. De no ser as, probablemente sus frases redundarn hasta que pueda pensar en alguna forma de terminarlas. En otras palabras, siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir. 3.- Cuando sea posible (casi siempre lo es), use frases cortas, de forma que su Carta Formal pueda ser comprendida a la primera lectura. 4.- Ponga ideas diferentes en prrafos separados. En algunos casos se recomienda numerar los diferentes prrafos de la Carta Formal para facilitar la lectura y comprensin. 5.- Use palabras que todo mundo pueda entender; siempre acorde al tono, estilo y nivel de formalidad de la carta formal que est redactando. 6.- Las tres Cs para una buena redaccin: - Su carta debe ser CLARA - Su lector debe entender exactamente el mensaje. - Su carta debe estar COMPLETA - Su lector debe recibir toda la informacin necesaria. - Su carta debe ser CONCISA - Su lector probablemente es una persona ocupada.

Planeando su Carta Formal

1.- Escriba cul es el objetivo/motivo de su carta: Pregntese: cul es la meta de esta carta formal que deseo enviar? 2.- Rena toda la informacin relevante: correspondencia previa, reportes, nmeros etc. 3.- Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Decida qu puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo ms conciso posible. 4.- Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo, plantese las siguientes preguntas: Dej fuera algn punto importante a tratar? Puedo cambiar la presentacin para hacerla ms clara? Inclu algn punto irrelevante? 5.- Escriba un primer borrador. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. El Procesador de Texto es particularmente til para esto, puesto que nos permite borrar, insertar, cortar, copiar etc. 6.- Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: INFORMACION: Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? Es la informacin RELEVANTE, CORRECTA Y COMPLETA? INGLES/ESPAOL: Son la estructura, gramtica, ortografa y puntuacin correctas? (Haga click en el siguiente link si desea mayor informacin sobre cmo redactar una Carta en Ingls.) ESTILO: La apariencia de la carta es atractiva? Suena natural y sincera? Es CLARA, CONCISA y CORTES? Su lector recibir la impresin deseada? Es el tipo de carta que le gustara recibir? 7.- Escriba su carta final.

VER MAS EJEMPLOS DE DIVERSAS CARTAS GOOGLE MODELO-CARTA.COM EJEMPLOS Y TIPOS DE CARTAS LOS MEMORANDOS
memorndum. 1. m. Comunicacin diplomtica, menos solemne que la memoria y la nota, por lo comn no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto grave. 2. m. Informe en que se expone algo que debe tenerse en cuenta para una accin o en determinado asunto. 3. m. Librito o cuaderno en que se apuntan las cosas de que uno tiene que acordarse.

Los memorandos son comunicaciones, con un mnimo de partes, que aceleran el flujo de la comunicacin en las empresas. Se utilizan para tramitar, confirmar, requerir y comunicar informacin. Casi siempre, los memorandos son ms fciles de escribir que las cartas porque se conoce a la persona destinataria y no exigen demasiada planificacin. Adems, la parte destinataria est familiarizada con el asunto y el lenguaje o terminologa que se usa en la empresa. No hace falta incluir, por tanto, una explicacin que sera indispensable si el mensaje se enviase a alguien fuera de la compaa. A pesar de que los memorandos se clasifican como comunicaciones internas, pueden crearse memorandos para enviarse fuera de la empresa. Se envan a un pblico estrechamente relacionado con ella. (usuarios, suplidores...) Contrario a lo que se cree muchas veces, todos los memorandos no son cortos o breves. Aun cuando no tienen tantas partes como una carta, tambin se rean memorandos extensos. Tampoco debe atriburseles un carcter informal siempre. El asunto por el que se crean, as como la persona a la que se dirigen, sirven para establecer su carcter formal o informal. Existe, hoy da, una prctica incorrecta, bastante generalizada, del memorando (memo) que supone su exclusiva utilizacin para regaar o amonestar a los empelados y empleadas de una empresa. El memorando se crea verdaderamente para comunicar diferentes tipos de mensajes. Se elaboran memorandos en abundancia por la necesidad, en las empresas, de enviar informacin por escrito para: Crear un rcord sobre el asunto o informacin. Conocer quin es responsable por la informacin. Asegurarse de que la persona que debe conocer la informacin, la conoce. Establecer quin cre la informacin y cundo.

Generalmente, los empleados escriben ms memorandos que cartas. Prefieren escribir un memorando en vez de una carta y de hacer una llamada telefnica. Es importante evaluar cundo se debe hacer una llamada telefnica, escribir un memorando o una carta. Para actuar de forma correcta, debe considerarse lo siguiente: Si la persona est en el lugar, empresa o ciudad. Si se requiere una respuesta rpida y sencilla. Si la persona es fcil de contactar. Si se sabe que la persona conoce la contestacin y puede darla con poco esfuerzo. Si no hace falta tener un rcord o prueba escrita.

Si no se cumple con alguna de las condiciones anteriores, debe escribirse una

carta si la persona no es de la empresa y un memorando si lo es. Al crear memorandos, se deben aplicar todas las reglas que tienen que ver con la redaccin eficaz de todas las comunicaciones empresariales. Debe: Utilizarse el punto de vista de la persona destinataria. Usarse un enfoque positivo que destaque lo favorable o agradable en vez de lo negativo. Crearse el mensaje adaptndolo a los criterios ticos y legales pertinentes. Utilizarse un lenguaje o vocabulario que no discrimine por razn de sexo, edad, raza, pas de origen, impedimento fsico o mental, religin, etc. Escribirse considerando las diferencias culturales.

Los memorandos requieren: Oraciones cortas y largas (Un balance entre ellas) Vocablos sencillos y familiares Voz activa y verbos simples Concisin Forma estandarizada o modelo Tratar un solo asunto. Enumerar los aspectos o tems que se incluyan (tres o ms). La enumeracin debe ser explicada antes de presentarla. Ejemplo: Las siguientes personas estarn sentadas en la primera fila del Saln de Conferencias: 1. 2. 3. 5. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Para enfatizar pueden usarse vietas (bullets) al identificar las partes. Ejemplo: Se recomiendan los libros que siguen: --------------------------------- ---------------------------------- ---------------------------------- ----------------------------------Partes Bsicas del Memorando: Membrete

Fecha Parte destinataria Parte remitente (con su firma o sus iniciales*) Asunto Texto Iniciales de referencia * El uso de la firma se considera ms formal. Los memorandos no usan las frmulas inicial y final de cortesa (Saludo y Despedida), pero pueden incluir una nota cordial despus del texto. (Saludos o Saludos cordiales.) Los memorandos tambin utilizan partes adicionales. ( Lnea de Por Conducto, Anexo, Copia...) MODELOS DE MEMORANDOS Memorando Moderno: Se caracteriza por no utilizar el nombre de sus distintas partes: Fecha, A (destinatario). De (remitente) y Asunto. La palabra Memorando para identificar el documento tampoco es necesaria. Ejemplo: 10 de abril de 2007 Estudiantes de ESCO 3002 Profa. Lillian Hernndez Catedrtica Asociada UPRB EL MEMORANDO Los prrafos no se sangran. ******************************************************************* 10 de abril de 2007

Estudiantes de ESCO 3002 Profa. Lillian Hernndez Catedrtica Asociada UPRB EL MEMORANDO En el texto, los prrafos pueden estar sangrados como en el modelo de carta Bloque Modificado con Prrafos Sangrados (Semibloque). Igualmente, pueden crearse sin sangradura segn los modelos de cartas Bloque Extremo y Bloque Modificado. ********************************************************************************************

Memorando Simplificado: El memorando simplificado tambin prescinde del nombre de las partes del memorando, pero utiliza el nombre, el cargo o puesto de trabajo y la firma de la parte remitente al final del documento como en la Carta Simplificada de la AMS. Ejemplo: 10 de abril de 2007 Estudiantes de ESCO 3002 EL MEMORANDO (texto) (firma) Profa. Lillian Hernndez Catedrtica Asociada UPRB **********************************************************************************************

******************* Memorando Tradicional: El memorando tradicional s utiliza los nombres que designan las distintas partes: Fecha, A, De y Asunto. No es necesario utilizar la palabra memorando, en la parte superior del documento, para identificarlo. Las partes del memorando pueden organizarse de distinta forma mediante un orden lgico o a gusto de la empresa. Ejemplos: A: : De: Fecha: Asunto: A : A

De Fecha

: :

P/C De Fecha Asunto

: : : :

Asunto :

Algunas compaas que usan el modelo tradicional de memorando tienen impresos los nombres de las partes en sus papeles.

12 de abril de 2007 Estudiantes de ESCO 3002

Profa. Lillian Hernndez Departamento de Espaol

MEMORANDO

Escriban un memorando dirigido al personal (empleadas y empleados) del departamento del que ustedes son gerentes o directores para citarles a una reunin. Sealen el propsito de la reunin as como el da, la hora y el lugar donde se afectuar. Mencionen que la asistencia puntual es indispensable y finalicen el memorando con una nota cordial. Utilicen el modelo semibloque (bloque modificado con prrafos sangrados), incluyan las iniciales de referencia de la secretaria y la lnea de anexo. Saludos cordiales. rhl Anexo Para: De: Asunto:

Mauricio del Moral , Director General Luz Mara Durn Reunin de Ventas

El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22 de Abril del 2008. En la reunin se discutirn los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el ltimo trimestre. Es muy importante contar con su presencia. Saludos a UD. Atentamente Luz Mara Durn Gerente Ventas Lic. Carlos Salvatierra Montano Gerente de Relaciones Industriales Presente Le comunico que durante el perodo del 10 al 31 de marzo prximo, se deber revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comit Ejecutivo de la Seccin XXIV del Sindicato de Trabajadores de la Repblica Mexicana, por lo que, deber tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito. Atentamente
El Gerente de Planta Suroeste Ing. Armando Astudillo Ruiz