Informe Practica Addministrativa USAC
Informe Practica Addministrativa USAC
Informe Practica Addministrativa USAC
NDICE
Contenido
Pginas
INTRODUCCIN
JUSTIFICACIN
ii
CAPTULO I:
PLAN GENERAL DE PRCTICA ADMINISTRATIVA
1.1.Identificacin
1.2.Objetivos Generales
1.3.Observacin y Diagnstico
CAPTULO II:
MARCO TERICO REFERENCIAL
2.1. Administracin
10
12
15
16
CAPTULO III:
ETAPAS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA
3.1. Seccin I: Etapa de Diagnstico Institucional
21
21
3.1.2. Infraestructura
27
28
32
36
36
38
39
40
40
40
3.2.7. Evaluacin
41
42
42
50
52
52
53
55
55
CAPTULO IV:
SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA
4.1. Etapa Diagnstica Institucional
56
57
58
CONCLUSIONES
iii
RECOMENDACIONES
iv
LISTA DE REFERENCIAS
DEDICATORIA
A DIOS:
Por ser nuestro creador de todas las cosas el que me ha dado la fortaleza para
continuar cuando a punto de caer he estado por eso con toda humildad dedico
primeramente a Dios , por haberme dado la sabidura, que me permiti la vida y la
oportunidad de llevar a cabo los estudios de preparacin profesional guindome por el
buen camino.
A MIS PADRES:
Para mis padres Felipe de Jess Hernndez, Ana Dolores del Carmen Melgar,
Por esos sabios consejos que durante mi vida me han brindado, los cuales llevo siempre
en mi mente y corazn, para ser de m una mejor persona.
A MI ESPOSO
A m amado esposo, Nery David Lemus Fuentes por su apoyo y nimo que me
brinda da con da para alcanzar nuevas metas, tanto profesionales como personales por
su sacrificio y esfuerzo y por creer en mi capacidad aunque hemos pasado momentos
difciles siempre ha estado brindndome su cario comprensin y amor.
A MIS HIJOS:
A mis amados hijos David Fernando Lemus Hernndez, Dominick Eduardo Lemus
Hernndez por ser mi fuente de motivacin e inspiracin, para poder superarme cada
da ms y as poder luchar para que la vida nos depare un futuro mejor.
A MIS HERMANOS:
Por estar siempre presentes, acompandome para darme nimos de seguir
adelante y de poder realizar mis sueos, a Zulma Yadira Hernndez Melgar Mayra
Yojana Hernndez Melgar, Edin Felipe Hernndez Melgar y Arlyn Carolina Hernndez
Melgar, por sus palabras de aliento no me dejaban decaer para que siguiera adelante y
siempre sea perseverante y cumpla con mis ideales.
A MIS COMPAEROS:
Quienes sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegras y
tristezas. Por apoyarme moralmente en el proceso acadmico.
A LOS DOCENTES:
Por las enseanzas que me brindaron como base fundamental para mi desarrollo
intelectual, logrando que desde las aulas lograr un aprendizaje personal y a la vez
enfocado en el desarrollo de la formacin acadmica
INTRODUCCIN
La Prctica Administrativa constituye el final para el cierre de pensum de la
carrera de Profesorado de Enseanza Media. Los conocimientos que se obtienen sobre la
administracin educativa durante el proceso de estudio es la herramienta ms potente
para desarrollar estrategias adaptadas a la sociedad para posteriormente enmarcar los
problemas y situaciones que los profesionales de la educacin enfrentan cada da. La
administracin educativa pretende dar al estudiante de pedagoga las tcnicas necesarias
adaptables a los niveles de adiestramiento para mejorar todos los procesos
administrativos que se presentan en un centro educativo.
9i
10
JUSTIFICACIN
El curso de la prctica administrativa 524, requiere toda informacin acadmica
del estudiante Humanista. Como Tcnico en administracin Educativa, siendo este un
proceso que conlleva consiga la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente,
rpida y concreta las operaciones de una institucin educativa, tanto del sector Privado.
La primera Etapa: Diagnstico Institucional que consistir en recopilar datos
del recurso humano, material y fsico de la entidad Educativa.
Segunda Etapa: Asistencia Tcnica, es el ejercicio operativo de actividades de
que se desarrollan en la unidad de trabajo en el cual se pretender de muchas actividades
en el instituto mencionado.
Tercera Etapa: Prctica Directa, En la que se realizar el ejercicio profesional
supervisado del rea tcnico administrativo con funciones de supervisor Educativo.
11
CAPTULO I
PLAN GENERAL DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA
1.1
Identificacin
Carn: 201042272
1.2
Objetivos Generales
Elaboracin del diagnstico institucional, se obtiene informacin necesaria del
directamente dentro de los diversos procesos, para poder continuar con la etapa final y
aplicar los principios administrativos en la ejecucin de la prctica directa, los cuales
son la clave para iniciar un buen desempeo laboral puramente administrativo, aplicado
dentro del campo educativo y mejorar mis habilidades y destrezas en beneficio propio.
1.3
Observacin y Diagnstico
1.3.1
1.3.2
12
1.3.3
1.3.4
Recursos
Humanos:
Director Departamental
Asesor Jurdico
Asistente
Practicante
Pblico
Asesora de Practica
Fsicos
oficina
libro de Actas
hojas bond
lapiceros
equipo de Computo
cuaderno de notas
engrapadora
clips
folders
fotocopiadora
archivos
sellos
sobres manila
Tecnolgicos:
Computadora
Telfono
Impresora
Memoria USB
Financieros:
DESCRIPCION
VALOR
TOTAL
Impresiones
Q.30.00
Q.30.00
Q.80.00
Q.80.00
Total
1.3.5
Q.110.00
Logros Esperados
1.3.6
1.3.7
Inductivo:
1.3.8
Investigacin cada elemento objeto que nos pudiera servir para presentar
correctamente el informe.
1.3.9
Recursos
Humanos:
Director Departamental
Pblico
Practicante
Catedrtica Asesora.
Fsicos:
oficina
equipo de computo
caonera
libro de actas
hojas bond
lapiceros
folder
fotocopiadora
15
archivos
sellos
librera
escner
sobres manila
computadora laptop
Tecnolgicos:
Computadora
Caonera
Impresora
Memoria USB
Telfono
Financieros:
DESCRIPCION
1. Impresiones
2. Gasolina
VALOR
TOTAL
Q.30.00
Q.30.00
por Q.160.00
Q.160.00
Semana
Total
1.3.10
Q.190.00
Logros Esperados
1.3.11
1.3.12
Analtico:
Deductivo:
particular a lo general.
1.3.13
1.3.14
Recursos
Humanos
Director Departamental
Pblico
Practicante
Catedrtica Asesora.
Fsicos:
Oficina
17
Libro de actas
Clips
Folders
Fotocopiadora
Librera
Tecnolgicos:
Computadora
Caonera
Impresora
Memoria USB
Telfono
Financieros:
DESCRIPCION
1. Impresiones
2. Gasolina
VALOR
TOTAL
Q.30.00
Q.30.00
por Q.160.00
Q.160.00
Semana
Total
1.3.15
Q.190.00
Logros Esperados
18
CAPTULO II
MARCO TERICO REFERENCIAL
2.1
Administracin
Se puede definir como el acto por medio del cual una persona planifica, organiza,
2.2
Administracin Pblica
Administracin Pblica es la aplicacin y la observancia de la poltica
19
2.3
Administracin Privada
Es el tipo de administracin ejercida por las organizaciones particulares, este tipo
de administracin adquiere sus propias normas, reglas, reglamentos, sus decisiones son
tomadas en reuniones generales de consejos o bien los miembros quienes tienen a su
cargo la administracin. (Consejo Editorial, 2012, pg. 52)
2.4
Administracin Educativa
Es la parte de la administracin pblica encargada del que hacer educativo. Son
2.5
Etapas de la Administracin
Segn las definiciones de Consejo Editorial (2012, pg.) enfoca Las fases del
Proceso Administrativo.
2.5.1
Planificacin
La investigacin cientfica y la prognosis que constituye el fundamento del
2.5.2
Organizacin
2.5.3
Ejecucin
21
2.5.4
Direccin
2.5.5
Control
2.6
2.6.1
Divisin de Trabajo:
Significa dar a cada persona la actividad segn la actividad laboral que tenga.
2.6.2
Autoridad
2.6.3
Disciplina
2.6.4
Unidad de mando
23
2.6.5
Unidad de direccin
2.6.6
2.6.7
Remuneracin
2.6.8
Centralizacin
2.6.9
Jerarqua
2.6.10
Orden
Se refiere al cuidado que debe existir al elegir al personal que estar a cargo
dentro de la organizacin ya que esto facilitar la eficiencia y eficacia en la ejecucin
del plan.
2.6.11
Equidad
Se refiere a la igualdad de intereses que debe existir entre los trabajadores, ya que
esto debe ser justo y ecunime para no crear un clima organizacional de mala calidad.
24
2.6.12
Estabilidad de empleo
Es una decisin que debe tomar con cautela ya que es un factor que al realizar en
forma constante creara inestabilidad dentro de la organizacin.
2.6.13
Iniciativa
2.6.14
Espritu de grupo
Estos principios son de gran utilidad ya que son la base fundamental para el
xito en el mbito laboral.
25
2.7.1
Planeamiento
2.7.2
Preparacin
2.7.3
Control
2.7.4
Ejecucin
necesario controlar que el trabajo se est realizando segn lo planeado y por ltimo el
principio de ejecucin, que se basa en la distribucin de las tareas y responsabilidades
para la realizacin de las actividades asignadas.
2.8.1
Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o
a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es
usado entre jefes de alta categora y de subalternos a jefes. Cuando en el oficio se
tratan dos o ms asuntos, se aconseja separarlos en prrafos distintos cada uno,
porque esto ofrece mayor rapidez en el trmite y resolucin del mismo. (Cardona
2004,)
27
2.8.2
Acta
El acta es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos
adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de certificar lo acontecido y
dar validez a lo acordado.
2.8.3
Conocimiento
28
2.8.4
Circular
2.8.5
Dictamen
2.8.6
Resolucin
29
2.8.7
Expediente
Las partes que lo conforman solicitud con el nombre, apellido, direccin y medio
preferente rea recibir notificacin hechos, razones y peticin que se dirige a la
30
2.8.8
31
CAPTULO III
ETAPAS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA
3.1. Seccin I: Diagnstico Institucional
3.1.1 Informacin General de la Institucin
Nombre de la institucin: Direccin Departamental de Educacin, Jalapa
Direccin: 3ra. Av. 1-81 Barrio La Esperanza, Jalapa
Figura 1, Croquis
32
Visin
Ciudadanos con carcter, capaces de aprender por s mismos, orgullosos
de ser guatemaltecos, empeados en conseguir su desarrollo integral y cuya
conducta se fundamente siempre en principios, valores y convicciones.
Misin
Somos una institucin evolutiva, organizada, eficiente y eficaz,
generadora de oportunidades de enseanza-aprendizaje, orientada a resultados,
comprometida con una Guatemala mejor y que aprovecha diligentemente las
oportunidades que el siglo XXI le brinda.
Resea Histrica
En el ao 1980 y hasta 1983 el Supervisor es denominado director de
zonal, ejerci jerarqua sobre los directores de los centros educativos. En el ao
de 1983, el director zonal, pasa a sumir la funcin de supervisor de educacin,
cuyas funciones estuvieron centradas en el aspecto tcnico-curricular.
A partir de 1984, el asesor supervisor de educacin, asume dicha funcin
de manera ms abierta a todos los agentes educativos y al servicio de todas
aquellas personas, organismos e instituciones interesadas en el desempeo de la
labor educativa en este periodo la supervisin es comprendida como un recurso
ofrecido al cuerpo docente y administrativo.
Hasta junio de 1991, funcion como Supervisin Departamental de
Educacin, para la administracin fueron creados dos distritos educativos 44 y 45
ms el rea urbana, que era cubierta por el Supervisor Departamental. El distrito
44 cubra los municipios de Mataquescuintla y San Carlos Alzatate y el Distrito
45 los municipios de San Pedro Pnula, San Luis Jilotepeque, San Manuel
Chaparrn y Monjas. Posteriormente se crearon las Unidades Sectoriales
Educativas, una en cada municipio.
33
los empleados 15 minutos para refaccionar solamente por la maana y una hora
para ir a sus casas a almorzar, siempre sin dejar desatendidas las oficinas y para
llenar las expectativas del pblico se atiende en forma ordenada y clasificada
segn sea cada caso y la demanda de los mismos.
Personal Presupuestado
En su mayora son 78 empleados presupuestados los que laboran en la
Direccin Departamental de Educacin de Jalapa, los cuales gozan de una gran
estabilidad laboral, con todas las prestaciones establecidas por la ley y an con
incentivos internos que les permiten la oportunidad para mejorar sus condiciones
econmicas, de personalidad y de conocimientos.
Personal contratado
Se cuenta con ocho personas contratadas temporalmente bajo el rengln
021, tres del 022 y 16 del 189. Este personal est expuesto a cualquier cambio de
poltica administrativa, ya que si conviene puede ser contratado cada ao o
despedido. Esta clase de empleados no gozan de todas las prestaciones, pero si en
su mayora. Estos cuentan con la desventaja de que pueden ser despedidos en
cualquier momento por falta de presupuesto en los renglones correspondientes y
por faltas cometidas al servicio, ya sean leves o graves, algunos son tomados en
cuenta para optar a los ascensos que se puedan dar dentro de determinado tiempo
segn su calidad y calidez de servicio prestado.
35
Figura 2. Organigrama
DIRECTOR
DEPARTAMENTAL
DE EDUCACION
Organigrama de la Direccin
Departamental de Educacin
tipo A Jalapa.
SESORIA JURIDICA
LIC. LEONEL
INFORMATICA
ORELLANA
BARRERA
JEFE DE
TECNICO
INFORMATICA
JURIDICO
PROFESIONALASESOR
DE
INFORMATICA
ING.
SAMUEL DE
PLANIFICACION
JESS
GARCA
EDUCATIVA
S.B. MILDRED
EUNICE RAMOS Y
RAMOS
ASISTENTE DEL
LICDA. DORA MARA
JEFE DE
NAVAS LPEZ
COORDINADORA
ENCARGADO DE LA
PLANIFICACION
JEFE DE
DETERMINACION DE
UNIDAD
DE
EDUCATIVA
PLANIFICACION
LA DEMANDA
DESARROLLO
EDUCATIVA
INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO JEFE
DEL
DEPARTAMENTO
ASISTENTE DEL
JEFE
ASISTENTE
DE LA
DIRECTOR
A
DEPARTAM
ENTAL DE
EDUCACI
N
AUDITORIA INTERNA
LIC. EFRAIN
SALAZAR VIDES
AUDITOR INTERNO
COMUNICACIN
SOCIAL
( VACANTE )
COMUNICADOR
SOCIAL
S. B.
INGRID
JEANNETT
E
ESTRADA
(VACANTE)
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
INFRAESTRUCTURA
ESCOLAR
JEFE DEL
(Vacante)
DEPARTAMENTO DE
S.B. CLAUDIA
FORTALECIMIENTO
NINETH ORELLANA
ING. GIUVINNI
Arq. CARMEN MARIA
A LA COMUNIDAD
RUANO DE
GUILLERMO
AQUINO
EDUCATIVA
CASTAAZA
ENRIQUE RODAS
MARROQUIN DE
ASISTENTE DEL
RUANO
ORELLANA
JEFE
JEFE
DEPARTAMENTO
TECNICO
PEDAGOGICO
ASISTENTE DEL
JEFE
LICDA. ERICKA
LIC. GILMAR
DUARTE
ELIEZER PALMA
COORDINADOR DE
COORDINADORANOHELI
DE
COORDINADOR DE
COORDINADOR DE
COORDINADOR DE
S.B. LESBIA
S.O. ERICKA
LA SECCION
LA SECCION ORELLANA
LA SECCION DE
LA SECCION DE RECINOS LA SECCION DE
JEANNETTE
AZUCENA
FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
ORGANIZACIN
ADMINISTRACION
VALENZUELA
BERGANZA
HUMANOS
ESCOLAR
DE PROGRAMAS DE
VASQUEZ
CORDERO
APOYO
ASISTENTE DEL
ASISTENTE DE LA
ASISTENTE DEL
FACILITADOR O
FACILITADOR DE
COORDINADOR
SECCION
COORDINADOR
PROMOTOR DE LA
LOS PROGRAMAS
LIC. ESWIN
LICDA. MILVIA
ADMINISTRATIVA
ORGANIZACIN
DE APOYO
AUGUSTO
MARIBEL FUENTES
(VACANTE)
LIC. ABIMAEL
S.O. ANA GLORIA
ESCOLAR DE LA
MARROQUIN YANES
CARRILLO
PALMA GONZLEZ
LIC. JORGE
MOLINA TEO
SECCION
AGUSTN
TLLEZ
ENCARGADO DE LA
ENCARGADA DE LA
ENCARGADO DE
ASISTENTE DEL
ASISTENTE DEL
ORGANIZACIN
P. C. ANA LILIAN
(EN PROCESO)
UNIDAD DE
UNIDAD DE
RECLUTAMIENTO Y
COORDINADOR DEL CID COORDINADOR
RODAS GALICIA
T.U. DANIEL
ANALISIS
ADQUISICIONES Y
SELECCIN
DIONISIO VIVAR
DOCUMENTAL
CONTRATACIONES
DEPERSONAL
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
REGISTRO Y
LICDA. KAROL
SEGUIMIENTO
URETA ORELLANA
PRESUPUESTARIO
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
OPERACIONES DE
CAJA
S.B. LESLY GUISELA
ENCARGADO DE
RAMOSGOMEZ
DE
INVENTARIO
CARRILLO
LICDA. ENMA
ELIZABETH QUIJADA
SANDOVAL
PROFA. ANDREA
BEATRIZ LEMUS
ARRIAZA
ASISTENTE DE LA
ENCARGADA DELA
UNIDAD DE
S.B. MILDRED DEL
ADQUISICIONES Y
ROSARIO PADILLA
CONTRATACIONES
LOPEZ DE PADILLA
ENCARGADO
DE LA
UNIDAD DE
SERVICIOS
GENERALES
S.B. LINDA MARIA
BONILLA SANDOVAL
ENCARGADO DE
MANTENIMIENTO
PEM. WILLIAM
RAMON MENENDEZ
CARRILLO ATENCION AL
EDWIN ORLANDO
CIUDADANO
RAMIREZ MENDEZ
AGENTE DE
PROF. RUDY
SEGURIDAD
ALEJANDRO ARVIZU
VAIDES
CONDUCTOR DE
LUIS ROLANDO
VEHICULO
JIMENEZ RAMIREZ
ENCARGADA DE
DANILO
LIMPIEZA LUBIA DEL
CONCEPCIONJIMEN
CARMEN CRUZ DE
EZ GARCIA
MARCOS
ENCARGADA DE
LIMPIEZA
S.B. MARA
ANALISTA DE
S.B. NANCY
RECLUTAMIENTO MERCEDES
SILVANA CASTRO
DE PERSONAL MORALES
LIC. CARLOS
DUARTE
HEBERTO POLANCO
BARRERA
DUARTE ASISTENTE DEL
ENCARGADO DE
PEM. SLOANIA
RECLUTAMIENTO
YECENIA GARRIDO
GARRIDO DE
ENCARGADO DE CARIAS
DESARROLLO Y
P.C. ALEX GIOVANNI
GESTION DE
CRUZ RAMIREZ
PERSONAL
ESC
OLAR
ANALISTA
LICDA. ELSA
PATRICIA SALAZAR
P.C. VILMA
AVILA
ANALISTA
SOLEDAD POLANCO
MONTERROSO
S.B. MNICA
BEATRIZ GUDIEL
SANDOVAL
COORDINADORA DE
LA SECCION DE
ENTREGA
EDUCATIVA
(EN PROCESO)
ASISTENTE
COORDINADOR
ASEGURAMIENTO
LIC. VCTOR
DE LA CALIDAD
AUGUSTO
(VACANTE)
VALLADARESAGUIR
LIC. TADEO
ENCARGADO DE LA
ENCARGADO
DE LA
S.B. WENDY
RE
ANTONIO
AGUILAR
UNIDAD DE
UNIDAD
DE
BEATRIZ SANDOVAL
CAMPOS
FORMACION
INVESTIGACION
Y
MEDINA DE
DOCENTE
EVALUACIN
SANDOVAL
PEDAGOGICA
ENCARGADO DE LA
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
UNIDAD DE
EDUCACIN
ACREDITAMIENTO Y
LIC. ERVIN
ESCOLAR
CERTIFICACION
EDUARDO SALAZAR
LICDA. ERIKA
LICDA. LISBETH
LPEZ
ASISTENTE DEL
ASISTENTEPATRICIA CUELLAR
SABEYRA CORADO
COORDINADOR
ACREDITACIN Y ESCOBAR
MARTNEZ
CERTIFICACIN
LICDA. KAREN
LUCRECIA GMEZ
ESQUIVEL ENCARGADO DEL
ENCARGADA DE LA
S. O. LESBIA
NIVEL
UNIDAD DE
MARINA
S.B.
PREPRIMARIO
PROYECTOS
CASTAEDA
GRISSELROXANA
LICDA. SILVIA
EDUCATIVOS
COLINDRES
GONZLEZ
ELIZABETH AQUINO
INSTITUCIONALES
MORALES
ENCARGADO DEL
DE MORALES
NIVEL PRIMARIO
LICDA. ELVIA
NOELIA CAMPOS
S.B. ODILIA SUSANA
AGUIRRE DE
ARAGN GONZLEZ
ENCARGADA DEL
ENRQUEZ
NIVEL BSICO
LICDA. AMALIA
ROSAURA SALAZAR
ENCARGADA
S. O. BRENDA
ENCARGADA DE
EDILMA MARCOS
DESARROLLO
ROMAN
MAGISTERIAL
ENCARGADO DE
ANA SOLEDAD
LIMPIEZA
LEMUS YANES
ENCARGADO DE
RAMIRO AGUILAR
ALMACEN
RIVERA
COORDINADOR DE
LA SECCION DE
ASISTENCIA
PEDAGOGICA Y
DIRECCION
ASISTENTE DEL
ESCOLAR
COORDINADOR
ASISTENTE DEL
ENCARGADO DE LA
UNIDAD
LICDA. REINA
JUDITH LPEZ
MORALES
(EN PROCESO)
ANALISTA
COORDINADOR DEL
JADO
LICDA. REGINALDA
MARROQUIN
SALVADOR
ENCARGADO JCP
LICDA. ANA SILVIA
CASTAAZA
DEL NIVEL
ENCARGADO DE
DIVERSIFICADO
EDUCACIN
ESPECIAL
LICDA. NIDIA
ASESOR
MARGOTH RAMREZ
LICDA. ROSA
RIVERA
OLIMPIA GAITN
SANDOVAL
LICDA. MAYRA
ASESOR
LISETH AQUINO DE
HUNZELMAN
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
EDUCACION
EXTRAESCOLAR
LICDA. LIGIA
ASISTENTE
MARTNEZ DE
EDUCACIN
CARIAS
EXTRAESCOLAR
S.B. KARLA
VIRGINIAMARROQUI
N CERNA
(PROCESO)
PROFA. DANNIA
OFELIA HIZAYMA
ISOLEY PEREZ
CHINCHILLA
Servicios
La Seccin Financiera del Departamento Administrativo- Financiero de la
Direccin Departamental de Educacin de Jalapa; presta a la comunidad
educativa los servicios de control y manejo del fondo del programa de Gratuidad
de educacin que el estado enva a los establecimientos educativos del
departamento de Jalapa y sus municipios.
36
Poblacin Beneficiada
La poblacin beneficiada en el Sector Oficial Distrito 21-01-01 del
departamento de Jalapa son 290 docentes, alumnos de los diferentes
establecimientos y poblacin jalapaneca, a continuacin se detallan los
establecimientos beneficiados de la cabecera departamental:
37
3.1.2
Infraestructura
Tipo de Instalaciones
Las instalaciones de la direccin departamental de educacin estn hechas
de ladrillo, con repellos pintados adecuadamente, techo de cemento (terraza),
puertas de madera color caf barnizadas, piso de granito, gradas adecuadas en
dos espacios diferentes (uno de lado derecho y uno de lado izquierdo) con sus
respectivas escaleras para facilitar el paso de los usuarios, rea verde, amplio
parqueo propio bajo techo y fuera del edificio para el pblico y cuenta con
sanitarios en todos sus niveles y un espacio adecuado ubicado en el tercer nivel
acondicionado especficamente para saln de reuniones tanto para el personal
interno como para docentes y otras dependencias que lo soliciten, con capacidad
aproximado para 75 personas y un equipo tecnolgico. As mismo se cuenta con
una bodega para el resguardo de materiales y equipo de la institucin
38
3.1.3
Situacin Interna
Administracin
39
del Magisterio
40
Servicios
Servicios (descripcin de la calidad de servicios que prestan, personal
especializado, mejoras) el personal que labora en la institucin cuenta con la
capacitacin adecuada para cumplir eficientemente sus funciones
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
41
DEBILIDADES
AMENAZAS
con
demasiados
centros
infraestructura
y mobiliario
de
los
centros educativos.
estado.
Fuente: Direccin Departamental de Educacin, 2013.
3.1.4
Situacin Externa
Demanda de los Servicios:
Debido a la diversidad de servicios que presta esta institucin a los
estudiantes, existe una afluencia diaria de aproximadamente trescientas personas,
distribuidas en las diferentes oficinas, secciones y departamentos que la
conforman y de acuerdo a cada proceso existen temporadas donde se atienden
unas quinientas y hasta seiscientas personas por da sin medir el tiempo. Se
hace constar que la demanda no solo es interna sino que tambin externa porque
hay ocasiones en que es necesario salir a centros educativos de los diferentes
niveles ya sea en municipios o aldeas, a atender casos muy especiales y a
programar reuniones con padres de familia o con miembros de organizaciones
locales u ONG.
Material y Equipo
La oficina seccin financiera, cuenta con el material y equipo necesario
para ejercer la labor tcnica administrativa con eficiencia y eficacia.
Equipo de Oficina
El equipo adecuado para poder desempear las labores administrativas,
entre ellas podemos mencionar: equipos de cmputo completo con sistema
Office y Windows actualizado, equipo para videoconferencias, fotocopiadoras,
escneres, caonera y papelera.
44
NOMBRE DE LEITZ
Providencias
Agendas
Solicitudes
Oficios recibidos
Oficios enviados
Circulares
Memorndum
Cuadros
de
Movimiento
de
Resoluciones
enviadas
Personal
1
recibidos
1
Fichas de Datos
Documentos Varios
Fuente: Direccin Departamental de Educacin, 2013
Mobiliario
Se cuenta con un total de ciento setenta y ocho escritorios con sus
respectivas sillas, cien archivos de metal, cien libreras, , 20 mesas de trabajo; este
mobiliario es de metal, plstico, madera y vidrio y algunos mixtos, se pudo
verificar que es de material duradero, resistente y de buena calidad, por su
aspecto y consistencia.
Se cuenta con cien sillas para ser utilizados por el pblico. Dentro de la
oficina 301 donde labora la Licenciada Nora lcida Velsquez Aguilar se cuenta
con el mobiliario siguiente:
45
Cuadro 3, Mobiliario
CANTIDAD
TIPO DE MOBILIARIO
ESTADO
Escritorios
Se encuentran en buen
estado para ser utilizados
dentro de la oficina.
Estn en un buen estado
disponibles para cualquier
uso.
Los archivos dentro de la
oficina se encuentran en
buen
estado,
y
son
utilizados para orden de
papelera de oficina.
Se encuentra en mal estado.
3
Sillas pequeas
2
Archivos
2
Fotocopiadora
1
Se encuentran en buen
estado y sirven para colocar
Mesas pequeas
documentos varios.
Se encuentra en buen
estado es la principal
Computadora
herramienta
para
la
redaccin de documentos
que se requieran.
Se
cuenta
con
una
impresora que est en buen
Impresora
estado y sirve para la
impresin de documentos
que sean necesarios.
Las sillas se encuentra en
buen estado y estn
Sillas de Escritorio
disponibles
para
cada
escritorio dentro de la
oficina.
Fuente: Direccin Departamental de Educacin, 2013
Recursos
La oficina de inventario de la Direccin Departamental de Educacin es
la encargada de mantener los recursos necesarios para la utilizacin del personal
que labora en la institucin y los docentes.
46
Suscribir Actas
Se procede a la suscripcin de actas de toma de posesin, de retiro en
caso de jubilacin colocando nmero de acta, lugar y fecha, nombres y apellidos,
colocar punto por punto, consignando firma nombre completo de quien certifica
el acta el visto bueno de la certificacin puede ser consignado por el coordinador
de recursos humanos de la direccin departamental de educacin.
Elaborar Oficios
Elaboracin de oficio colocndole lugar y fecha no de oficio a quien va
dirigido asunto a tratar explicado de forma breve y concisa despedida y firma, se
hace el oficio para informar a recursos humanos que se necesita certificados de
IGSS colocando el nmero de certificados anulados uno por uno para que puedan
entregar certificados para extenderle a los docentes.
Legalizar Documentos
Se hace legalizacin de documentos como confrontaciones colocndole el
sello respectivo verificando original y copia para poder confrontar se coloca el
sello de fecha, sello de la licenciada que confronta, sello del distrito para su
47
Ordenar Archivos
Se ordena el archivo para tener un mejor control en los leitz se se
clasifican los documentos recibidos colocando a cada uno por fecha en la que se
recibi, tambin se archivan las fichas de los docentes, clasificando cada ficha
por escuela, archivar documentos de correspondencia para poder tener ms
espacio en la oficina.
Atender Pblico
Se brinda atencin al pblico cuando la licenciada sale a visitar escuelas,
los docentes llegan a entregar papelera a la licenciada mientras ella sale se tiene
que recibir la correspondencia colocarles una firma de recibido, guardarla en un
sobre y verificar si la papelera est completa para poder recibirla.
48
Revisar Expedientes
Se procede a la verificacin de expedientes conforme a un formato
especifico verificado si tiene ttulo, cedula docente, fotocopia de DPI, carn de
afiliacin, numero de partida acta en el cual se tom posesin, escuela donde esta
laborando y redactando un oficio con cada expediente, entregarlo a recursos
humanos el cual verifican si esta todo en orden y si no volverlo a revisar.
49
Sacar Fotocopias
Se procede a sacar fotocopias a todos los oficios nuevos, para entregarlo a
cada director, oficio de gratuidad, alimentacin, valija para poder liquidar, buscar
escuelas que vienen para informales que tienen que saldar lo ms pronto posible,
as mismo se hace entrega de un instructivo con los lineamientos
correspondientes que tiene que llevar el informe al momento de su entrega.
3.2.3
50
3.2.4
3.2.5
3.2.6
No
Febrero 2013
V
8
L
11
M M J
V
12 13 14 15
Revisin de Boletos
de Ornato
Suscribir Actas.
Elaborar oficios
51
L
18
M M J
19 20 21
Legalizar
documentos
Presentar el informe
semanal de
actividades
Ordenar archivos
4
5
Elabora y redacta
constancias labores.
Atender pblico.
7
8
9
10
Atender llamadas
telefnicas.
Movimientos de
personal
12
Elaborar Certificados
del IGSS
Revisar Expedientes
13
Sacar Fotocopias
14
Entregar
Correspondencia a
los docentes
Apoyar en
actividades fuera de
la institucin
11
15
3.2.7
Evaluacin
Evaluacin de Proceso
A travs de entrevistas realizadas a la coordinadora tcnica administrativa
y el personal de la oficina, se verifica el valor y el empeo que le ponen al
trabajo administrativo realizado dentro de la oficina en apoyo al director
departamental de educacin y a los jefes del departamento de la institucin. Al
auxiliar al feje inmediato en todas las actividades asignadas o por iniciativa
propia se puede evaluar e identificar parte de las funciones jurdicas y conocer
algunos documentos oficiales que se manejan en la seccin, las cuales son parte
puramente del principio de una verdadera administracin.
52
54
Orden se aplic por medio de las fichas de datos que se tenan a la vista
en el cual se nota la coordinacin y ordenamiento de distintos ingresos de
datos.
c) Para la realizacin de esta actividad se utiliz el instrumento administrativo,
fichas de datos, en las mismas se encuentra la informacin necesaria para
hacer el consolidado.
Materiales
Computadora
Impresora
USB
Verificacin de Cdigos
a) Se revisa determinadamente cada establecimiento educativo para verificar si
tiene direccin, nombre de la escuela, correo electrnico del director y los
docentes que laboran en la escuela, grados que imparte cada docente, seccin
total de alumnos; cuantos hombres y mujeres asisten por seccin.
55
d) Se utilizaron recursos
Humanos
Coordinadora tcnica administrativa
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
Computadora
Impresora
Hojas papel bond
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
57
Computadora
Impresora
Fotocopiadora
Orden de Archivo
a) Se procede en el ordenamiento del archivo el cual se encuentra en total
desorden principiando que todos los expedientes no estaban en un lugar
adecuado no se poda obtener la bsqueda adecuada de cada expediente as
mismo se orden en forma alfabtica para mantener control en cada
expediente para la identificacin se hacen separadores con el nombre y
apellido del docente y la escuela donde labora.
responsabilidad
las
cuales
al
ejecutar
dicha
actividad
Humanos
58
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
Computadora
Folder
Hojas bond
Archivo
Humanos
Directores
Practicante
Materiales
Libros
Humanos
60
Practicante
Director
Materiales
Computadora
Impresora
3.3.2
Revisin de expedientes
a) Se lleva acabo ordenado los expedientes por cada ao ya que est en desorden en
la bsqueda de cuadros Prim de los alumnos se hace un ordenamiento de cada
uno identificndolos por el ao la escuela la cual se hace ms amena en la
bsqueda de los expedientes revisndolos y colocndolos en un leitz. Se ordenar
cada expediente en forma alfabtica para que se lleve un mejor control en los
expedientes.
Humanos
61
Practicante
Materiales
Archivador
Leitz
Humanos
Docentes
Practicante
Computadoras
Impresora
3.3.3
3.3.4
3.3.5
63
Actividades
realizadas
Fechas
MARZO
1 4 5 6 7 8 11
12
13
ABRIL
14
1
5
18
19
20
21
22
Programas
de escuelas
saludables
Consolidado
de coreos
electrnicos
52
Verificacin
de cdigos
Realizacin
del
programa de
infraestructu
ra
Orden de
Archivo
Entrega de
libros a
docentes
64
25
26
27
28
29
1 2 3 4 5 8 9 10
11
12
15
16
17
18
Listado de
establecimie
ntos
educativos
del ciclo
escolar que
pagaran
operacin
escuela
Revisin de
expedientes
53
Archivar las
fichas de
datos
65
3.3.6
3.3.7
gran inters investigativa y crtica, debido a los retos que enfrenta la educacin
en la actualidad, todo ello con la nica finalidad de establecer dentro de la
institucin educativa las condiciones en las que se
desarrolla el
proceso
CAPTULO IV
SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA ADQUIRIDA
4.1. Etapa Diagnstico
institucin, se disearon los objetivos generales los que guiaron toda la etapa de tcnica, se
emplearon mtodos con inductivo, analtico, y algunas tcnicas entre ellas Participativa, el
dilogo, Interrogativa, en esta etapa se brindo apoyo al Supervisor Educativo en todo
momento, a travs de la realizacin de actividades asignadas por el jefe inmediato y las de
iniciativa propia.
CONCLUSIONES
iii
RECOMENDACIONES
Que las posibles dificultades que se puedan presentar durante el desarrollo de la
prctica administrativa, se resuelva con el apoyo y criterio del jefe inmediato
superior.
El diagnstico institucional debe enfocarse en la habilidad de desarrollo e
implementar programas que apoyen la misin de la organizacin pues estos estn
conectados no solo a la misin sino tambin a la competencia institucional y a la
visualizacin de las metas.
Hacer uso de las tcnicas adecuadas, en la ejecucin de la prctica para obtener
informacin real de las Direcciones Departamentales de Educacin, para facilitar la
toma de decisiones y resolver los distintos desafos que se presentan en los
departamentos del pas.
Planificar siempre las actividades o tareas administrativas, previo a su ejecucin,
para obtener resultados positivos.
Que la ejecucin de las acciones se realicen con profesionalismo y responsabilidad
durante el proceso administrativo.
Brindar aportes administrativos que ayuden a mejorar la calidad del proceso
administrativo de la institucin.
iv
LISTA DE REFERENCIAS