TESIS
TESIS
TESIS
DE INVENTARIO EN
EL SERVICIO DE
-------------------------------Miguel Leal
CI: 6.916.231
ii
DE
En la ciudad de Caracas, a los dos das del mes de Octubre de dos mil cinco.
-------------------------------Miguel Leal
CI: 6.916.231
iii
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______________________
____________________________
iv
INDICE
Pg.
ACEPTACION DEL TUTOR..i
APROBACION DEL TUTOR..ii
APROBACION DEL JURADO..iii
INTRODUCCIONiv
RESUMEN...v
LISTA DE CUADROSvi
CAPITULO I. EL PROBLEMA........1
1.1 Justificacin de la Investigacin. 1
1.2 Objetivos de la Investigacin..........................................5
1.2.1 General...............................................................5
1.2.2 Especficos.................5
CAPITULO II MARCO TEORICO..6
2.1. Marco Organizacional.....6
2.1.1. Hospital Vargas de Caracas.6
2.1.1.1 Antecedentes6
2.1.1.2 Misin......7
2.1.1.3 Visin...8
2.1.1.4 Valores.8
2.1.2. Servicio de Emergencia...9
2.1.2.1. Antecedentes...9
2.1.2.2. Misin...10
2.1.2.3. Visin10
2.2 Bases Legales.11
2.2.1 ticas...11
2.2.2 Legales....12
2.3. Bases Tericas..13
2.3.1 Inventario13
vi
vii
INTRODUCCION
Con el transcurrir del tiempo las empresas estn sujetas al aumento de las
exigencias del mercado, a la competitividad entre las mismas y a la creciente
necesidad de mejorar su productividad, la eficiencia y el rendimiento de sus
actividades, exigiendo cada vez mas controles, regulacin y coordinacin.
procedimientos en el Servicio.
viii
Capitulo II: Se refleja el marco terico, que comprende la resea histrica del
Hospital y el Servicio de Emergencia, los antecedentes, las bases tericas y el
marco legal que sustentara el trabajo investigativo.
ix
LISTA DE CUADROS
P
N.1
Poblacin y Muestra39
N.2
Control de Inventario..42
N.3
Suministro Oportuno...43
N.4
N.5
N.6
N.7
N.8
N.9
N.10
N.11
xi
CAPITULO I
EL PROBLEMA
consumos, existencia,
adems de aportar datos para realizar las compras y mantener un adecuado stock de
insumos que garanticen el buen funcionamiento del rea
materiales e insumos
consumo mensual, las cuales son enviadas a la Direccin General para la debida
aprobacin y respectiva compra. Es importante que ste forme parte integral del
departamento de compra, en virtud de que existe una relacin estrecha entre
inventario en existencia, compras, almacenamiento, suministros y requerimiento de
necesidades.
cuenta que el valor de tales unidades tributarias es el vigente para el ejercicio fiscal
anterior, esto aunado a los altos costos de los medicamentos y materiales, no
permiten adquirir la cantidad solicitada por el almacn.
Una vez realizada las compras, el almacn recibe y distribuye de acuerdo con las
requisiciones que realiza cada servicio; la distribucin se realiza con periodicidad
semanal, excepto los servicios de emergencia, cuidados intensivos y rea quirrgica
en los que se efecta tres veces a la semana (lunes, mircoles y Viernes), por ser
unidades crticas del hospital que consumen la mayor parte de los insumos que se
adquieren.
La emergencia es un servicio que requiere particular atencin pues tiene una alta
demanda de la poblacin en comparacin con otras circunstancias de ingreso al
hospital. Adems, los recursos para la atencin que all se brinda, deben estar
disponibles en todo momento y en la cantidad y calidad adecuada para satisfacer las
necesidades de la poblacin demandante. El servicio de emergencia cuenta con un
espacio fsico limitado en donde se deposita un stock fijo (suministrado por almacn
central) de medicamentos y materiales quirrgico que sirven para equipar los tres
tunos de guardias, las 24 horas del da los 365 das del ao.
de emergencia que incrementan los costos. Por lo antes descrito, es necesario realizar
una Evaluacin del Control del Inventario del Servicio de Emergencia del Hospital
Vargas de Caracas, que permita conocer la racionalidad, seguridad, desvo, consumo
final, control de costo y la deteccin de falla permanentes de estos insumos.
1.2.2.-Objetivos Especficos
para la adquisicin,
para la adquisicin,
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1.1.1 Antecedentes
2.1.1.2.- Misin
El Hospital Vargas de Caracas es un Hospital pblico que presta atencin
especializada, de referencia nacional, capacitado para satisfacer las necesidades de
los usuarios enmarcados dentro de los principios rectores de nuestra institucin:
2.1.1.3.- Visin
Queremos ser un Hospital reconocido a nivel nacional e internacional en
servicios de asistencia medica, adems de mantener un nivel profesional de alta
calidad humana y cientfica, comprometindonos con los usuarios en brindar
servicios con tica, equidad y respeto, valores fundamentales con capacidad de
atraer fuentes de financiamiento capaces de sostener y mantener nuestro
proyectos de investigacin y docencia para lograr la proyeccin. (Pagina Web
Hospital Vargas de Caracas. 2004)
2.1.1.4.- Valores
Honestidad, Responsabilidad, Compromiso, Respeto, tica, Equidad,
Productividad
2.1.2.1.- Antecedentes
El Servicio de Emergencia se inaugur en el ao 1938, (Pagina Web Hospital
Vargas de Caracas. 2004) con lo que el Hospital deja de ser un centro orientado
bsicamente a la atencin de patologas crnicas, para adaptarse a las exigencias de la
poca, que reflejaban un cambio en los hbitos de vida de la poblacin y su
modernizacin con el consecuente cambio cualitativo de la morbilidad en el pas.
Est ubicado en el Edificio de Emergencia del Hospital Vargas de Caracas, con
una atencin las 24 horas del da los 365 das del ao; ofrece los servicios en las reas
de ciruga, medicina, traumatologa, rayos X, laboratorio, pediatra, servicio social,
registros y estadsticas de salud y tiene como funcin proporcionar atencin
inmediata y oportuna a los pacientes que acuden diariamente a este centro asistencial,
garantizando una asistencia mdica integral.
Depende de la Direccin mdica adscrita a la Direccin General (Anexo B
Organigrama del Servicio de Emergencia). En cuanto al Recurso Humano este
Servicio cuenta con 60 personas por da, dividido en 3 turnos este personal
conformado por: especialistas, residentes de las diferentes reas, tcnicos, enfermeras
graduadas y auxiliares, camilleros, porteros, secretaria, personal de admisin,
farmacia, banco de sangre y laboratorio.
El Servicio est dividido en dos sub.-unidades: Emergencia de Adultos y
Emergencia Peditrica.
Durante el ao 2004 el Hospital Vargas funcion con un total de 429 camas
promedio. En hospitalizacin se registraron 7609 ingresos (21/da), de los
cuales el 64% fueron por emergencia.
El 98% de los pacientes atendidos en la Emergencia proceden del Municipio
Libertador. Sin embargo el rea de influencia del Hospital es mayor, ya que
cuando se evala la procedencia de los pacientes hospitalizados vemos que
entre los egresados, 65% corresponden al Municipio Libertador, 21% al Estado
Miranda y 13% a otros estados. Esto hace que en general, la previsin de la
demanda sea ms difcil debido a lo impredecible de los requerimientos de
servicios por parte de personas que no pertenecen al rea de influencia del
Hospital. (Departamento de Estadsticas y Epidemiologa Hospital Vargas de
Caracas. 2004)
2.1.2.2.- Misin
2.1.2.3.- Visin
10
2.2.1.- ticas:
Declaracin de Principios N. 5:
11
2.2.2.- Legales:
12
2.3.1.-Inventario
Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados, los materiales, repuestos y accesorios
para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios y los inventarios en trnsito.
A la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus
almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los
usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en
la fabricacin o por la demora en la entrega por parte del proveedor.
Los inventarios varan en razn de su consumo o la venta de cada artculo que los
componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas
cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotacin de los
materiales y la generacin de utilidades en funcin de dicha rotacin.
El movimiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en existencia,
obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar
de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, as como el lapso en que se
renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para
emitir la requisicin, hasta que los materiales estn disponibles en el almacn para
satisfacer las necesidades de los usuarios
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de
13
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta
y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo
determinado.
El inventario consiste en el recuento de los bienes muebles e inmuebles; es decir,
edificios, mobiliario, maquinaria, equipo y materiales que sean propiedad de una
institucin.
Su finalidad es llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad, caractersticas,
condiciones de uso, valor y personas responsables de su manejo.
14
15
17
Las estadsticas de consumo son una gran gua en las compras siempre y cuando sus
registros de ingresos y egresos sean estrictos
(www.monografias.com/trabajos15/inventario/inventario.shtml
18
19
20
sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios
incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando
cual sistema se utilice
21
limitados, hace necesaria una detallada planeacin con el objeto de normalizar los
procesos de compras y as evitar los imprevistos, especialmente en:
22
PROCESO DE COMPRAS
PROCESO DE RECEPCION
ALMACENAMIENTO
CONTROL ESTADISTICO
SUMINISTRO
DEPARTAMENTO
USUARIO
RECEPCION
PREPARACION
SUMINISTRO AL PACIENTE
CONTABILIZACION
23
los
Minimizar los costos del mercadeo sin sacrificar la calidad, mediante una
competencia perfecta entre los proveedores y el hospital, utilizando
descuentos por volumen y por pronto pago
2.3.8.3.- Recepcin
Su funcin es recibir la cantidad correcta, con la adecuada calidad, en el tiempo
correcto con un costo total correcto, para asegurar que esta funcin se desarrolle
adecuadamente, se deben tener en cuenta los siguientes factores.
24
25
Pesar y medir los elementos que lleguen y estar seguro que corresponden
a las compras efectuadas
2.3.8.4.- Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas, as como los productos
terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de
almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo
siguiente:
acceso a cada elemento, poder controlar fsicamente los inventarios y buscar que
los productos mantengan toda su calidad durante el mximo tiempo posible,
mediante el control adecuado de temperatura y humedad, mnima exposicin al
sol o a la luz del da y la ausencia total de insectos. As mismo se deben evitar las
siguientes deficiencias:
Vencimiento,
en
especial
los
productos
qumicos
como
los
2.3.8.5.- Produccin
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control
interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
27
2.3.8.6.- Embarques
28
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
2.3.8.7.- Contabilidad
La contabilidad es un proceso continuo de registro diario o peridico de las
actividades del hospital que tiene un componente monetario, para as poder
verificarlas permanentemente y que consolidadas dan como resultado un informe
final de las cuentas que se resumen en el balance general y el estado de ganancias y
prdidas.
El sistema contable de un hospital puede definirse como el procedimiento para
recoger informacin objetiva til, clasificarla y resumir las actividades de la
institucin susceptibles de ser expresadas en unidades numricas monetarias. En esta
forma la contabilidad se reduce a tener una
29
los
http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestion-almacenes.shtml
2.3.9.1.- Almacn
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.
Despacho de suministros
Estandarizacin y catalogacin
Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan
mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas
remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras
las nuevas son despachadas.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
Organizacin:
32
Movimiento de material
El techo
1. Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de
proteccin y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a
las inclemencias del tiempo.
2. Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la
estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de
proteccin.
3. Los que tienen que ser puestos a cubierto, se encuentran
33
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.
rea de Recepcin:
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin. El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen
mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo
ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con
que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn.
Las condiciones que impiden el flujo rpido son:
rea de Almacenamiento:
34
rea de Entrega:
35
El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar
la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. El Personal es
incapaz por falta de Entrenamiento.
Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin
obedecer ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos
recogiendo de manera memorista o segn el parecer del operario. As se originan
trayectos largo e intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para
acostumbrarse a esta carencia sistemtica.
36
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
37
Las fuentes son primarias ya que como investigadora formo parte de la empresa, y la
bsqueda de los datos necesarios para la investigacin son de primera mano. . Segn
Sierra (1996), son aquellos en que los datos y hechos sobre los que versan, son de
primera mano, es decir, recogidos en la investigacin y por aquellos que se efecten
(p.34).
Para los efectos de esta investigacin, el universo de estudio est conformado por
todos las personas involucradas en el proceso de compras, almacenamiento,
suministro y distribucin de los materiales mdicos quirrgicos del servicio de
Emergencia del Hospital Vargas de Caracas, y que lo conforman 17 personas
3.3.1.- Poblacin
Segn Hernndez y Fernndez Baptista (1999) una vez que se define cual ser la
unidad de anlisis, se procede a delimitar la poblacin que va ha ser estudiada y sobre
la cual se pretende generalizar los resultados (p.204). En esta investigacin se
considerarn como poblacin los departamentos de compras integrado por 6 personas,
el departamento de almacn central, distribucin y suministro integrado por 8
personas, y almacn del servicio de emergencia integrado por 3 personas en los
cuales se obtuvo a travs de la muestra, la informacin necesaria para realizar la
investigacin y as cumplir con los objetivos planteados
3.2.2.- Muestra
Con a la definicin de la muestra Sabino, C (1992) dice que:
38
Una muestra, en un sentido amplio, no es ms que eso, una parte del todo que
llamamos universo y que sirve para representarlo. Lo que se busca al emplear una
muestra es que, observando una porcin relativamente reducida de unidades, se
obtengan conclusiones semejantes a las que lograramos si estudiramos el universo
total. (Pg. 118)
Se seleccionar una muestra no probabilstica, segn Hernndez, Fernndez y
Baptista, (1999), la eleccin de los elementos no depende de la probabilidad, sino de
causas relacionadas con las caractersticas del investigador o del que hace la muestra
(p.207), quedando conformada por siete (07) personas, segn se muestra en el
siguiente cuadro.
Poblacin y Muestra
Cargo
Poblacin
Muestra
Jefe de Compras
Analistas de Compras
Jefe de Almacn
Asistentes
17
07
Total
39
como tcnica de investigacin es la forma mediante el cual se obtienen los hechos tal
cual suceden.
a) la primera parte, relativa a los datos generales del entrevistado: edad, sexo,
especializacin rea donde trabaja
b) La segunda parte, relativa a los aspectos que se desea conocer acerca del
Control del Inventario en el Servicio de Emergencia del Hospital Vargas de
Caracas: abarca todo lo relacionado a las Suturas
40
41
29%
71%
SI
NO
Anlisis: Del total de personas entrevistadas, cinco (05) que equivale a un 71%
saben lo que es un control de inventario y dos (02) que representa un 29%
respondieron no saber.
42
Grafico 2
2.- Considera usted que el
servicio de em ergencia cuenta
con el sum inistro oportuno de
m aterial quirurgico (suturas),
necesarias al m om ento de ser
requeridas por el paciente?
14%
86%
SI
NO
Anlisis: Del total de personas entrevistadas seis (06) que representan un 86%
consideran que no existe en el servicio de emergencia un suministro oportuno de
materiales quirrgicos (suturas) al momento que son requeridas por el paciente, y una
(01) persona que corresponde al 14 % considera que si existe
Grafico 3
3.- Existe un control de
inventario de m aterial quirurgico
(suturas) efectivo en el servicio
de em ergencia, que perm ita
m edir existencia versus
operatividad?
29%
71%
SI
NO
43
Grafico 4
4.- Considera usted, que se
deberia tom ar en cuenta al
personal del servicio de
em ergencia en la planificacion
de com pras de m aterial
quirurgico (suturas)?
0%
100%
SI
Grafico 5
5.- Considera usted, que los
m ateriales quirurgicos (sutura)
reunen las caracteristicas de la
solicitud (m arca, calidad,
tipo,etc.)?
29%
71%
SI
44
NO
Anlisis: Del total de personas entrevistadas cinco (05) que representan un 71%
opina que el material medico quirrgico (suturas) que se adquiere si rene las
caractersticas de solicitud (marca, calidad, tipo) y dos (02) que corresponde a
un 29% de la muestra opinan que no rene las caractersticas.
Grafico 6
6.- Considera usted, que existe
un control de entradas y salidas
de m ateriales en el servicio de
em ergencia?
50%
50%
SI
NO
Grafico 7
100%
NO
45
Grafico 8
8.- Cree usted, que en el
servicio de em ergencia existe
un deposito acorde para el
resguardo y seguridad de los
m ateriales quirurgicos
(suturas)?
29%
71%
SI
NO
Grafico 9
9.- Considera usted que en el
servicio de em ergencia existe
uso adecuado de los m ateriales
quirurgicos (suturas)?
14%
86%
SI
46
NO
Anlisis: Del total de personas entrevistadas seis (6) que representan un 86%
opinan que en el servicio de emergencia si existe un uso adecuado de los
materiales quirrgicos (suturas) y uno (1) que equivale a un 14% opina que no
existe.
Grafico 10
10.- Considera usted, que existe
un control de los m ateriales
quirurgicos (suturas) proxim os
a vencerse?
50%
50%
SI
NO
5.- CONCLUSIONES
entre
otros
aspectos.
Finalmente
con
fundamento
Se logro identificar
del
48
Cualquier polucin debera estar orientada al largo plazo a travs del desarrollo de un
sistema informtico global para alcanzar la integracin de todo el proceso
administrativo, operativo y de atencin de la Institucin.
RECOMENDACIONES.
Se debe llevar un registro de los materiales que se utilizan por cada paciente diario
atendido.
Se deben planificar compras mensuales para evitar que el stock de materiales llegue a
cero
49
materiales e insumos
Que se adquieran materiales que sean utilizados en el servicio para evitar perdidas
50
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
www.monografias.com/trabajos15/inventario/inventario.shtml
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52