Guia de Usuario Plan Anual de Compras 2014

Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Sistema Guatecompras Gua bsica Ingreso de Programacin Anual de Compras PAC
SISTEMA GUATECOMPRAS
GUA BSICA REGISTRAR EL PLAN ANUAL DE
COMPRAS
El Plan Anual de Compras (PAC) es el detalle de los productos o servicios que necesitar una
entidad durante el ao, definiendo las cantidades a utilizar de cada uno de los productos o servicios, el
momento que sern necesarios (fechas estimadas), la modalidad por la cual sern obtenidos y los montos
planificados a comprar.
La legislacin guatemalteca establece en el Decreto 57-92 (Ley de Contrataciones del Estado:
Articulo 4, Programacin de Negociaciones) y en el Acuerdo Gubernativo 394-2008 (Reglamento Orgnico
del Ministerio de Finanzas Publicas, Artculo 41 numeral 7), que todas las Entidades del sector pblico
deben presentar sus programas de compra al inicio de cada ejercicio fiscal a la Direccin Normativa de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado DNCAE, dicha entrega para el ejercicio fiscal 2014 ser por
medio del Portal de GUATECOMPRAS.
OBJETIVOS
La elaboracin de estadsticas de los productos de mayor consumo por parte del Estado.
Poseer una base de datos de todos los bienes, suministros y servicios que las entidades
requieren.
Poseer informacin que le permita al Estado la estandarizacin de los productos que
normalmente requiere para una ptima fiscalizacin.
Impulsar el uso de la modalidad de contrato abierto para aquellas entidades que
requieren productos similares.
FUNCIONAMIENTO
Para poder ingresar y aprobar el Plan Anual de Compras (PAC) en el Portal de Guatecompras es
necesario que participen algunos de los perfiles de usuarios que cada entidad posee en el sistema.
En el comportamiento normal deben interactuar el comprador hijo operador, el comprador hijo
autorizador y el comprador Padre de la institucin.
Las operaciones que deben realizar los usuarios de perfil Comprador Hijo son las siguientes:
Ingresar manualmente las compras y contrataciones o cargar la informacin desde un archivo.
Modificar o eliminar las compras programadas
Enviar la planificacin de compras al comprador padre de cada institucin para su presentacin.
Retirar las programaciones de compras ya presentadas en caso existan incongruencias.
Las operaciones que deben realizar los usuarios de perfil Comprador Padre son las siguientes:
Aprobar o rechazar las planificaciones de compra.
Presentar el plan anual de compras de cada unidad compradora de la entidad.
Retirar las programaciones de compras ya presentadas en caso existan incongruencias.
De ser necesario modificar el Plan Anual de Compras presentado, debe tomar en cuenta que
realizada dicha accin, esta deber presentarse nuevamente en el sistema.
Procedimiento Operativo para registrar una programacin

1. AUTENTICARSE
1.1. Ir a la seccin
autenticarse, ubicada en la pgina inicial de GUATECOMPRAS.
1.2. Digite el cdigo del usuario y la contrasea de acceso.
1.3. Presionar sobre el enlace Ingresar, posterior a esto el sistema le presentar el escritorio
de trabajo del usuario de acuerdo al perfil con el que se autentic.
ACCIONES DEL COMPRADOR HIJO (Operador, Autorizador)

2. INGRESO MANUAL DE LAS COMPRAS
2.1 Ir a la parte superior de la pantalla, luego al men y seleccionar Comprador Hijo, despus
Unidad Compradora y dar click sobre la opcin Plan Anual de Compras.
2.2 El sistema mostrar la siguiente pantalla:
Dependiendo del perfil de usuario comprador autenticado, el sistema le habilitar los

botones del ao en el que se ingresar la informacin del Plan Anual de Compras.
Para los ejercicios fiscales del ao no vigente el sistema nicamente mostrar el icono de
consulta de la informacin
2.3 Para registrar una programacin de compras deber presionar el botn

el siguiente recuadro:
el cual mostrar
En el primer recuadro se mostrar una serie de filtros, mediante los cuales el usuario
podr consultar las diferentes programaciones que haya registrado la unidad
compradora, en sus diferentes estados.
Para ingresar una nueva programacin de compras deben presionar el botn

le mostrar el siguiente formulario:
, el cual
El cual deber llenar de la siguiente manera:

Modalidad de Compra: en este parmetro deber seleccionar modalidad de compra que
utilizar para efectuar dicha compra o contratacin.
Por ejemplo: si la institucin tiene contemplado efectuar la compra de equipo de
cmputo mediante un proceso de COTIZACIN en los que se incluya (Computadoras
Personales y Escner), operativamente deber registrar dos programaciones de compras
en el sistema, cada una con su monto estimado de compra, y deber utilizar en ambos
casos la modalidad de Cotizacin, no importando que el monto estimado por producto
sea menor al requerido como mnimo en esa modalidad, siempre y cuando el monto total
de la compra en este caso de los dos productos sea inferior al techo mximo de la
modalidad a utilizar.
Rengln: en este parmetro deber ingresar el cdigo de rengln presupuestario que
afectar al gestionar la compra o contratacin registrada en dicha programacin.
Categora: en este parmetro deber seleccionar la categora bajo la cual se publicar el
concurso en Guatecompras, en congruencia con el rengln presupuestario consignado en
el parmetro Rengln.
Descripcin: en este parmetro deber describir el bien, suministro o servicio a comprar
o contratar, es importante que dicha longitud no sea menor a los treinta caracteres, a
efecto de describirlo de una forma adecuada, por ejemplo:
Si va adquirir Computadoras de escritorio:
Descripcin
Computadoras de Escritorio
Computadoras Personales
de Escritorio
Longitud de Observacin
descripcin
26 Cantidad Invalida de Caracteres
37 Cantidad Valida de Caracteres
En el siguiente bloque deber distribuir por mes las cantidades y montos estimados de
bienes, suministros o servicios a comprar o contratar durante el ejercicio fiscal,
Por ejemplo, si la cantidad de computadoras a adquirir es 15 unidades y se estima que
cada una cuesta 5.000.00 y todas sern adquiridas en febrero, la informacin que debe
registrarse es la siguiente: el monto estimado deber ser de 75,000, que resulta ser de 15
(las unidades) X 5000 (costo unitario) = 75,000.
Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Total
Cantidad Estimado
0
15
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
15
Monto Estimado
0
75,000.00
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
75,000.00
En cuanto al monto total programado para el ejercicio fiscal de esta programacin, este
no se podr exceder, del monto mximo permitido para la modalidad que se est
utilizando.
Al finalizar de ingresar la informacin solicitada en el formulario, se deber presionar el

icono de guardar identificado con la imagen:
para registrar la programacin la que
inicialmente se guarda con el estatus de Registrada.
El icono identificado de la manera siguiente:

le permitir cancelar la programacin
que se est ingresando, siempre y cuando no haya sido guardada o registrada.
Una vez registrada la programacin dentro del sistema, el usuario comprador que la
registr deber mandarla a revisin a la bandeja del usuario comprador Padre, de
acuerdo al procedimiento indicado en el numeral 2.4 de esta Gua.
2.4 Para enviar las programaciones registradas en la unidad compradora, el usuario comprador
hijo deber utilizar la opcin identificada con el icono
escritorio de la preparacin del Plan Anual de Compras.
que se muestra en el bloque del
Al presionar el botn descrito en el prrafo anterior el sistema desplegar la informacin

de las programaciones ingresadas que aun no se han enviado al Comprador Padre para
su revisin y presentacin, de la forma siguiente:
El icono identificado de esta forma permitir verificar y validar la distribucin

mensual del bien, suministro o servicio que se registr en dicha programacin.
El icono identificado de esta forma permitir visualizar el historial de usuarios que

han participado en la preparacin de esta programacin de compra.
Para enviar masivamente las programaciones registradas por pgina actual, se podr
utilizar el botn
que se muestra en el recuadro Acciones de Pgina, con esta accin
el sistema enviar todas las programaciones de la pgina que en ese momento se
despliega en pantalla.
Para enviar las programaciones de una en una, deber ir presionando el botn

se muestra en cada una de las programaciones registradas.
que
Al ejecutar alguna de estas dos acciones, el sistema enviar automticamente al

escritorio del PAC del usuario comprador padre de la institucin para que revise, apruebe
y presente las programaciones recibidas de sus diferentes unidades compradoras.
3. APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE LAS COMPRAS

3.1 Ir a la parte superior de la pantalla, luego al men y seleccionar Comprador Padre, luego
Entidad y dar click sobre la opcin Plan Anual de Compras.
Para aprobar o rechazar una programacin de compras registrada deber presionar el

botn
el cual desplegar la siguiente pantalla:
Para aprobar masivamente las programaciones registradas por pgina actual se podr
utilizar el botn
el sistema aprobar todas las programaciones de la pgina que en ese momento se
despliega en pantalla.
Para aprobar las programaciones de una en una, deber ir presionando el botn

que
se muestra en cada una de las programaciones registradas.
Para rechazar las programaciones registradas por pgina actual se podr utilizar el botn
que se muestra en el recuadro Acciones de Pgina, con esta accin el sistema
rechazar todas las programaciones de la pgina que en ese momento se despliega en
pantalla y las enviar a la bandeja del comprador hijo operador para su correccin.
10
4. PRESENTACIN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS

Para presentar una programacin de compras registrada deber presionar el botn

11
Para presentar masivamente las programaciones aprobadas por pgina actual se podr
utilizar el botn
el sistema presentar y har del dominio pblico todas las programaciones de la pgina
que en ese momento se despliega en pantalla.
Para presentar las programaciones aprobadas de una en una, deber ir presionando el
botn
que se muestra en cada una de las programaciones aprobadas.
5. RETIRO DE LAS PROGRAMACIONES DE COMPRAS YA PRESENTADAS

Para retirar una programacin de compras ya presentada deber presionar el botn

12
Para retirar masivamente las programaciones presentadas por pgina actual se podr
utilizar el botn
el sistema retirar de la vista publica, todas las programaciones de la pagina que en ese
momento se despliega en pantalla.
Para retirar las programaciones presentadas de una en una, deber ir presionando el
botn
que se muestra en cada una de las programaciones presentadas.
Para cualquiera de los dos casos anteriores el sistema ya no mostrar las programaciones
retiradas y de forma automtica les coloca el estado de registrada a la o las programaciones, con
lo cual el usuario comprador hijo que las registr, ya podr hacer las modificaciones
correspondientes, para su posterior aprobacin y presentacin.
13

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2.2 El sistema mostrar la siguiente pantalla:

Dependiendo del perfil de usuario comprador autenticado, el sistema le habilitar los

2.3 Para registrar una programacin de compras deber presionar el botn

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Para ingresar una nueva programacin de compras deben presionar el botn

Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

El cual deber llenar de la siguiente manera:

Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Al finalizar de ingresar la informacin solicitada en el formulario, se deber presionar el

El icono identificado de la manera siguiente:

que se muestra en el bloque del

Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Al presionar el botn descrito en el prrafo anterior el sistema desplegar la informacin

El icono identificado de esta forma permitir verificar y validar la distribucin

El icono identificado de esta forma permitir visualizar el historial de usuarios que

Para enviar las programaciones de una en una, deber ir presionando el botn

Al ejecutar alguna de estas dos acciones, el sistema enviar automticamente al

Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

3. APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE LAS COMPRAS

3.2 El sistema mostrar la siguiente pantalla:

Para aprobar o rechazar una programacin de compras registrada deber presionar el

el cual desplegar la siguiente pantalla:

Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Para aprobar las programaciones de una en una, deber ir presionando el botn

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4. PRESENTACIN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS

4.2 El sistema mostrar la siguiente pantalla:

Para presentar una programacin de compras registrada deber presionar el botn

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que se muestra en cada una de las programaciones aprobadas.

5. RETIRO DE LAS PROGRAMACIONES DE COMPRAS YA PRESENTADAS

5.2 El sistema mostrar la siguiente pantalla:

Para retirar una programacin de compras ya presentada deber presionar el botn

Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

que se muestra en cada una de las programaciones presentadas.

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