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    La Caja Menuda

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    El documento habla sobre la caja chica o fondo de caja menor, que es un fondo de efectivo destinado a pagos pequeños y urgentes. Explica cómo se establece el fondo, cómo se reembolsa, aumenta o disminuye, y cómo se cierra el fondo de caja chica. También cubre temas como los registros contables de los movimientos de caja chica y cómo tratar los sobrantes o faltantes de efectivo.

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    El documento habla sobre la caja chica o fondo de caja menor, que es un fondo de efectivo destinado a pagos pequeños y urgentes. Explica cómo se establece el fondo, cómo se reembolsa, aumenta o disminuye, y cómo se cierra el fondo de caja chica. También cubre temas como los registros contables de los movimientos de caja chica y cómo tratar los sobrantes o faltantes de efectivo.

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    llcaja menudoa

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    El documento habla sobre la caja chica o fondo de caja menor, que es un fondo de efectivo destinado a pagos pequeños y urgentes. Explica cómo se establece el fondo, cómo se reembolsa, aumenta o disminuye, y cómo se cierra el fondo de caja chica. También cubre temas como los registros contables de los movimientos de caja chica y cómo tratar los sobrantes o faltantes de efectivo.

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    La Caja Menuda

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    El documento habla sobre la caja chica o fondo de caja menor, que es un fondo de efectivo destinado a pagos pequeños y urgentes. Explica cómo se establece el fondo, cómo se reembolsa, aumenta o disminuye, y cómo se cierra el fondo de caja chica. También cubre temas como los registros contables de los movimientos de caja chica y cómo tratar los sobrantes o faltantes de efectivo.

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    Caja

    Menuda

    NDICE
    INTRODUCCIN

    CONCEPTO

    SISTEMAS Y FORMAS

    CONTABILIDAD DE CAJA CHICA

    ESTABLECIMIENTO DEL FONDO

    REEMBOLSO DE CAJA CHICA

    AUMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

    DISMINUCIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

    CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA

    CASO 1
    CASO 2

    7
    8

    SOBRANTE Y FALTANTES DE EFECTIVOS

    CASO 1
    REGISTRO CONTABLE
    CASO 2
    REGISTRO CONTABLE

    9
    9
    9
    10

    CONCLUSIN

    11

    BIBLIOGRAFA

    12

    Caja
    Menuda

    INTRODUCCIN
    La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que
    existe en la misma por aportes de sus dueos o por ingresos derivados de
    su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares
    seguros, y no estn a disposicin directa de quienes manejan la entidad. Se
    denomina Caja Menuda a los fondos fijos destinados a compras menores y de
    carcter urgente, necesarias para descongestionar los trmites de pago normales
    de la Comisin y cuyo monto no exceder al mximo establecido por los
    Directores.

    En toda empresa, pblica o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar


    los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver
    situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trmites habituales de
    autorizacin de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de
    inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer ms gil ciertas gestiones. En
    general

    los

    fondos

    disponibles

    en

    Caja

    Chica

    son

    reducidos,

    cada institucin determinar su monto mximo.


    Se destinar un fondo de Caja Menuda, el cual ser manejado por una persona
    ajena a aquellas que custodian facturas y documentos por cobrar y por pagar. El
    encargado o custodio del fondo de Caja Menuda es el nico responsable por
    efectivo entregado a su cargo. El concepto podr agregarse o reemplazar, que el
    encargado o custodio del fondo de Caja Menuda tendr a su cargo este nico
    fondo.

    Caja
    Menuda

    Concepto
    En la vida cotidiana a las personas les resulta poco prctico girar cheques para
    pagar gastos o cuentas muy pequeas; igualmente ocurre con las empresas. Por
    esta razn, es recomendable realizar y controlar dichos pagos a travs del uso de
    un fondo de efectivo especial, denominado fondo dijo de caja chica.
    Como concepto definimos el fondo de caja chica como el fondo especial de
    efectivo cuya finalidad es llevar a cabo pagos pequeos, pues resulta poco
    prctico ejecutarlos mediante cheque.

    SISTEMAS Y FORMAS
    El fondo de caja chica se crea al determinar, en primer trmino, el monto del
    efectivo necesario para realizar los pagos que se efectuaran con el fondo durante
    un trmino de tiempo, como una semana o un mes, depende de las necesidades y
    las polticas de la empresa. El monto del fondo fijo puede variar desde B/.25.00
    hasta B/.300.00 o ms.
    En segundo trmino, las formas como se administrar; por ejemplo:

    Las aprobaciones necesarias, pues se gira un cheque por el importe


    El efectivo se entrega a un empleado, quien es el custodio de la caja chica
    y est autorizado para desembolsarlo.
    Restricciones para el importe mximo y los tipos de pagos que puedan
    efectuarse con el dinero del fondo. Por ejemplo, gastos no mayores de
    B/.5.00 en transporte, estacionamientos, timbres fiscales, tiles de oficina,
    aseo, gastos miscelneos, entre otros.
    Cada vez que se realiza un pago con el fondo de caja chica, el empleado
    registra los detalles en un formulario de recibo de caja chica.
    El fondo fijo de caja chica se repone en forma peridica, cuando se agota o
    llega a un mnimo.
    El dinero de la caja chica debe guardarse en forma separada de otros
    fondos; generalmente se utiliza una caja porttil con llave.

    Caja
    Menuda

    Las empresas utilizan otros fondos de efectivo para necesidades especiales, tales
    como viticos de los representantes de ventas. Por ejemplo, si se entrega
    B/.500.00 para viticos, el vendedor debe entregar un informe detallado de gastos,
    que no son de caja chica.

    CONTABILIDAD DE CAJA CHICA


    El efectivo es el activo de mayor liquidez; por lo tanto, aparece como el primer
    activo en el balance. As, la cuenta de caja chica constituye una cuenta de activo.
    Los movimientos o registros a esta cuenta se efectan en los siguientes casos:

    Al crear el fondo mediante un dbito


    Al aumentarlo mediante un dbito
    Al disminuir el fondo mediante un crdito
    Al cerrar el fondo mediante un crdito

    ESTABLECIMIENTO DEL FONDO


    A fin de ilustrar los asientos normales del fondo de caja chica, suponga que el 1 de
    marzo de 2011 se crea un fondo de B/.250.00. El asiento para realizar la anterior
    transaccin seria el siguiente:
    Libro Diario General
    Pgina 5
    Fecha
    Detalle
    2006 Caja chica
    1-Mar
    Caja y bancos
    Para registrar el establecimiento del fondo de
    caja chica

    Ref. Dbito Crdito


    250.00
    250.00

    Caja
    Menuda

    REEMBOLSO DE CAJA CHICA


    Segn las normas de administracin y control, todos los desembolsos de este
    fondo deben estar respaldados mediante un comprobante de caja chica. Un
    RECIBO DE CAJA CHICA
    Fecha 1 de marzo de 2011
    n 121
    Pagado a Peridico la Prensa
    Por concepto de Pago de peridico
    Cargo a Gastos administrativos diversos
    Recibi el pago
    ____________________________

    Importe B/.3.00

    Autoriz el pago
    __________________________

    Carlos Montero
    Cdula n 1-785-925

    Nery Delgado

    ejemplo de este recibo se ilustra en el siguiente ejemplo:


    Luego debe prepararse un informe de reembolso caja menuda dirigida al
    Departamento de Contabilidad para su respectiva autorizacin de reposicin del
    fondo. Para ello, no solo debe sumar el total de los recibos, tambin verificar que
    estn debidamente autorizados. El informe de reembolso de caja chica trae
    consigo el concepto de cada comprobante, para que acompaen el respectivo
    comprobante de pago y se puedan llevar a las cuentas apropiadas de gasto.
    Tambin en el informe se adjunta un resumen de los gastos menores ms
    frecuentes para que se coloque el valor. Un ejemplo de este, es registrado en el
    siguiente ejemplo:

    Caja
    Menuda

    Ampro Internacional S.A.


    Ciudad:
    Fecha:
    Pagos efectuados:
    Del
    de:
    Al:
    de:
    Pagado a
    Concepto

    Cdigo

    Valor

    Elaborado

    Reembolso De Caja
    Chica
    Cheque n
    Fondo permanente B/.
    Detalle: B/.
    Transportes
    tiles de oficina
    Timbres y estampillas
    tiles de aseo
    Vales
    Miscelneos
    Total de este
    reembolso
    Aprobado

    Al final del mes de marzo de 2011, los recibos de caja chica indican gastos por las
    partidas siguientes: tiles de oficina B/.72.00 ms el 7% de ITBMS, suministros de
    aseo B/.24.00, miscelneos B/.15.00. Se gir el cheque n985 para rembolsar el
    fondo y asiento contable para su registro es el siguiente:
    Fecha
    2006
    31-Mar

    Libro Diario General


    Detalle
    tiles de oficina
    Suministros de aseo
    Especies fiscales
    Transportes
    Publicaciones
    Tesoro Nacional- ITBMS
    Caja y bancos
    Reposicin del fondo de caja chica con ck. N 985
    del Banco Nacional

    Ref.

    Dbito
    72.00
    23.00
    32.50
    53.00
    24.00
    6.65

    Pgina 3
    Crdito

    217.80

    Caja
    Menuda

    Reponer el fondo de caja chica, restaura su monto original de B/. 250.00; observa
    como no se prepara ningn asiento en caja chica al reponer el fondo.

    AUMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA


    Debido al incremento de los gastos, es necesario aumentar el fondo, para evitar
    los reembolsos muy continuos. Dicho aumento puede realizarlo de dos maneras:
    Al realizar un aumento independiente del reembolso de caja chica o, una vez
    registrado dicho aumento, en forma conjunta con el ltimo reembolso solicitado.
    Veamos el ejemplo con la alternativa de un aumento independiente; en este caso
    se aprueba un incremento del fondo de B/.250.00.

    Libro Diario General


    Detalle

    Fecha
    2006 Caja chica
    31-Jul
    Caja y bancos
    Para registrar el establecimiento del fondo de
    caja chica mediante ck. N 1025

    Pagina 5
    Ref. Dbito Crdito
    250.00
    250.00

    DISMINUCIN DEL FONDO DE CAJA CHICA


    Tal y como sucede con los aumentos, cuando se disminuye el fondo, por una
    reduccin del volumen de gastos, hay dos opciones para realizar el registro; la
    primera es por separado y la otra es con el ltimo reembolso. Observa el asiento
    mediante una disminucin combinada, con una autorizacin para disminuir el
    fondo en B/.150.00.

    Caja
    Menuda

    Fecha
    2006
    31-Mar

    Libro Diario General


    Detalle

    Ref.

    tiles de oficina
    Suministros de aseo
    Especies fiscales
    Transportes
    Publicaciones
    Tesoro Nacional- ITBMS
    Caja chica
    Caja y bancos
    Reposicin del fondo de caja chica con ck. N 1037
    y disminucin del fondo

    Pgina 7
    Dbito
    Crdito
    52.00
    43.00
    32.50
    63.00
    34.00
    6.65
    150.00
    111.15

    CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA


    Puede ocurrir que la empresa ya no requiere del fondo de caja chica, porque los
    pagos no son tan continuos o porque decide realizar estos pagos directamente de
    la caja general o cualquier otro fondo del cual dispone; por consiguiente se
    autoriza cerrar el fondo. Esta situacin conlleva a dos situaciones: una la caja
    chica se haya utilizado total o parcialmente y dos est completa.

    Caso 1
    Como la caja chica se ha utilizado, se lleva a cabo el registro del cierre combinado
    con el ultimo reembolso; el saldo de efectivo se deposita en el banco. Observa el
    siguiente ejemplo:
    Fecha
    2006
    31-Oct

    Libro Diario General


    Detalle
    Caja y Bancos
    tiles de oficina
    Suministros de aseo
    Especies fiscales
    Transportes
    Publicaciones
    Tesoro Nacional- ITBMS
    Caja chica
    Registro de gastos de caja chica con ck. N1051 del

    Ref.

    Dbito
    107.78
    42.00
    54.00
    22.50
    73.00
    44.00
    6.72

    Pgina 7
    Crdito

    350.00

    Caja
    Menuda

    mes de octubre y cierre del fondo. Ver comprobantes


    y deposito

    Caso 2
    Como el fondo no se ha utilizado y est completo, se deposita la totalidad del
    dinero en el banco y con el depsito del cajero, se remite una autorizacin del
    cierre del fondo, para que se realice el registro correspondiente. Observe el
    ejemplo:

    Libro Diario General


    Fecha
    Detalle
    2006 Caja chica
    31-Jul
    Caja y bancos
    Para registrar el cierre del fondo de caja chica.
    Ver depsito y autorizado anexa

    Pagina 6
    Ref. Dbito Crdito
    350.00
    350.00

    SOBRANTE Y FALTANTES DE EFECTIVOS


    Para verificar si los saldos disponibles en efectivo de la caja chica son correctos,
    se lleva a cabo el arqueo o verificacin de la suma de los comprobantes con el
    efectivo. En dicho procedimiento participa el responsable de la caja chica, el
    auditor o contador y un tercero como testigo; el faltante o sobrante debe ser objeto
    de ajuste mediante memorando a la contabilidad.
    Este ajuste contable depende de la poltica de la empresa. Por ejemplo, se puede
    utilizar la cuenta de sobrantes y faltantes, el cual resumen ambas opciones y
    clasifica la cuenta segn el saldo que presente: cuando el saldo es negativo se
    considera un gasto, por el contrario si es positivo se identifica como un ingreso.
    Otra prctica recomienda contabilizar como ingresos los sobrantes y los faltantes
    del mismo que se le cobran al encargado del manejo de la caja chica, a manera de
    una cuenta por cobrar.

    Caso 1
    Arqueo de Caja Chica
    8

    Caja
    Menuda

    Fondo fijo
    Menos: total de gastos
    Efectivo disponible
    Efectivo en caja
    Faltante en caja

    350.00
    325.75
    24.25
    15.75
    8.50

    Registro contable

    Fecha
    2006
    30-Nov

    Libro Diario General


    Detalle

    Ref.

    tiles de oficina
    Suministros de aseo
    Especies fiscales
    Transportes
    Publicaciones
    Tesoro Nacional- ITBMS
    Sobrantes y faltantes
    Caja y bancos
    Registro de gastos de caja chica con ck. N 1071 del
    mes de noviembre y faltantes

    Pagina 7
    Dbito
    Crdito
    72.00
    64.00
    42.50
    63.00
    74.73
    9.52
    8.52
    334.27

    Caso 2
    Arqueo de Caja Chica
    Fondo fijo
    350.00
    Menos: total de gastos
    315.25
    Efectivo disponible
    34.75
    Efectivo en caja
    41.75
    Sobrante en caja
    7.00

    Registro contable
    Libro Diario General
    Pagina 7
    Fecha

    Detalle

    Ref.

    Dbito

    Crdito

    Caja
    Menuda

    2006
    30-Nov

    tiles de oficina
    Suministros de aseo
    Especies fiscales
    Transportes
    Publicaciones
    Tesoro Nacional- ITBMS
    Sobrantes y faltantes
    Caja y bancos
    Registro de gastos de caja chica con ck. N1091 del
    mes de diciembre y sobrantes

    82.00
    54.00
    32.50
    93.00
    44.23
    9.52
    7.00
    308.25

    CONCLUSIN
    Tal vez se trate de enviar una documentacin urgente, sacar fotocopias, servir un
    refrigerio a un cliente importante, abonar papelera faltante, proceder al arreglo de
    cerraduras,

    gastos

    de

    viticos

    no

    habituales,

    etctera,

    que

    requieren

    10

    Caja
    Menuda

    una resolucin inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisin de


    cheques.
    Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deber requerir los
    comprobantes de gastos, que debern justificarse ante los superiores, y
    registrarse, para hacer una rendicin mensual de cuentas, gastos que podrn
    descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con
    fines tributarios. Es posible, adems que esos fondos de caja Chica, puedan ser
    objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda
    llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

    11

    Caja
    Menuda

    BIBLIOGRAFA

    Luis A. Bolaos y Carlos Quirs Quirs. Contabilidad Intermedia.


    International Business School. Eduvisio.

    http://es.wikipedia.org/wiki/Caja_menor

    http://www.ministeriopublico.gob.pa/minpub/Portals/0/Manuales/2014/Conta
    bilidadManual%20de%20Procedimientos%20para%20uso%20y%20manejo
    %20de%20Caja%20Menuda.pdf

    http://deconceptos.com/ciencias-sociales/caja-chica

    12

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