Sesion 6

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PROCESO ADMINISTRATIVO
Introduccion
Perspectiva Limitada.- Verificacin posterior de los

resultados logrados en el seguimiento de los objetivos
planteados y el control de gastos invertido en el proceso
realizado por los niveles directivos
Perspectiva Amplia.- Actividad no slo a nivel directivo,
sino de todos los niveles y miembros de la empresa,
orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los
objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin
cualitativos y cuantitativos.
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Mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores

cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio.
Lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito

organizacional.
DEFINICION DE CONTROL
Etapa primordial en la administracin
Verificar cul es la situacin real de la organizacin
Mecanismo que se cerciora e informa si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
Evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.
PLANTEAMIENTOS:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el PLAN adoptado.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados
en relacin con los planes.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est
llevando a cabo.
Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de
que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones
de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos
de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan
econmica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las

actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin
con lo estndar.
Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva
cuando se necesita.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la
funcin o del rea en que se aplique:
Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo

junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede.
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa,
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes
dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo.
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
En definitiva, debe entenderse el control como:

Una funcin administrativa, ya que forma parte del
Proceso Administrativo, que permite verificar,
constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso,
unidad, elemento o sistema seleccionado est
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se
esperan.
ELEMENTOS DE CONCEPTO
1. Relacin con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de
los objetivos que se establecen en la planeacin.
2. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
3. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la
planeacin.
4. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y
corregir los errores.
REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

1. Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar
errores de planeacin, organizacin o direccin.
2. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar
errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin,
organizacin o direccin.
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores
Enfrentar el cambio: El control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades que estn afectando los productos y los servicios
de sus organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: es acelerar los ciclos que implican el

desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.
Agregar valor: a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo
comprarn. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la medida.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: El proceso de control
permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer
su creatividad o participacin en el trabajo.
BASES DEL CONTROL
CONTROL
MEJORAR
Informacin clara
HACER
Ejecutar
Interpretacin
EVALUAR
Cmo?
PLANEAR Y ORGANIZAR
Qu?
Comparacin
Puesta en
prctica de
medidas
correctivas
Elementos del control
Establecimiento
de Estndares
Accin
Correctiva
Cantidad
Calidad
Tiempo
Costos
Comparacin
del desempeo
con el estndar
establecido
Evaluacin del
Desempeo
Estndares o Criterios de Evaluacin
DE CANTIDAD
DE CALIDAD
Volumen de Produccin
Cantidad de Existencias
Cantidad de Materia Prima
Nmeros de Horas Hombre
Control de Materia Prima recibida
Control de Calidad de Produccin
Especificaciones del Producto
DE TIEMPO
Tiempo estndar para producir un producto

Tiempo medio de existencia de un producto
Especificaciones del Producto
DE COSTOS
Costos de Produccin
Costos de Administracin
Costos de Ventas
reas del control

reas de produccin
En empresa industrial
En empresa de servicios
En la fbrica
En el rea de servicio
de atencin al cliente
Tipos de Control en el rea de produccin
1. Control de Produccin
Medidas que logren el

ptimo rendimiento en las
unidades, cumpliendo con
las necesidades del
departamento de ventas.
2. Control de Calidad
Corregir cualquier desvos en
los estndares de calidad de
productos o servicios
Control de rechazos
Inspecciones
3. Control de Costos
Verificar continuamente los
costos de produccin de
materia prima o de mano de
obra
4. Control de Tiempos de Produccin

Por operario o por
maquinaria; para eliminar
desperdicios de tiempo o
esperas innecesarias
5. Control de Inventarios
De materias primas,
partes y herramientas,
productos, tanto
subensamblados como
terminados, entre otros
6. Control de Operaciones
Fijacin de rutas, programas
y abastecimientos, entre
otros
7. Control de desperdicios
Se refiere la fijacin de sus

mnimos tolerables y deseables
8. Control de Mantenimiento y Conservacin

Tiempos de mquinas paradas, costos,
entre otros
Tipos de Control en el rea de Ventas

1. Por volumen total de las mismas ventas.
2. Por tipos de artculos vendidos.
3. Por volumen de ventas estacionales.
4. Por el precio de artculos vendidos.
5. Por clientes.
6. Por territorios.
7. Por vendedores.
8. Por utilidades producidas.
9. Por costos de los diversos tipos de ventas.
10.Control de Publicidad o Propaganda
11.Control de costos: Para verificar continuamente los costos
de ventas, as como las comisiones de los vendedores, los
costos de propaganda, entre otros.
Tipos de Control en el rea financiera
1. Control presupuestario: Control de las

previsiones de los gastos financieros, por
departamento
2. Control de costos: Control global de los
costos incurridos por la empresa, ya sean
costos de produccin, de ventas,
administrativos (gastos administrativos
entre los cuales estn; salarios de la
direccin y gerencia, alquiler de edificios,
entre otros), financieros como los
intereses y amortizaciones, prstamos o
financiamientos externos entre otros.
Tipos de Control en el rea de Recursos Humanos
1. Controles de asistencia y
retrasos
2. Control de vacaciones
3. Control de salarios
Pasos del proceso de control

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para
establecer normas de desempeo con objetivos de planificacin,
para disear sistemas de reinformacin, para comparar los
resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia,
as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para
garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la
manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos
de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
1.
2.
3.
4.
Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento

Medir los resultados
Tomar medidas correctivos
Retroalimentacin
Principios de control
Equilibrio
A cada grupo de delegacin conferido debe

proporcionarle el grado de control
correspondiente
De la oportunidad
El control, necesita ser oportuno , debe

aplicarse antes de que se efecte el error. Y
as tomar medidas correctivas con anticipacin.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en funcin

de los objetivos, es decir, el control no es
un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos.
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente,
de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron
Establecer y ejecutar medidas correctivas luego.
De la costeabilidad
El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y
dinero, en relacin con las ventajas reales que este
reporte.
De excepcin
El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de
reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que
funciones estratgicas requieren el control.
De la funcin controladora
La funcin controladora por ningn motivo debe
comprender a la funcin controladora, ya que pierde
efectividad de control.
Este principio es bsico, ya que seala que la
persona o la funcin que realiza el control no debe
estar involucrada con la actividad a controlar.
Reglas del proceso de control
Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
1.
2.
3.
4.
Establecimiento de los medios de control.

Operaciones de recoleccin de datos.
Interpretacin y valoracin de los resultados.
Utilizacin de los mismos resultados.
Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo

posible, la estructura de la organizacin:
1.
La organizacin es la expresin de los planes, y a la vez

un medio de control. Por supuesto, cuando el control
"rompe" los canales de la organizacin sistemticamente,
distorsiona y trastorna sta.
2.
Adems, los mismos controles pierden eficacia
Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su

naturaleza y la de la funcin controladora, para aplicar el que
sea ms til.
1.
Para determinar la naturaleza de los controles, servir

la siguiente clasificacin de los medios de control:
Puramente personales, supervisin, revisin de
operaciones, entre otros.
2.
Para lo que se refiere a la "naturaleza de la funcin

controladora", ubique lo que se refiere a "los medios de
control".
En la utilizacin de los datos deben seguirse un sistema. Sus

pasos principales sern:
Anlisis de los "hechos".
Interpretacin de los mismos.
Adopcin de medidas aconsejables.
Su iniciacin, y revisin estrecha.
Registro de los resultados obtenidos
El control puede servir para lo siguiente:

Seguridad en la accin seguida (como el director de una nave
que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos
para asegurarse de que el rumbo es el debido).
Correccin de los defectos.
Mejoramiento de lo obtenido.
Nueva planeacin general.
Motivacin personal.
Tolerancias del control
El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los

estndares o planes.
Una cierta cantidad de variacin ocurrir normalmente como
resultado de la casualidad. Por lo tanto, el administrador debe
establecer los lmites relacionados con el grado aceptado de
desviacin del estndar.
En otras palabras cunta variacin del estndar se tolera?.
La forma en que el administrador establece las tolerancias del

control depende de la meta.
Tipos de control segn su peridiosidad
Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los

recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la
organizacin, estos son:
1. El control preliminar,
2. El concurrente y
3. El de retroalimentacin.
Control preliminar:
Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los
esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de
que los resultados actuales concuerden favorablemente con
los resultados planificados
Seleccin de recursos humanos y formacin de equipos de
trabajo
Materiales
Control concurrente:
Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el

trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las
actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados
sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando
supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de
que se realiza adecuadamente.
Control de retroalimentacin:
La caracterstica definitiva de los mtodos de control

retroalimentativos consiste en que stos destacan los
resultados histricos como base para corregir las acciones
futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa
se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados
histricos y determinar cuales son los cambios que deberan
hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades
operativas.
Tcnicas para el control
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas
Fallas en el proceso de control
Todo Proceso de control se enfrenta al influjo de

pecados que debe sortear.
1.Cacera de brujas: El sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y
culpables en vez de causas y posibles soluciones.
2.Esparcimiento de la responsabilidad: El Proceso de control puede no ser
demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse
atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona
negativamente.
3.Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de
baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto
controlarse.
4.Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve
recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.
El control de gestin
Definir el concepto de control de gestin implica considerar el desarrollo del

mismo en su mbito administrativo.
Sin embargo la mayora coincide en que es un sistema dinmico e importante
para el logro de metas organizacionales.
Dentro de la descripcin y valoracin del control de gestin se especifican dos
concepciones comunes aceptadas en el mbito administrativo, por un lado
se tiene al control como necesidad inherente al proceso de direccin
(enfoque racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no
slo a la direccin formal, sino a factores claves como la cultura, el
entorno, la estrategia, lo psicolgico, lo social y la calidad, representados
por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de
calidad.
El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de
herramientas y tcnicas de control de los procesos bsicos de la organizacin;
entre ellas se tienen al control estadstico de procesos, control de la calidad total
y la gestin de la calidad total.
Fines del control de gestin

Informar: es necesario transmitir y comunicar la informacin para la
toma de decisiones e identificar los factores claves de la
organizacin para as determinar cual es la informacin clave.
Coordinar: Encamina las actividades a realizar eficazmente a la
obtencin de los objetivos.
Evaluar: La consecucin de las metas u objetivos se logra gracias a
las personas y su valoracin es la que pone de manifiesto la
satisfaccin del logro.
Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha importancia para
alcanzar las metas.
El control organizacional desde el punto de vista

humano
El control social corresponde a todos los medios y mtodos utilizados
para inducir a las personas o grupos a corresponder a las
expectativas de una organizacin social o de la propia sociedad, las
organizaciones sociales y empresas ejercen poder o control en las
personas de este modo controlan el comportamiendo de cada
individuo.
El control social puede hacerse tambin mediante normas, reglas y
reglamentos. stos pueden ser prescriptivos o restrictivos. Son
prescriptivos cuando especifican lo que las personas deben hacer;
son restrictivos cuando especifican algo que las personas no deben
hacer
Conclusiones
1
El control es una
funcin
administrativa
La aplicacin de un
control en las
organizaciones busca
atender dos
finalidades
principales: Corregir
fallas o errores
existentes: Y Prevenir
nuevas fallas o
errores de los
procesos.
2
Para que el control
sea efectivo debe
desarrollarse como
una unidad y
aplicarse en todo
tiempo
El control se apoya
en la comprobacin,
fiscalizacin e
inspeccin de las
variables
organizativas para
descubrir
desviaciones reales
o potenciales
El Sistema de
Control de Gestin
es en trminos
sencillos definir:
quin, cmo y
cundo, aplicar
las estrategias de
control y evaluar
los Factores
Crticos de xito de
la organizacin
AUDITORIA DE GESTIN
CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION
La Auditoria de Gestin ( Auditoria Administrativa

o Auditoria Operativa) Es el exmen metdico y
sistemtico que permite evaluar en forma integral o
parcial a una organizacin con el propsito de
evaluar el nivel de rendimiento o desempeo de las
diferentes reas o niveles funcionales de sta.As
como su interrelacin con el medio ambiente.
AUDITORIA DE GESTION
La Auditoria de Gestin nos permitir obtener una
valiosa informacin respecto a los sistemas de control y
procesos en las diferentes reas o niveles funcionales
de la empresa permitindonos medir el nivel de
desempeo de stas, constituyendo una valiosa
herramienta en la gestin empresarial.
Al efectuar la Auditora de Gestin es importante tener
un enfoque sistmico de la organizacin el cul nos
permitir determinar las fortalezas, debilidades,
amenazas y oportunidades de la empresa,as como
determinar otros indicadores valiosos de gestin.
PERFIL DEL AUDITOR

FORMACION ACADMICA ESPECIALIZADA
(contadores,administradores,economistas u otros
profesionales afines).
CUALIDADES PERSONALES.
EXPERIENCIA(competencia profesional).
RESPONSABILIDAD PROFESIONAL(objetividad,
integridad,confidencilaidad,diligencia,compromiso
honestidad,imparcialidad)
INDEPENDENCIA DE CRITERIO.
CONOCIMIENTO MULTIDICIPLINARIO.
ETICA.
QUIENES ELABORAN LA AUDITORIA DE GESTION
Auditores internos.
Auditores Externos.
Nota:Equipos multidiciplinarios
TCNICAS UTILIZADAS EN LA AUDITORA DE GESTIN
Investigacin documental.
Observacin directa.
Acceso a redes de informacin.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Cdulas (papeles de trabajo)
INFORME DE LA AUDITORIA DE GESTION
1. Introduccin.
2. Antecedentes.
3. Objetivos.
4. Alcances.
5. Metodologa.
6. Exposicin de hallazgos y eventos.
7. Conclusiones.
8. Recomendaciones.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE
GESTION
Evaluacin Interna
Evaluacin Externa
EVALUACIN INTERNA
A.
RECURSOS DE LA EMPRESA
I. Recursos humanos
II. Recursos materiales
III. Recursos financieros
IV. Recursos tecnolgicos
V. Recursos Informticos(informacin
gerencial)
VI. Recursos mercadolgicos
EVALUACIN INTERNA
B.
ANLISIS DE PROCESOS Y GESTIN

FUNCIONAL DE LA EMPRESA
I. Organizacin
II. Direccin (1er nivel decisorio)
III. rea personal
IV. rea comercial (Ventas y marketing)
V. rea de finanzas y contabilidad)
VI. rea produccin
VII.rea de investigacin y desarrollo
EVALUACIN EXTERNA
(MEDIO AMBIENTE)
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Clientes
Competencia
Proveedores
Econmico
Poltico
Social
Demogrfico
VIII.Climatolgico y
ecolgico
IX. Entes reguladores
X. Aspectos
internacionales

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Mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores

Lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo

En definitiva, debe entenderse el control como:

REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Producir ciclos ms rpidos: es acelerar los ciclos que implican el

BASES DEL CONTROL

Elementos del control

Estndares o Criterios de Evaluacin

Tiempo estndar para producir un producto

reas del control

Tipos de Control en el rea de produccin

Medidas que logren el

4. Control de Tiempos de Produccin

Se refiere la fijacin de sus

8. Control de Mantenimiento y Conservacin

Tipos de Control en el rea de Ventas

Tipos de Control en el rea financiera

1. Control presupuestario: Control de las

Tipos de Control en el rea de Recursos Humanos

Pasos del proceso de control

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento

A cada grupo de delegacin conferido debe

El control, necesita ser oportuno , debe

Se refiere a que el control existe en funcin

estar involucrada con la actividad a controlar.

Reglas del proceso de control

Establecimiento de los medios de control.

Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo

La organizacin es la expresin de los planes, y a la vez

Adems, los mismos controles pierden eficacia

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su

Para determinar la naturaleza de los controles, servir

Para lo que se refiere a la "naturaleza de la funcin

En la utilizacin de los datos deben seguirse un sistema. Sus

El control puede servir para lo siguiente:

Tolerancias del control

El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los

La forma en que el administrador establece las tolerancias del

Tipos de control segn su peridiosidad

Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los

Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el

La caracterstica definitiva de los mtodos de control

Tcnicas para el control

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Fallas en el proceso de control

Todo Proceso de control se enfrenta al influjo de

Definir el concepto de control de gestin implica considerar el desarrollo del

Fines del control de gestin

El control organizacional desde el punto de vista

CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION

La Auditoria de Gestin ( Auditoria Administrativa

PERFIL DEL AUDITOR

QUIENES ELABORAN LA AUDITORIA DE GESTION

TCNICAS UTILIZADAS EN LA AUDITORA DE GESTIN