Manual ERP Invent A Rio y Facturacion

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INVENTARIO Y FACTURACION
ERP
Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 1

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INDICE
Introducción 3
Capítulo 1 (Completando la Información básica) 4
Instalación Física 4
Instalación Lógica 4
Empresa 5
Bases Parámetros 7
Capítulo 2 (Tablas y Maestros) 11

Digitación Tablas 11
Digitación Auxiliares 15
Ejercicios 21
Tablas 22
Capítulo 3 (Bodegas) 25
Productos 25
Saldos de Apertura 28
Guías de Entrada 29
Guías de Salida 32
Reserva de Materiales 33
Capitulo 4 34
Formatos de Documentos 34
Capitulo 5 (ventas) 36
Ventas 36
Capítulo 6 (Consultas e Informes) 39

Consultas 39
Informes 40
Capitulo 7 (Contabilización) 41
Contabilización 41
Capítulo 8 (Procesos y Seguridad) 43

Procesos 43
Seguridad 43

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INTRODUCCION
El Sistema de Inventario y facturación ERP nos permite llevar un control de los

productos en las distintas Bodegas que posee la empresa, a través de la generación
de guías de entrada y salida de mercadería.
Nos permite tomar aquellas guías de salida que constituyen ventas y generar
automáticamente la Factura correspondiente, en detalle o resumen.
Podrá ingresar en la ficha del producto, información técnica e incorporar una foto del
mismo, además de asociarle productos alternativos y complementarios, y si se tiene el
sistema de Contabilidad ERP nos permitirá contabilizar las ventas, consumos, costos y
despachos pendientes.
El sistema también permite realizar la reserva de materiales para un cliente

determinado o bien porque la empresa desea a futuro utilizarlo en forma interna.
Usted podrá realizar consultas de stock de un producto determinado, emitir informes

de niveles críticos, como máximo, mínimo y de reposición de stock.
Lleva el control de las ventas anticipadas y consignaciones de productos, controlando

de esta forma lo que esta pendiente y lo que tiene nuestro cliente en consignación.
Cabe destacar que el sistema trabaja con 2 meses en línea , llamados Abierto Actual
y Abierto anterior; pero es posible consultar la historia de meses pasados.

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CAPITULO 1
COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA
Se podría decir que para poder trabajar con los sistemas , existen 2 tipos de
instalación :
 Instalación Física
 Instalación Lógica
La instalación Física , generalmente, la realiza el encargado de Computación de la
empresa o personal de Soporte Softland.
Al efectuar esta instalación, se generarán los Directorios para trabajar con el Sistema
de Inventario y Facturación
Los directorios que se generan en forma automática son :
El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios Programas y Datos.
Programas : Quedan grabados todos los programas relativos a él o los sistemas

Softland.
Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente se

guardará toda la información que se vaya digitando.
Una vez realizada la instalación física, se puede comenzar a realizar la instalación

denominada Lógica.

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Instalación Lógica : Desde la barra de Inicio, seleccionar Programas, Softland ERP,
Inventario y Facturación. Activando el Programa, se presenta la Portada de él, donde
nos muestra que estamos frente al Sistema de Inventario y Facturación.
A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo, donde se

grabará posteriormente toda la información que se vaya digitando.
Para ello en la barra de MENU de la portada del sistema aparece habilitado solo una
opción.
1.- EMPRESA
Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se detallan a continuación
1.1 Seleccionar : Permite trabajar con una empresa ya existente, se habilita por
cada empresa creada una lengüeta o pestaña.
1.2 Crear : Permite crear la empresa o directorio de trabajo.
1.3 Eliminar : Elimina una empresa ya creada, para ello solicitara la clave de
usuario principal.
1.4 Respaldo/Recuperación Base de Datos: Realiza un respaldo o recuperación de

los datos de una empresa determinada.
1.5 Instalar Datos Demo: Genera el directorio o empresa demo en el disco duro del
equipo en el cual estamos trabajando, esta empresa es de prueba y es
proporcionada por nosotros, trae ejemplo de todas las opciones.
1.6 Verificación de Estructura de la Base de Datos: Realiza una comprobación

interna de la Base de Datos, si detecta algún problema lo informa.
1.7 Muestra Estructura de la Base de Datos: Entrega el detalle de las tablas y sus
campos.
1.8 Salir : Abandona el sistema.

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En esta ocasión se utilizaremos la alternativa CREAR , para generar la Empresa.
1.- Lo primero es indicar el nombre de la empresa o directorio de trabajo, este es un

nombre corto, si se tiene el módulo de contabilidad, se debe crear con el mismo
nombre para que exista conexión entre ambos.
2.- A continuación usted deberá indicar la base de Datos con la cual se trabajará Ej:
MSDE o SQL, va a depender del sistema comprado.
3.- Indicar el servidor de datos (nombre del equipo dentro de la red), esto es de vital
importancia ya que si se crea en otro equipo la base de datos residirá en el lugar
equivocado. Además indicaremos el país.
4.- Luego indicaremos la Unidad, esta normalmente será W:\ (si esta en red) o C:\ (si
es monousuario).
5.- Para finalizar daremos clic a OK
6.- Una vez que termine el proceso de creación, mostrará una pantalla para que se
ingrese la información relativa a la empresa como :
Razón social, Rut, Dirección , etc. Para salir de esta pantalla seleccionar botón OK
Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica. Ahora estamos en condiciones de

trabajar completando con información el Sistema de Inventario y Facturación.
Notemos que con la realización de los pasos anteriores se activaron nuevas opciones
y botones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos :

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Comenzaremos trabajaremos con :
2.- BASES
Seleccionaremos :
2.1 Parámetros
Acá se realiza la parametrización del sistema, es decir, indicaremos datos globales

con los cuales trabajara el sistema. Esta opción cuenta con 6 lengüetas que a
continuación se detallan. Para comenzar daremos clic al botón modificar.
2.1.1 Datos Globales
• Alarma Costo Unitario en Guía de Entrada: si marcamos esta opción el

sistema nos enviara un mensaje si el valor unitario de compra en igual a
cero(0), además puede enviar una alarma sonora.
• Maneja Ingreso de Cuenta de Consumo: permite registrar la cuenta de
consumo a cada producto al realizar los consumos internos.
• Centros de Costo: dato controlado por el módulo de contabilidad, si no se
tien, se deben definir los niveles (hasta 3) y el largo de cada nivel en cuanto a

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caracteres. Además podremos indicarle que exija el centro de costo en los
documentos contabilizables.
• Largos de Códigos: corresponde al largo del código de producto, éste puede
ser como máximo 20 caracteres.
• Maneja decimales en: cantidades de los productos con decimales.
• Maneja Niveles de Stock: se puede control por Bodega o Empresa (general),
esto corresponde al control de stock critico (Mínimo – Máximo – Reposición).
• Canal de Venta: debemos indicar si el ingreso del canal de ventas será

obligatorio para Facturas, Boletas y/o Notas de crédito, además indicaremos
un canal por defecto el cual será asignado a todos los documentos para que
ninguno quede sin canal asociado. Mediante este dato podremos obtener
informes estadísticos.
• Distribuidor: indicaremos si el sistema solicitara el distribuidor asociado a la
venta, esto es utilizado cuando se trabaja con distribuidores de nuestros
productos pero facturamos nosotros y cancelamos comisión por la venta.
• Controla Sobregiro de los Clientes: permite llevar un control al minuto de
realizar una Guía o Factura del saldo adeudado por nuestro cliente que
sobrepase el monto de crédito autorizado indicado en la ficha del cliente.
• Maneja Descuentos a Nivel de Linea: éstos pueden ser hasta 5 por cada
producto, independiente de el que se pueda realizar al total.
• Maneja Descuentos a Nivel de Totales: también pueden ser hasta 5, y estan
relacionados básicamente a descuentos financieros, por el total de la venta.
• Comentario para Formularios :Es un comentario o glosa que se puede
imprimir en los documentos de venta (todos). Es utilizado comúnmente para
informar horarios de atención o enviar un saludo de acuerdo a la fecha o
simplemente como saludo

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• Controlar Vigencia de Folios Legales: Permite llevar un control acerca de las

numeraciones autorizadas por el S.I.I. para facturas notas de crédito notas de
débito, etc.
• Permite Venta Anticipada: Permite facturar en caso de no existir stock de
productos.
2.1.2 Series
• Maneja Productos con Serie: al marcar esta opción se nos habilitara en la

ficha del producto la grilla serie, además esto indica que tenemos productos
con una numeración que hace único al producto.
• Facturas – Imprime Series: si se maraca, al imprimir el documento saldrá el
número de serie.
• Boletas – Imprime Series: si se maraca, al imprimir el documento saldrá el
número de serie.
• Guías de Salida: si se marca, al imprimir el documento saldrá el número de
serie.
2.1.3 Productos KIT
Acá se debe indicar si se imprimen los componentes del KIT en los distintos
documentos relacionados al movimiento de productos.

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2.1.4 Talla – Color
Se debe indicar si Manejaremos productos con Talla- Color, además si el ingreso

de éstos será lineal (al minuto de ingresar el productos) o matricial (existirá una
tabla).
Antes de salir daremos clic al botón grabar.
2.1.5 Partida / Pieza
Se debe indicar la impresora donde se emitirán las etiquetas por partida o pieza
2.2 Selección del mes de trabajo: En esta opción indicaremos al sistema el

mes y año con el cual comenzaremos a trabajar, una vez seleccionado el primer
mes, solo tendremos que dar clic en el botón abrir mes siguiente.
2.3 Definición Datos Empresa: Nos permite modificar la información

Comercial de la empresa, que fue ingresada al realizar la Creación de la empresa.
2.4 Reparación Base de datos

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Genera una revisión y reparación de los datos.
2.5 Definición de Formatos
Es aquí donde se definen los formatos de Factura , Boletas , Guías de entrada, Guías
de salida y Notas de crédito con los cuales trabaja la empresa.
Por el momento no definiremos formatos y volveremos a este punto más adelante.

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CAPITULO 2
3.- TABLAS
Dentro de esta opción tenemos varias tablas que completar para poder comenzar a
trabajar con el sistema y partiremos con la última de ellas.
3.1 Auxiliares y Otros
Al seleccionar esta opción se despliegan nuevas opciones, como Comuna, Ciudad,

País ,etc .que posteriormente utilizaremos en la ficha del cliente. Comenzaremos con :
3.1.1 Comunas
A la derecha de este cuadro se nos habilitan una serie de botones que utilizaremos
en todo el sistema, los cuales explicaremos a continuación:
Imprimir, el botón de
lista de la derecha nos
permite enviarlo a
pantalla-impresora o
disco.
Agregar
Modificar
Eliminar
Grabar
Salir

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En este momento estamos en condiciones de agregar Comunas.
A cada comuna debemos asignar un código alfanumérico de máximo 4 caracteres,

además la descripción y región a la que pertenece.
Como ejemplo digitaremos LC y luego presionemos la tecla Tab, el cursor queda en
descripción, digitar Las Condes y luego botón GRABAR.
El sistema nos deja en condiciones de seguir digitando el resto de las comunas.
Cabe destacar que en caso de tener el sistema de Contabilidad y Presupuesto y haber

digitado la información en ese módulo, al ingresar a esta opción tendremos ya los
datos incorporados en las tablas.
Continuaremos desarrollando algunos ejercicios para completar la tabla de comunas.

Digitar las siguientes comunas y luego emitir el listado vía pantalla.
Código Descripción
LC Las Condes
PR Providencia
LR La Reina
VI Vitacura
3.1.2 Ciudades
La forma de ingreso es igual a la digitación de comunas. Código alfanumérico de 3

caracteres, descripción y región.
Como ejercicios digitaremos :
SA Santiago
VL Valdivia
LS La Serena
VA Valparaíso

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3.1.3 País
Al cual pertenece nuestro cliente.
CH Chile
BO Bolivia
VE Venezuela
3.1.4 Categorías de Auxiliares
Es una característica más de nuestros clientes, y se utiliza en general apuntando a su

comportamiento de pago. También corresponde a un código alfanumérico de 3
caracteres y descripción.
001 Excelente
002 Bueno
3.1.5 Canales
Corresponde al canal de ventas y es de 3 caracteres alfanuméricos y puede ser

utilizado con distintos fines, recuerde que mediante este dato se podrán obtener
informes estadísticos de venta.
SK Sky
LN Lan
CR Correos de Chile
CS Chile Express
3.1.6 Zonas
Su código es de 2 caracteres Alfanuméricos, en general se utiliza como ubicación

geográfica o Regiones.
SU Sur
NO Norte
ES Este
OE Oeste

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3.1.7 Condiciones de Venta
Corresponde a la modalidad en la cual se vende a los distintos clientes, código de 3

caracteres alfanuméricos, se debe indicar adicionalmente el número de vencimientos y
días de vencimiento para que el sistema calcule automáticamente la fecha d
vencimiento del documento.
Código Descripción Nº Días Nº Venctos.

001 Contado 0 0
002 30 días 30 1
003 60 días 60 1
004 30 y 60 días 30 2
3.1.8 Cobradores
Corresponderá al encargado de la cobranza de ese cliente. Se designa mediante un

código de 3 caracteres alfanumérico y descripción.
JMR José Ramírez Martínez
LPG Luis Prado Guzmán
3.1.9 Cargos
Está orientado a los contactos en empresas que corresponden a clientes nuestros o

proveedores, esta tabla es compartida por Recursos Humanos. Código de 4
caracteres.
001 Contador
002 Jefe Adquisiciones
3.1.10 Giros
Corresponde al giro comercial tanto de nuestros clientes como proveedores, código de

hasta 3 caracteres alfanuméricos.
AG Agrícola
CO Comercial
IN Industrial
CN Construcción
3.1.11 Vendedores
Que existen en la empresa. Código alfanumérico de 3 caracteres.
10 Luis Fernández

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11 Ximena Azócar
12 Pedro Toro
3.1.12 Auxiliares
A través de ésta opción ingresaremos las fichas de los auxiliares (clientes,

proveedores, distribuidores, etc) y utilizaremos las tablas ya digitadas.
En esta opción el sistema nos muestra inicialmente 4 Carpetas, Datos Básicos,

Contactos, Impuesto y Notas, pero al clasificar la ficha como cliente aparecerán
nuevas Carpetas, Ventas, Despacho y Cobranza.
Comenzaremos con la primera de ellas
Datos Básicos
• Código del Auxiliar: Corresponderá a un campo alfanumérico de 10

caracteres, y será con el cual identifiquemos a nuestro Auxiliar. Este código
puede ser igual al Rut.
• RUT: es el Rut del auxiliar, se digita sin puntos y el sistema entrega el digito
verificador.
• Razón Social: nombre del auxiliar reconocido legalmente.
• Nombre: nombre de fantasía por el cual se conoce al auxiliar.
• Giro: comercial, asociado a éste existe una tabla, para identificar lo anterior
pondremos atención en el botón habilitado a la derecha de la grilla (lupa).
• País: al cual pertenece el auxiliar.
• Provincia: tabla proporcionada por el sistema correspondiente a la provincia a
la que pertenece el auxiliar.
• Región: a la que pertenece el auxiliar.
• Ciudad: del auxiliar.
• Comuna: del auxiliar.

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• Dirección: acá se incorpora el nombre de la calle.

• Número: de la calle antes indicada.
• Departamento: si tiene dentro de la dirección un número de oficina o
departamento.
• Código Postal
• Apartado postal
• Teléfonos: se pueden ingresar hasta 3, el número de anexo (extensión) y el
código de área.
• Fax: igual al anterior pero sólo 2 números de fax.
• E-mail: dirección de correo del auxiliar.
• Web Site: sitio web de la empresa que se esta ingresando.
• Clasificación: Esta puede ser una o la combinación que se requiera.
• Bloqueado: se marca cuando se quiere bloquear la generación de
documentos de venta por temas comerciales.
• Activo Si/No: indica si el auxiliar esta vigente.
Para continuar daremos clic al diskette para grabar y pasar a la siguiente carpeta.
Contactos
Al pasar a esta carpeta el sistema verifica que hayan grabado los datos, de lo
contrario sugiere la grabación. Para agregar los contactos daremos clic al botón
agregar y el sistema nos solicitara lo siguiente:
• Nombre: corresponde al nombre del contacto.

• Teléfonos: hasta 3 números asociados al contacto, puede ir un celular.
• Fax: sólo 1 número.
• Email: dirección de correo del contacto, donde podremos comunicarnos con
él.
• Cargo: que ocupa en la empresa.
Podremos marcar el check del Outlook para grabar los datos del contacto en las
capetas de contactos del Outlook.
Con el botón Correo, podemos mandar en forma inmediata un mail, con el OK
grabamos y con el Cancelar, cancelamos la operación.

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Pasaremos a la siguiente carpeta.
Ventas
Esta carpeta aparece solo si la clasificación del auxiliar es Cliente ya que los datos
que se incorporan van relacionados a la facturación.
• Condición de Venta: condición en la cual cancela el cliente sus documentos,

ésta será sugerida en la emisión de los mismos.
• Monto Crédito Autorizado: es utilizado cuando se les asigna un monto

determinado a los clientes como deuda, de acuerdo a esto el sistema
controlará el sobregiro.
• Zona: según tabla ingresada, ubicación geográfica del cliente.
• Canal: de venta al cual pertenece este cliente.
• Lista de Precios: asociada al cliente, esta será sugerida en los documentos

de venta.
• Categoría Cliente: según tabla, dato relacionado al comportamiento

comercial.
• Vendedores: existe un el botón Editar Vendedores, al dar clic se habilitan las

grillas que están abajo, allí se indica el código del vendedor asociado, para
terminar dar clic al mismo botón del comienzo que ahora se muestra como
Vendedores OK.
Siguiente carpeta.

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Despacho
También se habilita sólo si es de clasificación cliente, la información que aquí se

incorpora corresponde a los posibles lugares de despacho de los productos. Los datos
a ingresar son los siguientes:
• Lugar de Despacho: nombre que identificará el lugar, por ejemplo Local

Providencia.
• Dirección: identificación, ubicación del lugar.
• Comuna: del lugar de despacho, relacionado a la dirección.
• Ciudad
• País
• Teléfonos: pueden ser hasta 3.
• Fax: sólo uno.
• Atención: persona a la cual van dirigidos los despachos o encargado del
lugar.
Con el botón OK grabaremos.
Cobranza
Los datos solicitados son los siguientes:

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• Cobrador: se incorpora según tabla ingresada, es la persona asignada para

realizar la cobranza a este cliente.
• Dirección: lugar en donde se realiza la cobranza, distinta a la dirección

comercial.
• Comuna, Ciudad y País: de cobranza.
• Teléfono: al cual se hace la cobranza.
• Días de Pago: si existe un día (como número) del mes en el cual realicen
pagos. Por ejemplo: los 15 de cada mes.
Con el diskette de la barra de herramientas grabamos.
Impuestos
Aparecerán todos los impuestos creados, en la columna afecto debemos indicar si

esta afecto o no a dicho impuesto.
Se debe ingresar el Banco y Nº de cuenta sin guiones de la cuenta corriente del

proveedor a la cual quiere realizar el pago de lo adeudado.

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Si se encuentra como cliente/proveedor autorizado por SII para el envío de la

documentación electrónica, debe ingresar el mail desde y hacia donde se enviaran
esta información.
Y finalmente...
Notas
Se utiliza para incorporar anotaciones importantes en relación al cliente, las cuales

pueden ser visualizadas por los usuarios que tengan el acceso a las fichas de
auxiliares.

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EJECICIOS
Como ejercicios ingresaremos los siguientes Clientes . Los datos que no están
indicados deben ser seleccionados por usted.:
1.- Ingrese sus datos personales, creado toda la información faltante, para completar
cada una de las pestañas de información.
2.-Código : 2456879 Rut : 2456879

Nombre : José Iturra Maldonado
Dirección : Pedro de Valdivia 546 Ciudad :Santiago
Teléfono : 2241432 Fax : 2241433
Contacto : Fernando Fuentes
Cargo : Contador Fono : 2241432
Vendedor : Luis Fernández Condición de Vta : Contado
Despacho : Providencia 478
Cobrador : Luis Prado Días de Pago: 15
3.-Código : 79233333 Rut : 79233333

Nombre : Impresos Comerciales
Dirección : Ahumada 548 Santiago
Teléfono : 6792023 Fax : 6792023
Contacto : Ximena Santa María Fono : 679-2024
Vendedor : Pedro Jiménez Condición de Vta : 30 Días
Despacho : Ahumada 548 Santiago
Cobrador : Luis Prado Días de Pago: 15
4.-Código : 89211546 Rut : 89211546

Nombre : Alimentos Fernández
Dirección : La Concepción 1542 Santiago
Teléfono : 2354120 Fax : ----------
Contacto : Fernando Prado Fono : 2354120
Vendedor : Luis Toro Condición de Vta : 60 Días
Despacho : Apoquindo 3500
Cobrador : José Ramírez Días de Pago: 10

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2.- BODEGAS: Corresponden a los lugares donde destinaremos la mercadería. Para
definirlas tenemos que asignarle un código (máximo 10 caracteres alfanuméricos),
una descripción (máximo 60 caracteres) y otros datos opcionales como persona
responsable, dirección, ciudad entre otros. Si la empresa tiene contabilidad y maneja
áreas de negocios, cada bodega se asociará a un área determinada.
Como ejercicio completaremos lo siguiente:
Código : 01
Descripción : Bodega Principal
Responsable : Pedro Prado
Dirección : Santa Rosa 85
País : Chile
Ciudad: Santiago
Teléfono : 6898785
Fax : 6898786
Area : 001
Código : 02
Descripción : Bodega Arturo Prat
Responsable : Juan Pinto
Dirección : Arturo Prat 141
País : Chile
Ciudad: Santiago
Teléfono : 6894045
Fax : 6894046
Area : 002

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3.- CENTRO DE COSTO: Dentro de las Bases opción Parámetros definimos que
utilizaríamos centros de costo con 1 sólo Nivel y 3 caracteres, en esta opción
debemos indicar los códigos y descripciones de cada centro de costo que utilizará la
empresa. Los códigos pueden ser Alfanuméricos.
Como ejemplo agregaremos 2 centros de costo.
ADM Administración
VEN Ventas
4.- LISTAS DE PRECIOS : Esta opción nos permite Actualizar precios de los
productos , como también agregar, modificar y eliminar listas de precios. Como las
Listas de precios es sobre los productos y aún no hemos ingresado ninguno , también
la dejaremos pendiente para más adelante.
5.- UNIDADES DE MEDIDAS : Cada producto que se ingrese al sistema requerirá que
se le asigne una Unidad de medida, es por ello que en esta tabla definiremos las
unidades a utilizar por la empresa para los diferentes productos, también mediante un
Código (6 caracteres alfanuméricos) y una descripción.
Como ejemplo digitaremos :

C/U UNIDAD
KG KILOS
6.- MONEDAS Y EQUIVALENCIAS : Estas corresponderán a las monedas de Venta.

Agregaremos el Dólar.
7.- DESCUENTOS : En la opción de Bases- Descuentos indicamos que trabajaríamos

con 1 descuento a nivel de Movimiento y 1 descuento a nivel de Totales, el sistema a
través de la opción Descuento nos permite modificar la descripción y asignarle un
título o nombre a cada uno de ellos y también la cuenta contable asociada.
Como ejercicio cambie el nombre de Descuento a nivel de Movimiento por DESCTO

Nº1
8.- IMPUESTOS : El sistema tiene incorporado el IVA por defecto , pero usted podrá
incorporar todos los impuestos que le sean necesarios, agregando además del código
y descripción ,la vigencia del mismo y la cuenta contable correspondiente en caso de
tener Contabilidad y Presupuesto.

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9.- GRUPOS : Como su nombre lo indica, los grupos corresponden agrupaciones o
familias de productos. Por lo tanto cada producto podrá pertenecer a un grupo
determinado. Por ejemplo : Si tenemos para la venta computadores Compaq 486,
Compaq 586 , definiremos un grupo denominado Computadores , donde los
productos serán : Computador compac 486 modelo 001 - Computadores Compac 586
modelo B.
El máximo de caracteres para definir el Grupo es de 10.
Como ejercicios ingresaremos los siguientes Grupos:
COM Computadores
IMP Impresoras
FAX Fax
FOT Fotocopiadoras
10.-SUBGRUPOS : Corresponde a una nueva clasificación dentro de los grupos .

Para el ejemplo anterior suponemos que tenemos computadores pero de diferentes
Capacidad como Centrino, Xeon o Pentium,por lo que se podrían definir las
capacidades como Subgrupos.
La forma de clasificar tanto los grupos como los subgrupos dependerá de cada
empresa.
Ejercicios :
Ingrese los subgrupos mencionados anteriormente con los siguientes Códigos
P001 Centrino
P003 Xeon
P005 Pentium IV
Volveremos a la Tabla Grupo y asociaremos lo siguiente :
Grupo Subgrupo
COM Centrino
Xeon
Pentium IV
IMP Laser
Tinta
Matriz de Punto

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CAPITULO 3
BODEGA
En este Capítulo se definen las fichas de cada uno de los Productos, se emiten Guías
de Entrada y de Salida de mercadería , se reservan materiales y se ingresa el Stock
Inicial de la Empresa.
Dentro de la Opción Bodegas tenemos subopciones , las cuales se detallan a

continuación :
PRODUCTO – GUÍAS DE ENTRADA – GUÍAS DE SALIDA – RESERVA DE

MATERIAL – SALDO DE APERTURA
Comenzaremos con
1.- PRODUCTO : El Producto se define mediante un Encabezado donde se indicará

el Código , la Descripción y 6 Carpetas adicionales :
a) Características
b) Ubicaciones
c) Niveles de Stock
d) Sustitutos
e) Complementarios
f) Contabilizaciones
ENCABEZADO
• Código del producto : Aquí definiremos el código de identificación del producto,

recordemos que en Parámetros- Bases definimos que el largo de éste código sería
de 10 caracteres.
Ejemplo : COMPAQ001
• DESCRIPCIÓN 1 : Corresponderá al nombre con que se reconoce al Producto

Ingresaremos : Computador Compaq Armada 001
• DESCRIPCIÓN 2 : Esto es opcional y se puede utilizar para identificar con mayor

claridad el producto o bien asignarle un nombre de fantasía por ejemplo ARMADA
• CÓD RÁPIDO (CTRL +) : Si usted lo desea podrá aisgnarle un código más

pequeño para ser utilizado en opciones de búsqueda del producto.
Como ejemplo : a1
• CÓD. DE BARRA : Si se desea podrá ingresar el código de barra del Producto

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7800000000001
CARPETAS
• CARACTERISTICAS :
-Unidad de Medida : Corresponde a la unidad patrón con la cual se ingresa y sale la

mercadería de la bodega. Para ello se podrá seleccionar desde el botón de
búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no
existe.
Ej : C/U
-Peso : Si el producto se maneja en Kilos o unidades equivalentes , podrá deberá

ingresar su Peso a modo de referencia. Para este ejemplo este campo quedará en
blanco.
-Grupo : Podrá indicar a que grupo o familia de productos

pertenece la ficha creada. Podrá seleccionar el código desde el botón de búsqueda
o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe.
Para este ejemplo el Grupo corresponderá a COM
-Sub Grupo : Deberá indicar a que sub-grupo de productos

pertenece la ficha creada. Podrá seleccionar el código desde el botón de búsqueda
o bien digitarlo directamente. También podrá agregarlo a la Tabla, si no existe.
Para nuestro ejercicio el Subgrupo será Pentium
-Moneda de venta : Al igual que los campos anteriores podrá seleccionar el código
desde el botón de búsqueda o bien digitarlo directamente. También podrá
agregarlo a la Tabla, si no existe.
Seleccionemos Pesos
-Prec.Neto Factura : Deberá ingresar el neto de venta en pesos .

Digitemos : 1.016.949
-Prec.Boleta : Deberá ingresar el precio de Venta con Iva incluido.
-Ficha Técnica : Se utiliza para incorporar características técnicas del producto ,

además de incorporar una fotografía del mismo, si se desea
-Impuestos : Se deberá indicar el impuesto correspondiente.

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-Inventariable : Los productos a los cuales deseamos llevar un control de todas las
entradas y salidas deben ser de Tipo Inventariables, por lo tanto para nuestro
Computador marcaremos esta opción.
-Talla color : No esta activa en esta versión
-Partida : No esta activa en esta versión
• UBICACIONES : El sistema muestra las bodegas creadas en la opción Tablas y

sólo se deberá indicar la ubicación física de la mercadería en cada una de las
bodegas.
Ejemplo : Bodega Principal : Sector A

Bodega Arturo Prat : Estante 12
• NIVELES DE STOCK : El sistema muestra las bodegas creadas en la opción

Tablas y se deberá indicar los niveles de stock mínimos, de reposición y máximos,
de la mercadería en cada bodega.
Para el ejercicio ingresar para cada bodega lo siguiente:
Mínimo :5 Reposición : 10 Máximo : 20
• SUSTITUTOS : Podrá seleccionar otros productos que tengan características

similares al que está ingresando. Ésto puede ser usado, por ejemplo para ofrecerlo
a los clientes cuando no existe stock. Adicionalmente el sistema consulta si la
sustitución es Recíproca. Por el momento, como no tenemos más productos
incorporados al sistema, lo dejaremos en blanco.
• COMPLEMENTARIOS : Corresponden a accesorios al producto en cuestión. Por

las mismas razones anteriores, lo dejaremos sin complementarios. El sistema,
adicionalmente consulta si la sustitución es Recíproca.
• CONTABILIZACIONES :
Se utiliza sólo en caso de tener el sistema de Contabilidad y Presupuesto, ya que

en esta carpeta se deberá indicar las cuentas contables de Mercadería (Activo),
Ventas (Resultado) , Consumo (Gasto) y Costo de venta(Resultado )a utilizar en el

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traspaso de las ventas hacia la contabilidad y futuro Traspaso de Costo de venta.
Por ahora sólo ingresaremos la cuenta de Neto de ventas.
También aparece en esta carpeta información de corrección monetaria, lo que no

está activo por ahora, pero esta información podrá ingresarse en cualquier
momento.
Ejercicios :
Ingrese las fichas para los siguientes Productos :
Código Descripción Grupo Subgrupo Sustituto

Compaq002 Computador Armada 002 COM Pentium IV IBMa1
Compaq003 Computador especial COM Xeon IBMb4
Compaq004 Computador Básico COM Centrino
IBMa1 Computador IBM modelo Aptiva COM Pentium IV Compaq002
IBMb4 Computador IBM modelo Apsa COM Xeon Compaq003
AD03 Impresora HP 6L IMP Laser
Pr5 Protector de pantalla ACC Pantalla
2.- SALDO DE APERTURA :
En esta opción se ingresa el stock inicial de cada producto en las bodegas

correspondientes.
Al ingresar el sistema solicitará el código de la bodega a la que se ingresará la

mercadería y el producto a ingresar, los códigos podrán ser digitados o seleccionados.
Se debe ingresar el stock físico de apertura (según la unidad de medida del producto),
el valor unitario y la fecha de la última compra. El sistema calculará el Valorizado
(Precio * Cantidad).
Las aperturas quedarán registradas dentro del mes indicado como mes de Inicio del
sistema, pero podrán ser consultadas en forma separada del Stock del mes.
Cabe destacar que las aperturas sólo podrán ser modificadas si no se ha abierto el
tercer mes , vale decir si el sistema se generó a partir de Agosto, antes de abrir el mes
de Octubre se deberán realizar todas las correcciones correspondientes a las
aperturas.
Como ejercicio ingresaremos lo siguiente :
Bodega Código Stock Precio Unitario Fecha última Compra

1 Compaq002 15 800.000 10/07/98
1 Compaq003 15 500.000 20/05/98
1 Compaq004 10 400.000 10/04/98
1 IBMa1 8 850.000 30/05/98
1 IBMb4 12 700.000 10/05/98
2 AD03 6 200.000 04/04/98
2 Pr5 5 2.500 10/07/98

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3.- GUIAS DE ENTRADA
Mediante esta opción podremos ingresar Stock en Bodega.
Lo primero es indicarle al sistema a que bodega ingresaremos la mercadería .

Seleccionaremos la Bodega 1
A continuación el sistema consulta por el número de la Guía de entrada, para ello

usted podrá digitar el número o bien marcar solamente el campo y solicitar número
automático .
Para nuestro ejemplo seleccionaremos automático.
Ahora, el concepto que consulta el sistema se refiere al motivo por el cual se ingresa
la mercadería a la bodega.Existen diferentes conceptos de entrada cada uno con un
código determinado. Estos no podrán ser modificados ni tampoco se podrán crear
nuevos conceptos, por lo que cualquier entrada a las Bodegas deberá ser realizada
por alguno de ellos. A continuación detallamos estos conceptos :
- Compras con guías de Despacho (01): Se refiere a la compra de mercadería a

Proveedores y que es recepcionada en la(s) bodega(s) mediante una guía de
Despacho , la cual se transformará en la empresa en una Guía de Entrada.
- Compra con factura (02) : Se recepciona en la empresa la

mercadería adjunto a la Factura de compra .
- Transferencia desde otra Bodega (03) : Cuando las bodegas están físicamente
alejadas unas de otras, es necesario realizar una Guía de despacho de la mercadería
desde la bodega desde la cual saldrá la mercadería y una guía de entrada a la
Bodega a la cual llegará esta mercadería. Esta guía de entrada es la que se deberá
realizar mediante este concepto “ Transferencia desde otra Bodega “.
- Devolución de clientes (04) : Cuando el cliente devuelve la mercadería

es necesario incorporarla nuevamente al stock , y para ello se utiliza este concepto.
- Devolución de Orden de Trabajo (06) : El sistema nos permite determinar el origen

de entrada de cada producto, y es por esto que si se efectuó una salida de mercadería
para una determinada orden de trabajo y sobró material , puede ser incorporado
nuevamente al stock.

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Antes de continuar con el resto de los conceptos , aclararemos algunos términos que
se utilizan en el Sistema y que nos aclararán los conceptos de entradas que veremos
más adelante .
Sabemos que el sistema permite crear diferente Bodegas, pero cada una de estas
bodegas puede ser subdividida en forma lógica en 4 partes :
1.- Bodega Stock Disponible : Corresponderá al que podemos utilizar en cualquiera

de nuestras transacciones, ventas, consumos ,etc.
2.- Bodega Transitoria : Corresponderá a material de la empresa, pero

que por alguna razón no están aún disponibles, a lo mejor se requiere una revisión
previa.
3.- Bodega de Reserva : En general se utiliza este concepto para dejar

apartados determinados productos, ya sea que lo requiere un cliente o la misma
empresa.
4.- Bodega en Consignación : Los productos que aparecen es esta bodega, no

están físicamente en la empresa pero si son de su propiedad, como ejemplo
podríamos tener entregado a un cliente un producto en Demostración, por lo tanto
volverá a la empresa después de un determinado tiempo.
Por lo tanto si sumáramos el stock por cada uno de estos conceptos tenemos el Stock
Real de la Empresa.
Continuemos con el resto de los conceptos de ENTRADA.
- Devolución de Bodega Transitoria (07) : Equivale a incorporar al stock aquellos

productos que en un comienzo se separaron en una bodega transitoria. Cabe destacar
que un producto que está en la bodega transitoria puede ser vendido directamente de
ella sin necesidad de realizar una guía de entrada por este concepto.
- Devolución de Productos de Consignación (08) : Como lo mencionamos

anteriormente el sistema permite entregar, por ejemplo a clientes, productos en
consignación y en el momento de su devolución debemos incorporarlos a nuestras
bodegas y rebajarlo de consignación , es por esto que es necesario realizar la entrada
de mercadería a través de este concepto.
-Devolución de Centros de Costo (09) : Sabemos que el sistema nos permite

trabajar con centros de costo , lo que nos permite conocer que productos han sido
utilizados en forma interna por la empresa, pero puede ser que se haya utilizado
menos mercadería y por lo tanto es necesario devolverla a las bodegas , es aquí
donde es necesario este concepto.
-Productos terminados de producción a Bodega (10) : Corresponde a un ingreso de

mercadería al igual que el resto de las entradas y solamente es para diferenciar
aquellos Productos que son confeccionados por la misma empresa.
-Devolución de Orden de Producción (11) : Al igual que el resto de los conceptos

recién mencionados corresponde incorporar los materiales no utilizados en la orden de
producción.
Ahora que tenemos claros los conceptos de entrada , y continuaremos con el ingreso
de nuestra guía utilizando el concepto N º 2 (Compra con Factura), el sistema

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consultará por los datos del proveedor, como no tenemos digitado ningún proveedor ,
activaremos la opción tablas –Auxiliares y digitaremos código 15 , nombre Proveedor
Nº 1 y clasificación Proveedor y grabaremos.
Seleccionar el proveedor , y asignemos como orden de Compra N º 1515 (Este

número es sólo referencial).
A continuación la fecha de hoy y el estado de la guía que puede ser Vigente

(Actualiza el stock), Pendiente (No actualiza el stock) y nula (no actualiza stock) .
Para nuestro ejercicio será Vigente.
Y por último tenemos los productos , la cantidad y precio de compra, el resto de la

información la sugiere el sistema.
Como producto utilizaremos Armada 002 , 10 unidades a $ 900.000 y grabar
Las Guías podrían imprimirse si se define previamente el Formato.
Ejercicios:
Ingrese las siguientes guías de Entrada :
Bodega Concepto Producto Producto Cantidad

1 01 Guía despacho 523 COMPAQ002 10
1 02 Factura 1555 COMPAQ003 5
2 03 Desde Bodega 1 COMPAQ001 1
2 10 Orden 787 IBMb4 1

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4.- GUIAS DE SALIDA
Al igual que las Guías de Entrada existen conceptos de salida de mercadería y que no
pueden ser modificados ni eliminados.
A continuación se señala cada uno de ellos.
-Despacho por Facturar (01) : Se generan guías de

despacho por este concepto cuando se desea que posteriormente se transformen en
una Factura.
-Despacho de Productos Facturados (02) : Se utiliza cuando ya se ha

emitido la factura pero no se ha despachado la mercadería.
-Despacho a Bodega Transitoria (03) : Corresponde a una

Guía interna, para apartar la mercadería.
-Despacho de Bodega a Clientes en consignación (04) : Corresponde a una salida

de mercadería para un determinado cliente.
-Devolución de Material a Proveedor (05) : Corresponde a la

Guía de Salida de mercadería hacia el Poveedor.
-Transferencia hacia otra Bodega (06) : Corresponde al

Traspaso de una Bodega a otra.
-Consumo Centro de Costo (07) : El sistema

consultará a que centro de costo se desea devolver la mercadería.
-Consumo Orden de Trabajo (08) : El sistema consultará

por el número de la Orden de Producción.
-Consumo Orden de Producción (09) : Es similar a los

anteriores , salida pero con respecto a una Orden de Producción.
-Despacho de Bodega Transitoria a Cliente (10) : Corresponderá a una

salida de mercadería desde esta Bodega Lógica al cliente.

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-Despacho de Reserva a Cliente (11) : Sabemos que existe
un proceso de reserva de materiales donde se indica el cliente y el producto a reservar
; esta guía corresponde a la Salida real del producto.
-Despacho de Reserva a Centro de Costo (12) : Simular al anterior pero

de un centro de Costo.
-Despacho de Reserva a Orden de Trabajo (13) : Corresponde también a la salida

real del producto hacia una orden de Trabajo.
-Despacho de Trabajo a Orden de Producción (14): Similar al anterior pero

referenciado a una Orden de Producción.
Ejercicios :
Realizar los siguientes ejercicios :
1.- El cliente José Iturra solicita se despache 5 Compaq 002 a Providencia 478.
2.- Generar una guía por el concepto Despacho a Bodega transitoria de 5 equipos
IBMa1
3.- Devuelva al Proveedor 1 Pr5
4.- Despache a su primer Centro de Costo , un equipo Compaq001
5.- Genere la Salida de 2 AD03 para la Orden de Trabajo 1212 del cliente Alimentos
Fernández.
4.- RESERVA DE MATERIAL :
Esta opción nos permite dejar aislados o separados determinados productos con
algún fin, porque lo solicita un centro de costo, una orden de trabajo o una Orden de
Producción; como también poder realizar el proceso inverso que corresponde dejar
nuevamente los productos disponibles dentro de las bodegas.
La forma de realizar este Proceso es similar a la realización de una guía , se debe

indicar la Bodega, El número (automático o bien digitarlo) , seleccionar el concepto al
cual la reserva , el producto(s) y la cantidad. Dependiendo del concepto el sistema
consultará información ya sea del Cliente, del centro de costo, de las ordenes de
producción o de trabajo.
Ejercicio :
1.- Realizar la reserva de 4 Compaq002 al Cliente Impresos Comerciales .
2.- Realizar la Reserva a su segundo Centro de Costo de 1 Equipo IBMb4 y 2 Pr5
3.- Realice la devolución de 1 Compaq002 del cliente Impresos comerciales

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CAPITULO 4
FORMATOS
En el capítulo 1 hablamos de los formatos pero no diseñamos ninguno de ellos, aquí

definiremos el formato de la Factura, el resto de los formatos se diseñan de la misma
manera.
Pasos a seguir :
1.- Seleccionar el documento que se va a diseñar, para ello se debe seleccionar desde
la barra de códigos .
Para el ejercicio seleccionar factura en Línea.
2.- A continuación como ya sabemos existen diferente conceptos rebajar el stock al

igual que las guía estos están definidos y solo se necesita indicar si el formato será
único independiente del concepto, o por cada concepto se diseñará un formato
diferente.
Para el ejercicio marcaremos Formato Unico
3.- Finalizado el paso anterior seleccionar Botón VER PLANTILLA lo

cual abrirá dos plantilla una excel y la otra de Texto

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4.- En la plantilla de texto, se muestran todos los campos posibles de imprimir.

Por ejemplo si deseamos imprimir el código de la Bodega , marcaremos la celda B16
contiene XXXX copiaremos (Bodega), nos pondremos en la plantilla Excel y
elegiremos una celda en la cual realizaremos un copiado especial, pegar vinculo.
5.- Una vez indicados todos los debe grabar la plantilla Excel
6.- Para imprimir las líneas de detalle se deben seleccionar los rangos por columnas y
de la misma forma realizar el pegado especial pegar vinculo
7.- Luego Botón VER , con lo cual mostrará el formato por pantalla , también es
posible imprimirlo, sólo deberá seleccionar la impresora desde la pantalla donde esta
visualizando el formato.

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CAPITULO 5
VENTAS
Dentro de la opción de Ventas tenemos :
Comenzaremos con :
1.- Facturación en Línea : En la Factura se debe indicar , la Bodega desde la cual

saldrá la mercadería, el número de la Factura, el concepto , la Fecha, antecedentes
del cliente y antecedentes propios si corresponde y luego los Productos , la cantidad a
Facturar y la cantidad a Despachar. Con esto el sistema rebajará de Stock sólo la
cantidad despachada y el resto se deberá rebajar, cuando corresponda, a través de
una guía de Salida por concepto (02) Despacho de Productos Facturados.

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Como ejercicio realizaremos la facturación al Cliente Alimentos Fernández. Los
productos a facturar y despachar serían 2 IBMb4 y 5 Pr5.
A continuación seleccionaremos el Botón de Totales y realizaremos un descuento de

un 10 % y como condición de venta 30 y 60 días.
Seleccionemos el Botón Despacho e incorporemos la información que allí se solicita.
Grabe e imprima la factura .
Ejercicios :
1.- Realizar la Factura al Cliente Impresos Comerciales de 2 COMPAQ001 ,

despachando el total de lo facturado.
2.- Realizar la facturación de 3 COMPAQ002 , despachando sólo 2 de ellos al Cliente

José Iturra.
2.- Facturación por Lotes : Este tipo de Facturación se utiliza sólo cuando ya existen
guías de Salidas grabadas en el sistema y se desea que ellas se transformen en una
Factura.
Los pasos a seguir serían los siguientes :
-Se debe indicar si se tomaran las Guías de todas las Bodegas o de alguna en
particular.
Para el ejercicio utilizaremos la bodega 1
-A continuación se debe señalar el número de la primera factura y la fecha.

Utilizaremos como primer número el 20 y Botón Siguiente
-Que clientes (Todos)) o que cliente en particular se facturará.
Para nuestro ejemplo Todos.
-Indicar si las guías a considerar dentro de la facturación serán de acuerdo a un rango

de fecha o folio (número de guías).
Para el ejemplo lo realizaremos por rango de guías – desde la primera hasta la última.
Botón Siguiente
-A continuación se deberán indicar los Parámetros de Facturación

Detallada : Que en la factura se indique cada uno de los productos.
Resumida : Que la Factura sólo haga referencia a los números de las Guías.
Impresión Supervisada : Por cada Factura a relizar mostrará los antecedentes y se

deberá confirmar su impresión.
Impresión automática : Comience a facturar a partir del número asignado al comienzo

de este proceso.
Una factura por cada guía o varias Guías en una sóla factura.
Para nuestro ejercicio utilizaremos detallada, impresión automática , varias guías en

una sola factura.

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3.- Factura Proforma : Es un borrador de la factura real. El proceso es igual a la
facturación por Lotes.
4.- Notas de Crédito : Es proceso es igual a la Facturación en línea.
5.- Boletas: También es igual al proceso anterior, lo único que varía son los conceptos
de salida y que de acuerdo a ellos el sistema solicitará diferentes antecedentes.
Ejercicios :
1.- Realizar la Nota de crédito relativa al Cliente Alimentos Fernández, verifique el
número de la factura antes de realizar su nota de crédito.
2.- Realizar la venta de un protector de pantalla a un cliente no habitual , que sólo
requiere boleta.

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CAPITULO 6
CONSULTAS E INFORMES
Hasta ahora hemos ingresado ficha de Productos , guías de Entrada y Salida ,

devolución y reserva de material, pero no hemos realizado ningún tipo de consultas de
nuestro inventario, por lo que en este Capítulo veremos que nos entrega el sistema a
nivel de Informes y de Consultas.
1.- Consultas :
Dentro de ellas tenemos :
a) Por Stock : Podemos conocer el stock de un producto por Cada una de las
Bodegas o bien en forma Consolidada. A través de esta misma consulta podemos
conocer los sustiutos, complementarios, reservas y valorizado del Producto.
Solicitemos la consulta para COMPAQ002, conozcamos el Stock en la bodega 1,

su valorizado , sustitutos y reserva de Clientes.
b) Margen de ventas: Nos permite conocer por cada Documento emitido , el costo,
la venta y el margen del producto.
Revisemos esta consulta , en forma Global
c) Estadísticas de venta : Dentro de las estadísticas tenemos : - Por Cliente – Diarias

por Producto – Por vendedor y Por Día.
d) Consultas de Guías: Se podrá analizar las guías pendientes de facturar como las
asociadas a facturas.
e) Vencimientos de productos: Se puede revisar los vencimientos de los productos

seleccionados con esta opción en Partidas (ficha del Producto)
f) Número de Series Vendidas: Idem al anterior pero con selección de series.
Consultemos lo que se ha vendido del producto COMPAQ002

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2.- Informes :
Existen variados informes posibles de obtener con el sistema, como informes de

Guías tanto de Entrada como de Salida de mercadería , Registro de existencia,
Niveles de Stock, Consumos por Ordenes de trabajo y Centro de Costo, etc.
Para ir conociéndolos imprimiremos el Libro de venta y Registro de existencia.

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CAPITULO 7
CONTABILIZACION
La contabilización consiste en traspasar las ventas y compras (guías de entrada

concepto 01 y 02, las que serán contabilizadas al momento de grabar la guía) al
sistema de Contabilidad y Presupuesto y para ello necesitamos indicarle algunos
parámetros al sistema para que realmente pueda efectuar este proceso. Para ello
ingresaremos a la Opción Contabilización- Traspaso a Contabilidad.
Dentro de esta opción tenemos 7 Pestañas : Libro de ventas – Contabilización de

Ventas – Tipos de Documentos – Contabilización de Pagos – Contabilización de
Compras – Contabilización de Devoluciones y Parámetros Contabilización Automática.
- Libro de Ventas: Se debe indicar las columnas del libro de ventas Contable y de
Inventario y facturación.
-Contabilización de Ventas : Corresponde indicar las cuentas contables en las cuales

de centralizarán lo s documentos de ventas.
-Tipos de Documentos de Ventas: Se deberán identificar cada uno de los documentos

de ventas con su especificación contable.
-Contabilización de Pagos: Idem al anterior solo si cuentan con Punto de ventas ERP

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TRASPASO A CONTABILIDAD
- Rango: Se indicará el rango de fecha el cual se contabilizará.
- Tipos de Contabilización: Tipo de comprobante que se generara.
-Generación de Comprobantes: Se podrá generar 1 Comprobante por cada

Documento o bien agrupar documentos en un comprobante. Para este último caso se
podrá indicar el número de líneas a utilizar por cada comprobante (Numeración
automática).
-Fecha Comprobante: Corresponderá a la fecha con la cual quedará grabado el

comprobante en la Contabilidad, además si se trabaja con otras monedas el sistema
sugerirá la equivalencia de ese día, la cual podrá ser modificada.
-Numeración de Comprobantes: Se podrá digitar o bien dejar que el sistema asigne el

número de comprobante disponible en la contabilidad.
-Centro de Costo por Defecto : Cada documento tiene asociado un centro de

costo, en caso de no haber digitado esta información se podrá dejar asignado un
centro de costo para estos casos, de manera que el sistema cuando comience su
traspaso y se encuentre con documentos si el centro de costo, asigné el indicado en
este campo(por defecto).
- Informes de detalle: Existen 2, Detallado, donde se muestra por cada cuenta

contable, Número y Tipo de documento, fecha, auxiliar , centro de costo, y el monto al
debe y al haber. El otro informe es resumido, vale decir por cada cuenta contable
indicará, el centro de costo y los montos al debe y al haber.

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CAPITULO 8
PROCESOS Y SEGURIDAD DEL SISTEMA
1.-Procesos: Dentro de las herramientas tenemos:
- Migración Inventario Plataforma 7: Esta opción permite traspasar los maestros del
sistema de inventario y facturación windows v.717 al sistema inventario ERP
- Detectas Stock Negativos : Si por alguna razón existen diferencias o inconsistencia

de datos, por ejemplo por un corte de luz o pérdida de información, es posible realizar
este proceso y el sistema se encargará de realizar todas las operaciones que se
hallan efectuado y reconstituir los saldos de los productos.
- Herramientas para cuadratura : Existen 2 informes que importantes para trabajar las
cuadraturas del inventario.
El primero se refiere a las guías pendientes de facturar y nos permite obtenerlo a un
mes determinado y en forma consolidada o por bodegas; y el segundo nos entrega
información de Valorización de las entradas y salidas por conceptos
2.- Seguridad
Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o grupos
de personas que tengan autorización de acceso.
Dentro de seguridad tenemos cuatro opciones :

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Comenzaremos con
- Definición de Perfiles. : Los Perfiles corresponderán a grupos con autorización de

ingreso a determinadas opciones del Sistema. Para definir un Perfil se debe asignar
un código alfanumérico de 8 caracteres como máximo y una descripción de 36
caracteres como tope.
Ej : Código Descripción
DIGI Digitador de Comprobantes
Luego presionar OK, aparecerán todas las opciones del sistema. Para dar permisos
se deberá dar un doble click frente a la opción en la columna de asignación.
Como ejemplo seleccionar sólo las opciones de ingreso y modificación de
comprobantes.
Luego salir.
Una vez definidos los Perfiles, se crean los distintos usuarios
- Definición de Usuarios. : Cada usuario se definirá con un código y una descripción,

como ejemplo ingresar como código sus iniciales y como descripción su nombre
completo.

Taller ERP
Aparecerán 3 Carpetas :
- Permisos : Para incorporar a alguna persona determinada algún permiso especial.
- Perfiles : Para incorporar al usuario un perfil ya definido.
- Firma : A través de esta opción es posible accesar al archivo (BMP) que debe
encontrarse en el directorio Softland\Bitmap
Seleccionaremos, como ejemplo, la carpeta perfil y llamaremos al perfil DIGI recién

definido.
a continuación volveremos a la carpeta usuario y daremos doble click para permitir
además listar informes.
Ya tenemos creado un usuario más del sistema.
La siguiente opción se refiere:
- Modificación de Password :El Sistema viene con la Password SOFTLAND, la cual

es conocida por todos, es por ello que se requiere que usted la modifique para que
realmente sea secreta.
- Usuario : Y por último, el sistema permite que usted cambie de usuario en

cualquier momento, sólo se requiere que ingrese a esta opción y digite la clave de
usuario que corresponda en ese instante y su Password.

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Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 1

Capítulo 2 (Tablas y Maestros) 11

Capítulo 6 (Consultas e Informes) 39

Capítulo 8 (Procesos y Seguridad) 43

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 2

El Sistema de Inventario y facturación ERP nos permite llevar un control de los

El sistema también permite realizar la reserva de materiales para un cliente

Usted podrá realizar consultas de stock de un producto determinado, emitir informes

Lleva el control de las ventas anticipadas y consignaciones de productos, controlando

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 3

COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA

Los directorios que se generan en forma automática son :

El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios Programas y Datos.

Programas : Quedan grabados todos los programas relativos a él o los sistemas

Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente se

Una vez realizada la instalación física, se puede comenzar a realizar la instalación

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 4

A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo, donde se

Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se detallan a continuación

1.2 Crear : Permite crear la empresa o directorio de trabajo.

1.4 Respaldo/Recuperación Base de Datos: Realiza un respaldo o recuperación de

1.6 Verificación de Estructura de la Base de Datos: Realiza una comprobación

1.8 Salir : Abandona el sistema.

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 5

En esta ocasión se utilizaremos la alternativa CREAR , para generar la Empresa.

1.- Lo primero es indicar el nombre de la empresa o directorio de trabajo, este es un

5.- Para finalizar daremos clic a OK

Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica. Ahora estamos en condiciones de

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 6

Comenzaremos trabajaremos con :

Acá se realiza la parametrización del sistema, es decir, indicaremos datos globales

2.1.1 Datos Globales

• Alarma Costo Unitario en Guía de Entrada: si marcamos esta opción el

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 7

• Canal de Venta: debemos indicar si el ingreso del canal de ventas será

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 8

• Controlar Vigencia de Folios Legales: Permite llevar un control acerca de las

• Maneja Productos con Serie: al marcar esta opción se nos habilitara en la

2.1.3 Productos KIT

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 9

2.1.4 Talla – Color

Se debe indicar si Manejaremos productos con Talla- Color, además si el ingreso

2.1.5 Partida / Pieza

2.2 Selección del mes de trabajo: En esta opción indicaremos al sistema el

2.3 Definición Datos Empresa: Nos permite modificar la información

2.4 Reparación Base de datos

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 10

Genera una revisión y reparación de los datos.

2.5 Definición de Formatos

Por el momento no definiremos formatos y volveremos a este punto más adelante.

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 11

3.1 Auxiliares y Otros

Al seleccionar esta opción se despliegan nuevas opciones, como Comuna, Ciudad,

Docente: LeonardoFigueroa Saldaña Página 12

A cada comuna debemos asignar un código alfanumérico de máximo 4 caracteres,

Cabe destacar que en caso de tener el sistema de Contabilidad y Presupuesto y haber

Continuaremos desarrollando algunos ejercicios para completar la tabla de comunas.

La forma de ingreso es igual a la digitación de comunas. Código alfanumérico de 3