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6/04/2015

PROCEDIMIENTO RECURSOS
HUMANOS

Rev. 06

1. OBJETO
Establecer la metodologa para la correcta seleccin del personal que labora en
NOMBRE DE LA EMPRESA., permitindonos aprovechar todas las
capacidades del personal para optimizar los recursos, obtener mejor
rendimiento, de igual manera la satisfaccin de los requisitos del cliente y la
realizacin de tareas que puedan tener impacto sobre el SGI.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las personas que laboran y/o aspiran laborar
en NOMBRE DE LA EMPRESA., de las cuales, dependen las actividades que
afectan la calidad de nuestros servicios o de cualquier persona bajo el control
de la organizacin que tenga impacto sobre SGI.
3. DEFINICIONES
3.1 Contratacin: Constituir de manera legal la dependencia laboral y la
obligacin contractual entre el empleado y el empleador.
3.2 Seleccin: Es elegir entre la lista de empleados potenciales que posee la
empresa, aquellos ms capacitados e idneos para el desempeo del cargo.
4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Todo el personal que afecta la calidad de nuestros servicios o que puedan tener
impacto sobre la Seguridad y la Salud y en el Trabajo y Medio Ambiente, que
labore para NOMBRE DE LA EMPRESA., tiene definida su competencia con
base a su educacin, formacin, experiencia y habilidades en el Manual de
funciones y perfil de cargo.
En el momento de planificacin de la obra el rea de operaciones suministra un
listado del personal requerido para iniciar el proyecto, teniendo en cuenta que
son ellos los encargados de dicha actividad y conocen las necesidades para la
ejecucin de este; este listado es revisado y analizado en conjunto con la
Gerencia administrativa y el rea de relaciones humanas, de esta revisin
resulta una lista final con los nombres de las personas seleccionadas,
finalmente se procede con la vinculacin a la compaa.
Cuando se presenten vacantes o creacin de nuevos cargos en el rea
administrativa; se informar al departamento de Relaciones humanas, para que
ste realice la convocatoria o reclutamiento. Inicialmente se valida al interior de
la empresa con el personal activo si hay personas que cumplan con el perfil
requerido para cubrir la vacante, con el objetivo de incentivar al crecimiento
profesional dentro de la compaa, si se cuenta con la persona se procede a
realizar la contratacin, en caso que la vinculacin se deba hacer con personal
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Armando Gmez Lozano

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Mara Judith Vlez Murillo

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externos, inicialmente se atienden las recomendaciones de personal activo de

confianza de NOMBRE DE LA EMPRESA, este personal recomendado es
analizado y validado por la gerencia administrativa y gerencia operativa,
quienes realizan una evaluacin tcnica dependiendo del cargo, si la persona
cumple con el perfil y pasa este filtro se procede con la contratacin, previa
autorizacin de la Gerencia General; si al agotar este medio la vacante no se
suple, se continua con el proceso de reclutamiento a travs de publicaciones,
correos electrnicos, avisos, divulgaciones, entre otras; hasta cubrir la vacante
y completar el equipo de trabajo.
Esta seleccin del personal est basada en el estudio de los requisitos del
cargo (exigencias que debe cumplir el ocupante del cargo) y el perfil de las
caractersticas de los candidatos que se presentan.
El rea de Relaciones Humanas es el encargado de realizar el estudio de las
hojas de vida, analizando la informacin en ellas contenida. De ste anlisis
pueden resultar las siguientes situaciones:
1. Que haya un solo candidato para la vacante, por lo cual no se contempla
el rechazo.
En esta situacin, se abre nuevamente la recepcin de hojas de vida al pblico
estipulando detalladamente el perfil del candidato que se necesita, actividad
sta que permitir la confrontacin de las ms favorables.
2. Que haya varios candidatos para la vacante.
Cuando existen varios candidatos para la(s) vacante(s) y de acuerdo a las
necesidades de NOMBRE DE LA EMPRESA. (Obra), se realiza una entrevista
con cada persona y se tiene en cuenta en primera instancia la experiencia y las
recomendaciones cuando esto aplique.

ENTREVISTA
El primer filtro de la entrevista es realizada por el departamento de Relaciones
humanas, las personas que tengan el mayor cumplimiento del perfil requerido
sern entrevistadas en una segunda instancia por el departamento de
operaciones o administrativo dependiendo del requerimiento.
Para NOMBRE DE LA EMPRESA., la seleccin para contratacin, se realiza de
acuerdo a los resultados arrojados en:
La entrevista
Aplicacin de pruebas Psicotcnicas.
Verificacin de referencias laborales.
Resultado de pruebas de Polgrafo (Administrativo)

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Cuando se ha concluido este proceso y ya se ha realizado una seleccin el

rea de Relaciones humanas, informa al personal elegido, y solicita en el caso
del personal nuevo los documentos personales requeridos para su radicacin,
como son:
La fotocopia de la cdula de ciudadana,
Certificado de antecedentes judiciales, certificados de procuradura y
contralora.
Datos de la entidad de seguridad social a la que han estado afiliados
anteriormente (3 meses), igual que el dato del Fondo de Pensin
Fotos recientes para el carnet (2)
Certificados familiares para las afiliaciones a la EPS.
Hoja de vida reciente y certificados de trabajos (todos los cargos
establecidos en la hoja de vida deben estar con sus certificados; en caso
de no poseer alguno de ellos abstenerse de incluirlos, ya que no sern
tenidos en cuenta).
Certificados de estudio.
El personal escogido debe realizarse el examen mdico de admisin para
asegurarnos de su capacidad fsica para cumplir con los requisitos de la obra.
En este examen de ingreso ordenado por la compaa se le debe realizar al
trabajador una evaluacin mdica general, que garantice el perfecto estado de
salud del trabajador.
Si la persona es escogida para laborar en la compaa se debe ingresar los
resultados de aptitud medica en la matriz de seguimiento de aptitud medica,
una vez identificadas las recomendaciones de la parte mdica, si en esta existe
una remisin a medicina general por la EPS, se le informa al trabajador por
medio de un comunicado interno en donde se le informa que debe apartar una
cita mdica y posterior debe traer la constancia de esta.
Cuando ya se tiene toda esta documentacin en la oficina de NOMBRE DE LA
EMPRESA. y el Gerente General autoriza el ingreso del personal, el rea de
Relaciones humanas registra en el formato Control Afiliacin y Retiro el ingreso
del personal al sistema de seguridad social y ejecuta las respectivas
inscripciones en riesgos, pensin, salud, caja de compensacin familiar y
gestiona los documentos que deben ser entregados ante la empresa
contratante del servicio para que se tramiten los carnts de acceso, adems de
esto hace la inclusin en la Pliza (cuando aplique)
Cuando se han llevado a cabo todas estas inscripciones el rea de Relaciones
humanas procede a hacer los contratos de trabajo y se les hace entrega de
toda la dotacin y elementos de proteccin personal requeridos para la obra.
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Se diligencian y firman los respectivos formatos de entrega de dotacin y todo

esto se anexa a la carpeta del contrato al cual corresponda.
El rea de Relaciones humanas entrega copia firmada del contrato y copias de
la seguridad social de cada una de las instituciones a que fueron afiliados los
trabajadores, firmando stos el recibido en el formato Entrega Contratos y
Seguridad Social.

INDUCCION Y REINDUCCION

OBJETIVO
Facilitar el proceso de integracin y adaptacin del trabajador a la compaa,
brindndole un conocimiento general de sus derechos y deberes, as como
todas las directrices concernientes a Calidad, medio ambiente y seguridad y
salud en el trabajo.
Cuando ya se encuentra todo el personal listo para ingresar a la compaa, se
realiza una charla en las instalaciones de la empresa segn el plan de
induccin y reinduccion establecido en el programa de formacin de la
compaa, aqu se les comunica detalladamente de qu se trata la obra, el
puesto de trabajo, el cronograma de trabajo, los recursos y su manejo, los
riesgos a que estarn expuestos dentro de las instalaciones propias, del cliente
y sus al rededores; tambin se les comunica la Poltica del Sistema de Gestin
Integrado de NOMBRE DE LA EMPRESA., tarea realizada por el Coordinador
del Sistema de Gestin Integrado y se les incentiva para que trabajen en pro
del logro de los objetivos del proyecto y por ende los objetivos de NOMBRE DE
LA EMPRESA. Aquellos trabajadores que tengan un ao cumplido laborando
en la compaa se realizara una charla de reinduccin.
Al finalizar la induccin y/o reinduccin se les realizar una evaluacin para
determinar el grado de entendimiento, utilizando el formato evaluacin de la
Induccin.
EVALUACION DE LA REINDUCCION
Puntuacin
Criterios
ENTRE 0 2
REPROBADO
ENTRE 2.1 3.4
ENTRE 3.5 4
APROBADO
ENTRE 4.1 5
Teniendo en cuenta la tabla anterior, los
puntuacin de 0-3.4 (Reprobado) debern
inmediata y realizar las correcciones.
Diariamente antes de iniciar las labores del
Asistente de Operaciones y Logstica registra
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trabajadores que estn en la

realizar una retroalimentacin
da, el Supervisor de Obra y/o
en el formato Reporte Diario de

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Personal la hora de entrada y salida de los trabajadores; se les dictan charlas

sobre seguridad de 5 minutos, sobre las labores especficas que se van a
realizar cuando ello es requerido. (Temas como altura, calor, etc.), el cliente en
algunos casos tambin les dicta charlas con el fin de optimizar el desempeo
del personal y sobre su proteccin registrndolo en el formato Registro de
Charlas Diarias.
A todo el personal que ingresa a laborar en la compaa se les hace entrega de
los Elementos de Proteccin Personal acordes a los riesgos a los que se vern
expuestos, registrndose esta entrega en el formato.
El supervisor de obra, supervisor HSE y/o Asistente de Operaciones y Logstica
estar atento a las necesidades de dotacin de seguridad durante la obra, para
solicitar al Analista de compra la dotacin adicional que se necesite, teniendo
en cuenta las exigencias del sistema de gestin de seguridad y salud en el
trabajo, que asegura para todo el personal un ambiente de trabajo seguro.
Previa realizacin del pago de la nmina, el rea de Relaciones humanas
deber entregar las planillas de pago para firma de cada empleado.
Cuando la obra o el proyecto para el cual fueron contratados termina, el rea
de Relaciones humanas registra en el formato Control Afiliacin y Retiro el
retiro del personal al sistema de seguridad social en salud, riesgos, pensin,
adems de la caja de compensacin familiar y plizas; si el trabajador se
desvincula por un tiempo mayor de tres (3) meses se realizan los exmenes de
retiro, los cuales tienen como fin evaluar las condiciones fsicas del personal
que se desvincula de la compaa, de acuerdo a la exposicin a los factores de
riesgo a los que se haya visto expuesto dentro del desarrollo de su trabajo para
evitar inconvenientes a futuro.
4.1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO Y/O
CAPACITACIN.
Para el personal tcnico u operativo, el entrenamiento o capacitacin se har
en el caso de introduccin de nueva tecnologa, productos o procesos, lo cual
se realizar normalmente organizado en cooperacin con el proveedor de
equipo o tecnologa, o cuando se detecten deficiencias en el desempeo
operativo del personal en cuanto a la calidad de su trabajo y el seguimiento al
desempeo del personal de acuerdo al control operacional establecido o la
ocurrencia potencial de incidentes o accidentes o situaciones de emergencia.
Los candidatos son seleccionados por el Gerente de Operaciones y/o
Supervisor.
Para el personal administrativo, la Gerencia administrativa
revisa las
necesidades de entrenamiento del personal y organiza el entrenamiento
necesario que se les debe dar en el momento oportuno.
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El rea de HSE programa el entrenamiento o capacitacin que sea necesario

para la mejora del desempeo del Sistema de Gestin, registrando esta
programacin en el formato Programa de Capacitaciones, realizando una
evaluacin del tema tratado en cada induccin o capacitacin. La necesidad de
dicho entrenamiento puede ser identificada en cualquier momento o como
resultado de las auditoras internas, de la revisin por la gerencia y las
evaluaciones de desempeo.
Durante el desarrollo del proyecto se refuerzan los conocimientos tcnicos del
personal, a travs de charlas tcnicas de campo impartidas por el Coordinador
de Operaciones, el supervisor HSE y/o asesora externa (ARL, SENA,
Proveedores).
4.2 EVALUACION DEL DESEMPEO
Para determinar el rendimiento del personal, se realiza una evaluacin de
desempeo, de donde deducimos las necesidades de capacitacin. Se realiza
al trmino de la obra para el personal operativo o en su defecto anualmente si
la obra se extiende por un periodo mayor a un ao y
para el personal
administrativo se realizara anualmente. sta se calificar teniendo en cuenta
las siguientes instrucciones:
Puntuacin
ENTRE 0 20
ENTRE 21 40
ENTRE 41 61
ENTRE 62 80
ENTRE 81-100

EVALUACION DE DESEMPEO
Criterios
DESEMPEO DEFICIENTE
DESEMPEO POR MEJORAR
DESEMPEO BUENO Y COMPETENTE
DESEMPEO SOBRESALIENTE
DESEMPEO ECXELENTE

Estas evaluaciones son realizadas y analizadas por el rea de Relaciones

humanas y los resultados son divulgados al empleado y a su supervisor
inmediato, mediante la matriz de evaluacin del desempeo. Cada aspecto lo
pueden calificar del uno al cinco, donde uno es el puntaje ms bajo y cinco el
puntaje ms alto.
Para los trabajadores que en la evaluacin tengan una puntuacin de 0-53
(DEFICIENTE) y 54-71 (POR MEJORAR), se incluirn en el programa de
capacitaciones, teniendo en cuenta los cinco aspectos con los promedios ms
bajos de la evaluacin, de esta manera aseguramos que nuestro personal
llegue a los niveles deseados de desempeo.
4.3 TERMINACIN DEL CONTRATO
Cuando por terminacin de las obras para las cuales fue contratado el personal
o por incumplimiento de las actividades para la cual fue contratado se da paso
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a la terminacin del contrato, para lo cual se debe tener en cuenta el siguiente

procedimiento.
Realizar carta de terminacin de contrato
Liquidar salarios y prestaciones hasta la fecha de terminacin
Expedir paz y salvos y certificados de trabajo cuando a ello haya lugar
Desafiliar al personal que ha salido de la empresa, a travs de las
planillas de pago o a travs de cartas cuando ello se considere
pertinente, por cuestiones de tiempo.
Retiro de plizas de NOMBRE DE LA EMPRESA (Cuando lo aplique).
Examen Mdico de Retiro.
Certificado laboral.

4.4 BIENESTAR LABORAL

OBJETIVOS
Desarrollar procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar el
desarrollo integral de los empleados de NOMBRE DE LA EMPRESA S.A.S y
sus familias, mejorando su calidad de vida y elevando la satisfaccin laboral.
JUSTIFICACION
Una empresa encaminada al mejoramiento continuo debe necesariamente
encaminar sus acciones hacia fortalecer el bienestar de sus empleados, pues
son estos el activo ms importante que posee una organizacin y es de gran
impacto para el xito. Es entonces cuando urge la importancia del diseo,
gestin, implementacin, aplicacin de metodologas y desarrollo del Plan de
Bienestar para los trabajadores el talento humano de una organizacin
CRONOGRAMAS

Celebracin cumpleaos del mes.

Actividad semana integral.
Incentivos por produccin.
Fiesta fin de ao.

5. CONDICIONES DE SEGURIDAD
Iluminacin y ventilacin en buen estado.

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6. CONDICIONES AMBIENTALES
Utilizar en lo posible papelera reciclable para anotaciones internas
de la empresa.
Realizar correctamente la disponibilidad final de los residuos slidos
urbanos producto del procedimiento.
7. REGISTROS

Control afiliacin y retiro

Entrega contratos y seguridad social
Reporte de Personal
Programa de Capacitaciones
Evaluacin de Capacitacin
Evaluacin del Desempeo
Evaluacin de Competencias
Registro de Charlas Diarias.
Evaluacin de la induccin y Reinduccin
Matriz de evaluacin del desempeo
Programa de Induccin y reinduccin
Asistencia a capacitaciones
Plan de induccin y reinduccin

8. CONTROL DE CAMBIOS
Revisin

01

02
03

Descripcin del cambio

Inclusin del programa de induccin y reinduccin
ST-SGI-12.
Se elimina el formato entendimiento de la poltica
ST-06-R10
Se incluyen los formatos:
Asistencias a capacitaciones
Plan de induccin y reinduccin.
Evaluacin de la induccin
Inclusin de los numerales 8, 9, 10, 11, 12.
Cambio en el responsable del SGI
Se controla el formato asistencias a capacitaciones
ST-SGI-12-R1 y el formato evaluacin de la
induccin ST-06-R10
Se incluye dentro del tem de evaluacin de
desempeo la matriz de evaluacin del desempeo

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Mara Judith Vlez Murillo

Fecha

2010-03-23

2010-07-30
2012-05-04

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ST-06-R11 y en la parte de induccin y reinduccin

se incluye la tabla de valoracin de la evaluacin,
con los criterios y con su respectivo plan de accin.
Se incluye en la parte de los exmenes mdicos la
matriz de seguimiento de aptitud medica ST-06-R13,
con el fin de controlar y verificar que se lleven a
cabo las recomendaciones del mdico ocupacional.
Se modifica redaccin y procedimiento de RRHH
debido al cambio administrativo y el crecimiento de
NOMBRE DE LA EMPRESA S.A.S , la creacin de
nuevos
cargos
y
la
reorganizacin
del
departamento.
Actualizacion del procedimiento y eliminacion del
codigo del documento.

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Armando Gmez Lozano

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Mara Judith Vlez Murillo

2012-05-10

2013-06-26

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