La Guía de Atajos y Formulas en Excel

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Introduccin
En esta gua rpida vamos a compartir contigo algunas tcnicas y atajos que todo usuario
de Excel de saber y dominar. Porque sin duda alguna Excel es la plantilla por excelencia
ms utilizada. Por lo general muchos usuarios estn acostumbrados a utilizar las mismas
funcionas, quizs porque se sientan cmodo con ello.
Sin embargo Excel tiene muchas funciones que muchas veces desconoces porque quizs
no hemos tenido el tiempo de leernos por completo el manual ayuda, pero nosotros
hemos recopilado las que creamos pocos conocidas y que son ms tiles para los
usuarios.
Desde el ao 2013 hemos emprendido un proyecto llamado Master en Excel para ensear
a muchos usuarios a dominar por completo Excel y que este no guarde secretos para
ellos, ya que la mayora de las personas solo manejan lo bsico y desconocen todo el
potencial y poder de esta gran herramienta de office.
Excel es casi indispensable para todo tipo de profesionales. Si usted es un emprendedor
o trabajador asalariado y est buscando mejorar la eficiencia en su trabajo o las labores
que desempea, debe aprender a suprimir los nmeros y ordenar los datos de forma
rpida en Excel, por lo cual es una de las habilidades ms valiosas que usted puede
adquirir.
Un atajo es ms bien una combinacin de teclas que permite realizar algunos pasos sin
tener que usar el ratn y sin tener que recorrer varios niveles de opciones dentro del
men, solamente oprimiendo varias teclas.
Este libro electrnico est divida en dos partes:
En esta seccin le daremos a conocer las combinaciones de teclas y atajos ms
tiles y de ahorro de tiempo para cualquier usuario de Excel.
Despus, vamos a crear frmulas, empezando por algunas que todo el mundo
necesita saber, y luego a trabajar en algunas ms avanzadas para mostrar lo
poderoso que Excel es en realidad.
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Movimientos Rpidos de Teclado

El primer paso para la eficiencia en Excel, es tomar la mano de ese ratn! Estos
accesos directos de teclado reducen algunos de las tareas ms comunes de
navegacin y organizacin con tan solo algunos movimientos usando tan slo
unas pocas teclas:
F5: Permite ir directamente a una celda especfica. Nada pierde ms tiempo
que el desplazamiento hacia abajo o hacia la derecha para buscar una
celda especfica.
Ctrl + Flecha (arriba, abajo, izquierda o derecha): Permite ir directamente
al final de un bloque de datos. Muchas veces se necesita para llegar a la
parte inferior de un conjunto de datos. Esto ahorra tiempo de desplazarse y
hacer clic.
Shift + Ctrl + Flecha (arriba, abajo, izquierda o derecha): Seleccionar un
bloque entero de datos al instante. No hay necesidad de arrastrar el ratn y
que se nos quede sin seleccionar una celda.
F2: Editar el contenido de la celda. Adquiera el hbito de usar esto en vez
de hacer doble clic. Usted evitar mover la mano al ratn y no correr el
riesgo de hacer clic en la celda equivocada.
Alt +Shift + =: Permite auto-crear una frmula de SUMA y agregar todos
los valores en la parte superior. La mayora de las veces tienen una sencilla
tabla que resume una lista de nmeros. No tener que escribir la frmula
puede ahorrarte tiempo y desgaste.
Ctrl + Z: Deshacer. Es fcil estropear algo. Deshacer le permite volver
fcilmente.
Ctrl + C: Seleccionar un valor a copiar.
Ctrl + V: Permite pegar un valor o rango seleccionado en otra celda o hoja.
Ctrl + Alt + V: Permite pegar un valor especial. Con este acceso directo
puede copiar una celda sin su formato o frmula. Para que funcione esta
combinacin primero debe estar activo la opcin de copia con Ctrl + C.
Ctrl + Re Pg o Av Pg: Pasar a la siguiente o la anterior hoja de trabajo
fcilmente sin mover la mano en el ratn.
Ctrl + F6: Ir de un libro a otro o la siguiente ventana.

Aqu tenemos ms atajos con la combinacin de teclas rpidas. Formatos y la
organizacin de una hoja de clculo, que de seguro le ahorrar un montn de
tiempo en sus tareas.
Ctrl + B: Activa la opcin de Buscar y Reemplazar
Ctrl + N: Permite colocar una celda en negrita. Es la forma ms sencilla de
colocar un valor en negrita.
Ctrl + S: Subrayar el contenido de una celda. En lugar de usar la barra de
herramienta es ms fcil utilizar esta combinacin.
Shift + Barra espaciadora: Seleccione toda la fila. A menudo se puede
querer limpiar una fila entera, copie la fila o insertar una nueva fila en la
parte superior. Ahora usted no tiene que desplazarse hasta el final a la
izquierda de la pantalla para hacerlo.
Ctrl + Barra espaciadora: Permite seleccionar la columna entera. Al igual
que en la seleccin de una fila entera; con esto, usted no tiene que
desplazarse hasta la parte superior.
Ctrl + O + A: Permite ir rpidamente a la opcin Abrir y buscar un
documento o archivo guardado.
Ctrl + O + R: Permite ir rpidamente a la opcin de guardar un libro actual o
nuevo.
Ctrl + 0: Ocultar la columna completa. No hay necesidad de seleccionar
toda la columna y haga clic derecho en el men con el fin de ocultarlo.
Ctrl + 9: Ocultar toda la fila.
Ctrl + Shift + !: Formato Nmero con 2 decimales.
Ctrl + Shift + $: Formato de moneda.
Ctrl + Shift + %: Formato como porcentaje.
Ctrl + Shift + /: Formato como cientfico.
Frmulas Bsicas
Una vez que domine sus teclas de acceso rpido y accesos directos, ya est listo
para afrontar el verdadero trabajo en Excel. Para la mayora de los tipos de trabajo
de Excel, lo nico que necesita saber son algunas frmulas Bsicas.
Todas las frmulas siguen el mismo patrn. Cada una comienza con un signo
igual (=), entonces el nombre de la funcin (como SUMA), y, finalmente, tiene una
seccin entre parntesis. Dentro de los parntesis, deber especificar el rango de
datos de la frmula que ser analizada, as como cualesquiera otros argumentos
necesarios.
Un rango puede ser grupo de celdas (C1, C5) o doscientos (C1: C201). Un
Criterios dice qu tipo de celdas utiliza la frmula, como "> 32".
= Suma (rango): obtiene la suma de todos los nmeros de un rango de celdas.
= Promedio (rango): obtiene el promedio de todas las celdas dentro de un
rango.
= La mediana (rango): Obtiene el valor medio de todas las celdas dentro de
un rango.
= Redondear (rango): Vuelve al valor a la posicin decimal indicada.
= Min (rango): Obtiene el valor ms bajo de una lista de valores dentro de un
rango.
= Max (rango): obtiene el valor ms alto de una lista de valores dentro de un
rango.
= Contar (rango): Cuenta el nmero de celdas de un rango que contienen
nmeros en una fila o columna.
= ContarSi (rango, criterios): Cuenta las celdas que cumplen los criterios
dados de un rango.
Frmulas Avanzadas
Si bien la mayor parte de su da a da de trabajo con Excel probablemente va a
requerir mucho ms que las frmulas simples. Para ello es necesario utilizar
frmulas ms complejas para anlisis ms potentes en Excel.
Estos anlisis van a requerir en muchos casos especificaciones concretas de las
formulaciones que deseamos realizar para obtener un resultado especfico. Para
lograr anlisis un poco ms completo es necesario aplicar las frmulas correctas
para obtener cosas maravillosas con Excel.
= SUMAR.SI (rango, criterios, [rango_suma])

Suponga que usted es un Vendedor de autos y desea conocer la comisin que ha
ganado con la venta de algunos autos de lujo que cuestan ms de $ 100.000.
Usted organizar sus datos de ventas en la hoja de clculo como se muestra en la
imagen:
Valor del automvil
50,000
100,000
150,000
175,000
180,000
200,000
Comisin alcanzada:
Comisin
2,500
5,000
7,500
8,750
9,000
10,000
35,250
A la suma total de las comisiones de valores de los autos sobre 100.000, utilice
esta frmula: = SUMAR.SI (A2: A7,> 100000, B2: B7). Los datos de A2: A7 definir
el rango en que Excel buscar sus criterios, lo cual es una cantidad superior a
100.000 dlares, o "> 100,000", y B2: B7 es el rango / columna donde Excel busca
los valores a sumar. En este caso Excel devolver 35.250, debido a que el
ejecutivo de ventas hizo 35,250 dlares vendiendo sus cuatro autos de lujo ms
caros.
= SI (Criterios, Valor si Verdadero, Valor si Falso)

Para ste, usted es un analista financiero con un presupuesto de $ 1,500 para su
departamento. Para este ao usted tiene un gasto de $500 en la celda A2. Ver la
siguiente imagen.
Para generar un reporte simple para la gestin, que desea nos posicionamos en
la celda C2 para que aparezcan las palabras "dentro del presupuesto". Para ello,
basta con escribir esta frmula en la celda C1 = SI(A2<1,500, "Dentro de
presupuesto", "Presupuesto excedido"). La frmula muestra si la celda A2 tiene un
valor inferior a 1,500. Si es as, entonces C1 mostrar las palabras "Dentro del
presupuesto" (Tenga en cuenta que con el fin de mostrar el texto, se debe incluir el
valor entre comillas). De lo contrario, si la celda A2 es mayor de $ 1500, la celda
B2 debe mostrar "Presupuesto excedido".
= BUSCARV (buscar el valor de la primera columna, y luego devuelve el

valor que coincida exactamente con la columna)
En este ejemplo, usted de igual forma ser un ejecutivo de ventas con 6 aos en
cierta compaa y est buscando la comisin de sus ventas correspondiente de
acuerdo a la poltica de la empresa que est basada en la cantidad de aos y por
niveles de ventas. En el siguiente cuadro se explica:
La mejor solucin es utilizar BUSCARV. Para ello creamos dos listas

personalizadas ya que la informacin esta categorizada en dos tablas, la tabla1 es
una lista personalizada de los datos de las filas G3 a H9 que define a aquellos
ejecutivos que tienes menos de 3 aos en la empresa y la tabla2 para los que
tienen ms de 3 aos.
La
frmula
aplicada
para
resolver
BUSCARV(C6,SI(B6<3,Tabla1,Tabla2),2) o si no
personalizadas BUSCARV(C6,SI(B6<3,G3:H9,J3:K8),2).
columna de Aos y Ventas (dentro del rango C2: C9) y se
coincide con 310,000.
este
caso
es
sabes utilizar listas
Excel busca en la
encuentra en la fila que
A continuacin, se encuentra el valor correspondiente a la comisin de las ventas

si cumple con el criterio de mayor a 6 aos y la comisin porcentual que
corresponde al monto de las ventas y al rango de esa categora dentro de la
misma fila, contando el nmero de columnas de izquierda a derecha (por ejemplo,
la columna % sera 2).
Excel identifica que el valor correspondiente para una venta de 310,000 se debe
aplicar una comisin de 9.25% que es la coincidencia de 300,000 en la columna J
y va a devolver el valor de 9.25% que es valor que corresponde a las ventas
mayores a 300,000.
Ponga a prueba su nueva habilidad en Excel Ya!

Queremos darles las gracias por acompaarnos en esta lectura hasta el final.
Si deseas llevar tu conocimiento a un nuevo nivel en Excel y crear sorprendente reportes,
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La mejor solucin es utilizar BUSCARV. Para ello creamos dos listas

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