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El Oficio

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EL OFICIO

ETIMOLOGA:

Deriva del latn officium (funcin, cargo, magistratura)

DEFINICIN:

El oficio es un tipo de documento de carcter oficial utilizado por


funcionarios, que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera.
Estas redacciones se utilizan en instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.Este documento
protocolar vincula al organismo administrativo de la ms alta jerarqua.

PARTES DE UN OFICIO:

A.ENCABEZAMIENTO:

1. Ao calendario:

Se escribe al comienzo de los documentos con mayscula y entre comillas.


Ejemplo: "Ao....................."

2. Membrete:

Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras maysculas


sealando el nombre de la institucin, su direccin, telfono, etc.
SUB PREFECTURA DE ANCASH
PLAZA DE ARMAS NQ
HUARAZ

3. LUGAR Y FECHA:

Se escribe a partir de la mitad del papel sealando la ciudad y la fecha.


Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 octubre
4. Nmero o cdigo:

Se escribe con letras maysculas la palabra oficio seguida de nmero


correlativo, -el ao/y las iniciales de la institucin y se subraya todo.
OFICIO N 262-.../INC
OFICIIO N 005-.../DEMUNA PN

5. Destinatario:

Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el


oficio.
Seor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Independecia
Huaraz

6. Asunto:

Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va


a tratar en el documento.
ASUNTO: Pago de remunderacin.

7. Referencia:

Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se


requiere mencionar un documento recibido anteriormente. Tambin sirve
para mencionar un decreto, resolucin, directiva, convenio, etc., en que se
va a basar el mensaje a transmitir.
REFERENCIA: Carta del 03/04/....

B. TEXTO O CUERPO:

8.Texto:

Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la


comunicacin en forma clara, precisa y breve.
Existen algunas formulas para iniciar el texto:

1. Tengo a bien comunicarle....................

2. Es grato comunicarme a usted............


3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarqua).

4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarqua).

C. PARTE FIRMA

9. Despedida:

Aqu debemos demostrar cordialidad, cortesa y ponderacin ejemplo:


Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi
especial consideracin y estima personal.
Atentamente, (antefirma).

10. Firma y post firma:

La firma se escribe a mano y se rbrica. Van acompaadas del sello


respectivo.
En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona
que enva el documento.
Ejemplo:
Firma.
Post firma

Sr. Montes Collasos Jhoel


______________________________________
Gerente General de Conceptos Generales S.A.

11. Con copia:

Seala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado


izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.

12. Iniciales:

Se colocan iniciales con mayscula las que corresponden a la persona que


firma el documento; con minscula las que corresponden a la secretaria. Se
ubican en el extremo izquierdo del papel.
MCY/zpz.

13. Anexo:

Sirve para sealar toda la documentacin que se adjunta al oficio


(catlogo, programa, revista, tarjeta, etc).

14. Distribucin:
Este elemento es usual en los oficios mltiples y en las transcripciones, y
no as en los directos o simples. Aqu se menciona, en trminos generales,
a las personas y/o dependencias destinatarias.

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