Este documento resume el concepto, función, partes y tipos de oficios. Explica que un oficio es un documento oficial utilizado por funcionarios públicos para comunicar información de manera concisa. Describe las partes clave de un oficio como el encabezado, texto y parte de firma. Además, identifica tres tipos principales de oficios: simple, múltiple y de transcripción.
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Este documento resume el concepto, función, partes y tipos de oficios. Explica que un oficio es un documento oficial utilizado por funcionarios públicos para comunicar información de manera concisa. Describe las partes clave de un oficio como el encabezado, texto y parte de firma. Además, identifica tres tipos principales de oficios: simple, múltiple y de transcripción.
Este documento resume el concepto, función, partes y tipos de oficios. Explica que un oficio es un documento oficial utilizado por funcionarios públicos para comunicar información de manera concisa. Describe las partes clave de un oficio como el encabezado, texto y parte de firma. Además, identifica tres tipos principales de oficios: simple, múltiple y de transcripción.
Este documento resume el concepto, función, partes y tipos de oficios. Explica que un oficio es un documento oficial utilizado por funcionarios públicos para comunicar información de manera concisa. Describe las partes clave de un oficio como el encabezado, texto y parte de firma. Además, identifica tres tipos principales de oficios: simple, múltiple y de transcripción.
La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya que
con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas.
Es por ello que, en el presente trabajo, desarrollaremos como tema principal el
oficio, describiendo su utilidad, en que situaciones se emplean, cuáles son sus partes, entre otros.
Finalizando con las conclusiones para el mejor entendimiento del tema y la
bibliografía respectiva
3 EL OFICIO
1.1. ETIMOLOGÍA
Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura)
1.2. CONCEPTO Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento de Sección, en los organismos del estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la
más alta jerarquía.
Los oficios son un tipo de documento que sirven para comunicar diversas cosas. Como, por ejemplo, disposiciones, informes, u órdenes. Sin embargo, también sirven para llevar a cabo gestiones o tramites de acuerdos, por ejemplo, invitaciones, felicitaciones, documentos de agradecimiento, documentos de colaboración, entre otros. Normalmente este tipo de redacciones son llevadas a cabo o realizadas en instituciones como: embajadas, municipios, ministerios, sindicatos, colegios profesionales, oficinas de gobierno, entre otros. En este artículo trataremos para qué sirve un oficio y más aspectos importantes del mismo.
1.3. FUNCIÓN Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa.
Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación,
colaboración, transcripción, agradecimiento, etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural,
deportiva, artística, profesional, política y social.
4 1.4. USOS Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas, particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc
1.5. ÁREA DE CIRCULACIÓN
El oficio circular en dos niveles:
a) A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los
máximos representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios. b) A nivel interno: Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos directivos.
1.6. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
Los oficios de circulación externa son firmados únicamente para el máximo representante legal de la institución o por quien hace sus veces.
si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos específicos de
trabajo, podrán los jefees de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados haciéndolos visar por la autoridad máxima.
Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección o departamento
correspondiente y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar
oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.
1.7. PARTES DE UN OFICIO
A. Encabezamiento.
o Año calendario o Membrete
5 o Lugar y fecha o Código o número correlativo o Destinatario o Asunto o Referencia
B. Texto o cuerpo
C. Parte firma
o Ante firma o Firma o Post firma o Sellos redondo o Con copia o Iniciales
A. Encabezamiento:
1. Año calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula
y entre comillas. Ejemplo: "Año....................." 2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando el nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc.
SUB PREFECTURA DE ANCASH
PLAZA DE ARMAS NQ HUARAZ
3. Lugar y fecha. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad
y la fecha. Huaraz, 31 de octubre de ............. Huaraz, abril de ............ Abril 31 de ...........
6 Fecha 22 - octubre
4. Número o código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida
de número correlativo, -el año/y las iniciales de la institución y se subraya todo.
OFICIO Nº 262-.../INC OFICIIO N 005-.../DEMUNA PN
5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va
dirigido el oficio. Señor: Alfredo Vera Arana Alcalde de Independecia Huaraz
6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que
se va a tratar en el documento. ASUNTO: Pago de remunderación.
7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente
cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir. Se le conoce también como cita de antecedentes y se usa cuando el oficio se envía como respuesta, ya que se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula, debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, convenios. REFERENCIA: Carta del 03/04/....
B. Texto:
7 Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma clara, precisa y breve. En esta parte se da a conocer el mensaje de la comunicación, expuesto de manera clara, precisa, concisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle, Es muy grato comunicarle, sin embargo, en la actualidad hay la tendencia a entrar de una manera directa al asunto que motiva la comunicación. Existen algunas formulas para iniciar el texto:
1. Tengo a bien comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a usted............ 3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía). 4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).
Despedida. Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación
ejemplo: Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal. En las comunicaciones que dirigen las oficinas públicas a particulares o a personas comunes, se coloca como frase final de cortesía sólo la palabra “Atentamente”. Siempre se debe demostrar amabilidad y cortesía. Existen también unas frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden a que haya lugar, lo que generalmente se expresa así: “Lo que comunico a usted para su conocimiento”, “Lo que comunico a usted para los fines a que haya lugar” “Hago propicia la oportunidad para expresarle mi consideración y estima.” Atentamente, (antefirma).
C. Parte firma
1. Firma y post firma:
La firma se escribe a mano y se rúbrica. Van acompañadas del sello respectivo.
8 En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el documento.
Ejemplo: Firma. Post firma
______________________________________ Sr. Montes Collasos Jhoel Gerente General de Conceptos Generales S.A.
2. Con copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.
3. Iniciales. Se colocan iniciales con mayúscula las que corresponden a la persona
que firma el documento; con minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel. MCY/zpz.
4. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio
(catálogo, programa, revista, tarjeta, etc).
5. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las
transcripciones, y no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.
9 10 1.8. CLASES DE OFICIOS
a) Oficio simple o directo
b) Oficio múltiple c) Oficio de transcripción
a) Oficio Simple o Directo
Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o actividades deportivas culturales. Es utilizado cuando el documento va dirigido a solo una persona. Por lo cual, podría ser en casos de petición, felicitación, agradecimiento, invitación a eventos u actividades deportivas o culturales. Como también cuando un gerente se quiere dirigir a una empresa para ejecutar o administrar algún servicio determinado.
EJEMPLO:
11 12 b) Oficio Múltiples Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas. El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios.
Características. El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte denominada “distribución” Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidad acorde con las funciones que desempeñan.
En el código lleva “oficio múltiple” Como nombre del documento y
mantiene la misma numeración para todos los ejemplares.
El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la
única mención del tratamiento “señor” o “al”, según formatos que se empleen.
En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar
este espacio, pero sí, en los de circulación externa.
El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre
de “Destinatario” deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.
El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular o
sea que no debe decirse, por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes, sino tengo el agrado de dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.
Usa distribución en lugar de “con copia”
Por lo general es impreso en computadora.
13 Se es tipeado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.
Usos: Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, información, etc., a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de instrucciones del mismo nivel jerárquico.
EJEMPLO:
14 15 c) Oficio de Transcripción El término “Transcripción” indica que el objetivo de este tipo de oficio u redacción. Por lo cual se podría decir que este documento sirve para transcribir todo el contenido de otro oficio, es decir, como se da en el original, sin ningún tipo de alteración. Todos los fragmentos o párrafos transcritos deben ir entre comillas y debe ser exactamente igual al original. Por medio de este tipo de documentos se pueden emitir; resoluciones directivas, circulares u otros casos del mismo oficio. El tipo de relación y/o trato que se cumple a través de este documento es el de autoridad entre autoridades del mismo nivel o subordinados dentro y fuera. Por lo cual, estos documentos sirven para transcribir informes importantes o relevantes.
Usos: Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorándums. El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución.
Características:
El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de
altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro. Debajo del membrete se coloca el número de oficio. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés. Trata un solo asunto. Se escribe siempre a máquina. Se extiende en original y duplicado.
Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:
"Año................................................................." Ministerio de Educación.-Huaraz 25 de
Octubre de 201....-OF Múltiple 120.-/ME Señor José Infante Almedrades.-Director Subregional Huaraz 1.-Asunto:Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted que este despacho a dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en adelante será a partir del 31 de cada mes.-Hago porpicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis Giraldo Ramírez.- Director Nacional de Economía.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento y demás fines.
Atentamente,
……………………………………………………….. José Infante Almendrades DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN
DISTRIBUCIÓN: Director del Colegio 01 Archivo 01
17 1.9. RECOMENDACIONES A LA HORA DE REALIZAR UNA CARTA OFICIO
o En la redacción del contenido, procura utilizar frases largas y completas que
describan con claridad el mensaje.
o En cuanto al lenguaje debes procurar utilizar un vocabulario preciso y con
tono cortés hacia la persona o institución a la que está dirigida la carta.
o Utiliza correctamente los signos de puntuación, de esta forma le das mayor
sentido al mensaje que quieres transmitir.
o Mantén la coherencia y el orden entre las frases y palabras que utilices, así evitas la pérdida del mensaje. o Por ningún motivo utilices palabras abreviadas, pues puedes provocar la distorsión del mensaje.
o A la hora de plasmar la firma, hazlo de forma clara y acompáñalo siempre
de la pos firma (transcripción de nombre completo y documento de identidad).
18 MODELO DE OFICIO
19 CONCLUSIONES
Los oficios son comunicados oficiales que pueden ser expedidos por instituciones públicas o privadas. Inicialmente eran documentos de validez oficial que emitía solo el gobierno ya sea municipal, delegacional, federal o estatal. Hoy en día pueden ser emitidos por empresas particulares. Documento de carácter formal en el ámbito profesional y laboral. Un oficio es la presentación formal y persuasiva para la solicitud de información o autorización de una petición. Los elementos que no se deben pasar de lado al recibir un oficio para que tenga valides, son que debe estar firmado y sellado, además de contener la fecha correcta. Dentro del proceso de comunicación escrita, quien recibe el oficio se le denomina destinatario, mientras quien lo envía es el remitente.
20 BIBLIOGRAFIA
CASSANY, Daniel. Taller de textos. Leer, escribir y comentar en el aula. Barcelona:
Paidós Ibérica, 2006. 187 p. ISBN: 13:978-84-493-1935-8
PIANTANIDA, Graciela y DE ROJO, Mónica. El texto instrumental. Buenos Aires:
Kapelusz, 2000. 94 p. ISBN 950 -13-2436-2
VALLADARES, Otto. Manual de Redacción Administrativa. Lima: Mantaro, 1997.
378 p.
VIVALDI, Martín actualizado por: Sánchez Pérez, Arsenio. Curso de redacción:
Teoría y práctica de la composición y del estilo. 33ª ed. España: Paraninfo, 2000, 493 p. ISBN 9788428325707
