Ensayo
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Ensayo
servicio al cliente desde el punto de vista tanto logstico, como de calidad y de gestin del cliente. Se desarrollan los principales
Objetivo del trabajo Cmo mejorar la tarea? Qu tareas hacer y para qu?
Procesos estratgicos.
Procesos operativos o claves.
Procesos de soporte.
La redefinicin de destinatarios.
La redefinicin de expectativas.
La redefinicin de los resultados generados por el proceso.
La redefinicin de los intervinientes.
La redefinicin de la secuencia de actividades
Cuanto ms efectiva sea la gestin de la cadena de suministro mayor valor aadido incorporara el
servicio prestado al cliente. Porque
El concepto de servicio al cliente es a menudo confundido con el de satisfaccin del cliente, que es
un concepto ms amplio, ya que incluye todos los elementos del marketing mix: producto, precio,
plaza y promocin. El xito de una organizacin, la reduccin de costes y la satisfaccin de las
necesidades de sus clientes, depende de una cadena de suministro bien gestionada, integrada y
flexible, controlada en tiempo real y la que fluye informacin eficientemente.
En este sentido, el nivel del servicio al cliente est directamente relacionado con la gestin y
efectividad de la cadena de suministro: flujos de informacin, de materiales, de productos, etc.
Cuanto ms efectiva sea la gestin de la cadena de suministro, mayor valor aadido incorporar el
servicio prestado al cliente.
En el mundo actual, para mantener el negocio no se puede actuar como si se vendiese un
producto. Se debe suministrar un servicio de valor aadido (Raymond Langton, Chief Executive,
SKF North America).
El servicio al cliente abarca diversas actividades que tienen lugar antes, durante y despus de la
venta. A continuacin se relacionan los elementos de servicio al cliente, teniendo en cuenta la
temporalidad en que se generan:
Antes de la Venta
Durante la Venta
a) Disponibilidad de Existencias
b) Informacin de Pedidos
c) Precisin en la Informacin
f) Transporte
Despus de la Venta
a) Instalacin, Garanta, Alteraciones, Reparaciones, etc.
De aquellos clientes que cambian de proveedores, el 40% lo hacen por motivos de servicio
solamente un 8% lo hacen por razones de precio o producto[2]. (Basado en un estudio de la
Forum Corporation)
LOS 10 MANDAMIENTOS DE LA ATENCIN AL CLIENTE
Una de las inquietudes ms corrientes entre los empresarios pequeos y medianos es el tema del
servicio al cliente. Todos reconocen que este es un aspecto importante para el xito de toda
empresa, sea cual sea su actividad. Es un tema sobre el cual se escribe demasiado, se presentan
muchos seminarios, se habla por todos lados, pero lamentablemente pocos entienden y se
practica mucho menos. Se repite incansablemente patrones provenientes de las culturas anglo-
sajonas, que nos llegan de traducciones de libros publicados especialmente en los Estados Unidos.
El tema se complica por los tratadistas y tiende a comunicarse de una forma compleja. A veces se
olvida el objetivo del mensaje y solamente se quiere demostrar que se sabe mucho. Se olvida que
los mensajes ms poderosos son simples y directos. El mensaje ni tan siquiera tiene que ser
original. Lo importante es que se entienda.
En segundo lugar estara definir exactamente lo que para el dueo de la empresa y todo el
personal que labora directa e indirectamente con es ese personaje llamado: "el cliente". Definir lo
que es un cliente no es difcil. Aceptar las todas consecuencias de esa definicin es un asunto
totalmente diferente.
Modelo Cliente-Servidor
El concepto "cliente" podra ser mejor entendido si utilizamos el concepto informtico del mismo.
Este modelo dice que hay computadores (servidores) que "sirven" las necesidades de otros, en
todo momento y sin restriccin de ninguna clase. No hay dudas, vacilaciones o dudas para servir
total y completamente al cliente. El "servidor" est conectado al "cliente" y mientras esta relacin
existe, obedece ciegamente sus designios.
El computador "cliente" por su parte es un dictador mientras desempea su papel. Dictador total y
completo. Se limita a dar rdenes y las cuales deben ser obedecidas. De lo contrario el sistema no
funcionar, colapsar y entrar en el ms completo caos. (Todos lo conocemos porque es lo que
sucede cuando los sistemas de cmputo se "caen")
Lo ms notable del concepto "cliente servidor" es que los papeles pueden cambiar en cualquier
momento. Esto es el "servidor" pasa a ser "cliente" y viceversa, dependiendo de las circunstancias.
Existe una interdependencia permanente para que el "sistema" se mantenga sano y eficiente.
Cultura y Servicios
La cultura de la cual procedemos y formado en nuestros pases de habla hispana, est influenciada
por el principio: "servir, es vil". Traemos en nuestros genes poderosas grabaciones de origen
hispano, la cual a su vez tiene la influencia de ms de 600 aos de dominacin rabe. (Esto no
quiere decir que todo sea malo en ello, ni mucho menos. Las matemticas y la filosofa clsica nos
llegan por las traducciones de pensadores rabes como Averroes y Avicena). Nuestra cultura,
como todas, es una curiosa mezcla de miles de elementos. Pero, el "servir" no nos es muy natural,
ni tampoco lo aceptamos muy fcilmente. Nuestros genes se niegan persistentemente a "servir".
A mayor abundamiento, los machos humanos tenemos la idea que son las "hembras humanas" las
que fueron hechas para "servir". Esto nos llega con claridad absoluta y meridiana de nuestros
ancestros indgenas (mayas, toltecas, aztecas, quechuas, etc.) si es que tenemos algo de ellos.
En el modelo informtico "cliente - servidor", que hemos mencionado, los papeles o roles que
genera el servicio son ambivalentes. Un momento se es "servidor", y en el instante siguiente se es
"cliente". De verdad, la nica forma de poder conseguir dentro de una empresa mejorar el servicio
al cliente es hacer comprender al dueo, gerentes, supervisores y al personal de todo nivel, en
primer lugar el concepto de "cliente - servidor" y en segundo lugar el de "cliente interno". Esto no
puede conseguirse como por milagro de la noche a la maana y constituye parte del proceso de
"capacitacin permanente".
Este proceso de ensear a "servir" debi iniciarse en los hogares, cuando el nio comenz a
caminar. Lamentablemente nuestra permisiva cultura nos ense otra cosa. Para introducir el
concepto de servicio en forma rpida en una empresa ha mostrado ser eficiente iniciar explicando
el concepto de "cliente interno". He tenido experiencias positivas en este sentido. Parto sealando
que la empresa es una red, formada por diversos elementos, en la cual todos estn ellos
conectados. Que esos vnculos internos, se conectas con los elementos fuera de la empresa que
pueden ser "clientes externos" o proveedores.
Un ejemplo al que recurro, es el del departamento encargado de materiales y suministros. Las
personas encargadas de ese departamento, dentro de la empresa, tiene como clientes inmediatos
a los compaeros del departamento de produccin. Es a ellos a quien deben servir en todo
momento, para que el producto final sea el adecuado.
La parte ms difcil siempre, es hacer entender a los gerentes, supervisores y ejecutivos que ellos
son servidores de su personal ("su cliente interno"). No solo eso, es difcil hacen entender a los
ejecutivos en general, que el "cliente externo" es el que paga los salarios, incluido el del dueo del
negocio.
En resumen, todos somos "servidores" y "clientes". Tenemos que estar plenamente dispuestos a
adoptar ambos papeles, dependiendo de la ocasin que enfrentemos. Esta es la nica manera de
poder establecer un eficiente sistema de servicio al cliente externo. Mientras se siga pensando
como lo hacen Alberto y el personal de su empresa, que mencionaba anteriormente, es
tcnicamente imposible dar un servicio eficiente al cliente, pese a las exaltadas declaraciones
programticas que se haga sobre el tema.
Parodiando a la empresa L.L. Bean, con leves modificaciones, dice lo siguiente sobre lo que debe
entenderse por un cliente, destinado a conseguir resultados positivos en el servicio:
El Cliente (externo e interno) es una persona que nos trae sus deseos y aspiraciones. Es nuestro
trabajo convertirlos en realidad con beneficio para l y para nosotros.
El servicio al cliente ha sido una de las herramientas ms usadas por las empresas para
diferenciarse de su competencia y desarrollar ventaja competitiva sostenible. Suena extrao que
la estrategia de servicio al cliente est ligada al producto pero as es, y muy directamente.
La estrategia de servicio al cliente hace parte de un todo que es el producto, existen unos
productos que son tangibles puros, como la sal, que no requieren ser acompaados de ningn
servicio, pero existen otros que s lo requieren, como los electrodomsticos o los servicios
bancarios, vamos a concentrarnos en ellos.
Al desarrollar una estrategia de servicio al cliente se deben enfrentar tres decisiones bsicas, qu
servicios se ofrecern?, qu nivel de servicio se debe ofrecer? y cul es la mejor forma de
ofrecer los servicios?, vemoslas ms detalladamente:
Para determinar cules servicios son los que el cliente demanda se deben realizar encuestas
peridicas que permitan identificar los posibles servicios a ofrecer, adems se tiene que establecer
la importancia que le da el consumidor a cada uno.
Asimismo, se debe estar consciente de que aunque nuestros servicios sean de excelente calidad, si
son los mismos y del mismo nivel que los de la competencia, nunca crearemos ventaja
competitiva, por ello, al aplicar encuestas tendientes a mejorar los servicios, debemos tratar de
compararnos con nuestros competidores ms cercanos, as detectaremos verdaderas
oportunidades para adelantarnos y ser los mejores.
Ya se conoce qu servicios requieren los clientes, ahora se tiene que detectar la cantidad y calidad
que ellos desean, para hacerlo, se puede recurrir a varios elementos, entre ellos:
Compras por comparacin, encuestas peridicas a consumidores, buzones de sugerencias, nmero
01800 y sistemas de quejas y reclamos.
Los dos ltimos elementos son de suma utilidad, ya que maximizan la oportunidad de conocer los
niveles de satisfaccin y en qu se est fallando.
Se debe decidir sobre el precio y el suministro del servicio. Por ejemplo, cualquier fabricante de
PC's tiene tres opciones de precio para el servicio de reparacin y mantenimiento de sus equipos,
puede ofrecer un servicio gratuito durante un ao o determinado perodo de tiempo, podra
vender aparte del equipo como un servicio adicional el mantenimiento o podra no ofrecer ningn
servicio de este tipo; respecto al suministro podra tener su propio personal tcnico para
mantenimiento y reparaciones y ubicarlo en cada uno de sus puntos de distribucin autorizados,
podra acordar con sus distribuidores para que estos proporcionaran el servicio o dejar que firmas
externas lo suministren.
Adems de las decisiones sobre los aspectos antes referidos, una estrategia de servicio al cliente
integral debe involucrar a todos los miembros de la organizacin y tener un fuerte componente de
seleccin de personal que permita trabajar con personas a las que les agrade brindar un excelente
servicio y no se sientan serviles.
Otro elemento clave dentro de esta estrategia es la capacitacin continua de todo el personal, con
nfasis en quienes tratan directamente con el cliente, estas personas, llamadas "frontline", son las
que necesitan mayor entrenamiento, de ellos depende que el cliente regrese o no.