Introducción

Hoy en estos tiempos, los sistemas contables nos hacen ver, con mayor facilidad y
flexibilidad información financiera más compleja y detallada. Esta información financiera es
fructífera para la iniciativa privada como para el gobierno, los bancos, los administradores y los
individuos particulares, porque les permite evaluar cifras pasadas, que les ayuda a preparar planes
para el futuro, por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.
La contabilidad debe estar preparada para adaptarse a las complejidades del mundo actual de tal
manera que pueda seguir cumpliendo su propósito de generar información útil para las decisiones.
De esta manera se entiende que la contabilidad necesita de sistemas de registros que son de los
cuales hablaremos este trabajo.

4.1 Sistemas de Registros

A través de la contabilidad se pretende recoger y ordenar los datos que suministren una
información más comprensible a los fines previstos, utilizando instrumentos como son los sistemas
de registros. En contabilidad se entiende por registros a los lugares donde se asientan los
principales acontecimientos, financieros y técnicos de un negocio.

Un eficiente control de gestión de empresas agropecuarias exige información sobre distintos

aspectos de las mismas, productos de hechos y acontecimientos que se generan a lo largo de los
procesos productivos y comerciales
La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difícilmente pueden ser retenidos por
la memoria, esta facultad humana sufre lo que se denomina en sicología como "ley del olvido", que
implica la pérdida de capacidad de retención de información en función del transcurso del tiempo.
es por ello que a esta memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva que son los
sistemas de registros de forma que se almacenen datos que serán de suma utilidad a las unidades
decisoras.

Si bien los sistemas de registros agropecuarios son valiosos en una correcta gestión empresarial,
en la mayoría de los casos se observa que productores y técnicos no hacen uso de ellos.
Investigaciones al respecto nos permiten concluir sobre la existencia de dos situaciones; aquellos
que desconocen la existencia de los sistemas de registros y aquellos otros que habiéndolo
conocido no lo usan porque no les han dado respuesta a sus necesidades, evaluando que los
costos medidos en tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por estos.

En la segunda situación entre los principales argumentos se esgrime el de ser demasiados

complejos, incompletos, excesivos o repetitivos en información, mal diseñados. A nuestro entender
estas situaciones tienen su razón de ser en la forma rígida y estructurada en que técnicos y
productores recibieron información o fueron capacitados sobre el uso de sistemas de registros.

En estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria es un sistema dinámico
en continua evolución, lo que lo hace diferente no tan solo a otros sistemas sino también a si
mismos; los objetos que se persigue de brindar información comprensible y útil destinada a mejorar
las capacidades administrativas.

Debe entenderse que no existe un sistema de registros que se adapte a cada tipo de empresa; y la
clase y amplitud de estos deberán adaptarse a cada situación en particular considerando entre
otros aspectos: información que se requiere, organización de las empresas, nivel de capacitación,
grado de motivación y colaboración que se tenga.
4.1.1 Sistema analítico

El sistema analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor
para cada uno de los conceptos de que se forma el movimiento de la cuenta de Mercancías
generales.

Por lo tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:

Inventarios

Compras

Gastos de compras

Devoluciones sobre compras

Rebajas sobre compras

Ventas

Devoluciones sobre ventas

Rebajas sobre ventas

Las cuentas que se abren cada uno de los conceptos de mercancías se conocen con el nombre
de cuentas auxiliares de mercancías, o simplemente cuentas de mercancías

Movimiento y saldo de las cuentas de mercancías. Cada una de las cuentas de mercancías tiene
su propio movimiento y saldo.

INVENTARIOS

Se carga: Al principio del ejercicio

1. Del importe del inventario inicial de mercancías.

Esta cuenta, al principio del ejercicio, se debe considerar como cuenta de Activo circulante, pues su
saldo representa la existencia de mercancías; pero tan pronto como se empiezan a efectuar
operaciones de compra y venta de mercancías, como su saldo ya no corresponde a la existencia,
se debe considerar simplemente como cuenta de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de
esta cuenta se debe sumar al importe de las compras netas, para determinar la suma o total de
mercancías.

COMPRAS Se carga: Durante el ejercicio

Del importe de las compras de mercancías efectuadas al contado o a crédito.

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las compras de mercancías
efectuadas durante el ejercicio.
GASTOS DE COMPRA

Se carga: Durante el ejercicio

1. Del importe de todos los gastos que originen las compras de mercancías.

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el total de los gastos efectuados por las compras
de mercancías. Al terminar-el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al importe de las
compras, para determinar las compras totales.

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

Se abona: Durante el ejercicio

1. Del importe de las mercancías devueltas a los proveedores.

El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las mercancías devueltas a los
proveedores. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las
compras totales, para determinar las compras netas.

REBAJAS SOBRE COMPRAS

Se abona: Durante el ejercicio

1. Del importe de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancías compradas.

El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las rebajas obtenidas sobre el
precio de las mercancías compradas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar
del importe de las compras totales, para determinar las compras netas.

VENTAS

Se abona: Durante el ejercicio

Del importe de las ventas de mercancías efectuadas al contado o a crédito.

El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las ventas de mercancías
efectuadas durante el ejercicio.

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

Se carga: Durante el ejercicio

1. Del importe de las mercancías de vueltas por los clientes.

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las mercancías devueltas por los
clientes Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las ventas
totales, para determinar las ventas netas.

REBAJAS SOBRE VENTAS

Se carga: Durante el ejercicio

1. Del importe de las bonificaciones concedidas sobre el precio de las mercancías vendidas.

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las rebajas concedidas sobre el
precio de las mercancías vendidas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar
del importe de las ventas totales, para determinar las ventas netas.

Asientos de las diferentes operaciones de mercancías.

Por el inventario inicial. Iniciamos un negocio con $10,000.00 en mercancías.

+A Inventarios $10,000.00

+C Capital $10,000.00

Por las compras. Compramos mercancías por $5,000.00 en efectivo.

+A Compras $5,000.00

-A Caja $5,000.00

El abono también puede ser a las cuentas de Bancos, Proveedores, Documentos por pagar, etc.,
según la forma de pago.

Por los gastos de compra. Al hacer la compra anterior, pagamos por fletes y acarreos $100.00 en
efectivo.

+V Gastos de compra $100.00

-A Caja $100.00

En caso de que el importe de los gastos de compra se quede a deber, el abono se debe hacer a la
cuenta de Acreedores diversos.

Por las devoluciones sobre compras. Devolvimos mercancías por $2,000.00 que nos pagaron en
efectivo.

+A Caja $2,000.00

Devoluciones
-A $2,000.00
sobre compras

Si la mercancía que se devuelve es de una compra hecha a crédito, el cargo se debe hacer a la
cuenta de Proveedores, para disminuir el crédito a nuestro cargo.

Por las rebajas sobre compras. Al comprar mercancías por $5,000.00 en efectivo, nos concedieron
una rebaja de $50.00
+A Compras $5,000.00

Rebajas sobre
-V $ 50.00
compras

-A Caja $4,950.00

Si la rebaja nos es concedida después de haber efectuado la compra, el asiento que se debe hacer
es el siguiente:

+A Caja $50.00

Rebajas sobre
-V $50.00
compras

El cargo se debe hacer a la cuenta de Caja cuando el proveedor nos pague en efectivo la rebaja;
en caso de que la rebaja nos sea concedida sobre una compra hecha a crédito, el cargo se debe
hacer a la cuenta de Proveedores, para disminuir el crédito a nuestro cargo.

Por las ventas. Vendimos mercancías por $6,000.00 en efectivo.

+A Caja $6,000.00

-A Ventas $6,000.00

El cargo también se puede hacer a las cuentas de Clientes, Documentos por cobrar, etc., según la
forma de pago.

Por las devoluciones sobre ventas. Nos devolvieron mercancías por $4,000.00 que pagamos en
efectivo.

Devoluciones sobre
$4,000.00
ventas

Caja $4,000.00

Si la mercancía que nos devuelven es de una venta hecha a crédito, el abono se debe hacer a la
cuenta de Clientes, para disminuir el crédito a cargo del cliente.

Por las rebajas sobre ventas. Al hacer una venta por $6,000.00 en efectivo, concedimos una rebaja
de $100.00.

+A Caja $5,900.00

-V Rebajas sobre $ 100.00

 ventas

-A Ventas $6,000.00

Si la rebaja se concede después de haber efectuado la venta, el asiento que se debe hacer es el
siguiente:

-V Rebajas sobre ventas $100.00

-A Caja $100.00

El abono se debe hacer a la cuenta de Caja cuando se pague en efectivo la rebaja; cuando la
rebaja se conceda sobre una venta hecha a crédito, el abono se debe hacer a la cuenta de
Clientes, para disminuir el crédito a su cargo.

Ventajas del sistema analítico. Las principales ventajas del procedimiento analítico o
pormenorizado son las siguientes:

1. En cualquier momento, se puede conocer el importe del inventario inicial, de las ventas, de las
compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas,
debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.

2. Se facilita la formación del estado de Pérdidas y Ganancias, debido a que se conoce por
separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forma.

3. Mayor claridad en el registro de las operaciones de mercancías.

Desventajas del sistema analítico. Las principales desventajas del procedimiento analítico son las
siguientes:

1. No se puede conocer, en un momento dado, el importe del inventario final de mercancías,

puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.

2. No es posible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías,

ya que no es posible determinar con exactitud el importe de las mercancías que debiera haber,
debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

3. Para conocer el importe del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las
existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, para poder llevarla al cabo,
principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

4. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, mientras

no se conozca el importe del inventario final.

Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento únicamente se emplea en negocios de

escasa capacidad económica.

Ajustes para determinar la utilidad o pérdida bruta. Cuando se lleva el procedimiento analítico o
pormenorizado, para conocer la utilidad o pérdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y
abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del estado de Pérdidas y Ganancias, en
esta forma:
1. Para obtener las ventas netas, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el
importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas.

2. Para obtener las compras totales, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un
cargo, el importe de los gastos de compra.

3. Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un
abono, el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras.

4. Para obtener la suma o total de mercancías, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio
de un cargo, el importe del inventario inicial.

5. Para obtener el costo de lo vendido, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un
abono, el importe del inventario final.

6. Para obtener la utilidad o pérdida bruta, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un
cargo, el importe del costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta de Compras.

Debe tomarse en cuenta que:

a) La cuenta de Ventas, como es acreedora, aumenta abonándola y disminuye cargándola.

b) La cuenta de Compras, como es deudora, aumenta cargándola y disminuye abonándola.

Ejemplo:

1. Iniciamos un negocio con $10,000.00 en efectivo y $70,000.00 en mercancías.

2. Vendimos mercancías por $60,000.00, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto
a crédito.

3. Los clientes devolvieron mercancías por $4,000.00, los cuales abonamos a sus cuentas.

4. Se concedieron rebajas a los clientes, por valor de $1,000.00, los cuales también abonamos a
sus cuentas.

5. Compramos mercancías por $30,000.00 a crédito.

6. Las compras anteriores originaron gastos por $1,000.00 que se pagaron en efectivo.

7. Se devolvieron mercancías a los proveedores por $5,500.00 que cargamos a sus cuentas.

8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $500.00, los cuales también cargamos a sus
cuentas.

Asientos correspondientes a las operaciones anteriores:

N° 1 Caja $10,000.00 $80,000.00

Inventarios 70,000.00
 Capital

Caja
30,000.00
N° 2 Clientes 60,000.00
30,000.00
Ventas

Devoluciones sobre ventas

N° 3 4,000.00 4,000.00
Clientes

Rebajas sobre ventas

N° 4 1,000.00 1,000.00
Clientes

Compras
N° 5 30,000.00 30,000.00
Proveedores

Gastos de compras
N° 6 1,000.00 1,000.00
Caja

Proveedores

N° 7 Devoluciones sobre 5,500.00 5,500.00

compras

4.1.2 Sistema de Inventarios Perpetuos

Es un sistema de inventario en donde la compañía o empresa tiene un registro continuo. Este

consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en
cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta.

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo
del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los
registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están
siempre actualizados. hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de
precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda
a proteger el inventario.

El objetivo del inventario perpetuo es mantener una estima precisa de los niveles reales de
existencias con la menor cantidad de recuentos de stock posibles.

Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de mercancías
son las siguientes:

 Almacén: Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a precio de

costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de
mercancías, es decir el inventario final.

 Costo de ventas: Es una cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo; su saldo

es deudor y expresa el costo de lo vendido. Se carga del valor de las ventas (a precio
de costo) y se abona del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

 Ventas: Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y

expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el
traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo
expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor. Se carga del
valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) y del valor de las rebajas
sobre ventas; y se abona del valor de las ventas (a precio de venta).

Ventajas del Procedimiento de Inventarios Perpetuos:

 Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de
practicar inventarios físicos.

 No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías,

puesto que existe una cuenta que controla las existencias.

 Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos en el manejo de las

mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancías que debiera
haber.

 Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido.

 Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la pérdida bruta.

 El registro de las operaciones de compras y ventas se resume en tres cuentas y es un

procedimiento claro.

 La elaboración del Estado de Resultados o Estado de pérdidas y ganancias se realiza

en forma sencilla, en su versión corta.

4.2 Métodos de valuación de inventarios

En la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) en el artículo 41, establece los métodos de valuación
de inventarios autorizados que se deberán utilizar para efectos fiscales, los cuales son:

1. Primeras entradas primeras salidas (PEPS)

2. Costo identificado

3. Costo promedio

4. Detallista

El método PEPS se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar son los primeros
en salir, razón por la cual, las existencias al finalizar el periodo contable quedan prácticamente
valuadas a los últimos costos de adquisición, de ahí su nombre: Primeras entradas, primeras
salidas.

El método de costo identificado es utilizado en algunas empresas con ciertas características en sus
productos que venden, ya que es posible identificar cada artículo que se encuentre dentro de su
inventario. Para los contribuyentes que enajenen mercancías y que se puedan identificar por
número de serie y su costo exceda de $50,000.00, únicamente deberán emplear este método,
(artículo 41, tercer párrafo).

El método de costo promedio consiste en dividir el importe de las compras realizadas entre el
número de unidades en existencia.

El método detallista se basa en la determinación de los inventarios valuando las existencias a

precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo
por grupos homogéneos o por artículos. Para las empresas que utilicen este método deberán llevar
también un registro de los factores que utilicen para determinar el margen de utilidad bruta (artículo
76, fracción XIV segundo párrafo).

4.3 Sistemas de pólizas en software

Póliza: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los
comprobantes de dichas operaciones. Además, el sistema de pólizas nos sirve como registro.

Póliza de diario: Sirven para registrar todas las demás operaciones que al efectuarse no implique
movimientos de fondos en efectivo

Póliza de cheque: En este tipo de póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas
operaciones del negocio en las cuales se haya elaborado un cheque como medio de pago; es
decir, la póliza de egresos o cheque, como su nombre lo indica, es la que se elabora cuando la
operación implica una salida de dinero del banco a través de un cheque

Póliza de ingreso: En este tipo de póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas
operaciones del negocio por las cuales se haya elaborado un depósito en la cuenta de cheques del
negocio

Póliza de egresos: La póliza de egreso se utiliza para anotar todas las salidas ya sea dinero. En
este caso se llaman asientos de concentración.
Sistema de pólizas: Es el documento contable que nos permite registrar operaciones que no
involucran movimientos de efectivo como pudiera ser registrar gastos no pagados aun (a crédito),
gastos pagados por los dueños o accionistas, depreciaciones y amortizaciones.
Es decir, la póliza de ingresos se elabora cuando la operación implica una entrada de dinero al
banco a través de una ficha de depósito.

Conclusión

Por medio de este trabajo me di cuenta de la gran importancia de los sistemas de registros en una
empresa ya que sirve para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas. Entre otras cosas y me di cuenta de que el método mas utilizado en las
empresas es el método PEPS y ese método se basa en la suposición de que los primeros artículos
en entrar son los primeros en salir, para aplicar los métodos mencionados es necesario conocer las
ventajas y desventajas para saber si es conveniente o no aplicarlo, La aplicación de cada método
debe realizarse solo si dicha empresa cumple con los requisitos para aplicarlo de lo contrario el
control que lleve no será el adecuado. los inventarios son una forma de evitar escases en una
empresa aparte que se lleva un poco mejor el control de la mercancía, los inventarios deben
encontrarse en las instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que
solo tengan acceso a las mismas el personal administrativo de la empresa, el sistema analítico
consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor para cada uno de los conceptos de que
se forma el movimiento de la cuenta de Mercancías generales.