USANDO SAP

Glosario de

Manual de
Términos

Usuario

A continuación encontrará un manual de instrucciones básicas para la navegación

y personalización de la herramienta SAP ECC 5.0.
Usando SAP // Manual de Usuario
Octubre de 2005

Copyright 2005
Federación Nacional de Cafeteros de Colombia
Todos los derechos reservados

INGRESAR A SAP/SAPLOGON

Para ingresar a SAP, haga doble clic sobre el icono SAPLogon que se encuentra
en el escritorio.

A continuación, se despliega una ventana que contiene una lista con los de grupos
o servidores disponibles. Seleccione el que le indicó el administrador del sistema y
haga clic en Acceder.

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Octubre de 2005

Aparece una nueva ventana con cuatro campos: Mandante, Usuarios, Clave de
acceso e Idioma.

En el campo Mandante, digite el número de cliente. Posiblemente en este campo

ya se encuentre un número por defecto, usted puede aceptar ese valor o insertar
el de un mandante ya existente. Para pasar al siguiente campo, haga clic sobre él
con el mouse o presione la tecla Tab.

En el campo Usuarios, inserte el nombre de identificación de usuario SAP. Los

usuarios del sistema SAP tienen un cliente específico y sólo a través de ese medio
es posible tener una identificación de usuario, la cual le permitirá tener acceso a
un solo cliente particular.

En el siguiente campo inserte la clave de acceso que le fue asignada. Dicha clave
es una serie de letras y números, de uso personal, lo cual previene que otros
usuarios accedan al sistema usando su identificación.
El último campo es el de Lenguaje. En él se introduce el código del lenguaje con
el que trabajará cuando haya ingresado a SAP. El código para español es ES.

Si los campos son completados correctamente, al presionar la tecla Enter

ingresará dentro del sistema SAP. Si ha cometido algún error en cualquiera de los
campos, verá un mensaje de alerta en la barra de estado (parte inferior de la
ventana de SAP).

Si es la primera vez que ingresa al sistema, se desplegará una ventana para

cambiar su clave de acceso. Para ello existen unas reglas específicas:

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Reglas para el manejo de su clave de acceso

1 La clave de acceso debe contener más de tres caracteres y no más de

ocho.
2 Las claves de acceso son no-sensitivas; por ejemplo, si su clave es laura,
podrá ingresar al sistema sin inconveniente aunque escriba con las series
secuencias laura, LAuRa, y LAURA.
3 Son válidos caracteres alfanuméricos (letras y números) incluidas todas las
letras (menos la ñ), los números, e inclusive los signos de puntación, siempre y
cuando la clave no comience con un signo de interrogación (?), un espacio en
blanco o un signo de admiración (!).
4 No puede usar la secuencia pass como su clave de acceso, ni puede
comenzar con los mismos tres caracteres (oooyeah, por ejemplo, es una clave
no válida).
5 Los primeros tres caracteres de su clave de acceso no pueden coincidir con
los tres primeros de su ID de usuario (laughu2 es una clave no válida si su ID
de usuario es laurab).

La siguiente lista proporciona algunos ejemplos de claves de acceso válidas y no

válidas.

Claves válidas Claves no válidas

13071985 pass (este es una clave no permitida por el sistema)
maria099 !jun97 (comienza con un caracter no válido) uandme2
mmmycar (empieza con tres caracteres idénticos)

Cambiar la clave de acceso

La clave de acceso de usuario puede ser cambiada por su propietario, por el

administrador del sistema o por cualquier otro usuario con la adecuada
autorización para cambiar los registros maestros de usuario.

El usuario debe cambiar su clave de acceso cuando entra por primera vez al
sistema. Al presionar Enter en la anterior interfaz aparece el cuadro de diálogo
para cambiar la clave de acceso.

En el campo Clave acceso nueva digite la nueva clave que desea. En el siguiente
campo digite de nuevo la clave exactamente como lo hizo en el primer campo.
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Esta es una medida de seguridad para

impedir errores.
Ahora presione el botón Tomar para
aceptar el cambio (o presione la tecla Enter).

En caso de que el administrador del sistema cambie, su clave de acceso deberá

repetir exactamente los mimos pasos descritos.

En cualquier momento, antes de entrar al sistema, usted puede cambiar su clave

de acceso. Para hacerlo, pulse sobre el botón Clave acceso nueva localizado en
la barra de herramientas de la aplicación. Cuando complete los campos, el sistema
le mostrará el cuadro de diálogo de una nueva clave de acceso; a continuación,
sólo tiene que seguir el procedimiento ya descrito.

Es recomendable cambiar regularmente su clave de acceso ya que esto reduce el

riesgo de intromisiones externas.

Después de cambiar la clave de acceso puede ingresar al sistema SAP y lo

primero que verá (si es la primera vez que entra) será el aviso de protección de
derechos (copyright). Si hace clic sobre el botón Tomar desaparecerá este
aviso.

Si el administrador del sistema escribió algún mensaje, este aparecerá en su

ventana; en este caso presione la tecla Enter o haga clic en el botón Tomar
para cerrar el cuadro de diálogo de mensajes del sistema.

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SALIR DE SAP/LOGGING OFF

Usted, como usuario de SAP, puede salir del sistema desde cualquier interfaz.
Aquí están algunos procedimientos para hacerlo.

1. Desde la barra de menú principal, seleccione Sistema/Salir del sistema.

Obtendrá el cuadro de diálogo para salir del sistema. El cuadro le informa
que algunos datos o transacciones no han sido guardadas y que las perderá
si continúa con el procedimiento de salir.
Si no está seguro de que los datos sobre los que estaba trabajando fueron
guardados, haga clic en el botón No en el cuadro de diálogo y regresará a
la pantalla donde estaba trabajando. De lo contrario, presione el botón Si
para salir.

Este procedimiento se repetirá en todas las sesiones de SAP, lo cual

significa que cerrará todas las ventanas SAP del usuario actual.

2. También puede salir si hace clic en el ícono Salir del sistema en la barra
de herramientas estándar en la pantalla inicial de SAP. También se
desplegará el cuadro de diálogo Salir del sistema.

3. La forma más rápida de salir es presionando la combinación de teclas

Shift+3.

FUNCIONALIDADES DE LOS BOTONES Y FUNCIONES DEL TECLADO

Esta barra está localizada en la parte superior de la pantalla y tiene operaciones

genéricas que son útiles para la navegación en el sistema. A continuación se
describe el significado de los botones.

Ícono Descripción
Botón Continuar. Ejecuta las mismas funciones que la tecla
Enter. Es útil para continuar la transacción e ir a la siguiente
pantalla. En caso de que se cometa algún error y
aparezca una pantalla de No aplicación, se puede
presionar también el botón OK para que lo lleve de
regreso a la transacción.
Botón Guardar. Esta función aplica cuando existe algo
para guardar en la transacción o aplicación actual. De lo
contrario, este botón tendrá un tono
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gris.
Botón Atrás. Lleva al usuario a la pantalla anterior en la transacción.

Botón Salir del sistema. Esta función saca al usuario del sistema.

Botón Cancelar. La función cancelar detiene la transacción

actual y lo lleva de regreso al menú anterior.
Botón Imprimir. Lleva a cabo la función de imprimir. Ésta es
equivalente a seleccionar: Sistema → Lista → Imprimir. Dicha función
está disponible sólo cuando hay listas de reportes para imprimir u
otros formatos imprimibles tales como códigos del programa, registros
de notas de programación y otros.
Botón Buscar. Permite a los usuarios buscar
cualquier pantalla particular en listas, reportes, programas
código y muchos más.
Ícono Descripción
Botón Continuar búsqueda. Busca el siguiente
acontecimiento de un término buscado previamente.
Botón Ir a la primera página.

Botón Ir a la página anterior.

Botón Ir a la página siguiente.

Botón Ir a la última página.

Botón Generar modo nuevo. Crea otro modo o sesión en SAP.

Botón Crear acceso directo. Puede ser usado

para crear un ícono en el escritorio que pueda remitir
directamente a una transacción SAP, reporte o comando
del sistema.
Botón Ayuda. Equivalente a presionar F1.

Botón Ajuste de configuración local.

Funciones del teclado

Descripción de algunas funciones del teclado, las más comunes en la pantalla de

navegación del sistema:

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F1: Ayuda

F2: Seleccionar

F3: Atrás

F4: Entradas posibles

F5: Crear, Pantalla anterior

F6: Cambiar, Pantalla siguiente

F7: Visualizar

F8: Ejecutar

F9: Copiar

F11: Guardar

F12: Cancelar

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CÓMO NAVEGAR ENTRE LAS TRANSACCIONES DEL SISTEMA

En el campo de comandos
se ingresa el código de la
transacción.

Contiene transacciones
seleccionadas previamente
como favoritas.

Opciones de menú

Transacción hallada al
navegar en las opciones de
menú.

Existen varias formas de ir a las transacciones del sistema:

1. En las opciones de menú, al buscar y seleccionar con el mouse:

 Favoritos
 Navegando dentro de la estructura de árbol de opciones de menú (haciendo
clic en el triángulo al lado de las carpetas para buscar la transacción
deseada).

2. A través del teclado se puede acceder a las funciones del menú principal
rápidamente si presiona ALT + la letra subrayada de la opción de menú
correspondiente.

3. Al Introducir un código de transacción en el campo de comandos:

 Existe un código de transacción para cada función del Sistema R/3 (no para
cada pantalla).  Puede acceder al código de transacción asignado desde
cualquier pantalla del Sistema R/3.

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 Puede hallar el código de transacción correspondiente a la función en la que

está trabajando
en la opción Status del menú Sistema.

 Otras posibles entradas son: “/n” cierra la transacción en la está trabajando,

“/n” + el código cierra la transacción actual y lo lleva a la nueva, “/i” cierra el
modo en el que está trabajando, “/o” + el código de la transacción crea un
nuevo modo y pasa a la transacción especificada.

Así mismo, puede utilizar el teclado para ir al campo de comandos. Utilice la

combinación de teclas CTRL + TAB para que el cursor se mueva de un grupo de
campos (de entrada) a otro. Utilice la tecla TAB para moverse por los campos de
un mismo grupo.

Accediendo a Transacciones. Para el acceso a transacciones, tenemos

dos opciones: a través del menú si hace doble clic sobre la transacción
deseada.

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Doble clic sobre el

nombre o la
transacción.

O en el
Campo de
comando escriba el código de la transacción, por ejemplo:

Este código sólo funcionaráencuentra

si se en el menú
principal. Después
de haber insertado el código presione
Intro
laotecla
haga clic sobre el botón
continuar(el icono
verde a la izquierda del campo comandos).

Para digitar la transacción sin devolverse al menú principal, digite:

/n + código de la transacción.
Los datos que no sean grabados se perderán!

Para abrir la transacción en una nueva sesión de SAP, digite:

/o + código de transacción.

TRABAJAR CON SESIONES (MODO) DE USUARIO EN SAP

Los usuarios de SAP pueden trabajar en más de una tarea a la vez ya que es
posible abrir nuevas sesiones (modos o ventanas) para no tener que cerrar en la
transacción sobre la que está trabajando. Las sesiones son ventanas
independientes de SAP donde puede realizar varias tareas diferentes.
Las sesiones se pueden cerrar en cualquier momento, sin tener que salirse del
sistema. Sin embargo, si decide cerrar la última sesión, esto tiene el mismo efecto
que salir de SAP.

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Los usuarios pueden crear nuevos modos desde donde quieran, ya que la función

Generar modo nuevo que está en la barra de herramientas estándar, se

encuentra siempre disponible.

Para crear una nueva sesión, presione el ícono Generar modo nuevo. El sistema
abrirá una nueva ventana SAP con una nueva sesión y la colocará al frente de
todas las otras ventanas.

Menú Favoritos
El menú Favoritos es la función que permite organizar las transacciones más
usadas, facilitando el ingreso más rápido o el acceso a las transacciones.

Clasificador (subcarpeta de favoritos)

El clasificador es como una carpeta que tiene la facilidad de organizar las

transacciones para la funcionalidad. Por ejemplo: transacciones propias de crear
una orden o una salida de mercancía, etcétera.
La creación del clasificador no es obligatoria para la inserción de transacciones en
el menú de favoritos del sistema.

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Escribir el nombre de la
carpeta que va a insertar
en favoritos

Presione Intro o

haga clic en

Transacción

Es posible insertar transacciones dentro de un clasificador o carpeta directamente

en el menú de favoritos.
Para insertar una transacción en la carpeta de favoritos o en una de las
subcarpetas que ha creado, selecciónela antes de insertar la transacción:

Clic en Favoritos >

Insertar transacción.
Observe que la carpeta está
seleccionada.

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Escriba el código de la
transacción, por ejemplo,IW31
– Crear orden de mantenimiento.

PresioneEnter o

haga clic en

Repita la operación cuantas veces sea necesario, hasta que todas las
transacciones deseadas estén incluidas.
Es posible también insertar transacciones en el menú Favoritos o en las
subcarpetas por el método de “arrastrar y soltar”. Primero localice la transacción
que desea insertar en dicha carpeta, luego arrástrela y suéltela en la carpeta.
Otro método para incluir transacciones en favoritos es ubicando la transacción en
el menú SAP, seleccionarla y presionar el botón Añadir a los favoritos.

Otros objetos

Otros objetos que podemos incluir en el menú de favoritos pueden ser la dirección
de un sitio web, el acceso directo a un archivo y otros.

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Clic en Favoritos >

Insertar otros objetos.

Seleccione la opción
que desee.

Presione Enter o haga

clic en

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Escriba la dirección del sitio

Presione Enter o haga

clic en

Para insertar un sitio de internet Para un archivo

Escriba el nombre del archivo con la ruta de

acceso de éste en su co
mputador, o haga clic
PresioneEnter o haga en la opción de búsqueda a la derecha del
campo y localice el archivo.
clic en

Nombres técnicos (códigos de transacciones)

A través de esta funcionalidad, es posible visualizar un código de transacción en el

árbol o menú principal de favoritos.

Clic en Detalles >

opciones.

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Seleccione la opción
Visualizar nombres
técnicos.

Presione Enter o

clic en

Observe que el código de las

transacciones está visible
ahora.

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