Organigrama de una empresa

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una

empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un
esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener

una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la

relación entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para

conocer cómo es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Tipos de organigrama:

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se

forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles
decrecientes.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la

sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que
unen los mandos de autoridad.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o

invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la
estructura de una organización en un momento determinado.

Directo Financiero

5. La organización del departamento financiero

 La estructura y organización adecuada del departamento financiero
constituye una exigencia básica para poder desarrollar satisfactoriamente
la función financiera en los términos descritos anteriormente.

Estas tareas han de garantizar un correcto funcionamiento interno del

departamento, así como una apropiada coordinación con el resto de las
áreas funcionales de la empresa. Si la información financiera no es correcta,
difícilmente se podrá optar entre alternativas distintas de desarrollo del
negocio. Si faltan datos financieros o son inadecuados los que se utilizan,
será difícil detectar los problemas a tiempo y en consecuencia no se podrán
aplicar las medidas correctoras necesarias.

5.1. EL DIRECTOR FINANCIERO

El director financiero tiene como misiones fundamentales la tradicional de

dirigir a sus subordinados del departamento y la de actuar como asesor e
instrumento funcional -en materia financiera- del director general de quien
dependa. Una y otra responsabilidad exigen de él que establezca las
políticas y procedimientos financieros que hayan de aplicarse en la
empresa.

Básicamente, la función financiera puede descomponerse en cuatro áreas

de responsabilidad:

Funciones de control y planificación, incluyendo el sistema de información

contable, identificadas usualmente con las del controlar de la empresa.

Funciones derivada del manejo, control y protección de la tesorería y otros

activos líquidos, identificadas usualmente con las del tesorero.

Funciones financieras diversas o de carácter atípico.

Funciones derivada de servicios auxiliares establecidos bajo la

responsabilidad del departamento financiero.
 5.2. LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

La figura 1 describe las unidades o áreas de actividad básicas de una

mediana/gran empresa así como las líneas de relación jerárquica y
responsabilidad correspondientes a la organización formal del
departamento financiero. Es importante tener en cuenta que la
denominación de la división, departamentos y puestos pueden variar de
unas empresas a otras, manteniéndose, no obstante, la función que
desempeñan, según los principios y modelos organizativos básicos, tal y
como ha sido introducido en la Unidad didáctica 2. Existe la posibilidad de
que exista un comité de financiación e inversiones, como unidad de apoyo y
complementaria al comité de auditoría, que suelen exigir las mejores
prácticas de un «buen gobierno corporativo» o de la empresa, como staff
del consejo de administración, con el objetivo de garantizar el control
económico, la transparencia y veracidad de la información financiera en la
defensa de los intereses de los accionistas y de los grupos de interés
socioeconómicos.

Figura 1. Organización básica del departamento financiero de la empresa

En concreto, tal y como aparece en la figura 1, en general se considera que
las secciones que componen el departamento financiero son: auditoría
interna, control financiero, fiscal, tesorería y servicios auxiliares.
Actividades, departamentos o secciones que se comentan seguidamente.

5.2.1. Auditoría interna

Su función principal es proporcionar información y elementos de juicio al

comité de auditoría de la empresa con una finalidad:

Mejorar el funcionamiento de la organización consiguiendo mejoras

incrementales en los beneficios.

Complementa la labor de los auditores externos.

5.2.2. Control

Las funciones típicas que dependen del controlar están relacionadas con la
gestión y control de los activos de la empresa. Estas se dividen en:
 Análisis económico-financiero:

– Nuevas inversiones.

– Rentabilidad por centros de beneficio o unidades de negocio.

– Análisis de adquisiciones.

– Aplicaciones de investigación operativa.

Presupuestos y planificación:

– Formalización de presupuestos.

– Integración de presupuestos.

– Previsiones de beneficios y caja.

– Asignación y reparto de gastos generales.

– Análisis de desviaciones.

Contabilidad y costes:

– Interna.

– Externa.

Proceso de datos:

– Aplicaciones.

– Análisis y programación (parametrización).

– Operación.

– Edición e informe informáticos.

Resulta imprescindible llamar la atención sobre la sección o el

departamento de proceso de datos, ya que este corresponde
concretamente a los datos financieros, aunque estos pueden abarcar otras
 áreas. Ahora bien, existen herramientas afectas o relacionadas con otros
departamentos como el comercial, producción y recursos humanos que
pueden tener datos de una gran sensibilidad y que se puede asignar al
departamento financiero por dos razones fundamentales:

Porque las finanzas estén implicadas en todas las áreas de la organización.

Porque una gran parte de las aplicaciones informáticas requieren, además

de su interconexión, grandes análisis de inversión.

La responsabilidad del controlar es evaluar el riesgo económico del negocio,

es decir, la posibilidad de que las inversiones no generen el excedente
esperado. El riesgo económico se asocia con la composición de los activos.

5.2.3. Fiscal

Esta sección no siempre está en el seno de la empresa, porque se puede

cubrir con asesores expertos en la materia; solo a partir de una cierta
dimensión se justifica la existencia de una o varias personas que presten
atención específica al tema fiscal. Las funciones van desde el cálculo de los
impuestos a pagar, hasta la elaboración de un plan fiscal que aproveche de
forma proactiva las oportunidades que la legislación ofrece.

5.2.4. Tesorería

El departamento de tesorería es una de las funciones financieras más

diferenciadas y fáciles de entender que se encuentran dentro del área
financiera. Las funciones del tesorero se pueden clasificar en:

Relaciones financieras:

– Previsión de fondos.

– Mantenimiento de relaciones con fuentes de fondos.

– Política con bancos y otras entidades de crédito y gestión de préstamos.

Operaciones financieras:
 – Inversión de fondos de caja o pagos diferidos.

– Gestión de carteras.

Análisis de créditos:

– Política de créditos.

– Autorizaciones de créditos especiales.

Seguros:

– Contratación de seguros.

Caja:

– Recepción y custodia de activos líquidos.

La responsabilidad específica del tesorero puede expresarse de la forma

siguiente: control del riesgo financiero de la empresa, entendiendo por
riesgo financiero la posible incapacidad de hacer frente a las obligaciones
que tiene contraídas debido al endeudamiento que mantiene en su pasivo.
El riesgo financiero se relaciona, pues, con la estructura de financiación.

5.2.5. Servicios auxiliares y generales

Dentro del área financiera se suele incluir todo el abanico de funciones

complementarias a las anteriores y, dependiendo del tipo de empresa,
puede dar lugar a más extensión o no del departamento. Las
responsabilidades de carácter administrativo y de servicios generales
suelen ser las de mantenimiento de instalaciones, servicios generales,
gestión de inmuebles, que han estado vinculado históricamente al
departamento financiero o también denominado de administración y
finanzas.
 ¿Qué es la Dirección Comercial?

Hoy en día, es uno de los principales departamentos de la empresa (no

olvidemos que siempre existe el Dpto. Comercial o de Ventas en todas), ya
que depende en gran medida de su saber hacer para poder alcanzar los
objetivos económicos y afrontar con éxito los cambios constantes en el
mercado en el que actúa ésta.

¿Qué es un Director Comercial?

Es el máximo responsable de Ventas (algunas veces también de Marketing)

de una empresa, sea cual sea el tamaño de ésta (PYME, Gran Empresa o
Multinacional).

¿Cuáles son las funciones de un Director Comercial?

Marcar los objetivos concretos a toda la fuerza comercial a su cargo.

Saber resolver problemas comerciales y/o de marketing.

Tomar decisiones cuando resulte necesario y oportuno.

Establecer prioridades.

Actuar como líder.

Dar ejemplo a toda la estructura de ventas.

Concretar los diferentes canales comerciales, la estructura, tamaño y rutas.

Elaborar las previsiones de ventas junto al departamento de marketing.

Reclutar, seleccionar y formar al personal de ventas.

Elegir las formas de retribución de éstos (fijo, variable, incentivos,

comisiones)

Motivarlos y dinamizarlos para que consigan los objetivos marcados.

Controlar la labor desempeñada por éstos.

 Aportar la realimentación del mercado al Dpto. de marketing.

Colaborar con el Dpto. de marketing online para poder posicionar

correctamente la web y las redes sociales de la compañía.

Establecer la política de precios junto al Dpto. de producción y al de

marketing.

Reportar a dirección general.

Cumplir con la política de márgenes por cada uno de los canales de ventas.

Diseñar las estrategias.

Apoyar en la captación y negociación con las Grandes Cuentas, o con los

Clientes establecidos.

Gestionar la cartera de clientes asignada a Dirección Comercial (grandes

cuentas, clientes estratégicos).

Defender y responder dentro de la organización al Equipo Comercial.

 Función de la Dirección Comercial dentro del Marketing

Teniendo en cuenta que las ventas son una de las principales actividades, es
fundamental, que la Dirección Comercial tenga buenos y profundos
conocimientos, teniendo en su día a día siempre presente la óptica y visión
de marketing.

Aunque no siempre es así, es muy importante que ambos departamentos,

Marketing y Ventas, trabajen de forma totalmente sincronizada, ya que las
materias de las que requieren su intervención conjunta son muchas, como,
por ejemplo:

Investigación de mercados.

Producción.

Política de precios.

Establecimiento de canales de ventas.

Comunicación corporativa.

Marketing Digital.

Promociones.

RR.PP.

Diseños de Protocolos.

Remuneración a vendedores.

Conocimiento del mercado.

Desarrollo de productos.

Lanzamiento de nuevos productos.

Importancia del Director Comercial

En definitiva, y antes de acabar, quiero transmitiros la importancia que el
puesto de Director Comercial tiene en cualquier Empresa, ya que es un
trabajo maravilloso y muy motivador porque nunca se hacen dos cosas
iguales, siempre hay:

Retos nuevos.

Clientes nuevos.

Vendedores nuevos.

Productos nuevos.

Canales nuevos.

Decisiones nuevas a llevar a cabo.

Estrategias nuevas a implantar.

Problemas e inconvenientes nuevos.

Viajes y reuniones nuevas.

Siempre los días son nuevos y nunca “ni parecidos” al día anterior, y eso es
una ventaja estimulante frente a otros altos cargos dentro de la estructura
de las compañías.

Por lo tanto, os animo a que penséis en qué departamentos queréis

trabajar, si pudieseis elegir libremente, y os lo preguntasen ahora mismo
(¡el de Ventas y el de Marketing, serían buenas decisiones!)

Gerente de recursos humanos

La Administración de Recursos Humanos para cada uno de sus jefes tiene

una responsabilidad de línea, en cambio, para el resto de la empresa tiene
una función de staff. Esta función está dada para los departamentos de
asesoría y consultaría, los cuales solo dan recomendaciones de cómo
 mejorar el funcionamiento de un departamento; por esta razón el
departamento de RH es de staff dentro de la empresa.

Entre los gerentes de los departamentos de línea y los de staff, siempre

existirá el percance de que los primeros entienden que los segundos le
están dando órdenes de cómo dirigir su departamento. Este problema solo
tendrá solución cuando los jefes de línea comprendan que los jefes de RH
(staff), solo están para ayudarlos y prestarles servicios de recomendaciones,
que sirve para mejorar el proceso productivo, y solucionar los problemas
que en este se presenten.

Ubicación del departamento de RH

Hay inclusive, organizaciones en las que la ARH es un órgano asesor de la

presidencia, a la que brinda consultoría y servicios de staff.

En realidad, la localización, el nivel, la subordinación, la autoridad y la

responsabilidad de la dependencia de ARH dependen no solo de la
 racionalidad que predomine en la organización, sino también de diversos
factores estudiados anteriormente, las concepciones respecto de la
naturaleza humana de las personas son también condicionantes
importantes en el papel que desempeñe la ARH en cada organización.

El responsable de la ARH en el nivel institucional es el máximo ejecutivo de

la organización: el presidente, es el responsable de la organización entera,
pues le competen las decisiones acerca de la dinámica y los destinos de la
organización y de los recursos disponibles y necesarios. En el nivel
departamental esa responsabilidad la tiene cada ejecutivo de línea.

Conforme las organizaciones crecen el departamento de Recursos Humanos

se va especializando, inclusive en las organizaciones de tamaño intermedio
y grande se crean su departamentos que funcionarán de diferentes manera
en la organización funciones altamente definidas y especializadas.

El Departamento de Recursos Humanos está compuesto por las siguientes

áreas:

1. Reclutamiento de Personal

2. Selección

3. Diseño, Descripción y análisis de puestos

4. Evaluación del desempeño humano

5. Compensación

6. Higiene y seguridad en el trabajo

8. Capacitación y desarrollo del personal

 9. Relaciones Laborales

10. Desarrollo Organizacional

Ubicación del Departamento de RH dentro del organigrama de la Empresa

El éxito de un organismo de ARH ésta en razón directa de que se le

considere una fuente de ayuda por parte de los jefes de línea, en
consecuencia la asesoría de personal debe ser solicitada, jamás impuesta, el
ARH no transmite órdenes a los miembros de línea de la organización o a
los empleados, excepto cuando se trata de su propio departamento, por lo
tanto la responsabilidad de que los miembros del grupo alcancen
determinados objetivos corresponde al jefe, y no al ARH.
 Jefe de impuestos

Las funciones del departamento de impuestos varían de una empresa a otra

y pueden abarcar desde la responsabilidad absoluta de todas las
cues-tiones fiscales, incluyendo impuestos a la propiedad, indirectos, de
renta, municipales y nacionales, hasta asumir únicamente la planificación y
el control de la tributación sobre la utilidad. Con el paso del tiempo, sin
embargo, las empresas se han inclinado cada vez más por los
departamentos de impuestos encargados de la gestión de todas las
cuestiones fiscales, en los que no existe división de responsa-bilidades ni
posibilidad de declinar las mismas.

Una de las obligaciones más importantes del departamento de im-pues-tos

es evitar las obligaciones fiscales innecesarias. Para ello se deben exa-minar
previamente todos los procedimientos propuestos en lo que respecta a los
aspectos fiscales, antes de que sean puestos en práctica. Esta evaluación
afecta a los métodos de venta y producción, cuándo y dónde se concretarán
las transacciones, así como también las adquisi-ciones y reorganizaciones
planeadas y el retiro o venta de propiedades, entre otras cosas. El ahorro
de cualquier suma, por mínima que parezca, en la primera etapa de
cualquier proceso, es mucho más valioso para la empresa que los
potenciales reembolsos por los impuestos pagados en exceso, para los
cuales se presenten solicitudes de devolución.

Con frecuencia, los cambios sugeridos por el departamento de impuestos

no interfieren el objetivo previsto. Y, general-mente, ocurre que ciertas
obliga-cio-nes fiscales obedecen exclusi-va-mente a cuestiones técnicas que
impli-can recuperar las pérdidas por medio de reclamaciones de
deducciones o de reintegros. Por consi-guiente, la empresa puede perder,
de manera irremediable, sumas importantes si el departamento de
impuestos no cumple correcta-mente su función en el momento en que se
formulan la política y los planes operativos.