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PASOS A DAR EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA

INFORMATIVO CONTABLE.

Pedro Benítez P.

RESUMEN

El presente artículo pretende explicar de un modo sencillo y práctico,

cuales son los principales pasos a dar en la implantación de un sistema de
administración y contabilidad. Esta especialmente destinado a empresas o
secciones de nueva creación y también para aquella que quieran revisar sus
sistemas ya existentes. En primer lugar, se exponen los puntos a analizar de
partida, para con posterioridad y base a los anteriores, definir los pasos a dar
para su diseño e implantación.

INTRODUCCION

Una de las preguntas que es necesario responder cuando se crea una

empresa o se inicia una nueva actividad en la misma es la referente al sistema
administrativo contable necesario que va a servir para el control de la
actividad, su evaluación y la toma de decisiones sobre su funcionamiento.

En definitiva, nuestra cuestión radica en construir un sistema de

información que se capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la
empresa de acuerdo con un proceso lógico y un modelo contable que nos
permita obtener la máxima información necesaria con el mínimo coste posible.

Es importante destacar que muchas pequeñas y medianas

empresas entienden que implantar un Sistema Informativo Contable (S.I.C.)
consiste tan solo en introducir datos en un programa de contabilidad
cualquiera, sin detenerse en analizar las peculiaridades de su empresa y
actividad. Esta concepción lleva a no pocos problemas a todos niveles:
dificultades en la captación de datos (los papeles no se sabe donde porque no
tienen regulado su proceso en la empresa), ineficiencias del programa de
ordenador, (se adquieren programas o módulos que no se precisan), falta de
control interno y, en definitiva, obtención de una información ineficiente y
muchos casos, poco ajustada a la realidad de la entidad.

Frente a esta cuestión., hay que ser consciente que no todas las
empresas se pueden permitir solicitar la ayuda a un consultor externo para que
le elabore el sistema o simplemente, tienen destinado en su presupuesto
cantidades pequeñas para el departamento de administración.

Por todo ello, y dado que entendemos que en muchos casos la

elaboración de un sistema eficiente no requiere la aplicación de grandes
esfuerzos, vamos a exponer los pasos necesarios que debemos de dar a la
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hora de implantarlo. En primer lugar, veamos los análisis previos necesarios a

realizar. Serían los siguientes:

PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN S.I.C.

1.- Análisis de la empresa y de su entorno

2.- Análisis de las operaciones que realiza
3.- Análisis de la información requerida

1.- ANALISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO.

El primer paso a la hora de implantar un sistema es el análisis de la

empresa o sistema a controlar objeto del trabajo. Para ello, tendremos en
cuanta los siguientes factores que van a condicionar el sistema:

FACTORES A ANALIZAR

1.1.- Análisis de la actividad y el sector

1.2.- Análisis del tamaño y el entorno.
1.3.- Análisis de la organización

1.1. Análisis de la actividad y el sector

El primer paso que debe de darse cuando se quiere implantar un

sistema informativo contable es delimitar el sector de la actividad en que se
puede encuadrar la empresa. En definitiva, se trata de preguntarse

¿Que actividad va a realizar la empresa?

Este dato nos va a resultar de vital importancia a la hora de configurar

nuestra base de datos contable, ya que nos situará en la actividad base que
realiza la empresa, conociendo cuales van a ser los puntos clave a seguir por
el sistema y cuales otros no tienen razón de estar por lo que pueden ser
excluidos.

Supongamos, por ejemplo, que vamos a realizar una implantación de un S.I.C. y el

primer dato que recibimos es que se trata de una pequeña compañía de seguros. Con solo
este dato podemos sacar las siguientes conclusiones:

A) En nuestro sistema, carecerá de importancia el capítulo de existencias

almacenables, que se reducirá básicamente al almacén de material de oficina, lo cual implica
que no necesitamos incidir de manera relevante en el control de almacén. En consecuencia,
sabremos que a la hora de adquirir el programa de contabilidad no deberemos de tomar en
cuenta aplicaciones para este fin.
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B) Por otra parte y dada la estructura propia de la actividad de una compañía de

seguros, (cobrar primas y pagar siniestros), nuestro sistema se deberá detener en la emisión
de pólizas, control de cobros de primas y en el pago de prestaciones (siniestros), pudiendo
llegar al caso de ser objeto de sub departamentos con entidad propia.

Además de lo ya comentado, los datos sobre la actividad o sector en el

que opera, nos van a informar sobre la existencia o no de legislación propia a
aplicar en el mismo, tanto mercantil como propiamente contable; si dispone o
no de una adaptación sectorial del Plan General de Contabilidad o si tiene que
presentar información adicional a las contempladas en el Código de Comercio,
ley de Sociedades Anónimas, etc.

En el caso antes aludido, sabríamos que las compañías de seguros disponen de una
adaptación sectorial de Plan General de Contabilidad de obligado cumplimiento. Así mismo,
tienen la obligación de presentar un informe anual muy detallado de su actividad a la Dirección
General de Seguros, con una extensa información contable. Dicha información debe poder
extraer directamente del sistema a implantar y, por tanto, supone ya un requerimiento mínimo
e imprescindible para nuestro S.I.C.

1.2. Análisis del tamaño y el entorno

Otro de los aspectos fundamentales que debemos de tener en

cuenta es el relativo al tamaño de nuestra empresa. A nuestros efectos, es
preciso reseñar que dicho tamaño no viene determinado únicamente por los
parámetros convencionales de medición (volumen de facturación, número de
trabajadores, etc.) sino por otras variables entre las que destacan:

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TAMAÑO DEL S.I.C.

1.- Número de operaciones económicas diferentes que realiza.

2.- Complejidad administrativa de las mismas
3.- Número de veces que se repiten las operaciones.
4.- Número de centros de actividad diferentes
- Número de sucursales
- Número de actividades diferenciadas.

Desde esta óptica, consideramos que la empresa precisará un S.I.C.

más desarrollado si realiza un número de operaciones muy amplio, si la
complejidad administrativa de las mismas es elevada y si, además, la
frecuencia de repetición de la misma es muy elevada.

Es muy importante el destacar que no hemos mencionado en ningún

caso el importe nominal en pesetas de las operaciones económicas, ya que al
sistema le cuesta prácticamente lo mismo procesar una operación de 5.000
pesetas que de 500 millones. Este dato es frecuentemente olvidado por los
gestores, que normalmente vinculan el tamaño del departamento
administrativo al volumen de facturación de la empresa. Volúmenes grandes
implican dotaciones presupuestarias importantes en el S.I.C. y viceversa,
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cuando la relación, como puede verse, no es directa. De hecho, muchas

pequeñas empresas, dada su complejidad de operaciones, distintas
actividades, gran número de transacciones, requieren un esfuerzo
administrativo muy superior en términos relativos frente a grandes empresas,
lo cual suele conllevar conflictos entre el “nivel productivo de la empresa” y el
“nivel administrativo”. Por tanto, es muy importante concienciar a los gestores
de esta cuestión.

Retomando nuestro ejemplo, y suponiendo que la compañía de seguros des de

asistencia sanitaria puede tener en su periodo inicial un volumen muy pequeño de facturación,
medido por el número de pólizas y el precio de las mismas. No obstante, en el ramo de las
asistencia sanitaria, las prestaciones (siniestros), a pesar de tener un coste medio bajo, son
muy numerosas1. Además, si el fraccionamiento d pago es mensual, como suele ocurrir en
este ramo, a diferencia de otros en el que el pago es anual o trimestral, el esfuerzo
administrativo se incrementa notablemente. Este dato en una pequeña empresa con pocos
recursos humanos y materiales y necesitando un control individualizado de pólizas, cobro de
primas y prestaciones, suele suponer tensiones en el departamento administrativo frente a la
gerencia, que solicita una información que no puede ser correspondida por S.I.C.

El otro aspecto mencionado referente al tamaño es el número de

centros de actividad diferenciados que posea nuestra organización. Por
centros diferenciados entendemos tanto las distintas sucursales que puede
disponer la entidad, como las distintas actividades que puedan desempeñarse
en una misma oficina o sucursal. Serían centros de actividad, por ejemplo,
cada una de las seis oficinas que dispone nuestra compañía en Madrid, pero
también serían diferenciados si en una misma sucursal realizamos actividades
diferenciadas, (vendemos seguros y además disponemos de una gestoría).

En el caso de existir un sólo centro de actividad, el problema se

reduce notablemente, ya que podemos canalizar toda la información por una
sola vía y el proceso contable es único. Probablemente un sólo equipo
informático y un programa de contabilidad y gestión standard pueda satisfacer
todas nuestras necesidades.

El problema real se plante cuando la entidad dispone de más de un

centro de actividad. En este caso pueden darse dos situaciones:

A) Todos los centros de actividad se aglutinan en una sola ubicación. Se

trataría de empresas que realizan varias actividades en un solo local. En este
caso, el único problema es el estudiar la conveniencia de integrar las
actividades en un solo sistema o llevarlas por separado, si bien en este último
caso debe de habilitarse los procedimientos de consolidación. Hoy en día, la
gran mayoría de los programas comerciales permiten llevar en el mismo
distintas contabilidades de empresas o secciones por separado con la facultad
de consolidar ambas en una sola entidad.

Caso diferente es el que se plantea cuando las distintas actividades se

producen en más de una ubicación espacial. En este caso surge el
problema de la centralización o no del sistema. Esta consiste en captar toda
1
Las personas que suscriben una póliza de asistencia sanitaria la utilizan con mayor frecuencia que en
otros ramos, aunque sólo sea para visitar al medico, realizarse un chequeo, etc.
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la información de las distintas sucursales y procesarla en único centro. La

centralización tiene las siguientes ventajas:

A) La empresa sólo precisa personal administrativo contable en la

central. esto implica que todos los administrativos trabajan conjuntamente y en
equipo, mientras que en las distintas sucursales únicamente se precisa que se
ordene y ponga a disposición la información generada por la misma.

B) Implica un menor coste, tanto en recursos humanos, como en medios

informáticos, al no precisar de terminales en cada centro.

C) Es la solución más conveniente cuando, con pocos recursos, se

pretende llevar un control más cerca de cada sucursal, ya que la autonomía
administrativa conlleva, en primera instancia, un menor control. Este hecho
suele darse en empresa de tamaño reducido con un número limitado de
centros (no más de seis u ocho).

D) Al procesar todas las operaciones de un modo conjunto y único, no

se producen problemas de consolidación de datos.

Frente a las ventajas reseñadas, podemos destacar también los

inconvenientes:

A) Implica disponer de un sistema de transmisión de información eficaz.

Dichos sistemas pueden variar, desde el envío mediante mensajero o correo
interno, transmisión de datos por fax, correo electrónico, etc. En cualquier
caso, estos sistemas suelen presentar debilidades a la hora de la captación de
datos.

B) Implica, en la mayoría de los casos, un retraso mayor en el proceso

contable, y por tanto en obtener la información de salida. El hecho de tener
que preparar la información para su envío, recibirla y luego procesarla, suele
conllevar retardos por extravíos, peticiones de información complementaria,
aclaraciones, etc.

Análogamente, la descentralización del S.I.C. en cada sucursal,

(manteniendo, como es lógico, una central de datos), implica mayores costes,
tanto en recursos humanos, como en equipos informáticos; técnicas de
transmisión de datos por modem o redes con clientes remotos, etc.; aunque la
eficacia y seguridad del sistema es mucho mayor y la información puede ser
obtenida en menor tiempo posible. Dicho sistema es aconsejable, cuando no
imprescindible, cuando el número de transacciones y su variedad alcanza un
volumen considerable.

Por último, dentro de este apartado, puede llegar a ser de enorme valía
el conocimiento del sistema de información de las empresas que operan en
nuestro sector, especialmente las de similar tamaño y organización. En este
sentido, la experiencia de otros puede ser muy interesante para nosotros de
cara a detectar puntos fuertes y débiles del sistema. Lamentablemente, el
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acceso a dicha información no siempre es fácil, ya que no se trata de

información pública.

1.3. Análisis de la Organización

Conocido el sector donde va a opera la empresa y su tamaño, el último

punto de análisis de la empresa es conocer su organización interna. Aquí
podemos tener dos casos:

A) Empresas en funcionamiento con organización determinada.

B) Empresas de nueva creación sin organización previa.

A) Empresas en funcionamiento con organización determinada.

En esta situación, se trataría de conocer:

¿Qué departamentos que la integran?

¿Qué personas los forman y que capacitación tienen?
¿Qué competencia tienen?
¿Qué capacidad de cambios existe?

Estos últimos datos, el nivel de posibilidad de realizar cambios en la

organización resulta de vital importancia, ya que normalmente suele ocurrir en
muchas PYMES que la estructura de poder es muy fija y, por tanto, cualquier
cambio resulta complicado. Esto es especialmente así cuando los cargos
directivos son ocupados por los propios propietarios de la empresa, que, en
ocasiones, no reúnen el perfil necesario para la tarea administrativa
encomendada.

Incluso en estos casos, lo más importante es conocer la empresa por

dentro, su organigrama. El implantador del sistema, si quiere llevarlo a cabo
con éxito, tiene que tener en cuenta estas restricciones y no enfrentarse
frontalmente a ellas, ya que el mejor sistema no es el más eficaz teóricamente,
sino el que es capaz de funcionar del modo más eficiente con las restricciones
existentes.

B) Empresas de nueva creación sin organización previa.

Cuando se trata de empresas que aún no están en funcionamiento, las

ventajas son enormes, ya que la única restricción es la presupuestaria. En
estos casos resulta impresionable, para el diseño de la estructura óptima,
realizar correctamente el análisis de operaciones propuesto en el punto
siguiente, de cara a detectar cuales son los “movimientos administrativos” de
cara operación y confeccionar nuestra organización en función de estos.

2.- ANALISIS DE OPERACIONES.

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Analizadas las empresas y su entorno, la parte fundamental y más

laboriosa de cara a nuestro objetivo, es el análisis pormenorizado de todas las
operaciones que realiza o va a realizar nuestra empresa. Dicho análisis
consiste en:

PASOS A DAR EN EL ANALISIS DE OPERACIONES

1.- Identicación de todas operaciones diferenciadas.

2.- Definición de cada operación
3.- Modelos contables.
4.- Normas de valoración y corte de operaciones.
5.- Departamentos que intervienen
6.- Procesos administrativo.
7.- Normativa legal aplicable.

En primer lugar, tenemos que identificar todas y cada una de las

operaciones que realiza la empresa. A estos efectos, consideramos
operaciones iguales aquellas que impulsan la misma circulación económica y
el mismo proceso administrativo. Por ejemplo, todas las compras de se
suministros se consideran como una sola, así como todos los pagos de cuotas
de prestamos, etc.

De esta manera, se elabora un índice de operaciones a realizar. A

continuación, se desarrolla el análisis de cada una, confeccionando una ficha
por operación que comienza con la definición de la misma. Esta definición
contendrá los sujetos que intervienen en la misma y la circulación económica
que genera.

A partir de esta, se confecciona el modelo contable de la operación que

reflejará las posibles variantes de la misma y sus asientos correspondientes. A
este modelo, se le añaden las normas de valoración correspondientes a cada
una de las variables que intervienen y se expone el corte de operaciones,
concretando en que momento debe ser contabilizada dicha operación.

Por otra parte, debemos identificar qué departamentos de nuestra

empresa van intervenir en la operación, así como cuál es el proceso
administrativo de la misma. Este análisis consiste en exponer cómo se
desarrolla secuencialmente la operación, qué documentos intervienen, por qué
departamentos pasan, quién la autoriza y dónde se archiva. En el caso de que
la empresa sea de nueva creación, este proceso deberá ser objeto de análisis
para su diseño, adecuándolo a la realidad de los recursos disponibles.

3.- ANALISIS DE LA INFORMACION QUE SE DESEA OBTENER.

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Como último paso previo a la implantación de un Sistema Informativo

Contable, se precisa conocer qué información de salida es la que quiere
obtener del Sistema, es decir, cual es el producto final a obtener; ya que en
función de lo que queramos obtener asís deberá ser el sistema. Algunos
directivos, ante esta pregunta, responden que les gustaría obtener toda la
información posible. Este tipo de contestaciones no pueden ser admitidas ya
que existe una relación directa entre información y coste de la misma y
tendremos que adecuar una variable a la otra. Otra postura bastante frecuente
es no tener claro cuál es la información que se requiere, solicitando, en
primera instancia un determinado volumen y una vez montado el sistema para
atender dichas necesidades, querer ampliar las necesidades de información.
Hay que advertir que, aunque cada día los sistemas son más flexibles, puede
llegar un momento, en el sistema no pueda crecer más y tenga que
rediseñarse de nuevo.

Por ello, es muy importante concienciar a la dirección para que

concretice lo más posible:

¿Que tipo de información desea obtener?

¿A que nivel la quiere?
¿En que plazos?
¿Con que periodicidad?

Pongamos un ejemplo. Supongamos que disponemos de una cartera de 1.000 clientes.

A la hora de emitir informes relacionados con los mismos, las agrupaciones que podemos
realizar son muy numerosas: por localización geográfica, por tipo de producto, por volumen,
etc. No parece lógico que en nuestro sistema definamos 20 ó 30 características, con el coste
que eso conlleva, si realmente sólo son útiles tres, por lo que será preciso concretar cuales, de
estas características, son las que se van a utilizar.

4.- DISEÑO E IMPLANTACION DEL SISTEMA.

Realizado el análisis previo, y disponiendo de todos los datos previos,

podemos ya realizar el diseño del sistema que, en entre otros podría tener los
siguientes pasos:

PASOS PARA DISEÑAR E IMPLANTAR EL S.I.C.

1.- Diseño del Plan de Cuentas.

2.- Fijación de los procesos administrativos.
3.- Elección del Equipo informático.
4.- Implantación y control del sistema

4.1. Diseño del Modelo Contable.

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El diseño del modelo contable adaptado a la entidad objeto de estudio

ha sido siempre en lo que más han puesto énfasis los contables cuando se
plantean el implantar un S.I.C. No obstante, hay que destacar, que
únicamente después de haber analizado todas las operaciones a realizar por
la empresa y conocidas las necesidades de información de la misma, podemos
establecer con el suficiente rigor el modelo necesario y justo. Dicho modelo se
traducirá en un plan de cuentas a medida. En este apartado, se pueden
cometer dos errores: realizar un plan demasiado desagregado, con excesivas
cuentas que no dan la información necesaria y que están entorpeciendo el
trabajo, obligando a agregaciones adicionales y también puede darse el caso
de realizar un plan demasiado agregado que no facilita la información
necesaria, en cuyo caso, el problema es más grave, ya que habría que volver
a diseñar el sistema.

Llegados a este un punto tenemos que recordar que un buen S.I.C. no

es el que facilita la máxima información posible sino el que suministra toda la
información requerida por la dirección, con gran eficacia y al mínimo coste.

Como es lógico, el plan contable deberá únicamente las variables que

se han recogido en el análisis de operaciones. El grado de desagregación en
cuentas de desglose y subcuentas nos lo dará las necesidades de información
que nos han sido manifestadas.

4.2. Fijación de los procesos administrativos.

Adicionalmente al diseño del plan de cuentas, tenemos que definir

claramente cuál va a ser nuestra estructura administrativa. Para este punto
contamos, en el caso de empresas ya creadas, con el sistema existente, que
habrá sido analizado tanto en el capítulo de análisis de la organización como
en el estudio de operaciones, donde hemos conocido los circuitos
administrativos de cada una de ellas. Por tanto, aquí se trataría de evaluar si
dichos procesos son eficientes y si el control interno ejercido por los mismos
es aceptable, teniendo siempre en cuanta las restricciones presupuestarias de
nuestra entidad.

En el caso de empresas de nueva creación será el momento de crear el

sistema, para el que ya se dispone de información suficiente para saber que
departamentos deben crearse, que funciones deben tener, que sistema de
archivo, etc...

4. 3.- Elección del Equipo Informático.

Este debe ser el último punto de elección del sistema, ya que una mala
elección del equipo condiciona todo lo anteriormente realizado. Dicha elección
debe ser competencia única del implantador del sistema. (En algunas
pequeñas empresas, el empresario adquiere un equipo con un programa que
le aconsejan sin tener en cuenta sus propias necesidades y después contrata
al que le va a montar el sistema).
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En definitiva, hay que realizar una doble elección: por un lado,

tendremos que optar por el tipo de ordenador que necesitamos. Ello
dependerá básicamente del tamaño de nuestra organización, si existen o no
sucursales, etc. Hoy en día, no obstante, en el caso de una PYME, se puede
comenzar con un ordenador compatible de altas prestaciones y bajo coste
comparativo. La ventaja de estos equipos es que existe una amplia gama de
programas disponibles y tienen la opción, si llega el caso, de poder actuar
como servidor de una red, con lo que el sistema puede crecer, sin
modificaciones. Se puede continuar con la implantación de una red

La segunda opción es la relativa al software o aplicaciones informáticas

necesarias. Sin detenernos demasiado en el tema, deberemos optar por
adquirir, con carácter general, un programa lo más standard posible dentro de
que cubra nuestras necesidades. Las aplicaciones a medida en contabilidad,
dada el carácter abierto del nuevo programa, van careciendo de interés, salvo
que nuestras operaciones sean demasiado específicas. En cualquier caso,
habrá que decidir también si vamos a necesitar modulo específicos para
controlar determinadas parcelas de nuestra actividad, tales como control de
inventarios, clientes, nominas, facturación, etc, ya que lo ideal será que todos
estén integrados en el sistema; buscando una aplicación que disponga de los
mismos. Toda esta información la obtendremos de los datos facilitados por el
análisis del sector de actividad, el tamaño de la empresa y de las operaciones
que realiza.

4. 4.- Implantación y control del sistema.

Una vez organizado todo el Sistema Informativo Contable, sólo nos

queda implantarlo. Sobre este tema, hay que comentar que todo cambio en la
empresa y especialmente si se trata de aspectos administrativos, suele
provocar un rechazo entre los miembros del departamento especialmente si se
introducen nuevos equipos y programas informáticos. Por tanto, la transición
de uno a otro modelo debe realizarse del modo más pedagógico posible para
con las personas que en él van a intervenir.

En algunas empresas se opta por mantener transitoriamente, elementos

del antiguo sistema, como contabilizar en el equipo nuevo y el viejo, aunque
esto duplicar esfuerzos, pero va dando confianza en el nuevo sistema. Así
mismo, para que la implantación sea un éxito, las tareas y procedimientos
deben estar suficientemente explicitadas siendo incluso muy conveniente
elaborar el manual de procedimientos, ya que n caso de duda, la tendencia del
trabajador será la de retornar al antiguo sistema.

En el caso de empresas de nueva creación este problema no se da,

aunque se deberá de tener un mayor seguimiento ya que probablemente no
hayamos podido todas y cada una de las operaciones que se iban a realizar,
por lo que el sistema necesitará implementar modificaciones.

Por último, y en cualquiera de las situaciones, es importante realizar un

seguimiento muy cercano del sistema, para introducir mejoras en el mismo, y
corregir deficiencias. Dicho seguimiento y control consistirá en:
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL S.I.C.

1.- Analizar si se realiza correctamente la captación de datos

2.- Estudiar si se realizan operaciones no contempladas.
3.- Evaluar el proceso administrativo y su archivo.
4.- Comprobar si el sistema nos suministra la información requerida
5.- Comprobar que la información se obtiene en el tiempo fijado.