Medina Reyes Pastor

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias

Administrativas
Propuesta de un Sistema Informático para el Control

Interno de los Bienes Muebles. Caso Departamento de
Medios Audiovisuales de la Universidad Veracruzana
TESIS
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE

MAESTRO EN CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PRESENTA
PASTOR GERARDO JOSÉ MEDINA REYES
Directora
Dra. Teresa García López
Xalapa, Veracruz. México

Marzo de 2015
“Las verdaderas batallas se libran en el interior”
Dan Millman
Resumen
En este documento se presenta el proceso metodológico que se desarrolló para el

diseño de una propuesta de sistema de información que brinde soporte a las activi-
dades de control interno que involucran a los bienes muebles que forman parte del
patrimonio de una entidad. Como parte del sustento metodológico, se inició concep-
tualizando al bien mueble patrimonial como un activo físico que posee derechos de
propiedad, duración y funcionalidad mayores a un año; el cual, independientemente
de su ponderación económica, representa una inversión con respecto a la produc-
ción y/o a la prestación de servicios, dentro y fuera de las instalaciones propias a
una organización pública. Enseguida, se abordó a los sistemas de información como
un componente que auxilia al control interno, mismos que pueden valerse de un
modelo en cascada designado como ciclo de vida que va desde la planeación hasta
su implementación. Después de revisar los fundamentos teóricos, se efectuó un
breve reconocimiento del marco situacional que rodea al caso de estudio; particu-
larmente, dentro de una dependencia cuya razón de ser radica en la difusión audio-
visual del conocimiento y de las actividades generadas en la Universidad Veracru-
zana. Una vez especificado el contexto de aplicación, los esfuerzos se concentraron
en dos fases del modelo señalado. Primero, se analizó el marco normativo que in-
cide en los procesos establecidos para el control de estos bienes, examinando los
requerimientos que muestran los usuarios al momento de obtener información
desde el sistema institucional destinado a dar apoyo en dicho ámbito. Segundo, se
emprendió el desarrollo de un prototipo para un sistema de información que facilitara
la compatibilidad de los bienes muebles previamente capturados con aquellos de
nueva incorporación por medio del uso y de la aplicación de un software de base de
datos relacional denominado Microsoft Access 2013; de igual manera, se agregaron
otros campos para complementar su información, se añadió una opción para llevar
a cabo el registro de sus verificaciones físicas y, finalmente, se diseñaron reportes
alternativos que dieran cabal atención en un futuro a las necesidades de los usua-
rios previamente detectadas. En último lugar, se pronunciaron algunas considera-
ciones y conclusiones ante una eventual implantación y continuidad de la propuesta
aquí documentada, tanto en el departamento estudiado como en otras dependen-
cias que integran a la institución y que llegasen a requerirlo.
Índice
Introducción ........................................................................................................................................................ 1
Capítulo 1. Los bienes muebles y el control interno mediante los sistemas informáticos ................................... 3
1.1. Bienes económicos intangibles y tangibles ............................................................................................... 3
1.1.1. La posesión inmueble y mueble de los bienes económicos .................................................................4
1.1.2. Definiendo a los bienes muebles patrimoniales ...................................................................................5
1.2. Fundamentos de administración ............................................................................................................... 6
1.2.1. El proceso administrativo .....................................................................................................................6
1.3. El control interno dentro de las organizaciones públicas .......................................................................... 8
1.3.1. Componentes del control interno .........................................................................................................9
1.4. Los sistemas de información administrativos (SIA) ................................................................................. 11
1.4.1. Elementos que conforman a un SIA ...................................................................................................11
1.4.2. Tipología básica de los SIA ................................................................................................................13
1.4.3. Dimensión tecnológica para el funcionamiento de un SIA .................................................................15
1.4.4. Ciclo de vida de un SIA ......................................................................................................................16
Capítulo 2. Los medios audiovisuales en la Universidad Veracruzana ............................................................. 20
2.1. Universidad Veracruzana (UV)................................................................................................................ 20
2.1.1. Filosofía institucional ..........................................................................................................................21
2.1.2. Organización general .........................................................................................................................22
2.2. Dirección General de Comunicación Universitaria .................................................................................. 24
2.3. Dirección de Medios Comunicación ........................................................................................................ 26
2.4. Departamento de Medios Audiovisuales (DMA)...................................................................................... 28
2.4.1. Objetivos operacionales .....................................................................................................................30
2.4.2. Estructura organizacional ...................................................................................................................31
Capítulo 3. Análisis del control de los bienes muebles patrimoniales en el DMA de la UV ............................... 33
3.1. Los bienes muebles y su control patrimonial dentro de la UV ................................................................. 33
3.2. Módulo de activo fijo del subsistema de finanzas de la UV ..................................................................... 40
3.2.1. Formas para la consulta, registro y actualización de la información ..................................................41
3.2.2. Reportes de bienes muebles de activo fijo .........................................................................................45
3.3. Identificación de proveedores, entradas, procesos, salidas y usuarios ................................................... 49
3.4. Requerimientos de información para el control interno de bienes muebles ............................................ 51
Capítulo 4. Diseño propuesto para el sistema de control interno de los bienes muebles ................................. 55
4.1. Objetivo general ...................................................................................................................................... 55
4.1.1. Objetivos específicos .........................................................................................................................55
4.2. Identificación y delimitación de la estructura del sistema ........................................................................ 56
4.3. Catálogos del sistema ...........................................................................................................................57
4.4. Interfaces del sistema ............................................................................................................................. 64
4.5. Informes de bienes muebles generados por el sistema .......................................................................... 67
4.6. Requerimientos del sistema .................................................................................................................... 73
Consideraciones para su implementación ........................................................................................................ 74
Conclusiones .................................................................................................................................................... 77
Anexo I. Catálogo de bienes muebles de activo fijo dentro de la UV ................................................................ 79
Anexo II. Entrevista para el diseño de un sistema de control interno para bienes muebles ............................. 82
Referencias ....................................................................................................................................................... 84
ii
Figuras
Figura 1. Proceso básico del control administrativo ............................................................................................ 8
Figura 2. Relación entre funciones, unidades, objetivos y componentes relativos al control interno .................. 9
Figura 3. Esquema básico de un sistema de información administrativo .......................................................... 12
Figura 4. Adaptación de las fases de planeación, análisis y diseño para la propuesta del sistema ................. 19
Figura 5. Organigrama general de la UV .......................................................................................................... 23
Figura 6. Organigrama actual del área de comunicación de la UV ................................................................... 27
Figura 7. Organigrama del Departamento de Medios Audiovisuales ................................................................ 32
Figura 8. Diagrama del proceso de adhesión de etiquetas de código de barras y envío de resguardos .......... 35
Figura 9. Diagrama del proceso de solicitud de registro de otros bienes muebles ........................................... 36
Figura 10. Diagrama del proceso de levantamiento físico del inventario de bienes muebles ........................... 37
Figura 11. Diagrama del proceso de transferencia de mobiliario y equipo ....................................................... 38
Figura 12. Diagrama del proceso de baja de mobiliario y equipo ..................................................................... 39
Figura 13. Subsistemas que conforman al SIIU ................................................................................................ 40
Figura 14. Búsqueda de inventario de activo fijo por etiqueta permanente ...................................................... 42
Figura 15. Forma de transferencia de ubicación interna ................................................................................... 43
Figura 16. Forma de resultado del levantamiento físico del inventario de bienes muebles .............................. 44
Figura 17. Resguardo de mobiliario y equipo ................................................................................................... 45
Figura 18. Inventario por dependencia con cortes por ubicación ...................................................................... 46
Figura 19. Resultado del levantamiento físico del inventario de bienes muebles semestral ............................. 47
Figura 20. Resumen de bienes de activo fijo por partida .................................................................................. 48
Figura 21. Diferencias del control interno para los bienes muebles patrimoniales ........................................... 51
Figura 22. Campos de datos que integrarán a la propuesta del sistema de control interno ............................. 56
Figura 23. Diagrama de entidad-relación para la propuesta del sistema de control interno ............................. 63
Figura 24. Pantalla de la maestra de bienes muebles del sistema CIBM ......................................................... 64
Figura 25. Bien mueble de control administrativo de la UV registrado en la maestra ....................................... 65
Figura 26. Bien mueble de control interno del DMA registrado en la maestra .................................................. 66
Figura 27. Resguardo de control interno de bienes patrimoniales del sistema ................................................. 67
Figura 28. Reporte maestro de bienes muebles de la propuesta del sistema de control interno ...................... 68
Figura 29. Reporte de bienes muebles de la propuesta del sistema de control interno por tipo de activo........ 69
Figura 30. Reporte de bienes muebles de la propuesta del sistema de control interno por usuario ................. 70
Figura 31. Reporte de bienes muebles de la propuesta del sistema de control interno por localización física . 71
Figura 32. Reporte de bienes muebles de la propuesta del sistema de control interno por condición ............. 72
Tablas
Tabla 1. Comparación de las etapas del ciclo de vida según diversos autores ................................................ 17
Tabla 2. Bienes patrimoniales de la UV considerados como activos fijos ......................................................... 34
Tabla 3. Datos contenidos en la maestra de consulta de activos fijos del SIIU ................................................ 41
Tabla 4. PEPSU del control de activos físicos mayores de la UV ..................................................................... 49
Tabla 5. PEPSU del control de activos físicos menores de la UV..................................................................... 50
Tabla 6. Catálogo general de bienes muebles del sistema CIBM ..................................................................... 58
Tabla 7. Catálogo de modelo para el sistema CIBM ......................................................................................... 59
Tabla 8. Catálogo de marca para el sistema CIBM........................................................................................... 59
Tabla 9. Catálogo de origen para el sistema CIBM........................................................................................... 59
Tabla 10. Catálogo de cuenta de activo para el sistema CIBM ........................................................................ 59
Tabla 11. Catálogo de cuenta agrupadora para el sistema CIBM..................................................................... 60
Tabla 12. Catálogo de documentos para el sistema CIBM ............................................................................... 60
Tabla 13. Catálogo de ubicación para el sistema CIBM ................................................................................... 60
Tabla 14. Catálogo de condición para el sistema CIBM ................................................................................... 61
Tabla 15. Catálogo de usuario para el sistema CIBM ....................................................................................... 61
Tabla 16. Catálogo de localización física para el sistema CIBM ....................................................................... 62
Tabla 17. Catálogo de dependencia para el sistema CIBM .............................................................................. 62
Tabla 18. Catálogo de zona para el sistema CIBM ........................................................................................... 62
Tabla 19. Clasificación de los bienes muebles de activo fijo para la UV ........................................................... 79
iii
Introducción
Históricamente, la presencia de la Universidad Veracruzana (UV) en la región ha

influido de manera positiva al contexto educativo mediante sus distintos ámbitos de
actuación, tanto en la docencia e investigación, como en la creación, difusión y ex-
tensión de la cultura. Para dar continuidad a dichos servicios públicos, la normativi-
dad interna y externa ha obligado a reestructurar la gestión de sus recursos huma-
nos, financieros, técnicos y materiales, así como asegurar una oportuna rendición
de cuentas de los mismos, tanto a las autoridades como a la sociedad en general,
a través del aprovechamiento de los avances técnicos y tecnológicos.
Parte imprescindible por mejorar los procesos de transparencia en el manejo

de los recursos de la institución ha sido el énfasis que se le ha dado al Subsistema
de Finanzas dentro del Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU), el cual
tiene por objeto almacenar los datos propios a los recursos financieros con que se
cuenta (partidas presupuestales, libro mayor, operaciones financieras, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, compras, adquisiciones, etc.) y, a su vez, procesar la
información pertinente para que los responsables de cada dependencia que integra
a la institución estén en posibilidad de conducir su gestión financiera y administrativa
por medio de una toma de decisiones que sea sostenible.
De este subsistema, destaca la incorporación de un módulo de activo fijo, el

cual ha representado en los últimos quince años el único apoyo para ejecutar las
distintas actividades de control que implican a los bienes patrimoniales dentro de
las dependencias que la conforman. Sin embargo, los esfuerzos rigurosos por im-
plementarlo únicamente han generado una mayor complejidad para su gestión. Ello
se debe en gran medida, a la ausencia de metodologías y mecanismos de informa-
ción alternativos que auxilien a los responsables de las dependencias a llevar un
control interno que permita dar mayor grado de certidumbre a su estado actual.
Sin dejar de ser ajeno a la situación señalada, desde su creación en el año

1979, el Departamento de Medios Audiovisuales (DMA) ha intentado evolucionar
1
con respecto a las trasformaciones que involucran al manejo de sus recursos mate-
riales; concretamente, en la identificación pormenorizada de los mobiliarios y equi-
pos asignados para ofrecer sus servicios a la amplia diversidad que conforma a la
comunidad universitaria: alumnos, docentes, analistas, funcionarios, entre otros.
No obstante, la naturaleza de la operatividad inherente a los medios audiovi-

suales ha suscitado una serie de problemáticas relevantes en materia de control
interno. Primero, existe la centralización de algunos activos físicos en ciertas áreas
o puestos. Segundo, se desconoce la potencialidad de las funciones y característi-
cas aprovechables en los bienes muebles, lo cual genera confusión al dictaminar el
estado físico en el que actualmente se encuentran. Tercero, las últimas verificacio-
nes físicas han arrojado bienes muebles pendientes de localizar, extraviados, no
adscritos a la dependencia, sin identificar y con datos omitidos. Cuarto, el SIIU per-
mite a los responsables del departamento actualizar datos relativos a la custodia y
ubicación de los bienes muebles, pero no admite adjuntar otro tipo de datos e infor-
mación que sea considerada relevante.
Es por todo lo anterior que en este documento se concentra la propuesta de

un sistema de información que brinde un soporte alterno para cumplir cabalmente
con las disposiciones legales y administrativas que requieren los bienes muebles
adscritos al DMA de la UV, anexando otro tipo de datos e información que comple-
mentan a la existente, incluyendo datos de activos físicos que han sido adquiridos
con recursos de la dependencia y que por su monto no han sido registrados ni com-
patibilizados con el sistema institucional, innovando en el modo de rastrear sus ubi-
caciones por medio de los registros históricos y, finalmente, contando con la posibi-
lidad de emitir reportes distintos a los que actualmente ofrece el SIIU.
Su estructura inicia con la identificación de los conceptos teóricos que lo fun-

damentan. Después, se denotan los elementos que rodean al marco contextual.
Enseguida, se describen las necesidades de información que justifican el desarrollo
de la propuesta del sistema. Finalmente, se emiten las conclusiones y una serie de
recomendaciones para la implementación del mismo dentro del departamento, así
como en otras dependencias de la UV que tengan necesidades similares.
2
Capítulo 1. Los bienes muebles y el control
interno mediante los sistemas informáticos
Inicialmente, en este apartado se define al bien mueble patrimonial –retomando su

perspectiva económica y legal– como parte de los recursos materiales de una orga-
nización. Identificado dicho concepto, se continúa con los fundamentos propios al
control interno para su gestión dentro de las entidades públicas, identificando su
proceso genérico y las técnicas con las cuales se puede ejecutar. Finalmente, se
hace un reconocimiento de los elementos y tipologías relativas a los sistemas de
información administrativos, acentuando la relevancia que tiene el proceso en serie
denominado el Ciclo de Vida de Sistemas, mismo que ha sido considerado para
desarrollar la presente propuesta de control interno.
1.1.Bienes económicos intangibles y tangibles
A través del tiempo, del mismo modo que sucede en el ámbito particular, las orga-
nizaciones públicas –tales como oficinas de gobierno, dependencias de seguridad
social e instituciones de educación– se han valido de la adquisición de bienes a
razón de cubrir distintos requerimientos, de los cuales destacan los bienes econó-
micos por ser útiles, escasos y tener valor. Dichos bienes, de acuerdo con Zorrilla
(2004), se clasifican en dos clases: los inmateriales o intangibles y los materiales o
tangibles.
Primero, los intangibles tienen un carácter incorpóreo, es decir, no son visi-

bles físicamente. Algunos autores señalan que este tipo de bienes se derivan de
una tarea intelectual y que pueden ir desde el registro de una patente, una marca o
un diseño, hasta la prestación de servicios profesionales que conlleven un esfuerzo
mental importante (Barrutieta, 2011).
Segundo, los tangibles cuentan con un carácter corpóreo que los hace visi-
bles físicamente y generalmente son los recursos materiales y precisos que se tie-
nen para el funcionamiento de una organización, entre ellos, se incluyen los edifi-
cios, terrenos, máquinas, equipo, herramientas, instalaciones, materias primas,
3
pero sobre todo el resultado del proceso de transformación, es decir, todo lo que
constituye a la infraestructura, a los insumos y también a los bienes patrimoniales
(Montalván, 1999).
En ambos casos, para los propósitos de facilitar su control interno, es primor-

dial considerar que dichos bienes pueden adoptar características muebles e inmue-
bles a partir de su grado de posesión dentro de las organizaciones públicas, las
cuales se distinguen en el siguiente tópico.
1.1.1.La posesión inmueble y mueble de los bienes económicos
Tanto los bienes económicos intangibles como los tangibles, jurídicamente pueden
ser denominados como bienes patrimoniales. Al analizar el término ‘patrimonio’, se
identifican dos raíces latinas: pater, padre, y monium, carga; lo cual implicaba la
hacienda o propiedad que alguien había heredado de sus ascendientes, represen-
tando por tanto, al conjunto de activos y pasivos que componían al valor con el que
contaban las propiedades de una persona (Muñoz, 2010).
Empleándolo a los tiempos actuales, el patrimonio representa el “… conjunto

de medios, bienes y recursos destinados a satisfacer necesidades y relaciones de
quien es su dueño o titular” (Namorado, 1999, pág. 23). En el caso particular del
Estado, de acuerdo a diversas disposiciones contenidas en el Código Civil Federal
(2013), las organizaciones públicas cuentan con atribuciones que le permiten reser-
varse algunos bienes que forman parte de su patrimonio por considerarlos de utili-
dad, específicamente aquellos que poseen propiedades muebles e inmuebles du-
rante el tiempo que fueran destinados a dar soporte para la realización de sus fun-
ciones. A partir de dichas propiedades, se pueden denotar las diferencias que exis-
ten entre los bienes económicos inmuebles y aquellos que son muebles.
Por un lado, los bienes inmuebles son aquellos “… que no pueden transpor-
tarse de un sitio a otro, sin destruir su forma o su sustancia y aquellos que prestan
su utilidad en el mismo lugar” (Valverde, 1938, pág. 25). Su concepción está aso-
ciada con la fijeza del bien el cual no puede ser desplazado sin ser alterado en su
constitución (Bonnecase, 2010).
4
Dentro de la Universidad Veracruzana (UV), los inmuebles patrimoniales que
señala en su artículo 4 del Reglamento para el Control Patrimonial, son:
… los terrenos, predios, solares, fincas, jardines, edificios, casas, obras de infraes-
tructura, construcciones y todo aquello que esté unido a un inmueble en forma fija, de
tal manera que no pueda separarse sin deterioro del mismo o del objeto a él adherido,
así como aquellos que lo son por su naturaleza y por determinación de la Ley
(Universidad Veracruzana, 2013-04).
Por otro, la concepción de los bienes muebles radica en su misma naturaleza,

es decir, pueden cambiarse de un lugar a otro sin ser deteriorados o modificados y
tienen la capacidad de prestar su utilidad en cualquier lugar en el que se encuentren.
Este concepto caracteriza a los bienes cuyo movimiento físico es posible sin ningún
riesgo de alterar su composición o constitución corpórea (Muñoz, 2010).
Retomando el artículo previamente citado, los muebles patrimoniales de la

UV se definen como:
… los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro ya se muevan por sí mismos,
o por efecto de una fuerza exterior… entre otros, las patentes, marcas y derechos de
autor; la producción artística, literaria, científica y tecnológica; los productos químicos,
biológicos y agropecuarios; los activos biológicos; el mobiliario y equipo; los vehículos
automotores, así como las donaciones de derechos y donaciones en especie
De la última definición se derivan distintos tipos de bienes muebles económi-

cos, tales como los insumos para la producción y/o servicios, diversas clases de
mobiliario y equipo, maquinaria, herramientas diversas, etcétera; además, de
acuerdo a la legislación federal, la instituciones públicas se someten a considerar
como bienes muebles algunos recursos intangibles, tales como obligaciones, dere-
chos de autor, marcas, patentes y acciones que tienen por objeto cosas muebles o
inmuebles tal y como se señala desde el artículo 754 hasta el 759 del Código Civil
Federal (Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2013).
1.1.2.Definiendo a los bienes muebles patrimoniales
Una vez revisados algunos de los elementos que fundamentan la conceptualización

y clasificación de los denominados bienes económicos, se particulariza en aquellos
5
que pueden ser trasladados sin alterar su composición y que se denominan mue-
bles, presentando a manera de cierre para el tema una definición propia.
Así, un bien mueble patrimonial se define en este trabajo como: un activo

físico que posee derechos de propiedad mueble, mayores a un año de duración y
funcionalidad. Independientemente de su valor económico, representa una inver-
sión con respecto a la producción y/o a la prestación de servicios, dentro y fuera de
los bienes inmuebles –tales como edificios e infraestructura– propios a la organiza-
ción, en los cuales radican sus localizaciones físicas.
Hasta aquí, se han analizado algunos conceptos relacionados con los bienes
muebles a fin de consolidar una definición propia. En los siguientes apartados se
abordan otros dos temas de importante relevancia que servirán de soporte para el
objeto de estudio y, a su vez, para el diseño de la propuesta: el proceso administra-
tivo y los componentes genéricos que integran a un sistema de control interno.
1.2.Fundamentos de administración
La administración o gestión se refiere al “… proceso en virtud del cual se manejan

una variedad de recursos esenciales con el fin de alcanzar los objetivos de una
organización” (Gil, 2014, pág. 1). Para su funcionamiento, la gestión se lleva a través
de un proceso cíclico en el cual se evidencia la interacción de las funciones admi-
nistrativas así como la secuencia de las mismas, el cual inicia con la planeación y
concluye con el control como función retroalimentadora (García, 2008).
1.2.1.El proceso administrativo
Dependiendo de las distintas percepciones existentes en el campo del conocimiento

administrativo a las cuales se intente recurrir para identificar las fases que compo-
nen al proceso administrativo, no es ajeno que algunas veces se consideren activi-
dades u otras funciones como fases complementarias del mismo, tales como: coor-
dinación, previsión y programación, entre otras. Sin embargo, para los fines de este
trabajo únicamente se incluyen las cuatro funciones más mencionadas por el argot
administrativo: planeación, organización, dirección y control.
6
Por tanto, se hace una sinopsis por cada una de las fases o elementos que
componen a dicho proceso:
 Planeación. Se le conoce como la primera función del proceso administrativo.

Su importancia radica en sentar las bases de los resultados que se esperan a
futuro, determinando las condiciones que se deben tomar en cuenta al momento
de implementar el resto de las funciones del proceso administrativo: organiza-
ción, dirección y control (Robbins & Coutler, 2010). Además, implica la definición
de objetivos y el esfuerzo coordinado para alcanzarlos a través de un proceso
reflexivo y formal realizado por los integrantes de la organización, quienes se
deben comprometer con la propuesta y llevar a cabo las estrategias definidas
para desarrollarse y crecer en el contexto futuro.
 Organización. Proporciona los elementos técnicos, financieros, sociales y ma-

teriales pronosticados para el funcionamiento de un ente social (Fayol, 2000).
Organizar implica determinar las tareas por realizar, quiénes las llevarán a cabo,
cómo se agruparán, quién le reporta a quién y dónde se tomarán las decisiones
(Robbins & Coutler, 2010). En resumen, es el establecimiento de la estructura
técnica que debe existir para que se den las funciones, relaciones, niveles y
actividades que implican integrar todo tipo de recursos con que cuenta un orga-
nismo a fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los objetivos, metas y ac-
ciones establecidos con antelación.
 Dirección. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor

del cumplimiento de las metas organizacionales (Koontz & Weihrich, 1998).
Vista como una función, la dirección es la forma en la que se logra guiar y orien-
tar al personal con base en las diversas cualidades personales de los respon-
sables: liderazgo, motivación y comunicación (Hernández, 2006). Por tanto, se
puede señalar que esta función busca conducir el talento, el esfuerzo y la cola-
boración de las personas para conseguir el logro de los resultados esperados,
es decir, influir sobre su desempeño y coordinar su esfuerzo individual y de
equipo en beneficio tanto personal como colectivo, respectivamente, dentro y
fuera de la organización.
7
 Control. Verifica que todo suceda de acuerdo al plan, por lo que coteja el
desempeño real con el estándar deseado. Dicho de otra forma, es la compara-
ción de los resultados contra lo proyectado con el propósito de detectar fallas,
errores y desviaciones que aseguren el establecimiento de las medidas correc-
tivas óptimas; por lo cual, debe haber una evaluación –ver Figura 1– que permita
conocer si las cosas marchan según lo planeado a través de un proceso de
seguimiento, comparación y corrección (Robbins & Coutler, 2010).
Figura 1. Proceso básico del control administrativo
Se determinan los Se analiza y Se identifican las

objetivos, planes y compara lo desviaciones de lo
estándares de alcanzado con lo inicialmente
medición esperado esperado
Se informa y
elaboran acciones
correctivas
Fuente: Elaboración propia.
Es en esta última fase del proceso administrativo donde radica un tipo de

control abocado a la adopción de medidas internas, las cuales tienen como intención
generar instrumentos tendientes a salvaguardar la integridad del patrimonio y, al
mismo tiempo, ayudar a la administración a dar cumplimiento y continuidad a los
objetivos y metas que han sido trazados previamente por una entidad pública.
1.3.El control interno dentro de las organizaciones públicas
Según Muñoz C. (2002), el control interno comprende el establecimiento de los me-

canismos y estándares de control distintos y complementarios a los ya adoptados
por una organización, con el fin de ayudarse a sí misma en la administración ade-
cuada de sus recursos para mejorar en el cumplimiento del objetivo institucional.
Con base en esta definición, se pueden establecer los siguientes objetivos

como premisas que sostienen la necesidad de aplicar este tipo de control:
8
a) Formar un dispositivo de seguridad y protección de sus activos y/o bienes.
b) Promover la confiabilidad, oportunidad y veracidad de sus registros conta-
bles, así como de la emisión de su información financiera.
c) Incrementar la eficiencia y la eficacia en el desarrollo de sus operaciones.
d) Hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos en sus actividades.
e) Implantar métodos, técnicas y procedimientos innovadores que permitan
desarrollar adecuadamente sus actividades, tareas y funciones.
Para conseguir los objetivos señalados, se requiere que la organización iden-

tifique sus funciones y/o unidades e integre cinco componentes implícitos dentro de
sus procesos de gestión.
1.3.1.Componentes del control interno
Desde 1992, el informe emitido por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de

la Comisión Treadway (por sus siglas en inglés COSO: Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission) estructura de forma práctica al control
interno en cinco componentes, mismos que son habitualmente representados –ver
Figura 2– en el llamado Cubo del COSO (Barquero, 2013).
Figura 2. Relación entre funciones, unidades, objetivos y componentes relativos al control interno
Supervisión
Unidades
Funciones
Información y comunicación
Actividades de control
Evaluación de los riesgos
Entorno de control
Fuente: Elaboración propia a partir de la revisión del COSO (2015).
Basado en el análisis de la firma Coopers & Lybrand (1997), se enuncian así:
9
1. Entorno de control: Aquí se aporta la estructura y la disciplina como influencia
directa en el nivel de concientización de los responsables e involucrados respecto
al control interno. Entre los factores que lo constituyen se encuentran los valores,
las capacidades, los conocimientos, el estilo de liderazgo, la manera en que se
organiza el trabajo, entre otros.
2. Evaluación de los riesgos: La atención que le dan los responsables a los obje-
tivos inherentes al control interno les permite identificar, analizar y tratar las con-
tingencias que se pueden presentar en cualquier momento para una institución.
3. Actividades de control: Deben establecerse y ejecutarse las políticas y los pro-

cedimientos más adecuados que ayuden a la organización a conseguir un grado
de salvaguarda óptimo en función de las problemáticas latentes.
4. Información y comunicación: Las actividades en el rubro propio al control in-

terno exigen contar con sistemas de información y comunicación que le permitan
a los responsables de las instituciones captar e intercambiar todo tipo de reportes
requeridos con el propósito de desarrollar y gestionar todas sus operaciones de
manera eficaz y eficiente.
5. Supervisión: Todo los procesos han de ser supervisados, implementando de

manera paulatina y prudente los mecanismos innovadores desarrollados con los
preceptos relativos al control interno. Dependiendo de las circunstancias, la or-
ganización puede reaccionar ágilmente ante toda clase de riesgos presentables.
Los vínculos existentes entre ellos, dan pie a contemplar al control interno
como un proceso iterativo y multidireccional en el cual cada componente influye
directamente en el desenvolvimiento de otros. No obstante, la presencia y/o ausen-
cia de datos convertidos en reportes oportunos y precisos –acordes a los requeri-
mientos que pueden surgir de las funciones o en la operatividad cotidiana– es de-
terminante para que un mecanismo de control interno tenga éxito en su implemen-
tación. Por ello, a continuación se establecen los conceptos, elementos y taxono-
mías determinadas a la temática de los Sistemas de Información Administrativos,
los cuales sirven de soporte a las autoridades en la toma de decisiones.
10
1.4.Los sistemas de información administrativos (SIA)
Todas las empresas, sean privadas, públicas, de participación estatal, paraestatales

o mixtas, deben contar con mecanismos adecuados de control que les permitan
llevar su gestión con eficiencia y eficacia. Concretamente, es en el control interno
donde los SIA emergen como un instrumento de apoyo que almacena, ordena, cla-
sifica y suministra de significancia a los datos por medio de reportes e informes para
brindar un apoyo argumental a las autoridades en la toma de decisiones dentro de
una institución (Metcalfe & Richards, 1987).
Para reforzar el tema previamente expuesto, se despliega una revisión gene-

ral de los elementos básicos, tipologías y componentes tecnológicos que estructu-
ran a un SIA. Asimismo, se contempla un modelo en serie que será adaptado para
orientar el análisis y el diseño de un sistema de información de control interno que
brinde soporte a la gestión de los bienes muebles patrimoniales.
1.4.1.Elementos que conforman a un SIA
De origen, Stair & Reynolds (2000) señalan a un sistema como un conjunto de com-
ponentes interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar datos e informa-
ción y para disponer de una retroalimentación útil en el cumplimiento de un objetivo.
Desde un enfoque organizacional, Cohen & Asín (2005) los conceptualizan

como un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una organización por medio de cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de la información. Mientras que Laudon &
Laudon (2008) los definen técnicamente como un conjunto de elementos interrela-
cionados que recolectan, recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información
para la toma de decisiones.
Uniendo lo que distingue a cada una de las definiciones anteriores, un SIA

es considerado un instrumento de control interno que se compone –ver Figura 3–
de: insumos, procesos y salidas de información, acompañados de una retroalimen-
tación, para apoyar a la toma de decisiones en cualquier nivel o actividad que pre-
cise a una organización pública.
11
Figura 3. Esquema básico de un sistema de información administrativo
Entradas Procesos Salidas
Retroalimentación
A continuación se menciona cada uno de los componentes que lo integran:
 Entradas. En el contexto administrativo, se refieren a los datos que alimentan a

un sistema y que representan realidades concretas en su estado primario, los
cuales pueden ir desde el nombre de un empleado y la cantidad de horas traba-
jadas por él en una semana, hasta los números de un inventario físico de bienes
muebles (Stair & Reynolds, 2000). Pueden ser proporcionados en forma directa
por el usuario o provenir de otros sistemas. También, pueden originarse de los
resultados de las operaciones internas y externas a la organización. Su impor-
tancia radica en que son la materia prima –datos– que será procesada para ge-
nerar la información que permita la toma de decisiones. En el argot de sistemas
se dice: basura entra, basura sale.
 Procesos. Convierten los datos en información significativa. Es decir, transfor-

man entradas en salidas, de las cuales, las segundas son diferentes en su forma
de las primeras. Dicho cambio, se lleva a cabo a través de subprocesos que se
ajustan a determinados métodos, cálculos y a una secuencia de operaciones
preestablecida cuya finalidad es lograr la conversión de los datos. Cabe destacar
que el definir y organizar relaciones entre los datos genera información (Laudon
& Laudon, 2008).
 Salidas. Es el resultado de los procesos realizados por un sistema, los cuales

transfieren la información procesada a las personas o a las actividades para las
que se utilizará. En algunos casos, las salidas de un sistema pueden ser los in-
sumos de otros. Las unidades de salida por excelencia pueden ir desde la interfaz
12
humana, generada por las paqueterías de cómputo, hasta los informes impresos
(Cohen & Asín, 2005).
 Retroalimentación. Evalúa los resultados –salidas– a través del cumplimiento

de los objetivos del sistema y del análisis del entorno con el interés de ajustar,
modificar o corregir la etapa que sea necesaria, ya sea en la identificación, cap-
tura y recolección de los insumos de entrada o en la forma de llevar a cabo los
procesos, e incluso en el diseño de los reportes de información. La retroalimen-
tación representa, en sí misma, un mecanismo de control para el mismo SIA
(Kendall & Kendall, 2005).
A pesar de que estos elementos son fáciles de explorar para la doctrina ad-
ministrativa, en la práctica resulta más complejo ubicar y diferenciar unos de otros.
Por ello, se abordará una clasificación de los SIA desde la óptica organizacional.
1.4.2.Tipología básica de los SIA
Para generalizar el contexto que rodea a los SIA, algunos autores recomiendan en-
tender los alcances de estos para enfrentarse al cambio dentro de las instituciones
mediante la identificación de sus dimensiones: primero, el enfoque jerárquico de la
organización en los niveles estratégico, funcional y operativo; segundo, el enfoque
humano como factor determinante en la toma de decisiones y, tercero, el enfoque
tecnológico: software y hardware (Laudon & Laudon, 2008). Sin embargo, en esta
propuesta se revisará primeramente a la dimensión organizacional y enseguida a
las consideraciones tecnológicas; mientras que el factor humano será considerado
como parte de las recomendaciones ante una posible implementación de la misma.
Primeramente, en este apartado se realizará una breve revisión de cada tipo

de SIA, clasificado por el nivel jerárquico que ocupa dentro de la organización:
1. Estratégicos. Son sistemas que trabajan con plazos largos para acometer la di-
fícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro
(Piattini, Calvo-Manzano, Cervera, & Fernández, 2000). Proporcionan informa-
ción para la toma de decisiones sobre situaciones particulares, buscando lograr
13
ventajas que los competidores no poseen, tales como liderazgo en costos y ser-
vicios diferenciados con clientes y proveedores. La información que generan se
vuelve conocimiento a través de análisis, extrapolaciones, pronósticos y proyec-
ciones para planear con un grado de certidumbre y confiabilidad aceptados
(Baca, Acosta, & Solares, 2012). Además, apoyan a la dirección a diferenciar sus
servicios y, al mismo tiempo, a encontrar ventajas competitivas a través de Sis-
temas Particulares de Administración de la Relación con Clientes (CRM: Custo-
mer Relationship Management) y Sistemas de Administración de las Cadenas de
Suministros (SCM: Supply Chain Management).
2. Gerencial o de apoyo a las decisiones. Su propósito recae en descubrir algo

nuevo en los datos, actuando sobre información resumida y descriptiva obtenida
previamente de los sistemas de procesamiento de datos o transaccionales,
misma que servirá para sustentar la toma de decisiones al llevar a cabo el pro-
ceso administrativo. Este tipo de sistemas se puede clasificar de acuerdo con
Cohen & Asín (2005) en: Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS:
Decision Support Systems), Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones de
Grupo (GDSS: Group Decisión Support Systems), Sistemas de Información para
Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems) y Sistemas Expertos de Apoyo
a la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decision Support Systems).
3. Operativos o transaccionales. Dentro de este nivel organizacional se incluye el

procesamiento de las actividades rutinarias que se realizan dentro de las organi-
zaciones. Estos sistemas manejan grandes volúmenes de datos para poder rea-
lizar sus procesos y generan, como resultado, cantidades interminables de infor-
mación (Baca et al., 2012). En la práctica suele identificárseles como Sistemas
de Programación para Oficinas (SPO: System Program Office). Originalmente, la
presente propuesta cabrá dentro de esta tipología a razón de que el sistema a
desarrollarse servirá como un mecanismo de control interno, en el cual se podrá
almacenar, ampliar y actualizar constantemente la información de cada uno de
los bienes muebles que conforman el patrimonio de una institución pública.
En el siguiente tópico se analizan las tecnologías que determinan a un SIA.
14
1.4.3.Dimensión tecnológica para el funcionamiento de un SIA
Al día de hoy, tanto el uso como el perfeccionamiento de un SIA tiene su fundamento

en la ampliación y en el avance del conocimiento computacional dentro del rubro de
las TIC: Tecnologías de la Información y Comunicación. Por ello, se pueden identi-
ficar diversos elementos conceptuales relativos a esta dimensión, mismos que se
describen en los siguientes apartados:
 Hardware. Es el equipamiento físico, corpóreo, tangible y visible al ojo humano,

con el que cuenta una computadora para llevar a cabo el procesamiento de la
información. Como hardware se puede distinguir desde la Unidad Central de
Procesos (CPU: Central Processing Unit), mismo que se desempeña como el
cerebro de la máquina, pasando por la memoria interna (ROM: Read Only Me-
mory y RAM: Random Access Memory) y por la memoria externa (discos duros,
discos flexibles, cintas magnéticas, memorias USB: Universal Serial Bus, etcé-
tera) o de almacenamiento secundario, hasta los periféricos de entrada –tecla-
dos, ratones, escáneres, etcétera– y salida –monitores, pantallas, impresoras,
altavoces, etcétera– pasando por los dispositivos de comunicación, como los
módems o las tarjetas de comunicación (Gómez & Suárez, 2010).
 Software. Son las instrucciones, ejecutadas por programas, que deben dise-
ñarse para que una computadora ejecute uno o varios procesos. De ellos, se
pueden reconocer tres tipos: primero, los de base, de los cuales se desprenden
los operativos, controladores de dispositivo y herramientas de diagnóstico y op-
timización; segundo, los de programación, tales como editores de texto, compi-
ladores y depuradores; y tercero, los de aplicación, específicamente la ofimá-
tica, de diseño gráfico y multimedia, de control, etcétera (Gallego, 2010).
 Bases de datos. Es un depósito donde se destinan los datos, con redundancia

controlada y con una estructura que refleja las interrelaciones y restricciones
existentes (De Miguel & Piattini, 1993). Dicho de otra forma, es el lugar donde
se almacenan los datos que atienden las necesidades particulares de los usua-
rios de los sistemas. Los gestores más conocidos y extendidos para el manejo
15
de las bases de datos son: Access y SQL Server de Microsoft, DB2 de IBM,
dBase, FileMaker, Paradox, Informix, Sybase, Oracle, entre otros (Gómez &
Suárez, 2010). De los anteriores, el gestor elegido para el desarrollo de la pro-
puesta del SIA será Microsoft Access en su versión 2013, debido a su sencillez
y a su fácil manejo para el diseño de estructuras, relaciones, consultas, interfa-
ces y reportes relativos a la mejora del control interno de bienes muebles.
 TIC: Tecnologías de la Información y Comunicación. Se refiere a todas

aquellas innovaciones que facilitan el desarrollo y el mantenimiento de los SIA
(Oz, 2008). En dichas tecnologías, la información y la comunicación se conciben
como dos universos que conviven para el mismo fin, pues lo primero hace refe-
rencia a la digitalización de contenidos y lo segundo se ve representado por los
equipos que diseminan la información. Cabe señalar que éstas recaen, de ma-
nera intangible, en software de red –sistemas operativos, protocolos de comu-
nicación, redes de datos, internet, etcétera– y, de forma tangible, en hardware
especializado –telefonía, fibra óptica, ruteadores, concentradores, módems, en-
tre otros– para el cumplimiento de las tareas (Cohen & Asín, 2005).
De lo anterior, destaca la necesidad de que las organizaciones públicas se

apoyen en los avances del ámbito tecnológico a fin de propiciar las condiciones
adecuadas para la investigación y el desarrollo de un SIA, mismo que coadyuve
como mecanismo de control interno para sus actividades y/o procesos.
1.4.4.Ciclo de vida de un SIA
Para el desarrollo un sistema, dentro de cualquier tipo de organización, Laudon &

Laudon (2008) proponen una metodología en cascada que lleva por nombre Ciclo
de Vida (denominado por su abreviatura anglosajona como SDLC: Systems Deve-
lopment Life Cycle), la cual se divide en etapas y subetapas formales, a modo con-
secutivo y en serie. La importancia de esta metodología –ver Tabla 1– radica prin-
cipalmente en su cobertura, que inicia con la identificación del problema y termina
con el uso del sistema. En otras palabras, representa los dos estados por los que
un sistema puede transitar: el desarrollo y el mantenimiento (Fernández, 2006).
16
Tabla 1. Comparación de las etapas del ciclo de vida según diversos autores
A. Ziya Aktas James A. Senn Keneth E. Kendall Cohen & Asín

1) Identificación de pro-
blemas, oportunida-
1) Investigación des y objetivos
1) Planeación 1) Factibilidad
preliminar 2) Determinación de re-
querimientos de infor-
mación
2) Determinación
3) Análisis de las necesi-
2) Análisis de requerimien- 2) Análisis
dades del sistema
tos del sistema
3) Diseño del sis-

tema 4) Diseño del sistema re-
4) Desarrollo del comendado 3) Diseño
3) Diseño
software 5) Desarrollo y documen- 4) Programación
5) Prueba de los tación del software
sistemas
6) Implantación y 6) Prueba y manteni-
4) Implantación 5) Pruebas
evaluación miento del sistema
7) Implantación y evalua- 6) Implantación
5) Mantenimiento
ción del sistema 7) Operación
Fuente: Elaborado a partir de la revisión de García (2013).
En los siguientes puntos se señalan y describen brevemente cada una de las

fases genéricas por las que debe pasar el desarrollo de un SIA, a partir del esquema
genérico del SDLC propuesto por Aktas (1987):
1. Planeación. Define el conjunto de tareas coordinadas en el tiempo que dan

inicio al proyecto de creación de los sistemas y que prevén su desarrollo. Su
proceso reside en investigar y reconocer la situación actual, fijar los objetivos
del SIA, identificar las restricciones y los requerimientos, así como las carac-
terísticas que lo identificarán. El resultado del proceso es la determinación de
los estudios de factibilidad operativa, técnica y económica (Oz, 2008).
2. Análisis. Estudia la situación y las condiciones de un sistema ya existente con

el propósito de diseñar uno que sea sustituto o nuevo, descomponiéndolo en
las partes que lo conforman. Específicamente, aquí se determinan los reque-
rimientos de los usuarios, se pronostican los recursos que serán necesarios y
17
se estima el tiempo en que será desarrollado, considerando su ámbito, entorno
y alcance, además de la información, funciones e interfaces que se requerirán
(Sánchez, Chalmeta, Coltell, Monfort, & Campos, 2003).
3. Diseño. Fundamenta el modelado que tendrá el SIA. En concreto, define el

formato físico de los datos que el sistema va a manejar y almacenar, la arqui-
tectura del software, cómo van a estar conectados los diferentes programas y
módulos, los procedimientos y las interfaces que se implementaran para el
contacto con los usuarios o con otros sistemas (Sánchez et al., 2003).
4. Implantación. Consiste en la puesta en marcha del sistema y de todas las

implicaciones que representa dicha implantación como son: fechas de inicio o
de arranque, nuevos procedimientos o cualquier desviación de etapas previas
con la finalidad de corregirlas. Por tanto, durante esta fase se llevarán a cabo
las acciones necesarias para la capacitación a usuarios, la migración del sis-
tema con la ayuda de las nuevas tecnologías y la evaluación del mismo. Su
objetivo es probar todos los módulos de forma conjunta, su interconexión y la
completitud del mismo que propicien operarlo de forma correcta (Oz, 2008).
5. Mantenimiento. Implica la conservación, el funcionamiento o mejora del SIA

una vez puesto en marcha. Dicho de otra manera, facilita la conservación o la
mejora de un sistema de información a través de la depuración y/o actualiza-
ción de sus elementos, mismos que le permitan hacer frente a los cambios
presentados en sus procesos, entorno legal, nuevos estándares técnicos, en-
tre otros. En esta fase se pueden presentar tres clases diferentes de manteni-
miento: el normal, requerido por el usuario para que el sistema realice nuevas
funciones, y el emergente, aquel que surge por posibles problemas derivados
del hardware o del software (Gómez & Suárez, 2010).
A razón de las implicaciones que conllevará la presente propuesta de control

interno para los bienes muebles patrimoniales de una entidad pública, los esfuerzos
se enfocaran en las fases que proponen Aktas (1987) y Kendall & Kendall (2005),
adaptando las que se refirieren a la planeación, al estudio de necesidades y al di-
seño técnico, según lo establecido en la metodología SDLC.
18
Como consecuencia de lo anterior, la propuesta quedará estructurada –ver
Figura 4– de la siguiente forma: por un lado, la fase de análisis incluye, primero, la
revisión de los procesos actuales de gestión, y segundo, la identificación de los re-
querimientos de información por medio de la técnica de Proveedores-Entradas-Pro-
cesos-Salidas-Usuarios (PEPSU); por otro, la fase de diseño del sistema integra la
fijación de objetivos, el establecimiento y la interrelación de módulos, la creación de
interfaces y, finaliza, con la elaboración de salidas en forma de reportes.
Figura 4. Adaptación de las fases de planeación, análisis y diseño para la propuesta del sistema
Delimitación del
sitio de estudio
Fijación de
objetivos
Investigación Revisión de la
contextual gestión actual
Establecimiento
Procesos de módulos y sus
susceptibles de relaciones
ser mejorados
Análisis Diseño
Reconocimiento
del sistema de Creación de
información actual interfaces
Estudio de Identificación
necesidades PEPSU
Elaboración de
reportes
Requerimientos
de información
percibidos
Una vez conclusa la revisión teórica y conceptual que implica a los bienes
muebles, al control interno y a los sistemas de información administrativos, se da
comienzo a la investigación que involucra al contexto donde será aplicada la meto-
dología adaptada del SDLC a fin de delimitar el marco situacional, mismo que per-
mitirá ejecutar el análisis de necesidades de información y el diseño relativo a los
módulos que darán funcionamiento a la propuesta del sistema que coadyuve al con-
trol interno de los bienes muebles patrimoniales con que cuenta una entidad pública.
19
Capítulo 2. Los medios audiovisuales en la
Universidad Veracruzana
Con fundamento en lo anterior, se inicia la investigación contextual para la pro-

puesta del sistema a través de la identificación de los elementos que delimitan al
Departamento de Medios Audiovisuales de la Universidad Veracruzana, el cual de-
pende de la Dirección de Medios de Comunicación y ésta, a su vez, se supedita a
las directrices que emanan de la Dirección General de Comunicación Universitaria.
2.1.Universidad Veracruzana (UV)
A casi siete décadas de su creación, la Universidad Veracruzana (UV) se ha con-

vertido en la principal Institución de Educación Superior en el Estado de Veracruz.
Su creación recoge los antecedentes de la educación superior en el estado al ha-
cerse cargo de las escuelas oficiales artísticas, profesionales, especiales y de estu-
dios superiores existentes en 1944. Lo que nace de un pequeño grupo de escuelas
y facultades, es ahora una universidad grande y compleja, con presencia en vein-
tiocho municipios a lo largo del territorio veracruzano, entre los que destacan: Xa-
lapa, Veracruz, Boca del Río, Orizaba, Córdoba. Río Blanco, Amatlán, Nogales, Ca-
merino Z. Mendoza, Poza Rica, Tuxpan, Minatitlán, Coatzacoalcos y Acayucan.
Su reconversión hacia un Sistema Universitario Estatal, hoy en día, es una

realidad académica y administrativa con cinco campus integrados en las siguientes
regiones: Xalapa, Veracruz, Coatzacoalcos-Minatitlán, Orizaba-Córdoba y Poza
Rica-Tuxpan. Además, en años recientes, se atiende la demanda de educación su-
perior en zonas rurales e indígenas de alta marginación mediante la creación de la
Universidad Veracruzana Intercultural, instalada en cuatro sedes: Huasteca en Ix-
huatlán de Madero, Totonacapan en Espinal, Grandes Montañas en Tequila, y Sel-
vas en Huazuntlán (Guevara, 2014).
En los últimos veinte años, al igual que otras Instituciones de Educación Su-
perior (IES) del país, la UV tuvo que enfrentar otros retos, tales como las condicio-
nes cambiantes de su entorno social, económico y político, así como la competencia
20
internacional y la escasez de financiamiento, razones suficientes para que esta casa
de estudios replanteara su forma de organización académica. Por ello, a partir de
1997, el Gobierno del Estado de Veracruz le otorgó autonomía de gestión para al-
canzar un nuevo estatus social y jurídico que le permitió atender las nuevas condi-
ciones en la demanda educativa estatal y regional (Guevara, 2014).
No obstante, es hasta finales de la primera década del siglo veintiuno, espe-

cíficamente en el año 2008, que la institución se fortaleció mediante la elaboración
de su propio Plan General de Desarrollo 2025. A través de este documento, la UV
trazó sus rumbos de acción a seguir durante los dieciséis años siguientes, entre los
que sobresalen formar:
… una universidad líder, generadora de conocimiento para su distribución social; una
institución autónoma, orgullosamente pública, promotora de la cultura democrática y
de los valores del humanismo; comprometida con el desarrollo sostenible regional y
local, con una visión de respeto al medio ambiente, al cuidado de la salud de sus
miembros, a la diversidad cultural; meticulosa y transparente en sus procesos de ges-
tión, que garantiza la calidad de sus servicios y busca la excelencia (Universidad
Veracruzana, 2008).
Lo anteriormente expuesto le exige a la institución diversificar los campos

abordados, en el número de áreas de formación que ofrece, en la cantidad y en la
calidad de sus programas académicos y los relacionados con las actividades de
investigación científica y tecnológica, extensión universitaria, creación y difusión de
la cultura. Lo anterior, fue y sigue siendo la base de la ideología con la cual se rige
la UV desde su fundación.
2.1.1.Filosofía institucional
Distinta a otras IES en la región, esta casa de estudios nació con una identidad
humanista, la cual –animada por un espíritu de justicia social– asumió el compro-
miso de ser partícipe de los beneficios de la educación, de la cultura nacional y
universal en todos los sectores de la sociedad (Guevara, 2014).
Actualmente, la UV trabaja desde hace más de diecisiete años bajo el para-

digma de la planeación estratégica, lo cual eminentemente le exige sentar las bases
para el despliegue de sus estrategias generales por medio de la enunciación de su
21
misión presente, de la mano de una visión compartida a futuro (Universidad
Veracruzana, 2008).
Así, en el Programa de Trabajo Estratégico 2013-2017 (Universidad

Veracruzana, 2015-01) se describe la misión y visión de la institución:
Misión: La Universidad Veracruzana es una institución pública autónoma, cuyas fun-
ciones sustantivas son la docencia, la investigación, la difusión y creación de la cultura
y la extensión de los servicios universitarios; mismas que deben cumplirse con cali-
dad, pertinencia, equidad, ética y en vinculación permanente con los diferentes sec-
tores sociales que generen y distribuyan conocimientos para el desarrollo equitativo
y sostenible (pág. 43).
Visión: En el 2017 la UV será una de las IES públicas con más alto reconocimiento
regional, nacional y latinoamericano por la calidad con que cumple sus fines y realiza
sus funciones sustantivas (pág. 45).
Aparte de la misión y visión, la UV cultiva los siguientes valores:

… honestidad, compromiso, responsabilidad, eficacia, eficiencia, disciplina, ética, ins-
titucionalidad, liderazgo, lealtad, confianza, transparencia, trabajo en equipo, integri-
dad, respeto, vocación de servicio, armonía, objetividad, sustentabilidad, equidad de
género y profesionalismo (Universidad Veracruzana, 2014-01).
La filosofía institucional previamente expuesta, rige y es de aplicación general

para todas las dependencias, unidades, facultades e institutos adscritos a la máxima
casa de estudios del estado de Veracruz.
2.1.2.Organización general
Una de las situaciones más complejas al interior de la institución sucede en el ám-

bito organizacional. Para la década de 1980, la UV había consolidado su regionali-
zación con la aprobación de nuevos planes y programas de estudio, igualmente con
la disminución de la expansión y el crecimiento de las entidades académicas y de
investigación, las cuales al día de hoy conforman su base inmueble patrimonial:
En el campus Xalapa funcionan 32 facultades, 20 institutos, 10 centros de investiga-
ción, un Centro de Iniciación Musical Infantil, un Centro de Idiomas, un Departamento
de Lenguas Extranjeras, tres Centros de Autoacceso, tres talleres Libres de Arte, una
Escuela para Estudiantes Extranjeros, un Laboratorio de Alta Tecnología, una Unidad
de Servicios de Apoyo a la Resolución Analítica, un Hospital Escuela y una Unidad
de Servicios Bibliotecarios y de Información (USBI). En Veracruz, 13 facultades, 4
institutos y cuatro centros de investigación, un Centro de Iniciación Musical Infantil,
un Centro de Idiomas, dos Centros de Autoacceso, un Taller Libre de Arte y una USBI.
22
En Orizaba-Córdoba, 8 facultades, dos centros de Idiomas, dos Centros de Autoac-
ceso. En Poza Rica-Tuxpan, 13 facultades, un Centro de Idiomas, dos Centro de Au-
toacceso, dos Talleres Libres de Arte y una USBI. Y en Coatzacoalcos–Minatitlán, 8
facultades, una Escuela de Enfermería, un centro de investigación, un Centro de Idio-
mas, dos Centros de Autoacceso y dos USBI (Guevara, 2014).
Para el manejo de lo previamente descrito, la UV cuenta –ver Figura 5– con

una estructura organizacional de escala jerárquica lineo-funcional:
Figura 5. Organigrama general de la UV
Consejo General
Universitario
Defensoría de los
Junta de
Derechos
Gobierno
Universitarios
Contraloría
Rectoría
General
Coordinación
Oficina del Abogado
Universitaria de
General
Transparencia
Coordinación
Dirección General de
Universitaria de
Comunicación
Observatorios
Universitaria
Metropolitanos
Coordinación
Universitaria para la
Difusión Cultural
Sustentabilidad
Museo de
Relaciones
Antropología
Internacionales
Secretaría de
Secretaría Secretaría de la
Administración y
Académica Rectoría
Finanzas
Fuente: Elaboración propia a partir de la revisión de Universidad Veracruzana (2013-03).
Primero, todo se desprende del Consejo General Universitario, el cual tiene

como unidades de soporte a la Defensoría de los Derechos Universitarios, y a la
Junta de Gobierno que al mismo tiempo incluye a la Contraloría General.
23
Segundo, se encuentra la Rectoría, de la cual se desprende –desde su Ad-
ministración Central– la Secretaría de la Rectoría, la Secretaría de Administración y
Finanzas (SAF), y la Secretaría Académica (SA) misma que se apoya del Consejo
Regional Xalapa; de manera descentralizada y auxiliándose de Consejos Universi-
tarios Regionales, tiene bajo su responsabilidad a las Vicerrectorías, las cuales
cuentan con una SA y SAF regionales.
Tercero, la misma Rectoría se ve asistida por varias dependencias de apoyo,

entre las cuales sobresale la Dirección General de Comunicación Universitaria, la
cual agrupa diversos departamentos a través de su Dirección de Medios de Comu-
nicación, entre los que se encuentra el Departamento de Medios Audiovisuales, de-
pendencia de interés para este trabajo ya que es el sitio al cual se orientó la pro-
puesta avocada a dar control interno a sus bienes muebles patrimoniales mediante
la implementación de un sistema de información distinto y complementario.
2.2.Dirección General de Comunicación Universitaria
De manera institucional, las dependencias que conforman a la UV se deben supe-

ditar a las disposiciones de la Ley de Autonomía, la Ley Orgánica, el Estatuto Ge-
neral y a los reglamentos derivados, los cuales vinculan a la UV y a la educación
que ésta imparte con la sociedad, atendiendo a las nuevas tendencias y condiciones
de desarrollo a nivel nacional e internacional (Universidad Veracruzana, 2013-02).
Atendiendo a lo anterior, de acuerdo al artículo 48 del Estatuto General, la

Dirección General de Comunicación Universitaria (DGCU) es la dependencia de la
UV responsable de planear, diseñar, proponer, dirigir, controlar y evaluar las políti-
cas de imagen institucional, comunicación periodística, estratégica y publicitaria,
que servirán de base para propagar y transmitir los objetivos y actividades de la
institución a través de los distintos instrumentos de comunicación existentes
Con la finalidad de lograr dicho funcionamiento, en el artículo 51 del mismo

estatuto, se señalan las siguientes atribuciones con que cuenta su titular, mismas
que se remiten al manejo de la comunicación dentro y fuera de la universidad:
24
I. Acordar con el Rector los asuntos de su competencia;
II. Coordinar sus actividades con el Secretario de la Rectoría y el Director General
de Difusión Cultural, en el ámbito de su competencia;
III. Planificar, diseñar, proponer, dirigir y controlar las políticas de imagen institucio-
nal, comunicación periodística, estratégica y publicitaria;
IV. Lograr mayor presencia del quehacer de la Universidad en la sociedad, a través
de la Radio y Televisión universitarias;
V. Planear, dirigir, controlar y evaluar las actividades de las dependencias a su
cargo;
VI. Gestionar espacios que permitan emitir programas, haciendo uso de las nuevas
tecnologías que faciliten un espacio virtual de comunicación;
VII. Asesorar a las entidades académicas y dependencias de la Universidad en el
diseño de estrategias de imagen institucional, periodística y publicitaria;
VIII. Recabar de las dependencias y entidades académicas de la Universidad, para
su difusión interna y externa, la información necesaria sobre los principales pro-
gramas, proyectos y acciones que desarrolla la institución;
IX. Establecer los criterios de planeación, dirección y coordinación que eleven la
calidad en el diseño, edición, producción y programación de los materiales im-
presos, videográficos, cinematográficos, radiofónicos, digitales y todos aquellos
que hagan uso de las tecnologías de la información y la comunicación, de corte
cultural, artístico, científico, tecnológico, humanístico, deportivo, de vinculación y
extensión universitaria;
X. Determinar los medios, canales, instrumentos, vías y frecuencia para la realiza-
ción de las acciones de imagen institucional, periodística y publicitaria;
XI. Diseñar y establecer mecanismos alternos de autofinanciamiento con institucio-
nes difusoras del arte, la ciencia, la tecnología, las humanidades, el deporte, la
vinculación y la extensión universitaria, o mediante la prestación de servicios edi-
toriales impresos, videográficos, cinematográficos, radiofónicos y televisivos, así
como intercambios dirigidos a los distintos sectores sociales;
XII. Promover el intercambio de material editorial impreso, digital, videográfico, cine-
matográfico, radiofónico o aquél que haga uso de las tecnologías de la informa-
ción y la comunicación, con otros organismos y universidades del país y del ex-
tranjero;
XIII. Realizar todas aquellas actividades necesarias y convenientes para el logro de
los objetivos de la dependencia (Universidad Veracruzana, 2014-02, págs. 26-
27).
Al mismo tiempo, para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, esta
dirección cuenta con una misión y visión de trabajo propias, las cuales guardan de
forma tácita los preceptos que incluye la filosofía institucional.
Por una parte, su misión indica:

La… DGCU… será la instancia de socialización que permite enterar con eficiencia a
la comunidad universitaria y a la sociedad en general, de los logros y desafíos que
enfrenta la máxima casa de estudios del estado de Veracruz (Universidad
Veracruzana, 2014-03).
25
Por otra, su visión expone:
La DGCU informará y orientará a la opinión pública; será la herramienta estratégica
que permitirá socializar la información generada por la institución entre la comunidad
universitaria y la sociedad en general…
… consolidará una política de comunicación flexible, adaptable en términos de cober-

tura, dirigida con veracidad a destinatarios y creíble por su contenido y su forma.
Será ejemplo de relación profesional con los medios de comunicación; los aprove-
chará con toda responsabilidad como espacios de información y formación de univer-
sitarios comprometidos plenamente en las esferas de actividad académica y cientí-
fica; será impulsora de valores colectivos que fortalezcan la convivencia y el compro-
miso por una institución con credibilidad frente a la comunidad universitaria y a la
sociedad (Universidad Veracruzana, 2014-04).
Tomando como base la filosofía anterior y remitiéndose a lo convenido en la

sesión ordinaria del Consejo General Universitario celebrada el 21 de febrero de
2011, la estructura de la DGCU se transformó de manera fundamental, operativa y
administrativa a fin de estar en posibilidades de ampliar su cobertura y atender de
una manera más eficiente a la comunidad universitaria y a la sociedad en general.
Como muestra de esos cambios, aparece una figura fundamental dentro de la es-
tructura medular de este órgano universitario: la Dirección de Medios de Comunica-
ción (Universidad Veracruzana, 2011).
2.3.Dirección de Medios Comunicación
Parte esencial de la difusión que ha tenido la UV en los años recientes, se debe al

desempeño de la Dirección General de Comunicación Universitaria (DGCU), la cual,
a través de la Dirección de Medios de Comunicación (DMC), ha agrupado diversos
departamentos ya existentes como el de Diseño e Imagen Institucional, Prensa (Pe-
riódico ‘El Universo’ y la Gaceta Universitaria), RadioUV, Cinematografía y Medios
Audiovisuales, con la finalidad de dar cobertura y difundir eventos relativos a la ac-
tuación y resultados de la universidad.
Conforme al artículo 52 del estatuto universitario, la DMC es la dependencia

donde la DGCU delega su autoridad para ejecutar y supervisar las políticas de co-
26
municación periodística, radiofónica, televisiva, cinematográfica, publicitaria, de di-
seño e imagen institucional, a través de los distintos medios –ver Figura 6– e instru-
mentos de comunicación (Universidad Veracruzana, 2014-02).
Figura 6. Organigrama actual del área de comunicación de la UV
Comunicación
Universitaria
Dirección de Medios de
Comunicación
Coordinación de
Diseño e Imagen
Institucional
Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de
Medios
Prensa RadioUV Cinematografía
Audiovisuales
Recurriendo como un soporte a las atribuciones con que cuenta el titular de

la DGCU, según el artículo 53 de dicho estatuto, la persona al mando de los medios
de comunicación universitarios tiene las siguientes facultades:
a) Acordar con el Director General de Comunicación Universitaria los asuntos de
su competencia;
b) Ejecutar y supervisar las políticas institucionales de comunicación definidas por
la Dirección General de Comunicación Universitaria;
c) Coordinar y ejecutar el diseño de campañas de imagen institucional, comunica-
ción periodística y publicitaria, a través de los distintos medios de comunicación;
d) Lograr mayor presencia del quehacer de las regiones universitarias de la Univer-
sidad en la sociedad, a través de la Radio y Televisión universitarias;
e) Realizar los productos de diseño, imagen, informativos, periodísticos y de difu-
sión, a través de los medios de comunicación;
f) Impulsar, promover y fortalecer, a través del uso de las tecnologías de la infor-
mación y comunicación, la producción periodística, radiofónica y audiovisual;
g) Establecer y mantener las alianzas necesarias con los distintos medios de co-
municación locales, estatales, nacionales e internacionales; y
h) Las demás que señale la legislación universitaria (Universidad Veracruzana,
2014-02, págs. 27-29).
27
Con el propósito de hacer cumplir las funciones previamente descritas, res-
paldada por la DGCU, la DMC tiene a su cargo a las dependencias señaladas en el
organigrama anterior. Concretamente, debido a las contingencias y oportunidades
que han surgido como resultado de la globalización, el área de comunicación hoy
en día contempla a la televisión como un activo estratégico para el logro de los
objetivos plasmados en el Plan General de Desarrollo 2025 (Universidad
Veracruzana, 2008) y en el Programa de Trabajo Estratégico 2013-2017
(Universidad Veracruzana, 2015-01). Por ello, es a través del Departamento de Me-
dios Audiovisuales de la UV que la DMC concentra una amplia diversidad de recur-
sos para cubrir, producir, transmitir, grabar y editar el audio y el video necesarios
para difundir las acciones universitarias, dentro y fuera de la institución.
2.4.Departamento de Medios Audiovisuales (DMA)
El Departamento de Medios Audiovisuales (DMA) data sus inicios en el año de 1979

al ser creado el primer Departamento Audiovisual, el cual se avocó en realizar las
proyecciones audiovisuales para los informes rectorales y eventos de relevancia.
Siete años más tarde, la universidad decide ingresar al área de televisión

convirtiéndolo en el Departamento de Televisión Universitaria, dependiendo direc-
tamente de la Dirección de Difusión Cultural (Universidad Veracruzana, 2014-06).
Al mismo tiempo, a partir de una restructuración que tuvo el canal público estatal de
televisión ‘CuatroMás’, el Gobierno del Estado de Veracruz y la UV suscribieron –
en el año de 1987– un convenio para coproducir y transmitir programas de televisión
(Burillo, 2002); paralelamente, este departamento quedó adscrito a la Dirección de
Comunicación Social (DCS), antecesora de la DGCU.
Posteriormente, en el año 1991, dicho departamento adhiere sus funciones

junto con las actividades fílmicas dentro de la Coordinación General de Cinemato-
grafía y Televisión Universitaria (Burillo, 2002); de manera consecutiva, en 1992, el
programa ‘Sábados en la Ciencia’ pasa a formar parte de la Dirección de Extensión
Universitaria (Universidad Veracruzana, 1993). Un año después, la coordinación
28
mencionada se desagrupa y tanto televisión como cinematografía se vuelven enti-
dades espaciadas dentro de la DCS, agrupadas con otros medios de comunicación.
Enseguida, en 1994, se crea provisionalmente la Coordinación de Medios

Audiovisuales, concentrando las actividades de televisión con las de radio. A los dos
años siguientes, está coordinación se disuelve quedando nuevamente radio y tele-
visión como departamentos operativos, separados y adscritos nuevamente dentro
de la DCS (Burillo, 2002).
En mayo de 2006, tanto radio como televisión regresan a una renovada Di-
rección General de Difusión Cultural, pasando de ser departamentos a la categoría
de coordinaciones con el objeto de producir programas de divulgación del conoci-
miento como actividad principal. Dado lo anterior, la ahora denominada Coordina-
ción de Medios Audiovisuales (CMA) se orientó primordialmente a promover la pro-
ducción de materiales afines para las tareas docentes de extensión, investigación y
divulgación del quehacer científico, formación, capacitación y asesoría técnica
Así, beneficiándose de la coyuntura que representaban en aquellos años las

TIC, desde el 11 de septiembre de 2006, la CMA comenzó a transmitir vía internet
el canal ‘Televisión Universitaria’, con programación continúa de televisión y video
durante doce horas diarias. Asimismo, en noviembre de 2008, inició transmisiones
un canal alterno denominado ‘TeleUV Académico’, en el cual se mostraban congre-
sos, conferencias y/o simposios, en vivo o diferidos. Además, en septiembre de
2009, la CMA logró transmitir cinco horas diarias de programación diversa a través
del canal 5 de la compañía MegaCable; de esta manera, la UV llegó a contar con
tres señales distintas los siete días de la semana (Universidad Veracruzana, 2009).
Actualmente, sólo existe la transmisión por internet designada como TeleUV.
Por lo anteriormente expuesto, se puede afirmar que los medios audiovisua-

les operaron en la UV durante más de treinta años sin un esquema claramente de-
finido y su labor se limitaba a dar a conocer las actividades cotidianas realizadas
por las autoridades universitarias y, ocasionalmente, la cobertura de eventos de ca-
rácter artístico o científico (Universidad Veracruzana, 2009).
29
Sin embargo, el 14 de marzo de 2011, la CMA migra una vez más a la rees-
tructurada DGCU, regresando a la categoría que tenía antes de 2006, pero ahora
bajo un esquema más integrador y operativo. Por lo cual, al día de hoy se le reco-
noce como el DMA de la UV, adscrito a la DGCU, bajo las órdenes directas de la
DMC, con facultad administrativa y presupuestal para cubrir acciones más allá de lo
que indica el quehacer televisivo universitario.
2.4.1.Objetivos operacionales
El DMA representa, desde su creación, un soporte a las actividades sustantivas de

la UV, así como a la comunidad que emana de la misma. Dichas actividades y ser-
vicios comprenden el registro de las actividades rectorales, de los eventos institu-
cionales más importantes: consejos universitarios, congresos, coloquios, conferen-
cias magistrales, etcétera, además de apoyar a la comunidad universitaria con pro-
ducciones audiovisuales, así como con asesoría sobre la realización de los mismos.
Con la clave programática 33101, correspondiente a la Difusión de Acciones

Universitarias, y con el código 11918, que la identifica como una dependencia de la
UV, cuenta con la autonomía para definir objetivos y metas dentro de un Programa
Operativo Anual, así como de ponderar las partidas presupuestales que su adminis-
tración considere necesarias a fin de ejecutar las acciones por alcanzar, esto, en
concordancia con el techo presupuestal asignado cada año por la SAF, a través de
la evaluación efectuada por la Dirección de Planeación Institucional, y controlada
por la Dirección de Recursos Financieros mediante la Dirección de Presupuestos.
Así, para el ejercicio 2015, el DMA debe alcanzar el siguiente objetivo central:
Brindar a la comunidad universitaria servicios audiovisuales y de televisión en materia
de información, soporte, consultoría y creación de productos originales orientados a
la difusión y promoción de las funciones sustantivas de la Universidad Veracruzana
Para ello, esta dependencia cuenta con los siguientes objetivos específicos:
a) Ofrecer una señal de televisión institucional en streaming mediante el portal
web de la Universidad Veracruzana.
b) Promover la producción del Departamento de Medios Audiovisuales (TeleUV)
en medios de comunicación institucionales.
30
c) Brindar apoyo en materia de soporte y consultoría audiovisual a entidades
universitarias que así lo requieran.
d) Realizar producciones de televisión y video originales de metraje variado.
e) Efectuar la modernización del acervo videográfico del departamento de me-
dios audiovisuales.
f) Contar con elementos de apoyo que permitan atender casos de riesgo en la
coordinación de acciones para resguardar la integridad física de la comunidad
universitaria (Universidad Veracruzana, 2015-02).
De los objetivos citados, destaca aquel que se refiere a la realización de pro-

ducciones originales. Actualmente, por medio del canal TeleUV, se transmiten los
programas de Voz Propia y Más Allá de la Danza; además, se han venido desarro-
llando los contenidos propios a la serie Más Allá de la Ciencia y al documental con-
memorativo a los Cuarenta Años del Ballet Folclórico de la UV, así como la copro-
ducción del programa Corazón de Tierra con la Facultad de Ciencias Agrónomas.
Para llevar a cabo los preceptos operativos revisados y la realización de los

contenidos audiovisuales propios a las producciones originales, el DMA debe orga-
nizar sus distintas actividades mediante la distribución eficiente de todos los recur-
sos y bienes patrimoniales que le han sido previamente otorgados.
2.4.2.Estructura organizacional
Desde siempre, el departamento ha sido ubicado dentro de la ciudad de Xalapa de

Enríquez, Veracruz, debido a su estrecha relación con las Direcciones ya mencio-
nadas. Sus instalaciones administrativas y operativas se han montado de forma im-
provisada dentro de dos inmuebles de la UV: primero en la calle Nicolás Bravo
No.11, en el centro de la ciudad, después en Lomas del Estadio S/N dentro del
Edificio ‘C’ de Rectoría, y desde 1995 en la calle de Adalberto Tejeda No. 73, es-
quina con la calle Cempoala, colonia Modelo, código postal 91040.
De manera interna, el DMA se compone primordialmente de una estructura

operativa –ver Figura 7– encabezada por la Jefatura, la cual funge como máxima
autoridad. En un segundo nivel se encuentra el área de Recursos Técnicos, que
incluye a los Programadores, Camarógrafos, Director de Cámara y Operador de
Switcher; al mismo nivel, se tiene el área de Producción, integrada por Productores,
31
Editores y Pos-Productores, así como un área de Videoteca, integrada por un En-
cargado y los Operadores responsables de la conversión y digitalización de los con-
tenidos audiovisuales generados tanto por la producción original, como por los di-
versos apoyos brindados a la comunidad universitaria en el ámbito audiovisual.
Figura 7. Organigrama del Departamento de Medios Audiovisuales
Departamento de
Medios Audiovisuales
Recursos Técnicos Producción Videoteca Administración
Mención aparte merece el área reservada para la Administración, la cual se

constituye por un Encargado de la misma, quien tiene a su cargo distintos tipos
personal, entre los cuales se encuentran los Auxiliares de Oficina, Vigilantes, Con-
ductores de Equipo Terrestre e Intendentes de Limpieza.
Tal cual se puede observar, el sistema de producción adoptado por el depar-

tamento no difiere de los que tradicionalmente son usados en otras televisoras y
productoras independientes, motivo que exige contar con su personal especializado
en diversas disciplinas de la comunicación audiovisual y, a su vez, tener su mobilia-
rio y equipo de televisión en condiciones óptimas, mismos que deberán supeditarse
ante procesos normativos que permitan su salvaguarda y preservación.
Hasta el momento, en este apartado se han definido a los elementos del con-
texto organizacional que identifican al DMA como una dependencia pública avocada
a las actividades audiovisuales que requiere la UV. Es a razón de lo anteriormente
expuesto que surge, por parte de la Administración de dicho departamento, la idea
de dar soporte a sus actividades de gestión relativas al control interno de sus bienes
muebles a través de un mecanismo distinto y complementario al Sistema Integral
de Información Universitaria, mismo que a continuación es abordado mediante la
observación directa de sus procesos de control patrimonial y del estudio de necesi-
dades de información que requieren los usuarios de dichos procesos.
32
Capítulo 3. Análisis del control de los bienes
muebles patrimoniales en el DMA de la UV
Una vez determinados los fundamentos teóricos y delimitado el contexto de aplica-

ción de la presente propuesta, en este apartado se da continuidad a la investigación
preliminar identificando aquellos elementos que rigen al control patrimonial de los
bienes muebles en la UV, efectuando un análisis del módulo del sistema con el que
actualmente se da soporte a dichos bienes, para culminar con la determinación de
necesidades de información específicas por parte de los responsables del DMA.
3.1.Los bienes muebles y su control patrimonial dentro de la UV
A partir de que el financiamiento de los bienes patrimoniales de la UV ha sido otor-

gado y vigilado todo el tiempo por la administración pública, se hace primordial para
su control reconocer la presencia de las distintas leyes y normas en la materia. Por
un lado, a nivel estatal, ha sido publicada por el poder legislativo la Ley de Adquisi-
ciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Es-
tado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Por otro, a nivel federal, existe la Ley Ge-
neral de Bienes Nacionales y Ley General de Contabilidad Gubernamental, ambas
expedidas por el H. Congreso de la Unión.
De acuerdo con el Capítulo II de dicha ley federal contable, todos los bienes
patrimoniales adquiridos por las distintas dependencias públicas en México deben
ser registrados y clasificados contablemente como activos fijos, mismos que serán
utilizados para la prestación de un servicio por un período igual o mayor a un año
(Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2008); en otras palabras, son
activos de larga duración que sirven para llevar a cabo las actividades de una insti-
tución pública, los cuales pueden abarcar tanto a los bienes inmuebles, naturales o
construidos, como a los bienes muebles, tangibles e intangibles (Brock & Palmer,
1987). De igual forma, los bienes requeridos –ver Tabla 2– para el funcionamiento
académico y administrativo de la UV son considerados como activos fijos
33
Tabla 2. Bienes patrimoniales de la UV considerados como activos fijos
Activo fijo Forma Ejemplos

Natural Terrenos, predios, solares, fincas, jardines, etc.
Inmueble
Construcción Edificios, casas, obras de infraestructura, instalaciones, etc.
Mobiliario y equipo, vehículos automotores, maquinaria, herramien-
Tangible tas diversas, activos biológicos, donaciones en especie, etc. Ade-
más de la producción artística, literaria, científica y tecnológica.
Mueble
Marcas, diseños, patentes, derechos de autor, donaciones en de-
Intangible rechos, etc. Además de la producción artística, literaria, científica y
tecnológica de forma inmaterial.
Fuente: Elaboración propia revisando a Brock & Palmer (1987) y Universidad Veracruzana (2013-01).
Tomando de referencia ambas conceptualizaciones, se han reconocido y, a

su vez, clasificado –ver Anexo I– una gran diversidad de bienes en forma de activos
fijos que forman parte del patrimonio de esta casa de estudios. A fin de darles un
tratamiento adecuado se cuenta con un Reglamento en Materia de Registro Patri-
monial de los Servidores de la Universidad Veracruzana, mismo que establece to-
das las medidas, a nivel institucional, para su control.
Así, fundamentada en la legislación revisada y a través de su Secretaría de

Administración y Finanzas, la UV comenzó a regularse a sí misma mediante la crea-
ción de un Departamento de Control de Inventarios (DCI), el cual condujo durante
varios años las actividades administrativas y de armonización contable con respecto
al manejo de sus activos. Sin embargo, los cambios actualmente experimentados
dentro de la institución han implicado mayores desafíos para el control de sus bie-
nes. Por lo cual, a partir de 2012, la dependencia fue elevada a un nivel de dirección,
a fin de implementar un modelo de gestión que reestructurara los procesos admi-
nistrativos acordes a las necesidades actuales de registro, reasignación de valores
y resguardo de su patrimonio (Universidad Veracruzana, 2013-04).
Según el artículo 223 del Estatuto General de la UV (2014-02), la Dirección

de Control Patrimonial (DCP) es “… la dependencia responsable de formular y pro-
poner políticas y procedimientos en materia de bienes muebles, mobiliario y equipo,
así como de dirigir, coordinar y evaluar el control integral de los bienes muebles,
inmuebles y derechos patrimoniales…” (págs. 82-83). Además, en el artículo 6 del
reglamento interno en materia patrimonial (Universidad Veracruzana, 2013-04) se
34
dice que la misma “…establecerá las políticas y los lineamientos de aplicación ge-
neral, para el registro, afectación, disposición final, baja y enajenación por venta o
donación de los bienes muebles e inmuebles patrimonio de la Universidad Veracru-
zana” (pág. 9).
A continuación, se muestran los procedimientos de control requeridos por la

DCP para la gestión de los bienes muebles dentro de las dependencias de la UV:
 Adhesión de etiquetas de código de barras y envío de resguardos. Rela-

ciona las propiedades físicas de un bien mueble adquirido por la UV con respecto
a la información de su custodia y localización vigente. Esto se oficializa –ver
Figura 8– fijando un identificador al bien, y a su vez emitiendo, sellando, y en-
viando a la DCP un resguardo rubricado por sus responsables y por su usuario
donde se señale su ubicación actual (Universidad Veracruzana, 2014-07).
Figura 8. Diagrama del proceso de adhesión de etiquetas de código de barras y envío de resguardos
Inicio
Recibe oficio con

etiquetas
Emite resguardo y
válida
No
¿Coincide? Notifica a la DCP
Sí
Firma, sella y
envía resguardo
Fin
35
 Solicitud de registro de bienes muebles. Consiste en requerir autorización a
la DCP para concentrar –ver Figura 9– el mobiliario y equipo cedido en donación,
los activos biológicos y las obras artísticas como parte del patrimonio de la UV.
De acuerdo a la valuación de sus características físicas, se determina el valor
de mercado de cada uno y son registrados como activos fijos para llevar a cabo
su custodia y control pormenorizado dentro de las dependencias que conforman
a la institución (Universidad Veracruzana, 2014-08).
Figura 9. Diagrama del proceso de solicitud de registro de otros bienes muebles
Inicio Inicio
Determina bienes Determina activos

que han sido biológicos u obras
cedidos en de arte, según
donación corresponda
Elabora acta Requisita

administrativa de formatos, según
donación corresponda
Envía formatos
Envía acta con oficio a la
administrativa DCP
No Realiza
No Realiza
¿Procede? modificaciones
señaladas
señaladas
Sí
Sí
Recibe oficio con
Verifica el registro formatos (sólo se
del bien en su etiquetan obras de
inventario arte)
Remitirse al
Fin trámite de
adhesión de
etiquetas y envío
de resguardo
Fin
36
 LFI: Levantamiento físico del inventario. Verifica la existencia y el estado fí-
sico –ver Figura 10– de los bienes muebles con el propósito de conciliarlos con
aquellos que han sido registrados y adscritos a las dependencias (Universidad
Veracruzana, 2014-09). Cada año, este proceso se modifica y normaliza en fun-
ción de las necesidades de información que se presenten para la institución.
Figura 10. Diagrama del proceso de levantamiento físico del inventario de bienes muebles
Inicio
Recibe circular del

LFI
Realiza el LFI y su
conciliación
Escribe los
resultados en el
formato de
respuesta al LFI
Envía formato y
documentos de
soporte a la DCP
No Realiza
señaladas
Sí
Verifica
actualización de
su inventario
Fin
Asimismo, se existen dos procesos que permiten traspasar de una depen-

dencia a otra los activos físicos o dar fin al resguardo y custodia de los bienes mue-
bles que forman parte del patrimonio de la UV.
37
 Transferencias. Se da cuando existe el consentimiento y la autorización de los
responsables para poder traspasar –ver Figura 11– los bienes muebles asigna-
dos y resguardados de una entidad académica o dependencia a otra
(Universidad Veracruzana, 2014-10). Este proceso permite obtener un inventario
de bienes actualizado, lo cual genera información confiable, oportuna y veraz del
patrimonio con que cuenta la UV.
Figura 11. Diagrama del proceso de transferencia de mobiliario y equipo
Inicio
Determina los
bienes a transferir
Emite reporte de
transferencia y
recaba firma de
autorización
Envía reporte a la
DCP
Verifica que los

bienes estén
descargados del
inventario
Se transfiere el
bien con nuevas
etiquetas de
código de barras
Emite resguardo y
adhiere etiquetas
de código de
barras
Firmar, sellar y
enviar resguardo
Fin
38
 Baja de bienes. Dictamen efectuado por la DCP para retirar –ver Figura 12–
aquellos bienes muebles inservibles y obsoletos, a solicitud expresa de las de-
pendencias de la UV, con la intención de evitar su hacinamiento y promover la
optimización de los espacios físicos dentro de las instalaciones universitarias.
Toda vez que han sido desincorporados del patrimonio de la institución, dichos
activos fijos pueden ser legalmente enajenados mediante un proceso de venta
denominado subasta pública, o en su defecto donados a otras instituciones pú-
blicas y/o de asistencia social (Universidad Veracruzana, 2014-11).
Figura 12. Diagrama del proceso de baja de mobiliario y equipo
Inicio
Determina si es
transferencia o
baja
Emitir reporte de
baja y recaba
firma de
autorización
Enviar reporte de
baja a la DCP
La DCP autoriza
la baja y notifica y
al almacén de
bajas
Asistir al almacén
de bajas para
entregar el bien
mueble y reporte
Verifica que el
mobiliario y equipo
este descargado
del inventario
Fin
39
Para dar soporte a dichos procesos de control, la DCP pone a disposición del
DMA, y de las demás dependencias universitarias, la información almacenada de
sus bienes inmuebles y muebles a través de un módulo exclusivo para su registro y
manejo dentro del subsistema de recursos financieros, perteneciente al Sistema In-
tegral de Información Universitaria, mismo que se analiza en el siguiente apartado.
3.2.Módulo de activo fijo del subsistema de finanzas de la UV
Inicialmente, el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) surge dentro de

la UV como un integrador –ver Figura 13– de los subsistemas de Recursos Huma-
nos, Administración Escolar, Recursos Financieros, entre otros, con el propósito de
sistematizar los procesos, métodos y procedimientos de las funciones académicas
y administrativas mediante la automatización del uso, aprovechamiento y presenta-
ción de la información universitaria en apoyo a la toma de decisiones para sus usua-
rios en los distintos niveles organizacionales de la UV.
Figura 13. Subsistemas que conforman al SIIU
Administración
Recursos Escolar Recursos
Humanos Financieros
Portal de
Otros Módulos Servicios
Fuente: Elaboración propia. El manejador para la base de datos que conforma al SIIU es Oracle.
De los anteriores, destaca el Subsistema de Recursos Financieros por com-

pilar la información contable, presupuestal y financiera que permite, tanto a usuarios
directivos como a usuarios administrativos, contar con datos estratégicos para pla-
near y evaluar los procesos de gestión administrativa y financiera. Sus principales
módulos son: libro mayor y operaciones financieras, compras y adquisiciones, cuen-
tas por pagar, cuentas por cobrar, presupuesto, entre otros.
40
En materia patrimonial, el subsistema previamente citado cuenta con un Mó-
dulo de Activos Fijos que tiene como objetivo primordial incorporar dentro del SIIU
las propiedades de los diversos bienes con que cuenta la institución, los cuales po-
drán ser explorados y aprovechados en distintas interfaces y reportes que apoyen
a los procesos de control administrativo que son requeridos para todas las depen-
dencias que integran a la UV por parte de la DCP.
3.2.1.Formas para la consulta, registro y actualización de la información
Al desarrollar un sistema, es de vital importancia identificar y definir aquellos campos

que faciliten la captura de los datos requeridos para su funcionamiento. Original-
mente, el Módulo de Activo Fijo cuenta con una forma denominada Maestra de Con-
sulta, la cual le permite a la DCP almacenar los datos –ver Tabla 3– propios de cada
bien mueble patrimonial adquirido o adjudicado por la institución.
Tabla 3. Datos contenidos en la maestra de consulta de activos fijos del SIIU
Campo Descripción
Etiqueta permanente Número de inventario (etiqueta de código de barras).
Etiqueta original Proporcionada por el sistema.
Descripción Nombre del bien.
Fecha de adquisición Fecha de registro del bien.
Condición Estado de los bienes de acuerdo al catálogo.
Marca Marca del bien.
Modelo Modelo del bien.
Fabricante Datos de origen del bien.
Serie Número que identifica el bien.
Proveedor Clave y nombre del proveedor a quien se adquirió el bien.
Pedido Clave del pedido con el que se solicitó el bien.
Factura Clave del folio con el que fue pagado el bien.
Dependencia Clave de la organización a la que está asignado el bien.
Ubicación Espacio dentro de la dependencia donde se encuentra el bien.
Fondo Indica el recurso con que se adquirió el bien.
Cuenta Clave y nombre de la cuenta de gasto.
Cuentas de activo Clave y nombre de la cuenta de registro del bien.
Costo Importe original del bien.
Total Costo ajustado.
Por cuestiones de seguridad, los usuarios administrativos del SIIU no tienen

acceso para el registro primario y/o modificación de la información de los bienes
muebles. Sin embargo, la DCP ofrece la posibilidad de ejecutar búsquedas precisas
41
de dichos bienes –ver Figura 14– mediante la Consulta de Etiquetas de Inventario
de Activo Fijo.
Figura 14. Búsqueda de inventario de activo fijo por etiqueta permanente
Fuente: Obtenido del Sistema de Información Integral Universitaria. Donde ID es a número de personal UV.
De los campos señalados destaca la etiqueta permanente, misma que asocia

a la descripción, a la marca del fabricante, al modelo y, en su caso, al número de
serie, como aquellos elementos fijos a los que se deben recurrir para dar cabal aten-
ción a los procesos básicos de control expedidos por la DCP y otras autoridades
universitarias. Como complemento de lo anterior, es posible visualizar en dicha con-
sulta otro tipo de datos que se remiten al proveedor del bien, al financiamiento con
el cual se adquirió y a su capitalización contable.
42
No obstante, a pesar de ser identificables con las características previamente almacenadas, esta clase de
bienes suele presentar cambios constantes tanto en su localización física como en los usuarios que son responsables
de su custodia. A razón de lo anterior y para dar continuidad a los procesos de control referidos, se ha identificado en
el presente modulo –ver Figura 15– la Forma de Transferencia de Ubicación, la cual tiene como finalidad posibilitar el
registro y la actualización de dichas variaciones detectadas en el rango de la dependencia.
Figura 15. Forma de transferencia de ubicación interna
Fuente: Obtenido del Sistema de Información Integral Universitaria. Donde CDC es a catálogo de cuentas.
43
Además de éstas, existe –ver Figura 16– una Forma de Resultado del Levantamiento físico del Inventario de
Bienes Muebles, la cual concretamente da soporte documental a dicha revisión. Como se ha tratado anteriormente,
este tipo de verificaciones suele adaptar sus disposiciones y criterios de búsqueda en función de las necesidades de
información que requiera o le sea requerida a la institución por parte de las autoridades revisoras en la materia.
Figura 16. Forma de resultado del levantamiento físico del inventario de bienes muebles
Fuente: Obtenido del Sistema de Información Integral Universitaria.
44
El módulo analizado, aparte de contar con las formas señaladas, posibilita la
emisión de algunos reportes que dan soporte a dichos procesos de control.
3.2.2.Reportes de bienes muebles de activo fijo
Primeramente, como resultado del registro y actualización de la información, se en-

cuentra –ver Figura 17– el resguardo individual de cada bien mueble custodiado.
Figura 17. Resguardo de mobiliario y equipo
Fuente: Obtenido del Sistema de Información Integral Universitaria, el cual puede generarse en diversas exten-
siones digitales tales como el Formato de Documento Portable (PDF: Portable Document Format), Valores Se-
parados por Comas (CSV: Comma Separated Values), entre otros.
45
Para apoyar en las conciliaciones físicas y contables, existe –ver Figura 18– un listado pormenorizado de bienes
muebles de acuerdo a la ubicación o status en el que actualmente se encuentran registrados.
Figura 18. Inventario por dependencia con cortes por ubicación
Fuente: Obtenido del Sistema de Información Integral Universitaria, el cual puede generarse en diversas extensiones digitales tales como el Formato de
Documento Portable (PDF: Portable Document Format), Valores Separados por Comas (CSV: Comma Separated Values), entre otros.
46
Una vez registrada dicha conciliación en su forma específica, se puede derivar de la misma un informe –ver
Figura 19– que permita notificar a la DCP sobre la situación que guarda el patrimonio de la UV en cada dependencia.
Figura 19. Resultado del levantamiento físico del inventario de bienes muebles semestral
Fuente: Obtenido del Sistema de Información Integral Universitaria, el cual puede generarse en diversas extensiones digitales tales como el Formato de
Documento Portable (PDF: Portable Document Format), Valores Separados por Comas (CSV: Comma Separated Values), entre otros.
47
Además de los anteriores, existe un reporte –ver Figura 20– que concentra
el valor total de los bienes muebles de activo fijo dentro de una dependencia, agru-
pados por partidas de inversión, mismas que reflejan la integración del capital con-
table de la institución.
Figura 20. Resumen de bienes de activo fijo por partida
Fuente: Obtenido del Sistema de Información Integral Universitaria, el cual puede generarse en diversas exten-
siones digitales tales como el Formato de Documento Portable (PDF: Portable Document Format), Valores Se-
parados por Comas (CSV: Comma Separated Values), entre otros.
Con lo previamente expuesto, la DCP ha dado soporte a los procesos de

control patrimonial de los bienes muebles dentro de las dependencias que integran
a la UV durante más de quince años. Sin embargo, la complejidad que representa
el manejo de las formas y la emisión especifica de la información a través del módulo
previamente analizado, aunando la necesidad de cumplir con las disposiciones nor-
mativas y legales expedidas por otras autoridades universitarias en la materia, ha
motivado a que algunas dependencias, particularmente en el DMA, generen sus
propios mecanismos e instrumentos alternativos de control interno que les permitan
registrar, actualizar y emitir información complementaria y distinta relativa a estos
activos de una manera más eficaz y eficiente.
48
3.3.Identificación de proveedores, entradas, procesos, salidas y usuarios
Como ya se puntualizó, el control de los bienes de activo fijo de la UV es conducida

hoy en día por la DCP, dependiente directa de la Secretaría de Administración y
Finanzas (SAF). Sin embargo, es importante considerar la presencia de otros entes
que cuentan con atribuciones para requerir información relacionada a los bienes
muebles patrimoniales de cualquier dependencia.
A razón de ello, se efectuará un análisis que involucre a los proveedores,

entradas, procesos, salidas y usuarios (PEPSU) de los datos e información que
constantemente se genera a partir de dos tratamientos de control que se han iden-
tificado para el manejo los bienes muebles adscritos al DMA.
Por un lado, los bienes muebles que solicita revisar la DCP son aquellos que
han sido registrados en el SIIU con un costo o valor unitario sea igual o mayor a los
treinta y cinco días de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz, según el
artículo 8 del Reglamento para el Control Patrimonial (Universidad Veracruzana,
2013-04), los cuales serán catalogados e identificados como parte del Control de
Activos Físicos Mayores de la UV. Aquí, se puede observar la interacción –ver Tabla
4– que tiene el DMA con los procesos establecidos para llevar a cabo dicho control:
Tabla 4. PEPSU del control de activos físicos mayores de la UV
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuario

Orden de compra
Dirección de
Factura fiscal de la
Recursos Mate- Registro de bie- Resguardo de mo-
compra del bien DMA de la UV
riales UV nes muebles biliario y equipo
Orden de pago
DCP de la UV
Acta de donación
Resultado del le-
Etiqueta perma- Conciliación del
vantamiento físico
DMA de la UV nente de cada bien inventario de DCP de la UV
del inventario de
mueble bienes muebles
bienes muebles
DCP de la UV
Etiqueta perma- Transferencia Reporte de solicitud
DMA de la UV nente de cada bien de bienes mue- de movimientos de Dependencia
mueble bles activo fijo que recibe el
bien mueble
DCP de la UV
Etiqueta perma- Reporte de solicitud
Baja de bienes Almacén de
DMA de la UV nente de cada bien de movimientos de
muebles Bajas de la
mueble activo fijo
DCP de la UV
49
Por otro, extendiendo las disposiciones del artículo citado, los bienes mue-
bles que solicita revisar la Contraloría General (CG) y la OAG son aquellos cuyo
costo o valor unitario es inferior a los treinta y cinco días de salario mínimo vigente
en el Estado de Veracruz, mismos que serán reconocidos y clasificados como parte
del Control de Activos Físicos Menores de la UV. Para llevar a cabo dicho control,
se obtienen –ver Tabla 5– las entradas y salidas de sus procesos internos a través
del levantamiento físico de aquellos bienes que han sido registrados contablemente,
los cuales afectan las asignaciones presupuestadas dentro del Programa Operativo
Anual (POA) de las dependencias (Universidad Veracruzana, 2014-13).
Tabla 5. PEPSU del control de activos físicos menores de la UV
Proveedor Entrada Proceso Salida Usuario

Cotización autori-
Dirección de zada Relación de control in- DCP de la UV
Recursos Ma- Registro interno para bienes
Orden de pago terno de bie- CG de la UV
teriales UV
nes muebles Resguardo interno para
Factura fiscal de OAG de la UV
DMA de la UV bienes muebles
la compra del bien
Conciliación DCP de la UV
Etiqueta de con- Resultado manual del
del inventario
DMA de la UV trol interno para levantamiento físico del CG de la UV
de bienes
cada bien mueble inventario de bienes
muebles OAG de la UV
Etiqueta de con- Transferencia Reporte manual de soli- Dependencia
DMA de la UV trol interno para de bienes citud de movimientos de que recibe el
cada bien mueble muebles bienes muebles bien mueble
DCP de la UV
Etiqueta de con- Reporte manual de soli-
Baja de bie- Almacén de
DMA de la UV trol interno para citud de movimientos de
nes muebles Bajas de la
cada bien mueble bienes muebles
DCP de la UV
Ahondando en este tipo de control, tal como lo muestran los elementos y

componentes disgregados de su análisis, el manejo que involucra a esta clase de
bienes ha sido llevado a cabo por la administración del DMA con procedimientos
análogos a los que se utilizan dentro del Control Administrativo de la UV. No obs-
tante, debido a que dichos procesos se han ido perfeccionando de forma tácita en
función de las necesidades, hasta el día de hoy éstos no han sido formalizados.
Es así como, de los análisis PEPSU previamente expuestos, se distinguen –

ver Figura 21– dos tipos de control requeridos al DMA para solventar las solicitudes
de información derivadas de las regulaciones que exigen las autoridades señaladas:
50
Figura 21. Diferencias del control interno para los bienes muebles patrimoniales
Control de Activos Físicos Mayores de la UV

Bienes muebles cuyo costo o valor unitario sea igual o mayor a los treinta y cinco días
de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz
Dirección de Módulo de
Cuantificación y
Control Activo Fijo del
localización
Patrimonial UV SIIU
Control de Activos Físicos Menores de la UV

Bienes muebles cuyo costo o valor unitario sea menor a los treinta y cinco días de
salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz
Contraloría
Inventario manual Registro contable
General y Oficina
de bienes muebles y afectación en el
del Abogado
del DMA de la UV POA
General
A modo de cierre para el presente análisis, pese a que la DCP ha dado so-
porte a los procesos de control de aquellos bienes muebles que son considerados
activos físicos mayores por medio de las formas y/o reportes emitidos por el SIIU,
se puede aseverar la inexistencia de mecanismos que brinden un soporte automa-
tizado a aquellos bienes muebles que por su importe unitario son tratados bajo las
regulaciones que implican a los procesos de control para activos físicos menores.
Para sustentar lo anterior, y otras problemáticas relativas a la temática del

presente documento, se muestra a continuación las necesidades de información
detectadas a través de una entrevista aplicada a los usuarios administrativos y los
problemas observados en el control interno de los bienes muebles dentro del DMA.
3.4.Requerimientos de información para el control interno de bienes muebles
En principio, para conocer las necesidades de información por parte de los usuarios
encargados de ejecutar algunos procesos relativos al control interno de los bienes
muebles patrimoniales, se aplicó una Guía de Entrevista Focalizada que abordara
los distintos elementos que la caracterizan dentro y fuera del DMA de la UV.
51
Dicha guía –ver Anexo II– baso sus esfuerzos en captar las percepciones de
los informantes seleccionados, entre los cuales se encontró al Encargado del Le-
vantamiento Físico del Inventario, al Encargado del Almacén de Equipo de Audio y
Video y al Encargado de la Videoteca, además de contar con la colaboración espe-
cializada por parte del Administrador de la Dirección de Control Patrimonial. Los
tópicos que se le cuestionó a cada uno fueron los siguientes:
- Objetos que son considerados como bienes patrimoniales de la UV.

- Distinción entre un bien mueble y un bien inmueble.
- Normatividad para asignar custodias y resguardos a los bienes muebles.
- Actividades relativas al control de los bienes muebles.
- Frecuencia para verificar y actualizar la información de los bienes muebles.
- Sistemas de control interno para el manejo de los bienes muebles.
- Reportes generados por el SIIU para el control de los bienes muebles.
- Sistemas para el control de erogaciones generados por los bienes muebles.
- Recomendaciones para diseñar un sistema de control interno patrimonial.
Finalizada la sesión de entrevistas, se procedió a revisar cada una de las

respuestas brindadas, retomando únicamente las percepciones más significativas
de dichos tópicos por parte de los usuarios administrativos:
 Se sabe diferenciar un bien mueble de un inmueble, no obstante sugieren vin-

cularlos para poder almacenar la información relativa a sus ubicaciones.
 Con respecto a los bienes muebles de la UV, coincidieron que hace falta tener
registros sobre su tránsito y ubicación de una forma más estricta.
 El control interno de los activos físicos menores deberá estandarizarse dentro

de un sistema de información con el propósito de agilizar sus consultas.
 Desconocen en gran medida la legislación universitaria relativa al manejo, con-

servación y custodia de los bienes muebles patrimoniales.
 Proponen incluir un mecanismo de control relativo a los gastos en que incurre

cada bien mueble adscrito al patrimonio universitario.
52
 Los encargados de brindar soporte al módulo de activo fijo del SIIU se deben
esforzar por re-diseñar formas de consulta más accesibles.
 Las dependencias deben involucrarse en el ámbito patrimonial y sugerir pro-

puestas para la mejora de los controles que involucran a los bienes muebles.
 Unificar los criterios de control patrimonial de las distintas áreas que componen
a la institución podría coadyuvar en la catalogación de sus bienes muebles.
Como complemento a las necesidades de información percibidas por los

usuarios, se muestra una serie de problemáticas que han sido observadas en el
ámbito relativo al control interno de los bienes muebles patrimoniales del DMA:
 Supervisión inexistente para la asignación de la ubicación, custodia y respon-

sabilidad de los bienes muebles.
 Conflictos en los objetivos laborales provocados por la centralización de acti-

vos físicos en ciertos puestos y/o áreas.
 POA del DMA erróneamente presupuestado y no acorde a las necesidades de

adquisición y mantenimiento de los bienes muebles.
 Desconocimiento de la potencialidad de funciones y características aprove-

chables en los activos físicos.
 Confusión en el tratamiento que se le da a los bienes muebles (ej.: adquirido,

remplazado, complementario o sustituto).
 Inconsistencias entre los datos capturados en el SIIU y los obtenidos en las

verificaciones físicas llevadas a cabo por el área administrativa del DMA.
 Levantamientos físicos anuales con bienes muebles pendientes de localizar,

extraviados, no adscritos a la dependencia o no identificados.
 Escenarios no anticipados, tales como salidas, robos, extravíos, gastos por

mantenimiento correctivo, bienes rastreados en otras dependencias, etcétera.
 Posibles observaciones por solventar emitidas por la Contraloría General, fun-

damentadas en la legislación universitaria.
53
Las situaciones identificadas, desde el análisis PEPSU hasta la guía de en-
trevista y los problemas observados en dicho rubro, también se han manifestado
implícitamente en el proceso administrativo del DMA:
a) Planeación: Ausencia de declarativas de misión y visión, así como de objeti-

vos en el rubro de la gestión patrimonial o funciones similares.
b) Organización: La asignación de los bienes muebles está en función de los

puestos y cargas de trabajo; sin embargo, no se cuenta con resguardos sella-
dos y/o suscritos por los usuarios ni por el titular de la dependencia.
c) Dirección: En ausencia de una organización clara y definida, la toma de deci-

siones relativas a los bienes patrimoniales se queda sin argumentos para
reasignar custodias o, en su defecto, para deslindar responsabilidades.
d) Control: No existe algún mecanismo interno que identifique, registre, compare

y clasifique la totalidad de los bienes muebles e inmuebles, lo cual tarde o
temprano se traducirá en ineficiencia dentro de la gestión del DMA de la UV.
Hasta aquí, se ha efectuado un estudio integral que tuvo como propósito ana-
lizar el manejo actual de los bienes muebles patrimoniales a cargo del DMA de la
UV: primero, se detectaron los procesos genéricos, aplicables y requeridos por parte
de la DCP a todas las dependencias, segundo, se describieron las formas y reportes
que genera el módulo de activo fijo del SIIU para apoyar a dichos procesos, tercero,
se distinguió el control para activos físicos mayores y menores, y cuarto, se deter-
minaron las problemáticas asociadas a la temática del control interno de bienes
muebles, desde la perspectiva de las necesidades de información por parte de los
usuarios administrativos hasta la observación directa de las problemáticas actuales
y su indecencia tácita en la gestión conducida dentro del departamento.
Sustentado en lo anterior, en el capítulo que sigue a continuación se traduci-

rán aquellos requerimientos factibles de ser solventados mediante la propuesta de
diseño de un sistema informático que brinde soporte al control interno que precisan
los bienes muebles adscritos al DMA de la UV.
54
Capítulo 4. Diseño propuesto para el sistema
de control interno de los bienes muebles
Una vez que ha finalizado la fase de análisis que involucró a la investigación del
contexto, a la identificación de procesos y al estudio de necesidades de información
y gestión, se procede en este capítulo a desarrollar el diseño de que llevará la pro-
puesta de control interno para la dependencia por medio de un sistema de informa-
ción, mismo que partirá del establecimiento de objetivos de trabajo que permitirán
delimitar los campos de datos precisos para la conformación de sus catálogos, de
los cuales se valdrá el funcionamiento relacional de sus estructuras a modo de in-
terfaces y reportes que permitan solventar, de manera distinta y complementaria,
los requerimientos de información en el rubro de bienes muebles para el DMA.
4.1.Objetivo general
Inicialmente, el sistema propuesto tiene como objetivo central:
“Ofrecer una solución, alterna al módulo de activo fijo del Sistema Integral
de Información Universitaria (SIIU), que brinde soporte a los procesos de
control que requieren todos los bienes muebles adscritos al DMA de la UV”.
Lo anterior implica a los controles de activos físicos mayores y menores.
4.1.1.Objetivos específicos
Para lograr lo anterior, concretamente, se requiere lo siguiente:
 Almacenar información adicional al control de bienes muebles mayores

previamente registrados dentro del módulo de activo fijo del SIIU.
 Incluir datos e información relativa al control de bienes muebles menores

que sean compatibles con el módulo de activo fijo del SIIU.
 Simplificar los levantamientos físicos del inventario de bienes muebles

patrimoniales mediante el registro histórico de sus rastreos.
55
 Emitir reportes alternos, distintos y complementarios a los que ofrece el mó-
dulo de activo fijo del SIIU para el manejo de los bienes muebles.
Teniendo definidos los propósitos de la presente propuesta, se efectuará un

análisis que remita a aquellos campos de datos ya contemplados por el SIIU y otros
nuevos que vendrán a representar un apoyo complementario para los procesos de
control interno que requieren los bienes muebles adscritos al DMA.
4.2.Identificación y delimitación de la estructura del sistema
Con lo previamente fijado, se puede identificar –ver Figura 22– el origen de los cam-
pos de datos que serán requeridos para dar funcionamiento relacional a la pro-
puesta del sistema. Al mismo tiempo, dichos campos se han agrupado en diversos
catálogos que facilitaran el acceso a la información relativa a los bienes muebles.
Figura 22. Campos de datos que integrarán a la propuesta del sistema de control interno
Maestra de registro Documentación Financiamiento

Fecha de adquisición Fecha de objeto Cuenta agrupadora
Etiqueta permanente Objeto Cuenta de activo
Descripción Comentario Proveedor
Marca Pedido
Modelo Clave de factura
Serie Folio de factura
Etiqueta original Monto
Cuenta agrupadora Garantía
Cuenta de activo Vida útil
Proveedor Sistema
Pedido de Control
Catálogo general
Clave de factura Interno
Fecha de catálogo
Folio de factura
Imagen
Monto
Firmas
Garantía
Identificador
Vida útil
Vale de salida
Ubicación Características
Dependencia Usuario Origen
Clave de zona Clave de dependencia
Zona Dependencia
Localización física Localización física Verificaciones físicas
Número de resguardo
Fecha de ubicación
Usuario UV Usuario DMA Usuario
Número de personal Cargo Condición
Contratación Status de contratación Observación
Campos base adquiridos del módulo de activo fijo del SIIU

Campos para el diseño de la propuesta del sistema de control interno
56
En primera instancia, el sistema requerirá tanto de una maestra de registro
como de un catálogo de datos financieros que podrán ser importados desde el mó-
dulo de activo fijo del SIIU, mismos que serán anidados dentro un catálogo general
que incluirá campos de control interno, tales como: imagen, características y origen
del bien, así como de otros valores que remitan a un resguardo firmado, a una eti-
queta incorporada y/o un vale de salida que ampare al bien fuera del DMA.
Después, se contará con un catálogo que muestre el registro de las verifica-

ciones físicas realizadas a un bien mueble. Para lograrlo, únicamente se tomará del
módulo de activo fijo del SIIU los catálogos de dependencia, ubicaciones internas,
y del personal adscrito la UV. No obstante, a razón de existir otras características
implícitas a los usuarios internos de dichos bienes, se agregarán los campos relati-
vos al cargo que ocupan y al estado actual de su contratación.
Finalmente, a modo de complemento y soporte, se creará un repositorio que

permita almacenar toda clase de objetos virtuales relacionados a cada bien mueble,
tales como factura, póliza de garantía, manuales de uso, imágenes de otros objetos
y suministros complementarios al activo, entre otros.
Con la presente estructura propuesta para la información del sistema, se de-

talla a continuación la taxonomía de los campos de datos previamente señalados.
4.3.Catálogos del sistema
Dispuestos los campos de datos, se elaborará cada uno de los catálogos que con-
formarán al Sistema de Control Interno de Bienes Muebles (CIBM), mismos que
podrán facilitar el acceso y el control interno de la información complementaria de
los activos físicos del DMA de la UV por medio de un manejador de base de datos
denominado Microsoft Access en su versión 2013.
Particularmente, usando el Lenguaje de Consulta Estructurado (SQL: Struc-

tured Query Language), esta herramienta permitirá generar el código y modelar las
estructuras de programación que puedan dar respuesta a los problemas detectados
en el análisis de las necesidades de información, pudiendo atribuir a algunos cam-
pos la propiedad de clave principal tanto para salvaguardar la integridad referencial
57
y evitar la duplicidad en la información, así como para vincular otras características
a cada bien mueble del DMA que sea consultado o agregado.
Así, en principio, se propone un catálogo general para el registro de bienes

muebles que sea compatible –ver Tabla 6– con los campos de datos contenidos en
el módulo de activo fijo del SIIU, obteniendo la información a partir de las necesida-
des de control de la dependencia, tanto de los activos físicos mayores que han sido
incorporados históricamente por la DCP, como de aquellos activos fiscos menores
adquiridos por medio de la afectación contable en el POA asignado al DMA. La clave
principal será asignada a la etiqueta permanente (etiq_perm), la cual podrá incluir
aquellos códigos de identificación emitidos por el módulo de activo fijo del SIIU y los
generados manualmente en el DMA para el control de bienes muebles menores.
Tabla 6. Catálogo general de bienes muebles del sistema CIBM
Campo Tipo Formato Descripción

fecha_adq fecha/hora dd/mm/aaaa Fecha en que se adquirió el bien.
fecha_cat* fecha/hora dd/mm/aaaa Fecha de registro del bien en el CIBM
imagen* objeto OLE PDF Foto que identifica al bien mueble.
firmas* lógico sí/no ¿El bien tiene un resguardo firmado?
identificador* lógico sí/no ¿El bien tiene una etiqueta adherida?
vale_salida* lógico sí/no ¿El bien sale de la dependencia, bajo la responsabilidad del usuario?
etiq_perm texto corto 10 caracteres Número de inventario (etiqueta de código de barras).
descrip texto corto 30 caracteres Nombre del bien.
marca texto corto 30 caracteres Marca del bien.
modelo texto corto 30 caracteres Modelo del bien.
serie texto corto 40 caracteres Código que identifica el bien.
caract* memo 255 caracteres Características del bien mueble registrado.
etiq_orig texto corto 10 caracteres Número temporal con el cual se solicitó el bien.
origen* texto corto 30 caracteres Origen financiero del bien.
cuenta_agrup texto corto 40 caracteres Nombre de la cuenta de gasto.
cuenta_activ texto corto 40 caracteres Nombre de la cuenta de registro del bien.
proveedor texto corto 10 caracteres Código del proveedor a quien se adquirió el bien.
pedido texto corto 10 caracteres Clave del pedido con el que se solicitó el bien.
clave_fact texto corto 40 caracteres Clave del folio con el que fue pagado el bien.
folio_fact texto corto 10 caracteres Código de la factura.
monto moneda Pesos Importe original del bien.
garantia número Entero Cantidad de años para hacer válida la garantía del bien.
vida_útil número Entero Cantidad de años en que el bien será útil.
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Los campos de datos marcados
con asterisco (*) son aquellos que han sido considerados para adicionarse en el sistema de control interno para
los bienes muebles del DMA y que no contempla el SIIU.
Derivado de éste, será necesario otro catálogo que almacene –ver Tabla 7–
en sus campos, como claves principales, las distintas presentaciones (modelo) que
ofrecen los fabricantes (marca) por cada bien mueble adquirido o adjudicado.
58
Tabla 7. Catálogo de modelo para el sistema CIBM

modelo texto corto 30 caracteres Modelo del bien.
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013.
También se tendrá un catálogo –ver Tabla 8– que incluirá únicamente, como

campo y clave principal, el nombre del fabricante (marca).
Tabla 8. Catálogo de marca para el sistema CIBM

Asimismo, se contará con un catálogo –ver Tabla 9– que diferenciará el tipo

de origen con respecto al financiamiento de cada bien mueble adscrito a la depen-
dencia, lo cual coadyuvará a clasificarlos según el tipo de control que les sea apli-
cable, sean activos físicos mayores o menores, de acuerdo al valor de su monto.
Tabla 9. Catálogo de origen para el sistema CIBM

clave_origen número entero Código que identifica de dónde proviene el financiamiento del bien.
origen texto corto 30 caracteres Origen financiero del bien.
Igualmente que en el SIIU, salvaguardando la integridad referencial de los

datos contenidos, se obtendrá un catálogo –ver Tabla 11– que asocie a la cuenta
agrupadora con la selección de la cuenta de activo a la cual pertenece un bien.
Tabla 10. Catálogo de cuenta de activo para el sistema CIBM

clave_cuenta_agrup número entero largo Código que identifica la cuenta de gasto.
clave_cuenta_activ número entero largo Código que identifica la cuenta de registro del bien.
cuenta_activ texto corto 40 caracteres Nombre de la cuenta de registro del bien.
Seguido del anterior, se ha considerado tener presente un catálogo –ver Ta-

bla 11– que permita al usuario del sistema asignar, como clave principal, la cuenta
agrupadora donde recae la inversión del bien mueble.
59
Tabla 11. Catálogo de cuenta agrupadora para el sistema CIBM

clave_cuenta_agrup número entero largo Código que identifica la cuenta de gasto.
Debido a la complejidad e incertidumbre que se evidencia al momento de

implementar instrumentos y/o mecanismos de salvaguarda para los bienes mue-
bles, se creará un catálogo –ver Tabla 12– que admita toda clase de documentos y
archivos digitales relacionados a cada uno de ellos, mismos que serán registrados
para su visualización por fecha, tipo de documento y descripción.
Tabla 12. Catálogo de documentos para el sistema CIBM

etiq_perm texto corto 10 caracteres Número de inventario (etiqueta de código de barras).
fecha_obj fecha/hora dd-mmm-aaaa Nombre del bien.
objeto objeto OLE PDF Archivo digital del bien mueble.
coment memo 255 caracteres Descripción del archivo digital del bien mueble.
En cuanto a las problemáticas que se presentan para la ubicación de los bie-

nes muebles patrimoniales, se formulará un catálogo –ver Tabla 13– que permita
registrar su rastreo al momento de realizar el levantamiento físico del inventario.
Partiendo del catálogo general de registro de bienes muebles, se tendrá nueva-
mente como clave principal al campo de etiqueta permanente (etiq_perm), agre-
gando el mismo atributo a los campos que se refieren a la persona a quién le fue
asignado (usuario), a la localización física (loc_física) y a la última fecha (fe-
cha_ubic) en la que se encontró dicho bien al momento de efectuar la revisión.
Tabla 13. Catálogo de ubicación para el sistema CIBM

no_resg autonumeración entero largo Número de resguardo.
etiq_perm* texto corto 10 caracteres Número de inventario (etiqueta de código de barras).
fecha_ubic fecha/hora dd-mmm-aaaa Fecha con la cual se ingresó el cambio de ubicación.
usuario* texto corto 50 caracteres Nombre de la persona que resguarda dicho bien.
loc_fisica* texto corto 50 caracteres Espacio dentro de la dependencia donde se encuentra el bien.
condición texto corto 30 caracteres Estado físico en que se encuentra el bien.
observ memo 255 caracteres Se describen características y/o datos no considerados.
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Los campos de datos marcados
con asterisco (*) son aquellos que han sido considerados para adicionarse en el sistema de control interno para
los bienes muebles del DMA y que no contempla el SIIU.
60
Atendiendo los requerimientos propios a sus ubicaciones, desde un inicio, se
catalogarán –ver Tabla 14– los diversos criterios que permitan valuar al bien a través
del campo, y clave principal, de condición. No obstante, dichos criterios pueden va-
riar según lo que dispongan las autoridades en materia de patrimonio público.
Tabla 14. Catálogo de condición para el sistema CIBM

clave_condición número entero Código que identifica el estado físico en que se encuentra el bien.
condición texto corto 30 caracteres Estado físico en que se encuentra el bien.
Después, se incorporará una planilla –ver Tabla 15– con los datos que remi-
tan al personal que a custodiado al bien mueble verificado. Como campo y clave
principal, destaca la persona (usuario) quien es responsable de su manejo y cuidado
al momento de llevar a cabo la revisión. Además, se incluirán otros campos que
complementarán la información sobre los bienes, tales como: número de personal
(num_pers), tipo de contratación (contratación), función dentro de la dependencia
(cargo), y estatus de su contratación (activo).
Tabla 15. Catálogo de usuario para el sistema CIBM

num_pers número entero largo Código que identifica a la persona que resguarda dicho bien.
usuario texto corto 50 caracteres Nombre de la persona que resguarda dicho bien.
contratación texto corto 30 caracteres Tipo de contratación de la persona que resguarda el bien.
cargo texto corto 30 caracteres Nombre del área del puesto de la persona que resguarda el bien.
activo lógico sí/no ¿La persona labora actualmente en la UV?
En cuanto a su distribución, se requerirá una serie de catálogos que indicarán

el lugar específico donde ha sido encontrado el bien mueble. El primero de ellos –
ver Tabla 16– hará énfasis en la localización fisca (loc_fisica), mismo que será utili-
zado como campo y clave principal. A diferencia de otras dependencias que cuentan
con bienes muebles sin cambios drásticos en sus propiedades de rotación, el mobi-
liario y equipo del DMA puede ubicarse dentro y fuera de sus instalaciones, lo cual
dejará abiertos otros campos que le permitan fijar localizaciones físicas alternas, en
un momento dado, tal es el caso de otras dependencias adscritas a la UV (depend)
y de la región (zona) donde se sitúa dicha ubicación.
61
Tabla 16. Catálogo de localización física para el sistema CIBM

zona texto corto 30 caracteres Región a la que está asignado el bien.
depend texto corto 50 caracteres Organización a la que está asignado el bien.
clave_loc_fisica número entero largo Código que identifica al espacio donde se encuentra el bien.
loc_fisica texto corto 50 caracteres Espacio dentro de la dependencia donde se encuentra el bien.
De la mano con lo anterior, se solicitará un catálogo –ver Tabla 17– que aso-
cie a otras dependencias (depend) con las regiones de la UV donde pudiera estar
ubicado el bien. En el afán de conservar la integridad referencial, se anexarán claves
para diferenciar tanto la asociación del campus o región (clave_zona), así como
para identificar a la dependencia (clave_depend) donde se resguarda dicho activo.
Tabla 17. Catálogo de dependencia para el sistema CIBM

clave_zona número entero Código que identifica a la región a la que está asignado el bien.
clave_depend número entero largo Código que identifica a la organización a la que está asignado el bien.
depend texto corto 50 caracteres Organización a la que está asignado el bien.
Así, para que el catálogo previamente descrito haga alusión a la localización

física del bien mueble, se requerirá de un listado –ver Tabla 18– que enlace a las
cinco regiones (zona) en las cuales se distribuye geográficamente la UV.
Tabla 18. Catálogo de zona para el sistema CIBM

clave_zona número entero Código que identifica a la región a la que está asignado el bien.
Finalmente, al momento en que han sido determinados, identificados, defini-

dos y catalogados los campos que conformarán al sistema de apoyo, también po-
drán interrelacionarse –ver Figura 23– los datos relativos a los bienes muebles ads-
critos al DMA. Particularmente dichos vínculos facilitarán, por un lado, la importación
de los datos previamente almacenados por el módulo de activo fijo del SIIU, y por
otro, compatibilizará los datos recopilados mediante las actividades propias al con-
trol de activos físicos menores.
62
Figura 23. Diagrama de entidad-relación para la propuesta del sistema de control interno
99_cuenta_activ 00_bienes_muebles 10_objeto

99_cuenta_agrup
PK,FK1,I1 cuenta_agrup PK etiq_perm PK,FK1,I1 etiq_perm
PK cuenta_agrup PK cuenta_activ PK fecha_obj
fecha adq
I1 clave_cuenta_agrup I2 clave_cuenta_agrup fecha_cat objeto
I3 clave_cuenta_activ imagen coment
firmas
I6 identificador
vale_salida
descrip
FK2,I3 marca
99_modelo FK2,I3 modelo 99_origen
99_zona 99_marca serie
PK,FK1,I1 marca caract PK origen
PK zona PK marca
PK modelo etiq_orig
FK3,I1,I4 origen I1 clave_origen
I1 clave_zona
FK1,I2 cuenta_agrup
FK1,I2 cuenta_activ
I7 proveedor
pedido
99_usuario I5 clave_fact 99_condicion
folio_fact
99_depend
PK usuario monto PK condicion
PK depend garantía
num_pers vida_útil I1 clave_condicion
I3 clave_zona contratación
I2 clave_depend cargo
FK1 zona Activo
10_ubicacion
PK No_resg
PK,FK1,I1,I2 etiq_perm
PK fecha_ubic
99_loc_fisica PK,FK4,I5 usuario
PK,FK1 depend FK3,I4 loc_fisica

PK loc_fisica FK2,I3 condicion
observ
I2 clave_loc_fisica FK3 depend
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Visio 2010. Donde clave 00 es a maestra, 10 es a catálogo principal y 99 es a subcatálogo.
El establecimiento de las relaciones entre los campos agrupados a manera de catálogos será trascendental
para observar el funcionamiento del sistema propuesto por medio del diseño de interfaces y reportes de trabajo.
63
4.4.Interfaces del sistema
Señaladas las relaciones, inicialmente, el desarrollo metodológico del presente sistema está en posibilidad de poder
gestar el diseño –ver Figura 24– de una plataforma gráfica donde serán ejecutadas las tareas requeridas.
Figura 24. Pantalla principal del sistema CIBM
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Esta interfaz permitirá, por un lado, ingresar al catálogo principal de bienes
muebles así como visualizar los catálogos complementarios y, por otro, accesar al histórico de los resguardos registrados y consultar los reportes conden-
sados de los activos físicos a través de distintos criterios; también, se establecerán hipervínculos en las imágenes, de los cuales destacará la dirección que
remite al SIIU; además, se incluirá un botón para salir de la ejecución actual del CIBM.
64
Como resultado de la importación de los datos desde el módulo de activo fijo del SIIU, se podrá concebir –ver
Figura 25– al control de activos físicos mayores complementado con otros datos no considerados previamente.
Figura 25. Bien mueble de control administrativo de la UV registrado en la maestra
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Esta interfaz permitirá, en principio, generar búsquedas relativas a los bienes
muebles a partir de su clave de inventario o, en su defecto, por medio del número de serie. Los datos y la información del activo físico estarán agrupados de
manera que sea posible analizarlos en forma separada. Además, serán incrustados algunos subformularios en donde destacarán el repositorio de documen-
tos y el selector de registro que emita los resguardos por la fecha, usuario, localización y condición en la que fue ubicado el bien.
65
Como parte fundamental de los objetivos de la propuesta, se ha dejado abierta esta interfaz para anexar –ver
Figura 26– aquellos activos físicos menores que no fueron registrados en la base patrimonial del SIIU.
Figura 26. Bien mueble de control interno del DMA registrado en la maestra
Diseñadas estas pantallas, se deberán establecer los reportes de trabajo que coadyuven al control interno.
66
4.5.Informes de bienes muebles generados por el sistema
En principio, se propone un formato –ver Figura 27– para los resguardos internos.
Figura 27. Resguardo de control interno del sistema CIBM
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Este reporte permitirá enlazar los
datos básicos del bien mueble de forma semejante al SIIU, sin embargo, también podrá contener información
complementaria u observaciones que pudieran ser consideradas pertinentes antes de ser signado.
Después, el sistema podrá emitir reportes alternos de los bienes muebles,

mismos que podrán jerarquizarse con base a distintos criterios y variables.
67
Primero, se contará con un reporte –ver Figura 28– que totalice a los bienes muebles del DMA de la UV.
Figura 28. Reporte maestro de bienes muebles del sistema CIBM
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Donde E: Etiqueta, R: Resguardo, V: Vale de Salida, VU: Vida Útil y G: Garantía.
68
Segundo, se obtendrá un reporte –ver Figura 29– que los consulte a partir del tipo de activo.
Figura 29. Reporte de bienes muebles del sistema CIBM por tipo de activo
69
Tercero, se podrán emitir los reportes de bienes muebles –ver Figura 30– a partir de la custodia del usuario.
Figura 30. Reporte de bienes muebles del sistema CIBM por usuario
Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Donde NP es a Número de Personal.
70
Cuarto, se podrán hacer cortes de ubicación –ver Figura 31– organizados por localización física.
Figura 31. Reporte de bienes muebles del sistema CIBM por localización física
71
Quinto, además de lo anterior, los bienes serán ordenados –ver Figura 32– de acuerdo a su condición.
Figura 32. Reporte de bienes muebles del sistema CIBM por condición
72
Así, para que los formularios e informes del sistema CIBM puedan funcionar
de manera normal, se deberán considerar dentro de la presente propuesta de di-
seño los distintos componentes que precisa, tanto por el factor de la tecnología
como por el perfil que requieren los usuarios administrativos para su utilización.
4.6.Requerimientos del sistema
Con todo lo expuesto hasta ahora, se puede inferir que el sistema CIBM es factible
de ser desarrollado dentro del DMA a razón de dos factores trascendentales.
Uno de ellos se relaciona íntimamente con el ámbito tecnológico. Por un lado,

se requiere que el equipo de cómputo donde se ejecutará el sistema cuente con un
procesador Pentium i7 de 2.66 GHz, memoria RAM de 8Gb, disco duro de 1 Tb a
7200 rpm, y una resolución gráfica de 1280x800 pixeles. Por otro, se deberá contar
con el sistema operativo Windows 8 de 32 bits y el manejador de bases de datos
Microsoft Access 2013 para que el sistema propuesto pueda ser operado; también,
será fundamental contar con el software Microsoft Excel 2013 para el trabajo de
minería de datos al momento de importar éstos desde el módulo de activo fijo del
SIIU o al trabajar volúmenes grandes de los mismos, además se deberá tener un
lector de archivos PDF que permita visualizar e imprimir los reportes a generarse.
Adicionalmente, se requerirá que un analista sea asignado a la compilación

de los datos generados en este rubro, encargándose de mantener actualizada la
información dentro del módulo de activo fijo del SIIU y del sistema de control pro-
puesto, verificando la presencia física de los bienes muebles patrimoniales. Tam-
bién, es menester que dicha persona tenga un perfil de conocimientos orientados
hacia al ámbito informático, para lo cual deberá ser instruido o capacitado en técni-
cas relativas al manejo de base de datos para sistemas de información administra-
tivos, al mismo tiempo de estar enlazado constantemente con las autoridades uni-
versitarias en materia de control patrimonial.
Con el propósito de llevar a cabo todo lo anteriormente propuesto, se expon-

drán a continuación algunas observaciones que deberán ser tomadas en cuenta
ante una eventual implementación que continúe dando soporte a los procesos rela-
tivos al control interno de dichos activos fiscos adscritos al DMA.
73
Consideraciones para su implementación
Una vez que ha sido desplegada la adaptación metodológica referente al ciclo de

vida de sistemas para este trabajo, desde la fase de análisis hasta la propuesta de
diseño, teniendo presente en todo momento la ideología de la planeación, se inicia
la culminación de este proyecto emitiendo una serie de recomendaciones específi-
cas ante una inminente implementación del prototipo obtenido para apoyar las acti-
vidades de control interno en materia de bienes muebles patrimoniales dentro del
Departamento de Medios Audiovisuales (DMA) de la Universidad Veracruzana (UV).
Por un lado, desde la perspectiva que proporciona el control interno de la

dependencia, se sugiere lo siguiente:
1. Inicialmente, es importante reconocer y formalizar todos aquellos mecanismos y

procesos complementarios concernientes al manejo de los bienes muebles pa-
trimoniales específicos para el DMA, debido a que el control institucional de los
mismos suele variar dependiendo de las disposiciones particulares emitidas por
los funcionarios y autoridades de la institución en turno.
2. En lo que respecta a la temática relativa a los bienes intangibles, es preciso

señalar que los mismos –derechos, marcas, patentes, entre otros– pueden
adoptar el tratamiento que se le da a los bienes muebles tangibles, siempre y
cuando concreten su propiedad de movilidad en una obra de arte, en un software
o en algún prototipo con innovación tecnológica.
3. A razón de la complejidad que representa dar seguimiento continuo a la conci-

liación física y contable del inventario de bienes muebles, la presente propuesta
permitirá a los responsables trazarles una ruta de rastreo, con base en los datos
de los usuarios y de las ubicaciones registrados de forma histórica, con la finali-
dad de agilizar las búsquedas físicas, obtener argumentos para la toma de deci-
siones y deslindar las repercusiones implícitas a la custodia y cuidado de los
bienes muebles patrimoniales adscritos al DMA de la UV.
4. Se debe hacer una clara distinción entre los procesos de control que exigen tanto
las autoridades gubernamentales y los órganos de revisión universitarios como
74
aquellos que las dependencias requieren de manera específica. Concretamente,
dentro del DMA de la UV, la dinámica que presenta su operatividad le obliga a
si misma a establecer mecanismos internos que faciliten la identificación de sus
bienes muebles con el fin de almacenar y, cuando sea requerido, emitir reportes
distintos a los que ofrece el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU).
5. Debido a que el tiempo y los recursos son limitados para atender a la salva-
guarda patrimonial, los encargados del DMA deben concientizarse del grado de
responsabilidad y de las implicaciones que conlleva no contar con la información
pormenorizada y actualizada de cada bien mueble adscrito a la dependencia.
6. Para la presente propuesta, uno de los factores clave de su funcionamiento re-

caerá en la representatividad de la información emitida por el sistema de control
interno para la resolución de las problemáticas previamente descritas en la fase
de análisis. Lo anterior vislumbra, a corto plazo, la posibilidad de una mejora
sustancial en el manejo de sus bienes muebles patrimoniales.
7. De la mano con lo anterior, el éxito de poner en marcha el sistema informático

propuesto, como mecanismo de control interno, se encuentra en función de la
profundidad del análisis con el que se abordó la situación que guardan los bienes
muebles patrimoniales adscritos al DMA. Las técnicas empleadas para conocer
la situación actual en los requerimientos de información fueron la observación
directa y la entrevista uno a uno, sin embargo, deberán ser consideradas otras
herramientas para el análisis en caso de ser ampliado el rango de estudio.
8. En el caso concreto de la dependencia estudiada, esta propuesta de control in-

terno pudo ser desarrollada en gran parte gracias a la accesibilidad y a las faci-
lidades prestadas por parte del titular del DMA, lo cual representará un factor
relevante en el caso de llevar a cabo la puesta en marcha del sistema.
9. No obstante, el alcance de dicha propuesta no se debe limitar a su implementa-

ción dentro del departamento. Para poder evaluar su funcionalidad, será tras-
cendente ponerlo en marcha dentro de otras dependencias de la institución con
el fin de brindarle el mantenimiento y las adaptaciones que sean necesarias me-
diante la retroalimentación generada por los responsables de su uso.
75
10. También, se deberá considerar la mejora en los procesos de transferencia y
baja de mobiliarios y equipos mayores instaurados por la UV, con el propósito
de homologarlos con aquellos activos menores del DMA que requieren de dicho
proceso en un momento determinado de su vida patrimonial.
Por otro, desde la perspectiva técnica y tecnológica, deberán considerase los

puntos señalados a continuación:
1. A corto plazo, esta alternativa para el manejo de los bienes muebles debe alcan-
zar la homologación, sincronización y compatibilidad con las entradas y salidas
de información que emite el SIIU. Lo anterior, a razón de que existe el riesgo
latente de hacer subfuncional al sistema propuesto, lo cual invariablemente po-
dría hacerlo redundar en un instrumento que duplicaría la información patrimo-
nial de los activos físicos previamente levantada.
2. Se recomienda iniciar la labor de migrar, a mediano plazo, los componentes del

sistema a un servidor que permita dar mayor accesibilidad y simplificar el manejo
de la información almacenada relativa a los bienes muebles patrimoniales del
departamento. Al mismo tiempo, dicha migración permitirá ampliar el rango de
uso, tanto para las autoridades centrales como para las dependencias interesa-
das en homologar sus procesos internos de control a los mecanismos que ya
han venido siendo desarrollados dentro del departamento.
3. En lo que respecta a la seguridad, es menester que el DMA administre el uso

del sistema por niveles de acceso, con el propósito de proteger la integridad de
los datos y de la información recuperada o recopilada. De no hacerse, los es-
fuerzos por solucionar las problemáticas, previamente mencionadas en la fase
de análisis, se verían seriamente comprometidos.
4. Pese al avance que se ha realizado por mejorar las interfaces de trabajo, éstas
todavía pueden seguir siendo perfeccionadas. En gran medida, el cómo se pre-
sentan los datos y la información es determinante para descubrir en los analistas
la agilidad, versatilidad e intuición para su manejo correcto y eficiente.
Con todas las sugerencias y recomendaciones previamente puntualizadas,

se da pie a la culminación de lo concentrado en este documento.
76
Conclusiones
A lo largo de cuatro capítulos, se ha abordado el desarrollo de la metodología propia

al ciclo de vida aplicable a un sistema de información que tenga como propósito
ofrecer un soporte alterno y complementario para atender las disposiciones legales
en materia de control patrimonial relativas a los bienes muebles propios de las de-
pendencias adscritas a la Universidad Veracruzana.
En lo que respecta al Sistema Integral de Información Universitaria, las auto-

ridades han liberado para sus usuarios una serie de consultas y reportes los cuales
tienen como objeto facilitar y apoyar a las actividades relativas a la salvaguarda de
sus bienes patrimoniales. Sin embargo, esto no ha sido del todo posible dentro de
algunas dependencias propias a la institución debido a las limitaciones que tiene
dicho sistema para el acceso, procesamiento y emisión de otros requerimientos.
Para atender las necesidades particulares de información patrimonial dentro

del Departamento de Medios Audiovisuales de la Universidad Veracruzana, se han
incorporado en la propuesta del sistema una serie de campos de datos y catálogos
que coadyuvarán, por un lado, a registrar otro tipo de información que complemente
a la que ya se tiene actualmente para el control de bienes de monto mayor a través
de un repositorio destinado al almacenamiento de documentos o archivos digitales
y, por otro, a homologar los datos de aquellos activos menores, de una forma similar
a la que se registra dentro del módulo de activo fijo institucional.
En cuanto a las problemáticas específicas que han sido evidenciadas en el

rubro de la información patrimonial, si se pudieran condensar todas en una sola, esa
sería la ausencia de un mecanismo que apoye y facilite las búsquedas y el rastreo
de cada bien mueble patrimonial. Al momento de desarrollarse la propuesta de di-
seño, partiendo de un catálogo principal de bienes muebles, se pudo observar en el
mapa de entidad-relación que el catálogo sobre el cual gira todo es aquel que com-
pete a la ubicación, misma que no se limita a la asociación de una instalación e
inmueble donde se encuentra un bien mueble, sino que también puede abocar a su
usuario o a su condición actual, e incluso a una referencia gráfica por medio de
77
imágenes de cada bien. A razón de ello, ha sido incluido un proceso que permitirá
resguardar y emitir dichas ubicaciones y custodias de una forma innovadora para
cumplir cabalmente con las disposiciones y requerimientos en materia de control
patrimonial.
Además de lo que se atenderá, este trabajo pretende alcanzar lo siguiente:
a. Conveniencia: Contribuirá, a corto plazo, en la resolución de algunas proble-

máticas previamente citadas en el ámbito de la información para la gestión inte-
gral de los recursos materiales, lo cual propiciara una toma de decisiones más
oportuna por parte de los responsables del departamento.
b. Implicaciones prácticas: Se buscará hacer eficientes los tiempos de respuesta

a las solicitudes de información y generar confiabilidad para el control de bienes
muebles; paralelamente, podrán ser identificados, verificados y actualizados los
datos físicos de los bienes adscritos al DMA, los cuales difieren muchas veces
de aquellos previamente capturados dentro del SIIU de la UV.
c. Valor teórico: Considerando el análisis de la situación actual en el rubro del

control patrimonial de bienes muebles de la UV, el estudio puede ser un catali-
zador que promueva la interdisciplinariedad por medio de los conceptos mane-
jados por la informática, la contabilidad y el derecho hacia el cuerpo doctrinal
que integra a las ciencias administrativas.
d. Utilidad metodológica: Se propone un referente metodológico para la obten-

ción futura de la información y para el manejo de los bienes muebles con alcance
institucional a fin de atender al control interno de las dependencias y entidades
que conforman a la UV.
Finalmente, este sistema se vislumbra como un mecanismo alternativo que

buscará reducir la incertidumbre y a generar una mayor concepción de las respon-
sabilidades y beneficios que implican las custodias de los bienes patrimoniales ad-
judicados a la institución. Sin embargo, la principal aportación que puede proporcio-
nar el presente proyecto radica en alcanzar el máximo manejo transparente de los
recursos públicos, dirigidos a atender las necesidades que demanda la sociedad en
general y a la mayor herencia patrimonial: la comunidad universitaria.
78
Anexo I. Catálogo de bienes muebles de ac-
tivo fijo dentro de la UV
A continuación, se enlistan –ver Tabla 19– las categorías y la descripción de los

bienes muebles patrimoniales identificados dentro de la institución:
Tabla 19. Clasificación de los bienes muebles de activo fijo para la UV
Categoría Bienes identificados

Equipo de cómputo y de tecnologías de información
Computadoras, componentes electrónicos como tarjetas simples o carga-
das, laptop, PC’s ligeras, PC’s workstation, escáner, equipos de conectivi-
dad, impresoras, lectores ópticos y magnéticos, monitores, modem para
computadora externo, plotters, reguladores, procesadores, servidores, ta-
bletas, tableros de control, terminales, etc.
Equipo de comunicación y telecomunicación
Antena, amplificadores, conmutador, comunicación satelital, equipos de te-
lex, radar, sonar, radionavegación y video; microondas, fax, geoposiciona-
dor, radios de comunicación, transmisores, receptores, teléfonos, etc.
Equipo y aparatos audiovisuales
Amplificador, bafles, bocinas, consolas, controlador de edición, DVR,
equipo de digitalización de audio, equipo de videoconferencia, equipos de
iluminación, equipos de sonido, grabadoras, mezclador de sonido para bo-
cina, mezcladora, microcomponente, micrófono ambiental, minicompo-
nente, modular, proyectores, proyectores de acetatos, radiograbadoras,
radios, reproductor de DVD, reproductor de mp3, reproductores de discos
compactos, sistema de micrófonos inalámbricos, teatro en casa, televiso-
res, videocaseteras, videograbadora, etc.
Mobiliario y equipo Cámaras fotográficas y de video
Cámaras de video, cámaras digitales, cámaras fotográficas, equipo de fo-
tografía submarina, equipo de video submarino, tripie, etc.
Sistemas de aire acondicionado, calefacción y de refrigeración
Aires acondicionados, calefactores, compresoras, deshumidificadores, es-
tufas para calefacción, refrigeradores, sistemas de purificación de aire am-
biental, torres de enfriamiento, etc.
Equipo de generación eléctrica, aparatos y accesorios eléctricos
Amperímetros, multímetro, osciloscopio, planta eléctrica, planta eléctrica
solar, potenciómetro, regulador de alto voltaje, transformadores, etc.
Máquinas-herramientas
Aspiradora industrial, bombas de agua, cepilladoras, cepillo eléctrico, com-
presor de aire, encuadernadoras, engrapadora industrial, esmeriladora,
ensambladoras, fresadoras, hidrolavadora, lijadoras, martillos eléctricos,
mortajadoras, motores, motosierra, prensas de contacto, pulidoras, rectifi-
cadoras, roller-rodillo, rotomartillo, sierra, taladros de piso, etc.
Maquinaria y equipo industrial
Molinos industriales, calderas, hornos eléctricos, motores, bombas indus-
triales, despulpadoras, pasteurizadoras, envasadoras, maquinaria y
equipo de perforación-exploración de suelos, etc.
79
Maquinaria y equipo agrícola y de pesca
Aspersores e implementos agrícolas, chapeadoras, cosechadoras, cultiva-
doras, desbrozadora, desmalezadoras, desgranadoras, equipo de riego,
equipo para la preparación de alimentos para el ganado, espolveadoras,
fertilizadoras, fumigadoras, ordeñadora, molinos, podadoras, astreadoras,
roturadoras, segadoras, sembradoras, tractores agrícolas, trilladoras, etc.
Equipo médico y de laboratorio
Agitador, amalgamador, baño maría, baño ultrasónico, bomba de vacío,
camas de paciente, camillas, cámara de electróferesis, térmica y termo-
gráfica, campanas, carro de curaciones, centrífuga, colorímetro, congela-
dor vertical y horizontal, cromatógrafo, cunas, cuneros, destilador, electro-
cardiógrafo, equipo dental, equipo de rayos X, equipo de ultrasonido,
equipo de diálisis e inhalo-terapia, espectrofotómetro, espirómetro, esque-
letos, estereoscopio, esterilizador, estufa de incubación, evaporador,
horno de porcelana, horno de secado, incinerador, incubadora, laboratorio
portátil, lector de elisa, mesas de quirófano, maniquís, mesas operatorias,
máquina para esmerilado y pulido, máquinas esterilizadoras, microscopio,
microcentrífuga, módulo de exploración durante el parto, monitor de signos
vitales, simuladores, unidad dental, unidad de mastografía, etc.
Instrumental médico y de laboratorio
Altímetro, anemómetro, aparato de ensayo, aspiradores quirúrgicos, bás-
culas, barómetro, baumanómetro, buretras, clínometro, clisímetros, con-
ductímetro, densímetro, estadímetro, eyector, glucometro, higrómetro,
lámparas de quirófano, limpiador ultrasónico, medidor de pH, negatosco-
pio, penetrómetro, plicómetro, tacómetro, tallímetro, teodolito, vernier, vis-
cosímetro, etc.
Otros Equipos
Equipo científico e investigación, equipo contra incendio y maquinaria para
protección al ambiente, entre otros.
Muebles de oficina y estantería
Anaqueles, archiveros, banca de tres plazas, banca de visita, bancos, bu-
tacas, casillero, centros de trabajo, conjunto ejecutivos, credenzas, escri-
torios, estantes, ficheros, gabinetes, libreros, lockers, mesas de trabajo,
mesas para computadora, módulos de recepción, pintarrones, pizarrones,
restiradores, sillas, sillones, etc.
Muebles, excepto de oficina y estantería
Ensamblados, tapizados, sofás cama, sillones, reclinables, muebles de
mimbre, ratán y bejuco y materiales similares, cocinas y sus partes.
Otros mobiliarios y equipos de administración
Aspiradoras, caja fuerte, carro de cómputo, circuito cerrado de TV, copia-
dora, engargoladora, equipo de detección de fuego, alarma y voceo, gui-
llotina, horno de microondas, lavadoras, máquinas de escribir, reloj checa-
dor, servibar, sistema de alarma contra robos, sumadora, surtidor de agua,
trituradora, ventilador de pedestal, ventiladores de techo, etc.
Mobiliario y equipo deportivo
Aparatos y equipos de gimnasia y prácticas deportivas, bicicletas deporti-
vas, caminadora, equipo de buceo, lanza pelotas, mesa de pin pon, etc.
Otro mobiliario y equipo educacional y recreativo
Arpas, bajos, baterías, bongos, cajas chinas de madera, clarinetes, flautas,
guitarras, juegos de baquetas, juegos de platillos, marimba, pianos, plati-
llos, saxofones, teclados, timbales, triángulo para orquesta, trombón, trom-
petas, tuba, tumbas, violines; gabinete para laboratorio, bancos para labo-
ratorio, mesas para laboratorio, silla alta para laboratorio, etc.
80
Vehículos y equipo terrestre
Autobuses, automóviles, y microbuses de pasajeros, camiones de carga,
de volteo, camionetas de carga ligera, furgonetas, minivans, revolvedores
y tractocamiones, etc.
Equipo de trans-
Embarcaciones
porte
Buques faro, dragas, plataformas flotantes para la perforación de pozos
petroleros, material para construcción de embarcaciones, etc.
Otros de equipos de transporte
Bicicletas no deportivas, motocicletas, etc.
Software
Paquetes, programas y licencias informáticas e intelectuales para ser apli-
cados en los sistemas administrativos y operativos computarizados de los
entes públicos.
Activos intangibles
Patentes
Constituciones de materiales, procesos, mecanismos, circuitos y aparatos
eléctricos y electrónicos, fórmulas farmacéuticas y nuevas variedades de
seres vivientes producidos en forma artificial, entre otros.
Recursos documentales
Colecciones, obras
Videocasetes, discos compactos, casetes, software con base de datos, di-
de arte y objetos
sertaciones y partituras, pinturas y grabados, esculturas, revistas naciona-
valiosos
les e internacionales, leyes fiscales, diccionarios, libros de texto, etc.
Bovinos, porcinos, ovinos, caprinos, aves, peces, equinos, arboles, plan-
Activos biológicos
tas, especies menores y de zoológico, etc.
81
Anexo II. Entrevista para el diseño de un sis-
tema de control interno para bienes muebles
Objetivo de la entrevista
Conocer los elementos que caracterizan al control interno de bienes muebles patri-
moniales en dependencias de la Universidad Veracruzana (UV), a fin de proponer
el diseño de un sistema de información complementario al Sistema Integral de In-
formación Universitaria (SIIU) que auxilie a dicha función dentro del Departamento
de Medios Audiovisuales (DMA).
Dirigida a:
Encargados de área que son encargados de custodiar algunos bienes muebles pa-
trimoniales dentro del DMA, así como al Administrador de la Dirección de Control
Patrimonial
Duración aproximada
45-60 minutos.
Guía de entrevista
El Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de la Ciencias Administrativas

solicita su valioso apoyo con el propósito de conocer los elementos que caracterizan
al control de los bienes muebles patrimoniales en dependencias de la Universidad
Veracruzana, a fin de proponer el diseño de un sistema de información complemen-
tario al SIIU que auxilie a dicha tarea dentro del DMA.
Cuestionamientos
1. Bajo su percepción ¿existen objetos que puedan no ser considerados como

parte de los bienes patrimoniales de la UV? En caso de responder afirmativa-
mente: ¿cuáles?
2. ¿Cómo logra Ud. diferenciar, dentro del patrimonio de la UV, qué es un bien
mueble y un bien inmueble?
82
3. ¿Conoce algún manual, reglamentación o política que indique el proceso a se-
guir para asignar la custodia y el resguardo de los bienes muebles patrimonia-
les? En caso de responder afirmativamente: ¿cuál(es)?
4. Describa brevemente las actividades y/o procesos que realiza para el control de
los bienes muebles patrimoniales de la UV.
5. Dentro de su dependencia ¿con qué frecuencia se verifica y actualiza la infor-

mación relacionada a la cuantificación, condiciones de uso, custodias y ubica-
ciones de los bienes muebles patrimoniales de la UV?
6. Dentro de su dependencia ¿se cuenta con algún sistema de control interno que
auxilie a aquellas actividades y/o procesos relacionados con el manejo de los
bienes muebles? En caso de responder afirmativamente: Describa brevemente
su funcionamiento.
7. Los reportes generados por el módulo de finanzas del SIIU (ej.: catálogo de
bienes por ubicación, resguardos de bienes, transferencia y/o baja de activos,
etc.) ¿le han auxiliado para llevar a cabo las actividades propias al control in-
terno de los bienes muebles dentro de la dependencia? Si o No: ¿Por qué?
8. Dentro de su dependencia ¿cuenta con algún sistema para el control de costos

y gastos generados por los bienes muebles patrimoniales de la UV?
9. Describa, a detalle, aquellas recomendaciones dirigidas a mejorar el control in-

terno de los bienes muebles patrimoniales de la UV a través de los sistemas de
información.
83
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias

Propuesta de un Sistema Informático para el Control

QUE PARA OBTENER EL GRADO DE

Xalapa, Veracruz. México

En este documento se presenta el proceso metodológico que se desarrolló para el

Históricamente, la presencia de la Universidad Veracruzana (UV) en la región ha

Parte imprescindible por mejorar los procesos de transparencia en el manejo

De este subsistema, destaca la incorporación de un módulo de activo fijo, el

Sin dejar de ser ajeno a la situación señalada, desde su creación en el año

No obstante, la naturaleza de la operatividad inherente a los medios audiovi-

Es por todo lo anterior que en este documento se concentra la propuesta de

Su estructura inicia con la identificación de los conceptos teóricos que lo fun-

Inicialmente, en este apartado se define al bien mueble patrimonial –retomando su

1.1.Bienes económicos intangibles y tangibles

Primero, los intangibles tienen un carácter incorpóreo, es decir, no son visi-

En ambos casos, para los propósitos de facilitar su control interno, es primor-

1.1.1.La posesión inmueble y mueble de los bienes económicos

Empleándolo a los tiempos actuales, el patrimonio representa el “… conjunto

Por otro, la concepción de los bienes muebles radica en su misma naturaleza,

Retomando el artículo previamente citado, los muebles patrimoniales de la

De la última definición se derivan distintos tipos de bienes muebles económi-

1.1.2.Definiendo a los bienes muebles patrimoniales

Una vez revisados algunos de los elementos que fundamentan la conceptualización

Así, un bien mueble patrimonial se define en este trabajo como: un activo

La administración o gestión se refiere al “… proceso en virtud del cual se manejan

1.2.1.El proceso administrativo

Dependiendo de las distintas percepciones existentes en el campo del conocimiento

 Planeación. Se le conoce como la primera función del proceso administrativo.

 Organización. Proporciona los elementos técnicos, financieros, sociales y ma-

 Dirección. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor

Figura 1. Proceso básico del control administrativo

Se determinan los Se analiza y Se identifican las

Fuente: Elaboración propia.

Es en esta última fase del proceso administrativo donde radica un tipo de

1.3.El control interno dentro de las organizaciones públicas

Según Muñoz C. (2002), el control interno comprende el establecimiento de los me-

Con base en esta definición, se pueden establecer los siguientes objetivos

Para conseguir los objetivos señalados, se requiere que la organización iden-

1.3.1.Componentes del control interno

Desde 1992, el informe emitido por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de

Evaluación de los riesgos

Fuente: Elaboración propia a partir de la revisión del COSO (2015).

Basado en el análisis de la firma Coopers & Lybrand (1997), se enuncian así:

3. Actividades de control: Deben establecerse y ejecutarse las políticas y los pro-

4. Información y comunicación: Las actividades en el rubro propio al control in-

5. Supervisión: Todo los procesos han de ser supervisados, implementando de

Todas las empresas, sean privadas, públicas, de participación estatal, paraestatales

Para reforzar el tema previamente expuesto, se despliega una revisión gene-

1.4.1.Elementos que conforman a un SIA

Desde un enfoque organizacional, Cohen & Asín (2005) los conceptualizan

Uniendo lo que distingue a cada una de las definiciones anteriores, un SIA

Entradas Procesos Salidas

Fuente: Elaboración propia.

A continuación se menciona cada uno de los componentes que lo integran:

 Entradas. En el contexto administrativo, se refieren a los datos que alimentan a

 Procesos. Convierten los datos en información significativa. Es decir, transfor-

 Salidas. Es el resultado de los procesos realizados por un sistema, los cuales

 Retroalimentación. Evalúa los resultados –salidas– a través del cumplimiento