GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Según la 5ª Edición del PMBOK®, la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos
involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el Proyecto
dentro del presupuesto aprobado. Debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la
obtención de los costos, ya que los diversos interesados medirán los costos del Proyecto de
diferentes maneras y en tiempos diferentes.

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una
persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en
una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos
se presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se
superponen e interactúan de formas que no se detallan aquí. En algunos proyectos, especialmente
en aquéllos de alcance más pequeño, la estimación de costos y la preparación del presupuesto de
costos están ta estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una
sola persona en un periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como
procesos distintos, porque las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos son
diferentes.

Plan de Gestión de costos

El trabajo necesario para llevar a cabo los tres procesos de la Gestión de los Costos, debe estar
precedido de un esfuerzo de planificación por parte del equipo del Proyecto, que forma parte del
proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. De él obtendremos, entre otros, el Plan
de Gestión de Costos, que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar,
estructurar, estimar, presupuestar y controlar los cotos del Proyecto. Entre otros, puede establecer lo
siguiente:

 Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de las actividades.

 Unidades de medida utilizadas en las mediciones.

 Relación de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es decir, a cada cuenta de control (CA)
se le asigna un código vinculado con el sistema de contabilidad de la organización.

 Umbrales de control. Porcentaje de variación o desviación permitida antes de actuar, con

respecto a la línea base de costos del Plan para la dirección del Proyecto.

 Reglas para medir el desempeño. Gestión del valor ganado: Earned Value Managemente
(EVM).

 Formato de informes.

 Descripción de los procesos.

Procesos de la Gestión de Costos

 Planificar la Gestión de los Costos: La Gestión de los Costes del Proyecto debe considerar
las necesidades de los interesados, ya que diferentes interesados medirán los Costes de
diferentes formas y en diferentes momentos. Este proceso establece las políticas,
procedimientos y documentación necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los
Costes.

 Estimar los Costos: Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto.

 Desarrollar el Presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de actividades

individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.

 Controlar los Costos: Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
Tipos de costos

 Costos variables: Costos dependientes del volumen de producción. Por ejemplo los
materiales a utilizar. Cuantas más plantas tenga el edificio que vamos a construir, más
hormigón necesitaremos..

 Costos fijos: Costos que no varían con el volumen de producción. Por ejemplo los
alquileres. Independientemente del número de plantas que tenga el edificio que vamos a
construir, el alquiler que se paga por las casetas de obra se mantendrá fijo.

 Costos directos: Costos repercutibles directamente al Proyecto. Por ejemplo, el coste del
hormigón es repercutible en entregables (por ejemplo las zapatas) del Proyecto de
construcción del edificio.

 Costos indirectos: Costos necesarios para llevar a cabo el Proyecto, pero que no se
pueden repercutir directamente en ninguna actividad. Por ejemplo los gastos de estructura
(contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).

 Costo de oportunidad: Costo de la mejor opción no realizada. Por ejemplo, si tenemos un

presupuesto de 10 euros para elegir entre comprar caramelos o chicles, decidamos lo que
decidamos, tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos finalmente adquirir
caramelos, habremos renunciado a los chicles y viceversa. Se basa en el principio de la
 rentabilidad esperada, y parte de que los agentes económicos racionales basan sus
decisiones en base al coste o privación de recursos para conseguir la mayor rentabilidad.

 Costos hundidos o enterrados: Costo en el que ya se ha incurrido, independientemente

de si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es relevante para la toma de decisiones,
de manera que se debe suprimir en el análisis y la evaluación del Proyecto. Por ejemplo, la
realización de un estudio de viabilidad de un Proyecto, se debe realizar para evaluar si el
Proyecto es viable, tendrá un coste, pero éste no influye en el análisis de rentabilidad del
Proyecto.

Otros conceptos relacionados

 Capital de trabajo: Recursos que requiere el Proyecto para atender las operaciones de
producción y comercialización de bienes o servicios y, contempla el monto de dinero que se
precisa para dar inicio al Proyecto. En otras palabras es el capital adicional con el que se
debe contar para que comience a funcionar el Proyecto, lo que quiere decir, financiar el
Proyecto antes de percibir ingresos.

 Depreciación contable: Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un

bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este
sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable.

– Depreciación Lineal: Supone que la depreciación varía linealmente, es decir, que la depreciación
es una función lineal de la edad y su representación gráfica es, por lo tanto, una recta. Se deprecia
la misma cantidad todos los años.

– Depreciación Acelerada: Supone mayores valores de depreciación en los primeros años de uso
del bien.

 Depreciación económica: Variación o pérdida del valor real de sufren los bienes del
inmovilizado.

 Ley de rendimientos decrecientes: El aumento en el uso de recursos, aumenta la

producción de forma creciente.
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

La Gestión de los Costes del Proyecto debe considerar las necesidades de los interesados, ya
que diferentes interesados medirán los Costes de diferentes formas y en diferentes momentos.

Este proceso establece las políticas, procedimientos y documentación necesaria para planificar,
dirigir, ejecutar y controlar los Costes.

ENTRADAS

1. Plan para la Dirección del Proyecto: Se utilizaran todos los componentes del este plan que
ya desarrollados, como por ejemplo las líneas base del Alcance y del Cronograma, cualquier
información que se considere útil para establecer las guías de la Gestión del Costes del
Proyecto.

2. Acta de Constitución: Desarrollada en el grupo de procesos de inicio, provee de información

sobre el marco del Proyecto a tener en cuenta para establecer las guías de la Gestión del
coste del Proyecto, por ejemplo el resumen de presupuesto a priori destinado por el
patrocinador para realizarlo.

HERRAMIENTAS

1. Juicio de Expertos: El juicio de expertos se aplica también para establecer las políticas,
procedimientos, técnicas, métodos y herramientas que se utilizarán en la Gestión del coste
del Proyecto.. Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo de personas
con conocimientos y/o formación especializados y puede obtenerse de numerosas fuentes.

2. Técnicas Analíticas: Para poder elegir racionalmente entre varias estrategias de

financiación: por autofinanciación, por intercambio y por endeudamiento. También, para
poder optar por diversas maneras de comprar recursos, tales como fabricar, comprar,
alquilar, etc. Además, es posible que los procedimientos corporativos recomienden utilizar
técnicas financieras específicas a la hora de determinar una estimación y tomar la decisión
adecuada: periodo de recuperación retorno de la inversión flujo de caja y valor neto
presente.

3. Reuniones: Del equipo de Proyecto. Sirven para discutir y abordar cualquier asunto
relacionado con establecer las políticas, procedimientos, técnicas, métodos y herramientas
que se utilizarán en la Gestión del coste del Proyecto.

SALIDAS

1. Plan de Gestión de Costes: Es necesario elaborar un Plan de Gestión de Costes detallando los
criterios para estructurar, estimar, preparar y aprobar el presupuesto del Proyecto y también, para
controlarlos. Los procesos de Gestión del coste, así como sus técnicas, herramientas y formatos
asociados varían por área de aplicación, por lo que es conveniente seleccionarlos y documentarlos
en el Plan de Gestión de Costes del Proyecto, que debe establecer:

 Unidades de medida. Para cada uno de los recursos se definen las unidades a usar en la
medición de los Costes, como por ejemplo, Costes indirectos, tasas horarias, etc.

 Nivel de exactitud. El grado de redondeo permitido a las estimaciones de los Costes.

 Nivel de precisión. Las estimaciones de Costes se ajustarán a una precisión prescrita

dependiendo del alcance de los paquetes de trabajo y de la magnitud del Proyecto. También
pueden incluir una cantidad para contingencias.

 Enlaces con los procedimientos de la organización. El componente de la EDT usado para la

contabilidad del coste del Proyecto suele ser la Cuenta de Control (CA). A cada cuenta de
control se le asigna un código o número de cuenta que está vinculado de forma directa al
sistema de contabilidad de la organización ejecutante. Dado que la cuenta de control incluye
la estimación de los Costes de los paquetes de trabajo, hay que tener en cuenta los
métodos idóneos para presupuestar dichos paquetes.

 Umbrales de control. Se suelen dejar definidos umbrales de control para permitir

desviaciones de coste antes de tomar acciones correctivas ó preventivas.

 Reglas para la medición del rendimiento. Por ejemplo:

1) Se dejan definidas las fórmulas para calcular pronósticos,

2) Se dejan establecidos criterios y reglas para imputar Costes y

3) Se fijan los niveles de la EDT en los que se realizará el análisis del valor ganado.

 Formatos de informe. Se definen los diferentes tipos de informes de rendimiento de Costes.

 Descripciones de los procesos. Se documentan los procedimientos a emplear en cada uno

de los tres procesos de la Gestión de Costes.

 Detalles adicionales. Fuentes de financiación recomendadas, normas para aplicar los

cambios de moneda, reglas para la imputación de los Costes incurridos, etc.

En el Plan de Gestión de Costes puede incluir otra información adicional y está incluido en el Plan de
Dirección del Proyecto y es un plan subsidiario de éste.
ESTIMAR LOS COSTOS DEL PROYECTO

Según el PMBOK®, el proceso Estimar los Costos, consiste en realizar una aproximación de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del Proyecto. La exactitud de la
estimación del costo de un Proyecto, aumenta según avanza el Proyecto, de manera que es un
proceso iterativo.

Los costos se estiman para todos los recursos asignados al Proyecto, es decir, recursos de trabajo,
recursos materiales, coste de servicios e instalaciones y posibles costes por contingencias.

La estimación de los Costes de las actividades puede necesitar de los resultados de los procesos de
planificación de otras áreas como por ejemplo el cronograma del Proyecto, el registro de riesgos y
las asignaciones de personal. Debido a ello las estimaciones no pueden darse por definitivas hasta
contar con tales informaciones.

Si la organización ejecutante no posee estimadores de Costes formalmente formados, el equipo del

Proyecto deberá aportar los recursos y la experiencia necesarios para llevar a cabo la estimación de
los Costes del Proyecto

Por lo tanto, podemos definir la estimación de costos, como una evaluación cuantitativa de los
costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del Proyecto.

ENTRADAS

 Plan de Gestión de Costes: Dado que detalla los criterios, técnicas, procedimientos y
herramientas para estimar los Costes del Proyecto, además de los relativos a los otros
procesos de Gestión del coste.

 Plan de Gestión de los Recursos Humanos: Las características del personal seleccionado
para el Proyecto influyen en los Costes de personal, además del sistema de reconocimiento
y recompensa, por lo que son componentes necesarios para desarrollar las estimaciones de
Costes del cronograma

 Línea Base del Alcance: La línea base del alcance puede contener información adicional
sobre requisitos con implicaciones contractuales y legales, está relacionada con la salud, la
seguridad, el desempeño, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad
intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta información debe tomarse en cuenta para
la elaboración de las estimaciones de costos.

 Enunciado del Alcance: Un supuesto que es necesario conocer para estimar los
costos del Proyecto, es si los estimados se referirán únicamente a los costes
directos (CD) o incluirán también los costes indirectos (CI) del Proyecto. El
enunciado del Alcance proporciona información sobre restricciones, límites y
supuestos del Proyecto. Una posible restricción podría ser un presupuesto limitado.
  EDT y su diccionario

 Cronograma del Proyecto: Los costos del Proyecto vienen determinados por el tipo y
cantidad de recursos, así como el tiempo que dichos recursos utilizan para completar las
actividades del Proyecto.

 Registro de riesgos: Es importante también, considerar los costos de mitigación de riesgos.

 Factores ambientales: Condiciones de mercado e información comercial publicada.

 Activos de los procesos de la Organización: Políticas y plantillas de estimación de costos.

Información histórica y lecciones aprendidas.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

 Juicio de expertos: Junto con la información histórica, el juicio de expertos aporta una
perspectiva valiosa sobre el ambiente y la información procedentes de Proyectos similares
anteriores. También puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos
de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.

 Estimación análoga: Utiliza el costo real de Proyectos similares anteriores como base para
estimar el costo del proyecto actual, que a veces se ajusta en función de diferencias
conocidas en cuanto a la complejidad del Proyecto. Generalmente, es un método menos
costo y más rápido que otros, pero por el contrario, es menos exacto.

 Estimación paramétrica: Consiste en utilizar información histórica para estimar los costos
futuros. Consigue niveles superiores de exactitud.
  Estimación ascendente: Estimación de los costes de los componentes de trabajo. Se estima
el costo de cada paquete de trabajo o actividad, con el mayor grado de detalle posible, de
manera que el costo se resume en niveles superiores.

 Estimación por tres valores: Al igual que con el proceso Estimar la duración de las
actividades, el PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de
una actividad:

 Más probable (cM)

 Optimista (cO)

 Pesimista (cP)

 Esperada (cE)

Las estimaciones de costos basadas en esta ecuación (o aun en un promedio simple de los tres
valores) pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de
incertidumbre de las estimaciones de costos.

 Análisis de reserva: El estimado de costos, puede incluir reservas de costo adicionales para
contingencias sobre aquellos eventos previstos, pero inciertos. Puede ser un porcentaje del
costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis
cuantitativos. Según vamos disponiendo de más información sobre el Proyecto, esta reserva
puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Las reservas para contingencias forman parte de los
 requisitos de financiamiento. El presupuesto debe incluir estas reservas y pueden ser
administradas por el Director de Proyecto (DP) sin solicitar autorización.

 Costo de la Calidad: Aseguramiento de la Calidad del Proyecto.

 Software de estimación de costos

 Análisis de propuestas para licitaciones (o de vendedores): Análisis de cuánto puede costar

el Proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados o proveedores.

 Técnicas grupales de toma de decisiones: Enfoques basados en el trabajo en equipo tales

como la aplicación de técnicas de creatividad en grupo (la tormenta de ideas, la nominal de
grupo, por votación secreta, la consulta reiterada a expertos o Delphi, los mapas mentales,
los diagramas de afinidad y los análisis de decisión por criterio múltiple) son muy útiles en la
estimación de los Costes de las actividades, sobre todo si la composición del grupo permite
mejora la exactitud y precisión mediante la mezcla formal de experiencias especializadas

SALIDAS

1. Estimaciones de costos de las actividades: el trabajo directo de los recursos, los materiales,
el equipo, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información y categorías
especiales, tales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias de
costo.

2. Base de las estimaciones: Detalles adicionales que respaldan la estimación de costos.

3. Actualizaciones a los documentos del Proyecto

DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Durante este proceso, se suman los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de
trabajo, para establecer una línea base de costos autorizada. La línea base incluye los presupuestos
autorizados y reservas para contingencias, pero excluye las reservas de gestión.

El Acta de Constitución del Proyecto y el Enunciado del Alcance del Proyecto proporcionan
presupuestos resumidos y limitaciones al presupuesto del Proyecto cuya validez hay comprobar en
este proceso. La suma de las estimaciones de los costes de las actividades del cronograma, de los
paquetes de trabajo y demás componentes de la EDT/WBS con el fin de preparar un presupuesto
detallado, se hace en el marco de la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto, que es necesario
aprobar antes de autorizar la realización de los trabajos.
ENTRADAS

1. Plan de Gestión de Costes: Dado que detalla los criterios, técnicas, procedimientos y
herramientas para agregar los Costes del Proyecto, además de los relativos a los otros
procesos de Gestión del coste.

2. Línea Base del Alcance: Puede incluir limitaciones formales de los gastos de fondos del
Proyecto, tanto sobre el total como sobre periodos concretos. Estas restricciones de
financiación son revisadas cuando se elabora el enunciado del alcance del Proyecto.
Pueden estar motivadas por los presupuestos anuales de la organización promotora del
Proyecto, de alguno de los socios participantes ó de otras entidades, como por ejemplo,
bancos o agencias gubernamentales.

3. Estimación de costo de las estimaciones y base de las estimaciones: Salida del proceso 7.2
Estimar los Costes. Dado que hay que sumar las estimaciones de los costes de cada
actividad del Cronograma, dentro de cada paquete de trabajo y luego dentro de cada
componente de la EDT/WBS, para obtener un presupuesto de los costes del Proyecto. La
base de las estimaciones son los papeles de trabajo que soportan y justifican las
estimaciones de los Costes de las actividades.

4. Calendario de Recursos y Cronograma: Incluye las fechas de inicio y finalización

programadas de todas las actividades del cronograma del Proyecto, de los hitos del
cronograma, de los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de
control. Esta información se utiliza para desplegar el flujo del presupuesto de costes por el
calendario y planificar cuando se va a incurrir en cada coste.

5. Registro de Riesgos: Se generará y describirá en el proceso 11.2 de Identificar los Riesgos y

ahora hay que tenerlos en cuenta para agregar los costes de las respuestas para la
prevención de riesgos, así como para estimar la reserva de contingencia.

6. Acuerdos: La información relativa a los costes de los contratos, que comprende los costes
de los productos, servicios o resultados que se han adquirido, se usa también para
determinar la línea base y el presupuesto del Proyecto.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

1. Suma de Costos: Las estimaciones de los costes de las actividades del cronograma se
suman primero por los paquetes de trabajo de la EDT, luego por los niveles superiores de la
EDT, tales como cuentas de control, y finalmente, para todo el Proyecto. También se
agregan los Costes temporalmente.

2. Análisis de Reserva: El análisis de reservas establece dos reservas de coste ó asignaciones

económicas para impactos de riesgos potenciales. Se trata de asignaciones económicas
reservadas para potenciales impactos en el alcance, plazo y coste del Proyecto, que no se
 utilizan si los riesgos no se producen. Si dichos cambios son a causa de riesgos
identificados en el registro de riesgos (unknown-known), la reserva económica se denomina
reserva para contingencias y dado que debe quedar aprobada, forma parte de la línea base
de costes por lo que el director del Proyecto puede gastar de ella cuando lo juzgue
necesario. Usualmente, el patrocinador del Proyecto maneja otra reserva económica para
riesgos desconocidos (unknown-unknown), denominada reserva de gestión. La reserva de

gestión también se utiliza para todo lo no cubierto por la reserva de contingencia. El director
del Proyecto debe obtener aprobación del patrocinador para poder usar la reserva de
gestión, que no forma parte de la línea base de coste del Proyecto, pero está incluida en el
presupuesto del Proyecto. Debido a ello, no se suele utilizar en el cálculo del valor ganado.

3. Juicio de Expertos: Dada la dificultad de las estimaciones y la variedad de métodos a utilizar,

será necesario contar con la ayuda de expertos generalistas y especialistas en el área de
aplicación del Proyecto tales cómo consultores, proveedores, clientes, asociaciones técnicas
y profesionales y directivos de otras unidades de la organización, incluso de otros sectores
industriales.

4. Relaciones Históricas: Para predecir los costes totales del Proyecto se pueden utilizar datos
históricos para realizar estimaciones análogas y/o paramétricas.

5. Conciliación del Límite de Financiamiento: En general, las organizaciones desean tener

control y planificar la asignación de fondos a sus Proyectos. Por lo tanto, los costes del
Proyecto se concilian con los límites de financiación establecidos por el cliente o la
organización ejecutante, de acuerdo a un plan de desembolso de fondos para el Proyecto.
La conciliación requerirá que se ajuste el cronograma del Proyecto para allanar o regular
 dichos Costes, lo que se logra aplicando restricciones de fechas impuestas en algunos
paquetes de trabajo, componentes de la EDT/WBS o hitos del Proyecto.

SALIDAS

1. Línea Base del Desempeño de Costes: Es el presupuesto del Proyecto distribuido en el

tiempo que se usa como referencia respecto de la cual se puede medir, supervisar y
controlar el rendimiento general del coste del Proyecto. Se desarrolla sumando los costes
estimados por período y normalmente se representa de forma acumulada en una curva S.
La línea base del coste es un componente del Plan de Gestión de Costes y por tanto, del
Plan para la Dirección del Proyecto. Para medir diferentes aspectos del rendimiento, muchos
Proyectos utilizan múltiples líneas base de coste y líneas base de producción. Por ejemplo,
una
para
cada
 recurso o tipo de recursos.

2. Requisitos de Financiamiento: Los requisitos de financiación, totales y periódicos (por

ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de la Línea Base de Coste y en general, se
establecen con un margen por exceso con el fin de estar preparados para sobre costes o
para el adelanto de los trabajos.

3. Actualizaciones: El proceso determinar el presupuesto hace necesario actualizar la

documentación del Proyecto, lo que generalmente incluye pero no está limitado a actualizar
el registro de riesgos, las estimaciones de los costes y el cronograma del Proyecto.

CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO

El proceso de Controlar los Costes se encarga de supervisar el grado de ejecución del presupuesto
del Proyecto y controlar los cambios en la línea base del rendimiento del coste. El control de Costes
del Proyecto incluye:

• Influir sobre los factores que producen cambios en la Línea Base de Coste.

• Asegurarse de que las solicitudes de cambio de coste sean aprobadas.

• Gestionar los cambios de costes a medida de que se produzcan.

• Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan las restricciones de la financiación autorizadas
para el Proyecto, tanto total como por periodos.

• Realizar el seguimiento del desempeño de costes para detectar y entender las variaciones con
respecto a la Línea Base de Coste.

• Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la Línea Base de Coste.

• Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el coste o en el uso de

los recursos.

• Informar los cambios aprobados a los actores interesados pertinentes.

• Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites aceptables.

ENTRADAS

 Plan para la Dirección del Proyecto:

 Línea base del desempeño de costos: se compara con los resultados reales para
determinar si es necesario implementar un cambio, o una acción preventiva o
correctiva.
  Plan de gestión de costos: describe la forma en que se gestionarán y controlarán los
costos del proyecto

 Datos sobre el Desempeño del trabajo: Recopilados durante el proceso 4.3 Dirigir y
Gestionar la Ejecución del Proyecto, a partir de ellos, se genera información sobre el
desempeño del coste de los trabajos.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

 Gestión del valor ganado (EV): Método que se utiliza comúnmente para la medición del
desempeño. Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma. Este
método se describe y explica con más detalle en la entrada:

Gestión del Valor Ganado

La gestión del valor ganado EVM (Earned Value Management) seguramente sea una de las
herramientas más importantes de la Dirección de Proyectos. Es utilizada para controlar de
forma integrada, el alcance, los costos y los tiempos del Proyecto, midiendo el desempeño
del mismo.

Esta herramienta, requiere establecer una línea base integrada con respecto a la cual se
pueda medir el desempeño durante la ejecución del Proyecto. Los principios de la EVM
pueden aplicarse a todos los Proyectos, independientemente del tamaño, en cualquier tipo
de industria.

El PMI® publicó en el año 2011 la última edición de la Practice Standard for Earned Value
Management, que engloba la gran mayoría de las siglas y definiciones que están
estandarizadas en la EVM de hoy en día, y dedica un par de páginas a la implementación
del sistema de gestión.

Esta técnica obtiene información del Proyecto que se analiza mediante unas reglas bien
establecidas. Su análisis nos permitirá:

 Revisar si se ha sobrepasado o no el presupuesto del Proyecto y en qué medida.

 Revisar si se han producido adelantos o atrasos en el cronograma del Proyecto.

 Analizar la situación del Proyecto en términos de costo y tiempo.

 Analizar si los datos obtenidos son favorables o desfavorables para el Proyecto.

 Realizar proyecciones, basadas en hipótesis, según la situación del Proyecto.

 Decidir si se sigue adelante o no con el Proyecto, si es preciso solicitar más fondos o tomar
cualquier decisión importante respecto al Proyecto.
 Para llevar a cabo la gestión del valor ganado, es preciso calcular tres valores:

 Valor Planificado, PV (Planned Value): Presupuesto autorizado del trabajo que es

necesario realizar. El PV coincide con la línea base de costo o presupuesto acumulado.

 Costo Real, AC (Actual Cost): Es el costo total del trabajo realizado hasta la fecha.

 Valor Ganado, EV (Earned Value): La estimación del valor del trabajo realizado, requiere
una medición del trabajo durante la ejecución. Posteriormente, convertiremos el porcentaje
de avance en un valor monetario, multiplicándolo por el costo total presupuestado.

La técnica del análisis del valor ganado, requiere evaluar variaciones e índices de tendencia
y posteriormente realizar proyecciones.

VARIACIONES

Variación de Costo, CV (Cost Variance)

Nos permite identificar si estamos por encima o por debajo del valor planificado hasta la
fecha y en qué medida.

Índice de desempeño del presupuesto, CPI (Cost Performance Index)

Se considera la métrica más importante de la EVM y mide la eficacia de la gestión del costo
para el trabajo completado

Variación del cronograma, SV (Schedule Variance)

Nos indica cómo avanzamos en el cronograma, de manera que nos permite evaluar
adecuadamente el cumplimiento del avance.

Índice de desempeño del cronograma, SPI (Schedule Performance Index)

Mide el avance logrado en un Proyecto en comparación con el avance planificado.

 PROYECCIONES

Proyecciones de Costo

Según avanza el Proyecto y en función del desempeño del mismo, el equipo puede
desarrollar una proyección de la estimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del
presupuesto hasta la conclusión (BAC).

La proyección de una EAC implica hacer estimaciones de eventos futuros para el Proyecto,
basadas en la información y el conocimiento disponibles en el momento de realizar la
proyección. Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido
para completar el trabajo, más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo
restante.

 BAC: Presupuesto hasta la conclusión (Budget at completion)

 EAC: Estimación a la conclusión (Estimate at completion)

 ETC: Estimación hasta la conclusión (Estimate to complete)

Proyección de costo (EAC) según el presupuesto inicial

Independientemente de que estemos por debajo o por encima del presupuesto inicial, el
costo del trabajo restante se llevará a cabo según se había presupuestado inicialmente:

EAC = AC + (BAC – EV)

ETC = EAC – AC

Proyección de costo (EAC) según CPI actual

Independientemente de la eficiencia o ineficiencia en el uso de recursos, los costos del
trabajo restante mantendrán el mismo nivel de eficiencia o ineficiencia, es decir, se espera
que lo que el Proyecto ha experimentado a la fecha continúe en el futuro:

EAC = BAC / CPI = AC + (BAC – EV) / CPI

ETC = EAC – AC

Proyección de costo (EAC) según CPI y SPI

El trabajo correspondiente a la ETC se realizará según una proporción de eficiencia que

toma en cuenta tanto el índice del desempeño de costos (CPI) como el índice de
desempeño del cronograma (SPI), es decir, los retrasos en el cronograma, afectarán
también a los costos:

EAC = AC x ((BAC-EV) / (CPI x SPI))

ETC = EAC – AC

Las variaciones de este método miden el CPI y el SPI según diferentes valores de
ponderación, que quedan a juicio del director del Proyecto, por ejemplo, se puede tomar un
70% de CPI y un 30% de SPI:

EAC = AC x ((BAC-EV) / (70%CPI + 30%SPI))

Proyección de costo (EAC) en base a nuevas estimaciones

Las nuevas estimaciones permiten obtener estimaciones más precisas, pero es un método
mucho más lento. Consiste en sumarle al costo actual (AC) el valor actualizado de las tareas
restantes:

EAC = AC + valor actualizado (nueva estimación)

Índice de Desempeño del Trabajo por Completar, TCPI (To Conclude Performance Index)

Proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante,
con el propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal como el BAC o la
EAC:

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)

Pronósticos o Proyecciones de Costo: Consiste en, según avanza el Proyecto, realizar una
proyección de la estimación a la conclusión (EAC). En caso de que difiera del presupuesto
hasta la conclusión (BAC) y éste ya no es viable, se debe proyectar una EAC. Reestimación
o predicción de condiciones y eventos futuros.
  Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI): Consiste en estimar cuánto se
deben de ajustar los gastos para cumplir con el presupuesto del Proyecto aprobado.

 Revisiones de Desempeño: Se comparara el desempeño real del trabajo del Proyecto con la
línea base del cronograma y a línea base de costos.

 Análisis de reserva: Supervisar y controlar las reservas o asignaciones económicas para

contingencias. En función de la identificación de nuevos riesgos, de la revaloración de los ya
identificados, de los costes incurridos en los planes de contingencia activados hay que
ajustar la reserva de contingencia.

 Software de gestión de Proyectos

SALIDAS

 Información sobre del Desempeño del Trabajo: Valores calculados del CV, SV, CPI y SPI.

 Proyecciones del Presupuesto: Valores de una EAC calculada o de una EAC ascendente.

 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

 Solicitudes de Cambio: El análisis del rendimiento del Proyecto puede generar una solicitud
de cambio de algún aspecto económico del Proyecto.

 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto:

 Línea base del desempeño de costos

 Plan de gestión de costos