PROCESO

FORMATO

ENTIDAD REMITENTE

ENTIDAD PRODUCTORA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD PRODUCTORA

OBJETO

FECHAS EXTR
(AÑO - MES -
NRO. NOMBRES DE LAS SERIES, NOMBRE DEL
CÓDIGO
ORDEN SUBSERIES O ASUNTOS EXPEDIENTE Y/O NÚMERO
INICIAL
Elaborado por:

Cargo:

Firma:

Lugar:

Fecha:
 DES

ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o p

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayo

OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la d

OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferenc
desvinculación.

HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventar

REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Deb
de la transferencia.

No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos

CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una d

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de un
funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dep
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, e
NOMBRE EXPEDIENTE Y/O NÚMERO. Debe colocarse el Nombre del contratista , empresa, nombre del fun
Dependencias.

FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colo
fecha se anotará s.f.
UNIDAD DE CONSERVACION. CAJA: Anotar el numero de la caja dentro de el archivo de gestión objeto de l
CARPETA: registra en orden ascendente el numero de la carpeta dentro del expediente (Ejemplo para series
Para series simples se numeran de forma consecutiva dentro de la caja. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán
NUMERO DE FOLIOS. Se escribe la cantidad de folios en la carpeta. Cada carpeta va numerada de 1 a 200 f
Laboral , Contratos, Expedientes Juridicos) se numera de manera consecutiva todas las carpetas hasta termin
SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V)
FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, me
Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
* Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
* Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resolucione
lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas;
* Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnico
* Especificar programas de sistematización de la información.
* A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. As
perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos

SIGNATURA TOPOGRAFICA: es una identificación numérica, asignada a la caja por el responsable de Archiv
central y debe coincidir con la ubicación de la caja al interior del archivo, se proporcionará a la oficina remitent

Ejemplo: 1-10-523-15 que correspondería a: Bodega: 1 panel 10 posición 523 caja 15. El número de la caja
transferencias primarias, iniciando en 1 por cada vigencia.

ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el i
ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el

RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inven
 GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMÁTO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

REGISTRO DE ENTRADA

AÑO MES DIA

FECHAS EXTREMAS
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
(AÑO - MES - DIA)
NRO. DE
SOPORTE
FOLIOS
NRO. NRO.
FINAL TOMO OTRO
CAJA CARPETA
Entregado por:

Cargo:

Firma:

Lugar:

Fecha:
 DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS A DILIGENCIAR

ntación que se va a transferir.

d que produjo o produce los documentos.

nistrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

ce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

arias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individ

hojas del inventario.

s secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, m

o de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

toras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

o al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como cons
de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento

entos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

se, en lo posible, en orden alfabético.
a, nombre del funcionario o del Ciudadano a quien corresponda el expediente y/o número del contrato o expediente, debe diligenciarse segú

siento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950 -1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cu

gestión objeto de la transferencia. Para cada transferencia iniciar en 1.

emplo para series complejas 1/3, 2/3. 3/3.)
ro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba.
erada de 1 a 200 folios aproximadamente. En series Complejas ( Ejemplo Expedientes de Historia
petas hasta terminar, de todas manera en este campo debe escribir el numero de folios de la carpeta.
es (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
e consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina resp

mnas anteriores.
, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo e
andos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principa
tografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
erimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información.
e lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: fís
(ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

ponsable de Archivo Central de Oficinas centrales o de Delegaciones departamentales o de Registraduria Distrital. Este campo debe ser dilige
la oficina remitente mediante la devolución del FUID firmado. Debe Identificar el número de: Bodega, panel, posición, número de caja.

número de la caja de la signatura topográfica, corresponderá al consecutivo asignado por el responsable del archivo central, de manera conse

ble de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

ble de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

 CÓDIGO GDFT10

VERSIÓN 3

HOJA No.____ DE ___

REGISTRO DE ENTRADA
NT
Número de transferencia

Espacio a diligenciar
por Archivo Central
CONSULTA NOTAS
SIGNATURA
TOPOGRAFICA
Recibido por:

Cargo:

Firma:

Lugar:

Fecha:
e entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado,

fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número

un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus

vación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos

el contrato o expediente, debe diligenciarse según corresponda a cada una de las

En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga

gistros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación.

eración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

bjeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer
ada anexo.
mentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,

egistraduria Distrital. Este campo debe ser diligenciado por el responsable de archivo
Bodega, panel, posición, número de caja.

sponsable del archivo central, de manera consecutiva conforme ingresan las