MODELO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA ORGANIZACIONAL E

INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO

(MCPOI)

USAID – CASALS & ASSOCIATES Inc. – COMUNICACIÓN PÚBLICA ESTRATEGIAS

1
INFORME FINAL DEL CONTRATO PARA “DISEÑAR UN MODELO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA
ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO Y SU MANUAL DE
IMPLEMENTACIÓN QUE BUSQUE FORTALECER LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Y
GARANTIZAR LA PRODUCCIÓN, CIRCULACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS
ENTIDADES DEL ESTADO HACIA SUS DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS Y QUE ENRIQUEZCA Y
DESARROLLE LA RENDICIÓN DE CUENTAS A LA COMUNIDAD”.

Bogotá, D.C., 23 de marzo de 2004

 COMUNICACIÓN PÚBLICA ESTRATEGIAS

Equipo de trabajo:

Director JUAN CAMILO JARAMILLO LÓPEZ

Productora ejecutiva ANA MARÍA CUCALÓN GUTIÉRREZ
Expertos organizacionales TEODORO PÉREZ PÉREZ
ALGEMIRO VERGARA CHINCHÍA
Experto constitucionalista WILLIAM ALVIS PINZÓN
Experto en métodos de seguimiento
y apoyo a la gestión SERGIO ALEJANDRO JARAMILLO LÓPEZ
Investigadores académicos OMAR GERARDO RINCÓN RODRÍGUEZ
ADRIANA MARCELA LONDOÑO CANCELADO

ii
 Índice

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................... 1
PRESENTACIÓN....................................................................................................................................................... 3
PRIMERA PARTE: ANTECEDENTES .................................................................................................................. 5
CAPÍTULO PRIMERO: LA COMUNICACIÓN PÚBLICA ............................................................................... 5

1 El concepto de la comunicación pública.................................................................................................... 5

2 Comunicación pública y comunicación política....................................................................................... 6
3 La comunicación pública en Colombia...................................................................................................... 7

CAPÍTULO SEGUNDO: DIAGNÓSTICO DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ENTIDADES

DEL ESTADO ............................................................................................................................................................. 9

1 Conceptos básicos ......................................................................................................................................... 9

1.1 Comunicación y cultura......................................................................................................................... 9
1.2 Cultura organizacional ........................................................................................................................ 10
1.3 La comunicación en la cultura organizacional..................................................................................... 11
2 Procedimiento ............................................................................................................................................. 13
3 Diagnóstico .................................................................................................................................................. 13
3.1 Concepción de la comunicación............................................................................................................ 14
3.2 Cultura de la información .................................................................................................................... 16
3.3 Temporalidad........................................................................................................................................ 18
3.4 Inercia .................................................................................................................................................. 20
3.5 Medios masivos de comunicación......................................................................................................... 20
4. Conclusiones................................................................................................................................................ 22

SEGUNDA PARTE: MODELO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA ORGANIZACIONAL E

INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO (MCPOI).................................................................... 23
CAPITULO PRIMERO: MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................ 23

1 Modelo general de comunicación pública............................................................................................... 23

2 Campos de actuación ................................................................................................................................. 25
3 Comprensiones básicas .............................................................................................................................. 26
3.1 El concepto de movilización social........................................................................................................ 27
3.2 La movilización organizacional en las entidades del Estado ................................................................ 28
3.3 El concepto de mediador ....................................................................................................................... 29
3.4 El papel que juegan los medios de comunicación en la sociedad .......................................................... 30
3.4.1 Sociedad mediática ........................................................................................................................................30
3.4.2 Los medios de comunicación como agentes de socialización ..................................................................30
3.4.3 Los medios de comunicación como pensamiento leve .............................................................................31
3.4.4 Los medios de comunicación local ..............................................................................................................31
3.4.5 Los medios de comunicación como máquinas narrativas ........................................................................32
3.5 La construcción de lo público ............................................................................................................... 33
3.5.1 La comunicación como bien público ...........................................................................................................34
3.5.2 La información como bien público ..............................................................................................................35
3.6 El concepto de democracia aplicado a la comunicación pública............................................................ 36
3.7 El concepto de política aplicado a la comunicación pública.................................................................. 37
3.8 El concepto de participación ciudadana ............................................................................................... 37
4 Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para entidades del Estado
(MCPOI)................................................................................................................................................................. 37
4.1 Definición............................................................................................................................................. 39
 4.2 Objetivo................................................................................................................................................ 39
4.3 Propósito y finalidad ............................................................................................................................ 39
4.4 Marco institucional.............................................................................................................................. 40
4.5 Enfoque ................................................................................................................................................ 42
4.5.1 Competencias comunicativas para la construcción de consensos...........................................................43

CAPITULO SEGUNDO: COMPONENTES DEL MCPOI ............................................................................... 45

1 Categorías y ejes temáticos ........................................................................................................................ 45

1.1 Apertura............................................................................................................................................... 46
1.1.1 Receptividad (eje temático de la comunicación organizacional) .............................................................46
1.1.2 Actitud de servicio (eje temático de la comunicación organizacional) ...................................................47
1.2 Interlocución ........................................................................................................................................ 47
1.2.1 Visión compartida (eje temático de la comunicación organizacional)....................................................49
1.2.2 Trabajo colaborativo (eje temático de la comunicación organizacional) ................................................50
1.2.3 Sistematización (eje temático de la comunicación Informativa)..............................................................51
1.2.4 Socialización de la información (eje temático de la comunicación informativa) ...................................52
1.3 Visibilidad ............................................................................................................................................ 53
1.3.1 Publicidad (eje temático de la Rendición de cuentas a la sociedad) .......................................................54
1.3.2 Posicionamiento (eje temático de la Rendición de cuentas a la sociedad) .............................................55
2 Matriz estratégica........................................................................................................................................ 56
2.1 Ideas reguladoras.................................................................................................................................. 56
2.2 Ruta crítica temática ............................................................................................................................ 57
3 Plan de comunicación................................................................................................................................. 59
4 Método de seguimiento y apoyo a la gestión comunicacional ............................................................. 59
4.1 Marco conceptual ................................................................................................................................. 59
4.1.1 Perspectiva de la población objetivo ...........................................................................................................60
4.1.2 Perspectiva de los procesos ..........................................................................................................................60
4.1.3 Perspectiva del aprendizaje..........................................................................................................................61
4.1.4 Perspectiva económica ..................................................................................................................................61
4.2 Objetivos del Método de seguimiento y apoyo a la gestión comunicacional ........................................ 61
4.2.1 Objetivo general .............................................................................................................................................61
4.2.2 Objetivos específicos .....................................................................................................................................62
4.3 La relación que establece el MCPOI con otras corrientes de la investigación en comunicación .......... 62

TERCERA PARTE: MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN................................................................................ 64

DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DEL MCPOI............................................................................. 74

1 Primera etapa: formulación del diagnóstico de la comunicación en la entidad................................. 75

1.1 Metodología para realizar el diagnóstico comunicacional.................................................................... 75
1.2 Procedimiento....................................................................................................................................... 76
1.2.1 Primer momento: alistamiento para la recolección de información........................................................76
1.2.2 Segundo momento: aplicación de las encuestas ........................................................................................79
1.2.3 Tercer momento: consolidación y análisis de la información ..................................................................79
2 Segunda etapa: definición de objetivos.................................................................................................... 86
2.1 Metodología para la definición de objetivos del Plan de comunicación ................................................ 86
2.2 Procedimiento....................................................................................................................................... 87
2.2.1 Primer momento: identificación de focos de intervención.......................................................................87
2.2.2 Segundo momento: análisis de capacidades organizacionales................................................................89
2.2.3 Tercer momento: formulación de objetivos................................................................................................89
3 Tercera etapa: diseño de estrategias......................................................................................................... 90
3.1 Estrategias estructurantes ................................................................................................................... 90
3.2 Estrategias operativas .......................................................................................................................... 92
4 Cuarta etapa: diseño y ejecución de procesos......................................................................................... 93

ii
 4.1 Proceso de desarrollo y aplicación de políticas de comunicación.......................................................... 93
4.1.1 Primer momento: promulgación de Políticas mediante directiva...........................................................97
4.1.2 Segundo momento: instructivo para el desarrollo de las políticas de comunicación. ........................104
4.1.3 Tercer momento: aplicación de las políticas de comunicación ..............................................................107
4.2 Proceso de elaboración y ejecución del Plan de Medios y de acciones comunicativas. ....................... 107
4.2.1 Primer momento: análisis de los objetivos de cada uno de los temas de la Ruta crítica temática ....107
4.2.2 Segundo momento: elaboración de cronogramas y presupuestos ........................................................118
4.2.3 Tercer momento: ejecución del Plan..........................................................................................................118
4.3 Proceso de Rendición de cuentas a la sociedad ................................................................................... 119
4.3.1 Primer momento: definición de la agenda ...............................................................................................120
4.3.2 Segundo momento: producción de la información .................................................................................120
4.3.3 Tercer momento: tratamiento comunicativo ............................................................................................120
4.3.4 Cuarto momento: acciones comunicativas en medios ............................................................................121
4.4 Proceso de construcción y aplicación de indicadores del Método de seguimiento y apoyo a la
gestión del Plan de comunicación..................................................................................................................... 121
4.4.1 Indicadores de seguimiento a los ejes temáticos .....................................................................................123
4.4.1.1 Desarrollo de mecanismos de escucha y receptividad .................................................................123
4.4.1.2 Desarrollo de la actitud de servicio.................................................................................................124
4.4.1.3 Construcción de visión compartida ................................................................................................125
4.4.1.4 Promoción del trabajo colaborativo ................................................................................................126
4.4.1.5 Promoción de la cultura de la sistematización ..............................................................................126
4.4.1.6 Posicionamiento del concepto de la información como bien colectivo ......................................126
4.4.1.7 Aplicación del principio de publicidad..........................................................................................127
4.4.1.8 Concepto comunicativo del posicionamiento ...............................................................................128
4.4.2 Indicadores de seguimiento a los campos de aplicación del MCPOI ...................................................128
4.4.2.1 Índice de evolución de las acciones comunicativas ......................................................................129
4.4.2.2 Índice de evolución de la comunicación informativa...................................................................129
4.4.2.3 Índice de evolución de la Rendición de cuentas a la sociedad ....................................................130
4.4.3 Índice de seguimiento y apoyo a la gestión del Plan de comunicación................................................130
4.4.3.1 Perspectiva de la población objetivo...............................................................................................131
4.4.3.2 Perspectiva de los procesos..............................................................................................................131
4.4.3.3 Perspectiva de los aprendizajes.......................................................................................................132
4.4.3.4 Perspectiva económica......................................................................................................................133
4.4.4 Índice de desempeño del Modelo de comunicación pública organizacional e informativa ..............136
4.4.4.1 Índice de interlocución .....................................................................................................................137
4.4.4.2 Índice de apertura .............................................................................................................................137
4.4.4.3 Índice de visibilidad..........................................................................................................................137
5 Quinta etapa: establecimiento de niveles de responsabilidad............................................................ 138
5.1 Productor ........................................................................................................................................... 138
5.2 Subcomité de comunicación ............................................................................................................... 138
5.3 Director-editor ................................................................................................................................... 139
5.4 Realizadores........................................................................................................................................ 139

ANEXO..................................................................................................................................................................... 140
REFERENTES NORMATIVOS PARA LA APLICACIÓN DEL MODELO DE COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO (MCPOI)...................... 140

Índice de cuadros y tablas

Cuadro 1 Características del Modelo General de comunicación pública ...................................................... 24

Cuadro 2 Categorías, ejes temáticos y campos.................................................................................................... 45
Cuadro 3 Matriz estratégica.................................................................................................................................... 59
Cuadro 4 Resumen de los conceptos básicos ...................................................................................................... 73
iii
Cuadro 5 Campos diagnosticados, ejes temáticos y categorías........................................................................ 75
Cuadro 6 Determinación del tamaño de la muestra según el número de colaboradores vinculados....... 77
Cuadro 7 Puntajes según respuestas..................................................................................................................... 79
Cuadro 8 Códigos de colores para la evaluación ................................................................................................ 81
Cuadro 9 Ejemplo de presentación de los resultados finales de la evaluación según ejes temáticos
y campos comunicacionales ..................................................................................................................... 82
Cuadro 10 MCPOI - Decálogo de políticas de comunicación organizacional e informativa para
entidades del Estado.................................................................................................................................. 96
Cuadro 11 Menú de acciones comunicativas..................................................................................................... 118
Cuadro 12 Diseño de la estructura de la base de datos de sugerencias y quejas recibidas y/o
atendidas.................................................................................................................................................... 125
Cuadro 13 Diseño de la estructura de la base de datos de las piezas comunicativas e informativas
proyectadas................................................................................................................................................ 134
Cuadro 14 Diseño de la estructura de la base de datos de las piezas comunicativas e informativas
realizadas ................................................................................................................................................... 135

Índice de ilustraciones

Ilustración 1 Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para entidades del

Estado (MCPOI) ......................................................................................................................................... 23
Ilustración 2 Campos de actuación de la comunicación en las organizaciones. ........................................... 25
Ilustración 3 Modelo de Comunicación para la Construcción de Consensos ............................................... 43
Ilustración 4 Plan de comunicación. ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Ilustración 5 Estrategias de actuación................................................................................................................... 90

Lista de formatos

Formato 1 Instructivo para el diligenciamiento de los instrumentos de evaluación para el

diagnóstico de la comunicación pública................................................................................................ 83
Formato 2 Cuestionario de evaluación de la comunicacón organizacional................................................... 84
Formato 3 Cuestionario de evaluación de la comunicación informativa....................................................... 85
Formato 4 Cuestionario de evaluación de la Rendición de cuentas a la sociedad ....................................... 86
Formato 5 Ejemplo de valoración de la encuesta sobre comunicción organizacional................................. 88
Formato 6 Modelo de directiva que divulga las políticas incluidas en el decálogo propuesto por
el MCPOI con sus criterios de aplicación ............................................................................................ 104

iv
 INTRODUCCIÓN

El Programa de Cooperación Internacional “Fortalecimiento de la Transparencia y la

Rendición de Cuentas en Colombia”, auspiciado por la Agencia de los Estados Unidos
para el Desarrollo Internacional –USAID- y ejecutado en el país por la Firma CASALS &
ASSOCIATES INC., con la asistencia técnica de la firma consultora Comunicación
Pública Estrategias, ponen a disposición de las entidades del Estado del orden nacional
y territorial el presente “Modelo de comunicación pública organizacional e informativa
para entidades del Estado (MCPOI)” y su “Manual de Implementación”.

Ambos documentos, son resultado del trabajo del Programa en torno a la idea de
diseñar una carta de navegación para el enfoque y la práctica de la comunicación de
carácter organizacional y de información en estas entidades, a partir de un ejercicio de
diagnóstico realizado por el Programa USAID/CASALS “Fortalecimiento de la
Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia” asistido en este proceso por el
Centro Colombiano de Responsabilidad Empresarial (CCRE), como desarrollo de la
estrategia comunicativa del “Modelo de gestión ética para entidades del Estado”, en
veintiún (21) entidades del Nivel Territorial y dos (2) entidades del Nivel Nacional y
mediante un proceso de construcción colectiva y participativa con sus servidores
públicos en el transcurso del año 2003.

En el marco conceptual del Modelo General de comunicación pública desarrollado por

Comunicación Pública Estrategias en diversos proyectos de movilización social y en
entidades del Estado y empresas privadas, el Programa USAID/CASALS
“Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia” solicitó
por encargo a este ente especializado el diseño de un Modelo de comunicación pública
organizacional e informativa para entidades del Estado y su Manual de
Implementación, que busque fortalecer la comunicación organizacional y garantizar la
producción, circulación y socialización de la información en las entidades del Estado
hacia sus diferentes grupos de interés y que enriquezca y desarrolle la Rendición de
Cuentas a la comunidad; para ello fue necesario resumir y complementar el acervo de
conceptos contenidos en las más recientes investigaciones sobre la comunicación
pública, procurando concentrar el ejercicio académico en la exposición de aquellos
principios, metodologías e instrumentos cuyo conocimiento y asimilación resultan
imprescindibles para entender y aplicar a cabalidad el Modelo.

El instrumento puesto a consideración de las entidades del Estado por el Programa

USAID/CASALS, se concreta en la construcción de las categorías de análisis y los ejes
temáticos que resultan del diagnóstico de la comunicación en estas entidades, a partir de
los cuales se ha diseñado una aplicación específica del Modelo general de comunicación
pública, que busca ordenar y dotar de sentido a la práctica de la comunicación
organizacional e informativa en el sector público, en consonancia con el marco
institucional y jurídico que le da cuerpo y en el marco del enfoque de la comunicación
para la construcción de consensos, que es característico de esta manera de entender la
comunicación en las organizaciones.

Para dar cumplimiento al objetivo de fortalecer el Control Interno en el sector público,

en el entendido de que la comunicación es un eje estratégico que atraviesa
transversalmente el quehacer organizacional en todas sus dimensiones y por
consiguiente es consustancial al buen funcionamiento de las entidades, el “Modelo de
comunicación pública organizacional e informativa para entidades del Estado (MCPOI)”
y su “Manual de Implementación” suministran las comprensiones teóricas y los
procedimientos y herramientas necesarias para su aplicación, dirigidos estos
instrumentos en primera instancia a las entidades vinculadas al Programa
“Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia”
USAID/CASALS y, de manera adicional, a todas aquellas entidades, y a las personas
vinculadas al ejercicio profesional de la comunicación en el sector público, que estén
interesadas en ampliar la comprensión de su práctica comunicativa.

Se trata de aportar nuevas miradas y procedimientos que contribuyan a mejorar las

relaciones de construcción de sentido al interior del sector público y de interacción
comunicativa de las entidades con sus audiencias externas, buscando, además,
enriquecer el debate sobre la comunicación pública en nuestro medio, pero, sobre todo,
contribuir a la movilización social hacia el cumplimiento de los fines esenciales del
Estado.

El ordenamiento de la comunicación y el mejoramiento de la cultura organizacional en

el contexto de la construcción de lo público y de la generación de confianza en las
entidades del Estado, se facilitan por medio de este “Modelo de comunicación pública
organizacional e informativa para entidades del Estado (MCPOI)” y su “Manual de
Implementación”, que la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional
–USAID- quien auspicia el Programa “Fortalecimiento de la Transparencia y la
Rendición de Cuentas en Colombia”, su operador en Colombia CASALS &
ASSOCIATES INC., y Comunicación Pública Estrategias, dejan a disposición de las
entidades vinculadas al Programa y de todas aquellas que quieran adoptarlo.

2
 PRESENTACIÓN

El tema de la comunicación, puede decirse, es un campo aún inexplorado en las

entidades del Estado. A través de la aproximación que significó la capacitación para
instrumentalizar la estrategia comunicativa del Elemento de Control “Acuerdos,
Compromisos o Protocolos Éticos”, estándar de control creado como parte de la
propuesta del “Modelo de Control Interno para entidades del Estado”, producto
igualmente del Programa USAID/CASALS “Fortalecimiento de la Transparencia y la
Rendición de Cuentas en Colombia”, resultó evidente que la comunicación es un
asunto que rebasa de manera amplia el campo de la promoción y difusión de la Carta de
Valores en las entidades, y que, en términos generales, existe un vacío en este campo
que es preciso llenar con elementos conceptuales y con instrumentos funcionales de
trabajo.

Los componentes de Control “Comunicación” e “Información” del “Modelo de Control

Interno para entidades del Estado” desarrollados por el Programa USAID/CASALS, por
otra parte, subrayan la necesidad de diseñar de manera técnica planes de comunicación
estratégica que unifiquen criterios y marquen el derrotero por donde debe transcurrir la
práctica comunicativa en las entidades del Estado.

En términos generales, puede decirse que en el sector público la comunicación ha sido

utilizada tradicionalmente para cumplir dos grandes objetivos: cuidar la imagen del
gobernante en el caso de las entidades territoriales o del directivo de mayor nivel en las
entidades nacionales, y administrar las relaciones con los medios de comunicación. Esto
explica porqué, lo que se encuentra en estas entidades por lo general son oficinas de
prensa y no unidades de comunicación, y porqué el perfil de los comunicadores
vinculados está determinado por su formación y su experiencia como periodistas y no
cuentan las entidades con profesionales de la comunicación especializados y con
experiencia en la comunicación organizacional.

El objetivo estratégico del “Modelo de comunicación pública organizacional e

informativa para entidades del Estado (MCPOI)” es contribuir a llenar este vacío y
ofrecer a las entidades un enfoque y una metodología para diseñar Planes de
Comunicación que no solamente se propongan establecer unas buenas relaciones con los
medios de comunicación y garantizar la difusión de las actuaciones de las entidades,
sino que contribuyan a la consolidación de una cultura organizacional fundada en los
principios de la función pública y encaminada a movilizar internamente a los servidores
públicos en sintonía con los objetivos estratégicos propios de cada entidad y con el
cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

El contenido de esta publicación está ordenado en tres partes y cada una de ellas se
subdivide, a su vez, en capítulos que abordan cada uno de los temas tratados.

3
La Primera Parte, “Antecedentes”, contiene dos capítulos. En el primero, “La
Comunicación pública”, se tratan los antecedentes del concepto en la investigación
comunicativa desde los primeros registros que se conocen hasta la época actual. El
capítulo segundo, “Diagnóstico de la Comunicación en las entidades del Estado”,
clasifica en cinco categorías organizacionales la situación de la comunicación en las
entidades del Estado.

La Segunda Parte, “Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para

entidades del Estado (MCPOI)”, consta de dos capítulos. En el primero: “Marco
Conceptual”, se introducen los presupuestos conceptuales del Modelo General de
comunicación pública. Y en el capítulo segundo, “Componentes del MCPOI”, se
desarrollan los componentes del Modelo, que se concreta en la Matriz Estratégica que
deberá servir como insumo fundamental para el diseño de Planes de Comunicación en
las entidades que lo adopten.

En la Tercera Parte, “Manual de Implementación” se presentan las herramientas

metodológicas y se describen los procesos que deben seguir las entidades para diseñar
sus Planes de Comunicación; se propone una metodología para que realicen sus propios
diagnósticos enmarcado en las categorías y los ejes temáticos formulados por el MCPOI,
y se entrega un menú de acciones comunicativas posibles, con la intención de que sirva
como material de consulta, pues resulta evidente que cada entidad y cada comunicador
deberán imaginar y crear sus propias acciones comunicativas, de acuerdo con sus
objetivos, sus recursos y su experiencia. El Manual contiene, además, un Modelo de
Directiva para promulgar las políticas de comunicación que institucionalizan el Plan en
las entidades y los procedimientos para implementar el “Método de seguimiento y
apoyo a la gestión del Plan de comunicación” que ofrece una metodología para la
construcción de indicadores que le permitan a la entidad monitorear de manera
sistemática y técnica la implementación del Plan de comunicación.

Con esta publicación, el Programa de Cooperación Internacional “Fortalecimiento de la

Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia”, auspiciado por la Agencia de
los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional –USAID- y operado en el país por la
firma CASALS & ASSOCIATES INC., con la asistencia técnica de la firma consultora
Comunicación Pública Estrategias, hace entrega de un completo Instrumento que deberá
contribuir a mejorar, de manera significativa, la práctica comunicativa de las entidades
del Estado en nuestro país.

4
 PRIMERA PARTE:
ANTECEDENTES

CAPÍTULO PRIMERO:
LA COMUNICACIÓN PÚBLICA

1 El concepto de la comunicación pública

El origen del concepto de la comunicación pública, comporta un proceso histórico que se

inicia desde la época medieval, con las enormes restricciones impuestas a la
comunicación en nombre de un bien mayor que el individual: el de la religión, la
soberanía del príncipe, el privilegio de la nobleza, el orden de la comunidad. Como
señala Denis McQuail (1998), se tenía en poca estima a las virtudes de la comunicación
pública a excepción de la comunicación unidireccional originada en la Iglesia y en el
Estado, y de las celebraciones públicas del poder y los rituales. En ese sentido, la historia
de la comunicación está escrita sobre el antagonismo entre la autoridad establecida y los
individuos e intereses colectivos.

Con el surgimiento de la imprenta en la mitad del siglo XVII, se asiste a un profundo

cuestionamiento de las restricciones del medioevo, que acompañó la emergencia de
principios y prácticas tendientes a la reivindicación del derecho individual de publicar,
el derecho de las comunidades a controlar sus comunicaciones, la tolerancia de las
diferentes religiones, entre otros. Prácticas que condujeron tanto al inconformismo,
como a la reafirmación de la Iglesia y el Estado en su derecho de controlar las
declaraciones públicas (McQuail, 1998)

Con la emergencia y consolidación de la industrialización y del proyecto moderno

iluminista que llega hasta la segunda mitad del siglo XIX, surgen en concreción, ya en el
siglo XX, los conceptos de comunicación pública y de esfera pública, desarrollados por
el filosofo alemán Jürgen Habermas, quien encuentra en la esfera pública la expresión de
la nueva clase burguesa en su lucha contra el feudalismo. Como lo reconoce el mismo
McQuail, a mediados del Siglo XIX la expresión abierta de opiniones ya se había
afirmado como un rasgo legítimo y normal de la vida política e incluso como un
derecho, especialmente después de la oleada revolucionaria de 1848 en Europa. El
espíritu del iluminismo respaldaba con fuerza la necesidad de la educación del pueblo,
el debate público racional y también el acelerado avance de la ciencia y el conocimiento.

En este sentido, el término comunicación pública inicialmente hace referencia a ese

espacio metafórico, que se encuentra al alcance de todos, y que salvaguarda al
ciudadano de la opresión del Estado y de la Iglesia, al tiempo que le facilita la libre
expresión de sus opiniones, intereses y reclamos.

Con la entrada de los medios de comunicación masiva, se inaugura un nuevo momento

en el desarrollo de la comunicación pública. Momento caracterizado por el avance
5
irrefrenable de las nuevas tecnologías de la comunicación, que se ve momentáneamente
suspendido por las dos Guerras Mundiales, en las cuales gran parte de Europa
experimentó regímenes totalitarios en los que la comunicación se prestó al control y a la
manipulación por parte de los gobiernos. A pesar de estos inconvenientes y gracias a los
desarrollos al interior de la comunicación misma marcados por el surgimiento del cine y
de la emisión, así como a las primeras tecnologías eléctricas de la telegrafía, la telefonía y
la radiotelegrafía, la comunicación pública adquirió un desarrollo sin precedente, claro
ésta, siempre con el fantasma de la libertad y de la restricción de fondo. Como lo señala
McQuail, se descubrió que cada uno de estos medios necesitaba definición legal y algún
tipo de reglamentación. Hoy por hoy, el conflicto fundamental entre la actitud de las
actividades establecidas y las demandas de una libertad sin restricciones por parte de
los medios sigue vigente y marca profundamente el estado de confusión que se ha
creado alrededor de las normas que deben aplicarse a la organización y el desempeño
de la comunicación, desde el punto de vista de la sociedad.

2 Comunicación pública y comunicación política

Más allá del ámbito de la libertad de expresión, la comunicación pública también se ha

entendido y practicado desde la definición de procesos que permiten colectivizar
sentidos y propuestas de partidos, candidatos y gobiernos. Una de las teorías más
potentes y permanentes en este sentido ha sido la utilizada como modelo para campañas
electorales que se denomina “Two-step-flow”. Su aspecto más significativo es la
combinación de medios masivos y comunicación interpersonal para el cambio de
conducta. La formulación clásica de “Two-step-flow-process” de Gaudet nace en 1944.
En esencia la noción de two-step-flow está en que la influencia de los medios y los
candidatos y los gobiernos actúa en dos etapas: (i) líderes de opinión que absorben la
información de los medios masivos, los candidatos o los gobernantes; y (ii) los líderes de
opinión pasan la información a sus gentes cercanas vía comunicación interpersonal. Este
modelo se sigue usando efectivamente en las campañas políticas: primero se socializa la
información a líderes con público propio y legitimidad social, quienes a su vez
socializan las ideas a la comunidad de pertenencia o de influencia.

Otro de los autores que entra a definir la expresión comunicación pública, es Ferguson
(1998), quien la vincula con los procesos de información e intercambio cultural entre
instituciones, productos y públicos mediáticos compartidos socialmente, de amplia
disponibilidad y de carácter comunal. Esta definición cubre no sólo los medios
tradicionales sino también muchos de los nuevos datos y servicios de comunicación al
alcance del público a través de las telecomunicaciones. Tal concepto abarca, a su vez, el
dominio de temáticas de interés general cuya comunicación abierta y libre resulta
pertinente y legitima. Cuando se señala que un tema pertenece a éste dominio público,
estamos ante un reclamo legítimo sobre el derecho de recibir información y también de
publicar.

6
 El concepto de comunicación pública actualiza, en síntesis, la lucha de los sujetos por
intervenir en la vida colectiva y en el devenir de los procesos políticos concernientes a
la convivencia con “el otro” y por participar en la esfera pública, concebida ésta como
el lugar de convergencia de las distintas voces presentes en la sociedad. En este
sentido, la comunicación pública denota la intrincada red de transacciones
informacionales, expresivas y solidarias que ocurren en la esfera pública o el espacio
público de cualquier sociedad (McQuail, 1998) En su significado moderno extendido,
este espacio designa principalmente los canales y redes de comunicación masiva, y el
tiempo y el espacio reservados en los medios para la atención de temas de
preocupación pública general.

3 La comunicación pública en Colombia

El concepto comunicación pública, como tal, es relativamente nuevo en nuestro medio.

Su antecedente más cercano es el “Modelo macrointencional de comunicación”
construido durante algo más de diez años, entre 1985 y 1999, por el investigador José
Bernardo Toro y su equipo de comunicadores en la Fundación Social.

La comunicación macrointencionada tiene como propósito central proponer una

interpretación de los elementos clásicos de la comunicación: emisor, mensaje, receptor y
del proceso mismo de la comunicación, aplicados a la idea de la movilización social. Las
respuestas a las preguntas acerca de cómo interpretar el papel de los medios masivos en
la movilización, y sobre todo de cómo relacionar su verdadero poder de incidencia con
los procesos organizativos que son los que esencialmente producen esa movilización, se
apoyan, en este Modelo, en el principio de las mediaciones formulado por
investigadores contemporáneos de la comunicación, según el cual cuando se envía un
mensaje al conjunto de la sociedad éste llega a su destinatario final mediado por las
interpretaciones de múltiples intermediarios, quienes son los que finalmente le confieren
un sentido y lo hacen comprensible y aprehensible para ese destinatario final. De allí la
idea de la reedición (Toro, 1991), que parte de asumir que nadie reproduce ni multiplica
un sentido en forma mecánica sino que lo apropia y al hacerlo lo convierte en su propio
contenido; y por consiguiente es autónomo en la generación de su mensaje y en su
articulación y la de su público a la movilización.

Otros aportes significativos del Modelo macrointencional son la diferenciación entre

quien asume la decisión de poner en marcha la movilización mediante su voluntad
política y la provisión de los recursos necesarios (productor Social) y quien hace la
movilización propiamente dicha desde el punto de vista técnico y comunicacional
(editor Social), y la aplicación del concepto de red como motor estructural de la
movilización.

Pero fue en 1999, a raíz del terremoto que sacudió al eje cafetero colombiano, cuando
por primera vez se aplicaron estas ideas a un proceso importante y significativo de
movilización social, encaminado, en este caso, a dotar a la reconstrucción de la zona
7
afectada por la catástrofe de una estrategia de comunicación y movilización capaz de
generar sentido de pertenencia de los damnificados con respecto al proceso y de
articular un sentido coherente para que el país y el mundo se enteraran de lo que allí
estaba sucediendo. Y fue la Corporación Viva la Ciudadanía la institución encargada de
aplicar este Modelo a través de un contrato de Gerencia del Proyecto de Comunicación
de la Reconstrucción con el Fondo para la Reconstrucción y Desarrollo Social del Eje
Cafetero FOREC.

En la ejecución de este proyecto durante sus dos años de duración surgieron nuevas
preguntas, esta vez relacionadas con el carácter político de la movilización, la inclusión
de nuevos actores, el papel central de la información en la formación de una opinión
pública ilustrada, y la apropiación de nuevas herramientas como la pedagogía
ciudadana y el periodismo público. Entonces se establecieron nuevos paradigmas y la
idea de la macrointención dio paso a la de la construcción de bienes públicos y
colectivos.

Finalmente, de lo que se trata es de poner en marcha procesos de concertación social

para la movilización mediante la creación de consensos y la negociación de propósitos
colectivos. Y para lograrlo es preciso desentrañar las claves de la manera como la
sociedad se comunica y articula imaginarios potentes de transformación de su
realidad, reconociendo la diferencia y el conflicto y construyendo escenarios de
encuentro, de concertación y de participación. A partir de este momento se empezó a
hablar de la comunicación pública como un concepto y como una herramienta para la
construcción democrática de sociedad y para la planeación estratégica de la
comunicación en las organizaciones, y se creó un Modelo de comunicación pública
para ser aplicado en proyectos de movilización social y en el diseño de Planes de
Comunicación Estratégica, que pueden ser de carácter organizacional, corporativo,
informativo o de interacción comunicativa (movilización)

8
 CAPÍTULO SEGUNDO:
DIAGNÓSTICO DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO

1 Conceptos básicos

El Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para entidades del

Estado (MCPOI), surge de la necesidad detectada en el proceso de implementación del
Modelo de Control Interno, de construir un instrumento conceptual y metodológico
para el diseño de Planes de Comunicación Estratégica en las entidades, encaminados a
desarrollar el Componente de Control “Comunicación pública” del Modelo de Control
Interno para entidades del Estado; por esta razón el contexto que le da sentido y que
explica el diagnóstico a partir del cual fue formulado, tiene que ver, fundamentalmente,
con la cultura organizacional de estas entidades.

Para entender en su complejidad este diagnóstico, es fundamental conocer los conceptos

básicos de dónde resultan sus categorías: las relaciones que existen entre comunicación
y cultura, la noción de cultura organizacional y la manera como la comunicación afecta
la cultura organizacional.

1.1 Comunicación y cultura

En la base de la organización social está la sociabilidad, que es la cualidad de construir

sociedad. Y la sociabilidad es, sustancialmente, una competencia comunicativa puesto
que, lo que le da origen al hecho social, además de la capacidad productiva del ser
humano es su capacidad de relacionamiento. Dicho de otra manera, lo que hace factible
la existencia de la cultura es la capacidad del ser humano de socializar, de que muchos
puedan compartir una construcción social, dado que su característica fundamental —
como seres sociales— es que viven en constantes interacciones: no pueden vivir por
fuera de la interacción con otros seres humanos, entre otras cosas, porque se es humano
en la medida en que se interactúa con otros.

El proceso de interacción primaria, o de socialización, es aquel mediante el cual se

aprende a relacionarse en el grupo social al cual se pertenece; de hecho en las diversas
culturas esto se asimila de acuerdo con interacciones típicas predominantes ya
establecidas, así que, cuando alguien se socializa y se acerca a una cultura nueva, lo que
hace es aprender sus prácticas y darles sentido. Y la interacción, que es un toma y dame,
se hace viable y posible a través de la comunicación.

Si no hay interacción, no hay sentido, el sentido se construye en la relación. Algo

puede tener sentido individual pero si cuando va a ser actuado no encuentra
correspondencia por parte de otra u otras individualidades, no se realiza plenamente.
De esta forma, cuando hablamos de comunicación nos referimos primero a la
articulación de significado y luego a la construcción de sentido (No puede haber
sentido compartido si no hay significado compartido)
9
Cuando nos comunicamos, lo que hacemos, siguiendo a Jesús Martín-Barbero (2000), es
“poner en común”, es decir, no tanto “llegar a un acuerdo” o discutir y llegar al
consenso, como “hacer común” precisamente lo que “tenemos en común”, así sea el
desacuerdo. La comunicación organizacional trata, entonces, de buscar los mecanismos
para poner en común, vale decir, para que sea posible comunicar, y, a través de la
comunicación, interactuar en las organizaciones. En la cultura están las formas de
interactuar y en la comunicación las formas de poner en común la cultura.

1.2 Cultura organizacional

En una comunidad ―y una organización es una comunidad― las personas comparten

unos imaginarios y unos sentidos, claros para todos, acerca de en qué consiste, por
ejemplo, ser exitoso, buen trabajador, productivo u ocioso o acerca de qué quiere decir
cumplir normas. Todas estas representaciones colectivas se constituyen en universos de
sentido compartido, lo cual quiere decir que hay una serie de prácticas que apuntan a
hacer realidad esos significados, esos sentidos y esos imaginarios. Eso es la cultura.

Para entender mejor el concepto de cultura, veamos los planteamientos de algunos

autores:

Según Horacio Andrade (1996), la cultura es la manera como actúan los integrantes de
un grupo o sociedad (en este caso de una organización), que tiene su origen en un
conjunto de creencias y valores compartidos. En otras palabras, la cultura proporciona
un marco común de referencia que permite tener una concepción más o menos
homogénea de la realidad y por lo tanto un patrón similar de comportamientos ante
situaciones específicas. Geer Hofstede (1984) la define como la programación mental
colectiva que distingue a los miembros de un grupo humano de otros y que incluye
sistemas de valores que son parte de los bloques con los cuales se construye. Por su
parte, Glen Fisher (1998) afirma que la cultura es un sistema de costumbres mentales
que hace que las personas que pertenecen a ella piensen igual, y perciban y razonen de
forma que sus conductas encajen en el molde social. Para Milton Singer (1979),
finalmente, los elementos constitutivos de la cultura son los sistemas de significados, las
ideologías, las convenciones tácitas y las estructuras cognitivas e inconscientes que
pueden advertirse en cualquier sociedad, con distintos grados de conciencia y de
formulación verbal.

Como se puede apreciar, las definiciones citadas, y muchas otras que por razones de
espacio no se incluyen, destacan implícita o explícitamente una función específica de la
cultura: la creación de significados compartidos que permiten la construcción social de
la realidad (Berger y Luckmann, 1984) La cultura es eminentemente dinámica y está
constantemente en proceso de transformación a través de la resignificación de esos
sentidos, de esos significados y de esas prácticas que en ocasiones están en diálogo o en
debate y que se reconstruyen permanentemente para que unos los acepten y asuman o

10
para que otros los rechacen. Y lo que permite esa reconstrucción, el diálogo entre los
diversos sentidos, es la comunicación a través de procesos sociales que continuamente
están facilitando y promoviendo comprensiones compartidas por medio de la
conversación, que es el mecanismo comunicativo a través del cual es posible redefinir,
apropiar, reformular, resignificar y reconstruir el sentido compartido. Cultura y
comunicación están, pues, indisolublemente unidas.

Según Horacio Andrade (1992), una cultura es fuerte, cuando:

1. Los valores en ella están claramente definidos y ampliamente difundidos.

2. Los valores rigen la conducta de los miembros de la organización.
3. Los valores están jerarquizados en función de su importancia.

Y una cultura es funcional, cuando:

1. Permite a la organización alcanzar su misión y cumplir sus metas.

2. Motiva y compromete a sus integrantes.
3. Fomenta la integración y crea un ambiente sano de trabajo.

1.3 La comunicación en la cultura organizacional

Mientras la cultura, en general, hace referencia al ethos, a las maneras de ser,

comportarse y vivir en sociedad, la cultura organizacional define la manera de ser,
comportarse y actuar en una organización.

La cultura organizacional se realiza a través de los discursos, los imaginarios y las

prácticas cotidianas que configuran el diario vivir de las organizaciones y existe en dos
dimensiones, una formal que se refiere al deber ser y otra práctica que corresponde al
ser y la vivencia.

En toda organización existe un querer o deber ser que expresa lo que ésta define de sí
misma: su visión, su misión, sus políticas, los grandes enunciados acerca de lo que
dice que quiere ser; pero hay otra realidad, también cultural, conformada por las
prácticas cotidianas y la manera como las organizaciones están realizando eso que
dicen que quieren ser, que, con frecuencia, mantiene alguna distancia con lo que
realmente son. De esta manera, la misión y la visión son el norte que orienta a las
organizaciones y las prácticas cotidianas el camino que las conduce hacia la
realización de ese norte.

A veces las organizaciones avanzan de manera coherente y armónica hacia la concreción

de su proyecto misional, en otras lo hacen en una dirección diferente o por lo menos
distante, pero, en últimas, lo que una organización es, es lo que hace y practica y no lo
que enuncia, pues sucede con frecuencia que las organizaciones postulan en su discurso
enunciados oficiales que en la realidad no hacen parte de su cotidianidad; de ahí la
11
importancia de referirse a las prácticas y a las maneras de vivir cotidianas, a lo que las
organizaciones hacen en su diario vivir según su manera de ser. La cultura, así, no
puede disociarse de la comunicación, puesto que, finalmente, lo que les confiere a las
organizaciones carácter, además de sus acciones, está contenido en la manera como
narran esas acciones y en el horizonte de sentido que le confieren a lo que hacen, que es
un hacer institucional.

El experto español Joan Costa (2002) afirma que la comunicación es más fuerte que la
acción porque lo que las organizaciones deciden, planifican y realizan sólo adquiere
sentido, significado y valores cuando lo comunican. La comunicación extiende el acto y
lo propaga desde un punto emisor a muchos puntos de destino, tanto como interese a la
organización. Este aspecto es fundamental ya que las decisiones, los planes, los
proyectos, las misiones de una organización nunca se convertirán en hechos, si no son
comunicados. Si no se comunican, los propósitos no existen ni en el ámbito interno ni el
sector externo.

La cultura organizacional, por otra parte, contiene, también, el conjunto de reglas que se
relacionan con la axiología y con valores que no solamente son de carácter moral sino
que refieren al conjunto de principios que permiten que las organizaciones funcionen de
una determinada manera, esto es, que sean unas u otras claramente diferenciadas. Y
esas reglas, ese horizonte de sentido que las determina como entes culturales, encuentra
en la comunicación su elemento articulador en la medida en que, lo que hacen,
responde, a la vez, a una cierta manera de justificar cómo lo hacen, por qué lo hacen,
para qué lo hacen y desde dónde lo están haciendo.

Definida la cultura organizacional como las prácticas y los modos del vivir cotidiano
de las personas que hacen parte de una organización —sus maneras de ser, hacer y de
pensar—, resulta evidente que, en la medida en que las personas se están
comunicando constantemente, la manera como lo hacen es la objetivación de la
cultura de esa organización. En este sentido la cuestión no es que comunicación y
cultura sean dos elementos separados o que la comunicación esté al servicio de la
cultura, sino que la comunicación es la forma concreta como se expresa en la
cotidianidad la cultura y que, por consiguiente, desde la comunicación se afecta la
cultura, es decir, que afectando las prácticas de comunicación se afecta también, por
fuerza, la cultura organizacional.

Puestas las cosas en estos términos, y una vez aceptado que los cambios en la
comunicación producen cambios en la cultura, hay dos maneras de acometer un proceso
de cambio en la sociedad: a través de la praxis, es decir, desde las maneras concretas de
hacer las cosas en la vida cotidiana o por la vía cognitiva, a través de la reflexión y el
conocimiento. Y lo que parece más eficiente en la cultura organizacional, en la
perspectiva sistémica, es la introducción de criterios y acciones que cambien las
prácticas organizacionales en una dirección determinada, en el entendido que toda

12
nueva práctica impone por sí misma la necesidad de generar mecanismos de
comprensión que la expliquen, lo cual conduce necesariamente al ejercicio cognitivo.

2 Procedimiento

Un enfoque que ordene y le dé valor estratégico a la práctica comunicativa en las

entidades del Estado en los ámbitos organizacional e informativo y con énfasis en la
aplicación de la figura de la Rendición de cuentas, debe resultar de un diagnóstico que
interprete el quehacer de la comunicación en estas entidades en función de la
construcción de lo público, la generación de confianza y la transparencia, y en el marco
de los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución como fundamentos
para el desarrollo de la función administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, y de la naturaleza y el propósito del Estado social
de derecho contenidos en el artículo 1º de la Carta, que define a la nación como una
república democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad
humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia
del interés general.

Para la realización de este diagnóstico de carácter interno, se utilizaron las matrices de

análisis producidas en los talleres de diseño estratégico de la comunicación realizados
entre el 28 de marzo y el 13 de noviembre de 2003 en 21 entidades del Estado vinculadas
al programa de cooperación USAID “Fortalecimiento de la Transparencia y la
Rendición de Cuentas en Colombia”, operado por CASALS & ASSOCIATES INC., con
el apoyo técnico y metodológico del Centro Colombiano de Responsabilidad
Empresarial (CCRE) en desarrollo de la aplicación de la estrategia de comunicación para
“La definición de Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos del componente de
Ambiente de Control del Subsistema de Control Estratégico”.

El diagnóstico fue realizado por los expertos organizacionales de la firma Comunicación

Pública Estrategias, quienes tuvieron en cuenta, además, para su formulación, veinte
entrevistas —estructuradas a partir de categorías derivadas del procesamiento de las 21
matrices— realizadas entre el 24 de noviembre y el 17 de diciembre de 2003 a servidores
públicos de diferente nivel vinculados a las mismas entidades.

3 Diagnóstico

A la luz de los conceptos inicialmente planteados en este capítulo resulta claro que el
diagnóstico de la comunicación en las entidades del Estado, es, básicamente, un análisis
de la manera como se desenvuelven las interacciones en su cultura organizacional. Esas
interacciones son de diferente tipo: tienen que ver con la manera como en ellas se
entiende y practica la comunicación, con las prácticas comunicativas enfocadas a la
generación, sistematización y socialización de la información que son usuales entre sus
servidores públicos, con los modelos mentales y las representaciones colectivas que les

13
son comunes a éstos y con la manera como las entidades se relacionan con los medios de
comunicación, que son, finalmente, los grandes mediadores que intervienen y hacen
más fuerte o más débil su interacción comunicativa con la sociedad.

En este contexto, el diagnóstico de la comunicación en las entidades del Estado, aborda

los principales riesgos que enfrenta la práctica comunicativa en estas entidades, a partir
de cinco categorías construidas con base en la teoría organizacional y en la realidad de
las relaciones que usualmente establecen con los medios de comunicación:

1. Concepción de la comunicación
2. Cultura de la información
3. Temporalidad
4. Inercia
5. Medios masivos de comunicación

3.1 Concepción de la comunicación

En términos generales puede decirse que, en las entidades del Estado, cuando se habla
de comunicación se hace referencia al manejo de los medios de comunicación y, en
algunos casos a la Rendición de cuentas a la sociedad. Pero, por regla, la comunicación
en ellas no es entendida como el eje organizacional transversal que hace posibles
prácticas cotidianas de generación de conversaciones e interacciones.

Ahora bien, aún desde esta comprensión y partiendo del reconocimiento de que en
cumplimiento del principio constitucional de la publicidad hay entidades que han
logrado éxitos innegables en el campo de la transparencia y de la Rendición de cuentas a
la sociedad, en casi todos los casos las administraciones no tienen muy claro en qué
consiste su enfoque ni cómo lo hacen. La razón de tal contradicción es que sus acciones
en este sentido corresponden a su proyecto político más o menos democrático pero no a
un proyecto comunicativo que aplique políticas de comunicación claramente definidas y
las políticas que existen en el campo de la sistematización de la información se
concentran en aspectos técnicos o en estricto ajuste a lo que estipula la Constitución
Nacional en el tema de la Rendición de Cuentas Administrativa.

Un enfoque desde la comunicación para las entidades del Estado que se articule en
función de los riesgos que deben ser previstos para garantizar que efectivamente sus
prácticas de interacción estén enfocadas a la construcción de lo público y a la generación
de confianza, conduce, necesariamente, a la definición de políticas de comunicación y a
la formulación de parámetros que orienten el manejo de la información. Y aquí es
pertinente hacer de nuevo una necesaria distinción entre lo que son las prácticas
comunicativas —como las formas concretas de relacionarse en la organización— y las
estrategias de comunicación. De ahí la urgencia de construir el concepto de la
comunicación en las entidades del Estado como algo inherente a la cultura

14
organizacional y no solamente como una práctica focalizada de manera exclusiva en la
difusión de mensajes informativos.

Una caracterización de las prácticas comunicativas en las entidades del Estado, permite
establecer por lo menos tres grandes cuestiones, que deben ser abordadas y resueltas
para que efectivamente sea posible ordenar y direccionar la comunicación en ellas:

1. La primera cuestión tiene que ver con la pregunta acerca de en qué área debe recaer
la responsabilidad del proyecto comunicativo en las entidades. Y la respuesta no
parece tener una definición clara en la administración pública en Colombia.

En términos generales, las entidades del Estado coinciden en reconocer su

responsabilidad informativa frente a los resultados de la gestión y la necesidad de
proyectar la imagen del directivo de mayor nivel o del gobernante, pero no tienen
clara la importancia estratégica del manejo comunicativo e informativo con respecto
a sí mismas y a sus relaciones con las comunidades. Por eso, finalmente, lo que está
en la tradición es la existencia de oficinas de prensa o direcciones de comunicación
dependientes directamente del despacho, cuya tarea fundamental y casi exclusiva es
dar cuenta de las acciones de la entidad, del manejo de las relaciones públicas y de
administrar la imagen del grupo directivo, enfoque que por regla general termina
personalizado en la vocería casi exclusiva del directivo de mayor nivel o del
gobernante, quien, se asume, es el responsable de la interlocución de la entidad con
la sociedad.

Como resultado de este enfoque, los directores o jefes de prensa se limitan a apoyar
esta función y a servir como filtros de la relación entre los directivos de segundo y
tercer nivel y el gobernante o directivo más alto, quien es, finalmente, el que define
lo que se debe comunicar y cómo debe ser comunicado.

2. La segunda cuestión tiene que ver con la orientación y el enfoque de la comunicación

en las entidades. Además de definir si la comunicación debe estar en cabeza de una
u otra área o si deben existir oficinas de prensa o áreas de comunicación, es necesario
partir del reconocimiento de que tanto las entidades nacionales como las territoriales
cuentan con unas instancias naturales de producción de sentido que son los Consejos
de Gobierno o los equipos que reúnen a la alta dirección y que por tal naturaleza a
estos les corresponde constituirse en los entes rectores y orientadores de la práctica
comunicativa organizacional e informativa y proporcionar las directrices en torno a
las cuales debe articularse la labor de las áreas formalmente encargadas de
administrar y ejecutar la comunicación, cualesquiera que ellas sean.

Las instancias de alta dirección son el lugar organizacional donde el directivo o el

gobernante ponen en común la orientación de las acciones políticas, estratégicas y
administrativas de la entidad y desde donde debe desprenderse el circuito que

15
 irradie esas directrices y socialice la información buscando articular visión
compartida, tanto al interior de la entidad como hacia la sociedad. Pero en la
práctica, estas instancias no están normadas ni reglamentadas como espacios
comunicativos y es potestad del gobernante o del directivo convocarlas o no con la
necesaria frecuencia y asignarle a quienes participan en ellas la función de operar
como mediadores de primer nivel, que no solamente participan en estos espacios
para rendir cuentas de su tarea y recibir orientación, sino como interlocutores
productores de sentido cuya responsabilidad debe ser poner en marcha el proceso
comunicativo en la entidad.

3. La tercera cuestión tiene que ver con el estilo de dirección y la manera como éste
afecta la construcción de visión compartida. Si el gobernante o directivo de mayor
nivel es el único punto de encuentro para sus más inmediatos colaboradores, es
evidente que la única posibilidad de articulación de sentido es él mismo en relación
con cada una de las áreas; y este tipo de manejo se traduce por lo general en la
configuración de sistemas de dirección por feudos o pequeños núcleos de poder,
donde cada directivo responde directa y exclusivamente por el desempeño de su
área al directivo de mayor nivel y no establece relaciones comunicativas sinérgicas
horizontales ni diagonales y por supuesto mucho menos verticales con el resto de la
organización. Desde una perspectiva sistémica, por el contrario, la alta dirección
debe asumirse a sí misma y en su conjunto como un sistema comunicativo, para que
la comunicación pueda asimilarse de manera orgánica y hacer parte de la estructura
organizacional de la entidad.

3.2 Cultura de la información

Un riesgo central en las entidades del Estado es la ausencia de una cultura de la

información, entendida como la práctica del registro permanente y sistemático de
aquello que es susceptible de ser convertido en información:

1. Por su naturaleza pública, en las entidades del Estado se manipula un gran volumen
de datos cuya sistematización y procesamiento, si se efectuase en forma adecuada y
oportuna, se constituiría en información fundamental para interpretar y entender los
procesos de la sociedad.

De hecho la Constitución, en su artículo 74, dispone que cada una de las actuaciones
del Estado sea documentada de tal manera que cualquier ciudadano pueda tener
acceso a esa documentación: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley”. Y, efectivamente, en
cumplimiento del Art. 3º, Inc. 7 del Código Contencioso Administrativo, según el
cual: “En virtud del principio de publicidad las autoridades darán a conocer sus
decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordene
este Código y la ley”, en cuanto tiene que ver con lo que se reconoce como

16
 información oficial las entidades cuentan con normas, procesos y procedimientos
para cumplir con este mandato. Sin embargo, la actitud de los servidores públicos
dista mucho de asumir esta obligación como parte de su cultura cotidiana, y la
recolección y procesamiento de la información suelen asumirse como procedimientos
burocráticos y no como parte de la labor cotidiana, ni como procesos esenciales en la
construcción de lo público y mucho menos como elementos fundamentales para
facilitar el análisis e interpretación de las acciones de dirección, en la medida en que
las diferentes actividades realizadas y los resultados con ellas generados estén o no
conduciendo al logro de los objetivos perseguidos.

Si aceptamos, desde el punto de vista de la informática, que la información es el

resultado de recuperar, registrar y procesar una serie de datos dispersos para
convertirlos en pistas, indicios o indicadores, en algo con sentido; y si además
reconocemos que la información adquiere valor en la medida en que es analizada e
interpretada o reflexionada para ser convertida en conocimiento, la cultura de la
información debe articularse en torno a unos procedimientos funcionales y eficientes
formalmente establecidos que den cuenta del proceso, pero sobre todo ha de resultar
de una actitud dispuesta por parte de quienes tienen a su cargo esta responsabilidad
y de todos los servidores públicos en general, pues resulta claro que sin el concurso
de quienes son los generadores de los insumos básicos que producen la información,
las entidades nunca podrán cumplir cabalmente con su deber frente a su adecuada
socialización.

2. Otro factor relacionado con la cultura de la información, en este caso con el impacto
negativo o positivo que ésta puede tener en las organizaciones, es el hecho de que en
las entidades del Estado la confidencialidad respecto a asuntos internos es, en
general, muy baja y los servidores públicos se enteran de los temas más
confidenciales con la mayor facilidad y de la manera menos indicada. Las secretarias
y los conductores, por ejemplo, suelen conocer todo lo que sucede en la entidad y lo
que supuestamente es más confidencial, en un ambiente de informalidad altamente
perjudicial, en la medida en que, de la misma manera como circula información
cierta, aunque sea reservada, ésta termina por lo general distorsionada y desfigurada
por la potencia del rumor.

La causa fundamental de este fenómeno es el hecho de que las entidades no cuentan

con mecanismos ni procedimientos organizacionales eficaces para socializar en
forma oportuna y suficiente la información que debe estar a disposición de sus
funcionarios, y por consiguiente, en el momento en que ésta deja de fluir, se dificulta
su visibilidad y, por alto que sea el nivel de secreto que se quiera guardar, la
necesidad de la información impulsa a la gente a suplir su carencia por la vía de la
especulación, del rumor y de la comunicación informal.

17
3. De la misma manera la ausencia de una cultura de la información afecta las
relaciones entre las entidades y la sociedad. En su conjunto, es preciso reconocer
que, pese a que efectivamente lo hacen, las entidades del Estado no han creado los
mecanismos suficientes para garantizar la adecuada difusión de la información
referida a su gestión que debe llegarle a la sociedad, problema que parece
inversamente proporcional al tamaño de las entidades, pues entre más grandes sean
mejor formalizan sus procesos de comunicación.

La consecuencia de esta carencia es que en las entidades pequeñas por lo general no

hay una formalización adecuada de los procesos de difusión porque no disponen de
los mecanismos para hacerlo o no los han creado y porque parten del supuesto de
que su relación con la colectividad está asentada en la premisa coloquial de que: “al
alcalde lo ven” —como es alguien conocido en el pueblo es visible— y sienten que,
como todos se conocen, no es necesario disponer de mecanismos formales para
informar de manera suficiente y oportuna a la sociedad.

3.3 Temporalidad

La temporalidad, es decir, la manera como los servidores públicos se ubican frente a las
administraciones de acuerdo con el horizonte que se desprende de su relación con ellas
en el tiempo es importante, como factor de cohesión o de desarticulación, en la
búsqueda de elementos comunes que hagan posible la construcción de sentido
compartido en las entidades del Estado.

En estas entidades pueden reconocerse por lo menos tres tipos de relación temporal: la
de los directivos, la de los servidores públicos de carrera administrativa y la de los
asesores (contratistas administrativos y operativos)

1. El horizonte temporal de los directivos se caracteriza por una memoria de corto

plazo referida al periodo que les correspondió desde que llegaron y se proyecta en
función de lo que están haciendo. Los directivos suelen tener en cuenta
administraciones anteriores solamente para distinguirse de ellas o para darles
continuidad en algunos aspectos muy específicos, lo cual determina que estén
particularmente centrados en el presente, en el ahora (lo que se está haciendo y lo
que hay que hacer) y en el futuro inmediato. Su tiempo es finito y está caracterizado
por la inmediatez.
2. Los funcionarios de carrera administrativa, por su parte, tienen un horizonte de
memoria de largo plazo y por lo mismo están más anclados en el pasado desde la
presunción de que "todo tiempo pasado fue mejor" o “peor”, con un elemento
adicional y es que sienten que, por haber permanecido más tiempo en la entidad, son
“residentes”, en tanto que los directivos son “visitantes” cuya permanencia, en
últimas, siempre será transitoria. Para ellos en el transcurso de su “visita”cada
directivo “inventa” o impone sus propios criterios y procesos —que en fin de cuentas

18
 no tienen mayor incidencia ni permanencia puesto que su vigencia está determinada
por el tiempo que su gestor permanecerá en la entidad—, por lo cual es inteligente
cumplirlos y acatarlos pero dejarlos pasar sobre la base de la convicción de que
siempre llegarán otros con nuevas normas que a su vez serán inevitablemente
reemplazadas.
3. El horizonte temporal de los asesores se caracteriza por desarrollar exclusivamente
las labores para las cuales fueron contratados, dentro del período establecido que
generalmente es de corto plazo. Estas actividades se realizan en muchos casos en
forma desarticulada y sin llevar registros apropiados de su gestión, afectando como
resultado la continuidad de los proyectos. Los asesores, por lo general, son mejor
remunerados y reconocidos que el personal de carrera administrativa, lo cual genera
ruidos significativos en su interacción.

El resultado de esta contradicción trae como consecuencia por lo menos cuatro tipos de
tensión que afectan el clima organizacional en las entidades:

• Una especie de diálogo de sordos en el cual los “visitantes” sostienen que es

imposible trabajar con el personal de carrera porque no se interesan en nada y no
tienen sentido de pertenencia al proyecto político de cada administración y los
“residentes” sostienen que falta liderazgo y compromiso por parte de los
“visitantes”, con lo cual se configura una preocupante fisura organizacional que, de
no ser superada, difícilmente permite la construcción de sentido colectivo y de visión
compartida.
• El sentido de pertenencia de los servidores públicos —en cuanto a asumir que hacen
parte de una organización que tiene una clara y determinada personalidad
organizacional— es, en general, bajo, pero, en cambio, sí hay en muchos de ellos
sentido de pertenencia frente a defender privilegios, lo cual se convierte en un
obstáculo importante para generar cualquier proceso de cambio.
• Problemas que afectan la visión compartida en las entidades, como el hecho de que
se registran adhesiones y simpatías o contradicciones y antipatías con los directivos
“visitantes” de cada administración, que le confieren a la coherencia organizacional
una estructura reticular y episódica difícilmente recuperable como cultura
organizacional.
• Sucede con frecuencia que al comienzo de las administraciones se trabaje bien, con
ganas de transformar, en un ambiente proactivo, muy propositivo, que logra
resultados, pero, por lo general, después de un tiempo determinado, los funcionarios
empiezan a trabajar en función de lo que ya está por terminar y de lo nuevo que
puede llegar, lo cual, por obvias razones, trae como consecuencia un clima
organizacional negativo de desazón e incertidumbre en cuanto a la continuidad de
los proyectos y del estilo de dirección.

19
3.4 Inercia

La actitud de los servidores públicos frente al cambio puede ser definida como de
inercia, es decir, de desidia e inacción, a partir de factores como:

• La tradición cultural de cada entidad.

• La existencia de patrimonios políticos establecidos que son respetados por tradición
y por el juego de intereses que es característico de la política.
• La recurrencia en el reemplazo periódico de directivos que pueden organizar, y de
hecho organizan la gestión, de acuerdo con su criterio y no en ajuste a un proyecto
organizacional de largo plazo.

Los seres humanos somos contradictorios, decimos que nos gusta cambiar pero en
realidad somos conservadores y queremos que las cosas cambien siempre y cuando no
nos toque el cambio: “que cambie todo a mi alrededor pero a mí que me dejen tal como
estoy o que mejoren mi situación. Pero si tengo que sufrir algún menoscabo de mis
privilegios y mejorar, o me van a ser planteadas nuevas exigencias, ya no estoy de
acuerdo puesto que me siento y me reconozco perfecto. Si cambia la estructura
obviamente debo cambiar y allí empieza mi resistencia”.

En términos culturales la resistencia al cambio es un fenómeno generalizado en nuestra

sociedad y por consiguiente en las entidades; ahora bien, aunque se trata de un
comportamiento relativamente natural que tiene que ver con cierto acomodamiento con
lo conocido, así no sea lo mejor, más que con una oposición férrea, argumentada y
sustentada a lo nuevo, es importante subrayar que, de todas maneras, en las entidades
del Estado no parece existir una noción del cambio lo suficientemente clara como para
que la gente le apueste a las transformaciones, pese a que, en términos generales, se
registra en los servidores públicos un marcado anhelo de cambio real, que no sea el
cambio formal de un gobierno o de una administración, sino un cambio efectivo que
transforme estructuralmente al sector público.

A esto se suma un nivel significativo de desesperanza y escepticismo institucional que

trae como consecuencia un bajo umbral de tolerancia al cambio, sustentada en el hecho,
ya señalado, de que los cambios planteados por cada administración no cuentan con
ninguna garantía de perdurabilidad y en ocasiones dejan las cosas peor de lo que
estaban, todo lo cual trae como consecuencia un perjudicial desgaste de ilusiones que
conduce inevitablemente a profundizar y exacerbar la desconfianza.

3.5 Medios masivos de comunicación

En términos generales las relaciones entre las entidades y los medios masivos de
comunicación están caracterizadas por el rol que estos juegan como instancias veedoras
de la sociedad y como generadores de opinión, cuya responsabilidad deriva igualmente

20
de la defensa del interés común y de la construcción de lo público. Los medios son
fundamentales en la sociedad porque ellos representan la capacidad que ésta tiene de
mirarse a sí misma y de deliberar de manera pública y colectiva acerca de los temas que
la afectan e interesan y porque además son el lugar de encuentro y reconocimiento
donde se socializa la información. La sociedad contemporánea es altamente mediática,
se mira a sí misma en el espejo de los medios y ha desarrollado formas de identidad y de
interacción comunicativa íntimamente relacionadas con la naturaleza de los medios.

Sin embargo, otro de los riesgos que afronta la dimensión comunicativa en las entidades
del Estado, tiene que ver con el papel que juegan los medios de comunicación en la tarea
de informar a la sociedad acerca de la gestión administrativa o de gobierno y con las
dificultades en el diálogo que las entidades establecen con la colectividad en el contexto
de las audiencias públicas y las sesiones de Rendición de cuentas a la sociedad.

1. El carácter político de los medios de comunicación en nuestra sociedad en muchas

oportunidades no facilita la acción comunicativa e informativa de las entidades sino
que, por el contrario, tiende a dificultarla.

En la actuación de algunos medios predominan la desconfianza, el interés político, el

utilitarismo económico y el sensacionalismo, y en no pocas oportunidades los
intentos de las entidades por comunicarse con la sociedad son torpedeados por ellos,
desde sus intereses particulares. Esgrimiendo argumentos basados en la libertad de
prensa, en la autonomía periodística y en la búsqueda de la verdad, la postura de
algunos medios no siempre es proactiva a construir relaciones de confianza entre las
administraciones y la sociedad, pues parten de suponer el dolo y la mala intención,
lo cual, sumado a la falta de claridad por parte de las entidades en su intención
comunicativa y a la practica más o menos generalizada de utilizar la pauta
publicitaria como mecanismo de presión para ganar el favor de los medios, se
constituye en ocasiones en una verdadera Torre de Babel de la cual solo resultan el
mutuo recelo y la negatividad.

La postura de las entidades frente a los medios debe proponerse un sincero proceso
de reconciliación y encuentro sobre la base del interés colectivo, a partir del cual sea
posible empezar a construir una sana y productiva relación comunicativa que
beneficie el cumplimiento de los objetivos de ambos actores (los medios y las
entidades) por igual.

2. Idéntico fenómeno caracterizado por la desconfianza y el mutuo recelo se registra en

ocasiones en las audiencias públicas, y las sesiones de Rendición de cuentas a la
sociedad se convierten en escenarios de emplazamiento y requisitoria en los que no
hay un verdadero diálogo para socializar los resultados de la gestión.

21
Frente a esta realidad, el Modelo de comunicación pública organizacional e informativa
para entidades del Estado (MCPOI) debe proponerse legitimar las prácticas de la
Rendición de cuentas a la sociedad y el manejo de medios por parte de las entidades,
amparado en lo que establecen la Constitución y las leyes para contribuir a hacer de la
comunicación una herramienta que pueda hacer real el espíritu democrático y
participativo contenido en la Carta Constitucional.

4. Conclusiones

En resumen en las entidades del Estado:

1. No existen políticas de comunicación. Ésta ha sido asociada tradicionalmente con el

manejo de medios y de imagen del nivel directivo y no como un eje estratégico
fundamental para transformar la cultura organizacional y mejorar las interacciones
de las entidades con sus públicos de interés; en consecuencia, las Unidades de
Comunicación no están preparadas para ejecutar procesos de comunicación
organizacional ni de Rendición de cuentas a la sociedad.
2. Los procesos de manejo de información se restringen al cumplimiento de las normas
de estricto cumplimiento. No hay una cultura del registro, procesamiento,
sistematización y socialización de la información.
3. Las relaciones que establecen los servidores públicos con las entidades están
caracterizadas por diversos factores como el recelo por la renovación periódica y
sistemática del nivel directivo y la existencia de estilos de dirección no participativos,
que deben ser trabajados desde una comprensión de la cultura y la comunicación
organizacional como instrumentos de construcción de visión compartida y de
fomento del trabajo colaborativo.
4. Predomina una actitud de inercia ante el cambio en los servidores públicos, que se
expresa como escepticismo y desconfianza con respecto a los procesos de
modernización y frente a los planteamientos de las nuevas administraciones.
5. Las relaciones que establecen las entidades con los medios masivos de comunicación
se caracterizan por la desconfianza y el mutuo recelo.

22
 SEGUNDA PARTE:
MODELO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA ORGANIZACIONAL E
INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO (MCPOI)

CAPITULO PRIMERO: MARCO CONCEPTUAL

El Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para entidades del

Estado (MCPOI) es una aplicación del Modelo general de comunicación pública, que
ofrece las herramientas conceptuales y metodológicas necesarias para direccionar la
comunicación en las entidades del Estado como un proceso de apoyo a su gestión
estratégica.

El modelo parte de interpretar una situación que requiere ser modificada (diagnóstico) y
propone un camino (categorías, ejes temáticos, matriz estratégica y Método de
seguimiento y apoyo a la gestión) que debe concretarse en un Plan de comunicación
para lograr un objetivo (institucionalización de la comunicación en las entidades) que
responde a un propósito y una finalidad (construcción de lo público y generación de
confianza en el Estado), como se refleja en el siguiente gráfico:

Diagnóstico Objetivo Propósito

Finalidad

MCPOI

• Categorías
• Ejes Temáticos
• Matriz Estratégica
• Método de seguimiento y apoyo
a la gestión

Ilustración 11 Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para entidades

del Estado (MCPOI)

1 Modelo general de comunicación pública

El aporte fundamental del Modelo general de comunicación pública es su comprensión

de la comunicación y la información como bienes colectivos que deben estar al alcance
de todos los integrantes de una sociedad o de un grupo, para lo cual propone
instrumentalizar la movilización social (Jaramillo, 2000). Desde esta premisa esencial, el
Modelo ofrece una metodología básica cuyos componentes buscan ordenar los temas de
la comunicación y aportar los instrumentos adecuados para que la movilización
23
efectivamente contribuya a construir sentido compartido y al logro de propósitos de
carácter estratégico.

Esa metodología básica ha sido utilizada para diseñar el Modelo de comunicación

pública organizacional e informativa para entidades del Estado (MCPOI). Por
consiguiente es importante conocer sus características más relevantes en el contexto
democrático en el cual se inscribe.

En el cuadro siguiente se presentan de manera sintética y resumida las principales

características del Modelo general de comunicación pública:

MODELO GENERAL DE COMUNICACIÓN PÚBLICA

La comunicación pública, se propone como:
Un modelo de comunicación para la vinculación de la sociedad y de las organizaciones a
la movilización colectiva en torno a propósitos de acción mancomunada.
Una metodología de fortalecimiento de la participación, la formación ciudadana y la
acción política, en cuanto reconoce:

• La intención democrática como principio de participación que parte de y regresa al

interés común.
• El empoderamiento como proceso de legitimación o validación de propuestas
sometidas a la deliberación colectiva.
• La construcción colectiva como una posibilidad de articulación comunicativa de
procesos de concertación entre organizaciones o entre áreas de la misma
organización sobre la base de objetivos programáticos concretos.
• La decisión ilustrada como una opción de asumir la deliberación colectiva para
documentar y enriquecer las decisiones sin caer en un participacionismo sin
consecuencia.
Un enfoque de planeación estratégica de la comunicación organizacional que parte de la
voluntad política de la alta dirección.
Una estrategia para movilizar en torno a un propósito, que se relaciona de diversas
maneras con los diferentes sujetos sociales:

• “Interpelación diferenciada” en cuanto reconoce a los sujetos, organizaciones e

instituciones con sus estilos, enfoques y contextos específicos; sus competencias,
saberes y liderazgos sociales.
• “Interacción comunicativa” con cada mediador en forma autónoma, particular y en
función de sus propios intereses y los de su audiencia.
Una red de acción comunicativa.
Cuadro 11 Características del Modelo general de comunicación pública.
Fuente: JARAMILLO, Juan Camilo, RINCÓN, Omar y LONDOÑO, Adriana. “La comunicación pública”

24
2 Campos de actuación

El Modelo General de comunicación pública desarrolla una clasificación de los campos

de actuación de la comunicación en las organizaciones (Jaramillo, 2000). Esta
clasificación, como se aprecia en la Ilustración 22, parte de imaginar un gran cerebro en
el cual se gestan y gestionan los procesos comunicativos, conformado por cuatro
grandes lóbulos o cuadrantes, que a la vez corresponden a cuatro especializaciones de la
práctica comunicativa en las entidades: la comunicación corporativa, la comunicación
informativa, la comunicación para la interacción y la comunicación organizacional:

Comunicación Comunicación
Corporativa Informativa

Comunicación
Comunicación
para la
Organizacional
Interacción

Fuente: JARAMILLO, Juan Camilo. “Comunicación pública y Movilización Social

Ilustración 22 Campos de actuación de la comunicación en las organizaciones.

El MCPOI define su actuación en dos de estos escenarios, la comunicación

organizacional y la Comunicación informativa y propone un enfoque para la práctica de
la Rendición de cuentas a la sociedad. Los otros dos escenarios: la comunicación
corporativa y la comunicación para la interacción (movilización social), podrán ser
abordados por aquellas entidades interesadas en la totalidad del tema comunicacional
desde éste mismo marco conceptual de la comunicación pública o desde cualquiera otro
marco conceptual y metodológico de carácter estratégico, que les garantice una
adecuada gestión en ambos campos para el logro de sus propósitos misionales.

A continuación se describen los campos de actuación en los cuales se inscribe y actúa el

MCPOI:

25
 • Comunicación organizacional: es el campo de actuación de la comunicación que
busca garantizar la organicidad y coherencia de las entidades desde el punto de
vista de la adecuada articulación de acciones y esfuerzos para lograr el propósito
misional. Este es un campo fundamental, pues de su acertado manejo dependen
las señales que la entidad envía hacia la sociedad, señales que, inevitablemente,
revierten sobre su imagen y condicionan sus márgenes de credibilidad.
• Comunicación informativa: es el campo de actuación de la comunicación pública
que busca garantizar que las entidades se expresan frente a la sociedad y le
comuniquen su relato; escenario comúnmente asociado a los medios de
comunicación y de manera más específica al periodismo, en el que se juegan la
veracidad, transparencia, suficiencia y oportunidad de la información emitida
hacia la sociedad y donde operan el manejo de medios y las oficinas de prensa.
• Rendición de cuentas a la sociedad: es un campo derivado de la comunicación
informativa, específico de las entidades del Estado y que solamente es posible
desde una práctica de la comunicación organizacional fundada en la aplicación
del precepto constitucional de la publicidad. La Rendición de cuentas a la
sociedad es complementaria de la Rendición de Cuentas a los organismos de
control que está reglamentada por la ley. El principio de esta forma de Rendición
de Cuentas parte de entender que toda práctica administrativa se define dentro
de parámetros de encomienda y dirección con un amplio rango de gobierno. Y
esa encomienda y dirección, en el caso del sector público, derivan del voto
programático, en la medida en que el ciudadano es finalmente el mandante que
aprueba una propuesta de gobierno o que ha aprobado un gobierno en cuyo
marco se constituye la institucionalidad pública en su totalidad.

Así las cosas, rendir cuentas directamente al mandante es un acto político que
responde al derecho deber que tiene el ciudadano de exigirle al administrador
público que muestre el resultado de su gestión. De esta manera, la Rendición de
cuentas a la sociedad contiene un alto componente ético que concierne a
categorías como la responsabilidad y la transparencia y un innegable componente
político que tiene que ver con la justicia y el reconocimiento de la obligación que
compete al servidor público de establecer relaciones comunicativas claras y
eficaces con la sociedad. Rendir cuentas implica, entonces, evidenciar la gestión y
supone reconocer la obligación de demostrarla y justificarla durante el tiempo de
su vigencia y no solamente al finalizar el mandato, es decir, de mostrarla de
manera pública y permanente.

3 Comprensiones básicas

Para entender las categorías y los instrumentos aplicados por el MCPOI es importante
conocer las comprensiones básicas que le sirven de contexto y que le son aportadas por
el Modelo general de comunicación pública. Estas comprensiones básicas explican la

26
naturaleza de su metodología y sustentan el tipo de instrumentos que utiliza. Las
comprensiones básicas definen:

1. El concepto de movilización social

2. La movilización organizacional en las entidades del Estado
3. El concepto de mediador
4. El papel que juegan los medios de comunicación en la sociedad
5. La construcción de lo público
6. El concepto de democracia aplicado a la comunicación pública
7. El concepto de política aplicado a la comunicación pública
8. El concepto de participación ciudadana

3.1 El concepto de movilización social

La idea de la movilización social es el eje comprensivo del Modelo. Y la movilización

social, en palabras de José Bernardo Toro, se entiende como la convocación de
voluntades para lograr un propósito común bajo una interpretación y un sentido
compartidos, mediante una acción comunicativa que por ser una convocación es un acto
de libertad, por ser una convocación de voluntades es un acto de pasión y por ser una
convocación de voluntades a un propósito común es un acto público y de participación
(Toro, 2002) La movilización social, entonces, se propone lograr que muchos, que son
diferentes, puedan concertar y lograr propósitos comunes sin tener que negociar, ceder
o renunciar a su diferencia, es decir, busca colocar en el imaginario colectivo
convocatorias tan sólidas y fuertes que motiven a muchos a sumarse, por encima de sus
diferencias de etnia, sexo, edad, clase, religión o ideario político.

Las tres condiciones características que define Toro para la movilización social no
pueden ser más contundentes en cuanto a su vocación democrática: pasión en la
convocación, libertad en la adherencia y actuación pública y participativa para la
consecución del propósito. Se trata aquí no solamente de reconocer la diferencia sino de
respetar la autonomía individual. De esta manera la movilización social renuncia a
cualquier pretensión fundamentalista y se niega a caer en la trampa de la manipulación.
A cambio de proponerse masificar al individuo haciéndolo sentir insignificante entre la
multitud, de apabullar su individualidad con himnos, símbolos y blasones que apuntan
a lo solar como lo más alto e inaccesible o de pretender quebrar su voluntad, su
individualidad y su racionalidad, la movilización social es un llamado al respeto de la
diversidad y al reconocimiento del conflicto como formas creativas para jalonar el
ordenamiento social y grupal.

Entendida de esta manera, la movilización social es la acción de comunicación que por

excelencia construye lo público y lo colectivo, dado que, finalmente, ese encuentro de
voluntades que conciertan la consecución de un propósito común, no es cosa diferente
a un acuerdo político para cuyo logro se requiere de la puesta en común y de la

27
 negociación de intereses particulares que permitan definir un norte compartido y
acordar unas reglas del juego que todos acepten cumplir en libertad.

3.2 La movilización organizacional en las entidades del Estado

En las entidades del Estado, al igual que en las organizaciones de carácter empresarial,
es evidente que la relación contractual no se establece ciertamente sobre la base de la
identidad de propósitos ni mucho menos de la coincidencia de objetivos. Nadie o casi
nadie deja de firmar un contrato de vinculación laboral por el hecho de no conocer a
priori o de no compartir plenamente los objetivos y propósitos corporativos de la
entidad a la cual se está vinculando. Es más, nunca una entidad antepone el
conocimiento y aceptación de sus objetivos y propósitos corporativos como
prerrequisito para la selección del personal. Es evidente que uno es el hecho de
“trabajar” para una entidad y otra la necesidad de buscar los “comunes” o puntos de
encuentro entre el proyecto personal y el proyecto organizacional, es decir, de movilizar
más allá del trabajo, hacia el propósito común contenido en el propósito misional.

Se explica así porqué, la gran dificultad organizacional que enfrentan todas estas
entidades para cumplir sus propósitos misionales, tiene que ver en buena medida con
esta falsa y equivocada idea según la cual el contrato de trabajo garantiza la
convocatoria al proyecto misional. Las entidades suelen creer que los procesos de
inducción son meros procedimientos formales de aprestamiento a la labor que va a
desarrollarse y no entienden que en realidad constituyen verdaderos momentos de
movilización para el encuentro y la fundación de propósitos individuales, que a la
postre serán definitivos para caracterizar la relación posterior entre la persona y el
colectivo. De la misma manera, pocas veces entienden la importancia de la reinducción
y del entrenamiento, y desdeñan la oportunidad de re-fundar y renovar de manera
periódica el propósito común, como si las personas fuesen documentos que, una vez
firmados, no tuvieran ni apelación ni cambio. En pocas palabras, asumen la
comunicación interna como un problema de información y de relaciones públicas y no
reconocen su capacidad movilizadora de darle un sustrato y un soporte efectivo a la
participación, y, lo que es más importante, de fortalecer y cimentar propósitos colectivos
y comunes, que es, finalmente, el gran objetivo de toda forma humana de organización.

Las entidades del Estado, como ya se ha dicho, suelen enfrentar una situación particular
por el hecho de que su articulación está sujeta a variables políticas que en cualquier
momento pueden significar drásticos cambios de rumbo y alteraciones en las líneas y los
estilos de dirección, aún en los casos en que el sistema político establezca con claridad la
diferencia que va de un proyecto de gobierno a un proyecto de Estado. Por sólido que
parezca el sistema administrativo, siempre habrá un alto nivel de incertidumbre por la
expectativa de que el cambio de dirección política tenga en él efectos negativos y, por
consiguiente, siempre será fundamental la movilización interna como instrumento y

28
mecanismo para poner en común una propuesta, una plataforma y un enfoque, en este
caso, de cumplimiento del proyecto de un gobierno o de una administración.

Las entidades del Estado, como formas de asociación para la consecución de propósitos
comunes, comparten la misma condición característica de tener que proyectar hacia el
servidor público, una vez lograda su afiliación inicial, alguna forma de convocatoria
que ratifique el compromiso suscrito en esa afiliación y se proponga movilizarlo en
procura de lograr su adherencia voluntaria, apasionada, pública y participativa al
propósito misional colectivo.

3.3 El concepto de mediador

Los mediadores son sujetos (personas, organizaciones o entidades) con público propio,
es decir, en condiciones de movilizar audiencias particulares (p.ej. organizaciones
sociales como ONG’s, juntas comunales, grupos culturales o deportivos; estamentos
como la iglesia, la salud, la educación o comunitarias; medios de comunicación; lideres
sociales y de opinión, etc.)

Los mediadores son articuladores de la acción comunicativa porque: (i) cuentan con
credibilidad y legitimidad en la comunidad; (ii) poseen capacidad técnica para el diseño
de medios; y (iii) constituyen un nodo significativo dentro de una o varias redes.

El enfoque de la comunicación pública tiene como criterio fundamental convocar a los

sujetos sociales (mediadores) desde su competencia y lugar social para concertar con
ellos metas y propósitos de interés común, dado que busca no sólo transmitir
información sino movilizar la sociedad hacia logros democráticos y hacia la constitución
de ciudadanos. En esta perspectiva, se asume como una estrategia política de
intervención en la sociedad a través de mediadores sociales para generar redes
organizativas que permitan hacer realidad los colectivos, generar bases sociales y
construir entramados que soporten el devenir social.

Acerca de los mediadores interesa:

• Todo sujeto de la comunicación hace parte de diversas comunidades

interpretativas, que a su vez actúan como comunidades de producción de sentido
social.
• La movilización organizacional y la construcción de lo público se inscriben en una
red de procesos de apropiación y uso de producción de sentidos donde prevalece el
valor colectivo acordado como eje de la acción.
• La comunicación es de alto impacto siempre y cuando tenga en cuenta a los
sujetos como mediadores sociales inscritos en tradiciones de clase, género, raza,
política y consumo mediático.
• No existen las audiencias masivas, sino que todas están determinadas y
significadas por su lugar en la sociedad y su voluntad política.
29
3.4 El papel que juegan los medios de comunicación en la sociedad

Los medios de comunicación son dispositivos que dan forma a la sociedad (socialización
de comprensiones y representaciones colectivas), con un alto potencial de construcción
de ciudadanía si logran la diversificación de las expresiones y las estéticas (potencial de
participación de los ciudadanos desde sus códigos expresivos y competencias
explicativas) y si tienen la política de ampliar los accesos a la producción (apertura de
visibilización a los ciudadanos) y la recepción de información (diversidad de fuentes de
comprensión del mundo de la vida) Este potencial de los medios de comunicación se
realiza según como se comprenda su inserción en la sociedad, su competencia
socializante, su alta interpelación pero baja complejidad, su vitalidad local y su atractivo
narrativo.

3.4.1 Sociedad mediática

Una sociedad mediática es una sociedad en la que los medios se instalan como espejos
donde la sociedad se refleja y por los cuales ella se comunica. Los medios de
comunicación son dispositivos de alto alcance en diversos públicos, que interpelan a la
sociedad desde el horizonte de la información y el entretenimiento. La centralidad de
los medios de comunicación en la vida social contemporánea se manifiesta en que su
acción es significativa para las agendas de conversación, la toma de decisiones y la
construcción de culturas comunes. Esto significa que habitamos una cultura en la que
los medios de comunicación existen y determinan nuestro modo de pensar (Castels,
1999)

Los medios de comunicación, más allá de sus procesos, se deben pensar como
productores culturales desde sus juegos de representación de la realidad. En este
sentido, los medios masivos no son solamente dispositivos de reproducción, sino más
bien dispositivos de producción de sentido.

3.4.2 Los medios de comunicación como agentes de socialización

Según el experto en comunicación Omar Rincón (2002) el consumo de medios es la

tercera actividad realizada por hombres, mujeres y niños después de dormir, trabajar o
estudiar. Esto significa que a estos medios habría que integrarles el proyecto de país
que se requiere o se imagina. Cada uno es más o menos como los medios masivos que
consume, ya que son sus mensajes los que se comparten y socializan en la vida de todos
los días. A través de sus mensajes y su consistencia de actuación cotidiana, los medios
han demostrado que son un agente de socialización, un mecanismo por el cual se
deviene colectivo, se aprende las formas de comportarse y valorar las costumbres,
actitudes y conductas válidas para volverse miembro de una sociedad. Los medios de
comunicación son, así mismo, una institución fundamental para fabricar los pasados y
futuros.

30
Antes, la socialización del sujeto se realizaba a través de la institución familiar, donde se
enseñaba las formas de comportarse socialmente; la institución religiosa o valoral en la
que se participaba y de la cual se aprendían las normas y valores que guiaban en lo
individual y colectivo; la institución escolar que privilegiaba los aprendizajes básicos
para ser eficientes en la sociedad y la institución étnica o de tradición en la que se nacía
que proveía el respaldo de memoria e identidad. Hoy, estas cuatros instituciones
socializadoras clásicas se encuentran relativizadas por la acción de los medios de
comunicación, ya que éstos ejercen como mecanismo que asume los lugares vacíos
dejados por aquellas: cuando la familia, la religión, la escuela o la tradición cultural no
ejercen su acción socializadora o dejan vacíos en su actuar, la televisión ingresa con
fuerza y cumple dichas funciones.

Los medios de comunicación son un agente socializador que llena los vacíos dejados
por las instituciones clásicas, pero a su vez, extiende y complejiza las formas de ser en
la sociedad (Rincón, 2002)

3.4.3 Los medios de comunicación como pensamiento leve

El sentido social producido por los medios de comunicación masiva está

predeterminado por condiciones de tiempo, tema, tipos de habla, rentabilidad
económica, tecnología y competencia profesional. En su búsqueda de la masificación
han llegado al máximo nivel de simplicidad en sus mensajes, tanto que el sociólogo
francés Pierre Bourdieu (1996) ha afirmado que las condiciones de los medios no
resultan muy favorables para la expresión del pensamiento, ya que es imposible pensar
sobre la velocidad, por lo cual los medios de comunicación son productores de
pensadores de ideas preconcebidas, que piensan mediante tópicos y construyen una
comunicación instantánea porque no existe. Por lo tanto, abundan el numero de fast
thinkers que proponen fast food cultural, alimento cultural predigerido, pensamiento
desechable.

Los medios de comunicación, ante todo, son excelentes instrumentos de socialización

y colectivización de imaginarios para la movilización. En este sentido su levedad se
convierte en fortaleza para la socialización de símbolos e imágenes fuertes que
convoquen a la movilización y fortalezcan su propósito.

3.4.4 Los medios de comunicación local

Los medios de comunicación, sin embargo, no siempre se agotan en su lógica masiva,

banalizante, superficial y homogénea. A medida que se acercan a las comunidades
ganan en densidad sus mensajes, su interpelación es más concreta y su acción social más
acotada. Esto significa que ante la avalancha de cultura-mundo de los medios
globalizados y nacionales, los medios locales surgen como alternativas sugerentes para
la promoción de la ciudadanía y la reinvención de la política (Rincón, 2000) Los medios
de comunicación ciudadanos y comunitarios son espacios para promover interlocución
31
tanto al interior de las comunidades como fuera de ellas. Permiten poner en relación a
toda la localidad y tienen la ventaja de tener, en muchos casos, mayor credibilidad y
legitimidad por sus contenidos y lenguaje, cercanos a la gente. Aún cuando hay
diversas modalidades de propiedad, participación, programación y funcionamiento,
todos ellos tienen algo en común: su función social. Su aspecto fundamental es la
participación de la comunidad. Esta puede darse de diversas maneras: en su propiedad,
en la producción, en las Juntas de Programación, constituyéndose en audiencias activas,
entre otras formas (Agenda social sobre el derecho a la comunicación, 2003)

Los medios locales se caracterizan por su potencial de proveer escenarios de encuentro

social, proveer a la comunidad de contenidos de utilidad social, posibilitar otras
estéticas y modos de expresión más cercanos a las comunidades, ampliar el acceso a la
construcción simbólica de lo colectivo, mejorar la autoestima de las comunidades
excluidas del festín de los medios masivos nacionales y generar procesos de
ciudadanía desde la visibilidad comunicativa (Rincón, 2002) Así, los medios locales y
comunitarios se convierten en una excelente y productiva alternativa para la acción
política de la comunicación.

3.4.5 Los medios de comunicación como máquinas narrativas

Masivos o locales, los medios no son solo contenidos, ante todo son máquinas
narrativas, como lo explica el periodista argentino Tomás Eloy Martínez (1997),
“Hayden White, ha establecido que lo único que el hombre realmente entiende, lo único
que de veras conserva en su memoria, son los relatos. Podemos no comprender
plenamente los sistemas de pensamiento de otra cultura, pero tenemos mucha menos
dificultad para entender un relato que procede de otra cultura, por exótica que nos
parezca. Los medios de comunicación nacieron para contar historias (…) Es preciso
ponernos a pensar juntos, es preciso ponernos a narrar juntos. Lo que va a quedar de
nosotros son nuestras historias, nuestros relatos”. Para hacer la comunicación a través
de los medios hay que diseñar no sólo los contenidos, el encuentro con las audiencias,
sino sobre todo construir los relatos en las estéticas y dramaturgias de mayor
comunicabilidad y presencia en las audiencias.

Los medios de comunicación operan como dispositivos potentes para colectivizar

representaciones y construir sentidos en las ciudadanías siguiendo tres criterios:

• Trabajando en la narración de historias.

• Actuando en el horizonte del entretenimiento y la cultura.
• Reconociendo el principio de la ganancia de profundidad en los medios locales y la
simpleza en los medios nacionales y globales.

32
3.5 La construcción de lo público

La idea de la comunicación pública nace de la pregunta acerca de la relación que existe

entre comunicación y política. Y esa relación se entiende mediada por la comprensión
de lo público como lo que es de todos y de la política como el arte de construir
consensos acerca de cómo queremos convivir.

En la base del Modelo general de comunicación pública está la certeza de que tanto la
comunicación como la información son bienes públicos que en la medida en que sean
corporativizados (apropiados por el interés particular) dejarán de cumplir su función
como instrumentos de construcción de sentido orientados hacia la satisfacción del
interés colectivo, para convertirse en instrumentos de fortalecimiento de un poder
particular (Jaramillo, 2000). Cuando la comunicación, por el contrario, recupera su
condición de bien público, cambia fundamentalmente su intencionalidad, puesto que
deja de ser la expresión de una apropiación que beneficia el interés particular para
recuperar la esencia de su vocación colectiva. Entonces, es preciso estudiar y
comprender la naturaleza de los procesos comunicativos desde esta perspectiva y
establecer las nuevas interlocuciones y los nuevos territorios y linderos determinados
por las nuevas interacciones entre los interlocutores.

Existen varias aproximaciones al concepto de lo público, que intentan demarcar su

diferencia frente a lo privado y que resultan de mucha utilidad para la comprensión del
enfoque de la comunicación pública. Estas son:

• Lo comunicado: lo público es lo del pueblo y lo es, de una manera muy específica,

por la vía de la comunicación. Público es lo contrario a lo secreto. Construir lo
público es incluir mediante la palabra, mediante el lenguaje, lo validado en la
comunicación.
• Lo abierto, lo visible, lo plural: lo público se refiere a lo abierto por oposición a lo
cerrado, a lo visible en contraposición a lo oscuro, a lo plural que es diferente a lo
homogéneo, a lo común en contra de lo particular. En esta línea, lo público se refiere
a los proyectos colectivos de nación o comunidad, a la construcción de diálogo y
tejido social como prácticas ciudadanas.
• Lo de todos: lo que conviene a todos, de la misma manera, para la dignidad de
todos. Lo público se construye en los espacios para la deliberación, el debate y la
concertación.
• Lo humano: lo público es construir el proceso colectivo humano de valorización, es
aquello que se somete a discusión, aquello que privilegia como lo más valido para la
humanidad, por ejemplo, proteger la vida, la salud, la equidad, la justicia social, la
naturaleza. En síntesis, construir lo público es arriesgarse a un proceso colectivo de
validación.

33
• Lo espacial: lo público se refiere a la región que protege los espacios de todos, que
impide el uso particular de los lugares que pertenecen a todos: calles, parques,
aceras, plazas.
• Lo participativo: lo público como espacio de la deliberación, zona de intersección,
del interés general, donde se privilegia los temas comunes de conversación y se
promueve la participación ciudadana en asuntos públicos. Lo público, en los últimos
años, se ha convertido en buscar opciones de ciudadanía para fortalecer la
participación individual y colectiva de manera organizada.
• Ciudadanía: lo público asume que los individuos somos ciudadanos y no
consumidores, imagina una sociedad donde los sujetos activan en su vida cotidiana
sus derechos y establecen un compromiso vital con la creación de colectivos de
iguales, en pactos nuevos de confianza y en acción ciudadana democrática. Lo
público quiere que seamos más que consumidores, exige que seamos ciudadanos.
• Lo mediático: lo público no solo tiene que ver con la pluralidad de voces e ideas que
estén representadas y reconocidas en los medios, sino mucho más que eso, tiene que
ver con la posibilidad de la diversidad estética para la construcción de los referentes
simbólicos mediáticos.
• Bien simbólico: lo público en los medios de comunicación hace referencia a que
éstos trabajan sobre un servicio de todos: el derecho a la comunicación. En ellos se
ejerce libremente un bien de todos: el derecho a la información, a través del cual sus
mensajes se constituyen en símbolos de interés general, dando origen a las llamadas
agendas temáticas.

El Modelo general de comunicación pública es un proyecto de hacernos ciudadanos en

la convivencia entre los diferentes, que se encamina hacia la formación de sujetos
políticos con autodeterminación, capaces de respetar, convivir y concertar; de
construir lo público desde lo simbólico; de participar y movilizar la sociedad en torno
a intereses colectivos.

En esta perspectiva, es necesario establecer con claridad los conceptos de comunicación

e información como bienes públicos y colectivos.

3.5.1 La comunicación como bien público

La defensa de la comunicación como bien público es prioritaria, ya que la comunicación

es parte esencial de la dignidad humana y como tal está en la base de los demás
derechos que deben ser garantizados por los estados. La comunicación como bien
público es requisito imprescindible para la existencia de la sociedad, y corresponde al
Estado promoverla y protegerla de los intereses privados. Como actores, el Estado y los
entes privados son responsables frente a los ciudadanos por el derecho a la
comunicación, en tanto que son los administradores de este bien público. Ellos deben
reconocer, respetar, defender y proteger los derechos de todos los ciudadanos a la
comunicación, hacer que los servicios de comunicación estén al alcance de todos en

34
términos equitativos y promover criterios de universalidad y equidad en el acceso
expresivo, la representación social y el valor de la comunicación como componente
esencial de la calidad de vida.

La comunicación es un bien público que reúne un grupo de derechos que parten del
derecho a informar y estar bien informado; pasan por el derecho de las culturas a
expresarse y hacerse visibles en sus propios códigos; garantizan la presencia de
diferentes lenguajes en los medios masivos; y valorizan la representación adecuada de
diferentes sectores sociales. Entender la comunicación como derecho ofrece a diferentes
sectores sociales y comunidades la oportunidad de trabajar para su implementación y
pleno ejercicio. Así, generar movimiento social en torno a su exigibilidad, que debe
promover la construcción de tejido social y potenciar mayores oportunidades para el
ejercicio democrático de la participación (Agenda social sobre el derecho a la
comunicación, 2003), se ha convertido en una acción prioritaria en las democracias para
hacer efectivo lo público como lo que es de todos.

El Modelo general de comunicación pública se funda en el criterio de que la

comunicación es un bien colectivo que enfatiza en el “poner en común” y en la
convicción de que es el escenario más potente en la sociedad actual para lograr la
presencia y visibilización de la diversidad de interpretaciones, miradas,
comprensiones y expectativas que existen en una comunidad. Así, asume que la
comunicación es:

• Un bien público, lo que significa que es de todos, pertenece a la colectividad y debe

ser usado en su beneficio.
• Un bien público que posibilita la conformación de redes de organizaciones y
personas comprometidas con el ejercicio de una comunicación incluyente y
democrática.
• Una estrategia para construir sentidos colectivos y procesos de concertación
ciudadana para el beneficio de todos.
• Una acción de cambio en cuanto es una decisión coordinada para lograr el bien de
la sociedad.

3.5.2 La información como bien público

El sociólogo chileno Martín Hopenhayn (2000) explica que “al hablar de democracia
comunicacional colocamos en el centro del debate sobre industria cultural las formas
emergentes de ciudadanía, vale decir, la vida de la democracia en sociedades donde lo
público está cada vez más contenido en la circulación mediática de mensajes,
información y opinión.” He aquí cómo la información relacionada con hacer efectiva la
participación ciudadana sería un criterio para evaluar la vitalidad democrática de una
sociedad. Esto es así porque la información es aquello que debe ser socializado para que
con base en ella los ciudadanos y la sociedad puedan tomar decisiones, movilizarse,
crear condiciones de igualdad, y realizar el derecho fundamental del ciudadano a estar
35
suficientemente informado (Jaramillo, 2003). Y es que la información es un bien público
que empodera para actuar; y acceder a ella es una necesidad para construir proyectos
colectivos de sentido. Tanto que la democracia comunicacional pasa a ser el núcleo
efectivo de la democracia, vale decir, el acceso de los actores sociales y culturales a
constituir voz pública, ser interlocutores en el diálogo político, participar en redes donde
se gestionan servicios y se reclaman derechos, en fin, formar parte del intercambio
simbólico que define cada vez más el lugar de cada cual en la polis (Hopenhayn, 2000)

En la sociedad que habitamos, la información es vital porque se ha convertido en el bien

más importante para comprender, explicar y actuar en el mundo de la vida. Quien tiene
la información puede incidir en la toma de decisiones. Y esto es así, porque la
información se ha convertido en un preciado bien público. Un bien caótico por su
exceso, un bien útil y vital en cuanto se logre acotar con relación al habitar con sentido la
política y la democracia. La información es un bien público porque es un recurso
necesario para comprender las referencias de comunidad, sujeto, política y acción
pública, necesarias para que los ciudadanos puedan actuar. En esta línea de
pensamiento, la información significa la puesta en común de signos, símbolos e
imaginarios (Jaramillo, 2001) para poder actuar con referentes comunes.

El Modelo general de comunicación pública retoma la información como bien público

vital para comprender, explicar y actuar en el mundo de la vida, en cuanto:

• Desarrolla estrategias de visibilidad para la ciudadanía: el acceso de los diversos

actores sociales a la voz pública.
• Es un recurso útil para participar en redes donde se gestionan servicios y se
reclaman derechos.
• Produce mensajes y estrategias para que las agendas ciudadanas dialoguen con las
agendas mediáticas y políticas.
• Imagina los medios de comunicación como escenarios de participación social.
• Propicia la generación de confianza en la transparencia de los otros, y de
autoconfianza al incrementar la propia capacidad de acción.

3.6 El concepto de democracia aplicado a la comunicación pública

La democracia es el ejercicio cotidiano de contar con los otros, de argumentar y producir

acuerdos (Agenda social sobre el derecho a la comunicación, 2003) Un sistema que
produce símbolos y significados comunes, se auto-funda y privilegia la existencia de la
diferencia y el disenso. Esta autorregulación simbólica y discursiva de la democracia es
vital en cuanto produce un sistema en donde los diferentes actores e instituciones
pueden hacer competir sus intereses en igualdad de condiciones (Toro, 2001)

La democracia, en últimas, ha terminado siendo en la actualidad un conjunto de

reglas de juego (regla del consenso, de las mayorías, de las minorías, del control, de la
responsabilidad, de la legalidad y la legitimación) que pretenden regular el accionar
36
 político y garantizan así la participación de la mayoría en las decisiones de un
gobierno.

3.7 El concepto de política aplicado a la comunicación pública

Con las revoluciones Francesa y Americana se inaugura “la era de las democracias
modernas y con ellas además se consolida una nueva concepción del tiempo, de la
historia y del lugar de la voluntad humana. Las sociedades se convierten en sujetos
históricos capaces de orientarse hacia metas que ellos mismos se han dado (…) y se
consolida una noción de política vinculada a una nueva concepción de voluntad: la
política se convierte en el campo en donde los hombres imaginan futuros compartidos y
viables, y los realizan (Wills, 2002)

El cambio cultural y el tránsito de la sociedad hacia su democratización consisten en

encontrar en la experiencia innovadora de la política como arte de lo posible, ese
espacio de transformación e integración de las diferencias, con el fin de construir
nuestra identidad.

3.8 El concepto de participación ciudadana

La ampliación de lo público no se hace a través de la fuerza o de la representación

política, sino de acuerdo con la capacidad de reflexión de la sociedad, de su
participación en el debate colectivo y de su incidencia en las decisiones. La
participación ciudadana está directamente relacionada con lo público, concebido como
espacio de interacción de sujetos políticos en la definición de acciones y propósitos
comunes que resulta vital para la construcción democrática y para fortalecer la
legitimidad de lo político. Dentro de este escenario, el principal llamado de atención es
para los medios de comunicación, quienes tienen una responsabilidad enorme al ser
administradores de un bien público, creadores de uno de los escenarios privilegiados
para la participación y constructores del dispositivo donde se imaginan las ciudadanías
contemporáneas. Si el potencial de la ciudadanía es lo colectivo, la acción relacional, la
búsqueda de sentidos posibles para habitar el mundo de la vida, entonces la ciudadanía
es un actor social que se constituye en y desde la comunicación.

La comunicación juega un papel fundamental en la formación de ciudadanos, al

proveer a la sociedad de escenarios de concertación y actuación para la participación
democrática y el fortalecimiento del tejido social.

4 Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para entidades del

Estado (MCPOI)

Una vez obtenido el diagnóstico de la comunicación en las entidades del Estado y

desarrollado el marco conceptual del Modelo general de comunicación pública como
referente metodológico y conceptual para abordar la búsqueda de soluciones a las
37
situaciones detectadas, es necesario delimitar el campo de acción de esas soluciones y
construir los parámetros que permitan la formulación de un modelo funcional para las
entidades, que responda a su naturaleza específica y les entregue herramientas
adecuadas para el ordenamiento de la comunicación como eje estratégico
organizacional.

De acuerdo con el diagnóstico, los problemas de comunicación comunes al conjunto del

Estado pueden clasificarse en dos grandes grupos: los que tienen que ver con la manera
como se articula en ellas la comunicación a la cultura organizacional (concepción de la
comunicación, temporalidad e inercia) y los que se concentran en el manejo de la
información y en su interacción comunicativa con la sociedad a través de los medios
(cultura de la información y medios masivos de comunicación)

El primer grupo de problemas es de carácter estrictamente organizacional, es decir, se

desenvuelve en el escenario de la manera como están dándose las interacciones entre los
servidores públicos y se expresa en prácticas existentes que determinan modelos
mentales como los que imaginan los estilos de autoridad, la noción del trabajo o la
alineación estratégica de las personas con respecto al proyecto misional. El segundo
grupo es de carácter informativo, es decir, apunta a resolver las interacciones
informativas de las entidades con sus públicos de interés, lo cual, inevitablemente
supone el abordaje del tema de la Rendición de cuentas a la sociedad, que, si se quiere,
es la acción comunicativa por excelencia que sintetiza y resume la intención de
transparencia, posicionamiento y visibilidad del Estado.

De esta manera, el diagnóstico acota los campos de acción en los cuales debe
desenvolverse el Modelo (organizacional e informativo) y el paradigma de la
comunicación pública le define un enfoque desde una concepción democrática del
quehacer organizacional y en el marco de la práctica comunicativa para la construcción
de consensos.

El Modelo parte de evaluar una realidad común a todas las entidades, para formular un
ordenamiento de los horizontes de sentido que debe proponerse fortalecer la
comunicación en ellas (categorías), establecer unos ejes temáticos a partir de los cuales
definir líneas de acción (Ruta crítica temática) y postular unos imaginarios que pueden
transformar su cultura organizacional (Ideas reguladoras) Todos estos componentes de
carácter universal, puesto que pueden ser implementados en cualquier entidad
independientemente de su condición nacional o territorial.

Para facilitar la aproximación del lector al Modelo de comunicación pública

organizacional e informativa para entidades del Estado (MCPOI), se desarrollan a
continuación los componentes de su lineamiento estratégico: definición, marco
institucional y enfoque comunicativo.

38
4.1 Definición

El Modelo de comunicación pública organizacional e informativa para entidades del

Estado (MCPOI), es una herramienta para la planeación estratégica de la comunicación
en los campos Organizacional e Informativo y de la Rendición de cuentas a la sociedad,
que define un objetivo y formula un propósito y una finalidad para la práctica
comunicativa en estas entidades y se inscribe dentro del enfoque de la comunicación
para la construcción de consensos.

Al aplicar el Modelo, las entidades de naturaleza especial como las empresas

industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta y las empresas
de servicios públicos, deben definir políticas derivadas de su naturaleza específica y
ajustar la matriz estratégica a sus necesidades particulares.

4.2 Objetivo

El objetivo del MCPOI es institucionalizar la comunicación en las entidades del Estado

como un eje estratégico y por consiguiente transversal a su estructura organizacional y a
la manera como le dan cumplimiento al principio constitucional de publicidad y a la
figura de la Rendición de cuentas a la sociedad.

4.3 Propósito y finalidad

Resulta clara la necesidad de definir un propósito y una finalidad que le confieran

sentido a la práctica comunicativa en las entidades del Estado y que orienten la creación
de conciencia implícita en éste, que es un proceso de construcción cultural
organizacional. Y ese propósito y finalidad derivan de la naturaleza misma del Estado,
que es, finalmente, la naturaleza de sus entidades y se encuadran en el fortalecimiento
de lo público como vocación y razón de ser del estado social de derecho.

La construcción de lo público pasa por la consolidación de una visión organizacional en

las entidades que asuma que la función primordial del Estado es la búsqueda del bien
común y que los bienes que administra y sus ingresos tienen como finalidad esencial
aportar para el mejoramiento de las condiciones de vida de la población. Construir lo
público en estas entidades significa, por consiguiente, orientar los esfuerzos, recursos y
energía de la gestión hacia el mejoramiento de las condiciones de vida de los más
desfavorecidos y para que toda la población tenga mejores condiciones de vida.

Según Pierre Bourdieu (1985) el capital simbólico “es una propiedad cualquiera, fuerza
física, valor guerrero, que, percibida por unos agentes sociales dotados de las categorías
de percepción y de valoración que permiten percibirla, conocerla y reconocerla, se
vuelve simbólicamente eficiente, como una verdadera fuerza mágica: una propiedad
que, porque responde a unas "expectativas colectivas", socialmente constituidas, a unas
creencias, ejerce una especie de acción a distancia, sin contacto físico”. En esta
39
perspectiva, lo público debe ser abordado como un capital simbólico para que se
convierta en un imaginario generador de un deseo colectivo y de una expectativa
razonable que se exprese como confianza en el Estado y en sus funcionarios.

Propósito: el MCPOI tiene como propósito construir en la cultura organizacional de las

entidades del Estado el imaginario del sentido de lo público y de la función del Estado
como administrador de lo público.

Finalidad: la finalidad del MCPOI está encaminada a introducir en la cultura

organizacional de las entidades del Estado la noción de que administrar lo público
significa generar confianza.

4.4 Marco institucional

El Estado colombiano está definido en el artículo primero de la Constitución como un

estado social y democrático de derecho, lo cual quiere decir, en forma sucinta, que
encuentra su principal razón de ser en la superación de las inequidades sociales y la
promoción de la igualdad de oportunidades (principio social); finalidad que no puede
ser cumplida de cualquier manera sino conforme a la voluntad popular (principio
democrático) y mediante el fiel respeto de la ley y las libertades fundamentales
(principio de legalidad)

Ahora bien, su condición de Estado democrático también implica la existencia de una

ciudadanía pensante y actuante, informada e interesada por la cosa pública, y ello solo
es posible si se tienden canales de comunicación entre los gobernantes y los gobernados.

Así lo ha entendido la honorable Corte Constitucional Colombiana al definir los

alcances del principio de publicidad en la administración pública:

“...Si e l desempeño del poder en los distintos ámbitos del Estado, fuera clandestino y secreto,
no sería posible que el ciudadano pudiera “participar en la conformación, ejercicio y control
del poder político” (C.P. art. 40) La publicidad de las funciones públicas (C.P. art. 209), es
la condición esencial del funcionamiento adecuado de la democracia y del estado de derecho;
sin ella, sus instituciones mutan de naturaleza y dejan de existir como tales” (Sent. C –
038/96)

En otro trascendental pronunciamiento, la Corte, como guardián de la Constitución,

hace claridad sobre la relación existente entre información y participación. “La
democracia —ha dicho—, presupone la existencia de una opinión pública libre e
informada”, una opinión conformada por sujetos autónomos, libres, dotados de razón, y
como tales titulares del derecho deber de participación, que los habilita y obliga a ejercer
las funciones de control político necesarias para garantizar el equilibrio, la juridicidad y
la pertinencia de las actuaciones que emanan de las autoridades de las diferentes ramas
del poder público. La publicidad es una condición de legitimidad, que activa el

40
principio de obligatoriedad de la norma jurídica, pues “... es principio general del
derecho que nadie puede ser obligado a cumplir las normas que no conoce” (sent. C -
646/00)

Ahora bien, por expreso mandato constitucional la soberanía se radica en el pueblo, lo

cual quiere decir que el máximo poder dentro del Estado se radica en sus ciudadanos
(art. 3º C.P.) De igual forma, por virtud del artículo 40 de la misma normativa, son los
propios ciudadanos los llamados a participar en la conformación ejercicio y control del
poder político. Para hacer efectivo este derecho pueden:

• Elegir y ser elegidos.

• Tomar parte en elecciones, plebiscitos, referendos, consultas populares y otras
formas de participación democrática.
• Constituir partidos movimientos y agrupaciones políticas sin limitación alguna;
formar parte de ellos libremente y difundir sus ideas y programas.
• Revocar el mandato de los elegidos en los casos y en la forma que establecen la
Constitución y la ley.
• Tener iniciativa en las corporaciones públicas.
• Interponer acciones públicas en defensa de la Constitución y la ley.
• Acceder al desempeño de funciones y cargos públicos.

De otro lado, los principios de publicidad y de deber de comunicación que rigen y

tienen los órganos del Estado, además de ser consustanciales a la democracia,
encuentran una consagración expresa en el artículo 209 de la Constitución. La función
administrativa, señala dicha normativa, “está al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad, y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones...”

Por su parte la ley 489 de 1998 en su artículo 3º ratificó la exigencia del principio de
publicidad en la administración pública con un elemento adicional: los principios de la
función administrativa (entre los que se cuenta el de publicidad) deberán ser tenidos en
cuenta por los órganos de control y el Departamento Nacional de Planeación, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 343 de la Constitución Política, al evaluar el
desempeño de las entidades y organismos administrativos y al juzgar la legalidad de la
conducta de los servidores públicos en el cumplimiento de sus deberes constitucionales,
legales o reglamentarios, garantizando en todo momento que prime el interés colectivo
sobre el particular.

Ello quiere decir, que tanto las oficinas de Control Interno como la Contraloría General
de la República, las contralorías territoriales, la Procuraduría General de la Nación y las
personerías municipales, en el momento de evaluar la gestión administrativa y la
conducta oficial de los servidores públicos, respectivamente, deberán evaluar los

41
canales, medios y acciones orientados a dar publicidad y transparencia a la
administración del Estado.

Así las cosas, y además porque adicionalmente, el art. 43 del Código Contencioso
Administrativo dispone que: “los actos administrativos de carácter general no serán
obligatorios para los particulares mientras no hayan sido publicados en el Diario Oficial,
o en el diario gaceta o boletín que las autoridades destinen a este objeto o en un
periódico de amplia circulación en el territorio donde sea competente quien expide el
acto”, el desarrollo de mecanismos de escucha e interlocución y comunicación entre los
gobiernos y el ciudadano constituye un imperativo de orden legal, sin el cual no es
posible cumplir a cabalidad las misiones asignadas a cada ente administrativo.
Adicionalmente también es condición de legitimidad, dado que difícilmente podrá ser
reconocida una autoridad que no acuda a los mecanismos del dialogo y la persuasión.

Particular trascendencia tiene la comunicación pública en los entes territoriales, toda vez
que el origen de la autoridad de los gobernantes, por virtud de la descentralización, está
en los propios habitantes del municipio o departamento mediante la figura del “voto
programático”. El constituyente de 1991 como desarrollo del principio de soberanía
popular instituyó la figura del voto programático para la elección de alcaldes y
gobernadores (art. 259 C.P.) y su consecuencia jurídica y política, la revocatoria del
mandato (art. 103 C.P.) De esta manera, cuando se vota por un alcalde o un gobernador,
se está votando por el programa de gobierno que inscribió en la Registraduría y
difundió durante la campaña política, y ello es tan importante, que una vez elegido,
dicho programa se convierte en pieza fundamental del Plan de Desarrollo.

Como consecuencia de estas figuras, las administraciones seccionales y municipales se

inscriben en el marco de la democracia participativa, toda vez que el ciudadano ya no se
limita a votar para la escogencia de un gobernante, sino que durante todo el tiempo
conserva sus derechos políticos para controlar al elegido, hasta revocarle el mandato, si
es el caso. Y es allí donde la comunicación adquiere toda su trascendencia, ya como
mecanismo de movilización en torno a prioridades de gobierno o bien como mecanismo
para el escrutinio cotidiano de las actuaciones de los gobernantes.

4.5 Enfoque

La participación, además de ser un precepto constitucional, es una categoría práctica, un

evento, un acontecimiento social que involucra al grupo y a la ciudadanía y que supone
por igual disponibilidad de la entidad para promoverla y reconocerla que disposición
ciudadana a ejercerla.

La participación tiene dos dimensiones, es un lazo con dos extremos: en uno están los
espacios de participación y en el otro la voluntad de participar. Se puede tener voluntad
de participar, pero si no hay espacios adecuados no es posible hacerlo, o lo contrario, los

42
espacios para la participación pueden haber sido construidos pero no existir la voluntad
de participar porque históricamente la población o el grupo se han sentido excluidos,
porque predomina la desconfianza, porque hay una baja autoestima social o grupal y
estos espacios no son reconocidos como legítimos o, porque aún en el caso de que su
legitimidad sea reconocida, hay pereza y no existe compromiso, ni mucho menos interés
de asumirla. Entender la participación como un componente de la comunicación para la
construcción de consensos, y por consiguiente la movilización como una metodología de
fortalecimiento de la participación, implica generar espacios para que ésta sea posible
pero también trabajar sobre la disposición a participar, como se desprende del
planteamiento de José Bernardo Toro (2001), cuando afirma que: “La comunicación para
la participación democrática debe orientarse a garantizar que los diferentes sectores
puedan hacer competir sus intereses, sus mensajes y sus símbolos, en igualdad de
oportunidades, dentro del universo de intereses, de mensajes y de símbolos que tramita
la sociedad”

4.5.1 Competencias comunicativas para la construcción de consensos

Una vez definida la movilización social como una metodología de fortalecimiento de la

participación, es necesario, como encuadre y como lógica, precisar la relación directa y
orgánica que existe entre la intención de generar participación y la comunicación, como
se aprecia en la gráfica que presenta lo que podemos llamar un modelo de participación
para la construcción de consensos (Jaramillo, 2001):

Fuente: JARAMILLO, Juan Camilo. “Comunicar para convocar, convocar para movilizar”,
2003

Ilustración 33 Modelo de comunicación para la construcción de

consensos

43
Un grupo informado es un grupo que, por serlo, ejerce ya un nivel básico y primario de
participación; si además de estar informado ese grupo es consultado acerca de lo que
piensa sobre los grandes temas que lo involucran y con respecto a las decisiones que lo
afectan, la participación aumenta en una proporción significativa, y si además en ese
grupo las decisiones de carácter político se construyen mediante procesos de
deliberación, la participación adquiere un nivel más concreto y visible. Cuando las
decisiones políticas resultan de propósitos concertados, la participación madura como
hecho comunicativo evolucionando hacia la construcción de consensos. Finalmente, el
nivel más depurado de participación en un grupo (y en el caso de la sociedad el pleno
ejercicio de la ciudadanía), implica que los procesos colectivos resulten de acuerdos
corresponsables que resultan a su vez del consenso entre quien orienta y dirige y
quienes hacen parte de la base del grupo.

Quedan así planteadas las competencias de la comunicación para la construcción de

consensos y sus instrumentos de aplicación:

• Información: capacidad de informar y reconocimiento de la necesidad de ser

informado, cuyo instrumento básico es la noticia.
• Consulta: capacidad de consultar y disponibilidad a ser consultado a través de
instrumentos como la entrevista, la encuesta, los grupos focales, las mesas
consultivas de trabajo o los sondeos de opinión.
• Deliberación: capacidad de deliberar y disposición a reconocer los argumentos
del otro en escenarios como foros, conversatorios o paneles, el debate público o la
discusión de grupo.
• Concertación: capacidad de concertar y disposición a negociar los propios
intereses en mesas de concertación o de negociación.
• Corresponsabilidad: capacidad de asumir compromisos en forma
corresponsable, mediante la gestión conjunta o participada.

44
 CAPITULO SEGUNDO: COMPONENTES DEL MCPOI

Los componentes del MCPOI son los elementos concretos a través de los cuales éste se
configura en la práctica comunicativa de las entidades. Estos componentes proveen un
marco institucional y aportan un enfoque, a partir de los cuales se instrumentalizan sus
categorías de análisis ordenadas en la matriz estratégica (que debe ser aplicada en cada
caso de acuerdo con el diagnóstico particular del estado de la comunicación en cada
entidad) y se construyen los indicadores contenidos en el Método de seguimiento y
apoyo a la gestión. Son cuatro los componentes del MCPOI:

1. Categorías y ejes temáticos

2. Matriz estratégica
3. Plan de comunicación
4. Método de seguimiento y apoyo a la gestión

1 Categorías y ejes temáticos

Las categorías del MCPOI resultan del análisis del diagnóstico presentado en el segundo
capítulo de la primera parte de esta publicación y buscan trazar las grandes líneas de
sentido que el Modelo se propone desarrollar en las entidades. Son, por así decirlo, las
tres grandes autopistas o vías por las cuales se espera que transiten las acciones
comunicativas contenidas en el Plan de comunicación. Las se ramifican, a su vez, en ejes
temáticos que definen de manera concreta los temas organizacionales en los cuales debe
actuar el Plan, y los ejes temáticos se reorganizan en función de los Campos
Organizacional, Informativo y de Rendición de cuentas a la sociedad en los cuales actúa
el MCPOI, como se ilustra en el cuadro siguiente:

CATEGORIA EJE TEMÁTICO CAMPO

APERTURA Receptividad
Actitud de servicio COMUNICACIÓN
INTERLOCUCIÓN Visión compartida ORGANIZACIONAL
Trabajo colaborativo
Sistematización COMUNICACIÓN
Socialización de la información INFORMATIVA
VISIBILIDAD Precepto constitucional de la publicidad RENDICIÓN DE CUENTAS A
Concepto comunicativo del posicionamiento LA SOCIEDAD
Cuadro 22 Categorías, ejes temáticos y campos

A continuación se desarrollan los contenidos de las categorías del MCPOI con sus
respectivos ejes temáticos.

45
1.1 Apertura

Apertura es la capacidad organizacional de resonar, de estar abierto. La entidad

pública, de manera particular, se debe a sus audiencias externas, existe justamente en
función de la ciudadanía y para ello debe ser receptiva, lo cual implica, de acuerdo con
el artículo 40 de la Constitución, según el cual: “Todo ciudadano tiene derecho a
participar en la conformación, ejercicio y control del poder político”, que la ciudadanía
sea escuchada.

No se trata de que las decisiones, que finalmente son responsabilidad de quien tiene a su cargo la
dirección, deban ser concertadas con la comunidad, sino de que la entidad debe organizarse
internamente para poder actuar de acuerdo con las necesidades, expectativas y demandas de la
ciudadanía. En esencia se trata de desarrollar la actitud de escucha a la comunidad y a la
ciudadanía, de que la organización sea capaz de oír.

La apertura supone la aplicación de dos subcategorías que resultan de la aplicación de

dos principios organizacionales:

1. Receptividad.
2. Actitud de servicio.

1.1.1 Receptividad (eje temático de la comunicación organizacional)

La confianza es el resultado de tres tipos de juicios (Luhmann, 1996; Echeverría, 2000):

de veracidad, de competencia y de inclusión. En el caso del Estado el juicio básico para
construir confianza tiene que ver con la inclusión, cuando la comunidad percibe y
reconoce que las entidades se interesan y preocupan por el interés colectivo. Si la
entidad escucha y es receptiva a lo que la ciudadanía quiere y a los reclamos de la
comunidad, está demostrando que entiende que ha recibido un mandato y que por tanto
reconoce su responsabilidad de generar confianza en la medida en que los ciudadanos
encuentran en ella una entidad que los representa.

La comunicación hacia fuera, en las entidades del Estado, debe ser abierta, caracterizada
por la apertura hacia la comunidad y la disposición a oír, busca principalmente la
escucha, que la organización abra sus oídos a las necesidades de la comunidad, a las
demandas y a reclamos de la ciudadanía, a sus expectativas y que pueda responder a
ellas.

Significa que la entidad debe desarrollar mecanismos para estar abierta a la comunidad, a través
de acciones comunicativas concretas, es decir, que no solamente debe escuchar sino que debe ser
receptiva; y la receptividad hace referencia a que lo que se escucha tenga posibilidad real de
convertirse en elemento de juicio para la formulación de los planes y proyectos de la entidad.

46
1.1.2 Actitud de servicio (eje temático de la comunicación organizacional)

La actitud de servicio parte del reconocimiento de que frente a su público externo la

entidad obedece a un mandato legal y a un mandato ciudadano, puesto que sus
directivos han sido elegidos en virtud de un plan de gobierno que pusieron a
consideración de la ciudadanía o fueron nombrados para dar cumplimiento a un
proyecto de gobierno que busca responder a la necesidades y los anhelos de la
ciudadanía, es decir, que finalmente, están ejecutando propuestas con las cuales la
ciudadanía ha manifestado estar de acuerdo mediante el voto programático (Art. 259
C.P.C.: “Quienes elijan gobernadores y alcaldes imponen por mandato al elegido el
programa que presentó al inscribirse como candidato. La ley reglamentará el ejercicio
del voto programático”) y de las cuales espera resultados y reportes de ejecución. Este
es el significado profundo de la expresión “servidor público”, es decir, aquel cuya labor
está al servicio de la ciudadanía. Y si tal es la definición que la ley ha encontrado para
referirse a la naturaleza del trabajo en las entidades del Estado, es porque espera que los
funcionarios, en cuanto servidores de lo público, desarrollen consecuentemente una
auténtica y sincera actitud de servicio.

En la relación comunicativa de las entidades con la comunidad, dos conceptos fundamentales son
la escucha y el servicio. La escucha hace parte de la apertura a los ciudadanos y el servicio
significa renunciar a la arrogancia y entender que la organización existe para el servicio, que se
asuma como prestadora de servicio, lo cual debe traducirse en un modo de relacionarse con la
comunidad en términos comunicativos de amabilidad, sencillez y calidez y en el hecho de que
tanto la actitud institucional como de las personas que la representan no sea de prepotencia sino
de disposición.

1.2 Interlocución

La interlocución es la capacidad de construir sentido compartido, visión compartida. Se

es receptivo cuando el dirigente y la organización desarrollan la capacidad de dialogar y
están abiertos a conversar, a interactuar con sus equipos de trabajo.

David Bohm (1997) define el diálogo como: “una corriente de significado que fluye
entre, dentro y a través de los [actores] implicados. Y este significado compartido es el
aglutinante, el cemento que sostiene los vínculos entre las personas y las sociedades” El
diálogo, dice, "proviene de la palabra diálogos cuyo prefijo <dia>, no significa dos sino
<a través de>". El diálogo, entonces, es el resultado de un proceso de cooperación y de
trabajo conjunto para construir un significado común a los interlocutores. En esta
perspectiva, dialogar es construir significado compartido, pues no se puede construir
sentido compartido si no se construye previamente significado compartido. La
interlocución en el diálogo no busca suprimir las discrepancias, ni siquiera supone que
para dialogar sea indispensable que todos vayan para el mismo lado, sino reconocer los
puntos del desacuerdo y mantener las diferencias, implica que cuando el otro se

47
comunica conmigo reconozco sus pretensiones de veracidad, validez y entendimiento,
y, puesto que yo tampoco estoy mintiendo ni engañándolo, poniéndonos ambos en el
juego del lenguaje reconocemos nuestras dos subjetividades, incluso si no llegamos a
acuerdos.

En este proceso de comunicación, cabe destacar la importancia asignada a la

construcción interpersonal y colectiva de significados comunes que hacen posible la
materialidad del diálogo; más allá de la recta intencionalidad reclamada por algún
discurso ingenuo de la política como condición suficiente para asegurar la confiabilidad
del "buen diálogo".

El diálogo no es un ejercicio contemplativo sino generativo; en consecuencia, existe

diálogo cuando ese significado compartido logra transformar el pensamiento colectivo.
“El diálogo busca penetrar en el proceso de pensamiento y transformar el proceso del
pensamiento colectivo. Ciertamente no hemos prestado mucha atención al pensamiento
como proceso” (Bohn, 1997) En consecuencia, el objetivo no es dialogar en el sentido de
intercambio de información, sino transformar a través del diálogo; es decir, de la
construcción de nuevos significados que integren expectativas diferentes y aún
contradictorias. Tal es el desafío que aparece en la superficie del proceso del diálogo en
nuestra sociedad.

El diálogo no está vinculado a la verdad sino al significado y éste no es resultado de una

opción individual sino de una construcción social (Bohn, 1997) No es otra cosa el
fundamento de la cultura cuando aludimos a ella como el espacio del significado
construido en torno a valores y creencias que obran como referencia de la dinámica
social. Toda organización social es, de modo directo, la expresión de un significado
compartido y cuando éste se diluye, tenemos una sociedad vaciada de sentido con
instituciones huérfanas de significado y con la violencia como mecanismo privilegiado
para la realización de la voluntad individual o colectiva.

Para que la interlocución sea posible es fundamental la información. No se puede interlocutar

cuando no hay conocimiento, no se puede tener visión compartida si la información no es un bien
colectivo, no puede haber trabajo colaborativo si no se dispone de información. La información
está conectada con la conversación, se conversa como una forma de conocer lo que el otro hace y
reconocer que conoce lo que yo hago, para trabajar mejor. La interlocución busca potenciar las
capacidades sinérgicas de la organización, expandir su capacidad, facilitar el trabajo en equipo.

Aplicar el principio de la interlocución en las entidades del Estado, requiere de la

implementación de cuatro ejes temáticos, que resultan, a su vez, de la aplicación de
cuatro principios organizacionales:

1. Visión compartida
2. Trabajo colaborativo

48
3. Sistematización
4. Socialización de la información

1.2.1 Visión compartida (eje temático de la comunicación organizacional)

La visión compartida no hace referencia tanto al conocimiento exhaustivo del diario

quehacer de la organización, sino a que los funcionarios puedan asumirse como parte de
un sistema que tiene una misión que cumplir y a la cual están contribuyendo o por el
contrario obstaculizando con su labor, en este sentido, la visión compartida debe
distinguirse del conocimiento especializado y hace referencia a aquellos elementos
orientadores, de contenido y no formales, que en términos no solamente éticos sino
desde otros horizontes políticos, culturales y administrativos, pueden convertirse en
lugares de reconocimiento donde sea posible construir acuerdos organizacionales.

Frente a esto, es necesario tener en cuenta dos cuestiones:

1. Una condición que debe ser considerada para el ordenamiento de la comunicación

en estas entidades es la complejidad del Estado, el hecho de que resulta literalmente
imposible que alguien pueda tener en la cabeza todo lo que pasa en una
administración o que alguien pueda interactuar con todas las áreas y además acceder
a una clara comprensión de la totalidad de los procesos relacionados con la
administración pública. Por esto el proyecto comunicativo no debe centrar su
esfuerzo en pretender que todos los funcionarios estén plenamente enterados al
detalle de lo que se está haciendo en todas las instancias de la entidad; ello es
importante y nunca serán suficientes los esfuerzos que se hagan en esta dirección,
pero de lo que se trata en esencia es de buscar que la visión compartida se construya
en torno a ejes estratégicos organizacionales como el hecho de que tanto los
directivos como los funcionarios de carrera se asuman como servidores públicos y
desarrollen una actitud de servicio y tengan claro, además, que con su trabajo están
contribuyendo a la construcción de confianza y al logro de los propósitos misionales
de la entidad y de los fines esenciales del Estado en la medida que los conozcan y
compartan.
2. Una necesidad básica para que la entidad pueda expandir su capacidad de trabajo es
que se alinee, que sus funcionarios estén comprometidos con el quehacer
institucional. El directivo o el gobernante deben realizar un trabajo de construcción
colectiva con su equipo y para eso es indispensable que sean capaces de convocarlo,
persuadirlo, convencerlo, seducirlo y vincularlo a su proyecto. Ello requiere que esté
abierto a la interlocución para convocar en torno al proyecto institucional que
orienta, de tal forma que efectivamente los servidores públicos puedan conectar su
proyecto de vida personal con el propósito misional contenido en ese proyecto
institucional.

49
Si el dirigente estructura su gestión desde el punto de vista comunicativo buscando que su equipo
participe en la toma de decisiones y recree su plan de gobierno o de gestión, si discute con ellos,
les informa y llega a consensos, esta construyendo sentido de pertenencia, un estilo de “ser
democrático” de la entidad y demostrando con ello que no actúa como “dueño”, sino que entiende
que la entidad es de todos. Así genera confianza entre su gente con respecto a su gestión, la
compromete y construye un ethos organizacional.

1.2.2 Trabajo colaborativo (eje temático de la comunicación organizacional)

En las entidades del Estado la comunicación debe contribuir a la promoción de un estilo

de trabajo organizacional participativo. Para ello deben tenerse en cuenta dos factores:
el estilo de dirección y la construcción de redes de ayudas mutuas.

1. Uno de los problemas ya señalado que se deriva del carácter político de estas
entidades, tiene que ver con el hecho de que en ellas el estilo de dirección está
centrado en el principio de que cada nueva administración impone su propio
esquema, en ocasiones autoritario, lo cual genera discontinuidad y fragmentariedad
en la estructura organizacional y se convierte en un poderoso obstáculo para
construir visión compartida y para generar compromiso en los servidores públicos,
precisamente porque resulta de una concepción autocrática de la gestión y no de una
noción democrática como la que se supone debe corresponder al orden
constitucional. El resultado de este estilo de dirección, es que los servidores públicos
terminan sintiéndose como meros objetos ante la entidad y no como sujetos de su
proyecto organizacional.

La causa de este comportamiento parece encontrarse en la tradición jerárquica del

sector público, donde, como ya se dijo, periódicamente llega un nuevo líder que
nombra directivos de segundo nivel sin una tradición en la entidad, directivos que a
su vez deben responder fundamentalmente al líder y no a la entidad, lo cual genera
un estilo de trabajo confederado, donde cada persona tiene como responsabilidad
rendir cuentas a su jefe inmediato y no a la generación de sinergias organizacionales.
Este es un fenómeno que se observa en casi todas las organizaciones estatales,
porque su alta dirección, que es la que fija los rumbos, puede ser removida a
discreción del gobernante o directivo de mayor nivel, sin que estén articulados
muchos de los nuevos directivos en torno a un proyecto y una visión estratégica de
largo plazo y a la presentación de resultados. Si la meta es el trabajo colaborativo
resulta imprescindible desarrollar la cultura de la información y construir visión
compartida.

2. La estructura de toda organización está construida como una red de ayudas mutuas
(Flores, 1996) En toda organización hay una actividad central convocante, y en cada
caso una dependencia que se ocupa de esa actividad central y otras dependencias
que desarrollan tareas a través de las cuales colaboran con ella de manera circular, de

50
 tal forma que la realización de la actividad central posibilita la existencia de las otras
actividades periféricas y viceversa.

En sus conocidos textos “La quinta disciplina” y “La quinta disciplina en la

práctica”, Peter Senge (1998) expone una mirada sistémica de la organización
empresarial, sosteniendo que una organización abierta al aprendizaje colaborativo
requiere desarrollar acciones estructurantes en torno a cinco principios: el dominio
personal, los modelos mentales, la visión compartida, el aprendizaje en equipo y el
pensamiento sistémico. En las entidades del Estado no parece que se haya alcanzado
este enfoque colaborativo, más bien se observa una tendencia hacia la competencia y
la rivalidad entre dependencias, lo cual quiere decir que no existe la concepción de
que cada una constituye un nodo de una red de apoyo mutuo, en la que están
interconectadas y en relaciones de interdependencia, es decir, que son elementos
constitutivos (subsistemas) de un sistema más amplio (la entidad), lo cual priva a
éste de la capacidad de relacionarse de manera sinérgica para hacer potentes sus
fortalezas hacia adentro y hacia la prestación del servicio que es su objeto.

Se afecta aquí la eficiencia organizacional, porque en la práctica las dependencias y las

personas terminan acaparando la información e intentando convertirse en islas
independientes, de tal manera que cada isla construye o intenta construir la red de
apoyo que necesita en forma autónoma, negando la dimensión organizacional. Las
redes conversacionales en estas entidades son generadas más para dinamizar
competencia y para demostrar eficiencia, que como colaboración en tareas coordinadas
para el logro de una misión y una visión comunes, lo que no quiere decir que no se
trabaje en equipo, labor que se efectúa al interior de cada unidad de trabajo en donde se
construyen microclimas organizacionales colaborativos de respeto y de camaradería,
pero a la manera de un invernadero, levantando una capa protectora y delimitante que
tiende a cerrarse sobre sí misma y a reducir por consiguiente al mínimo el intercambio
de información con otras unidades.

La insularidad cerrada impide el flujo de información y niega el establecimiento de relaciones

comunicativas. Recordemos que un archipiélago puede ser definido como un conjunto de islas
separadas por el mar, pero que también, sistémicamente, puede ser concebido como un conjunto
de islas unidas por lo que las separa, el mar, que en este caso serían la información y la
comunicación.

1.2.3 Sistematización (eje temático de la comunicación Informativa)

La sistematización busca volver el saber conocimiento, modelarlo, replicarlo, ponerlo en

términos de teoría, para poder devolverlo a la sociedad de tal manera que ésta no
solamente pueda conocerlo sino utilizarlo. Las entidades deben definir e implementar
métodos y procedimientos de recuperación, procesamiento y sistematización de la
información, que les permitan, además de darle publicidad a sus actuaciones, lograr que

51
efectivamente todos, adentro y afuera, conozcan y entiendan cómo y porqué realizan su
proyecto misional. Así se llega al reconocimiento que se traduce en confianza y en
construcción de lo público.

Es claro que tanto el Estado como sus bienes tienen un carácter público, que pertenecen a todos,
por consiguiente, tanto el directivo como la entidad están administrando algo que no les pertenece
puesto que es de la colectividad; y en esa medida tienen el deber y la responsabilidad, no
solamente de rendir cuentas y hacerse visibles frente a la sociedad informando lo que hacen y
mostrando resultados, sino, también, socializando el saber institucional como un capital social,
que, según el grupo Poverty Net del Banco Mundial, no sólo es la suma de las instituciones que
configuran una sociedad, sino que es, así mismo, la materia que las mantiene juntas, por ejemplo
el saber institucional. Y el saber se vuelve conocimiento solamente cuando se reflexiona y se
teoriza.

1.2.4 Socialización de la información (eje temático de la comunicación informativa)

Cuando el directivo asume su responsabilidad de interlocución debe generar en la

entidad unas formas de conversación a través de las cuales se hable y se escuche y no
simplemente se asuman sus directrices como instrucciones que los demás deben seguir
y replicar. Para romper con ese estilo autoritario y buscar que la interlocución logre
convocar, seducir y alinear, se requiere la socialización cotidiana de la información, de
tal manera que el colectivo disponga de todos los elementos necesarios para conocer y
dimensionar su labor en sintonía con el proyecto misional.

Las entidades del Estado como entes sociales son organizaciones. Y la organización,
está definida como un conjunto de componentes en el cual existen unidades o
dependencias que constituyen su estructura, entendiendo por estructura sus divisiones
orgánicas. Se asume, entonces, que en estas unidades la manera de ejecutar acciones,
proporcionar dinámica a los procesos o desarrollar actividades sucede a través de cargos
(lugares dentro de la estructura) y de funciones (roles) que se derivan de esos cargos.
Esta es la concepción de la modernidad, que obedece a una visión estructuralista, sobre
cómo se constituye y qué es una organización (Schvartein, 1996)

Lo que diferencia a una organización de otra, o lo que las hace similares entre sí, es lo
que se conversa dentro de ellas, y esto tiene que ver con la manera como se
acondicionan internamente para definir cómo caminan y hacia dónde se dirigen. Si se
acepta que una cultura es una red de coordinaciones de emociones y de acciones en el
lenguaje que configura un modelo particular de entrelazamiento entre el actuar y el
emocionar de las personas que la viven (Maturana, 2002), resulta claro que una cultura
se transforma en otra cuando cambia la red de conversaciones que la constituye y
define.

En una organización pueden realizarse dos tipos de conversaciones (Flores, 1996):

52
1. Conversaciones para la acción, donde los integrantes interactúan para definir lo que van
a hacer (instrucciones de qué y cómo hacer algo) y para realizar un mundo que ya
está definido. En organizaciones altamente jerarquizadas este tipo de conversación
generalmente apunta en lo fundamental a impartir directrices para determinar cómo
desarrollar la tarea.
2. Conversaciones para posibilidades, que implican que la gente interactúe para definir
cómo van a hacerse las cosas, qué cosas van a hacerse y qué responsabilidades asume
cada cual (qué se va a hacer, cómo y para qué), es decir para configurar nuevos
mundos, expandir horizontes y, por consiguiente, aumentar la capacidad de acción
En este caso no importa que existan unas funciones y una distribución de los cargos
porque la organización asume que la manera de operacionalizar las funciones y las
atribuciones de los cargos está dada precisamente por las conversaciones y los
consensos que se dan en la cotidianidad y no por su legalidad normativa.

Rafael Echeverría (1997) postula el carácter generativo del lenguaje, y señala que en las
organizaciones, dada su naturaleza lingüística, las conversaciones constituyen el
instrumento más poderoso para configurar el futuro en las acciones del presente. La
comunicación en las entidades del Estado, por el contrario, está determinada
fundamentalmente por la normatividad y no por las dinámicas propias de la gestión de
lo cotidiano. Las suyas son conversaciones instructivas, no conversaciones para la
construcción de posibles escenarios de actuación, lo cual quiere decir que en ellas se
funciona en una perspectiva estructural de la comunicación y no desde una perspectiva
sistémica que le confiera poder a las conversaciones.

Los flujos comunicacionales y conversacionales en estas entidades se ven constantemente

fragmentados, concentrados, cortados precisamente por ese estilo de comunicación imperante en
el que la información fluye, en su mayoría, por medio de órdenes, instrucciones e imperativos
normativos para instruir a las personas sobre lo que hay que hacer, sin importar mucho el sentido
que como destinatarios le den a esos mandatos. Si no se concibe que a través de las
conversaciones pueda crearse un poder de acción, y lo que se busca es ir directamente a esa acción,
pueden afectarse seriamente la planeación por consenso, el empoderamiento colectivo y la
construcción compartida de futuro.

1.3 Visibilidad

Al hacer visible la gestión, al contar e informar lo que se está haciendo, el directivo y el

gobernante no solamente informan los resultados de su gestión sino que demuestran
que no la han estructurado en su beneficio particular, pues quien se beneficia
personalmente no rinde cuentas y por el contrario procura ser opaco, no ser visible,
mantenerse oculto. Cuando se es visible se genera confianza y se construye por
consiguiente la idea de lo público, de que la entidad es de la comunidad.

53
El directivo y el gobernante cumplen con su responsabilidad de hacer visible la gestión
en la medida que asumen que la información es un bien público y colectivo y que su
obligación es garantizar la circulación de la información, en consecuencia, son
responsables de implementar los mecanismos adecuados para sistematizar la gestión,
porque éste es el instrumento que les permite cumplir técnicamente y a cabalidad con el
mandato constitucional de la publicidad y conseguir el reconocimiento que le garantice
a la entidad ocupar la posición que le corresponde en la sociedad.

El concepto de visibilidad es fundamental en la administración pública y está profundamente

interrelacionado con la apertura y con la interlocución: Para poder ser visible tengo que
sistematizar lo que hago; si desarrollo una cultura del servicio es porque tengo la formación para
escuchar; para poder ser abierto tengo que tener una cultura del servicio y disposición a la
interlocución; para poder generar interlocución tengo que trabajar en equipo; si trabajo en equipo
es porque socializo la información y construyo visión compartida; si sistematizo tengo la
posibilidad de dar publicidad a la gestión y de que la entidad logre un buen posicionamiento en la
sociedad.

La visibilidad supone la aplicación de dos ejes temáticos, que resultan de la aplicación

de:

1. El precepto constitucional de publicidad.

2. El concepto comunicativo del posicionamiento.

1.3.1 Publicidad (eje temático de la Rendición de cuentas a la sociedad)

El artículo 32 de la ley 489 establece que todas las entidades y organismos de la

administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los
principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para
ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los
ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil, en la formulación, ejecución, control y
evaluación de la gestión pública. En particular, deberán entre otras obligaciones, apoyar
los mecanismos de control social que se constituyan, al tiempo que aplicar mecanismos
que brinden transparencia al ejercicio de la función administrativa.

Transparencia es hacer visible lo que se hace, es mostrarse, entender que su condición

pública, el carácter público del gobierno, no le permite a la entidad ni al funcionario ser
opacos ni externa ni internamente. La transparencia y la visibilidad hacen referencia a
cómo se está actuando y la Rendición de cuentas a la sociedad a lo que se ha logrado,
por eso es imperativo que la información fluya al interior de la organización pues no se
puede ser transparente hacia el exterior si no se es transparente ante los propios
colaboradores.

La Rendición de Cuentas, que es, fundamentalmente, externa, resulta tanto de la cultura

participativa, que incluye y reconoce los intereses del otro, como de la actitud de
54
escucha y receptividad que los conoce y asimila y, por tanto, debe ser una disposición
permanente y sistemática y no solamente un ejercicio ocasional. De esta manera la
transparencia está contenida en la actuación cotidiana del directivo y de los servidores
públicos: del directivo frente a sus colaboradores y ante la sociedad y de los servidores
públicos frente a sus propios compañeros y frente a la sociedad. Es la única manera de
lograr que sea visible todo lo que hace la administración. Rendición de Cuentas es dar
razón de lo que uno hace.

Cuando se propone que la entidad sea visible y que los mandatarios hagan visible su gestión, lo
que se busca es que construyan su relato y cuenten de manera constante, tanto interna como
externamente, cómo están actuando y cuáles han sido los resultados de su gestión. A eso hay que
darle publicidad.

1.3.2 Posicionamiento (eje temático de la Rendición de cuentas a la sociedad)

El directivo y el gobernante como líderes y guías de la sociedad tienen que encontrar la

manera de convertirse en punto de referencia para todos, para sus colaboradores y para
la sociedad. En ese sentido la visibilidad tiene que ver también con la responsabilidad
de orientación a la sociedad y no solamente con el valor ético de dar cuenta de lo qué se
está haciendo. Ser transparente implica aplicar valores axiológicos; en la transparencia
hay un componente ético indiscutible que es ser honesto y probo y un componente
comunicativo que es ser visible. Éticamente se puede ser probo como administrador
público, pero, si esto no se muestra, no se constituye la transparencia. El guía debe
hacerse visible en su probidad y esto se logra a través de acciones comunicativas que le
den una posición en la sociedad en la medida en que muestran a los ojos de todos cómo
está actuando.

Un problema de fondo en la forma como actualmente se está manejando la

comunicación externa en las entidades del Estado, deriva de que no se la utiliza para
aplicar a cabalidad el concepto de la Rendición de cuentas, sino para manejar la imagen
del gobernante o el directivo. Y la comunicación hacia fuera debe estar enfocada a hacer
visible la gestión, a mostrar cómo está actuando la organización y qué resultados ha
obtenido, en el entendido de que haciendo visible la entidad se hace visible el
funcionario responsable y en consecuencia se logra que tanto él como la entidad
adquieran la posición que les corresponde en la sociedad. De la misma manera la
comunicación interna tiene que buscar hacer visibles a cada uno de los jefes, dando
cuenta no solamente de los resultados de sus áreas, sino de la manera como se están
tomando las decisiones y de lo que comportan estas decisiones. En la medida en que las
diferentes áreas no logran hacer visibles sus procesos cunde la desinformación y se
atasca el funcionamiento de la entidad, porque los mismos funcionarios de cualquier
nivel, de cualquier orden, de cualquier jerarquía, no conocen la manera como se está
realizando la gestión; entonces no basta con que los dirigentes internamente sean
visibles como líderes sino que se requiere que cada área logre que internamente su

55
aporte a la gestión sea igualmente visible y reconocido, es decir, que logre una posición
reconocida y aceptada por la misma entidad.

La visibilidad no debe entenderse como un atributo que pueda ejercerse o no a voluntad sino como
una condición de la administración pública: en tanto no se sea visible no se está cumpliendo con
el ejercicio de la función pública. Hacia fuera se es visible como administrador y como
funcionario público y hacia adentro como directivo. Si la gestión no es visible al nivel interno no
se logran sus niveles óptimos o lo esperado, porque cuando se guarda información, que es vital
para la organización, se están entorpeciendo los procesos, la administración funciona, pero si
hubiera visibilidad interna funcionaría mejor.

2 Matriz estratégica

Las categorías y los ejes temáticos proponen un horizonte de sentido para el MCPOI
(mejorar en las entidades los niveles de apertura, interlocución y visibilidad) al mismo
tiempo le demarcan unas líneas de acción (receptividad, actitud de servicio, visión
compartida, trabajo colaborativo, socialización de la información, sistematización,
publicidad y posicionamiento) Ambos ejes, horizonte de sentido y líneas de acción,
adquieren cuerpo en el Modelo general de comunicación pública mediante la
construcción de una Matriz Estratégica, que define los imaginarios que se busca
comunicar (Ideas reguladoras) y las hipótesis de cambio (Ruta crítica temática) en las
cuales hay que trabajar (Jaramillo, 2000).

A continuación se presentan las Ideas reguladoras y los temas de la Ruta crítica temática
que configuran la Matriz estratégica del MCPOI.

2.1 Ideas reguladoras

Las “Ideas reguladoras” plantean los conceptos o criterios que van a marcar el horizonte
del proceso de acción de la comunicación en las entidades. Las Ideas reguladoras se
convierten en la guía para seleccionar, producir y articular un discurso coherente y que
se refleje en cada una de las piezas, medios y formatos. De alguna manera buscan
establecer ciertas normas o valores o ideales que guían la acción de la comunicación.

El Modelo general de comunicación pública establece las Ideas reguladoras como:

• Los criterios de validez que acompañan toda forma de saber, y son los trasfondos
para los acuerdos en el diálogo.
• Los conceptos o criterios que van a marcar el horizonte del proceso de acción de
la comunicación y garantizan el seguimiento por parte de los actores del Modelo.
• El discurso que se refleja en cada una de las piezas, medios y formatos.

El MCPOI, se articula en torno a tres Ideas reguladoras, que se derivan a su vez de las
tres categorías formuladas en el diagnóstico (apertura, interlocución y visibilidad):
56
 • Apertura es capacidad de escuchar receptivamente.
• El diálogo convoca y genera sentido de pertenencia.
• Visibilidad es transparencia.

2.2 Ruta crítica temática

La Ruta crítica temática imagina las prioridades y el enfoque político de cada prioridad.
El Modelo general de comunicación pública propone un proceso de negociación para la
intervención política en las entidades (Jaramillo, 2000); en ese sentido y dependiendo de
los tiempos y los actores, hay que imaginar los posibles escenarios y momentos de
intensidad por los que va a pasar el proceso de construcción de la estrategia contenida
en el Plan de comunicación y la acción de movilización organizacional. La Ruta crítica
temática es la construcción de un instrumento de ayuda conceptual para adaptarse al
proceso de comunicación y a la coyuntura de la entidad. El itinerario demarcado por la
Ruta crítica temática aporta un orden de prioridades temáticas y unos enfoques políticos
para abordar esas prioridades.

Cada uno de los temas de la Ruta crítica temática, que se derivan de las categorías y los
ejes temáticos propuestos por el MCPOI, está formulado como una hipótesis de cambio.
De esta manera, por ejemplo, definimos que se debe “posicionar en la entidad el
concepto de la información como bien colectivo”, porque asumimos como hipótesis de
cambio que: “La circulación de información veraz, suficiente, oportuna, entendible y
verificable mejora la eficiencia del trabajo, genera confianza y construye cultura de lo
público”.

La Ruta crítica temática del MCPOI, está conformada por los seis temas que se presentan
a continuación:

TEMA 1: Posicionamiento del concepto de la información como bien colectivo

Hipótesis de Cambio: la circulación de información veraz, suficiente, oportuna, entendible

y verificable mejora la eficiencia del trabajo, genera confianza y construye cultura de lo
público.

TEMA 2: Construcción de visión compartida

Hipótesis de Cambio: hay visión compartida cuando los servidores públicos comparten los
propósitos del Estado y se alinean con el Plan de gobierno o de gestión de la entidad.

TEMA 3: Promoción del trabajo colaborativo

Hipótesis de Cambio: el trabajo colaborativo consiste en que las áreas actúen como redes
de ayudas mutuas, se relacionen de manera sinérgica y potencien sus fortalezas.

57
TEMA 4: Promoción de la producción de información

Hipótesis de Cambio: la organización y sistematización de los datos y registros de la

gestión pública producen la información indispensable para entender los procesos de la
entidad.

TEMA 5: Aplicación del principio de publicidad

Hipótesis de Cambio: el Estado se hace visible cuando rinde cuentas, informa lo que hace,
muestra resultados y socializa el saber institucional.

TEMA 6: Desarrollo de mecanismos de escucha y receptividad

Hipótesis de Cambio: las entidades del Estado deben estar abiertas hacia las comunidades
y receptivas a oír sus necesidades, demandas y reclamos y a utilizarlos como elementos
de juicio para la formulación de sus planes y proyectos.

• Apertura es capacidad de escuchar

Ideas Reguladoras receptivamente.
• El diálogo convoca y genera sentido
de pertenencia.
Ruta Crítica Temática • Visibilidad es transparencia.
Estrategia Estrategia Estrategia
Política Organizativa Masiva
Construcción de visión compartida OBJETIVO:

Hay visión compartida cuando los servidores INSTITUCIONALIZAR LA

públicos comparten los propósitos del Estado y
COMUNICACIÓN EN LAS ENTIDADES
se alinean con el Plan de Gobierno o de Gestión
de la entidad DEL ESTADO COMO UN EJE
Promoción del trabajo colaborativo ESTRATÉGICO Y POR CONSIGUIENTE
TRANSVERSAL A SU ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN

El trabajo colaborativo consiste en que las áreas ORGANIZACIONAL Y A LA MANERA

actúen como redes de ayudas mutuas, se COMO LE DAN CUMPLIMIENTO AL
relacionen de manera sinérgica y potencien sus
PRINCIPIO CONSTITUCIONAL DE
fortalezas
Desarrollo de mecanismos de escucha y PUBLICIDAD Y A LA FIGURA DE LA
receptividad RENDICIÓN DE CUENTAS A LA
SOCIEDAD
Las entidades del Estado deben estar abiertas
hacia las comunidades y receptivas a oír sus PROPÓSITO:
necesidades, demandas y reclamos y a
utilizarlos como elementos de juicio para la
FORTALECER EL IMAGINARIO DEL
formulación de sus planes y proyectos

58
 Posicionamiento del concepto de la SENTIDO DE LO PÚBLICO Y DE LA
información como bien colectivo FUNCIÓN DEL ESTADO COMO
ADMINISTRADOR DE LO PÚBLICO
La circulación de información veraz, suficiente,
COMUNICACIÓN

oportuna, entendible y verificable mejora la

INFORMATIVA

FINALIDAD:
eficiencia del trabajo, genera confianza y
construye cultura de lo público
Promoción de la producción de información INTRODUCIR EN LA CULTURA
ORGANIZACIONAL LA NOCIÓN DE QUE
La organización y sistematización de los datos ADMINISTRAR LO PÚBLICO SIGNIFICA
y registros de la gestión pública producen la GENERAR CONFIANZA
información indispensable para entender los
procesos de la entidad.
Aplicación del principio de publicidad
DE CUENTAS
RENDICIÓN

SOCIEDAD
A LA

El Estado se hace visible cuando rinde cuentas,

informa lo que hace, muestra resultados y
socializa el saber institucional
Cuadro 33 Matriz Estratégica.

3 Plan de comunicación

El Plan de comunicación es la herramienta de gestión que operacionaliza el MCPOI en

términos de medios y de acciones comunicativas diseñadas para trabajar sobre los temas
definidos por la Ruta crítica temática. Como herramienta de gestión, el Plan debe
contener todos los instrumentos de planeación necesarios para el manejo administrativo,
operativo y logístico de la comunicación en la entidad, por consiguiente, es un proceso
de apoyo que debe hacer parte de la planeación estratégica institucional.

En la tercera parte de este documento “Manual de Implementación” están incluidos los

conceptos y la metodología para el diseño y ejecución del Plan de comunicación.

4 Método de seguimiento y apoyo a la gestión comunicacional

Para cumplir con su propósito, la gestión del MCPOI requiere de una herramienta que le
permita monitorear de manera sistemática y permanente, la evolución de los diferentes
componentes aplicados en el Plan de comunicación. El Método de seguimiento y apoyo
a la gestión, es el instrumento diseñado para el cumplimiento de esta función.

4.1 Marco conceptual

El Método de seguimiento y apoyo a la gestión del MCPOI es una aplicación de los

desarrollos conceptuales y metodológicos propuestos por el Cuadro de mando integral
o “Balanced scorecard” (Kaplan y Nortón, 1997), modelo que ha sido concebido
inicialmente en función de aportarle al mundo empresarial una herramienta, diferente a
las empleadas tradicionalmente, para alimentar los lineamientos estratégicos de una

59
empresa con indicadores tanto financieros como no financieros aplicados a las
actividades de monitoreo y análisis de la evolución y desempeño de su gestión. El
Método de seguimiento y apoyo a la gestión del MCPOI, retomando el enfoque
metodológico del “Balanced Scorecard”, plantea producir indicadores generados desde
cuatro puntos de vista o perspectivas, que de manera combinada contribuyen a
visualizar la evolución o comportamiento del Plan como un todo y de aspectos o
componentes claves en su ejecución.

La mayoría de los indicadores formulados para el Método de seguimiento y apoyo a la

gestión, surgen de los lineamientos estratégicos del MCPOI, a la vez que se incluyen
algunos que proceden de la lógica del manejo económico que todo plan, programa o
proyecto, necesariamente implica. En este sentido es importante aclarar que, aunque el
MCPOI ha alcanzado un avanzado grado de desarrollo teórico-conceptual, es
susceptible de ser mejorado y/o complementado, al igual que los indicadores del
Método que también podrán ser modificados y/o complementados de acuerdo con el
desenvolvimiento del Plan de comunicación.

El Método de seguimiento y apoyo a la gestión ha sido diseñado para observar la

evolución del Plan de comunicación, desde cuatro perspectivas o puntos de vista: de la
población objetivo, de los procesos, del aprendizaje y económica.

4.1.1 Perspectiva de la población objetivo

El Plan de comunicación está dirigido a suministrar información suficiente, necesaria y

oportuna sobre los servicios o productos que ofrece la entidad y los logros o resultados
de su actuación, tanto a la comunidad en general como a los servidores públicos
vinculados a ella. El objetivo de esta perspectiva es producir, a partir de información
suministrada por los destinatarios de la acción del Plan, indicadores que permitan
establecer los aspectos y/o elementos que puedan afectar su imagen de manera positiva
o negativa.

4.1.2 Perspectiva de los procesos

Analiza la adecuación de los métodos y procedimientos que las instancias gestoras del
Plan de comunicación pongan en marcha para su implementación al interior de la
entidad. Los indicadores de esta perspectiva se constituyen a su vez en impulsadores
del logro de la mayor eficiencia posible en el manejo financiero del Plan.

Para alcanzar este objetivo es necesario identificar y tipificar los procesos internos que se
adopten para la implementación del Plan y la predeterminación de los tipos y
cantidades de piezas o productos comunicativos que se vayan a implementar.

60
4.1.3 Perspectiva del aprendizaje

El Método plantea los indicadores de esta perspectiva como el conjunto de drivers

(motores o impulsadores) del resto de las perspectivas. Estos inductores constituyen el
conjunto de activos que dotan a la organización de la habilidad para aprender y mejorar
sus estrategias y maneras de comunicar e informar a propios y extraños sobre su
quehacer y los resultados alcanzados.

Para lograrlo, clasifica los activos relativos al aprendizaje y mejoría en indicadores sobre
la capacidad y competencia de las personas (gestión del conocimiento), sistemas de
información (sistemas que proveen información útil para el trabajo) y cultura-clima-
motivación para el aprendizaje y la acción.

4.1.4 Perspectiva económica

El Plan de comunicación requiere de recursos para su ejecución. Este componente del

Método de seguimiento y apoyo a la gestión, establece las formulas generadoras de
indicadores que hablen sobre la eficiencia en el manejo de los recursos destinados para
la ejecución del Plan.

4.2 Objetivos del Método de seguimiento y apoyo a la gestión comunicacional

4.2.1 Objetivo general

El Objetivo general del Método de seguimiento y apoyo a la gestión del MCPOI es

formular un conjunto de indicadores dinámico e integrado, que le ofrezca al productor
social del Plan de comunicación un instrumento que le permita monitorear su evolución
mediante el suministro eficiente y oportuno de “indicios” o “pistas” cuyo análisis e
interpretación, debidamente combinados con el análisis y lectura de la coyuntura,
faciliten y aporten argumentos sustentadores para la toma de decisiones inherentes a su
ejecución y gestión.

Es importante tener en cuenta que el objetivo del Método no es servir como herramienta
para la evaluación del personal responsable de la ejecución del Plan de comunicación
sino como insumo para la toma de decisiones que corrijan el rumbo cuando el análisis e
interpretación de los indicadores arroje la conclusión de que no se están logrando los
objetivos previstos. Al respecto vale la pena recordar que los artículos 104 y siguientes
del decreto 1572 de 1998, regulan la evaluación del desempeño de los funcionarios de
carrera con fundamento en objetivos previamente concertados entre evaluador y
evaluado. Por esta razón en este texto se omite de manera intencional el término
“evaluación” y se habla en forma específica de “Seguimiento y apoyo a la gestión”.

61
4.2.2 Objetivos específicos

El Método de seguimiento y apoyo a la gestión del MCPOI, se propone alcanzar los

siguientes objetivos específicos:

• Suministrar a las instancias responsables de la planeación, ejecución y control del

Plan de comunicación, elementos con los cuales sustentar en información confiable y
oportuna, la toma de decisiones relacionadas con él.
• Proporcionar los elementos necesarios para que la entidad pueda analizar el
direccionamiento estratégico del Plan de comunicación, haciendo posibles su
apropiación por parte de los actores involucrados, su ajuste a los retos variantes del
entorno y su operativización en resultados que puedan ser debidamente medidos.
• Generar una herramienta que contribuya a que la asignación de recursos para la
financiación del Plan de comunicación esté orientada a apoyar el cumplimiento de la
misión y la búsqueda del logro de la visión y los objetivos estratégicos de la entidad.
• Conseguir que el comportamiento de las personas a cargo de la ejecución del Plan de
comunicación se centre en alcanzar los objetivos estratégicos formulados.

4.3 La relación que establece el MCPOI con otras corrientes de la investigación en

comunicación

América Latina se ha caracterizado por desarrollar un campo de la comunicación de

estilo político y culturalista. Según el investigador inglés Robert White (1989) cuatro son
los campos de análisis privilegiados en nuestro continente:

1. La influencia de la política económica internacional en el desarrollo de los medios de

comunicación e instituciones culturales.
2. Las propuestas acerca de la reforma de los medios, política nacional de medios y,
especialmente, la democratización de la comunicación.
3. La relevancia de las formas alternativas de comunicación y uso de los medios que
están llevando a cabo los movimientos populares, como base para la
democratización de los sistemas nacionales de comunicación y de medios.
4. La mejor comprensión de la relación entre medios de masas y cultura popular en el
desarrollo de los sistemas culturales y sociopolíticos nacionales.

Hay un único interés: la comprensión de lo cultural para la transformación política. Esta

área de estudio se puede considerar como una “comunicación otra” interesada en la
comprensión y la transformación política y social de la realidad local y nacional. Los
adjetivos que califican esta área de la comunicación determinan, entre otros, que ésta es
“para el desarrollo”, “educativa”, “política”, “alternativa”, “cultural” (Rincón, 1993)

62
En esta línea de trabajo y en el marco del Modelo general de comunicación pública, el
MCPOI retoma algunas herencias de esta tradición, pero se diferencia de ellas en su
actuación, finalidad y método de trabajo:

• En consonancia con la “comunicación para el desarrollo” asume como prioritario el

control por parte de la comunidad del recurso de la información como estrategia
para el cambio social, ya que la información provee conocimiento que conduce al
cambio de actitudes, las que a su vez llevan a la práctica de la conducta deseada.
• Con la “comunicación participativa” reconfigura la idea de la comunicación como
estrategia para que las comunidades y los grupos puedan tener voz y transformen
las estructuras sociales y organizacionales.
• Cercano a la “comunicación popular/alternativa” asume que la comunicación es un
asunto de sujetos en relación, que reivindica a la persona en su lado humano,
cultural y político y en sus prácticas de sentido, y que es urgente la promoción de
una sociedad democrática y dialogante, en la cual la participación sea el eje del
protagonismo social de los sujetos colectivos.
• Retoma de la “comunicación macrointencionada” que la comunicación debe estar
orientada hacia la movilización social y parte de la construcción de sentidos
colectivos o grandes propósitos de interés público; para lograrlo, enfatiza en lo
socialmente útil por encima de las diferencias y parte de imaginarios existentes en la
sociedad. Así mismo, retoma las nociones de Productor Social y Editor y la
necesidad de convocar a través de “reeditores” o mediadores definidos como
personas e instituciones que tienen un público propio.
• En sintonía con el enfoque de Denis McQuail, concuerda en que asumir la idea de la
comunicación pública implica asumir la intrincada red de transacciones
informacionales, expresivas y solidarias que ocurren en la esfera pública y en que la
comunicación es una red que se actualiza en lo público como escenario de libre y
múltiple acceso para la deliberación colectiva.

En el Manual de Implementación contenido en la tercera parte de esta publicación, se

encuentran las herramientas metodológicas y los procedimientos y formatos necesarios
para el diseño y ejecución del Plan de comunicación que le da cuerpo al MCPOI en la
práctica comunicacional de las entidades del Estado.

63
 TERCERA PARTE: MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN
RESUMEN DE LOS CONCEPTOS BÁSICOS

Para una mejor ubicación del lector, a continuación se presenta un resumen de los elementos
desarrollados en la primera y segunda partes de esta publicación. Esta guía de conceptos y
elementos del Modelo es útil para consultas rápidas al abordar el estudio detallado del Manual.

‰ Comunicación pública

La Comunicación pública es un enfoque y una herramienta para la construcción

democrática de sociedad y para la planeación estratégica de la comunicación en las
organizaciones.

‰ Diagnóstico de la comunicación en las entidades del Estado –Resumen-

• Comunicación y cultura organizacional

La cultura organizacional está conformada por las prácticas y los modos del vivir
cotidiano de las personas que hacen parte de una organización —sus maneras de ser,
hacer y de pensar—. En la medida en que las personas se están comunicando
constantemente, la manera como lo hacen es la objetivación de la cultura de esa
organización. Por consiguiente, desde la comunicación se afecta la cultura, es decir,
afectando las prácticas de comunicación se afecta también, por fuerza, la cultura
organizacional.

• En las entidades del Estado:

o No existen políticas de comunicación. Ésta ha sido asociada tradicionalmente

con el manejo de medios y de la imagen del nivel directivo y no como un eje
estratégico fundamental para transformar la cultura organizacional y mejorar
las interacciones de las entidades con sus públicos de interés, en consecuencia,
las unidades de comunicación no están preparadas para ejecutar procesos de
Acciones comunicativas ni de Rendición de Cuentas a la sociedad.
o Los procesos de manejo de información se restringen al cumplimiento de las
normas de estricto cumplimiento. No hay una cultura del registro,
procesamiento, sistematización y socialización de la información.
o Las relaciones que establecen los servidores públicos con las entidades están
caracterizadas por diversos factores como la renovación periódica y sistemática
del nivel directivo y la existencia de estilos de dirección no participativos, que
deben ser trabajados desde una comprensión de la cultura y la Acciones
comunicativases como instrumentos de construcción de visión compartida y de
fomento del trabajo colaborativo.

64
 o En los servidores públicos predomina una actitud de inercia ante el cambio, que
se expresa como escepticismo y desconfianza con respecto a los procesos de
modernización de las entidades y frente a los planteamientos de las nuevas
administraciones.
o Las relaciones que establecen con los medios masivos de comunicación se
caracterizan por la desconfianza y el mutuo recelo.

‰ Modelo general de Comunicación pública

Es un Modelo de Comunicación que asume la comunicación y la información como

bienes colectivos que deben estar al alcance de todos los integrantes de una sociedad o
de un grupo, para lo cual propone instrumentalizar la movilización social. El Modelo
ofrece una metodología básica cuyos componentes buscan ordenar los temas de la
comunicación en las organizaciones y aportar los instrumentos adecuados para que la
movilización social efectivamente contribuya a construir sentido compartido y al logro
de propósitos de carácter estratégico.

• Comprensiones básicas

o El concepto de movilización social

La movilización social es la acción de comunicación que por excelencia

construye lo público y lo colectivo y que consiste en lograr que muchos, que son
diferentes, puedan concertar y alcanzar propósitos comunes sin tener que
negociar o renunciar a su diferencia. Y ese encuentro de voluntades que
conciertan la consecución de un propósito común, no es cosa diferente a un
acuerdo político para cuyo logro se requiere de la puesta en común y de la
negociación de intereses particulares que permitan definir un norte compartido
y acordar unas reglas del juego que todos acepten cumplir en libertad.

o La movilización organizacional en las entidades del Estado

Las entidades del Estado, como formas de asociación para la consecución de

propósitos comunes, comparten la misma condición característica de tener que
proyectar hacia el servidor público, una vez lograda su afiliación inicial, alguna
forma de convocatoria que ratifique el compromiso suscrito en esa afiliación y se
proponga movilizarlo en procura de lograr su adherencia voluntaria,
apasionada, pública y participativa al propósito misional colectivo.

o El papel que juegan los medios de comunicación en la sociedad

- Los medios de comunicación, más allá de sus procesos, se deben pensar

como productores culturales desde sus juegos de representación de la

65
 realidad. En este sentido, los medios masivos no son solamente dispositivos
de reproducción, sino más bien dispositivos de producción de sentido.
- Los medios de comunicación son un agente socializador que llena los vacíos
dejados por las instituciones clásicas, familia, religión, escuela y etnia, pero
a su vez, extiende y complejiza las formas de ser en la sociedad
- Los medios de comunicación, ante todo, son excelentes instrumentos de
socialización y colectivización de imaginarios para la movilización. En este
sentido su levedad se convierte en fortaleza para la socialización de
símbolos e imágenes fuertes que convoquen a la movilización y fortalezcan
su propósito.
- Los medios locales se caracterizan por su potencial de proveer escenarios de
encuentro social, proveer a la comunidad de contenidos de utilidad social,
posibilitar otras estéticas y modos de expresión más cercanos a las
comunidades, ampliar el acceso a la construcción simbólica de lo colectivo,
mejorar la autoestima de las comunidades excluidas y generar procesos de
ciudadanía desde la visibilidad comunicativa.
- Para hacer la comunicación a través de los medios hay que diseñar no sólo
los contenidos, el encuentro con las audiencias, sino sobre todo construir los
relatos en las estéticas y dramaturgias de mayor comunicabilidad y
presencia en esas audiencias.

o La construcción de lo público

La Comunicación pública es un proyecto de hacernos ciudadanos en la

convivencia entre los diferentes, que se encamina hacia la formación de sujetos
políticos con autodeterminación, capaces de respetar, convivir y concertar; de
construir lo público desde lo simbólico; de participar y movilizar la sociedad en
torno a intereses colectivos.

- La comunicación como bien público

La comunicación es un bien público que reúne un grupo de derechos que

parten del derecho a informar y estar bien informado; pasan por el derecho
de las culturas a expresarse y hacerse visibles en sus propios códigos;
garantizan la presencia de diferentes lenguajes en los medios masivos; y
valorizan la representación adecuada de diferentes sectores sociales.

- La información como bien público

La información es aquello que debe ser socializado para que, con base en
ella, los ciudadanos y la sociedad puedan tomar decisiones, movilizarse,
crear condiciones de igualdad y realizar el derecho fundamental del
ciudadano a estar suficientemente informado. La información es un bien

66
 público que empodera para actuar. Y acceder a ella es una necesidad para
construir proyectos colectivos de sentido.

o El concepto de democracia aplicado a la Comunicación pública

La democracia, en últimas, ha terminado siendo en la actualidad un conjunto de

reglas de juego (regla del consenso, de las mayorías, de las minorías, del control,
de la responsabilidad, de la legalidad y la legitimación) que pretenden regular el
accionar político y garantizar así la participación de la mayoría en las decisiones
de un gobierno.

o El concepto de política aplicado a la Comunicación pública

El cambio cultural y el tránsito de la sociedad hacia su democratización

consisten en encontrar en la experiencia innovadora de la política como arte de lo
posible, ese espacio de transformación e integración de las diferencias, con el fin
de construir nuestra identidad.

o El concepto de participación ciudadana

La comunicación juega un papel fundamental en la formación de ciudadanos, al

proveer a la sociedad de escenarios de concertación y actuación para la
participación democrática y el fortalecimiento del tejido social.

‰ Modelo de Comunicación pública organizacional e informativa para entidades

del Estado (MCPOI)

El Modelo de Comunicación pública organizacional e informativa para entidades del

Estado (MCPOI), es una herramienta para la planeación estratégica de la comunicación
en los campos organizacional e informativo y de la Rendición de Cuentas a la sociedad,
que define un objetivo y formula un propósito y una finalidad para la práctica
comunicativa en estas entidades y se inscribe dentro del enfoque de la Comunicación
para la construcción de consensos.

Al aplicar el Modelo, las entidades de naturaleza especial como las empresas

industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta y las empresas
de servicios públicos, deben definir políticas derivadas de su naturaleza específica y
ajustar la Matriz Estratégica a sus necesidades particulares.

• Objetivo

El objetivo del MCPOI es institucionalizar la comunicación en las entidades del Estado

como un eje estratégico y por consiguiente transversal a su estructura organizacional y

67
a la manera como le dan cumplimiento al principio constitucional de publicidad y a la
figura de la Rendición de cuentas a la sociedad.

• Propósito

El MCPOI tiene como propósito construir en la cultura organizacional de las entidades

del Estado el imaginario del sentido de lo público y de la función del Estado como
administrador de lo público.

• Finalidad

La finalidad del MCPOI está encaminada a introducir en la cultura organizacional de

las entidades del Estado la noción de que administrar lo público significa generar
confianza.

• Enfoque

La Comunicación para la construcción de consensos busca generar espacios para que

sea posible la participación pero también trabajar sobre la disposición a participar. “La
comunicación para la participación democrática debe orientarse a garantizar que los
diferentes sectores puedan hacer competir sus intereses, sus mensajes y sus símbolos,
en igualdad de oportunidades, dentro del universo de intereses, de mensajes y de
símbolos que tramita la sociedad” (Toro 2000)

• Campos de actuación

El MCPOI define su acción en tres campos de actuación:

o Comunicación organizacional: campo de actuación de la comunicación que

busca garantizar la organicidad y coherencia de las entidades desde el punto de
vista de la adecuada articulación de acciones y esfuerzos para lograr el
propósito misional.
o Comunicación Informativa: campo de actuación de la comunicación que busca
garantizar que las entidades se expresan frente a la sociedad y le comuniquen su
relato.
o Rendición de Cuentas a la sociedad: campo derivado de la Comunicación
Informativa, específico de las entidades del Estado y que solamente es posible
desde una práctica de la Acciones comunicativas fundada en la aplicación del
precepto constitucional de la publicidad. La Rendición de Cuentas a la sociedad
es complementaria de la Rendición de Cuentas a los Organismos de Control que
está reglamentada por la ley.
o

68
• Categorías, ejes temáticos y campos

A continuación se desarrollan los contenidos de las categorías del MCPOI con sus
respectivos ejes temáticos.

o Apertura

Es la capacidad organizacional de resonar, de estar abierta. La entidad pública,

de manera particular, se debe a sus audiencias externas, existe justamente en
función de la ciudadanía y para ello debe ser receptiva y desarrollar en los
servidores públicos una cultura de servicio.

- Receptividad (eje temático de la comunicación organizacional)

Las entidades deben desarrollar mecanismos para estar abiertas a la

comunidad a través de Acciones comunicativas concretas, es decir, que no
solamente deben escuchar sino que deben ser receptivas; y la receptividad
hace referencia a que lo que se escucha tenga posibilidad real de convertirse
en elemento de juicio para la formulación de los planes y proyectos de la
entidad.

- Actitud de servicio (eje temático de la comunicación organizacional)

El servicio significa renunciar a la arrogancia y entender que la entidad

existe para el servicio, que ha de asumirse como prestadora de servicio, lo
cual debe traducirse en un modo de relacionarse con la comunidad en
términos comunicativos de amabilidad, sencillez y calidez y en el hecho de
que tanto la actitud institucional como de las personas que la representan
no sea de prepotencia sino de disposición.

o Interlocución

La interlocución es la capacidad de construir sentido compartido, visión

compartida. Se es receptivo cuando el dirigente y la organización desarrollan la
capacidad de dialogar y están abiertos a conversar, a interactuar con sus equipos
de trabajo.

- Visión compartida (eje temático de la comunicación organizacional)

La visión compartida hace referencia a aquellos elementos orientadores, de

contenido y no formales, que en términos no solamente éticos sino desde
otros horizontes políticos, culturales y administrativos, pueden convertirse
en lugares de reconocimiento donde sea posible construir acuerdos

69
 organizacionales.

- Trabajo colaborativo (eje temático de la comunicación organizacional)

En las entidades del Estado la comunicación debe contribuir a la promoción

de un estilo de trabajo organizacional participativo. Para ello deben tenerse
en cuenta el estilo de dirección y la construcción de redes de ayudas
mutuas.

- Sistematización (eje temático de la comunicación informativa)

La sistematización busca volver el saber conocimiento, modelarlo,

replicarlo, ponerlo en términos de teoría, para poder devolverlo a la
sociedad de tal manera que ésta no solamente pueda conocerlo sino
utilizarlo. Las entidades deben definir e implementar métodos y
procedimientos de recuperación, procesamiento y sistematización de la
información, que les permitan, además de darle publicidad a sus
actuaciones, lograr que efectivamente todos, adentro y afuera, conozcan y
entiendan cómo y porqué realizan su proyecto misional.

- Socialización de la información (eje temático de la comunicación

informativa)

Cuando el directivo asume su responsabilidad de interlocución debe

generar en la entidad unas formas de conversación a través de las cuales se
hable y se escuche y no simplemente se asuman sus directrices como
instrucciones que los demás deben seguir y replicar. Para romper con ese
estilo autoritario y buscar que la interlocución logre convocar, seducir y
alinear, se requiere la socialización cotidiana de la información, de tal
manera que el colectivo disponga de todos los elementos necesarios para
conocer y dimensionar su labor en sintonía con el proyecto misional.

o Visibilidad

Al hacer visible la gestión, al contar e informar lo que se está haciendo, el

directivo y el gobernante no solamente informan los resultados de su gestión
sino que demuestran que no la han estructurado en su beneficio personal, pues
quien se beneficia personalmente no rinde cuentas y por el contrario procura ser
opaco, no ser visible, mantenerse oculto. Cuando se es visible se genera
confianza y se construye por consiguiente la idea de lo público, de que la
entidad es de la comunidad.

70
 - Publicidad (eje temático de la Rendición de cuentas a la sociedad)

Cuando se propone que la entidad sea visible y que los mandatarios hagan
visible su gestión, lo que se busca es que construyan su relato y cuenten de
manera constante, tanto interna como externamente, cómo están actuando y
cuáles han sido los resultados de su gestión. A eso hay que darle
publicidad.

- Posicionamiento (eje temático de la Rendición de cuentas a la sociedad)

La comunicación hacia fuera debe estar enfocada a hacer visible la gestión, a

mostrar cómo está actuando la entidad y qué resultados ha obtenido, en el
entendido de que haciendo visible la entidad se hace visible el funcionario
responsable y en consecuencia se logra que tanto él como la entidad
adquieran la posición que les corresponde en la sociedad. De la misma
manera la comunicación interna tiene que buscar hacer visibles a cada uno
de los jefes, dando cuenta no solamente de los resultados de sus áreas, sino
de la manera como se están tomando las decisiones y de lo que comportan
estas decisiones.

• Ideas reguladoras

El MCPOI, se articula en torno a tres Ideas reguladoras, que se derivan a su vez de las
tres Categorías formuladas en el diagnóstico (apertura, interlocución y visibilidad):

™ Apertura es capacidad de escuchar receptivamente.

™ El diálogo convoca y genera sentido de pertenencia.
™ Visibilidad es transparencia.

• Ruta Crítica temática

La Ruta Crítica temática del MCPOI, está conformada por los seis temas que se
presentan a continuación:

o Posicionamiento del concepto de la información como bien colectivo

Hipótesis de Cambio: la circulación de información veraz, suficiente, oportuna,

entendible y verificable mejora la eficiencia del trabajo, genera confianza y
construye cultura de lo público.

o Construcción de visión compartida

Hipótesis de Cambio: hay visión compartida cuando los servidores públicos

71
 comparten los propósitos del Estado y se alinean con el Plan de Gobierno o de
Gestión de la entidad.

o Promoción del trabajo colaborativo

Hipótesis de Cambio: el trabajo colaborativo consiste en que las áreas actúen como
redes de ayudas mutuas, se relacionen de manera sinérgica y potencien sus
fortalezas.

o Promoción de la producción de información

Hipótesis de Cambio: la organización y sistematización de los datos y registros de

la gestión pública producen la información indispensable para entender los
procesos de la entidad.

o Aplicación del principio de publicidad

Hipótesis de Cambio: el Estado se hace visible cuando rinde cuentas, informa lo

que hace, muestra resultados y socializa el saber institucional

o Desarrollo de mecanismos de escucha y receptividad

Hipótesis de Cambio: las entidades del Estado deben estar abiertas hacia las
comunidades y receptivas a oír sus necesidades, demandas y reclamos y a
utilizarlos como elementos de juicio para la formulación de sus planes y
proyectos.

• Plan de Comunicación

El Plan de Comunicación es la herramienta de gestión que operacionaliza el MCPOI en

términos de medios y de acciones comunicativas diseñadas para trabajar sobre los
temas definidos por la Ruta crítica temática. Como herramienta de gestión, el Plan
debe contener todos los instrumentos de planeación necesarios para el manejo
administrativo, operativo y logístico de la comunicación en la entidad, por
consiguiente, es un proceso de apoyo que debe hacer parte de la planeación estratégica
institucional.

• Método de seguimiento y apoyo a la gestión comunicacional

Para cumplir con su propósito, la gestión del MCPOI requiere de una herramienta que
le permita monitorear de manera sistemática y permanente, la evolución de los
diferentes componentes aplicados en el Plan de comunicación. El Método de
seguimiento y apoyo a la gestión, es el instrumento diseñado para el cumplimiento de

72
esta función, a partir de cuatro perspectivas:

o Perspectiva de la población objetivo

El objetivo de esta perspectiva es producir, a partir de la información

suministrada por los destinatarios de la acción del Plan de Comunicación,
indicadores que permitan establecer los aspectos y/o elementos que puedan
afectar su imagen de manera positiva o negativa.

o Perspectiva de los procesos

Analiza la adecuación de los métodos y procedimientos que las instancias

gestoras del Plan de comunicación pongan en marcha para su implementación
al interior de la entidad.

o Perspectiva del aprendizaje

El Método plantea los indicadores de esta perspectiva como el conjunto de

drivers (motores o impulsadores) del resto de las perspectivas. Estos inductores
constituyen el conjunto de activos que dotan a la entidad de la habilidad para
aprender y mejorar sus estrategias y maneras de comunicar e informar a propios
y extraños, sobre su quehacer y los resultados alcanzados.

o Perspectiva económica

El Plan de comunicación requiere de recursos para su ejecución. Este

componente del Método de seguimiento y apoyo a la gestión, establece las
formulas generadoras de los indicadores que hablen sobre la eficiencia en el
manejo de los recursos destinados para la ejecución del Plan.
Cuadro 44 Resumen de los conceptos básicos

73
 DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DEL MCPOI

El diseño del Plan de comunicación parte de interpretar una situación que requiere ser
transformada (diagnóstico de la comunicación en la entidad) y propone un camino
(procesos) para lograr objetivos (metas definidas por la entidad para cada una de las
hipótesis de cambio de la Ruta crítica temática) que responden a un propósito (mejorar
en la entidad los niveles de interlocución, apertura y visibilidad), como se refleja en el
siguiente gráfico:

Mejoramiento niveles
Objetivos: de:
Diagnóstico de la Hipótesis Ruta crítica • Interlocución
entidad temática • Apertura
• Visibilidad

PLAN DE COMUNICACIÓN
Procesos:
• Desarrollo y aplicación de Políticas
de Comunicación
• Elaboración y ejecución Plan de
medios
• Rendición de cuentas a la Sociedad
• Construcción y aplicación de
indicadores

Ilustración 44 Plan de comunicación

En este Manual se desarrolla la metodología para el diseño y ejecución del Plan de

comunicación.

Metodología

Para diseñar e implementar el Plan de comunicación, deben seguirse las cinco etapas
que se explican a continuación. En la exposición de cada una de ellas se incluyen los
conceptos que se deben conocer y los procedimientos que se deben realizar con sus
respectivos instrumentos de aplicación.

1. Formulación del diagnostico de la comunicación en la entidad.

2. Definición de objetivos.
3. Diseño de estrategias.
4. Diseño y ejecución de procesos.
5. Determinación de niveles de responsabilidad.

74
1 Primera etapa: formulación del diagnóstico de la comunicación en la entidad

El diagnóstico es el punto de partida técnico para la formulación del Plan de

comunicación. Su finalidad consiste en ofrecer información de entrada sobre la
situación de la comunicación en la entidad, referida a los tres grandes campos
(comunicación organizacional, comunicación Informativa y Rendición de cuentas a la
sociedad) que le dan cuerpo al enfoque del Modelo, es decir, a la comunicación para la
construcción de consensos. La información contenida en el diagnostico, queda
constituida, además, en línea de base para la evaluación posterior de los impactos del
Plan.

Los instrumentos de diagnóstico utilizados evalúan los tres campos comunicativos en la

entidad, a partir de la percepción que los miembros de la organización tienen sobre los
ejes temáticos que los conforman. El cuadro siguiente presenta los campos
diagnosticados y los ejes temáticos tenidos en cuenta para su evaluación:

CAMPOS EJES TEMÁTICOS CATEGORÍAS

Receptividad
Apertura
Actitud de servicio
Comunicación organizacional
Visión compartida
Trabajo colaborativo
Interlocución
Principio organizacional de la sistematización
Comunicación Informativa
Socialización de la información
Precepto constitucional de la publicidad
Rendición de cuentas a la sociedad Visibilidad
Concepto comunicativo del posicionamiento
Cuadro 55 Campos diagnosticados, ejes temáticos y categorías

Esta evaluación tiene un carácter perceptual, es decir que se basa en las percepciones
que desde su subjetividad tienen los servidores públicos vinculados a la entidad sobre
los distintos aspectos indagados en el momento en que se aplican los instrumentos.

1.1 Metodología para realizar el diagnóstico comunicacional

El diagnóstico comunicacional es en un proceso investigativo de tipo descriptivo

articulado en tres momentos:

1. En el primero se preparan los instrumentos y se selecciona la muestra poblacional

a la que se le solicitará la información requerida.
2. El segundo consiste en la aplicación de las encuestas.
3. El tercero comprende la consolidación y análisis de la información capturada.

75
1.2 Procedimiento

1.2.1 Primer momento: alistamiento para la recolección de información

• Determinación de la muestra poblacional: para garantizar que los datos que arroje
el diagnóstico sean confiables, se necesita distribuir los instrumentos de recolección
(encuestas) en una cantidad representativa de personas de la entidad. Para ello, debe
realizarse un muestreo aleatorio simple, de tal manera que cada elemento de la
población tenga la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra.
El muestreo aplica los criterios estadísticos más generalizados en el ámbito de la
investigación social que son: Nivel de confianza: 95%; Margen de error: 5%
1 2
PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU PO MU
10 10 41 38 72 61 103 82 134 100 165 116 196 131
11 11 42 38 73 62 104 83 135 101 166 117 197 132
12 12 43 39 74 63 105 83 136 101 167 117 198 133
13 13 44 40 75 63 106 84 137 102 168 118 199 134
14 14 45 41 76 64 107 84 138 102 169 119 200
140
15 15 46 42 77 65 108 85 138 103 170 119 225
16 16 47 42 78 65 109 86 140 103 171 120 226
150
17 17 48 43 79 66 110 86 141 104 172 120 250
18 18 49 44 80 67 111 87 142 104 173 121 251
160
19 19 50 45 81 68 112 87 143 105 174 121 275
20 20 51 46 82 68 113 88 144 105 175 121 276
170
21 20 52 46 83 69 114 89 145 106 176 122 300
22 21 53 47 84 70 115 89 146 107 177 122 301
180
23 22 54 48 85 70 116 90 147 107 178 123 325
24 23 55 49 86 71 117 90 148 108 179 123 326
190
25 24 56 49 87 72 118 91 149 108 180 124 350
26 25 57 50 88 72 119 92 150 109 181 124 351
200
27 26 58 51 89 73 120 92 151 109 182 125 375
28 27 59 52 90 74 121 93 152 110 183 125 376
210
29 28 60 53 91 74 122 93 153 110 184 126 400
30 28 61 53 92 75 123 94 154 110 185 126 401
218
31 29 62 54 93 76 124 94 155 111 186 127 500
32 30 63 55 94 76 125 95 156 111 187 127 501
235
33 31 64 55 95 77 126 96 157 112 188 128 600
34 32 65 56 96 77 127 96 158 112 189 128 601
249
35 33 66 58 97 78 128 97 159 113 190 128 700
36 33 67 58 98 79 129 97 160 113 191 129 701
260
37 34 68 58 99 79 130 98 161 114 192 129 800
38 35 69 59 100 80 131 98 162 114 193 130 801
270
39 36 70 60 101 81 132 99 163 115 194 130 900
900
40 37 71 61 102 82 133 99 164 115 195 131 278
1000

(Sigue)

1
PO, significa población, es decir, el número de empleados de la entidad;
2
MU, significa muestra, es decir, el número de personas a las que habría que pasarles el cuestionario)
76
 POBLACIÓN MUESTRA POBLACIÓN MUESTRA POBLACIÓN MUESTRA
1001-1500 307 4001-5000 357 10001-11000 372
1501-2000 323 5001-6000 361 11001-12000 373
2001-2500 334 6001-7000 365 12001-13000 374
2051-3000 341 7001-8000 367 13001-14000 375
3001-3500 347 8001-9000 369 14001-15000 376
3501-4000 351 9001-10000 371 15001-16000 377
Cuadro 66 Determinación del tamaño de la muestra según el número de colaboradores
vinculados

Para facilitar el proceso de determinación del número de personas que se necesitan

de manera que se cumplan los criterios anteriormente señalados, se presenta el
Cuadro 66 que establece la cantidad de personas que deben hacer parte de la
muestra, según al número de servidores públicos vinculados a la entidad. A partir
de 200 empleados, el rango de la muestra va de 25 en 25, para no repetir las cifras.

Una vez determinada la muestra, hay que hacerle un proceso de distribución

proporcional, es decir, garantizar que se asemeje a la manera como está distribuida la
población en los diferentes niveles de la entidad. Pongamos un ejemplo:

Una entidad tiene 100 empleados. El tamaño de la muestra es de 80. En la entidad

hay 15 personas en el sector directivo, 30 en el nivel profesional, y las restantes 55 son
del sector operativo. Esto quiere decir que, porcentualmente hablando, esta entidad
está distribuida así:

15% en el sector directivo

30% mandos medios
55% sector operativo

La muestra de 80 (ver tabla anterior) hay que distribuirla de la misma manera. Por lo
tanto,

15% de 80 = 12
30% de 80 = 24
55% de 80 = 44

Esa sería la manera en que habría que distribuir los cuestionarios para garantizar que
los resultados estén reflejando la opinión de todos y no sólo la de un sector específico
o un área determinada, pues eso implicaría un sesgo que no garantizaría la necesaria
confiabilidad de los datos.

Veamos ahora cómo determinar quienes serán las personas que responderán el
cuestionario.

77
• Selección de las personas a las que se les entregará el formulario: dos métodos
sencillos y prácticos para identificar a las personas a quienes se les aplicará el
cuestionario son los que se presentan a continuación:

1. Cuando la población de trabajadores de la entidad es menor de 300 personas, se

determina el tamaño de la muestra según la tabla anterior, luego se distribuye la
composición de dicha muestra entre los tres niveles (directivo, profesional y
operativo, como ya se explicó), y a continuación se procede a introducir los
nombres del personal directivo en una urna, de la cual en forma aleatoria se retira
un número de papeletas igual al excedente del tamaño de la muestra para los
directivos con relación a la población de este nivel. Los nombres que queden en
la urna serán los de las personas a quienes se les entregará el formulario para su
diligenciamiento.

Ejemplo:

Retomando el ejemplo que veníamos analizando, tendríamos que de las 15

personas del nivel directivo se deben seleccionar 12. Se introducen los 15
nombres en la urna, y luego de revolverla se retiran tres papeletas al azar. Los 12
nombres que quedan en la urna serán los seleccionados para responder los
cuestionarios de las encuestas. De la misma forma se procede con el nivel
profesional y el nivel operativo.

2. En los casos en los que el tamaño de la población es muy numeroso, se puede

aplicar la denominada Muestra por selección sistemática, que consiste en elegir un
número de elementos a partir de un intervalo. Éste se calcula dividiendo el total
de la población entre el tamaño de la muestra. De esta manera, un intervalo de 4,
por ejemplo, significaría que debe seleccionarse cada cuarto elemento de la lista.

Veamos otro ejemplo:

Una entidad tiene 2.000 servidores públicos. De ellos 85 son directivos, 650 son
profesionales y los 1.265 restantes son del nivel operativo. La muestra, según la
tabla, sería de 323 personas. Aplicando lo ya visto tendríamos que la distribución
estratificada de la muestra sería: 13 directivos, 107 profesionales y 203 operativos.

Para seleccionar a las personas que suministrarán la información se divide la

población total entre la muestra, es decir 2.000 divido entre 323, lo cual nos da
una razón o intervalo de 6.19, que podemos aproximar a 6. Luego tomamos el
listado de directivos y empezando por cualquiera de ellos, vamos saltando con el
lápiz en intervalos de seis. Aquellos a quienes se les marca son los nombres
seleccionados. Igual se procede con los listados del nivel profesional y el nivel
operativo.

78
• Alistamiento de materiales: Reproduzca un número de copias de los formatos 1, 2 y
3, así como del instructivo para su diligenciamiento, que sea un 5% superior al
tamaño de la muestra, con el fin de que disponga de ejemplares adicionales en caso
de pérdida o daño.

1.2.2 Segundo momento: aplicación de las encuestas

• Diligenciamiento de los formularios: contacte a los servidores públicos que

componen la muestra y explíqueles el sentido y la importancia estratégica de la tarea
que van a realizar (lo puede hacer a través de medio escrito si la muestra es muy
grande y/o los sitios de trabajo están dispersos geográficamente, o en reuniones en
las cuales pueden diligenciar los formularios, si la muestra es pequeña) Distribuya
los cuestionarios, dando un plazo no mayor de tres días para su diligenciamiento y
entrega.

1.2.3 Tercer momento: consolidación y análisis de la información

• Consolidación de la información: una vez recogidos los formularios, tabule las

respuestas dadas por los participantes en los formatos 1, 2 y 3. Para facilitar el
trabajo se recomienda utilizar tablas de excel. Siga los siguientes pasos, teniendo
claro que el procedimiento matemático que se indica expresará los resultados en
porcentajes. Los promedios finales deben ser números que están en el rango de 20 a
100.

1. Calificación de las respuestas. Otorgue puntaje a las opciones marcadas en los

formatos por las personas que los respondieron, de acuerdo con la siguiente
tabla:

OPCIÓN MARCADA PUNTAJE

Muy en desacuerdo 1
Más en desacuerdo que de acuerdo 2
Ni de acuerdo ni en desacuerdo 3
Más de acuerdo que en desacuerdo 4
Muy de acuerdo 5
Cuadro 77 Puntajes según respuestas

2. Consolidación por reactivo. Sume los puntajes asignados en cada uno de los
reactivos (o afirmaciones) de cada formato, y divida la suma total por el número
de formularios. Así obtendrá el puntaje promedio para cada reactivo, que debe
estar en un rango de 1 a 5. Luego multiplique cada puntaje promedio por 20, y
obtendrá la expresión del promedio en porcentaje de cumplimiento, el cual debe
estar dentro del rango de 20 a 100. (Recuerde que el formato 1
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL tiene 21 reactivos, que el formato 2

79
 COMUNICACIÓN INFORMATIVA tiene 11 reactivos y que el formato 3
RENDICIÓN DE CUENTAS A LA SOCIEDAD tiene 9 reactivos).
3. Consolidación por eje temático. Los reactivos de cada cuestionario indagan por
aspectos de los ejes temáticos que componen las tres capacidades
comunicacionales que se evalúan en cada uno de los formatos. Para consolidar
los resultados por eje temático proceda de la siguiente forma, teniendo claro que
el procedimiento matemático que se indica expresará los resultados en
porcentajes. Los promedios deben ser números que están en el rango de 20 a 100.

• Formulario 1 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. Sume los porcentajes

obtenidos en los reactivos correspondientes a cada Eje y divida el total por el
número de reactivos, así:

− Receptividad: Reactivos 1 a 6. Divida la suma total por 6.

− Actitud de Servicio: Reactivos 7 a 10. Divida la suma total por 4.
− Visión compartida: Reactivos 11 a 15. Divida la suma total por 5.
− Trabajo colaborativo: Reactivos 16 a 21. Divida la suma total por 6.

• Formulario 2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA. Sume los porcentajes

obtenidos en los reactivos correspondientes a cada eje y divida el total por el
número de reactivos, así:

− Principio de la sistematización de la información: Reactivos 1 a 3. Divida la

suma total por 3.
− Socialización de la Información: Reactivos 4 a 11. Divida la suma total por 7.

• Formulario 3 RENDICIÓN DE CUENTAS A LA SOCIEDAD. Sume los

porcentajes obtenidos en los reactivos correspondientes a cada eje y divida el
total por el número de reactivos, así:

− Precepto Constitucional de la Publicidad: Reactivos 1 a 7. Divida la suma total

por 7.
− Concepto Comunicativo del Posicionamiento: Reactivos 8 y 9. Divida la suma
total por 2.

4. Consolidación por Campo Comunicacional. Ahora proceda a consolidar el porcentaje

de cumplimiento por cada Campo Comunicacional, es decir por cada formato. El
resultado debe ser una cifra situada en el rango de 20 a 100. Proceda así:

• Comunicación organizacional: Sume los porcentajes obtenidos en los ejes

temáticos receptividad, actitud de servicio, visión compartida y trabajo
colaborativo y divida por 4.

80
 • Comunicación Informativa: Sume los porcentajes obtenidos en los ejes temáticos
principio de la sistematización de la información y socialización de la
información, y divida por 2.
• Rendición de cuentas a la sociedad: Sume los porcentajes obtenidos en los ejes
temáticos precepto constitucional de la publicidad y concepto comunicativo
del posicionamiento y divida por 2.

5. Consolidación general del diagnóstico comunicacional en la entidad. El paso final en

este punto es la determinación del estado general de la comunicación en la
entidad. Para ello sume los porcentajes obtenidos en los tres campos
comunicacionales (comunicación organizacional, comunicación informativa y
Rendición de cuentas a la cociedad) y divida por 3. El resultado, que deberá ser
un guarismo entre el rango 20 y 100, expresa el nivel general de desarrollo que la
entidad tiene en sus relaciones comunicacionales.

• Análisis de la información: Una vez consolidada, la información requiere ser

analizada mediante una estrategia interpretativa que permita valorar los resultados y
presentarlos a la entidad en forma clara y comprensible.
• Visualmente se aplica una valoración cromática según los códigos de colores que se
observan en el Cuadro 88:

RANGO DEL CÓDIGO

PORCENTAJE CROMÁTICO
20 A 40
41 A 60
61 A 80
81 A 100
Cuadro 88 Códigos de colores para la
evaluación

En donde los porcentajes y sus respectivos colores significan:

ROJO, con rango del 20% al 40%, indica una situación severamente crítica en el
aspecto evaluado, con grandes vacíos y deficiencias que deben ser atendidas
prioritariamente en el Plan de comunicación.

ANARANJADO, con rango entre el 41% y el 60 %, expresa un estado de notable

debilidad en el aspecto evaluado, con desarrollos incipientes y desiguales en las
diferentes áreas de la entidad. Debe ser considerado en el Plan de comunicación
para dinamizar y fortalecer las debilidades.

AMARILLO, con rango entre el 61% al 80%, es manifestación de un entidad que en

el aspecto evaluado está desarrollando un proceso de aplicación y fortalecimiento,

81
aunque con algunos vacíos y debilidades. Se incluirá en el Plan de comunicación
para fortalecer y consolidar los logros y desarrollos que se viene presentando.

VERDE, con rango entre 81% y 100%, indica una entidad que en el aspecto evaluado
se encuentra en parámetros de excelencia. Servirá de referente en el Plan de
comunicación para aprender y establecer sinergias en toda la organización.

Los resultados se presentarán en forma consolidada según el siguiente ejemplo. Para

mostrar los resultados de los reactivos de cada formato se elaborará una tabla que
contenga el enunciado del reactivo y el resultado promedio asignándole el respectivo
código cromático.

EJES TEMÁTICOS % CAMPOS COMUNICACIONALES %

Receptividad 70
Actitud de servicio 81
Comunicación organizacional 64.3
Visión compartida 62
Trabajo colaborativo 44
Principio organizacional de la sistematización 47
Comunicación Informativa 43
Socialización de la información 39
Precepto constitucional de la publicidad 68
Rendición de cuentas a la sociedad 65.5
Concepto comunicativo del posicionamiento 63
PROMEDIO GENERAL DE LA ENTIDAD 58
Cuadro 99 Ejemplo de presentación de los resultados finales de la evaluación según ejes
temáticos y campos comunicacionales

82
 FORMATOS
(NOMBRE DE LA ENTIDAD)
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN PARA EL DIAGNÓSTICO DE LA
COMUNICACIÓN PÚBLICA
El cuestionario que tiene en sus manos se utilizará para hacer el diagnóstico inicial en
comunicación de la entidad a la que usted pertenece, con el fin de formular un Plan de
comunicación institucional. La información que usted suministre será muy importante para
lograr una buena evaluación, por lo cual le pedimos su cooperación para responder de manera
FRANCA Y SINCERA cada una de las afirmaciones de los tres formularios.

El presente instrumento está integrado por un instructivo y tres formatos. Termine de leer
cuidadosamente el instructivo antes de proceder al diligenciamiento de los formatos, y siga las
indicaciones. Tenga presente que las respuestas son estrictamente personales.

INSTRUCTIVO
El formato 1 analiza el nivel de interlocución que existe entre los diferentes componentes de la
entidad; el formato 2 mira la apertura comunicativa de la entidad hacia la ciudadanía; y el
formato 3 indaga por la Rendición de Cuentas que la entidad hace a la sociedad. Cada
cuestionario tiene un conjunto de afirmaciones sobre el funcionamiento de varios aspectos
relacionados con los tres Campos Comunicativos que se están evaluando. Cada afirmación
presenta cinco alternativas de respuesta. Lea detenidamente la afirmación, reflexione para que
pueda traer a su mente situaciones o hechos que le permitan emitir un juicio, y marque con una
X la opción con la que usted más se identifica, de acuerdo con los siguientes criterios:

ƒ Marque “Muy en desacuerdo” cuando considere que la afirmación está totalmente alejada
de la realidad de la entidad.
ƒ Marque “Más en desacuerdo que de acuerdo” si opina que la afirmación expresa algo que a
veces ocurre en la entidad.
ƒ Marque “Ni de acuerdo ni en desacuerdo” cuando piense que lo que dice la afirmación se
presenta en la entidad en forma discontinua y/o solo en algunas áreas.
ƒ Marque “Más de acuerdo que en desacuerdo” si considera que la afirmación da cuenta de
algo que ocurre con frecuencia en la entidad.
ƒ Marque “Muy de acuerdo” cuando considere que la afirmación expresa algo que
decididamente está incorporado a la manera de ser de la entidad.

En cada fila solo debe marcar una opción. Una vez diligenciados los tres formatos, por favor
entréguelos a la mayor brevedad posible a la persona responsable del proceso.

POR FAVOR, NO DEJE DE MARCAR NINGUNA AFIRMACIÓN.

¡Muchas gracias por su colaboración!
Formato 11 Instructivo para el diligenciamiento de los instrumentos de evaluación para el diagnóstico
de la comunicación pública

83
 Más en desacuerdo que de

Ni de acuerdo ni en

Más de acuerdo que en

ENTIDAD: _______________________________________________________________________

PLAN DE COMUNICACIÓN

Muy en desacuerdo

Muy de acuerdo
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN – COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

desacuerdo

desacuerdo
FORMATO 01 Fecha: __________________

acuerdo
En esta entidad:
Existen mecanismos para escuchar y registrar las quejas y reclamos de la ciudadanía sobre el servicio
1
que presta la entidad
Las quejas y reclamos de la ciudadanía son sistematizadas y dadas a conocer al personal de la
2 entidad
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadanía son tenidas en cuenta para mejorar
3
el desempeño
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadanía son tenidas en cuenta en los
4
procesos de planeación
Se han acordado mecanismos para manejar la crítica que venga de los medios de comunicación o de
5 la ciudadanía
Se han establecido vínculos directos con redes ciudadanas tales como veedurías, asociaciones
6
vecinales, etc., para oír sus puntos de vistas sobre la entidad
La comunicación de los servidores públicos con las personas que requieren los servicios de la entidad
7
está caracterizada por la amabilidad, la calidez y el espíritu de colaboración
Los servidores públicos orientan adecuadamente a los ciudadanos, dirigiéndolos a la persona o al
8
área indicada cuando la consulta no es de su competencia
Se capacita y entrena en habilidades comunicativas a los servidores públicos que deben atender a la
9 ciudadanía en el ejercicio de sus funciones
En sus expresiones y actitudes los directivos ejercen liderazgo en el enfoque de la gestión
10
institucional hacia el servicio público
11 Todos los servidores públicos conocen los objetivos misionales de la entidad
Existe un Plan Estratégico o de desarrollo que es ampliamente conocido por todos los servidores
12 públicos
13 Se aplican procesos de inducción y reinducción a todos los empleados
La administración actual ejecutó acciones diversas para explicar a todo el personal su Plan de
14
Desarrollo o de Gestión
Existen espacios formales para que los colaboradores conozcan y conversen sobre las políticas de la
15
Dirección
16 Los jefes acuerdan con sus equipos la forma como será realizado el trabajo
La Oficina de Prensa o de Comunicación tiene responsabilidades frente a la comunicación dentro de
17 la entidad, más allá de manejar las relaciones con los medios de comunicación y de administrar la
imagen de la entidad y de sus directivos
Existe buena comunicación entre las diferentes dependencias, de modo que trabajan apoyándose y
18 estableciendo relaciones de colaboración sin que haya rivalidad entre ellas
Existen espacios formales de conversación para que cada dependencia promueva y mejore el trabajo
19
en equipo
Se promueve la expresión de las propuestas de los servidores públicos acerca de cómo realizar el
20
trabajo
21 El estilo de comunicación de los directivos promueve la motivación y la cooperación del personal
Formato 22 Cuestionario de evaluación de la comunicación organizacional

84
 Más en desacuerdo que de

Ni de acuerdo ni en

Más de acuerdo que en

ENTIDAD: _______________________________________________________________________

PLAN DE COMUNICACIÓN

Muy en desacuerdo

Muy de acuerdo
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN - COMUNICACIÓN INFORMATIVA

desacuerdo

desacuerdo
FORMATO 02 Fecha: __________________

acuerdo
En esta entidad:
Se tienen definidos y se aplican en forma permanente sistemas de registro y consolidación de las
1
actividades que se realizan en todas las áreas
Existen mecanismos para la sistematización de la información que debe ser comunicada a la
2 ciudadanía en el proceso de Rendición de cuentas a la sociedad
Los directivos lideran los procesos de sistematización de la información a través de directrices,
3
controles, acciones de capacitación u otros dispositivos
La información para la Rendición de cuentas a la sociedad se da a conocer a los servidores públicos
4
de la entidad
Existen mecanismos eficaces para difundir en toda la entidad la información que se produce en las
5 distintas áreas y que se requiere para realizar el trabajo
Se ejecutan acciones periódicas para comunicar a todos los servidores públicos de la entidad la
6 información vital para conocer su situación y para realizar el trabajo (situación financiera, decisiones
que van a afectar a todos, planes estratégicos, etc.)
7 La información proveniente de la alta dirección fluye en forma dinámica hasta los niveles operativos
La información originada en los niveles inferiores llega hasta los niveles directivos y es respondida
8 con prontitud
Entre las distintas dependencias existe intercambio de información para apoyarse en la gestión
9
institucional
Existen medios de comunicación que operan de manera permanente y que llegan a todos los
10
servidores públicos de la entidad
Se mantiene actualizada la página web con la información referente a la contratación con terceros y a
11 los resultados de la gestión institucional

Formato 33 Cuestionario de evaluación de la Comunicación Informativa

85
 Más en desacuerdo que de

Ni de acuerdo ni en

Más de acuerdo que en

ENTIDAD: ________________________________________________________________________

PLAN DE COMUNICACIÓN

Muy en desacuerdo

Muy de acuerdo
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN – RENDICIÓN DE CUENTAS A LA SOCIEDAD

desacuerdo

desacuerdo
FORMATO 03 Fecha: __________________

acuerdo
En esta entidad:
Todos los servidores públicos tienen claro que la entidad debe rendir cuentas a la ciudadanía sobre los
1
procesos y resultados de su gestión
Constantemente se brinda información a las comunidades y ciudadanía en general sobre el progreso
2
en el cumplimiento de la misión institucional
Se tienen previstos eventos y/o actividades específicas para la Rendición de cuentas a la sociedad en
3
cada periodo fiscal
La información que se ha transmitido en la Rendición de cuentas a la sociedad ha sido veraz,
4
oportuna, clara y precisa
El proceso de Rendición de cuentas a la sociedad ha ido mejorando debido a que se ha ido
5
aprendiendo de lo realizado en el pasado
Todos los procesos de contratación con terceros son transparentes porque se difunden ampliamente
6
las condiciones de participación y la sustentación de las decisiones adoptadas
Se mantiene actualizada la página web con la información referente a la contratación con terceros y a
7 los resultados de la gestión institucional
La transparencia y la Rendición de cuentas a la sociedad ha mejorado la imagen de la institución y
8
generado confianza en la ciudadanía
Se percibe que la ciudadanía reconoce que la gestión institucional está orientada a la prestación de un
9
servicio de excelente calidad y al mejoramiento del bienestar de la población
Formato 44 Cuestionario de evaluación de la Rendición de cuentas a la sociedad

2 Segunda etapa: definición de objetivos

La definición de los objetivos hace parte del proceso general de formulación del Plan de
comunicación. Los objetivos marcan el horizonte hacia el cual se dirigirán el conjunto
de estrategias y acciones que se adopten dentro de los procesos comunicacionales que
integran el Plan. Los objetivos pueden estar orientados hacia la resolución de vacíos y
dificultades en los casos en los que el diagnóstico evidencia situaciones deficitarias, o
hacia el fortalecimiento y consolidación de los procesos, cuando la evaluación
diagnóstica muestra avances y desarrollos significativos.

2.1 Metodología para la definición de objetivos del Plan de comunicación

El proceso metodológico consta de tres momentos interconectados y secuenciales:

1. En el primero se identifican los focos de intervención, es decir los ejes temáticos y

los respectivos aspectos sobre los cuales se desea incidir.
2. En el segundo se analizan las capacidades organizacionales con las que se cuenta
o se puede contar para afectar las situaciones seleccionadas.
3. En el tercer momento se procede a la formulación concreta de los objetivos.

86
2.2 Procedimiento

2.2.1 Primer momento: identificación de focos de intervención

Al analizar los resultados del diagnóstico, es posible precisar cuáles son los ejes
temáticos y los aspectos de ellos que requieren ser afectados para mejorar y fortalecer la
Comunicación Organizacional, la Comunicación Informativa y la Rendición de cuentas
a la sociedad en la entidad. Para ello se parte del cuadro en el que se han consolidado
los resultados del diagnóstico, se revisan las valoraciones cromáticas resultantes en cada
uno de los ejes temáticos, y a continuación se revisa la consolidación por reactivos (paso
1.2.3 del proceso de diagnóstico, Pág. 79), con el fin de identificar cuáles reactivos (o
afirmaciones) obtuvieron bajos puntajes y por lo tanto están expresando una situación
comunicacional problemática que requiere ser considerada como objetivo en el Plan de
comunicación. Veamos un ejemplo.

En el cuadro de consolidación general con el que se ilustró el resultado general del

diagnóstico del punto 1 del presente Manual (Pág. 82), se puede observar que el campo
“comunicación organizacional” obtuvo un puntaje de 64.3%, lo que expresa un estado
de debilidad en el conjunto, con notables desarrollos en algunos ejes temáticos (actitud
de servicio, con el 81% de calificación) pero con deficiencias significativas en otros
(trabajo colaborativo obtuvo solamente 44%). Otros ejes temáticos presentan un
valoración aceptable pero con algunas deficiencias (visión compartida recibió una
puntuación del 62%), todo lo cual indica que en la entidad se dan desarrollos
diferenciados y desiguales que es necesario atender.

Observamos luego el cuadro consolidado por reactivos del formulario 1

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL y encontramos, a manera de ejemplo, la
siguiente situación:

87
ENTIDAD: ________________________________________________________________________________________

PLAN DE COMUNICACIÓN

VALORACIÓN ENCUESTA – COMUNICACIÓNORGANIZACIONAL

Promedio
FORMATO 04

En esta entidad:
Existen mecanismos para escuchar y registrar las quejas y reclamos de la ciudadanía sobre el servicio que
1 84
presta la entidad
2 Las quejas y reclamos de la ciudadanía son sistematizadas y dadas a conocer al personal de la entidad 66
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadanía son tenidas en cuenta para mejorar el
3 75
desempeño
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadanía son tenidas en cuenta en los procesos de
4 70
planeación
Se han acordado mecanismos para manejar la crítica que venga de los medios de comunicación o de la
5 ciudadanía 60

Se han establecido vínculos directos con redes ciudadanas tales como veedurías, asociaciones vecinales, etc.,
6 65
para oír sus puntos de vistas sobre la entidad
La comunicación de los servidores públicos con las personas que requieren los servicios de la entidad está
7 90
caracterizada por la amabilidad, la calidez y el espíritu de colaboración
Los servidores públicos orientan adecuadamente a los ciudadanos, dirigiéndolos a la persona o al área
8 88
indicada cuando la consulta no es de su competencia
Se capacita y entrena en habilidades comunicativas a los servidores públicos que deben atender a la
9 74
ciudadanía en el ejercicio de sus funciones
En sus expresiones y actitudes los directivos ejercen liderazgo en el enfoque de la gestión institucional hacia
10 72
el servicio público
11 Todos los servidores públicos conocen los objetivos misionales de la entidad 80
12 Existe un Plan Estratégico o de Desarrollo que es ampliamente conocido por todos los servidores públicos 56
13 Se aplican procesos de inducción y reinducción a todos los empleados 42
La administración actual ejecutó acciones diversas para explicar a todo el personal su Plan de Desarrollo o de
14 68
Gestión
15 Existen espacios formales para que los colaboradores conozcan y conversen sobre las políticas de la Dirección 64
16 Los jefes acuerdan con sus equipos la forma como será realizado el trabajo 56
La Oficina de Prensa o de Comunicación tiene responsabilidades frente a la comunicación dentro de la
17 entidad, más allá de manejar las relaciones con los medios de comunicación y de administrar la imagen de la 30
entidad y de sus directivos
Existe buena comunicación entre las diferentes dependencias, de modo que trabajan apoyándose y
18 42
estableciendo relaciones de colaboración sin que haya rivalidad entre ellas
Existen espacios formales de conversación para que cada dependencia promueva y mejore el trabajo en
19 50
equipo
20 Se promueve la expresión de las propuestas de los servidores públicos acerca de cómo realizar el trabajo 31
21 El estilo de comunicación de los directivos promueve la motivación y la cooperación del personal 35
Formato 55 Ejemplo de valoración de la encuesta sobre Comunicación Organizacional

La simple observación hace evidente cuáles son los aspectos de los ejes temáticos que
deben ser considerados como focos de intervención en el Plan de comunicación, que
para el caso serían:

• Con carácter prioritario los correspondientes a los reactivos 17, 20 Y 21, valorados
cromáticamente en rojo.
88
• Los reactivos 5,12, 13, 16, 18 Y 19, aparecen valorados en anaranjado, lo que significa
que deben atenderse sus debilidades.
• Los reactivos 1, 7 y 8, valorados cromáticamente con verde, indican que en esos
aspectos la entidad funciona muy adecuadamente.
• Los demás reactivos, en color amarillo, se registran con expectativas de
fortalecimiento.

2.2.2 Segundo momento: análisis de capacidades organizacionales

Habiendo identificado los focos de intervención, el segundo momento consiste en

realizar un análisis de las capacidades organizacionales necesarias para intervenir
efectivamente en dichos focos. Para ello se sugiere responder mínimamente tres
interrogantes:

1. ¿Es posible implementar mecanismos para resolver la problemática analizada con

los recursos (humanos, técnicos o presupuestales) de que dispone actualmente la
entidad?
2. En caso de que se requieran recursos especiales ¿Es posible obtenerlos en un
plazo razonable para que el Plan pueda ejecutarse a cabalidad?
3. ¿Es posible realizar alianzas estratégicas, convenios o cualquier otro tipo de
sinergias con otras áreas de la entidad o con actores externos que permitan
implementar los mecanismos necesarios para resolver la problemática analizada?

Los aspectos que obtengan respuestas negativas no serán considerados para su inclusión
dentro de los objetivos del Plan.

2.2.3 Tercer momento: formulación de objetivos

Una vez detectadas las capacidades organizacionales, se procede a formular los

objetivos. Estos se enunciarán para cada uno de los ejes temáticos que requieren
intervención.

Continuando con el desarrollo del ejemplo que hemos venido analizando, se presenta a
continuación la formulación de un objetivo para el eje temático “Trabajo colaborativo”
(correspondiente a los reactivos Nos. 16 a 21), que en promedio obtuvo un puntaje de
44% (Ver Formato 55)

“Desarrollar y fortalecer la comunicación entre jefes y colaboradores y entre dependencias para la

coordinación de acciones y el apoyo mutuo en la realización del trabajo”.

En el proceso posterior de planeación, la puntuación de 44% se puede asumir como línea

de base para establecer las metas del Plan de comunicación, de manera que se adquiera
un compromiso para elevar la calificación en los puntos que se consideren pertinentes
según las expectativas, necesidades y posibilidades de la entidad.
89
3 Tercera etapa: diseño de estrategias

Las estrategias son las acciones que deben realizarse para mantener y soportar el logro
de los objetivos del Plan y de cada una de las unidades que lo ejecutan y así hacer
realidad los resultados esperados al definir las acciones comunicativas. Las estrategias
permiten concretar y ejecutar las acciones comunicativas. Son el cómo lograr y hacer
realidad cada objetivo de la Ruta Crítica y cada Acción comunicativa (Serna, 2003)

El Modelo General de comunicación pública, propone dos grandes tipos de estrategia

para implementar el Plan de comunicación (Jaramillo, 2002):

1. Estrategias estructurantes: política, organizativa o masiva.

2. Estrategias operativas: Informativa, pedagógica o de interacción.

3.1 Estrategias estructurantes

De la misma manera como en un sistema de piñones cada uno de los discos es

fundamental para el correcto engranaje del sistema, la implementación del Plan de
comunicación debe mantener activos y en funcionamiento simultáneo tres niveles de
actuación que son fundamentales para la estructuración de la movilización
organizacional. A cada uno de estos niveles corresponde una estrategia particular de
actuación:

Estrategias Estructurantes de la Comunicación Pública

Medios
masivos

Sociedad
Productor en General
Editor
social
Organizaciones
sociales

Mediadores

Estrategia Estrategia Estrategia

política organizativa Masiva

Fuente: JARAMILLO, Juan Camilo. “El concepto de comunicación pública”. Proyecto Comunicación Pública 2001

Ilustración 55 Estrategias de actuación

90
• Estrategia política (Nivel político o íntimo): este es el nivel de la voluntad política,
donde se negocian los contenidos, los recursos y el sentido general de la
movilización y donde están los entes rectores del Plan. La estrategia política consiste
en diseñar instrumentos y acciones de comunicación que garanticen que la
información circule de manera adecuada entre los directivos y jefes y que éstos estén
al tanto de las ejecutorias del Plan en forma permanente. Las acciones comunicativas
más comunes en este nivel son el lobbying, el correo electrónico, la comunicación
telefónica y la realización de reuniones, capacitaciones y eventos con el nivel
directivo.

Por regla general toda Acción Comunicativa de carácter organizativo o masivo

(campaña, movilización, evento académico, etc.) debe ser validada y difundida en
primera instancia en este nivel político, de tal manera que la alta dirección esté
enterada de su realización, la apoye y contribuya a su buen resultado, actuando
como mediadora que la legitime y convoque a la entidad para que participe en ella,
pero también hay acciones políticas específicamente concebidas para construir visión
compartida entre la alta dirección y para promover la toma de decisiones que
permitan impulsar ciertas acciones comunicativas que, por su naturaleza, requieren
de aprobación previa en este nivel.

• Estrategia organizativa (Nivel organizativo o público): este es el nivel donde se

conciertan propósitos con otros actores institucionales diferentes de la Unidad de
comunicación, que pueden constituirse en aliados importantes para garantizar el
éxito de la movilización organizacional. En la medida en que algunas acciones
comunicativas involucran temas que son particulares de ciertas áreas, requieren de
apoyo en términos técnicos, logísticos o presupuestales ó pueden adscribirse a
proyectos ya existentes en otras áreas, la estrategia organizativa se propone construir
espacios de encuentro y concertación con esas áreas, de manera que éstas se
conviertan en mediadores de primer nivel que convoquen y motiven a sus públicos
particulares y que contribuyan a la planeación y ejecución de acciones
comunicativas. Así, por ejemplo, si una acción comunicativa prevista es la
realización de un evento de difusión del Plan de Desarrollo, será importante un
trabajo previo de concertación con la Secretaria de Planeación y coordinar con ella el
evento. De la misma manera es importante propiciar escenarios de encuentro y
conversación entre las diferentes áreas, de tal manera que puedan contribuir al
diseño, planeación y ejecución de acciones comunicativas de carácter pedagógico o
de movilización organizacional.

Las acciones comunicativas de la estrategia organizativa son casi todas de carácter

pedagógico (talleres, foros, seminarios) o de coordinación (reuniones, mesas de
trabajo) En este nivel se activan las redes de mediación y están también las acciones
comunicativas de concertación emprendidas con generadores externos de opinión

91
 como los medios masivos, la comunidad universitaria, los gremios, los sindicatos, las
organizaciones no gubernamentales, etc.

• Estrategia Masiva (Nivel ejecutivo o masivo): este es el nivel donde se realizan las
acciones comunicativas dirigidas al conjunto de servidores públicos de la entidad o a
la comunidad en general. La estrategia masiva es la más tradicional en los proyectos
de comunicación y apela, por lo general, a la utilización de medios de comunicación
internos y/o externos (televisión y radio, publicaciones, utilización de espacios no
convencionales, campañas promocionales, grandes eventos de movilización como
celebraciones, eventos artísticos y lúdicos, concursos, efemérides, etc.)

3.2 Estrategias operativas

Las acciones comunicativas emprendidas en el Plan de comunicación deben tener claro

el plano de acción en el cual se inscriben, pues éstos planos le confieren un carácter
específico a su operación. De esta manera, pueden diseñarse acciones comunicativas
que correspondan a tres tipos de estrategias de operación:

• Estrategia informativa (Plano de la información y de la construcción de agenda): este

es un plano de construcción de opinión en función de la agenda cotidiana, es decir,
de los temas que están presentes y se destacan en el día a día de la conversación
institucional o social. Siguiendo a Pedro Santana (2000), en donde radica la
diferencia entre el periodismo de corte liberal y el periodismo público es
precisamente en que el periodismo público reconoce la necesidad de incorporar a la
ciudadanía a la deliberación tanto de formulación de la agenda pública como a la
construcción del interés público, así que se trata de propiciar ejercicios de
Periodismo Público, pero también de producir, más que noticias, información. La
información y la agenda, manejadas con criterios de inclusión y visibilidad de
actores institucionales y sociales, descentralización informativa y vocación por lo
público, son las herramientas más potentes de que dispone el Plan de comunicación
para la construcción de la confianza, el fortalecimiento de actores institucionales y
locales que no son reconocidos a nivel interno o por los medios periodísticos
tradicionales y la articulación de espacios de deliberación que deben traducirse en
participación.
• Estrategia pedagógica (Plano de Pedagogía Ciudadana): este es un plano formativo
y, por consiguiente, de administración de procesos sostenidos de construcción de
ciudadanía y de conciencia de lo público, mediante la realización de eventos
académicos o de capacitación, la realización de campañas institucionales y la
alimentación y el fortalecimiento de las múltiples redes organizativas, políticas,
educativas y de comunicación que operan al interior de las instituciones al igual que
en la sociedad.
• Estrategia de interacción (Plano de interacción para la movilización): este es un
plano de convocatoria para el logro de objetivos concertados con diversas áreas, en el

92
 caso de la movilización organizacional, o de movilización de la institucionalidad
pública y/o privada para la ejecución de campañas y eventos masivos en función de
propósitos comunes, como por ejemplo, la realización de “El día del servidor
público” en el escenario organizacional o las “movilizaciones por la paz” en el
escenario social. Es un nivel que concreta y resume la actividad institucional y que
debe traducirse en cultura política y en acciones democráticas y participativas que
contribuyan eficazmente al buen desempeño del gobierno.

4 Cuarta etapa: diseño y ejecución de procesos

Un proceso puede definirse como un conjunto armónico de actividades que lógicamente

relacionadas generan un resultado o producto para un grupo de interés, interno o
externo, determinado. La implementación del Plan de comunicación requiere de cuatro
procesos que están orientados a lograr propósitos cuya consecución transforma la
práctica comunicativa de las entidades en la medida que la institucionaliza para mejorar
sus niveles de apertura, interlocución y visibilidad. Los procesos para la
implementación del Plan de comunicación, son:

• Desarrollo y aplicación de políticas de comunicación

• Elaboración y ejecución del Plan de Medios y de acciones comunicativas
• Rendición de cuentas a la sociedad
• Construcción y aplicación de indicadores del Método de seguimiento y apoyo a la
gestión

4.1 Proceso de desarrollo y aplicación de políticas de comunicación

Concepto

Una política es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la entidad
en un campo específico de su gestión para el cumplimiento de los objetivos que se ha
propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus
propósitos. En la medida en que las políticas de comunicación regulan la actividad
comunicacional en todas las áreas de la entidad, resultan fundamentales para el buen
desenvolvimiento del Plan de comunicación, pues determinan el conjunto de
responsabilidades que le corresponde asumir a la Unidad de comunicación y las que son
de competencia de las demás áreas, al tiempo que establecen normas claras para las
prácticas comunicativas en todas las instancias de la entidad.

Cada entidad debe definir las políticas de comunicación que necesita para ordenar este
campo en su cultura organizacional. Sin embargo, del estudio del diagnóstico que
sustenta el MCPOI y de las categorías y los ejes temáticos que propone, resultan diez
políticas sugeridas que, de ser asumidas por una entidad, cubren la totalidad de los
asuntos enmarcados en su práctica de la comunicación organizacional e Informativa.

93
Éste decálogo de políticas de comunicación está orientado a institucionalizar el Plan de
comunicación, regulando el marco político de la comunicación en las entidades, su
comunicación con los públicos internos y su comunicación con los públicos externos.

94
 MCPOI - DECÁLOGO DE POLÍTICAS DE ACCIONES COMUNICATIVAS E
INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO

MARCO POLÍTICO DE LA COMUNICACIÓN

1. Carácter estratégico de la comunicación

Como proceso de apoyo, la comunicación es un eje organizacional estratégico para la

construcción de identidad institucional y para el logro de los objetivos misionales.

2. La comunicación en la construcción de confianza

La gestión comunicacional estará enfocada a la construcción de confianza hacia la

entidad en todos sus públicos.

3. Plan de Comunicación

La comunicación con los públicos internos y externos se realizará de acuerdo con los
parámetros que establezca el Plan de Comunicación.

ACCIONES COMUNICATIVAS

4. Carácter de la Acciones comunicativas

La Acciones comunicativas estará caracterizada por la construcción de sentido de

pertenencia y por el establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los
servidores públicos, sin perjuicio de la jerarquización propia de la estructura
institucional.

COMUNICACIÓN INFORMATIVA

5. La información es un bien colectivo

Siendo la información un bien colectivo indispensable para el conocimiento de los

procesos internos y la realización del trabajo, se fomentará su producción y circulación
fluida a todos los niveles.

6. Comunicación con los contratistas y proveedores

La comunicación con los contratistas y proveedores estará enmarcada por la aplicación

de los principios de igualdad, imparcialidad y transparencia.

95
7. Vocerías institucionales

La entidad tendrá voceros institucionales en los temas estratégicos de su gestión sobre

los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios.

8. Relaciones con los medios de comunicación

La relación de la entidad con los medios de comunicación tendrá carácter institucional

y estará basada en principios de veracidad, libertad y publicidad.

COMUNICACIÓN PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS A LA SOCIEDAD

9. Comunicación con la ciudadanía

La comunicación con la ciudadanía, y en particular la Rendición de Cuentas a la

sociedad, se harán en el marco del entendimiento de la administración pública como
un servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de publicidad y
transparencia que deben tener los actos de los servidores públicos.

10. Interacción informativa con los Organismos de Control

La interacción informativa de la entidad con los Organismos de Control (Congreso de

la República, Concejo Municipal o Asamblea Departamental, Procuraduría,
Personerías o Contralorías) y la Rendición de Cuentas Administrativa, estarán
enmarcadas por el respeto y por el principio de la separación e independencia de las
Ramas del Poder Público.

Cuadro 1010 MCPOI - Decálogo de políticas de comunicación organizacional e Informativa para

entidades del Estado

Metodología de desarrollo y aplicación de políticas de comunicación

Para institucionalizar el Plan de comunicación, la entidad debe definir y promulgar sus

políticas de comunicación. Esto implica que la alta dirección produzca una Directiva
mediante la cual se garantice su carácter de obligatoriedad y que la Unidad de
comunicación asuma el desarrollo de esas políticas en el contexto específico de la
entidad. El desarrollo y aplicación de políticas se desagrega en tres momentos:

1. Promulgación de las Políticas mediante directiva

2. Desarrollo de las políticas de comunicación
3. Aplicación de las políticas de comunicación

96
Procedimiento

4.1.1 Primer momento: promulgación de Políticas mediante directiva.

Las políticas de comunicación asumidas por la entidad deben divulgarse con los
correspondientes criterios de política que sirven para su comprensión y para la
formulación de los procedimientos.

A continuación se incluye un Modelo de directiva que divulga las políticas de

comunicación incluidas en el decálogo propuesto por el MCPOI con sus criterios de
aplicación. Este Modelo de directiva puede ser reproducido por las entidades que
asuman el decálogo o servirles como ejemplo para la formulación de sus propias
políticas y criterios de política.

97
DIRECTIVA No. --- DE 200_

Para:

De:

Asunto: MARCO POLÍTICO DE LA COMUNICACIÓN PÚBLICA

ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA PARA (Nombre de la entidad)

Fecha: (mes-año)

La presente directiva fija el marco político de la Comunicación pública en (Nombre

de la entidad) con el propósito de redireccionar la comunicación de este ente
(Nacional, Territorial). (Nombre de la entidad) implementará una serie de programas y
acciones dirigidas a hacer efectivas las Políticas de Comunicación que mediante esta
directiva se adoptan.

La presente Directiva es de carácter obligatorio para quienes va dirigida.

MARCO POLÍTICO DE LA COMUNICACIÓN

LA COMUNICACIÓN EN (Nombre de la entidad) RESPONDE A UN MARCO POLÍTICO QUE

EXPLICA LA MANERA COMO LA ENTIDAD ENTIENDE SUS PROCESOS COMUNICATIVOS Y QUE
ORIENTA EL SENTIDO DE SU REGLAMENTACIÓN. LA ESTRUCTURA DE ESTE MARCO ESTÁ
CONFIGURADA POR EL CARÁCTER ESTRATÉGICO QUE LA COMUNICACIÓN TIENE EN LA
GESTIÓN DE (Nombre de la entidad) Y POR LA FINALIDAD ÚLTIMA DE CONSTRUCCIÓN DE
CONFIANZA QUE LA ENTIDAD OTORGA A SUS PROCESOS COMUNICACIONALES Y A LA
OPERACIONALIZACIÓN DE ESTAS DIRECTRICES A TRAVÉS DE LA FORMULACIÓN DE UN PLAN DE
COMUNICACIÓN QUE GUÍE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO.

PRIMERA POLITICA: “Carácter estratégico de la comunicación”

Como proceso de apoyo, la comunicación es un eje organizacional estratégico para la

construcción de identidad institucional y para el logro de los objetivos misionales.

Criterios:

• La gestión comunicacional en (Nombre de la entidad) estará enfocada hacia la

construcción de identidad corporativa y hacia la proyección de imagen
institucional.
• La comunicación gozará de un espacio institucional propio, para lo cual se
proferirán los actos administrativos pertinentes y hará provisión de los recursos
financieros suficientes con miras a implementar la Política de Comunicación.

98
• La comunicación debe contribuir a crear condiciones para la participación
responsable de sus colaboradores en la gestión y ejecución de las acciones
tendientes al logro de los objetivos misionales.
• Los directivos y jefes aplicarán en forma permanente y sistemática estrategias
comunicativas pertinentes para el eficiente logro de los objetivos misionales.
• Los directivos y jefes ejercerán un constante liderazgo en la construcción de
identidad institucional, y tendrán especial responsabilidad en propiciar un estilo en
la Acciones comunicativas que exprese congruentemente el ser institucional
enunciado en los documentos estratégicos de la entidad.
• Mediante acto administrativo se creará (o adscribirá a la Secretaría General en las
entidades donde ya exista) una Dirección de Comunicación encargada de coordinar
la ejecución de las políticas, programas y acciones de comunicación.

SEGUNDA POLÍTICA: “La comunicación en la construcción de confianza”

La gestión comunicacional estará enfocada a la construcción de confianza hacia

(Nombre de la entidad) en todos sus públicos, a través del fortalecimiento de la
apertura, la interlocución y la visibilidad.

Criterios:

• Los estilos de comunicación de los servidores públicos en todos los niveles de

(Nombre de la entidad), propenderán por el diálogo, la transparencia y visibilización
de sus actuaciones en la administración de los bienes y la gestión pública.
• Los mensajes que emitan las distintas dependencias de (Nombre de la entidad)
guardarán coherencia con los postulados del marco ético, con los planteamientos
estratégicos institucionales y con lo que la entidad efectivamente hace.
• (Nombre de la entidad) siempre se expresará como una entidad que en todas sus
actuaciones construye y defiende lo público a través de su orientación hacia el bien
común.

TERCERA POLÍTICA: “Plan de Comunicación”

La comunicación de (Nombre de la entidad) con los públicos internos y externos se

realizará de acuerdo con los parámetros que establezca el Plan de Comunicación.

Criterios:

• En (Nombre de la entidad) se formulará un Plan de Comunicación que establecerá los

lineamientos, estrategias y procedimientos comunicacionales de la entidad en sus
relaciones con los diferentes públicos con los que interactúa, a partir de las Políticas
de Comunicación adoptadas por la misma.
• En (Nombre de la entidad) existirá una (Dirección, Subdirección, Oficina) de

99
 Comunicación responsable de formular y coordinar el Plan de Comunicación, pero
su ejecución se hará desde las diferentes áreas o dependencias según sus
necesidades y proyectos comunicacionales específicos.
• Existirá un Subcomité de Comunicación encargado de adoptar, vigilar y evaluar el
cumplimiento del Plan de Comunicación. Dicho Subcomité estará integrado por el
(gobernante o jefe de la entidad) los encargados de las relaciones con los públicos
internos y externos, y el director de la (Dirección, Subdirección, Oficina) de
Comunicación.
• Las entidades descentralizadas diseñarán sus propios Planes de Comunicación
enmarcados en las Políticas de Comunicación adoptadas por esta Directiva,
considerando las necesidades propias de su naturaleza jurídica.

COMUNICACIÓN CON LOS PÚBLICOS INTERNOS: INTERLOCUCIÓN

INTERNAMENTE, LA COMUNICACIÓN EN (Nombre de la entidad) VEHICULIZA LA

CONSTRUCCIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL A TRAVÉS DE LOS
MÚLTIPLES PROCESOS CONVERSACIONALES, DE DIFUSIÓN DE MENSAJES Y DE CONFIGURACIÓN
DE IMAGINARIOS COLECTIVOS. EN ESTE HORIZONTE SE LE DEFINEN UNAS FUNCIONES
ESPECÍFICAS A LA COMUNICACIÓN CON RELACIÓN A LA GENERACIÓN DE NUEVAS PRÁCTICAS
CONVERSACIONALES QUE TIENDAN A ESTABLECER UN ESTILO DE INTERLOCUCIÓN
ORGANIZACIONAL CENTRADO EN LA CONSTRUCCIÓN DE SENTIDO COMPARTIDO Y A LA
DINAMIZACIÓN DE LOS FLUJOS MULTIDIRECCIONALES DE LA INFORMACIÓN DENTRO DE LA
ENTIDAD.

CUARTA POLITICA: “Carácter de la Acciones comunicativas”

La Acciones comunicativas estará caracterizada por la construcción de sentido de

pertenencia y por el establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los
servidores públicos, sin perjuicio de la jerarquización propia de la estructura
institucional.

Criterios:

• La gestión comunicacional propenderá porque en (Nombre de la entidad) los

servidores públicos interioricen la visión, la misión y los objetivos institucionales,
tanto en su comprensión conceptual como en su práctica diaria.
• La comunicación entre los servidores públicos de (Nombre de la entidad) debe
procurar unas relaciones basadas en el diálogo, el respeto y la participación, para la
promoción permanente del trabajo en equipo y la construcción de redes de apoyo
mutuo.
• La comunicación en (Nombre de la entidad) propiciará el aprendizaje organizacional
y la disposición al cambio, como componentes básicos de la cultura organizacional.
• Se dispondrá de medios oficiales internos de información que serán actualizados
100
 permanentemente y que deberán llegar en forma masiva a todos sus colaboradores.
• Habrá procesos de inducción al proyecto estratégico de cada administración para
sintonizar a los servidores públicos con el (Plan de Desarrollo, Plan Estratégico); y
de reinducción para alinearlos con los resultados, avances, reenfoques y desarrollos
de la gestión.
• En los procesos de empalme entre las administraciones entrante y saliente, se
deberá garantizar el conocimiento amplio y suficiente del proyecto estratégico en
ejecución.

QUINTA POLÍTICA: “La información es un bien colectivo”

Siendo la información un bien colectivo indispensable para el conocimiento de los

procesos internos y la realización del trabajo, se fomentará su producción y
circulación fluida a todos los niveles.

Criterios:

• Se dispondrá de mecanismos para la organización y sistematización de los registros

de la gestión pública, de modo que permanentemente se produzca la información
necesaria para entender los procesos que se dan en su interior.
• La información en (Nombre de la entidad) es un bien colectivo indispensable para la
realización del trabajo, y por tanto deberá fluir dinámicamente en forma
descendente, ascendente, cruzada y horizontal, para propiciar la toma acertada de
decisiones en todos los niveles.

COMUNICACIÓN CON LOS PÚBLICOS EXTERNOS: APERTURA Y

VISIBILIDAD

EN COHERENCIA CON SU RESPONSABILIDAD DE CONTRIBUIR A LA CONSTRUCCIÓN DE LO

PÚBLICO, LA COMUNICACIÓN DE (Nombre de la entidad) CON LOS PÚBLICOS EXTERNOS SE
ORIENTARÁ HACIA EL FORTALECIMIENTO DE LA APERTURA Y LA VISIBILIDAD A TRAVÉS DE LA
PRESTACIÓN DE UN SERVICIO DE EXCELENTE CALIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS FINES
MISIONALES, A LA ESCUCHA Y RECEPTIVIDAD FRENTE A LA CIUDADANÍA, A LA
TRANSPARENCIA EN TODAS SUS ACTUACIONES Y A LA RENDICIÓN DE CUENTAS OPORTUNA Y
SUFICIENTE SOBRE SU GESTIÓN.

SEXTA POLÍTICA: “Apertura y visibilidad en la comunicación con la ciudadanía”

La comunicación con la ciudadanía se hará en el marco del entendimiento de la

administración pública como un servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los
principios de publicidad y transparencia que deben tener los actos de los servidores
públicos.

101
Criterios:

• La comunicación de (Nombre de la entidad) con los ciudadanos que se relacionen con

ella se hará siempre en términos de respeto, calidez y oportunidad, dentro del
entendimiento de que la razón de ser de la administración es la prestación de un
servicio de excelente calidad a la ciudadanía.
• El contacto de cualquier ciudadano con un área específica de la entidad se asumirá
como un contacto con la totalidad de la misma, y por tanto se le demostrará un
interés institucional por atender sus requerimientos y para orientarlo adecuada y
satisfactoriamente.
• (Nombre de la entidad) dispondrá de mecanismos para escuchar en forma oportuna y
sistemática los requerimientos y necesidades de la ciudadanía, procesarlos y
adoptar las medidas pertinentes para satisfacerlos, de acuerdo con las competencias
y posibilidades de la entidad.
• En aplicación de los principios de publicidad y de Rendición de Cuentas, (Nombre
de la entidad) informará periódica y sistemáticamente a la ciudadanía sobre sus
actuaciones y los resultados obtenidos en su gestión, para lo cual adoptará los
mecanismos comunicativos más pertinentes.
• Las respuestas que se de a los requerimientos o peticiones de los ciudadanos
deberán ser personalizadas, responderse de manera oportuna y sin evasivas.

SÉPTIMA POLÍTICA: “Comunicación con los contratistas y proveedores”

La comunicación con los contratistas y proveedores estará enmarcada por la

aplicación de los principios de igualdad, imparcialidad y transparencia.

Criterios:

• En estricto cumplimiento a la normatividad de contratación administrativa, en

especial al decreto 2170 de 2002, se divulgará en forma amplia, oportuna y
suficiente, a través de la página web de la entidad y medios masivos de amplia
circulación, la información sobre apertura de licitaciones y/o necesidades de
contratación de cualquier índole con agentes externos a la misma.
• En desarrollo del principio de selección objetiva del contratista, se suministrará a
todos los oferentes o proponentes, sin distingo alguno y en igualdad de
condiciones, la información necesaria para la presentación de propuestas.
• Se informará a todos los oferentes y/o proponentes, de manera amplia y suficiente,
las razones técnicas, económicas y legales que condujeron a la toma de decisión en
los procesos de adjudicación de contratos.
• En cumplimiento del principio de publicidad y transparencia, la celebración,
ejecución y liquidación de los contratos estarán sujetos al control de la ciudadanía,
y en especial a las veedurías ciudadanas que existan o se organicen.

102
OCTAVA POLÍTICA: “Vocerías institucionales”

(Nombre de la entidad) tendrá voceros institucionales en los temas estratégicos de su

gestión sobre los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes
auditorios y escenarios.

Criterios:

• (Nombre de la entidad) establecerá sus voceros autorizados en los temas estratégicos

de su gestión, quienes se expresarán únicamente en los temas que son de su
competencia.
• (Nombre de la entidad) definirá y promulgará los criterios de manejo de información,
cuidado de imagen corporativa y confidencialidad que deberán seguir todos
aquellos servidores públicos que en virtud de sus funciones o de su cargo actúen en
un momento dado como voceros de la entidad.

NOVENA POLÍTICA: “Relaciones con los medios de comunicación”

La relación de (Nombre de la entidad) con los medios de comunicación tendrá carácter

institucional y estará basada en principios de veracidad, libertad y publicidad.

Criterios:

• La relación de (Nombre de la entidad) con los medios de comunicación tendrá

carácter institucional y no estará afectada por sesgos políticos.
• La entidad se relacionará con los medios en un marco de respeto por su libertad y
autonomía. El suministro de la información y la relación comercial frente a la pauta
publicitaria se realizarán bajo parámetros democráticos.
• La (Dirección, Subdirección, Oficina) de Comunicación será la responsable de
coordinar todo lo relacionado con la expresión de la entidad y sus voceros frente a
los medios.
• Se buscará establecer una relación de confianza con los medios, centrada en la
crítica objetiva por parte de éstos y en la escucha y receptividad por parte del
(gobernante o directivo de mayor nivel).

DÉCIMA POLÍTICA: “Interacción informativa con los Organismos de Control”

La interacción informativa de (Nombre de la entidad) con los Organismos de Control

(Congreso de la República, Concejo Municipal o Asamblea Departamental,
Procuraduría, Personerías o Contralorías) estará enmarcadas por el respeto y por el
principio de la separación e independencia de las Ramas del Poder Público.

103
Criterios:

• En el marco de respeto por el principio de separación e independencia de las

Ramas del Poder Público, se buscará garantizar por todas las formas a su alcance la
circulación fluida y oportuna de información hacia los Órganos de Control para lo
de sus competencias.
• La (Dirección, Subdirección, Oficina) de Comunicación asumirá la realización de
un instrumento periódico de comunicación directa (boletín impreso o virtual,
correo electrónico o informe) cuyos contenidos y forma serán supervisados y
aprobados directamente por el Consejo de Comunicación.

Formato 66 Modelo de directiva que divulga las políticas incluidas en el decálogo propuesto por el
MCPOI con sus criterios de aplicación

4.1.2 Segundo momento: instructivo para el desarrollo de las políticas de

comunicación.

El desarrollo de las políticas de comunicación busca darle a éstas los alcances y

operatividad necesarios para adaptarlas a las condiciones específicas y a las
posibilidades reales de acción de la entidad que ha asumido el compromiso de aplicar el
MCPOI, de manera que dichas políticas se conviertan, efectivamente, en una
herramienta práctica para la gestión organizacional en el campo comunicacional.

Metodología

El proceso general para el desarrollo de las políticas de comunicación consta de dos

fases:

• Desarrollo de lineamientos
• Desarrollo de orientaciones operativas.

Procedimiento

El desarrollo de las Políticas se hace a partir del texto que las contiene. Como se observa
en dicho texto, cada política consta de un título –tomaremos como ejemplo la QUINTA
POLÍTICA- que para el caso es “La información es un bien colectivo” y a continuación
se presenta el ENUNCIADO de la política, “Siendo la información un bien colectivo
indispensable para el conocimiento de los procesos internos y la realización del trabajo,
(Nombre de la entidad) fomentará su producción y circulación fluida a todos los niveles.”

Se encuentra a continuación la exposición de los CRITERIOS de política, los cuales

especifican las proyecciones y delimitan el campo de acción que se les pretenden dar a la
política, que para nuestro ejemplo son:

104
• (Nombre de la entidad) dispondrá de mecanismos para la organización y
sistematización de los registros de la gestión pública, de modo que
permanentemente se produzca la información necesaria para entender los procesos
que se dan en su interior.
• La información en (Nombre de la entidad) es un bien colectivo indispensable para la
realización del trabajo, y por tanto deberá fluir dinámicamente en forma
descendente, ascendente y horizontal, para propiciar la toma acertada de decisiones
en todos los niveles.

Hasta aquí lo que ya se encuentra contenido en el Manual. Los responsables de la

formulación del Plan de comunicación continuarán desarrollando las políticas según las
siguientes orientaciones:

Primera fase: desarrollo de lineamientos

Consiste en la identificación y/o definición de pautas de acción que marcan derroteros

precisos acerca de cómo aplicar los criterios de política en la gestión comunicacional de
la entidad. Para ejemplificar retomaremos uno de los tres atrás señalados, y le
desarrollaremos los lineamientos pertinentes:

Criterio:

La información en (Nombre de la entidad) es un bien colectivo indispensable para la

realización del trabajo, y por tanto deberá fluir dinámicamente en forma descendente,
ascendente y horizontal, para propiciar la toma acertada de decisiones en todos los
niveles.

Lineamientos:

• Teniendo en cuenta niveles de confidencialidad, en (Nombre de la entidad) toda

decisión deberá ser difundida.
• Es responsabilidad de los jefes, es decir, de todos aquellos servidores públicos que en
virtud de sus funciones tengan personal a cargo, asegurarse de que los integrantes de
su equipo de trabajo reciban y comprendan la información que (Nombre de la entidad)
suministra para el desempeño eficiente de sus colaboradores en la perspectiva del
logro de los objetivos institucionales.

Segunda fase: desarrollo de orientaciones operativas

Se trata de desagregar cada lineamiento en disposiciones concretas acerca de cómo

ejecutarlo en la práctica de la gestión comunicacional. Ejemplos:

105
Lineamiento:

• Teniendo en cuenta los niveles de confidencialidad, en (Nombre de la entidad) toda

decisión deberá ser difundida.

Orientaciones operativas:

o La difusión de decisiones a los diferentes públicos destinatarios, se hará teniendo en

cuenta consideraciones de lenguaje, oportunidad y medio utilizado, para garantizar
que el mensaje sufra el menor nivel de distorsión posible en el proceso comunicativo,
de la siguiente manera:
o Para la alta dirección, el escenario para la difusión de decisiones será el Consejo de
Gobierno o Comité de Dirección, en el lenguaje técnico en el cual esas decisiones
fueron originalmente expresadas.
o Para el nivel profesional se mantendrá el lenguaje técnico original de la decisión, y
para comunicarla se podrá utilizar el correo directo a través de la intranet,
respetando siempre el criterio de que su difusión sea, por lo menos, simultánea a su
difusión a la alta dirección, pero en ningún caso previa.
o Para el nivel operativo los mensajes se difundirán en lenguaje coloquial, ya sea por
intermedio del jefe directo o por vía de voceros autorizados por la entidad, y se
buscará que el mensaje se difunda de manera masiva y simultánea a toda la
organización.

Lineamiento:

o Es responsabilidad de los jefes, es decir, de todos aquellos servidores públicos que en

virtud de sus funciones tengan personal a cargo, asegurarse de que los integrantes de
su equipo de trabajo reciban y comprendan la información que (Nombre de la entidad)
suministra para el desempeño eficiente de sus colaboradores en la perspectiva del
logro de los objetivos institucionales.

Orientaciones operativas:

• Los jefes implementarán espacios de conversación con su equipo de trabajo en forma

periódica y constante para suministrar la información necesaria que les permita a los
colaboradores desempeñar eficientemente sus labores, para explicar los sentidos,
significados e implicaciones de dicha información y para recibir retroalimentación
sobre los temas tratados.
• Los jefes tienen la responsabilidad de transmitir a los conductos regulares
pertinentes las consultas, opiniones, sugerencias y propuestas de su equipo de
trabajo, y hacerle seguimiento para garantizar que la dependencia competente asuma
posición en forma oportuna y para que su pronunciamiento llegue a los
colaboradores que originaron el proceso comunicativo.

106
4.1.3 Tercer momento: aplicación de las políticas de comunicación

Una vez desarrolladas y promulgadas las políticas de comunicación todas las áreas
involucradas en su aplicación deberán revisar y ajustar sus procedimientos para que
efectivamente respondan a los lineamientos contenidos en ellas. El Método de
seguimiento y apoyo a la gestión del Plan de comunicación es un proceso que permite
detectar su efectivo cumplimiento, pero además será responsabilidad de la Oficina de
Control Interno velar porque efectivamente estén siendo aplicadas en la práctica
comunicacional de la entidad.

4.2 Proceso de elaboración y ejecución del Plan de Medios y de acciones

comunicativas.

Concepto

El Plan de Medios y de acciones comunicativas consiste en la selección de los medios y

acciones que van a ser utilizados para trabajar sobre la Ruta crítica temática. Para su
diseño es necesario valorar la eficacia de las acciones propuestas en términos de las
estrategias estructurantes y operativas, teniendo en cuenta para ello la calificación de
cada uno de los temas de la Ruta que resulte del diagnóstico base para la formulación
del Plan de comunicación.

Metodología

La elaboración y ejecución del Plan de Medios y de acciones comunicativas es un

proceso que debe ser realizado por comunicadores expertos en el manejo de medios y en
la implementación de estrategias de comunicación organizacional. Este proceso consta
de cuatro momentos:

1. Análisis de los objetivos de cada uno de los temas de la Ruta crítica temática
2. Definición de los medios y de las acciones comunicativas para lograr los objetivos
3. Elaboración de cronogramas y presupuestos
4. Ejecución del Plan de Medios

4.2.1 Primer momento: análisis de los objetivos de cada uno de los temas de la Ruta
crítica temática

Una vez evaluadas las capacidades organizacionales (Numeral 2.2.2 Segundo momento:
Análisis de las capacidades organizacionales, Pág. 89) y definido el objetivo para cada
uno de los temas de la Ruta crítica temática (Numeral 2.2.3 Tercer momento:
Formulación de objetivos, del Proceso de diagnóstico, Pág. 89), se procede a definir los
Medios y las acciones comunicativas que van a ser utilizados para alcanzar este objetivo.
Esta definición es un proceso creativo en el que resulta fundamental la experiencia y el
conocimiento de los comunicadores que diseñan el Plan.
107
Veamos un ejemplo:

Continuando con el objetivo que hemos venido trabajando, encontramos que éste ha
sido formulado de la siguiente manera:

“Desarrollar y fortalecer la comunicación entre jefes y colaboradores y entre dependencias para la

coordinación de acciones y el apoyo mutuo en la realización del trabajo”.

Supongamos, además, que el análisis de las capacidades organizacionales arrojó como

resultado que:

ƒ Es posible implementar mecanismos para resolver la problemática analizada con los

recursos (humanos, técnicos o presupuestales) de que dispone actualmente la
entidad.

La meta que nos hemos propuesto es pasar la calificación anaranjada obtenida (44%) a
calificación amarilla (61%-80%)

Entonces procedemos a definir los medios que vamos a utilizar y las acciones
comunicativas que vamos a emprender para alcanzar la meta propuesta. Para ello
podemos utilizar una combinación de estrategias, de la siguiente manera:

Estrategia política: conversatorio con expertos organizacionales, para la alta dirección,

sobre la importancia del trabajo colaborativo. Presentación de una campaña interna
sobre el tema.

Estrategias organizativa y pedagógica: ciclo de talleres, auspiciados por las diferentes

áreas, sobre el trabajo colaborativo, realizados por los expertos que participaron en el
conversatorio con la alta dirección.

Estrategia masiva: realización de una campaña promocional en la emisora interna,

carteleras y espacios no convencionales, sobre el tema del trabajo colaborativo,
utilizando como mensaje central las Ideas reguladoras “Apertura es capacidad de
escuchar receptivamente” y “El diálogo convoca y genera sentido de pertenencia” con el
eslogan: “Escuchar y dialogar: el secreto del trabajo en equipo”.

De esta manera deben ser analizados todos los temas de la Ruta crítica temática y
definidas acciones comunicativas concretas en medios internos o externos para alcanzar
los objetivos y las metas formulados.

Menú de acciones comunicativas

A continuación se ofrece un Menú de acciones comunicativas que pueden ser utilizadas

para el diseño del Plan de Medios y de acciones comunicativas. Este Menú ha sido
108
elaborado a partir de las Matrices Estratégicas identificadas por las 21 entidades
vinculadas al programa “Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendición de
Cuentas en Colombia” y, como tal, es una guía que sugiere posibles acciones en los
diferentes medios, pero no contiene todos los medios ni las acciones posibles. El Menú
se incluye en este Manual como un instrumento para animar la creatividad de los
comunicadores que asuman el diseño del Plan.

Para consultar el Menú de acciones comunicativas, tenga en cuenta:

• Cada Acción Comunicativa incluida está clasificada según el medio en el cual se

inscribe.
• Aparecen a continuación la estrategia estructurante (Política, organizativa o masiva)
a la cual responde. La estrategia de operación (información, pedagogía o
interacción) no se incluye porque es consustancial a la naturaleza de la Acción
Comunicativa misma aplicada.
• Finalmente se incluye una propuesta de los temas de la Ruta crítica temática sobre
los cuales actúa la Acción Comunicativa.

Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
FREE PRESS: O manejo libre de medios. Instrumento por el cual se garantiza la presencia no paga, permanente y positiva en los medios
Formatos: Vocerías, Rueda de prensa, briefing, boletín de prensa, y/o dossier
periodístico
Medios: T.V. pública y/o comercial, radio comunitaria y/o comercial, prensa
X
local y/o nacional
Tema: Información especializada para periodistas
Objetivo: Garantizar la calidad de la información
LOBBING MEDIOS: Estrategia de relaciones públicas para convencer y persuadir a los periodistas sobre la promoción de la buena imagen de
la entidad
Formato: Reunión con directores y columnistas periodistas
Medio: Sesiones de trabajo y comunicación directa (llamada telefónica, correo
electrónico, correspondencia) X
Tema: Manejo de las relaciones con los medios
Objetivo: Garantizar la calidad de la relación

∗
Posicionamiento del concepto de la información como bien colectivo
∗∗
Construcción de visión compartida
*** Promoción del trabajo colaborativo
**** Promoción de la producción de información
***** Aplicación del concepto de publicidad
****** Desarrollo de mecanismos de escucha y receptividad
3
P=Política
4 O=Organizacional
5 M=Masiva
109
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
TELEVISIÓN
Formato: Programa institucional en directo
Medio: T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Rendición de cuentas a la comunidad
Objetivo: Cumplir el principio de publicidad
Formato: Magazín interinstitucional
Medio: T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicación interinstitucional
Formato: Mini-documental institucional
Medio: Circuito interno de T.V.
X
Tema: Servicios prestados por cada área
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Formato: Documental institucional
Medio: T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Tratamiento temático del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Formato: Documental institucional
Medio: T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio
Formato: Boletín informativo institucional
Medio: Circuito interno de T.V., T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor público y a la comunidad
Formato: Boletín informativo institucional
Medio: Circuito interno de T.V.
X
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculación de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje común en la selección y promoción de personal
Formato: Boletín informativo institucional
Medio: T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Características de la contratación pública
Objetivo: Difundir los procesos de contratación pública
Formato: Promos institucionales
Medio: Circuito interno de T.V., T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Promos institucionales
Medio: Circuito interno de T.V., T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Modelo de Gestión Ética y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Promos institucionales
Medio: Circuito interno de T.V.
X
Tema: Políticas y acciones del Plan de comunicación
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
Formato: Promos institucionales
Medio: T.V. pública y/o comercial
X
Tema: Imagen positiva del servidor público
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor público
RADIO
Formato: Programa institucional en directo
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
X
Tema: Rendición de cuentas a la comunidad
Objetivo: Cumplir el principio de publicidad

110
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
Formato: Magazín interinstitucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
X
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicación interinstitucional
Formato: Mini-reportaje institucional
Medio: Radio interna
X
Tema: Servicios prestados por cada área
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Formato: Reportaje institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
X
Tema: Tratamiento temático del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Formato: Reportaje institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
X
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio
Formato: Boletín informativo institucional
Medio: Radio interna, comunitaria y/o comercial
X
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor público y a la comunidad
Formato: Boletín informativo institucional
Medio: Radio interna
X
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculación de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje común en la selección y promoción de personal
Formato: Boletín informativo institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
X
Tema: Características de la contratación pública
Objetivo: Difundir los procesos de contratación pública
Formato: Cuña institucional
Medio: Radio interna, comunitaria y/o comercial
X
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Cuña institucional
Medio: Radio interna, comunitaria y/o comercial
X
Tema: Modelo de Gestión Ética y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Cuña institucional
Medio: Radio interna
X
Tema: Políticas y acciones del Plan de comunicación
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
Formato: Cuña institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
X
Tema: Imagen positiva del servidor público
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor público
PRENSA
Formato: Separata institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
X
Tema: Rendición de cuentas a la comunidad
Objetivo: Cumplir el principio de publicidad
Formato: Informe especial interinstitucional
Medio: Prensa local y/o nacional
X
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicación interinstitucional

111
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
Formato: Mini-reportaje institucional
Medio: Periódico interno
X
Tema: Servicios prestados por cada área
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Formato: Informe especial institucional
Medio: Periódico interno, prensa local y/o nacional
X
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor público y a la comunidad
Formato: Informe especial institucional
Medio: Periódico interno
X
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculación de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje común en la selección y promoción de personal
Formato: Informe especial institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
X
Tema: Características de la contratación pública
Objetivo: Difundir los procesos de contratación pública
Formato: Aviso institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
X
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio
Formato: Informe especial institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
X
Tema: Tratamiento temático del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Formato: Aviso institucional
Medio: Periódico interno, prensa local y/o nacional
X
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Informe especial institucional
Medio: Periódico interno, prensa local y/o nacional
X
Tema: Modelo de Gestión Ética y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Aviso institucional
Medio: Periódico interno
X
Tema: Políticas y acciones del Plan de comunicación
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
LÍNEA EDITORIAL
Formato: Revista interinstitucional
Circulación: Interna y externa
X
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicación interinstitucional
Formato: Folleto y/o boletín informativo institucional
Circulación: Interna y externa
X
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor público y a la comunidad
Formato: Folleto institucional
Circulación: Externa
X
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio
Formato: Folleto institucional
Circulación: Externa
X
Tema: Tratamiento temático del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo

112
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
Formato: Folleto institucional
Circulación: Externa
X
Tema: Características de la contratación pública
Objetivo: Difundir los procesos de contratación pública
Formato: Afiche y/o plegable institucional
Circulación: Interna y externa
X
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Afiche y/o plegable institucional
Circulación: Interna y externa
X
Tema: Modelo de Gestión Ética y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Libro y/o CD institucional
Circulación: Interna y externa
X
Tema: Balance social
Objetivo: Difundir el saldo social de la administración
Formato: Manual institucional
Circulación: Interna
X
Tema: Plan de comunicación
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad
Formato: Boletín informativo institucional
Circulación: Interna
X
Tema: Mensajes y orientaciones de directivos a las diferentes áreas
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
CARTELERAS
Las carteleras pueden utilizarse de dos maneras:
Como periódico mural (todas las carteleras de la entidad publican una información básica preimpresa y reservan un espacio para información
de las diferentes áreas)
Como carteleras de interés general (elaboradas por cada área)
Tema: Servicios prestados por cada área
X
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Tema: Programas y proyectos de la entidad
X
Objetivo: Informar al servidor público y a la comunidad
Tema: Servicios prestados por la entidad
X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio
Tema: Imagen positiva del servidor público
X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor público
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculación de personal
X
Objetivo: Establecer un lenguaje común en la selección y promoción de personal
Tema: Características de la contratación pública
X
Objetivo: Difundir los procesos de contratación pública
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
X
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Tema: Plan de comunicación
X
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad
BUZÓN DE SUGERENCIAS
Público: Interno y externo
Tema: Programas y proyectos de la entidad X
Objetivo: Recibir información del servidor público y de la comunidad
Público: Interno y externo
Tema: Servicios prestados por la entidad X
Objetivo: Conocer la opinión de la comunidad frente a la prestación del servicio
Público: Interno
Tema: Plan de comunicación X
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad

113
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
Público: Interno
Tema: Mensajes y orientaciones de directivos a las diferentes áreas X
Objetivo: Conocer la opinión del servidor público frente al liderazgo de los directivos
COMUNICACIÓN EN RED
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicación interinstitucional
Público: Interno
Medio: Intranet
X
Tema: Servicios prestados por cada área
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor público y a la comunidad
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Imagen positiva del servidor público
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor público
Público: Interno
Medio: Intranet
X
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculación de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje común en la selección y promoción de personal
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Características de la contratación pública
Objetivo: Difundir los procesos de contratación pública
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Tratamiento temático del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Modelo de Gestión Ética y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Público: Interno
Medio: Intranet
X
Tema: Políticas y acciones del Plan de comunicación
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
Público: Interno y externo
Medio: Página web
X
Tema: Compromisos suscritos por la Administración pública
Objetivo: Difundir los resultados obtenidos por la Administración Pública
CAMPAÑAS
Público: Interno
Tema: Servicios prestados por cada área X
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Público: Externo
Tema: Servicios prestados por la entidad X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio

114
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
Público: Interno y externo
Tema: Imagen positiva del servidor público X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor público
Público; Interno y externo
Tema: Plan de Desarrollo X
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Público: Interno y externo
Tema: Modelo de Gestión Ética y Control Interno X
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Público: Interno
Tema: Plan de comunicación como eje estratégico X
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
Público: Interno
Tema: La gestión ética una prioridad para la administración pública X
Objetivo: Convocar en torno a la Carta de Valores
Público: Interno
Tema: Código de Ética
X
Objetivo: Generar compromiso y respaldo directivo para liderar procesos de
construcción colectiva de la Gestión Ética
Público: Interno
Tema: El empleado del mes X
Objetivo: Empoderar al servidor público
Público: Externo
Tema: La ciudadanía conoce y opina sobre el Plan de Desarrollo X
Objetivo: Implementar un proceso de empoderamiento del Plan de Desarrollo
Público: Interno
Tema: El buen comportamiento del servidor público X
Objetivo: Promover la cultura de servicio
Público: Interno
Tema: La entidad como sistema X
Objetivo: Divulgar el modelo operativo por procesos
Público: Interno
Tema: Carta de Valores X
Objetivo: Incorporar la Carta de Valores en la cultura organizacional
Público: Interno
Tema: Comunicación e información como bienes colectivos X
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad
CONVERSATORIOS
Público: Interno y externo
Tema: Imagen positiva del servidor público X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor público
Público: Interno
Tema: Servicios prestados por cada área X
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Público: Interno
Tema: Manejo de procedimientos internos X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Público: Interno
Tema: Gestión Ética X
Objetivo: Generar compromiso directivo en la gestión ética
Público: Interno
Tema: Plan de comunicación como eje estratégico X
Objetivo: Promover el Plan de comunicación

115
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
Público: Interno
Tema: Objetivos comunes X
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad
Público: Interno
Tema: Oficina de Prensa y/o Dirección de Comunicación X
Objetivo: Mejorar el concepto de la comunicación
TALLERES Y SEMINARIOS
Público: Externo (líderes comunitarios)
Tema: Programas y proyectos de la entidad X
Objetivo: Informar a la comunidad
Público: Interno
Tema: Integración X
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Público: Interno y externo
Tema: Tratamiento temático del Plan de Desarrollo X
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Público: Interno
Tema: Formación en competencias comunicativas X
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
Público: Interno
Tema: Comunicación efectiva entre directivos y servidores públicos X
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad
Público: Interno
Tema: Liderazgo y comunicación X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Público: Interno
Tema: Misión y visión X
Objetivo: Conocer el Planteamiento Estratégico
Público: Interno
Tema: Entidades Públicas exitosas X
Objetivo: Generar sentido de pertenencia
FOROS
Público: Interno
Tema: Modelo de Gestión Ética y Control Interno X
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Público: Interno
Tema: Comportamiento ético en el servidor público Objetivo: Fortalecer la gestión ética X
en la práctica cotidiana del servidor público
Público: Interno
Tema: Formación en competencias comunicativas X
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
Público: Interno
Tema: Liderazgo y comunicación X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
CONCURSOS
Público: Interno
Tema: Liderazgo y comunicación X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Público: Interno
Tema: Carta de Valores X
Objetivo: Incorporar la Carta de Valores en la cultura organizacional
CAPACITACIÓN
Público: Interno
Tema: Mejoramiento continuo X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor público

116
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
Público: Interno
Tema: Inducción y reinducción X
Objetivo: Generar compromiso en el servidor público
Público: Interno
Tema: Relaciones humanas y atención al usuario X
Objetivo: Generar cultura de servicio
Público: Interno
Tema: Planteamiento Estratégico X
Objetivo: Conocer el Planteamiento Estratégico
PROCESOS PEDAGÓGICOS
Público: Interno
Tema: Comportamiento ético en el servidor público Objetivo: Fortalecer la gestión ética X
en la práctica cotidiana del servidor público
Público: Interno
Tema: El servidor público conoce y opina sobre el Plan de Desarrollo X
Objetivo: Implementar un proceso de empoderamiento del Plan de Desarrollo
REUNIONES
Público: Directivos
Tema: Mensajes y orientaciones de los directivos a las diferentes áreas X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Público: Directivos y su equipo
Tema: Plan de acción del día a día X .
Objetivo: Mejorar la comunicación entre directivos y servidores públicos
COMITÉS
Público: Comités primarios de trabajo
Tema: Comunicación e información como bienes colectivos X
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad
Público: Comités coordinadores de procesos
Tema: La entidad como sistema X
Objetivo: Divulgar el modelo operativo por procesos
MESAS DE TRABAJO
Público: Interno
Tema: Políticas y acciones del Plan de comunicación X
Objetivo: Promover el Plan de comunicación
Público: Interno
Tema: Comunicación e información como bienes colectivos X
Objetivo: Mejorar la comunicación en la entidad
Público: Interno y externo
Tema: Tratamiento temático del Plan de desarrollo X
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Público: Interno
Tema: Servicios prestados por cada área X
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Público: Interno
Tema: Mensajes y orientaciones de los directivos a las diferentes áreas X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Público: Interno
Tema: Carta de Valores X
Objetivo: Incorporar la Carta de Valores en la cultura organizacional
Público: Interno
Tema: Comportamiento ético en el servidor público Objetivo: Fortalecer la gestión ética X
en la práctica cotidiana del servidor público

117
 Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 2∗∗
Tema 3***
Tema 1∗
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS

P3 O4 M5
ATENCIÖN A LA COMUNIDAD
Medio: Oficina de Atención a la comunidad
Tema: Programas y proyectos de la entidad X
Objetivo: Informar a la comunidad
Público: Externo CALL CENTER
Tema: Servicios prestados por la entidad X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestación del servicio
RED DE CORRESPONSALES: Los corresponsales del Plan de comunicación son servidores públicos de diferentes niveles en la entidad que
se organizan en Red para apoyar, promover y difundir las estrategias del Plan
Público: Interno
Tema: acciones comunicativas del Plan de comunicación
Objetivo: Identificar y organizar en Red a servidores públicos que estén dispuestos a X
actuar como mediadores de las acciones comunicativas del Plan frente a sus públicos
particulares
Cuadro 1111 Menú de acciones comunicativas

4.2.2 Segundo momento: elaboración de cronogramas y presupuestos

Las acciones comunicativas contenidas en el Plan de Medios son actividades concretas

que deben planearse en el tiempo y que suponen la utilización de recursos. En este
sentido, el Plan de comunicación es un proyecto cuyos componentes deben obedecer a
un cronograma y responder a un presupuesto aprobado por la alta dirección.

Para elaborar este cronograma y presupuesto puede utilizarse cualquier metodología de

las muchas que existen y que son empleadas en los procesos de planeación de las
entidades.

4.2.3 Tercer momento: ejecución del Plan

Las acciones comunicativas definidas pueden agruparse por proyectos o ser

consideradas de manera aislada. Cada jefe y cada estilo de dirección tienen sus propias
metodologías de planificación del trabajo. Lo importante es que el Plan contenga una
hoja de ruta claramente definida con asignación de responsabilidades, de recursos y de
tiempos. La ejecución del Plan debe ser liderada por el jefe o director de la Unidad de
comunicación de la entidad, con el apoyo de los jefes o directores de las otras áreas que
se convierten en sus realizadores en lo que tiene que ver con la aplicación y
cumplimiento de las políticas de comunicación.

Es muy importante que la ejecución del Plan sea orientada por el Subcomité de
Comunicación que trabaja desde la alta dirección, cuyo secretario técnico debe ser el jefe
de la Unidad de comunicación, de manera que las circunstancias de coyuntura que se
presentan de manera inevitable sean resueltas desde la filosofía y los criterios asumidos
por la entidad en sus políticas de comunicación. El Método de seguimiento y apoyo a la

118
gestión del Plan de comunicación, es una herramienta fundamental que proporciona
información necesaria para la labor del Subcomité.

4.3 Proceso de Rendición de cuentas a la sociedad

Concepto

La Rendición de cuentas a la sociedad es un proceso complementario de la Rendición de

Cuentas Administrativa a los entes de Control, que consiste básicamente en la
realización periódica de eventos públicos a través de los cuales la entidad da cuenta a la
ciudadanía del estado de la gestión en relación con lo que quedó consignado en su Plan
de Desarrollo o en su Plan Estratégico y de los nuevos retos y metas que se plantea.
Igualmente la Rendición de cuentas a la sociedad es un escenario de encuentro entre la
entidad y la sociedad, a través del cual se socializan lecturas de la realidad y ocurre el
necesario direccionamiento político desde el Estado referido a los temas de la agenda
pública.

Como proceso comunicativo, la Rendición de cuentas a la sociedad supone la

construcción de una cultura de la información como bien público y colectivo en las
entidades, de tal manera que los servidores públicos asuman como parte de su
cotidianidad el registro, procesamiento y sistematización permanentes de la información
que se produce en las entidades, para que esté disponible y actualizada en el momento
de planear y preparar la Rendición de cuentas a la sociedad.

Objetivos

La Rendición de cuentas a la sociedad es un proceso comunicativo que responde a la

correcta aplicación del principio de publicidad, cuyo objetivo central es lograr que la
gestión pública responda a los principios de transparencia y visibilidad. Sus objetivos
específicos son:

• Realizar cortes periódicos para informar a la ciudadanía sobre el estado de la gestión

y dar cuenta del estado de los procesos, proyectos y programas y de los principales
temas de interés público.
• Entregarle a la ciudadanía información procesada y sistematizada que le permita
entender los procesos de la administración.
• Informar sobre los reenfoques y replanteamientos de los procesos y proyectos que
ejecuta la entidad.
• Proponer nuevas metas y retos asumidos por la entidad.

Metodología

El líder del proceso de Rendición de cuentas a la sociedad es el Gobernante o Directivo

de mayor nivel con apoyo directo de la alta dirección. Los temas de cada sesión de
119
Rendición de cuentas a la sociedad y su periodicidad son definidos por ésta instancia,
pero, en términos generales, deben constituir un barrido sistemático y actualizado de los
procesos, proyectos y programas de la entidad, para lo cual se precisa del apoyo de
todos los niveles bajo supervisión directa de cada uno de los directivos en su respectiva
área. La Rendición de cuentas a la sociedad consta de cuatro momentos:

• Definición de la agenda
• Producción de la información
• Tratamiento comunicativo
• Acciones comunicativas en medios

4.3.1 Primer momento: definición de la agenda

• Este es un momento de decisión política que compete directamente a la orientación

del gobernante o directivo de mayor nivel y que sucede en el seno del Consejo de
Gobierno o el Comité de Dirección, en el cual se deciden los temas que van a ser
incluidos en la sesión, con sus respectivos enfoques, de acuerdo con los objetivos
general y específicos de la Rendición de cuentas a la sociedad.
• La periodicidad de las sesiones de Rendición de cuentas a la sociedad debe definirse
previamente y no estar sujeta a la coyuntura, pero, en términos generales, puede
asociarse al corte anual del estado de la gestión. Es muy importante que la
ciudadanía conozca el cronograma de las sesiones y que éste se cumpla para generar
confianza y dar testimonio de la seriedad de la administración.

4.3.2 Segundo momento: producción de la información

Una vez definida la agenda de cada sesión, el gobernante o directivo de mayor nivel
asignará tareas a sus colaboradores, quienes tendrán la responsabilidad de preparar los
informes que van a ser presentados en la sesión con apoyo de sus equipos de trabajo.
Todos los informes de la Rendición de cuentas a la sociedad deben ser supervisados y
aprobados por el gobernante o directivo de mayor nivel para poder realizar las
correcciones y ajustes necesarios con tiempo suficiente para preparar sus tratamiento
comunicativo. Los informes deben ser elaborados con los apoyos didácticos (cuadros,
gráficos, resúmenes) necesarios para su tratamiento comunicativo.

4.3.3 Tercer momento: tratamiento comunicativo

• La Rendición de cuentas a la sociedad es más eficaz si se da un tratamiento

mediático, es decir, si se realiza con apoyo en los medios masivos de comunicación
para garantizar mayor cobertura. Esto significa que el lenguaje utilizado en los
informes debe ser de carácter comunicativo y no técnico y que los contenidos deben
ser expresados de una manera clara y sencilla, dirigida a una audiencia general no
especializada.

120
• La Unidad de comunicación deberá prestar su apoyo para que los informes sean
tratados en forma adecuada, para ello podrá utilizar diferentes formatos como la
transmisión en directo, las presentaciones en power point y los pregrabados de
audio o video.
• Es importante darle a los informes un tratamiento de piezas comunicativas
profesionalmente elaboradas, es decir, con libretos escritos por comunicadores,
narraciones en off, imágenes de apoyo, gráficos, tratamiento musical y, en general,
todos aquellos recursos que hagan más amable su presentación y que contribuyan a
una mejor comprensión y asimilación por parte de la audiencia.

4.3.4 Cuarto momento: acciones comunicativas en medios

• Las sesiones de Rendición de cuentas a la sociedad son audiencias públicas con

asistencia de público y transmisión en algún medio de comunicación masiva. Según
las condiciones de espacio, cada entidad definirá si la convocatoria a estas audiencias
es abierta o mediante invitación, siguiendo siempre un criterio de representatividad
amplia de todos los sectores de la sociedad. En cualquier caso, la Rendición de
cuentas a la sociedad no es una rueda de prensa, ni el auditorio debe circunscribirse
únicamente a la asistencia de los representantes de los medios masivos de
comunicación.
• En los casos en que esto sea posible, las sesiones de Rendición de cuentas a la
sociedad se harán por los canales de televisión pública nacionales, regionales o
locales, mediante transmisión en directo desde el lugar donde se realice la sesión.
También es posible utilizar transmisiones radiales en directo o realizar audiencias
públicas en el caso de Unidades Territoriales pequeñas que no cuenten con ninguno
de estos medios.
• La conducción de la Rendición de cuentas a la sociedad debe ser asumida de viva
voz por el gobernante o directivo de mayor nivel. Es recomendable la utilización de
un presentador o presentadora para introducir los temas.
• Dada la limitación de tiempo que es característica de los medios masivos,
difícilmente puede aspirarse a que intervengan demasiados personajes en la sesión
de Rendición de cuentas a la sociedad. Sin embargo siempre es deseable que el
gobernante o directivo permita que algunos de sus colaboradores participen en la
exposición de los informes, de acuerdo con su especificidad, o que respondan
preguntas concretas del auditorio o formuladas por la audiencia a través de líneas
telefónicas especialmente dispuestas para la ocasión.

4.4 Proceso de construcción y aplicación de indicadores del Método de seguimiento y

apoyo a la gestión del Plan de comunicación

121
Metodología

El insumo fundamental para que el Método de seguimiento y apoyo a la gestión pueda

cumplir cabalmente con su función, lo constituyen los indicadores. Por ello, este manual
ofrece las fórmulas o relaciones entre las variables constitutivas del Plan, cuya aplicación
permitirá la obtención de cada indicador. Al respecto se deben tener presentes las
siguientes precisiones conceptuales y metodológicas:

• Los indicadores se constituyen en instrumentos de orden gerencial, necesarios para

el seguimiento y apoyo a la gestión de la comunicación en las entidades del Estado.
Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y cualitativas sujetas a
medición que permiten observar la situación y las tendencias de cambios generados
en la entidad en relación con el logro de objetivos y metas previstos.
• Las fórmulas en todos los casos deberán traducirse en un número entre 0 y 1.
• Para su interpretación se deberá tener presente que mientras más cerca esté el
resultado de la unidad, mejor es el comportamiento del aspecto o componente del
Plan sobre el cual trata el indicador.
• Los indicadores cuyas fórmulas se establecen pueden ser caracterizados como de dos
clases: simples y compuestos o integrados.
• Los indicadores simples establecen la combinación de variables íntimamente
relacionadas entre sí. Ejemplo de este tipo de indicadores son las relaciones entre
presupuesto ejecutado y presupuesto programado o proyectado; piezas
comunicativas e informativas difundidas y piezas producidas; tiempo realmente
empleado en la realización de las piezas producidas y tiempo inicialmente
programado para su realización.
• Los indicadores compuestos combinan variables que si bien tienen que ver con el
desenvolvimiento de un componente del Plan, no son estrictamente de idéntica
naturaleza. Ejemplo de este tipo de indicadores son el indicador de eficiencia
económica que resulta de conjugar los indicadores de Eficiencia Presupuestal,
Eficiencia Operativa u Operacional y Oportunidad de la Ejecución del Presupuesto, y
el indicador de visión compartida, que combina los índices de apropiación de los
componentes del Plan Estratégico institucional y el del desempeño del recurso
humano.
• Adicionalmente, en el cálculo de los indicadores compuestos, intervienen unos
factores multiplicadores o ponderadores identificados con la letra griega ρ. Dichos
ponderadores son el resultado de definir, de un total de 100 puntos, qué puntaje o
proporción se le asigna a cada una de las variables que conforman un determinado
indicador. Estos deberán ser establecidos al interior de cada entidad o institución, de
conformidad con el énfasis o importancia que se le quiera dar a los factores
determinantes de cada indicador.
• Por otro lado, el Manual también propone, para cada variable que interviene en el
cálculo de los indicadores, una estructura de datos mínima que deberá ser
implementada para la administración y mantenimiento actualizados de los datos
122
 cuyo procesamiento deberá traducirse en la información que cada variable aportará
al cálculo del indicador correspondiente.

Ello significa que este Manual define los Sistemas de Información o Bases de Datos
que es necesario construir para que, con base en ellos, se pueda producir la
información base para el cálculo y producción de los indicadores que servirán para
monitorear la evolución del Plan.

Al hablar de Bases de Datos o Sistemas de Información, el Manual se refiere a mecanismos

de registro —permanente y con una estructura definida—, del conjunto de datos que
combinados contribuyen a identificar y caracterizar completa e integralmente un ítem de un
archivo. No se requiere de herramientas altamente complejas; basta con un simple
manejador de bases de datos (algunos de los manejadores de bases de datos más populares
y de fácil manejo son: el Access, Fox Pro, Dbase II o III.) o con una hoja electrónica (Dos de
las hojas electrónicas más conocidas en nuestro medio son el Excel y el Lotus) para
mantener actualizados los registros que cada base de datos implica.

4.4.1 Indicadores de seguimiento a los ejes temáticos

A continuación se presentan las formulas de los indicadores previstos para observar la

evolución de cada uno de los ocho ejes temáticos identificados por el MCPOI.

4.4.1.1 Desarrollo de mecanismos de escucha y receptividad

 EERO 
IMER =  
 EERP 

Donde la variable dependiente es

IMER => Índice de mecanismos de escucha y receptividad

Y las variables independientes son:

EERO => Espacios de escucha y receptividad operando

EERP => Espacios de escucha y receptividad proyectados

Las entidades del Estado deben estar abiertas hacia las comunidades y disponer cada
vez más y mejores espacios para escuchar y recibir tanto de sus colaboradores como de
la comunidad, las críticas, quejas y reclamos que se sientan impulsados a hacer.

La escucha y la receptividad tienen que ver entonces con: la cantidad de espacios

previstos, para que, tanto los colaboradores de la institución como su población objetivo,
puedan expresar sus críticas o sugerencias con relación al quehacer de la entidad

123
4.4.1.2 Desarrollo de la actitud de servicio

 SQA 
IAS =  
 SQR 

Donde la variable dependiente es

IAS => Índice de actitud de servicio

Y las variables independientes son:

SQA => Sugerencias y quejas atendidas

SQR => Sugerencias y quejas recibidas

La actitud de servicio tiene entonces que ver con: el grado en que las sugerencias, quejas
y reclamos se traducen en decisiones y disposiciones correctivas del aspecto o proceso
criticado y en una respuesta oportuna al interesado.

Para el cálculo de este indicador, será necesario implementar la base de datos cuya
estructura mínima se establece a continuación.

Etiqueta Contenido
Código
Número consecutivo o dato alfanumérico con el cual ha sido identificada la sugerencia o
Sugerencia
queja.
o Queja
Este campo implica la caracterización y estandarización de las diferentes clases de
Clase sugerencias o quejas que habitualmente se reciben en la entidad. Esta clasificación puede
de hacerse atendiendo al área o dependencia a la que se refiere (administrativa, operativa,
Sugerencia almacén, etc. y/o de acuerdo con el medio por el cual se recibió: correo local o nacional, e-
mail, dudas e inquietudes manifestadas en eventos de comunicación e información. etc.)
Fecha
de Fecha a partir de la cual se ha recibido la correspondiente sugerencia.
Recepción
Fecha
El Código Contencioso Administrativo establece los términos mínimo y máximo, dentro de
de
los cuales toda entidad estatal debe atender las comunicaciones que recibe. Esta fecha
Respuesta
deberá estar dentro de dichos términos.
Inicial
Se deben predefinir todas las categorías posibles, de conformidad con la realidad de la
entidad y la importancia o gravedad de la queja o reclamo. Pueden ser:
Tipo Carta
de Comunicación telefónica
Respuesta Correo electrónico (e-mail)
Telegrama
Mensaje a través de los medios de comunicación, etc.
Estado Campo requerido para indicas los estados de las diferentes sugerencias, reclamos y/o quejas
de la recibidos. En principio se sugieren las categorías:
Sugerencia Recibida
124
 Etiqueta Contenido
o Queja En trámite
Atendida
Cuadro 1212 Diseño de la estructura de la base de datos de sugerencias y quejas recibidas y/o atendidas

4.4.1.3 Construcción de visión compartida

( )
ICVC = IApPEI × p ApPEI + ( IDRH × p DRH )

Donde la variable dependiente es:

ICVC => Índice de construcción de visión compartida

Y las variables independientes son:

IApPEI => Índice de apropiación de los componentes del Plan Estratégico

institucional
ρApPEI => Ponderador de la apropiación de los componentes del Plan Estratégico
institucional
IDRH => Índice de desempeño del recurso humano
ρDRH => Ponderador del desempeño del recurso humano

Se construye visión compartida en las entidades del Estado, cuando los servidores
públicos entienden que la función del Estado es la búsqueda del bien común y su
finalidad administrar eficientemente los bienes y recursos públicos para garantizar la
calidad de vida de los ciudadanos.

Y serán indicios de que dicha función y búsqueda han sido entendidas por los
colaboradores y las poblaciones objetivo de cada entidad: i) su mayor o menor grado de
conocimiento y apropiación, como mínimo, de los elementos estratégicos (misión,
visión, objetivos estratégicos institucionales) formulados en el Plan de Desarrollo de la
entidad; y ii) el mayor o menor grado de cumplimiento de las funciones y metas a cada
quien encomendadas.

Para la construcción del índice de apropiación de los componentes del Plan Estratégico
institucional, se deberán diseñar formularios de encuestas para ser aplicados a los
funcionarios y a otros actores relacionados con respecto a los cuales interesa que tengan
un buen nivel de conocimiento sobre los lineamientos estratégicos de la entidad. Estas
encuestas deberán variar en cada caso, en la medida que deben contener preguntas
inherentes a los lineamientos de cada entidad.

En cuanto al Índice de desempeño del recurso humano, éste deberá surgir del sistema
que tenga previsto cada entidad para la evaluación del desempeño de su personal.

125
4.4.1.4 Promoción del trabajo colaborativo

ATR
IPTC =
ACE

Donde la variable dependiente es:

IPTC => Índice de promoción del trabajo colaborativo

Y las variables independientes son:

ATR => Áreas trabajando en red

ACE => Áreas constitutivas de la entidad

El trabajo colaborativo logra que las áreas o dependencia de la entidad actúen como
redes de ayuda mutua, se relacionen de manera sinérgica y potencien sus fortalezas.

4.4.1.5 Promoción de la cultura de la sistematización

SIO
ICCS =
NPS

Donde la variable dependiente es:

ICCS => Índice de construcción de cultura de la sistematización

Y las variables independientes son:

SIO => Sistemas de información operando

NPS => Número de procesos sistematizables

La información adquiere valor y utilidad cuando es sistematizada de manera tal que

produzca conocimiento indispensable para entender los procesos de la entidad.

4.4.1.6 Posicionamiento del concepto de la información como bien

colectivo

ID
ISI =
IP

Donde la variable dependiente es:

126
ISI => Índice de socialización de la información

Y las variables independientes son:

ID => Información difundida

IP => Información producida

La circulación interna de información veraz, suficiente, oportuna, entendible y

verificable mejora la eficiencia del trabajo, genera confianza y construye cultura de lo
público; además, la totalidad de la información producida, debe ser de dominio público,
salvo aquella que sea considerada de alta confidencialidad por sus implicaciones para la
seguridad de la entidad.

El numerador de la formula anterior hace referencia a aquella información que la

entidad ponga en circulación o difunda en relación con los servicios que presta y los
procesos que realiza para su prestación, y el denominador se refiere a toda la que al
respecto produce.

El cálculo de este indicador no requiere del diseño de un nuevo registro de datos, puesto
que los datos correspondientes son un subconjunto de las piezas y/o productos
comunicativos e informativos cuyo registro se previó para el cálculo del indicador de
eficiencia operativa.

4.4.1.7 Aplicación del principio de publicidad

 ERCR 
IAPP = (IAAD × pDAA ) + (IPCIP × pPCIP ) +  × pRC 
 ERCP 

Donde la variable dependiente es:

IAPP => Índice de aplicación del principio de publicidad

Y las variables independientes son:

IAAD => Índice de actos administrativos difundidos

ρDAA => Ponderador de la difusión de los actos administrativos
IPCIP => Índice de piezas comunicativas e informativas publicadas
ρPCIP => Ponderador de las piezas comunicativas e informativas publicadas
ERCR => Eventos de realizados
ERCP => Eventos de Rendición de cuentas a la sociedad proyectados
ρRC => Ponderador de la Rendición de cuentas a la sociedad

127
El Estado se hace visible cuando rinde cuentas, informa lo que hace, muestra resultados
y socializa el saber institucional.

La aplicación del principio de publicidad tiene que ver entonces con: i) los actos
administrativos que, por ley, deben ser difundidos; ii) el free prees (boletines para
medios y otras piezas comunicativas e informativas publicadas, ruedas de prensa); y iii)
con el hecho de que la administración difunda y socialice todo lo que hace -como
Rendición de cuentas a la sociedad - pero también como parte de su actividad cotidiana
-como socialización-.

4.4.1.8 Concepto comunicativo del posicionamiento

EEPC
IPI =
EEPR

Donde la variable dependiente es:

IPI => Índice de posicionamiento institucional

Y las variables independientes son:

EEPC => Eventos y espacios pertinentes a los que ha sido convocada

EEPR => Eventos y espacios pertinentes realizados (en su entorno)

Cuando una institución es poseedora de gran credibilidad y liderazgo, regularmente es

convocada a participar en gran cantidad de espacios y eventos.

El Índice de Posicionamiento Institucional, parte de considerar que, tanto en el

numerador como en el denominador, sólo se deben considerar, aquellos cuyo contenido
o asunto, tenga algo que ver con el quehacer de la entidad. El numerador corresponde
al conjunto de eventos o espacios en los que ha participado y el denominador a los que
han ocurrido en el entorno en el que se desenvuelve, la institución.

4.4.2 Indicadores de seguimiento a los campos de aplicación del MCPOI

Los indicadores que se definen a continuación, han sido organizados de acuerdo con los
Campos en los que deberá ser implementado el Plan de comunicación. El cálculo de
estos indicadores, en todos los casos parte de la existencia de los correspondientes a los
ejes temáticos del Modelo.

128
4.4.2.1 Índice de evolución de las acciones comunicativas

La receptividad, la actitud de servicio, la construcción de visión compartida y el trabajo

colaborativo, son los ejes constitutivos del campo de la acciones comunicativas.

Luego la formula de éste indicador, será:

IECO = ( IMER × ρ MER ) + ( IAS × ρ AS ) + ( ICVC × ρ CVC ) + ( IPTC × ρ PTC )

Donde la variable dependiente es:

IECO => Índice de evolución de la acciones comunicativas

Y las variables independientes son:

IMER => Índice de mecanismos de escucha y receptividad.

ρMER => Ponderador de los mecanismos de escucha y receptividad
IAS => Índice de actitud de servicio.
ρAS => Ponderador de la actitud de servicio
ICVC => Índice de construcción de visión compartida
ρCVC => Ponderador de la construcción de visión compartida
IPTC => Índice de promoción del trabajo colaborativo
ρPTC => Ponderador de la promoción del trabajo colaborativo

4.4.2.2 Índice de evolución de la comunicación informativa

La construcción de la cultura de la sistematización y la socialización de la información,

son determinantes de la evolución del campo de la comunicación Informativa.

Luego la formula de éste indicador, será:

IECI = ( ICCS × ρ CCS ) + ( ISI × ρ SI )

Donde la variable dependiente es:

IECI => Índice de evolución de la comunicación informativa

Y las variables independientes son:

ICCS => Índice de construcción de cultura de la sistematización

ρCCS => Ponderador de la construcción de cultura de la sistematización
ISI => Índice de socialización de la información
ρSI => Ponderador de la socialización de la información
129
4.4.2.3 Índice de evolución de la Rendición de cuentas a la sociedad

La correcta aplicación del principio constitucional de la publicidad y la credibilidad y

confianza alcanzada por la institución y su personal, son determinantes de la evolución
del Índice de Evolución de la Comunicación Informativa.

Luego la formula de éste indicador, será:

IERC = ( IAPP × ρ APP ) + ( IPI × ρ PI )

Donde la variable dependiente es:

IERC => Índice de evolución de la Rendición de cuentas a la sociedad

Y las variables independientes son:

IAPP => Índice de aplicación del principio de publicidad

ρAPP => Ponderador de la aplicación del principio de publicidad
IPI => Índice de posicionamiento institucional
ρPI => Ponderador del posicionamiento institucional

4.4.3 Índice de seguimiento y apoyo a la gestión del Plan de comunicación

Las cuatro perspectivas conjugadas y ponderadas de acuerdo con el peso o importancia

que la entidad y/o la instancia responsable de su gestión considere que le debe dar, se
deben combinar o integrar para conformar un único Índice de Seguimiento y Apoyo a la
Gestión del Plan de comunicación.

ISAG = ( IPE × ρPE ) + ( IPPO × ρPPO ) + ( IPP × ρPP ) + ( IPA × ρPA )

Donde la variable dependiente es:

ISAG => Índice de seguimiento y apoyo a la gestión

Y las variables independientes son:
IPE => Índice de la perspectiva económica
ρPE => Ponderador de la perspectiva económica
IPPO => Índice de la perspectiva de la población objetivo
ρPPO => Ponderador de la perspectiva de la población objetivo
IPP => Índice de la perspectiva de los procesos
ρPP => Ponderador de la perspectiva de los procesos
IPA => Índice de la perspectiva de los aprendizajes
ρPA => Ponderador de la perspectiva de los aprendizajes

130
En otras palabras, el ISAG es en sí, un resultado de la forma como evolucionen las
cuatro perspectivas.

4.4.3.1 Perspectiva de la población objetivo

Como ya se dijo en el marco conceptual, el Plan de comunicación está dirigido a

suministrar la información suficiente y oportuna sobre los servicios o productos que
ofrece la entidad y los logros o resultados de su actuación, tanto a la comunidad en
general, como a los funcionarios de la misma, al igual que a institucionalizar efectivos
mecanismos de escucha y receptividad de lo que la opinión pública tenga que decir, en
relación con el quehacer y la actuación de la entidad. Lo dicho se traduce en la siguiente
formulación:

IPPO = ( ICVC × ρ CVC ) + ( IMER × ρ MER )

Donde la variable dependiente es:

IPPO => Índice de la perspectiva de la población objetivo

Y las variables independientes son:

ICVC => Índice de construcción de visión compartida

ρCVC => Ponderador de la construcción de visión compartida
IMER => Índice de mecanismos de escucha y receptividad
ρMER => Ponderador de los mecanismos de escucha y receptividad

En la medida en que tanto los colaboradores y la comunidad tenga claro qué hace la
entidad y para qué lo hace, se habrá dado un primer paso muy importante en el sentido
de lograr construir una visión compartida de la institución, por parte de propios y
extraños. Igualmente, si tanto unos como otros, sienten que sus críticas y observaciones
no sólo son escuchadas sino que además, se traducen en decisiones en pro del mejor
desempeño de la entidad, se podrá afirmar que funcionan los mecanismos de escucha y
receptividad. Cuando ambas circunstancias se den, la población destinataria del
quehacer institucional, habrá recuperado la confianza y la credibilidad en sus
instituciones.

4.4.3.2 Perspectiva de los procesos

Para lograr la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios de los

servicios y de los funcionarios de la entidad, las instancias gestoras del Plan de
comunicación deberán poner en marcha un conjunto de métodos y procedimientos que
se traduzcan en las piezas, los eventos de comunicación e información, los espacios de
escucha y receptividad, y en general los mecanismos mediante los cuales se espera
131
mantener una comunicación fluida y debidamente informados a los funcionarios y a la
población destinataria de la acción de la entidad, sobre lo que hace, deja de hacer y los
logros o resultados alcanzados con su accionar. La siguiente es la formulación de este
indicador:

IPP = ( ISI × ρ SI ) + ( IAPP × ρ APP )

Donde la variable dependiente es:

IPP => Índice de la perspectiva de los procesos

Y las variables independientes son:

ISI => Índice de socialización de la información

ρSI => Ponderador de la socialización de la información
IAPP => Índice de apropiación del principio de publicidad
ρAPP => Ponderador de la apropiación del principio de publicidad

4.4.3.3 Perspectiva de los aprendizajes

El método plantea los indicadores de esta perspectiva como el conjunto de drivers

(motores o impulsadores) del resto de las perspectivas. Estos inductores constituyen el
conjunto de activos que dotan a la organización de la habilidad para aprender y mejorar.

Para lograrlo, clasifica los activos relativos al aprendizaje y mejoría en indicadores sobre
la capacidad y competencia de las personas (gestión del conocimiento), sistemas de
información (sistemas que proveen información útil para el trabajo) y cultura-clima-
motivación para el aprendizaje y la acción.

IPA = ( IPTC × ρ PTC ) + ( ICCS × ρ CCS )

Donde la variable dependiente es:

IPA => Índice de la perspectiva de los aprendizajes

Y las variables independientes son:

IPTC => Índice de promoción del trabajo colaborativo

ρPTC => Ponderador de la promoción del trabajo colaborativo
ICCS => Índice de construcción de cultura de la sistematización
ρCCS => Ponderador de la construcción de cultura de la sistematización

132
4.4.3.4 Perspectiva económica

El Plan de comunicación debe tender, en todos los campos, al logro de sus objetivos,
procurando la mayor eficiencia posible en el uso de los recursos asignados para su
ejecución. La eficiencia aquí es entendida como el cumplimiento de lo programado en
cuanto a la cantidad de recursos ejecutados, la cantidad de productos o eventos
realizados y el tiempo empleado para su realización.

En otras palabras, el indicador combina los conceptos de Eficiencia Operacional

(cumplimiento de la meta de productos y/o eventos comunicativos o informativos
programados), eficiencia del manejo presupuestal (cumplimiento del flujo de caja
presupuestado) y oportunidad (cumplimiento del cronograma del Plan de
comunicación). Matemáticamente, lo anterior se resume en la siguiente fórmula:

IPE = ( EO × ρ EO ) + ( EP × ρ EP ) + (OE × ρ OE )

Donde la variable dependiente es:

IPE => Índice de la perspectiva económica

Y las variables independientes son:

EO => Eficiencia operativa

ρEO => Ponderador de la eficiencia operativa
EP => Eficiencia presupuestal
ρEP => Ponderador de la eficiencia presupuestal
OE => Oportunidad en la ejecución
ρOE => Ponderador de la oportunidad en la ejecución

• Eficiencia Operativa

El Plan de comunicación implica la definición y cuantificación de los productos o piezas

comunicativas e informativas (boletines, afiches, comunicados de prensa, folletos
promocionales de los servicios de la entidad, diseño, construcción y mantenimiento
permanente de una página web, etc.), que se deberán realizar durante la vigencia del
mismo. La eficiencia operativa u operacional, estará dada por la siguiente fórmula:

PCIR
EO =
PCIP

Donde la variable dependiente es:

EO => Eficiencia operativa

133
Y las variables independientes son:

PCIR => Piezas comunicativas e informativas realizadas

PCIP => Piezas comunicativas e informativas proyectadas

Este indicador implica la construcción de dos bases de datos. A continuación se

establece el diseño mínimo de los registros6 que será necesario implementar para la
producción de la información requerida para el cálculo de este indicador. Al expresar
que es el diseño mínimo, se quiere decir que adicionales a los campos previstos, siempre
será posible agregar aquellos que en de conformidad con el interés de la entidad,
también se quiera registrar, en relación con las piezas comunicativas e informativas
proyectadas.

Etiqueta Contenido
Código Puede ser un número consecutivo o un dato alfanumérico que identifique inequívocamente
Pieza a cada producto o pieza comunicativa e informativa.
Este campo implica la caracterización y estandarización de las diferentes clases de piezas.
V.g. Materiales impresos, eventos o reuniones, información digital, campañas a través de
Clase los medios. Igualmente se puede, si se considera pertinente y necesario, desagregar más las
de anteriores clasificaciones. P. Ej. Los materiales impresos pueden tipificarse en: afiches,
Pieza boletines, cartas informativas, folletos, informes de labores, memorandos, plegables, etc.
ó Los eventos o reuniones se pueden desagregar en: mesas de trabajo, reuniones informativas,
Evento eventos de Rendición de Cuentas, asambleas comunitarias, campañas promocionales de los
productos o servicios de la entidad, etc. La información digital se puede tipificar según el
medio en: información en CD, información en disquete, correo e-mail, página web, etc.
Duración Previsión de la cantidad de tiempo que podrá transcurrir, desde el momento que se inicie el
Realización diseño hasta que se produzca una determinada pieza comunicativa o informativa.
Fecha Fecha para la cual se espera que la pieza correspondiente deberá estar terminada o se
Realización deberá realizar el evento o reunión.
Costo
Cálculo de la cantidad de dinero que se espera costará la pieza o el evento correspondiente.
Proyectado
Cuadro 1313 Diseño de la estructura de la base de datos de las piezas comunicativas e informativas
proyectadas

Etiqueta Contenido
Código Número consecutivo o dato alfanumérico con el cual ha sido identificada la pieza o evento
Pieza comunicativo o informativo realizado.
Clase
de
Categoría de clase o tipo con la que ha sido caracterizada la pieza o evento en la base de
Pieza
datos de Piezas Comunicativas e Informativas Proyectadas.
ó
Evento

6 Registro: conjunto de datos o campos que conjugados identifican o caracterizan suficiente y adecuadamente a un
elemento o ítem de un archivo o base de datos.

134
 Etiqueta Contenido
Duración Cantidad de tiempo realmente invertido, desde el momento en que se inició el diseño hasta
Realización que se produjo una determinada pieza o evento comunicativo o informativo.
Fecha
Fecha en la cual se terminó la pieza o se realizó el evento o reunión.
Realización
Costo Determinación de la cantidad de dinero realmente invertido en la realización o producción
Proyectado de la pieza.
Cuadro 1414 Diseño de la estructura de la base de datos de las piezas comunicativas e informativas
realizadas

• Eficiencia presupuestal

La definición y cuantificación de los productos o piezas comunicativas e informativas a

generar, debe traducirse en la elaboración del presupuesto requerido para su
realización. La Eficiencia Presupuestal en el manejo de los recursos estará dada por la
siguiente fórmula:

PE
EP =
PP

Donde la variable dependiente es:

EP => Eficiencia presupuestal

Y las variables independientes son:

PE => Presupuesto ejecutado

PP => Presupuesto proyectado

El presupuesto proyectado puede corresponder al presupuesto apropiado por la

instancia o autoridad correspondiente, si bien es cierto que por lo regular, este se ve
afectado por decisiones políticas que en muchas ocasiones no corresponderán con los
requerimientos del Plan. Para el efecto, algunas entidades procuran recurrir a la
búsqueda de la participación o cofinanciación de sus iniciativas por parte de otras
entidades o personas. En tales casos el presupuesto proyectado deberá incluir los
valores correspondientes a dichas participaciones.

Las bases de datos atrás relacionadas contienen la información requerida para el cálculo
de las variables que intervienen en este indicador.

• Oportunidad de la ejecución

Para la generación de cada producto o pieza comunicativa e informativa debe preverse

con el mayor realismo posible la cantidad de tiempo a invertir en su realización. El
eficiente uso del recurso tiempo en la realización de una determinada pieza o producto,
135
es la comparación entre el tiempo efectivamente invertido en su diseño, preparación y
producción y el tiempo previsto para su realización. Consecuencialmente la eficiencia
en el uso del recurso tiempo para la ejecución del Plan, estará dada por la comparación
de las sumas de los tiempos invertidos para la realización de las diferentes piezas y la
suma de los tiempos previstos para su realización.

TE
OE =
TP

Donde la variable dependiente es:

OE => Oportunidad de la ejecución

Y las variables independientes son:

TE => Tiempos empleados

TP => Tiempos programados

4.4.4 Índice de desempeño del Modelo de comunicación pública organizacional e

informativa

Parte de los indicadores empleados para calcular el índice de seguimiento y apoyo a la

gestión del Plan de comunicación pueden ser reagrupados de conformidad con la
estructura del MCPOI, con el fin de calcular su índice de desempeño.

Ahora bien, los componentes fundamentales del modelo son los asociados con los
conceptos de interlocución, apertura y visibilidad de la entidad.

Dicha estructura significa que el Índice de desempeño del Modelo, surge de la siguiente
formulación:

IDM = ( II × ρ I ) + ( IA × ρ A ) + ( IV × ρV )

Donde la variable dependiente es:

IDM => Índice de desempeño del Modelo de comunicación pública

organizacional informativa

Y las variables independientes son:

II => Índice de interlocución

ρI => Ponderador de la interlocución
IA => Índice de apertura

136
ρA => Ponderador de la apertura
IV => Índice de visibilidad
ρV => Ponderador de la visibilidad

4.4.4.1 Índice de interlocución

II = ( ISI × ρ SI ) + ( ICVC × ρ CVC )

Donde la variable dependiente es:

II => Índice de interlocución

Y las variables independientes, que ya fueron explicadas en los índices anteriores, son:

ISI => Índice de socialización de la información

ρSI => Ponderador de la socialización de la información
ICVC => Índice de construcción de visión compartida
ρCVC => Ponderador de la construcción de visión compartida

4.4.4.2 Índice de apertura

IA = ( IAPP × ρ APP ) + ( IMER × ρ MER )

Donde la variable dependiente es:

IA => Índice de apertura

Y las variables independientes son:

IAPP => Índice de apropiación del principio de publicidad

ρAPP => Ponderador de la apropiación del principio de publicidad
IMER => Índice de mecanismos de escucha y receptividad
ρMER => Ponderador de los mecanismos de escucha y receptividad

4.4.4.3 Índice de visibilidad

IV = ( IPCS × ρ PCS ) + ( IPTC × ρ PTC )

Donde la variable dependiente es:

IV => Índice de visibilidad

Y las variables independientes son:

137
IPCS => Índice de promoción de la cultura de la sistematización
ρPCS => Ponderador de la promoción de la cultura de la sistematización
IPTC => Índice de promoción del trabajo colaborativo
ρPTC => Ponderador de la promoción del trabajo colaborativo

5 Quinta etapa: establecimiento de niveles de responsabilidad

El ordenamiento de la comunicación en las entidades, empieza por definir con claridad

quienes son los actores que intervienen en ella y cual es su función dentro del Plan de
comunicación. Estos actores son:

5.1 Productor

El Productor del Plan de comunicación se define como el sujeto institucional que aporta
la voluntad política que hace posible su institucionalización y ejecución en la entidad,
para lo cual proporciona los recursos necesarios. Por consiguiente, este Productor en las
entidades del Estado es la alta dirección, que:

− Garantiza las condiciones para la implementación del Plan.

− Propone e identifica su sentido (Valida y llena de contenidos el propósito.
− Define los imaginarios que van a ser puestos en juego.
− Aporta información que direcciona el Plan.
− Provee y garantiza recursos.

En la práctica, la actuación del Productor del Plan de comunicación, puede

operacionalizarse a través de la constitución de un Subcomité de Comunicación, que
haga las veces de Junta Técnica que oriente el Plan.

5.2 Subcomité de comunicación

El Plan de comunicación puede ser orientado directamente por el gobernante o el

directivo de mayor nivel, sin embargo es recomendable la constitución de una unidad
de orientación que analice e interprete de manera permanente las ejecutorias del Plan y
que vele porque éste efectivamente se concentre en trabajar sobre los temas de la Ruta
Crítica y en proponer soluciones a los problemas que se presentan en el día a día y que
deben ser atendidos desde la comunicación. En las entidades que asuman el MCPOI
ésta unidad de orientación puede adquirir la forma de un Subcomité de comunicación
designado por el gobernante o directivo de mayor nivel, con una Secretaría Técnica en
cabeza de quien dirija la Unidad de comunicación y participación de los encargados de
las relaciones comunicativas con los públicos internos y externos de la entidad. El
Subcomité de comunicación toma las decisiones concernientes a la orientación del Plan
de comunicación.

138
5.3 Director-editor

El líder del proceso de apoyo que instrumentaliza el Plan de comunicación debe ser el
jefe que esté a cargo de la Unidad de comunicación que exista en la entidad (Dirección,
Subdirección, Oficina o Jefatura) Las funciones que debe cumplir esta unidad, son:

• Dirección del proceso comunicativo.

• Diseño y gestión del Plan de comunicación.
• Desarrollo de contenidos.
• Edición o articulación del discurso que se expresa en los medios y en las acciones
comunicativas que se realizan en la entidad.
• Producción de medios y de piezas de comunicación.
• Aplicación del Método de seguimiento y apoyo a la gestión del Plan.

La Unidad de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos:

• Cumplir funciones de prensa.

• Manejar las relaciones con los medios de comunicación.
• Generar opinión pública.
• Diseñar y manejar, en lo que tiene que ver con su forma y eficiencia comunicativas,
programas de Rendición de cuentas a la sociedad.
• Diseñar y manejar estrategias de comunicación organizacional.
• Diseñar y aplicar los indicadores de evaluación y seguimiento a la gestión del Plan.

En la práctica existen muchas áreas que tienen a su cargo acciones comunicativas en la

entidad. Por esta razón la implementación del Plan de comunicación no depende
únicamente de la Unidad de comunicación y requiere del apoyo de todos aquellos jefes
de esas áreas que deben estar sintonizados con el Plan y apoyarlo.

5.4 Realizadores

El ordenamiento de la comunicación en las entidades requiere de la adopción de

políticas de comunicación. Estas políticas reglamentan las prácticas comunicativas que
se dan al interior de todas las áreas de la entidad, por ello el criterio para su correcta
aplicación es: “Unidad de criterios y diversidad de fuentes de realización”, lo cual
convierte a todos los jefes que en virtud de su cargo tengan relación con la aplicación de
las políticas, en realizadores del Plan. Como realizadores, los jefes deben conocer y
aplicar las políticas de comunicación y apoyar la ejecución del Plan de comunicación en
lo que tiene que ver con las áreas a su cargo y con la motivación a los servidores
públicos para que se vinculen a las actividades que éste emprenda (capacitaciones,
campañas, movilizaciones, etc.)

139
 ANEXO

Referentes normativos para la aplicación del Modelo de comunicación organizacional

e Informativa para entidades del Estado (MCPOI)

• La ley 489 de 1998 creó como incentivos a la administración pública el Banco de

Éxitos y el Premio Nacional de la Alta Gerencia, reglamentados por el decreto 921 de
2000.
• Por disposición del Art. 30 de la ley 489, la ESAP tiene bajo su responsabilidad la
Escuela de Alto Gobierno, institución encargada de hacer la inducción a la
administración pública a funcionarios públicos. En la actualidad se está aplicando
para alcaldes y gobernadores.
• El artículo 32 de la ley 489 establece que todas las entidades y organismos de la
administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los
principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública.
Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a
los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil, en la formulación, ejecución,
control y evaluación de la gestión pública. En particular, deberán, entre otras
obligaciones, apoyar los mecanismos de control social que se constituyan, al tiempo
que aplicar mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función
administrativa.
• La ley 443 de 1998 y su decreto reglamentario 1567 del mismo año, han reglado los
procesos de capacitación, inducción al servicio público y estímulos al buen
desempeño de los funcionarios de carrera.
• El decreto 1572 de 1998, reglamentario de la ley 443 ha reglado ampliamente los
procedimientos de concurso y selección de los funcionarios de carrera.
• Los artículos 104 y siguientes del decreto 1572 de 1998 regula la evaluación del
desempeño de los funcionarios de carrera con fundamento en objetivos previamente
concertados entre evaluador y evaluado.
• La ley 80 de 1993 y el decreto 2170 de 2002 regulan el tema de la contratación
administrativa instituyendo mecanismos de publicidad y transparencia a los
procesos de selección de los contratistas.
• La ley 134 de 1994 sobre mecanismos de participación ciudadana.
• La ley 850 de 2003 sobre veedurías ciudadanas.
• Ley 152 de 1994 sobre elaboración participativa, difusión y control del plan de
desarrollo.
• Ley 142 de 1994 sobre prestación de servicios públicos domiciliarios, derechos de los
usuarios y mecanismos de control.
• Ley 115 de 1993, ley general de la educación, en la que se regula la participación en el
gobierno escolar y los planes y foros sobre el estado de la educación.
• Ley 100 de 1993 sobre seguridad social y servicios de salud, regulando entre otros
temas la participación y el control social de las empresas sociales del Estado.

140
 BIBLIOGRAFÍA CLASIFICADA

Acerca de los antecedentes de la comunicación pública

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El Modelo Macrointencional de Comunicación, puede consultarse en: TORO, José Bernardo y

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Para conocer la experiencia del Eje Cafetero, puede consultarse: VIVA LA CIUDADANIA, Gerencia.
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143