REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

SANTIAGO MARIÑO
ESCUELA ARQUITECTURA
EXTENSIÓN- MATURÍN

GUÍAS DE GERENCIA PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN DE

CAPITAL (GGPIC)
 GUÍAS DE GERENCIA PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN DE CAPITAL

Las GGPIC son unas pautas que contienen lineamientos prácticos para la
ejecución de un proyecto de manera normalizada y ordenada en el sistema, de modo que
ningún detalle y/o paso importante se escape y así garantizar, con un alto grado de
confianza, que los proyectos sean exitosos y cumplan con los requisitos de los clientes.
De manera que son un conjunto de guías, reglas y prácticas que permiten navegar
ordenadamente a través de todas las fases de un proyecto, desde su visualización/
concepción hasta su entrega a los grupos de operaciones, asegurando que se agoten
todas las instancias establecidas antes de pasar a la siguiente fase y acometer gastos
adicionales.

¿PARA QUÉ SE CREARON?

Las GGPIC fueron creadas como respuesta a los resultados arrojados por un
estudio acerca del desarrollo de las grandes empresas internacionales en la industria
petrolera, el cual fue realizado por la Coordinación de Recursos Técnicos de PDVSA,
ya que era necesario establecer nuevos lineamientos para alcanzar las mejores prácticas,
normalizar la ejecución de proyectos y optimizar las metas de calidad, tiempo y costo de
los proyectos, así como su alineación con el plan de negocios.
Estas guías se aplican para estructurar el Portafolio de Inversiones de las
diferentes Unidades de Negocio de PDVSA. Las consideraciones descritas son de uso
obligatorio para la evaluación y presentación de propuestas de inversión de capital a ser
sometidas en el proceso de Formulación del Presupuesto de Inversiones, siendo así un
complemento y contemplan algunas actualizaciones del “Manual de Normas y
Procedimientos de Finanzas”.

¿QUIÉN LAS CREO?

Entre diciembre de 1995 y abril de 1996, en las actividades programadas por la

Coordinación de Recursos Técnicos de PDVSA, en la función de Ingeniería,
Mantenimiento y Proyectos, se llevó a cabo un estudio para establecer el futuro y las
tendencias de evolución de la función de Ingeniería y Proyectos dentro de la industria
petrolera. Como parte de ese estudio, la Coordinación de Recursos Técnicos de PDVSA
realizó una investigación en el ámbito internacional, para conocer los adelantos y el
desarrollo de las empresas competidoras en el área de proyectos de inversión de capital.
Este estudio evidenció la necesidad de realizar un estudio de “Benchmarking” de
proyectos para proporcionar un posicionamiento cuantitativo de la gestión de proyectos,
en comparación con la competencia (con el promedio y con los mejores); desarrollar
unas Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital, de uso obligatorio en
las filiales operadoras, que establezcan las mejores prácticas para normalizar la
ejecución de proyectos y contribuir a optimar las metas de calidad, tiempo y costo de los
proyectos, y su alineación con el plan de negocios; y realizar un estudio para determinar
la mejor forma de implantar un servicio compartido para la ejecución de proyectos
mayores.
Las Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital fueron preparadas
con la participación de personal experimentado en el campo de ejecución de proyectos
de las filiales participantes, dirigido y coordinado por el Gerente de Proyectos de la
Coordinación de Recursos Técnicos de la casa matriz, discutido, revisado y enriquecido
por los varios entes corporativos que deben intervenir en la ejecución de un proyecto.
Asimismo, fue revisado y avalado por un Comité de Dirección, liderado por el
Coordinador de Recursos Técnicos de PDVSA e integrado por los Directores y los
Gerentes de la función de proyectos tanto de la casa matriz como de las filiales.

FUNDAMENTOS BÁSICOS DE LAS GGPIC

 Uso de procesos de vanguardia y de mejora continua.

 Evalúa adecuadamente el riesgo y mide resultados.
 Los equipos interfuncionales operan efectivamente.
 Es un proceso que contempla todo el ciclo del negocio.
 Establece responsabilidades para cada fase del proyecto.
 Emplea una estrategia de contratación adecuada.
 Comparte lecciones aprendidas.
 Es de uso obligatorio.
 ASPECTOS RESALTANTES Y VENTAJAS DEL GGPIC

 Claridad con objetivo del dueño:

o Diseñar para capacidad requerida
o Selección de tecnología
o Clases de calidad
o Constructibilidad
o Mantenimiento preventivo
o Simplificación
 Plan de Ejecución de Proyecto
 Revisión de la ingeniería de valor
 Análisis y gerencia del riesgo
 Congelamiento del proyecto
 Control de varianzas
 Procura con entregas óptimas
 El cliente “driven project execution”
 Cierre del proyecto-lecciones aprendidas
 Indicadores clave de rendimiento

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LAS GGPIC

Alcance
Abarcan el proceso de ejecución de proyectos mayores, para las áreas de
producción (aguas arriba) y refinación y petroquímica (aguas abajo), desde el momento
en que se genera la base de recursos a nivel corporativo, para luego pasar a la
concretización y definición de propuestas y proyectos en las filiales, pasando por todo el
ciclo presupuestario y aprobatorio, el ciclo de planificación y ejecución de los
proyectos, y culminando con la puesta en marcha de las instalaciones, su entrega a
operaciones, los informes de cierre hasta el primer informe “Post–Mortem” (normativa
PDVSA), su divulgación y la evaluación continua del cumplimiento de las premisas del
negocio durante la vida útil del activo construido.
 Objetivos
Es el de establecer unas guías de uso práctico en la ejecución de proyectos, de
manera de instituir a nivel de industria una forma estándar de pensar y trabajar, de uso
exclusivo y obligatorio dentro de las operadoras que así lo aprueben.

PASOS DE APLICACIÓN DE LAS GUÍAS

o Los proyectos están divididos en fases, a cada una tiene un punto de decisión clave.
o Al finalizar una fase existe un punto de control (decisión), donde un autorizador y el
equipo de proyecto tomarán la decisión de pasar o no a la próxima fase.
o Los elementos de juicio que soportan la toma de decisión están contenidos en
documentos que recopilan la información más importante desarrollada en cada fase.
o Se evaluará el grado de definición del proyecto antes de pasar a la fase de implantar, ya
que la implantación exitosa requiere conductas que favorezcan el desempeño eficiente
de equipos interfuncionales.

Fase 1. Visualizar
Se basa en el origen de los proyectos de inversión. Las ideas que originan los
proyectos pueden provenir de cualquier parte de la corporación, pero son generalmente
el producto de los análisis del ambiente externo e interno a ella, o del análisis F.O.D.A
que se realiza como parte de los ciclos de planificación, produciendo una base de
recursos y un plan de trabajo. Esta fase debe satisfacer tres objetivos principales antes
de pasar a la fase de conceptualizar:

1. Establecer los objetivos y propósitos del proyecto: La base de recursos

transformada a plan de negocios, debe enumerar claramente los propósitos
requeridos de los proyectos del plan corporativo, tales como:
 Productos y volúmenes de producción.
 Calidad de los productos.
 Alimentación requerida (volumen y calidad).
 Tiempo de desarrollo estimado y qué tan sensible es para la ventana de
oportunidad del negocio.
  Las premisas consideradas para establecer estos objetivos y propósitos.
 Requerimiento de pruebas / investigación adicional para verificar estos objetivos
y propósitos.
 El margen de incertidumbre o la banda de variación de estos objetivos para el
análisis de sensibilidades.
 Dependencia y relación con otros proyectos del plan.

2. Verificar la alineación de los objetivos del proyecto con las estrategias

corporativas: Esta tarea le corresponde a las organizaciones de Planificación de la
Corporación, las cuales verificarán que el proyecto añade valor y forma parte
integral del plan corporativo.

3. Desarrollo preliminar del proyecto: Se elabora una ficha del proyecto con base en
un alcance preliminar, con el objeto de verificar si la idea tiene los méritos
suficientes para proseguir analizándola y desarrollándola. Se encuentra conformado
por:
 Elaboración del alcance del proyecto: Se debe elaborar un alcance preliminar,
a fin de utilizarlo de base para estimar su costo y tiempo de ejecución. Estos
estimados se utilizarán en el análisis para confirmar la factibilidad económica
del proyecto y la conveniencia de proseguir con su desarrollo.
 Elaboración del estimado de costos clase v: Es un estimado con una precisión
del tipo orden de magnitud, el cual se utiliza en la planificación a mediano plazo
para establecer si los proyectos reúnen los méritos suficientes para proseguir su
desarrollo
 Preparación del plan de ejecución clase v: Es un plan preliminar para la
realización del proyecto mediante el uso de datos históricos sobre tiempos de
ejecución de proyectos similares. Este plan debe incluir: Premisas, cronograma,
holguras permisibles y los potenciales riesgos de incumplimiento con el
cronograma planteado
 Evaluación de la factibilidad técnica y económica de proseguir con el
proyecto: Se realiza una evaluación económica incremental de manera de
visualizar el momento en el cual la actividad planificada comienza a afectar los
rendimientos del proyecto.
 Fase 2. Conceptualizar
El propósito de esta fase es la selección de las mejores opciones y la mejora en
la precisión de los estimados de costos y tiempo de implantación, para lograr reducir la
incertidumbre y cuantificar los riesgos asociados, y determinar el valor esperado para
las opciones seleccionadas. De manera que debe cumplir con dos objetivos principales:
1. Organizarse para la etapa de planificación del proyecto:
 Conformar el equipo de trabajo.
 Formalizar los objetivos, roles, y responsabilidades.
 Preparar el plan para conceptualizar y definir el proyecto. Comprende dos
producto: un concepto validado del proyecto más claramente enfocado y un plan
para acometer la conceptualización y definición del proyecto.

2. Seleccionar las opciones preferidas:

 Evaluar la tecnología. Se basa en el análisis de las tecnologías disponibles en
relación con las necesidades y restricciones de la Corporación. Los miembros
del equipo deben identificar las brechas tecnológicas y de conocimiento, para
trabajarlas y producir información complementaria que permita a los niveles
correspondientes tomar decisiones de calidad.
 Evaluar el sitio: Consiste en la ponderación de las fortalezas y debilidades de las
diferentes ubicaciones, para cumplir con los requerimientos del dueño. La teoría
de selección es bastante simple: encontrar una ubicación que maximice los
beneficios para el dueño. Sin embargo, la aplicación de esta teoría no resulta tan
sencilla.
 Preparar los alcances conceptuales de las opciones seleccionadas y sus
estimados de costo Clase IV. El propósito es generar suficiente información para
el análisis financiero durante la tarea “evaluar rentabilidad de opciones”, y
reducir las incertidumbres a un nivel “aceptable” de riesgo. En esta etapa, es
muy importante mantener un balance adecuado entre la necesidad de desarrollar
detalles más precisos y la verdadera disponibilidad de tiempo y presupuesto para
el estudio.
 Evaluar la rentabilidad de las opciones. Se realiza con base en la información
desarrollada en actividades anteriores, permitiendo desarrollar una imagen
 completa de cada opción, con el fin de realizar la comparación entre ellas en una
misma base. Los criterios de evaluación incluyen: costos, beneficios, variables
económicas y cualquier otra consideración necesaria para la toma de decisión. El
objetivo consiste en producir toda la información necesaria para la preparación
de las recomendaciones que se presentarán al “nivel de decisión”
correspondiente para decidir cuál o cuáles serán las opciones seleccionadas.
 Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II: Al finalizar esta fase,
se debe preparar una solicitud de fondos para ejecutar la próxima fase, con el
objetivo de asegurar los recursos para continuar con el desarrollo del proyecto y
poder alcanzar un grado de definición aceptable que permita la elaboración del
estimado Clase II.

Fase 3. Definir
El propósito de esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los planes de
ejecución de la opción seleccionada para permitir a la corporación comprometer los
fondos u obtener el financiamiento requerido para ejecutar el proyecto, preparar la
documentación que sirva de base para la ingeniería de detalle y la contratación de la
ejecución del proyecto y confirmar si el valor esperado del proyecto cumple con los
objetivos del negocio. La fase definir consiste en tres objetivos básicos:
1. Desarrollar el paquete de definición del proyecto:
 Analizar los riesgos.
 Precisar el alcance y elaborar el diseño básico.
 Desarrollar en detalle el plan de ejecución.
 Preparar el estimado de costos Clase II.
 Evaluar el grado de definición del proyecto.
 Establecer las guías para el control del proyecto
 Desarrollar el plan de aseguramiento tecnológico.

2. Establecer el proceso de contratación y el documento de solicitud de ofertas

(D.S.O): Consiste en la planificación y ejecución de todas las actividades que
conllevan a un entendimiento formal entre el dueño del proyecto y uno o más
contratistas. Puede dividirse en dos actividades:
 Elaborar / validar estrategia de ejecución / contratación
  Desarrollar documento de solicitud de ofertas (D.S.O).
3. Preparar el paquete para la autorización del proyecto: Este es el último objetivo
antes de someter el proyecto para aprobación de fondos y consiste en revisar la
evaluación para solicitar fondos propios / financiamiento y preparar la
documentación para aprobación. Comprende todos los elementos importantes
desarrollados en las fases correspondientes a la definición y desarrollo del concepto
del proyecto y se incluyen las conclusiones y recomendaciones.

Fase 4. Implantar
La meta de esta fase es la completación mecánica de las instalaciones, con lo
cual se obtiene, como producto, unas instalaciones listas para ser entregadas al grupo de
operaciones de manera que inicie la puesta en servicio de las mismas. Es en esta fase
cuando realmente se materializa la idea, es decir, se logra la contratación y ejecución.
1. Contratación: La ejecución de proyectos a través de servicios contratados
representa la forma natural para hacer uso óptimo de sus recursos. Y así contar con
ellos para ejecutar proyectos sólo cuando éstos se necesitan, y evitar tener una
fuerza ociosa en momentos de baja actividad. Las actividades de contratación
consisten en:
 La aprobación de la estrategia de contratación
 La selección del contratista
 La revisión y firma del contrato
 La administración del contrato

2. Ejecución: El propósito de este objetivo es la materialización del plan de

ejecución del proyecto, hasta la completación mecánica de las instalaciones,
teniendo como actividades:
 Ingeniería de detalles:
 Procura de materiales y equipos
 Materialización plan de aseguramiento tecnológico
 Construcción.\

Fase 5. Operar
 Al comienzo de esta fase, la organización de construcción del proyecto aún
continúa existiendo y pasa a ser un grupo de soporte al grupo de arranque. Éste último
debe comenzar a preparar las instalaciones para el arranque inicial, a medida que las
reciba de la organización de construcción. Es generalmente éste el período cuando se
ejecuta cualquier aspecto pendiente de la construcción. Tiene como objetivos:
1. Producción Inicial: Este objetivo se logra mediante la ejecución de las siguientes
actividades: Preparación y pruebas para el arranque, y el arranque propiamente
dicho.
2. Pruebas de garantía: Las actividades que permiten el cumplimiento de este
objetivo son: Pruebas de capacidad y primer periodo de operación (liberación de
fianzas).
3. Aceptación de las instalaciones: Consiste en la formalización de la “entrega de
instalaciones” con la plena satisfacción del dueño, mediante la firma del acta de
aceptación final por parte del gerente de operaciones.
4. Elaboración de informes finales: Para la elaboración de este documento se deben
ejecutar las siguientes actividades: Cierre físico–financiero del proyecto y la
elaboración del primer informe técnico–económico (post–mortem) y su
divulgación.
5. Evaluación continua: Esta es la evaluación del negocio durante el período de
operación de la planta, hasta su desincorporación de los activos de la Empresa.
Representa el último objetivo de la fase operar y del proyecto. Ya se han operado
suficientemente las instalaciones del proyecto y se han corregido las fallas
detectadas para liberar las fianzas de los contratistas; se ha cumplido con las
actividades de cierre y se ha elaborado el primer informe técnico económico para
evaluar su ejecución. Con esto cesan las responsabilidades de la organización de
ingeniería y proyectos respecto al proyecto como tal.
 BIBLIOGRAFÍA

 https://es.slideshare.net/acpicegudomonagas/ggpic-tema-2-unidad-iii
 https://es.slideshare.net/fcomputacional/mejores-practicas-en-proyectos-de-
inversin-de-capital-pdvsa
 https://es.scribd.com/doc/46821378/GGPIC