CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y

recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades
financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

A. la contabilidad financiera o la contabilidad externa.

B. la contabilidad de costos o contabilidad interna.

A. La contabilidad financiera:
Muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa
en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores,
los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta
información también es de mucho interés para los administradores y directivos
de la empresa.
Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la
empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

B. La contabilidad de costos:

Estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de

eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la
producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política
del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la
contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público
información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la
contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los
distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan
desempeñar sus funciones.

Elementos de sistemas de información

 El Equipo computacional: Es el hardware necesario para que el sistema

de información pueda funcionar.
  El Recurso humano: Que interactúa con el sistema, el cual esta formado
por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o
utilizando los resultados que genere.

 Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y

producen diferentes tipos de resultados.

 Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware,

facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma
electrónica.

 Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en

la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para
hacer trabajar una aplicación en la empresa.

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que
recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y
posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa,

almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en
la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y

organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la
situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para
llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los
objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a

la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino
que debe permitir la toma de decisiones.
Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y
preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la
organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de
decisiones en el momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a

las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta
tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es

suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo
de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad
y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de
planificación estratégica" .

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios

que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen
valor.

Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas
sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando,
pero las herramientas para medirlas no"

He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del
ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la
frontera del conocimiento) y por ende crear un sistema de información que
satisfaga las necesidades de los usuarios.

TIPOS DE INFORMACION CONTABLE

1. MANUALES
2. COMPUTARIZADOS
Son llevados de la siguiente forma
Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la
organización, es decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los
datos contables.

Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones

registradas.

Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la
información que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.

SISTEMA MANUAL
 Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del
periodo.
 Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas
en la operación.
 Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de
acuerdo a un orden cronológico.
 Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del
mayor.
 Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.
 Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.
 Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación
ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.
 Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.

SISTEMA COMPUTARIZADO

 Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del

periodo.
 Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas
en la operación.
 Se registra las operaciones en la base de datos en el programa
contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el
cual puede ser impreso en cualquier momento.
 El Software contable realiza los pases del diario al mayor,
automáticamente.
 Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.
  Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados
automáticamente.
 La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de
resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático.
 El software prepara automáticamente el balance de comprobación
posterior al cierre.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y
demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones
que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren
experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

 Predecir flujos de efectivo.

 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
de los negocios.
 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica representa para la comunidad.

PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los
que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que
debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y
oportuna.

a) UTILIDAD.
Una de las características de la información contable es la de adecuarse
al propósito del usuario. La utilidad de dicha información estará en
función de su contenido y de su oportunidad.

 contenido.
La información contable debe tener la capacidad de representar
simbólicamente la organización y su evolución, su estado en diferentes
 estadios temporales, así como los resultados de su operación, por la
relevancia, veracidad y comparabilidad, de la información.

 oportunidad.
La información contable debe llegar oportunamente a manos del
usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para
la organización.

b. Confiabilidad.- El proceso de cuantificación contable, o sea la operación

del sistema debe ser estable, objetivo y verificable.

 Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia con el

tiempo y que la información que produce ha sido obtenida
aplicando siempre las mismas reglas para la captación de los
datos, su cuantificación y su presentación.

 Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al

mismo tiempo satisfacer la característica de veracidad en la
información que el usuario requiere, cumple con la objetividad
necesaria.

 Verificabilidad.- Cualquier operación del sistema puede ser

comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas
pertinentes.

c. Provisionalidad.- Significa que la información contable no representa

hechos totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que
una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la información.

UTILIZACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El
objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis
e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de
las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan
las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si
los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a
darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un
conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan.
Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra
persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la
información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y
exactas.

LIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIÓN CONTABLE

Las limitaciones de un Sistema de Información Contable van a depender del
tipo de información que se esta utilizando, ya que la información depende del
giro que tenga la empresa., Nos centraremos principalmente en la información
que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de
decisión de la empresa.

COSTOS UNITARIOS

Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea

hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son útiles para
el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede
conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando
la empresa fija los precios de sus productos.
Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los
costos y la toma de decisiones son las siguientes:

1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios,

generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos
increméntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer
esta información ocupan los costos variables ya que pueden
considerarse increméntales.

2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos.
Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos
asignados no son pertinentes.

3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios

generalmente son una aplicación de tasas predeterminadas a los costos
indirectos
COSTOS ESTÁNDARES

Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven

de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no
necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de
fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las
cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como
sistemas de contabilidad de costos estándar
Las limitaciones de estos costos serian:
1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual
específica.

2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con

precisión.

3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda

la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

La disminución de los costos permite entre otras cosas
 Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.
 Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos
económicos.
 El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
 Permite que el S.G.C constituya una inversión a largo plazo y no un
gasto.

Con la certificación de la norma se proyecta:

 Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la
capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente
los servicios acordados.
 Existencia de una mejor posición competitiva.

 La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar

nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.
  Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del
personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la
empresa.

DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

 Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.
 El sistema origina cierta burocracia.
 Se necesitan suficientes recursos.
 Es costoso.

CONCLUSIÓN
Sistema de Información Contable se basa en un conjunto de elementos
interrelacionados que recoge datos, los procesa y los convierte en información,
que almacenan y posteriormente se dan a conocer a sus usuarios.