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Hospital Civil
De Culiacán Manual de Organización
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS
Culiacán, Sinaloa a 28 de Febrero de 2013.
Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04
Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 1 de 23
Lic. Enrique Gamboa de la Cruz Ing. Paola Guadalupe Alvarado Ramírez Lic. Carlos de Jesús Rendón Ibarra
Subdirector Administrativo del HCC Coordinadora de Calidad del HCC Encargado de Compras del HCC
Autoriza Revisa Elabora
Hospital Civil
INDICE
DIRECTORIO 3
MISIÓN Y VISIÓN 4
VALORES 5
INTRODUCCIÓN 6
OBJETIVO DEL MANUAL 7
RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL 8
DATOS GENERALES DE LA UNIDAD 9
ANTECEDENTES HISTÓRICOS 11
BASE JURÍDICA 12
OBJETIVOS 14
POLÍTICAS 15
ESTRUCTURA ORGÁNICA 16
ORGANIGRAMA 17
FUNCIONES 18
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO 19
BIBLIOGRAFÍA 23
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DIRECTORIO
LIC. CARLOS DE JESUS RENDON IBARRA

Jefe del Departamento de Compras.
LIC. CHRISTIAN ANIBAL PLATA LAZARE

Auxiliar Administrativo.
LIC. MIRIAM ROCIO LEYVA MONTIJO

Auxiliar Administrativo.
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MISIÓN
Realizar las compras de todos los insumos que se requiere para llevar a cabo su diaria
operación en cuanto a la adquisición de los mejores materiales con la mayor calidad y
mejor precio posible, generando con ello un buen funcionamiento de la institución.
VISIÓN
Mantener buenas relaciones con sus proveedores así como establecer negociaciones con
los mismos a efectos de que se tengan los insumos de forma oportuna sin retrasos y a
precios adecuado que le permitan un balance con respecto a sus costos de compras.
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VALORES
Hospital Civil de Culiacán cree y fomenta los siguientes valores para brindar una atención
de calidad al usuario:
Responsabilidad
Entendemos por responsabilidad que nuestros empleados cumplan al 100% con las
normas y actividades asignadas en tiempo y forma.
Humanismo
Inculcamos que nuestro personal proporcione trato amable y cordial al usuario interno y
externo.
Calidad en la atención
Definimos la calidad como hacer bien las cosas a la primera vez contando con los mejores
procesos y tecnología de punta, para exceder las expectativas de nuestros usuarios.
Respeto
Impulsamos el respeto y desarrollo integral de las personas y sus familias, buscando

ampliar los conocimientos, habilidades y capacidades de todos nuestros trabajadores,
puesto que sólo de esta forma podremos asegurar su crecimiento en la excelencia y el de
nuestro hospital.
Ética
Promovemos que nuestros empleados ejecuten los valores de la institución poniendo en

alto el profesionalismo en el servicio otorgado.
Hospital Civil
I. INTRODUCCIÓN
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el

momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.
Este departamento anteriormente estaba delegado a otras áreas, principalmente a
contabilidad, que eran los encargados de proveer el recurso alas diferentes áreas para
cubrir así las necesidades de la misma, sin embargo, debido a que no se le daba la
importancia que requiere el departamento, puesto que debe de proporcionar a cada área
de todo lo necesario para realizar las operaciones de la institución, se vio la necesidad de
crear el departamento de compras como tal.
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II. OBJETIVO DEL MANUAL
La finalidad primordial del presente manual de organización es promover la eficiencia,

simplificar el trabajo y no complicarlo. Así como servir de guía para el personal actual y de
nuevo ingreso del área y con ello lograr unificar los criterios de trabajo.
No crear puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que nada
contribuye a lograr los objetivos, sino que, al contrario solo ocasiona gastos innecesarios.
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III. RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL
1. Este documento se refiere a las generalidades que el personal del Departamento

de compras debe de considerar para la organización y funcionamiento del área,
por lo cual es necesario que el manual sea estudiado por todas las personas que
laboran en esta unidad.
2. Es necesario que el personal se rija bajo los lineamientos que se señalan en este
documento ya que con ello se podrá estandarizar un método de atención.
3. Este documento deberá de permanecer en el Departamento de Compras para que

el personal de dicha área pueda hacer uso de él en todo momento que lo
requieran. Cabe señalar que existirá una copia de resguardo en el Departamento
de Calidad.
4. El personal del área deberá de consultar el manual cada vez que sea necesario, y
con ello evitar la variabilidad en las funciones o actividades a realizar.
5. El manual será actualizado cada año con la finalidad de adecuarlo a los cambios
que se presenten en la estructura organizacional del hospital o bien con los
avances tecnológicos que sean implementados.
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IV. DATOS GENERALES DE LA UNIDAD
NOMBRE OFICIAL DE LA UNIDAD:
Departamento de compras
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA:
Subdirección Administrativa
CAPACIDAD INSTALADA:
Oficina de Encargado de Compras

Oficina de Auxiliares Administrativos.
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IV.I–UBICACIÓN GEOGRAFICA
Hospital Civil
V. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Desde los comienzos del Hospital Civil de Culiacán en el año de 1932 hasta el año de 1977,
no existía un Departamento de Contabilidad como tal, en esa época se hacían pagos en
forma directa, realizando los registros de manera manual, lo que ocasionaba un cierto
descontrol en el registro de las operaciones.
A partir de 1977 nace la necesidad de crear un Departamento de Contabilidad, en el cual

se realizaran todas las operaciones de carácter financiero como nominas, compras, pagos
y actividades de recursos humanos. Conforme pasaron los años se fueron depurando as
actividades con el fin de que el departamento contable se dedicara exclusivamente a sus
funciones financieras. En esos años se contaba con un Administrador que desempeñaba
tareas de Contador para Recursos Humanos y de Compras, así como con un Sub-Contador
de Ingresos y de Egresos.
Es en el año de 1994 cuando se introduce el empleo de herramientas tecnológicas en el

área contable, dando inicio al uso de computadoras e implementación de sistemas para el
correcto registro contable. Asimismo en este año la Administración deja cubrir las
funciones de Recursos Humanos y de Compras, creando así puestos que desempeñaran
estas funciones, a su vez se abre el puesto para el Control de Manejo de Inventarios.
Actualmente el Departamento de compras cuenta con el siguiente personal: encargado de

compras y dos auxiliares de administrativo. En cuanto al recurso tecnológico se cuenta con
equipos y sistemas de computación con los que se realizan con eficiencia y eficacia las
operaciones financieras, y de esta forma se presentan los estados financieros
oportunamente con el fin de que las instancias correspondientes puedan tomar las
decisiones que a su juicio consideren correctas.
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VI. BASE JURÍDICA
La atención médica en México, está regulada básicamente por los siguientes

ordenamientos jurídicos:
Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos:

Capítulo 1 de las garantías individuales.
 Artículo 4°.- Toda persona tiene derecho a la protección de la salud

 Artículo 123, del trabajo y previsión social.- Toda persona tiene derecho al trabajo
digno y socialmente útil, efecto de promover la creación de emplear y organización social
para el trabajo conforme a la ley
Ley federal de trabajo.
 Artículo 123, fracción XIII.- Las empresas cualesquiera que sean, estarán obligadas a
proporcionar a sus trabajadores capacitación o adiestramiento para el trabajo.
 Artículo 9.
 Artículo 47.- Son áreas laborales y penales.
Fracción V, VI, VII, IX.
 Artículo 132 y 133 del código penal.- Los profesionistas serán responsables de los
delitos que comentan en el ejercicio de su profesión.
Ley general de salud.
 Artículo 20.- El derecho a la protección de salud.
Fracción VI, VII.
 Articulo 3.
Fracción I, II, III, VII, VIII.

 Artículo 78.- El ejercicio de las profesiones, de las actividades técnicas y auxiliares y de
las especialidades para la salud.
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Fracción I, II, III, IV.
 Artículo 79.- Para el ejercicio de las actividades profesionales en el campo de la

medicina.
Fracción I.
 Artículo 84.- Todos los pasantes de las profesiones para la salud.

 Artículo 86 y 87.- para los efectos de la eficaz prestación del servicio social de
pasantes de las profesiones para la salud.
 Artículo 89.- Formación de recursos humanos para la salud.
 Artículo 90.- Capacitación y actualización de los recursos humanos.
Fracción I, II, III, IV.
 Artículo 92.- Formación, capacitación y actualización de los recursos humanos. La

secretaria dictará las normas técnicas de los servicios de atención médica.
Artículo XIII, XIV, XVIII, XXIV, XXV, XXVII, XXVIII, XXVIV, XXX, XXXI.
Ley de Planeación.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Sinaloa.
Ley de Salud del Estado de Sinaloa.
Ley de Ingresos y Presupuestos y Contabilidad del Estado de Sinaloa.
Ley de Adquisiciones y Administración de Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de
Sinaloa.
Ley de Obras Públicas del Estado de Sinaloa.
Decreto de Creación de Hospital Civil de Culiacán.
Leyes Fiscales.
Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
Ley de Acceso a la Información.
Diarios Oficiales de La Federación.
Diarios Oficiales del Estado de Sinaloa.
Ley de Protección a Víctimas de Delitos.
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VII. OBJETIVOS
 Abastecer los diferentes almacenes de la institución.

 Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
 Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
 Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el
servicio requerido.
 Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
 Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor.
 Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias,
inflación o escases.
 Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.
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VIII. POLÍTICAS Y/ O NORMAS
POLITICAS
 Los precios de compra serán seleccionados por el encargado del departamento en

base al precio y calidad de los productos o servicios.
 Todas las condiciones de compra deben estar respaldadas por escrito mediante
cotizaciones, facturas, órdenes de compra, etc.
 La información que se maneje en el departamento de compras será confidencial,
quedando estrictamente prohibido divulgarla.
 Todo medicamento o material de curación de nueva adquisición deberá estar
autorizado por subdirección médica.
 Las adquisiciones se harán conforme a las necesidades de los diferentes
departamentos de la institución.
 Se deberán respetar los acuerdos de los convenios de compra con los distintos
proveedores por el tiempo determinado en convenios.
 Para la adquisición de sustancias químicas, será obligación del proveedor entregar
la hoja de seguridad de cada sustancia, así como comprometerse a actualizarla
según lo que marca la NOM-018-STPS-2000.
REGLAS
 Puntual asistencia a las reuniones.

 Mantener limpia y ordenada el área.
 No fumar
 Se deben respetar los horarios de entrada y salida.
 Deberán portar uniforme.
 El personal debe atender de forma amable, respetuosa y rápida a los jefes de
áreas.
 El personal contara con 30 minutos para tomar sus alimentos.
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IX. ESTRUCTURA ORGÁNICA
1 Jefe del departamento de Compras.
2 Auxiliar Administrativo.
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IX.I. – ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA DEL DEPATAMENTO DE COMPRAS
DIRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
JEFE DE COMPRAS
AUXILIAR DE
COMPRAS
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X. FUNCIONES
Hospital Civil
X.I.- DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO
Puesto: Jefe de Compras.

Área: Administración.
Jefe Inmediato: Subdirector Administrativo.
Puestos a los que reporta: Subdirector Administrativo, subdirector Médico, Contador General.
Puestos que le reportan: Ninguno.
Contactos Internos: Jefes y Encargados de servicio.
Contactos Externos: Proveedores.
Condiciones de trabajo: Buena.
Escolaridad: LAE, LC.P.
Edad: De 24 a 38 años.
Sexo: Indistinto.
Estado Civil: Indistinto.
Experiencia: Un año de experiencia en puestos afines.
Responsabilidad Administrar departamento de compras y revisar los procedimientos que ahí
se desarrollan.
 Capacidad Organizativa.
 Capacidad Delegatoria.
 Toma de Decisiones.
Capacitación y Competencias  Visión Laboral.
 Habilidad de Comunicación.
 Habilidades de Negociación.
 Manejo y Dispensación de Medicamento de Farmacia.
 Compras y Gestión de Proveedores.
 Revisar solicitudes de requisiciones de compras.
 Recibir solicitudes de compras de farmacia y laboratorio.
 Monitorear entregas de pedidos de farmacia y laboratorio.
 Asistir a reuniones de jefes de servicio.
Actividades Diarias  Manejo de caja chica de farmacia.
 Contabilización de facturas.
 Revisar si los procesos de compra se lleven a cabo.
 Mantener comunicación con los diferentes departamentos.
 Revisar la caducidad de patentes de diferentes laboratorios de
medicamentos.
 Entrega de vales de gasolina y llenar bitácoras de consumo.
 Recibir a proveedores
Actividades Eventuales  Proporcionar información para las licitaciones.
 Realizar contrato de compras de equipos.
Hospital Civil
 Revisar contratos de comodatos.

 Dar de alta en el sistema a proveedores.
 Abrir expedientes de proveedores.
 Realizar Roles de actividades
 Asistir a cursos de capacitación
 Elaborar programa de trabajo anual
Actividades Esporádicas  Colaborar en la elaboración de Manual de Organización y Procesos del
servicio.
 Realizar inventarios en los diferentes almacenes.
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RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON LAS DIFERENTES ÁREAS DEL

HOSPITAL
Coordina con (cargo o área) Para (actividad)

Dirección  Autorización de contrato y convenios de compras.
Subdirección Médica  Autorización de nuevos medicamentos o materiales de curación.
 Solicitudes de compra de medicamento para derechohabientes.
 Revisión de convenios.
Subdirección administrativa  Seguimiento de pago de proveedores.
 Autorización de compras.
 Revisión de contrato.
Jefatura de Recursos Humanos  Solicitar personal para laborar en el servicio cuando así se requiera.
 Solventar problemas que se susciten con el personal del servicio.
 Autorización de permutas, permisos, roles, vacaciones y cursos.
Almacenes  Revisar solicitudes de requisiciones de compras.
 Ordenes de compras.
 Revisión de medicamento o material caducado.
Departamento de Calidad  Elaboración de documentos administrativos.
 Restructuración de procesos.
Contabilidad  Variación de precio para aumento de kardex de paciente.
 Revisar pagos de proveedores.
 Revisar anticipos a proveedores.
 Alta de proveedores.
 Revisión de contrato.
Jefatura de Enfermería  Seguimiento de medicamentos y materiales de curación de acuerdo a
consumos o de nueva adquisición.
Activos fijos  Entrega de facturas de equipos médicos.
 Revisión de bajas de equipos para su compra.
Mantenimiento  Seguimiento de reparaciones de mobiliario.
Sistemas  Solicitar la instalación de algún programa o sistema.

 Solicitar reparaciones de equipo de cómputo o problemas que se
presenten con el manejo del sistema del servicio.
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Puesto: Auxiliar administrativo.

Área: Administración.
Jefe Inmediato: Encargado de compra.
Puestos a los que reporta: Encargado de compra.
Puestos que le reportan: Ninguno.
Contactos Internos: Jefes de áreas y almacenes.
Contactos Externos: Proveedores.
Condiciones de trabajo: Buenas.
Escolaridad: Preparatoria o Carrera trunca.
Edad: De 22 a 38 años.
Sexo: Indistinto.
Estado Civil: Indistinto.
Experiencia: No indispensable.
Responsabilidad: Recibir pedidos por parte de los Encargados y Jefes de otros
servicios y surtirlos en tiempo y forma.
 Habilidad de Comunicación.
Capacitación y Competencias  Habilidades de Negociación.
 Compras y Gestión de Proveedores.
 Entregar reporte de adeudo de proveedores al Sub-
contador.
 Solicitar cotizaciones.
 Efectuar compras de almacén de medicina y materiales de
curación.
Actividades Diarias  Elaborar lista de pendientes de compras diarias.
 Efectuar compras para cocina.
 Recibir solicitudes de compras de los diferentes servicios y
almacenes del hospital.
 Monitorear entregas de pedidos.
 Archivar cotizaciones, facturas y órdenes de compra (cada
tercer día).
 Manejo de caja chica y contabilización de facturas.
 Mandar al banco por cambio.
 Acudir a cursos de capacitación.

Actividades Eventuales  Entregar 3 cotizaciones a Contabilidad para elaboración de
cheques.
 Apoyar al área contable en trabajos extraordinarios.
Actividades Esporádicas  Apoyar en la realización de inventario.
Hospital Civil
XI. BIBLIOGRAFIA
 Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos(D.O 5-11-1917).
 Ley federal de trabajo.
 Ley general de salud(D.O. 7-11-1984).
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
 Ley orgánica de la administración pública Federal (D.O 29-XII-1976).

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De Culiacán Manual de Organización

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

Culiacán, Sinaloa a 28 de Febrero de 2013.

Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04

Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 1 de 23

OBJETIVO DEL MANUAL 7

RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL 8

DATOS GENERALES DE LA UNIDAD 9

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO 19

Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04

Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 2 de 23

LIC. CARLOS DE JESUS RENDON IBARRA

LIC. CHRISTIAN ANIBAL PLATA LAZARE

LIC. MIRIAM ROCIO LEYVA MONTIJO

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Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 3 de 23

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Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 4 de 23

Impulsamos el respeto y desarrollo integral de las personas y sus familias, buscando

Promovemos que nuestros empleados ejecuten los valores de la institución poniendo en

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Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 5 de 23

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el

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Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 6 de 23

II. OBJETIVO DEL MANUAL

La finalidad primordial del presente manual de organización es promover la eficiencia,

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Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 7 de 23

III. RECOMENDACIONES DEL USO DEL MANUAL

1. Este documento se refiere a las generalidades que el personal del Departamento

3. Este documento deberá de permanecer en el Departamento de Compras para que

Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04

Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 8 de 23

IV. DATOS GENERALES DE LA UNIDAD

NOMBRE OFICIAL DE LA UNIDAD:

Oficina de Encargado de Compras

Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04

Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 9 de 23

Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04

Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 10 de 23

A partir de 1977 nace la necesidad de crear un Departamento de Contabilidad, en el cual

Es en el año de 1994 cuando se introduce el empleo de herramientas tecnológicas en el

Actualmente el Departamento de compras cuenta con el siguiente personal: encargado de

Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04

Fecha de emisión: 30/06/2010 Ultima modificación: 28/02/2013 Página 11 de 23

VI. BASE JURÍDICA

La atención médica en México, está regulada básicamente por los siguientes

Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos:

 Artículo 4°.- Toda persona tiene derecho a la protección de la salud

Ley federal de trabajo.

 Artículo 47.- Son áreas laborales y penales.

Fracción V, VI, VII, IX.

Ley general de salud.

 Artículo 20.- El derecho a la protección de salud.

Fracción VI, VII.

Fracción I, II, III, VII, VIII.

Departamento De Compras Clave: Compras-MORG-04