 Resaltar y clasificar los documentos según su importancia y contenido

OBJETIVO  Apoyar las decisiones administrativas

 Controlar y garantizar los procesos de la organización de la empresa:

Constitución Artículo 8, Artículo 15, Artículo 20, Artículo 23, Artículo 27, Artículo 63, Artículo 70,
Política de Artículo 71, Artículo 72, Artículo 74, Artículo 94, Artículo 95, Artículo 112, Artículo 113.
Colombia.
LEYES Ley 80 de 1989.• Ley 962 de 2005• Ley 190 de 1995 ( Artículos 27 y 79)•
Ley 527 de 1999. • Ley 594 de 2000. • Ley 734 de 2002. • Ley 43 de 1913.
DECRETOS
 Decreto 147 de 2000. (Reglamenta la ley 527 de 1999) , Decreto 4124 de 2004., Decreto 2578 de Diciembre de 2012

NORMATIVIDAD • Acuerdo AGN 004 de 2013 reglamenta los Decretos 2578 2609 de 2012
• Acuerdo AGN 005 de 2013:
ACUERDOS • Acuerdo AGN 002 de 2014:
• Acuerdo AGN 060 de 2001.. Art. 4.6, 9, 14
• Circular AGN No. 1 de 1997.
• Circular AGN No. 2 de 1997.
CIRCULAR • Circular Interna AGN No.13 de 1999
ES • Circular 004 del 6 de junio de 2003

• Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003

• Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004.

Producción, recepción, distribución,

Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los trámite, organización, consulta,
DEFINICIÓN procesos de la gestión documental al interior de cada entidad conservación y disposición final de los
documentos.
EL PROGRAMA DE GESTION

 Resaltar la importancia de los documentos y archivos.

 Racionalización, control en la producción documental y normalización de modelos y
DOCUMENTAL

formatos
OBJETIVOS  normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la
correspondencia
 Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención
Documental
 Facilitar la recuperación de la información

CONSIDERACIO  Administrativos:  archivo total,  Archivo de gestión

NES BÁSICAS  Económicos:  ciclo vital del documento,  Archivo central o intermedio,
PARA  Archivísticos:  el principio de procedencia  Archivo histórico,
ELABORAR PGD  el principio de orden original:

Determinación de tamaños, calidad y tipos de

soportes, gramaje, tintas. términos de
PRODUCCION DE • aspectos de origen, formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
DOCUMENTOS COMPRENDE • creación Y diseño de formatos Y documentos entidad, características internas y externas, tipo
de letra, firmas autorizadas.
Mensajería y correo tradicional:
Recepción de
Conjunto de operaciones • Fax:
Los documentos • Correo electrónico: Verificación y confrontación
de verificación y control de folios, copias, anexos,
• Sitio web: enlace de PQRD,, Chat.
RECEPCION para la admisión de los
Revisión de los • Entrega personalizada. firmas
DOCUMENTAL documentos que son
documentos Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
remitidos por una persona
natural o jurídica. Radicación de los documentos se asigna un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas
Se clasifica los documentos
• Identificación de dependencias destinatarias
• Clasificación de las comunicaciones.
1. Distribución de documentos externos
• Enrutamiento de documentos
• Registro de control de entrega de documentos
MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

DISTRIBUCIÓN
• Identificación de dependencias.
DE 2. Distribución de documentos internos • Enrutamiento de documentos
DOCUMENTOS • Registro de control de entrega
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE

3. Distribución de documentos enviados

1. Recepción de solicitud o trámite

GESTION DOCUMENTAL

TRÁMITE DE DOCUMENTOS:
2. Respuesta • Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
1.Clasificación documental. • Conformación de series y subseries documentales.
PROCESOS ARCHIVÍSTICO 2. Ordenación documental:
.3. Descripción documental • Conformación y apertura de expedientes.
ORGANIZACIÓN DE • Determinación de los sistemas de ordenación.
LOS DOCUMENTOS: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS • Organización de series documentales
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: • Foliación:
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION Debe basarse en la Tabla de Retención Documental
Organización de series y subseries Principio de Orden Original

§ Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.

1. Formulación de la consulta § Determinación de competencia de la consulta.
§ Condiciones de acceso.
§ Disponibilidad de información
§ Procedimiento de consulta.
CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2. Estrategia de búsqueda § Disponibilidad de expedientes.
§ Disponibilidad de fuentes de información.
§ Establecimiento de herramientas de consulta.
3. Respuesta a consulta
§ Ubicación de los documentos.

Las transferencias documentales primarias Del archivo de gestión al archivo central

TRANSFERENCIAS teniendo en cuenta los plazos establecidos
DOCUMENTALES en lasTabla de Retención Documental
Las transferencias documentales secundarias Del archivo central al archivo histórico
medidas preventivas o correctivas,
protección de los documentos, el establecimiento asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: suministro de equipos adecuados para el archivo
archivo.
sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

implantación del Sistema Integrado de Conservación

La conservación total
Eliminación de documentos:
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.
Selección documental

Digitalización:

ACTOS ADMINISTRATIVOS RESOLUCION

CARTAS U OFICIOS :
CIRCULAR
TIPOS DOCUMENTALES MEMORANDO
ACTAS
NOTA INTERNA
CERTIFICADOS Y / O CONSTANCIAS