Este documento presenta un informe sobre el estado actual de la gestión documental en una institución educativa. Describe las funciones de la Unidad de Correspondencia y la Unidad de Archivo, así como los recursos y normativa aplicables. El sistema de gestión documental implementado cumple con la normativa y promueve la modernización de los archivos en todas las sedes de la institución a través de capacitaciones.
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Este documento presenta un informe sobre el estado actual de la gestión documental en una institución educativa. Describe las funciones de la Unidad de Correspondencia y la Unidad de Archivo, así como los recursos y normativa aplicables. El sistema de gestión documental implementado cumple con la normativa y promueve la modernización de los archivos en todas las sedes de la institución a través de capacitaciones.
Este documento presenta un informe sobre el estado actual de la gestión documental en una institución educativa. Describe las funciones de la Unidad de Correspondencia y la Unidad de Archivo, así como los recursos y normativa aplicables. El sistema de gestión documental implementado cumple con la normativa y promueve la modernización de los archivos en todas las sedes de la institución a través de capacitaciones.
Este documento presenta un informe sobre el estado actual de la gestión documental en una institución educativa. Describe las funciones de la Unidad de Correspondencia y la Unidad de Archivo, así como los recursos y normativa aplicables. El sistema de gestión documental implementado cumple con la normativa y promueve la modernización de los archivos en todas las sedes de la institución a través de capacitaciones.
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EVIDENCIA 2
Informe sistema para organización de documentos.
Alcance Presentar un informe que determine el estado actual de la gestión documental en la institución educativa en cuanto al cumplimiento normativo y procedimental.
Objetivo Establecer el estado actual de la oficina de Correspondencia y Archivo. Hacer un análisis y recomendaciones en pro de mejoramiento continuo institucional.
Marco normativo Norma Internacional:
Serie ISO/30300, Definición de criterios para la gestión de documentos en las
organizaciones.
ISAD-G, Norma Internacional General de Descripción Archivística. (ICADS, AGN).
Norma Nacional: Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 527 del 18 de agosto de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 060 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 038 de 2008. “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
Normas Internas: Resolución N° 068 de 2011. Por la cual se expiden las políticas de gestión documental de la Universidad.
Resolución Rectoral 006 del 18 de febrero de 2010. Por medio de la cual se define la Política de Uso de Mensajería Digital en la Universidad Cooperativa de Colombia.
Resolución Rectoral 069 del 12 de agosto de 2011. Por medio de la cual se crean las Unidades de Archivo Nacional y de Sedes.
Resolución Rectoral 408 del 2 de mayo de 2013. Por medio de la cual se actualiza el Comité Interno y los Consejos de Archivo de las Sedes de la Universidad Cooperativa de Colombia y se deroga la Resolución Rectoral 066 de 2011.
Acuerdo 117 del 11 de octubre de 2012. Por medio del cual se fijan las condiciones de retención de documentos escritos relacionados con los trabajos de grado.
Resolución 839 del 21 de Noviembre de 2014. Por medio la cual se establecen los Lineamientos para la Gestión de Información de la Universidad y se deroga la Resolución Rectoral 067 de 2011.
Resolución Rectoral 656 del 17 de marzo de 2014. Por medio de la cual se fijan las pautas para la gestión de las comunicaciones oficiales, los objetos postales de la institución y se deroga la Resolución Rectoral 192 del 2012. Unidad de Correspondencia Función
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los procedimientos de
recepción, trámite y distribución de las comunicaciones de la sede, tanto externas como internas.
Unidad de Archivo Función
Es la encargada de monitorear y aplicar los procedimientos de transferencia, organización,
conservación, consulta y disposición final de los documentos en las dependencias.
Recursos con que se cuenta:
Físicos
Centros de Administración Documental
En nuestra institución lo conforman un grupo de 18 dependencias denominadas Centros de Administración Documental - CAD y 1 dependencia denominada Unidad de Archivo Nacional - UAN, que de forma organizada, estructuran y desarrollan en todos los niveles de la institución, la administración de los archivos de acuerdo con el concepto de archivo total (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). Gestión Documental Misión
Planificar, administrar y controlar los documentos de archivo que son recibidos o
producidos por la Universidad sin importar el tipo de soporte en que se encuentren, asegurando la correcta disposición final de estos y aplicando prácticas y principios de racionalización y economía que contribuyan a elevar los estándares de servicio a la comunidad universitaria.
Meta Estratégica
Implementar el sistema de gestión de registros según la norma ISO 30301.
Dirección de Gestión Documental
Es una dependencia adscrita a la Secretaria General de la Universidad, que vigila el desarrollo de las Políticas de Gestión de Documentos, el funcionamiento del Sistema de Archivos y el cumplimiento de los Lineamientos en Gestión de la Información y Documentación de la institución. Además:
Asegura el correcto manejo del patrimonio documental.
Asesora, en materia archivística, a los Centros de Administración de Documentos CAD, de las Sedes. Realiza el apoyo a las Dependencias Nacionales en materia de administración de documentos. Responde por las labores de custodia, conservación y acceso de los Archivos Central e Histórico de la Institución Transferencia de Documentos para Archivo: 1 ¿Los documentos a transferir deben ser encarpetados?
Los documentos de ninguna manera deben ser empastados, por términos de conservación y de impacto en los costos. Se debe apoyar los procesos de medios adecuados para la conservación, cómo las tapas yute, con ganchos plásticos y los documentos debidamente foliados para mayor control. Debemos evitar impactar la sede en ese gasto y maltrato para los documentos. 2 ¿Se pueden usar los folderamas para archivo de documentos?
Se debe revisar la necesidad puntual de custodia. En ese orden de ideas, se considera que los folderamas deben tenerse para la conformación del Archivo Satélite y así se pueda recibir información de las áreas a medida que se realizan los procesos de organización y los tiempos de retención para las series definidas. Si actualmente la DARC tiene las historias en archivadores de carpetas colgantes, las pueden seguir conservando en el mismo lugar siempre y cuando deban estar en el Archivo de Gestión, Conclusiones Al analizar lo encontrado sobre el sistema de gestión documental que maneja la universidad cooperativa de Colombia se puede decir que es muy eficiente y cumple con la normatividad y además de esto promueve la modernización y desarrollo de los archivos en todas y cada una de las sedes, y esto no es todo implementan estrategias de capacitación con el objetivo de que los empleados adquieran mayores competencias en la norma, para que puedan aplicar los conocimientos en organización de archivos de gestión de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y las políticas institucionales en su cotidianidad laboral.
