Políticas Del Departamento de Compras

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. A los Proveedores se les debe responder con prontitud y

cortesía.
2. Cualquier decisión deberá ser aprobada por el comité de
compras.
3. Cualquier proveedor que presente competencia desleal será
descartado.
4. El catálogo de proveedores deberá de ser actualizado conforme
exista un cambio.
5. El departamento de compras deberá de contar con las
herramientas suficientes para lograr elaborar bien el proceso de
compra.
6. El Formato de Requisición de Compras deberá contener la
descripción y las especificaciones claras de los materiales,
productos y servicios a ser adquiridos.
7. En caso de ser aprobada la requisición será enviada al almacén
para hacer entrega del pedido.
Políticas de venta
 El cliente deberá enviar una orden de compra con la
información general del pedido, precios pactados y
condiciones generales, esta información deberá coincidir con
las incluidas en nuestra cotización, esta orden de compra
deberá enviarse vía correo electrónico o al correo electrónico
del ejecutivo de cuenta.
 La empresa dará por iniciada la obligación para el suministro
una vez que vía correo electrónico se haya enviado la
confirmación de recibido de su pedido.
 Si se trata de una venta de contado deberá anexar ficha de
depósito o comprobante de trasferencia electrónica cubriendo
en su totalidad el monto con IVA del pedido.
 Para el caso de clientes que cuenten con línea de crédito será
suficiente con haber enviado el pedido y haber recibido la
confirmación correspondiente.
 Todo producto o servicio adquirido por cualquiera de nuestros
clientes deberá ser facturado.
 Una factura emitida en dólares americanos podrá ser liquidada
en moneda nacional al tipo de cambio vigente en el mercado
local el día del pago.
 Es responsabilidad del cliente cualquier error u omisión en las
especificaciones técnicas, tipo o modelos de los productos,
que puedan causar posteriormente devoluciones, cambios de
precios o cambios físicos, así como de las penalizaciones
correspondientes.
Políticas del departamento de venta
 El área de Finanzas deberá mantener un seguimiento
constante del ejercicio del gasto, con el fin de evitar sobregiros
y en su caso, estar en posibilidad de tramitar las transferencias
o ampliaciones presupuestales requeridas.
 El área Finanzas será responsable de revisar que la
documentación presentada para autorización presupuestal
cuente con requisitos fiscales y firma de autorización del
empleado del área solicitante en su caso.
 El Departamento de Contabilidad es responsable de la
elaboración y envió de cada cierre de ejercicio presupuestal
para la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico
 El área de Finanzas es responsable de la conciliación de
Contabilidad, Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
 Para las comisiones que se requieran utilizar vehículos para
transportación terrestre, se les proporcionarán los recursos
para el pago de peaje y combustible
 El área de Contabilidad será responsable de revisar que al
cierre contable del mes, los funcionarios que presenten saldo
en la cuenta contable de gastos a comprobar y su periodo de
comprobación estén vencidos, turnará oficio al área de
Recursos Humanos para que se apliquen los descuentos por
nómina.
 Para el pago de las facturas correspondientes a la telefonía
móvil y radiolocalizadores, recepción entregará las facturas a
los titulares del servicio, las que tendrán que devolver en 24
horas con la firma de autorización del gasto.
 Los bienes que ingresen serán revisados y cotejados
físicamente por el personal encargado de Activos Fijos y será
responsabilidad de esta área actualizar los inventarios, así
como los resguardos del personal al que se asignen los
bienes.
Para iniciar una lista de autorizaciones se debe tener solo una
persona encargada de la misma.
En la lista de autorizaciones debe estar debidamente especificado
(nombre, cedula, dirección,
Teléfono y firma “extendida y abreviada”) las personas que se
encargaran de las diferentes áreas en
Las que se pudiese
Necesitar de autorizaciones previas al hecho como lo son:
a. Firma y cobro de cheques
b. Realización de soportes en las áreas que se vea necesario
c. Las entradas a la oficina en horas extra laborales
d. Desembolsos y reembolsos de caja
e. Consignaciones y retiros bancarios
f. Las personas que se lleguen a encargar de la venta y el manejo
de recursos de la empresa
Si alguno de los pertenecientes a la lista por una u otra razón se
llegase a retirar de la empresa, se procederá a la expiración o
finalización de la lista anterior y posteriormente crear una nueva
actualizando la lista de autorizaciones totalmente.

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