CONTRALORÍA GENERAL DE LA CONTRALORÍA

600 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS

Como parte de la acción del gobierno se realizan inversiones significativas de recursos

financieros, en obras de diversos sectores de la actividad nacional, ya sea directamente o a través de
contratistas. Se denomina obra pública a la construcción o trabajo que requiere dirección técnica en
la utilización de mano de obra, materiales y equipos, e incluye todos los elementos o alguno de ellos,
que efectúen en forma directa o indirecta una entidad del Estado, con la finalidad de servir al público.

Ello implica la construcción o rehabilitación, por ejemplo de carreteras, puentes, centrales

de energía, locales escolares y de salud, así como otras obras de infraestructura. Por esta razón, los
controles internos que adopten las entidades públicas cbben estar dirigidos, entre otros, a los aspectos
de ejecución, mantenimiento y liquidación de obras públicas.

Estas normas complementan las disposiciones vigentes relacionadas con la contratación,

ejecución y mantenimiento de obras públicas y, además se encuentran orientadas a mejorar el control
interno, propendiendo a una eficiente administración de los recursos destinados a los proyectos de
inversión pública.

CONTENIDO

600-01 Del Expediente Técnico.

600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas.
600-03 Sustentación de los metrados.
600-04Absolución de consultas u observaciones sobre documentos que conforman el
Expediente Técnico de la Licitación.
600-05Detalle de los anexos del contrato.
600-06Modificaciones y subsanación de errores u omisiones en el expediente técnico.
600-07Aplicación de controles de calidad en obras yreportes.
600-08 Oportunidad en el procesamiento de presupuestos adicionales.
600-09 Sustentación de presupuestos adicionales, encontratos a precios unitarios.
 600-10 Sustentación de presupuestos adicionales, encontratos a suma alzada.
600-11 Las resoluciones aprobatorias de presupuestos adicionales deben precisar la
causal.
600-12Aprobación de reducciones de obra.
600-13 Cumplimiento del plazo contractual.
600-14Elaboración de metrados de post - construcción.
600-15Participación de los miembros designados para la recepción de obra.
600-16Registro de garantías en la etapa de operación y mantenimiento. 600-
17Mantenimiento de las obras.

600-01 DEL EXPEDIENTE TECNICO

El expediente técnico antes de ser aprobado por la entidad licitante, debe estar visado en todas sus
páginas por los profesionales responsables de su laboración y por el área especializada responsable
de su revisión.

Comentario:

1. El expediente técnico es el instrumento elaborado por la entidad licitante para los fines
de contratación de una obra pública. Comprende, entre otros: bases de la licitación, memoria
descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudios
de suelos, fórmulas polinómicas, y proforma de contrato.

En los casos en que las Entidades, ejecuten periódicamente obras de características

similares, corresponde la elaboración de especificaciones técnicas generales y proformas de co
ntrato tipo, de acuerdo a las normas técnicas aplicables a la obra, y la experiencia lograda sobre el
particular, que sirvan de base uniforme, en el desarrollo de los expedientes técnicos específicos,
por el consultor.

2. En el expediente técnico se define el objeto, costo, plazo y demás condiciones de una

obra en particular por ejecutar, por lo que su elaboración debe contar con el respaldo técnico
necesario, verificando que corresponda a la naturaleza y condiciones especiales de la obra.

3. El consultor y los profesionales responsables de su elaboración, en lo que les

corresponda, como el área especializada de la entidad licitante que lo revisa, suscribirán todas las
páginas del referido expediente técnico, en señal de conformidad y responsabilidad respecto a su
calidad técnica e integridad física.

4. La implementación de la Norma debe estar a cargo del área especializada o de los

funcionarios responsables designados, de la entidad licitante.

600-02 CONTENIDO DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS

Las Especificaciones Técnicas deben elaborarse por cada partida, que conforman el presupuesto
de obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo y formas de pago.
1. Las especificaciones técnicas de una obra constituyen las reglas que definen las
prestaciones específicas del contrato de obra; esto es, descripción de los trabajos, método de
construcción, calidad de los materiales, sistemas de control de calidad, métodos de medición y
condiciones de pago, requeridos en la ejecución de la obra.

2.Comentario:
Por tanto, cada una de las partidas que conforman el presupuesto de obra deben contener
sus respectivas especificaciones técnicas, detallando las reglas que definen las prestaciones,
señaladas en el numeral 01.

3. La implementación de esta Norma es de competencia del Consultor, debiendo la Entidad

cautelar que en los contratos de consultoría que celebre, se incluya dicha obligación.

600-03 SUSTENTACION DE METRADOS

Los metrados del expediente técnico deben estar sustentados por cada partida, con la planilla
respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativos que el caso requiera.

Comentario:

1. Los metrados constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que

se han programado ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo del presupuesto base,
por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. La preparación de los metrados de los
presupuestos base de licitaciones y concurso de precios de obras, deben sujetarse a la normativa sobre
la materia.

3. Una adecuada sustentación de los metrados, reduce los errores y omisiones que pudiera
incurrirse en la presentación de las partidas conformantes del presupuesto base, por cuanto éstos son
utilizados por el postor para establecer el monto de su oferta, cualquiera que sea el Sistema de
Licitación que elija la entidad licitante.

4. La implementación de esta norma es competencia del consultor, debiendo la entidad

licitante cautelar que en los contratos de consultoría que celebre, se incluya dicha obligación.

600-04 ABSOLUCION DE CONSULTAS U OBSERVACIONES SOBRE DOCUMENTOS QUE

CONFORMAN EL EXPEDIENTE TECNICO DE LA LICITACION

La Entidad Licitante deberá absolver las consultas o cualquier obervación que se hiciera sobre los
documentos que conforman el Expediente Técnico de la licitación, debidamente fundamentados, de
manera que permita a los postores clarificar concretamente las integrrogantes que motivaron su
intervención.
1. En la ejecución de las obras, con frecuencia se presentan controversias, debido a que en
la etapa del proceso licitario, las consultas u observaciones que formulan los postores no son
absueltas con la precisión y fundamentación necesaria que les permita entender, el contenido y
alcance de los documentos que conforman el Expediente Técnico.

2. Consecuentemente, es necesario que la absolución de las consultas u observaciones, se

formulen en forma clara, precisa, con la fundamentación pertinente que las justifique; las que deben
ser puestas en conocimiento de todos los postores.

3. La implementación de la norma debe estar a cargo de los funcionarios encargados del

proceso de licitación de la Entidad.

Comentario:
600-05 DETALLE DE LOS ANEXOS DEL CONTRATO

Los anexos que forman parte integrante de los contratos de obras deben ser identificados
individualmente y numerados en forma correlativa.

Comentario:

1. Los anexos del contrato complementan el objeto, costo, plazo y demás condiciones y
características de la obra por ejecutar. Dentro de los principales anexos pueden indicarse: el
expediente técnico, consultas absueltas en el proceso de la licitación, acta de otorgamiento de la
buena pro definitiva, oferta del postor ganador, además de los documentos que exigen las normas
sobre obras públicas y otros que establezca la entidad licitante, de acuerdo a la naturaleza de la obra.

2. En los casos de presentarse algunas divergencias, para los fines de definir los alcances
del contrato, y para una correcta dirección y supervisión de las obras, es necesario disponer de los
anexos, por cuanto regulan las obligaciones de las partes contratantes; cuya pérdida o extravío podría
generar mayores costos a la entidad contratante al no disponer de la información técnica
correspondiente.

3. La implementación cb la Norma debe estar a cargo del área que formula el expediente
técnico, en cuya proforma de contrato debe incluirse la relación de anexos, su identificación
individual y la numeración correlativa pertinente.

600-06 MODIFICACIONES Y SUBSANACION DE ERRORES U OMISIONES EN EL

EXPEDIENTE TECNICO

Las modificaciones sustanciales y la subsanación de errores y omisiones en el Expediente Técnico,

durante la ejecución de la obra, deben contar con la opinión del Proyectista.

Comentario:

1. Las modificaciones sustanciales de la obra por la entidad, así como los errores u
omisiones en el expediente técnico tienen incidencia en el cumplimiento de las metas físicas
establecidas en el contrato y, podrían generar mayores costos o eventualmente, daños y perjuicios a
la entidad contratante.
 2. En los supuestos señalados precedentemente, resulta necesario que el proyectista
intervenga para aclarar y opinar sobre la situación presentada, a fin que la entidad contratante pueda
adoptar las medidas que el caso requiera y dilucidar, de ser el caso, las responsabilidades emergentes,
del consultor y/o del jefe de la obra o proyecto.

3. La implementación de esta Norma es competencia de la entidad contratante.

600-07 APLICACION DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS Y REPORTES

Las entidades contratantes deben cautelar, que en las obras en ejecución, se apliquen controles de
calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos resultados sean registrados y archivados en
formatos prediseñados y consignados en un informe especial que debe emitir la supervisión, en cada
valorización de obra tramitada.

Comentario:

1. Los controles de calidad, son pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de
los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el cumplimiento de las
especificaciones técnicas establecidas en el contrato; para cuyo efecto, utilizarán formatos
prediseñados según la naturaleza de las pruebas técnicas efectuadas, las mismas que deben
mantenerse registradas y archivadas, como parte de los antecedentes de la obra.

2. El cumplimiento de los planos, especificaciones técnicas y demás normas aplicables a

la obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.

3. Es imprescindible que el inspector informe a la entidad contratante, el modo y forma

como se viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial todos los datos de los
controles efectuados en la obra, de manera que se asegure la buena calidad de los trabajos
contratados.

4. Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que
efectúe el contratista en aplicación del contrato, deben merecer un informe del inspector, en cada una
de las valorizaciones de obra tramitada, dejándose constancia en el cuaderno de obra del tipo de
controles de calidad efectuados.

5. La implementación de esta norma, es competencia de inspector de la obra, debiendo la

entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha
obligación.

600-08 OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIENTO DE PRESUPUESTOS

ADICIONALES

Los presupuestos adicionales que se generen en la ejecución de la obra serán procesados y aprobados
con la prontitud del caso, bajo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la ejecución de la obra.
1. Cuando se determine la necesidad de procesar un presupuesto adicional, debe registrarse
este hecho en el cuaderno de obra, correspondiendo al inspector formular el Expediente Técnico
pertinente, incluyendo un informe que sustente el origen de cada uno de las partidas que conforman
el presupuesto adicional, documento que elevará la Entidad para su aprobación mediante acto
administrativo formal.
 Comentarios:
2. Corresponde a la entidad velar por que todo este proceso, se efectúe en un plazo
razonable de manera que no incida en mayores costos. En los casos que sea necesario la autorización
previa de la CGR, debe formularse la solicitud correspondiente, dentro de un plazo de 30 días
naturales a partir de la recepción del informe del Inspector por la Entidad.

3. La autorización de los presupuestos adicionales de obra, compete a la máxima autoridad

de la Entidad, y de producirse la delegación de tal función, ello no exime de su responsabilidad por
la supervisión.

4. La implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y funcionarios

a cargo de la ejecución, debiendo la entidad licitante cautelar que en los contratos de supervisión que
celebre, se incluya dicha obligación.

600-09 SUSTENTACION DE PRESUPUESTOS ADICIONALES, EN CONTRATOS A

PRECIOS UNITARIOS GENERADOS POR MAYORES METRADOS

En los presupuestos adicionales que involucren partidas contractuales en los contratos a precios
unitarios, debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando el
sustento técnico del caso.

Comentario:

1. El presupuesto adicional que involucra partidas contractuales, en este sistema de

contratación, se determina por diferencia entre los metrados totales necesarios para cumplir con la
meta prevista y los metrados contratados.

2. Independientemente de la determinación de la causal que genere el presupuesto adicional

es necesario que los mayores metrados y partidas nuevas tengan el sustento respectivo.

3. Los metrados constituyen la base para determinar el importe del presupuesto adicional,
siendo por lo tanto imprescindible sustentar el metrado total de cada partida con la información
pertinente.

4. La planilla de metrados deberá ir acompañada de los croquis o diagramas que permitan

su identificación, así como las hojas de cálculo que corresponda, para una mayor explicación.
 5. La implementación de esta norma es competencia del inspector y funcionario a cargo de
la ejecución de la obra, debiendo la entidad Licitante cautelar que en los contratos de supervisión que
celebre, se incluya dicha obligación.

600-10 SUSTENTACION DE PRESUPUESTOS ADICIONALES, EN CONTRATOS A

SUMA ALZADA

Cuando se presenten presupuestos adicionales por modificaciones en los planes y/o especificaciones
técnicas de la obra en un contrato a suma alzada, debe demostrarse fehacientemente haberse
producido esta situación, así como acreditar que tales modificaciones generen mayores costos a los
pactados para la obra.

Comentario:

1. Los contratos celebrados bajo el Sistema de Suma Alzada están definidos por los planos
y especificaciones técnicas, siendo los metrados de obras, referenciales.

2. En consecuencia, sólo en caso de producirse modificaciones en los planos y

especificaciones técnicas, puede generarse un presupuesto adicional, siempre que sea necesario para
cumplir con la meta prevista.

3. Corresponde al inspector de la obra demostrar, objetivamente, la modificación

introducida en los planos y/o especificaciones técnicas, señalando así mismo las razones de tales
modificaciones.

4. La implementación de esta norma es competencia del inspector y del funcionario a cargo

de la ejecución de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión
que celebre, se incluya dicha obligación.

600-11 LAS RESOLUCIONES APROBATORIAS DE PRESUPUESTOS ADICIONALES

DEBEN PRECISAR SU CAUSAL

Las resoluciones que emita la entidad contratante aprobando determinado presupuesto adicional,
deben precisar en sus considerandos la causal que genera dicho adicional.

Comentario:

1. El procedimiento para la aprobación de presupuestos adicionales de obras en las

entidades, exige la expedición de la resolución aprobatoria correspondiente. Los presupuestos
adicionales de obra deben formularse, en forma independente de las reducciones y/o supresiones de
obra que apruebe al entidad ejecutora.

2. La identificación de la causal que motiva el presupuesto adicional es de vital importancia

para establecer, de acuerdo a su naturaleza, las acciones que debe adoptar la Unidad Ejecutora,
respecto al origen de ésta, así como determinar su interrelación con las otras partidas de la obra en
ejecución.
3. Por esta razón, resulta conveniente que en los considerandos de la resoluciones
administrativas que emita la entidad, se incluya expresamente la causal que genera la ejecución del
presupuesto adicional de obra.
 4. De presentarse algunos hechos que podrían generar responsabilidad, la unidad ejecutora,
debe solicitar las explicaciones del caso a quien corresponda, sin que ello constituya una razón para
detener el trámite del expediente sobre el presupuesto adicional, a fin de no afectar el plazo de
ejecución de la obra.

5. Corresponde a la entidad contratante implementar lo dispuesto en la presente

norma.

600-12 APROBACION DE REDUCCIONES DE OBRA

Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante Resolución de la entidad contratante, previa
sustentación con los informes técnicos y legales que el caso requiera.

Comentario:

1. Las reducciones de obra representan una disminución del contrato principal, por lo que
requieren ser aprobados por el mismo nivel de aprobación del referido contrato.

2. La emisión de la Resolución aprobatoria de las reducciones de obra, permite definir los

metrados de los trabajos realmente ejecutados, en base a los cuales se formula la liquidación del
contrato.

3. Los presupuestos no utilizados por la reducción de obras, no deben ser materia de

compensación, para la generación de mayores costos en otras partidas.

4. La implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y de la entidad

contratante.

600-13 CUMPLIMIENTO DEL PLAZO CONTRACTUAL

Todo contrato de obra será objeto de un control estricto del cumplimiento del plazo contractual,
incluyendo los plazos parciales, en base a los diagramas de CPM, PERT, o similares.

Comentario:

1. El plazo contractual, es un parámetro que delimita los alcances del contrato, siendo por
lo tanto necesario cautelar su estricto cumplimiento.

El plazo contractual debe reflejarse en el calendario de avance, formulado en base a los

diagramas CPM, PERT o similares por días calendario, precisándose por cada una de las partidas por
ejecutar, día de inicio y término.
2. El inspector, como representante directo en obra de la Entidad, debe verificar el
cumplimiento del calendario de avance, dentro del marco de las condiciones contractuales
establecidas.

3. Consecuentemente debe alertarse a la entidad contratante con la prontitud del caso, las
desviaciones que se presenten para que se adopten las medidas correctivas oportunas.

4. La implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y el

funcionario a cargo de su ejecución, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de
supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.

600-14 ELABORACION DE METRADOS DE POSCONSTRUCCION

El inspector de la obra, elaborará los metrados de posconstrucción, de acuerdo a los trabajos

realmente ejecutados, los que se tendrán en cuenta al momento de la recepción de la obra, previa
conformidad por parte del contratista.

Comentario:

1. Los metrados de post-construcción representan los trabajos realmente ejecutados por el

contratista, en sus diferentes partidas materia del contrato.

2. Los metrados de post - construcción deben formar parte del acta de recepción de obra,
por cuanto complementan los planos de post-construcción. Por lo tanto, deben plasmarse los
resultados en un cuadro explicativo en que consten los metrados contractuales, los presupuestos
adicionales de obras, reducciones y los realmente ejecutados por cada partida.

3. La implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y funcionario

a cargo de la ejecución, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de sup ervisión
que celebre, se incluya dicha obligación.

600-15 PARTICIPACION DE LOS MIEMBROS DESIGNADOS PARA LA RECEPCION DE

OBRA

Los miembros de la comisión designada para la recepción de obra, deben participar directamente en
el acto de recepción, bajo responsabilidad, a fin de formular las observaciones que hubiere durante
el desarrollo de dicho evento.

Comentario:

1. La recepción de obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados

por el contratista, firmándose en señal de aceptación, el acta respectiva; a partir de la cual la entidad
contratante asume la administración y operación de todas las instalaciones.
2. En algunos casos, determinados miembros designan a su representante para que se
apersone al acto de recepción de la obra, el que se limita a tomar nota e informar a su representada,
que posteriormente hace llegar sus observaciones, con lo que se desnaturaliza dicho acto, por cuanto
las observaciones encontradas debieron formularse en el momento de la recepción de obra. Por ello,
el desempeño de las funciones de los miembros de la comisión de recepción de obra debe ser personal
e intransferible.

3. Siendo el acto de recepción la ocasión en que se acepta o no los trabajos ejecutados por
el contratista, es obligación de los miembros participar personalmente en tal evento, por las
responsabilidades que asumen frente a la entidad contratante.

4. Corresponde a la comisión de recepción designada por la entidad contratante la

aplicación de esta norma bajo responsabilidad.

600-16 REGISTRO DE GARANTIAS EN LA ETAPA DE OPERACION Y MANTENIMIENTO

La unidad orgánica de la entidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento de la obra, debe
aperturar un Registro de las garantías que se encuentren vigentes en esta etapa, a fin de asegurar su
aplicación en los casos que sean necesarios.

Comentario:

1. Durante la etapa de construcción, se exige en los casos de obras con equipamiento, una
garantía de los equipos por un período determinado, garantía que debe ser de conocimiento de la
unidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento.

2. De igual manera, existen obras en que los contratistas se comprometen a efectuar el

mantenimiento de ellas, por un período determinado, y cuyo costo está incluido en el contrato de
construcción.

3. Es importante mantener un registro de las garantías aplicables en la etapa de operación

y mantenimiento, tanto por concepto del equipamiento como por las obras civiles ejecutadas.

4. La implementación de esta norma corresponde a la Unidad de la entidad contratante

responsable de la operación y mantenimiento de la obra.

600-17MANTENIMIENTO DE LAS OBRAS

Las Entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras públicas que están a su cargo.

Comentario:

1. Para garantizar el funcionamiento y el buen estado de las obras públicas, las Entidades
programarán y presupuestarán los trabajos necesarios para su adecuado mantenimiento, de acuerdo
con las especificaciones técnicas respectivas elaboradas por la Entidad.

2. Corresponde implementar esta norma a la Entidad responsable de la operación y

mantenimiento de la obra.

"700 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA UNA CULTURA DE INTEGRIDAD,

TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD EN LA FUNCION PUBLICA.

Comentario:

La función pública, para desarrollarse en términos de integridad, transparencia y

respondabilidad exige consolidar la coducta honesta de los funcionarios y servidores, en la cual prime
el interés público sobre el particular, honrando la confianza que la ciudadanía ha puesto en las
instituciones gubernamentales, así como del personal que laboran ellas.

Las diferentes autoridades de gobierno y la ciudadanía, necesitan información respecto al

desarrollo de la gestión y el ejercicio de la función pública, para evaluar la integridad, el desempeño
y el logro de los objetivos y metas institucionales, por lo cual les corresponde a los funcionarios y
servidores en todos sus niveles, rendir cuenta de sus responsabilidades funcionales.

De acuerdo a ello, las entidades en el ejercicio de sus funciones deben velar por el
cumplimiento de principios, normas y aspectos acordes con la probidad administrativa, tales como:
 - Integridad, transparencia, orden y disciplina, objetividad, legalidad, derecho de petición e
información de la ciudadanía.

- En la administración de personal cautelar el adecuado ingreso y cese en la función,

optimizar la asignación de cargos y el rendimiento laboral, aplicar un sistema de reconocimiento de
méritos y promociones, cautelar que el personal no incurra en prohibiciones e incompatibilidades
funcionales; contar con un régimen de declaraciones juradas de bienes y rentas; contar con un registro
de personal; un sistema de rotación de personal;

- Poner atención en actividades susceptibles de actos de corrupción, tales como

contrataciones y adquisiciones uso de los recursos públicos, procedimientos administrativos para
autorizaciones, licencias y permisos, procedimientos para desplazamiento de personal, etc.

- Rendición de cuentas ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes
del estado, y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

- El asesoramiento a través de la opinión o informe de quienes concurren a la formación de

las decisiones de cualquier autoridad, funcionario o servidor público, debe ser ejercido conforme a
la aptitud profesional o competencia funcional y en concordancia con los principios de legalidad,
eficiencia, eficacia, economicidad y transparencia.
CONTENIDO:
700-01 Integridad y Valores Eticos
700-02 Respondabilidad
700-03 Contratación y Cese de Personal.
700-04 Prohibiciones e Incompatibilidades.
700-05 Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas.
700-06 Contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios u obras
700-07 Transferencia de Gestión.
700-08 Asesoramiento especializado a las autoridades públicas.
700-09 Desplazamiento de personal.
700-10 Registro de Personal

700 - 01 INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

La dirección debe promover la adopción de políticas que fomenten la integridad y los valores
éticos en los funcionarios y servidores que contribuyan al desempeño eficaz, eficiente y diligente de
las funciones asignadas, sancionándose cuando se incurran en desviaciones o irregularidades.

Comentario:
1. La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales
sólidos y vive en un marco de valores. La ética está conformada por valores morales que permite a
la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le
corresponden cumplir en la entidad. El personal de la entidad debe desarrollar sus actividades con
plena observancia de los preceptos antes anotados, los cuales deben formar parte de la política
impartida por la alta dirección.

2. La dirección de la entidad debe dictar políticas que eviten la ocurrencia de

comportamientos irregulares, así como mantener una barrera de contención ante tales actos a través
de una actitud vigilante, la revisión de controles y el análisis de desviaciones a las políticas.

3. Los directivos, no sólo deben cautelar y motivar el cumplimiento de tales valores y

principios de orden, moral, disciplina, honestidad, diligencia, rectitud en el trabajo que ejecuten los
funcionarios y servidores, sino que están en la obligación de dar muestra de la observancia en el
desempeño de la función pública.

4. Uno de los caminos más efectivos para transmitir un mensaje de comportamiento ético
en la entidad es el buen ejemplo que deben brindar los responsables de la dirección y un compromiso
contra cualquier acto de corrupción (compromiso o corrupción). Otro camino es establecer un Código
de Conducta para los funcionarios y servidores. Este Código debe regular aspectos diversos, tales
como: integridad, conflicto de intereses, pagos inapropiados, aceptación de obsequios o beneficios
no autorizados, divulgación de información confidencial, y el pago o recepción de comisiones o,
cualquier otro acto de corrupción.

5. Las tentaciones que viabilizan la participación de funcionarios y servidores en actos

irregulares o ilegales pueden ser de diversa naturaleza; dentro de ellas pueden referirse: a) controles
existentes que ofrecen una deficiente segregación de funciones en áreas sensitivas relacionadas con
el manejo de recursos, o simplemente, los controles no existen, so n débiles o no funcionan; b)
desconcentración de decisiones que deja a la alta gerencia sin conocimiento de las acciones adoptadas
por los niveles intermedios; c) sanciones disciplinarias benignas por comportamientos impropios, las
cuales pierden su valor disuasivo; d) exoneración de responsabilidad por argumentos vanales, tales
como exiguos ingresos, generalidad de conducta impropia, etc; e) resistencia a practicar
investigaciones objetivas o a recibir denuncias por actos impropios; f) ante la comisión de falta grave
comprobada negociar una renuncia.

6. Corresponde a las entidades, mantener un sano ambiente de control que favorezca el

cumplimiento de las disposiciones sobre integridad en la función pública, así como la implantación
de un sistema interno de personal idóneo en materia de ingreso, evaluación, extinción laboral y
sanción de personal, en los cuales se prevean procedimientos que eviten incurrir en actos de
nepotismo, en otras prohibiciones e incompatibilidades, etc.

7. En el plan de trabajo de la entidad y en el reglamento interno de trabajo o el que haga sus

veces se introduzca normas de incentivos, de revalorización de la ética en el trabajo, de
reconocimientos y de capacitación para el personal, así como un severo régimen de sanciones para
sus funcionarios y servidores.

8. Los directivos deben revisar permanentemente sus políticas, estrategias, sistemas y

procedimientos a efecto de introducir reformas necesarias, así como vigilar continuamente sus
operaciones y adoptar inmediatamente, las medidas de detección y sanción ante cualquier evidencia
de acto en contrario a la integridad.

Asimismo, las autoridades deben aplicarse periódicamente una autoevaluación de su gestión

a través de encuestas, a efecto de adoptarse las políticas y medidas que fuesen necesarias en mejora
de la gestión.

9. Durante su labor diaria los funcionarios y servidores públicos tienen que actuar con
diligencia, vale decir, cumplir con el servicio oportuno y con el debido cuidado que le impone su
función, observando las normas éticas que regulan el accionar de las entidades públicas, para lo cual
la entidad debe establecer en sus diversos niveles un programa de actividades y su correspondiente
cronograma (mensual, trimestral, semestral o anual) a fin de medir el cumplimiento de las funciones
y obligaciones del personal, así como las metas y objetivos institucionales.

10. El titular de la entidad debe establecer por escrito políticas que prohíban al personal,
recibir, aparte de sus remuneraciones de ley, otros beneficios personales de terceros, por el
desempeño de sus funciones, y/o recibir asignaciones por cargos no desempeñados; sancionando
ejemplarmente a los responsables, que incurran en
desviaciones a tales políticas. Estas sanciones deben ser publicadas señalándose los motivos, tanto
a nivel interno como externo de la entidad.

700-02 RESPONDABILIDAD (ACCOUNTABILITY)

El Titular, los funcionarios y servidores deben rendir cuenta ante las autoridades competentes y
ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo
encomendado.

Comentario:

1. El titular, los funcionarios y los servidores públicos tienen el deber de desempeñar

sus funciones con eficacia, economía, eficiencia, transparencia y licitud. Los titulares, servidores
y funcionarios públicos tienen el deber permanente, personal e intransferible de dar cuenta del
ejercicio de sus funciones, del cumplimientos de sus objetivos y de los bienes y recursos recibidos,
según lo siguiente:

- todos ante sus superiores jerárquicos hasta el máximo nivel ejecutivo, por conducto
regular,
- los máximos ejecutivos ante los cuerpos representativos que correspondan (concejo
municipal, asamblea universitaria, etc.) ante las entidades que ejercen tuición sobre ellas
(organismo rector, titular de sector, etc.) y ante los organismos reguladores que correspondan,
- los Titulares de todas las entidades ante el Poder Legislativo, y,
- todos ellos ante la sociedad.

2. Para un desempeño transparente de funciones los titulares, servidores y funcionarios

públicos, deben:

- generar y transmitir expeditamente información útil, oportuna, pertinente,

comprensible, confiable y verificable, a sus superiores jerárquicos, a las entidades que proveen los
recursos con que trabajan y a cualquier otra persona que esté facultada para supervisar sus
actividades;

- preservar y permitir en todo momento el acceso a esta información a sus superiores

jerárquicos y a las personas encargadas tanto de realizar el control interno o externo posterior,
como d e verificar la eficacia y confiabilidad del sistema de información;

- difundir información antes, durante y después de la ejecución de sus actos a fin de

procurar una comprensión básica por parte de la sociedad respecto a lo esencial de la asignación
y uso de recursos, los principales resultados obtenidos y los factores de significación que
influyeron en tales resultados;

- proporcionar la información ya procesada a toda persona individual o colectiva que la

solicite;

Toda limitación o reserva de transparencia debe ser específica por cada clase de
información y no general para la entidad o alguna de sus dependencias y estar
expresamente establecida por ley, señalándose claramente ante qué instancia independiente y cómo
debe responderse por actos reservados.

3. La respondabilidad financiera, es aquella obligación que asume una persona que maneja
fondos o bienes públicos de responder ante su superior, sobre la manera como desempeñó sus
funciones. Este concepto implica la preparación y publicación de un informe, generalmente, los
estados financieros auditados en forma independiente o sobre otros asuntos por los que adquirió
respondabilidad; por ejemplo, los contadores públicos son respondables, por el registro de las
operaciones que involucran recursos, así como por la elaboración de los estados financieros de la
entidad.

4. La respondabilidad gerencial, se refiere a las acciones de informar que realizan los

funcionarios y empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron los bienes públicos, sí
lograron los objetivos previstos y, sí éstos, fueron cumplidos con eficiencia y economía. Esta forma
de respondabilidad puede ser fortalecida por medio de una auditoría independiente o mediante la
formulación y presentación de la memoria de la gestión de cada entidad.

5. El titular de la entidad publicará al inicio de cada año, su plan de trabajo institucional y

su correspondiente balance de gestión del año anterior con los resultados obtenidos, este balance
debe reflejar principalmente el avance de las metas, así como los recursos y fondos utilizados. Se
informará a la Contraloría General de la República de la difusión de estos documentos y del medio
utilizado para ello.

6. Los titulares, funcionarios y servidores públicos deberán emitir información confiable

sobre: entrega de balances anuales (cuenta general), entrega de información al Sistema Integrado de
Administración Financiera, entrega de información a la ciudadanía (según ordenamiento), rendición
de recursos recibidos personalmente (viáticos, adelantos, etc.), entrega de información a sucesores.

Asimismo, debe interpretarse restrictivamente los casos de información reservada y

exoneración de rendición de cuentas y en casos de dudas favorecer a la respondabilidad y a la
transparencia, del mismo modo debe darse cumplimiento a las normas de que permitan la
participación ciudadana, y ser receptivo al asesoramiento legal y presupuestal.

700-03 INGRESO Y CESE DE PERSONAL.

La entidad debe efectuar los procesos de contratación de personal, conforme a criterios de

transparencia, objetividad, idoneidad y calificación. Asimismo, en los casos de cese de personal
corresponde asegurar la continuidad del servicio.

Comentario:

1. La transparencia en el proceso de selección de personal, asegura el derecho de todos los

ciudadanos de acceder en condiciones generales de igualdad a la función pública y captar personal
calificado e idóneo, que permita mejorar la prestación de servicios y obtener una adecuada
productividad.
2. El proceso de selección, debe considerar requisitos de formación, capacitación,
experiencia y/o título profesional que guarden relación directa con las funciones inherentes a cargo
vacante o materia de provisión.

3. En los procesos de selección, el postulante bajo Declaración Jurada, consignará

información respecto a servicios prestados en alguna entidad pública o privada. Corresponde a la
entidad, verificar las evaluaciones a que hubiera sido objeto el postulante, su desempeño, así como
la razón de su retiro en la entidad donde hubiera laborado anteriormente.

Asimismo, el postulante informará bajo Declaración Jurada sobre parientes hasta el cuarto
grado de consanguinidad y segundo de afinidad que laboren en la entidad. Corresponde a la entidad
en este caso, cautelar que no se incurra en actos de nepotismo.

4. Es responsabilidad de la entidad, cuidar que los contratos por servicios no personales o

locación de servicios, contengan elementos propios de esa modalidad contractual, evitando que bajo
esta modalidad se pacten relaciones jurídicas de naturaleza laboral.

5. A la conclusión de los servicios, corresponde aplicar los mecanismos necesarios para

asegurarse que el personal que deja la entidad, cumpla con efectuar la entrega de su cargo, requisito
previo para la conclusión del servicio, a su inmediato superior, formalizada en un documento o acta
o el informe final sobre el resultado de la labor encomendada, cuando se trate de servicios no
personales, para una ordenada transferencia de funciones; presentar la Declaración Jurada de Bienes
y Rentas que corresponda y, realizar todas las acciones necesarias a fin de prevenir que el personal
saliente incurra en posterior conflicto de interés o emplee la información privilegiada a la cual ha
tenido acceso durante sus servicios. En este último supuesto, resulta útil la Declaración de
Compromiso que pueda formular el personal saliente, a que alude la NTC 700-04.

6. En las destituciones o despidos por falta grave, la Unidad de Personal o la que haga sus
veces, deberá contar con un registro del personal que haya merecido esta sanción, a fin de ponerlo a
disposición de las demás entidades púbicas que requieran de dicha información, o de la autoridad
competente, conforme a ley.

Asimismo, custodiará las Declaraciones de Compromiso formuladas por el personal saliente,

a los efectos de proporcionar elementos para el control posterior.

7. Los directivos de las Unidades orgánicas competentes, en la celebración de contratos de

trabajo y de servicios no personales o de locación de servicios, deben cumplir y hacer cumplir las
políticas destinadas a prevenir, orientar y ejercer un efectivo control en torno al cumplimiento de las
disposiciones relativas a la integridad y valores éticos en la administración pública (como por
ejemplo nepotismo, prohibiciones e incompatibilidades, contratación de personal, presentación de
declaraciones juradas de bienes y rentas, rotación de personal, etc.), así como aplicar las Normas
Técnicas de Control Interno pertinentes.

8. Las remuneraciones, dietas, u otros que la ley disponga su publicidad, esta disposición
debe ser interpretada en la forma más extensiva y amplia posible en aras del
principio de transparencia que debe primar en toda decisión de la administración pública, es
decir por ejemplo, publicación completa del documento, de cifras exactas, períodos, etc.

700-04 PROHIBICIONES E INCOMPATIBILIDADES FUNCIONALES

La dirección de las entidades deben implantar mecanismos para asegurar que el personal
que capten, el que se encuentra en actividad, así como aquellos que dejan de pertenecer a la
entidad, no incurran en las prohibiciones o incompatibilidades que propicien conflicto de intereses
y actos contrarios a la integridad del servicio público.

Comentario:

1. La gestión pública para desarrollarse en términos de transparencia y en el logro de los

objetivos y metas institucionales, exige consolidar el principio de integridad a través de una
conducta funcional honesta previa, durante y posteriormente al desempeño del cargo, en el que
prime el interés público sobre el particular.

2. El interés público se expresa en la satisfacción de necesidades colectivas, teniendo en

cuenta la independencia en las decisiones adoptadas en el desempeño de las atribuciones y
obligaciones funcionales, por lo que resulta necesario prevenir que algún interés privado del
funcionario o servidor público interfiera en el debido cumplimiento de sus actividades, o den la
apariencia razonable que han influido en ellas, incurriendo en un conflicto de intereses.

3. Un conflicto de intereses puede presentarse antes del ingreso al servicio público,

durante el ejercicio de las funciones o luego del cese en el tránsito a otras actividades (públicas o
privadas); y se derivan entre otros supuestos, de relaciones personales, económicas, de pare ntesco
o por el uso indebido de información privilegiada que afecte la confianza en el servicio público.

4. Para evitar estos conflictos de intereses, se deben respetar los impedimentos e

incompatibilidades destinados a prevenir que nadie logre beneficiarse a sí mismo o a terceros con
información o conocimientos de índole privilegiada, o que se patrocinen intereses particulares en
contravención al ejercicio del cargo, así como limitar, por ejemplo, que quien participa a nombre
del Estado en un proceso de privatización pase luego a formar parte de la empresa ya privatizada
o, que al dejar el cargo en una entidad reguladora asuma funciones en la empresa regulada, entre
otros supuestos.

5. Asimismo, la Unidad de Personal o quien haga sus veces, deberá identificar al

personal que por sus funciones o ubicación orgánica sea susceptible de incurrir en las
prohibiciones e incompatibilidades establecidas en el ordenamiento jurídico vigente, a fin de
aplicar políticas de prevención, orientación y control de la normativa sobre integridad en la
función pública. Tal es el caso de, Titulares, directores, asesores, miembros de órganos colegiados
de la entidad, miembros de comisiones con encargos del Estado vinculados a ésta, Procuradores
Ad Hoc, entre otros.

6. Las medidas preventivas para la contratación de nuevo personal, personal en actividad

y personal saliente, tienen la finalidad de asegurar un desempeño independiente y
libre de interferencias e intereses que no sean los del servicio público. Entre otras acciones, es
recomendable aplicar las siguientes medidas:
 - Tomar conciencia y orientar con claridad al personal respecto al alcance de sus deberes y
limitaciones derivadas de las prohibiciones e incompatibilidades establecidas en el ejercicio de sus
funciones. Tal orientación incluye al personal directivo respecto a la prohibición de incurrir en actos
de nepotismo, conflicto de intereses;

- Asesoramiento preventivo ante la ocurrencia de casos que generen duda de conflicto de

intereses para una mayor transparencia de las relaciones de los agentes públicos;

- Sanas políticas de contratación de personal, bajo cualquier modalidad, que incluyan

cláusulas de compromiso de observancia a las prohibiciones e incompatibilidades para el personal
ingresante y en actividad.

Asimismo, declaraciones de compromiso al cese laboral, que evidencia que el personal

saliente conoce las limitaciones e impedimentos para emplear información privilegiada a la que haya
tenido acceso con ocasión de su labor, así como para laborar o prestar servicios en determinadas
entidades del sector público o privado en razón a la incompatibilidad derivada de la vinculación de
la entidad de origen y la posible entidad en tránsito, especialmente en los casos de Organismos
Reguladores y Supervisores respecto a la entidades bajo su ámbito; Comité Ejecutivo de la Deuda
Externa respecto a entidades financieras o de inversión con las cuales han realizado negociaciones;
COPRI y CEPRIS respecto a empresas privatizadas o empresas que hayan recibido concesiones, etc.

- Los organismos reguladores, supervisores de tarifas públicas y prestación de servicios

públicos y demás similares, respecto de entidades o empresas reguladas o supervisadas; COPRI y
CEPRI(s) respecto de las empresas privatizadas o de las empresas que hayan recibido concesiones;
el Comité de la Deuda Externa respecto de entidades financieras o de inversión con las cuales han
realizado negociaciones, deben circularizar a las respectivas entidades bajo su ámbito, que el
personal saliente ha suscrito compromiso de no incurrir en incompatibilidades, prohibiciones o
impedimentos en su tránsito a otras entidades y éstas deben abstenerse de ofertar o recibir servicios
directa o indirectamente, de dicho personal.

7. Así mismo, las entidades deben adoptar controles internos destinados a detectar y
mejorar su gestión.

700-05 DECLARACIÓN JURADA DE BIENES Y RENTAS

La dirección de las entidades, deben cautelar que los funcionarios y servidores cumplan con
presentar en forma oportuna y completa su Declaracion Jurada de Bienes y Rentas de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes.

Comentario:
 1. La Declaración Jurada de Bienes y Rentas es la manifestación escrita presentada por
quienes administran, disponen, custodian, captan y en general, bajo cualquier título administran los
bienes y recursos púlicos, acerca de algunos aspectos de su condición patrimonial y financiera,
comprometiendo su responsabilidad por las afirmaciones que realizan, en caso de eventual falsedad
u omisión de información.

2. La Declaración Jurada de Bienes y Rentas debe ser reconocida en sí misma, como un

instrumento eficaz preventivo de la corrupción a cualquier nivel, al brindar la oportunidad más directa
para verificar si los funcionarios y servidores se están conduciendo con honestidad y que no utilizan
el cargo para obtener beneficios económicos indebidos. Por ello, una política institucional que
promueva la probidad y transparencia en la función pública, debe cautelar que todos los funcionarios
y servidores cumplan con presentar ante el Área de Administración o la unidad orgánica que haga
sus veces, dicha Declaración Jurada, al tomar posesión del cargo, cada dos años durante el ejercicio
funcional y, al cesar en el mismo.

3. Un eficiente régimen de Declaración Jurada institucional debe considerar

principalmente: mecanismos que permitan la verificación posterior de la información proporcionada;
uniformidad en la información solicitada para todos los obligados a presentarla; revelar información
idónea acerca del funcionario y de las unidades económicas a las cuales pertenece; sujetarse a la
presunción de veracidad; y, contar con medios de exigencia para cautelar la calidad y oportunidad de
su presentación.

4. Como una sana práctica de la administración pública, es recomendable que la

información solicitada en los formatos de Declaración Jurada de Bienes y Rentas, tenga en cuenta
las siguientes secciones:

* Datos personales.

* Ocupación actual en la entidad pública y ocupaciones anteriores, sea en entidades públicas

o privadas.

* Datos sobre su unidad familiar y dependientes.

* Ingreso bruto, que incluye salarios, honorarios, comisiones, pagos por pensiones,
compensación por tiempo de servicios, herencias o sucesiones, intereses, dividendos, premios,
donaciones, producto de la renta de bienes muebles e inmuebles y, cualquier otro ingreso derivado
de actividad profesional, ocupacional, empresarial, etc.

* Dinero en efecivo y cuentas por cobrar (créditos). Datos de su custodia (Bancos, entidades
financieras, personal, etc.).

* Inversiones (acciones, bonos, opciones u otros) derivado de participación o interés

económico en alguna empresa privada.
* Contratos o negocios con cualquier organismo público, realizados por el funcionario o
servidor o algún miembro de su unidad familiar, directamente o a través de empresas privadas en las
que él o su unidad familiar tengan participación o interés económico.

700-06 CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.

 La dirección de las entidades deben implantar mecanismos para asegurar que los procesos de
contratación y adquisición se ajusten a la normativa de la materia y a los principios de transparencia
y de integridad.

Comentario:
1. La transparencia en la contratación y adquisición, implica la obligación de las entidades
de brindar información a la ciudadanía, respecto a la conducción de los procesos de selección así
como respecto a la ejecución y resultado de las transacciones, a fin de brindar elementos para la
evaluación de la gestión pública, a través de la publicidad de estas adquisiciones y contrataciones.

2. Las entidades deben implementar mecanismos para asegurar los principios que rigen la
transparencia, moralidad, imparcialidad, la probidad y libre competencia en la contratación y
adquisición de bienes, servicios y obras, entre otros:

* Establecer un registro de los precios de mercados de los bienes, servicios y obras que
adquiere la entidad, a fin de establecer parámetros para las operaciones, previéndose el gasto público.
En el mismo sentido, es recomendable el intercambio de información entre entidades públicas sobre
proveedores, precios, bienes, etc.

* Las Bases Administrativas de todo proceso de contratación debe exigir la suscripción de

Pactos de Integridad o compromiso de no soborno, entre la entidad y los máximos representantes de
cada uno de los postores.

A través del Pacto de Integridad los postores recíprocamente reconocen la importancia de

aplicar los principios que rigen los procesos de contratación; confirman que no han ofrecido u
otorgado, ni ofrecerán u otorgarán, ya sea directa o indirectamente a través de terceros, ningún pago
o beneficio indebido o cualquier otra ventaja inadecuada, a funcionario público alguno, o a sus
familiares o socios comerciales, a fin de obtener o mantener el contrato objeto de licitación, concurso
o adjudicación; y no haber celebrado o celebrar acuerdos formales o tácitos, entre los postores o con
terceros, con el fin de establecer prácticas restrictivas de la libre competencia. El Pacto de integridad,
a su vez contiene el compromiso de la entidad de evitar la extorsión y la aceptación de sobornos por
parte de sus funcionarios.

El incumplimiento del pacto de integridad por los postores o contratistas generará

inhabilitación para contratar con el Estado, sin perjuicio de las responsabilidades emergentes; y
respecto de los funcionarios de las entidades, las sanciones derivadas de su régimen laboral.

* Ejercer debido control respecto a los impedimentos, inhabilidades y prohibiciones para ser
postores, previstos en la ley de la materia. En tal sentido, se debe exigir a lo s postores, entre otros,
una Declaración Jurada de no estar incluido en el registro de inhabilitados para contratar con el Estado
y confirmar ante la entidad respectiva.

Asimismo, solicitar reportes a la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria

(SUNAT), Oficina Nacional Previsional (ONP), ESSALUD, etc. sobre los proveedores.

* Publicidad de los Planes anuales de Adquisiciones y de los procesos adquisitivos tal como
lo establece la norma, esta disposición debe ser interpretada en la forma más extensiva y amplía
posible en aras de la transparencia que debe primar en toda contratación. De tal modo que, el plan
anual de adquisiciones íntegro debe divulgarse dentro del fascículo de Normas Legales del Diario
Oficial El Peruano; el proceso de adquisiciones incluso en la etapa de ejecución y liquidación de la
contratación del bien, servicio u obra debe ser publicada, etc.

* El régimen de excepción a las licitaciones, concursos y subastas que limitan la libre

competencia deben ser interpretadas restrictivamente, y en caso de acogerse a ellas motivarlas clara
y suficientemente. En consecuencia, la exoneración por motivos de situación de urgencia no debe ser
aplicada para subsanar una inadecuada planificación de adquisiciones.

* Las entidades deben orientar sus esfuerzos para lograr que las adquisiciones y
contrataciones vía licitaciones y concursos sea la regla y que las adjudicaciones directas sin
publicación o de menor cuantía la excepción. Para estos efectos, deben mejorar sus procedimientos
de planificación de las adquisiciones y contrataciones anuales.

* En los casos que un proceso de selección sea declarado desierto, la entidad previo a las
siguientes convocatorias, debe identificar las causas subyacentes que no hicieron posible la
concurrenc ia de postores y adoptar los correctivos a que hubiere lugar; accionar que contribuirá a la
transparencia, libre concurrencia y oportunidad de operaciones.

* La entidad debe velar que los postores participantes en los procesos de selección no
respondan a intereses comunes (vinculación económica, comercial, accionistas en las otras empresas
participantes, etc.), para lo cual pueden utilizar para verificación las diversas fuentes de información
disponibles.

* Las entidades, a efecto de una mayor difusión de las convocatorias a los procesos de
selección, deben publicitar las mismas por todos los medios de transmisión disponibles, siendo el
mínimo lo que la ley exige.
cuales en vía excepción, a efecto de propender que, ejecución de las adquisiciones de la entidad
respeten el régimen general de contrataciones.

700-07 TRANSFERENCIA DE GESTION

Las autoridades ejecutivas superiores de la entidades públicas o unidades orgánicas deben

conducir, en su respectivo nivel y con la anticipación posible, procesos de transferencia ordenados,
eficaces y documentados, para que las nuevas autoridades comprendan suficientemente la situación
operativa y financiera de la entidad, garantizando la continuidad del servicio.

Comentario:

1. El momento de transferencia entre gestiones públicas que se suceden, en cualquier nivel

gubernativo, debilita el ambiente de control interno de la entidad hasta que la nueva administración
progresivamente se adapte o implemente sus propias medidas, lo cual, crea un espacio propicio para
actos irregulares o disfunciones; a ello se agrega que, tales transferencias generalmente no permiten
que la experiencia acumulada por la gestión saliente retroalimente a la nueva gestión. En tal sentido,
corresponde que la entidades tomar acciones dirigidas a evitar tales situaciones y propiciar la
continuidad del servicio.

2. En las transferencias de gestión de niveles directivos superiores, la entrega personal de

cargo a la autoridad que le sucede en funciones o al inmediato superior, si se tratare de otros niveles
de dirección, es la acción administrativa idónea para mostrar la voluntad de rendir cuentas y
transmitir información para la continuidad del servicio, debiendo contener entre otros aspectos
relevante, los siguientes:

* Principales proyectos en ejecución y de aquellos cuyo inicio hubiese sido previsto en corto
plazo.

* Obligaciones de orden financiero o técnico.

* Estado de las operaciones de la entidad.

* Indicación de principales factores internos y externos que afectaron adversamente la

gestión, para logro de los objetivos y metas institucionales.

* Información sobre la administración financiera, patrimonial y personal de la entidad.

* Relación de los Informes de Control recibidos del Sistema Nacional de Control durante su
gestión, y el grado alcanzado en la implantación de recomendaciones, incluyendo acciones judiciales
que se hubiesen, generado.

3. Asimismo, corresponde a la autoridad directiva superior y demás niveles de dirección,

que suceden en las funciones, verificar la presentación por la autoridad saliente de su Declaración
Jurada de Bienes y Rentas y la Declaración de Compromiso de no
incurrir en su tránsito a otra entidad en conflicto de interés o empleo de información privilegiada
a la cual ha tenido acceso durante sus servicios.

700-08 ASESORAMIENTO ESPECIALIZADO A LAS AUTORIDADES PUBLICAS

Quienes concurren a la formulación de las decisiones gubernamentales mediante sus

informes u opiniones deben ser conscientes permanentemente que su función primordial es
adoptar criterios para que las decisiones a ser adoptadas sean concordantes con la legalidad, la
eficiencia, la eficacia, la economía y la transparencia.

Comentario:

1. Quienes concurren mediante sus opiniones o informes verbales, escritos o mediante

visaciones, a la formación de las decisiones de cualquier autoridad, funcionario o servidor público
deben ejercer estas tareas teniendo en cuenta que están obligados a asesorar permanentemente, de
acuerdo a su aptitud profesional o competencia funcional, a fin que las decisiones
gubernamentales se encuentren ajustadas rigurosamente a la legalidad, eficiencia, eficacia,
economicidad y transparencia.

2. Tienen como deberes esenciales: el de veracidad (por el cual su opinión se sustentará

en datos e informaciones verdaderos y comprobables), el compromiso con la probidad (por el cual
asesorarán para generar decisiones honestas y actitudes transparentes), la imparcialidad técnica
(por el cual su opinión debe reflejar los principios de su especialidad o profesión), y el deber de
lealtad con los intereses permanentes del servicio público. por el cual debe considerar para todos
sus efectos como cliente al servicio público atendido por la entidad, diferenciándola de las
administraciones temporales a cargo de su dirección y gerencia.
 3. Cuando se formulen opiniones o informes debe fundamentarse sucintamente la
opinión, estableciendo siempre conclusiones expresas y claras sobre todas las cuestiones
planteadas o que surjan de los antecedentes en conocimiento, y recomendar concretamente los
cursos de acción a seguir. En tal sentido, debe evitarse formulas generales, evasivas o abstenciones
de opinión que no sean fundadas en la falta de competencia para opinar sobre el asunto.

4. Son ejemplos de actitudes adecuadas a la presente norma, por parte de quienes

asesoran a la autoridad gubernamental:

- Revelar pronta y claramente de cualquier caso de conflicto de intereses en el cual se

encontrare.

- Manifestar con claridad y en forma completa las posibles desviaciones que identifique,
sugiriendo las acciones necesarias para su corrección.

- Indicar soluciones y posibles alternativas de acción, señalando sus pros y contras,

siempre dentro de la corrección.
 - Abstenerse de emitir opiniones o informes convalidantes sobre decisiones ya ejecutadas.

- Mantener un tratamiento uniforme para informar frente a casos iguales.

- Transparentar las motivaciones que sustentan las decisiones a adoptarse y cautelar que la
finalidad de la actuación se encuentre dentro de los límites de las facultades concedidas y concuerde
con los objetivos del acto que realiza, más aún si se tratare de actos discrecionales.

- Evitar generalizar las soluciones de excepcionalidad y evacuar interpretaciones que

satisfagan necesidades personales.

700-09 DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL

Las acciones que implican desplazamiento del personal (rotación, destaque, traslado,
reubicación y otras) deben responder a necesidades institucionales, debidamente justificadas, dado
que constituye una práctica sana de control interno.

Comentario

1. El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que éstán orientadas a

ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional.

2. La rotación de personal es la acción regular dentro de períodos preestablecidos, que

conlleva al desplazamiento de los servidores y funcionarios a nuevos cargos, con el propósito de
ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar existencia de personal indispensable. La
rotación, cuando es muy frecuente, puede afectar la operatividad interna de la entidad, sino se
adoptan adecuadas medidas para su racionalización.

3. En los casos de personal que tenga a su cargo la administración o disposición de fondos

y/o bienes públicos, es conveniente que esta rotación en el cargo se efectúe cada dos (2) años, como
práctica sana de control interno, a fin de favorecer un ambiente de control interno probo, así como
de evitar riesgos previsibles.

4. Las permutas, destaques, traslados, reubicaciones y otras acciones de personal, deben

responder a necesidades institucionales, y estar debidamente justificado.

700-10 REGISTRO DE PERSONAL

La unidad orgánica de personal en la entidad debe implantar y actualizar permanentemente

un registro de personal activo, renunciante, cesado, excedente, destituido, despedido, inhabilitado u
otros casos similares, a efecto de contar y brindar información segura y confiable.

Comentario:
 1. Toda entidad debe brindar información que se solicite con relación al vínculo laboral o
contractual de su personal en su calidad de activo, de renunciante, cesado, excedente, destituido,
despedido, inhabilitado u otros casos similares, como una sana práctica de control interno y en
concordancia con lo establecido en el D.S. N° 052-98-PCM.

2. Es importante mantener un registro de personal actualizado que contenga como mínimo

los siguientes datos:

* Nombres y apellidos.

* Domicilio actualizado o último domicilio.

* Cargo o plaza que desempeña.

* Régimen laboral.

* Fecha de ingreso.

* Profesión u ocupación.

* Area o dependencia en las que trabaja.

* Centro de trabajo anterior y cargos desempeñados.

*. Entidades o empresas donde prestó sus servicios anteriormente.

*. Actividades externas que realiza.

* Fecha de término de la relación laboral y causa:

- Renuncia
- Destitución
- Cese definitivo
- Excedencia
- Despido
- Inhabilitación
- U otros similares

Para casos de destitución, cese definitivo, despido, inhabilitación (administrativa y/o

judicial) u otros similares, señalar las razones de apartamiento. En la inhabilitación señalar el período
de la sanción impuesta." (*)

(*) La Norma Técnica de Control Interno N° 7000, ha sido adicionada por el Artículo 3 de la
Resolución de Contraloría N° 123-2000-CG, publicada el 01-07-2000.

GLOSARIO
ACTIVIDADES DE CONTROL: se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro
personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque
en si mismas implican la forma "correcta" de hacer las cosas, así como también porque el dictado de
políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más idóneo para
asegurar el logro de objetivos de la entidad.

AMBIENTE DE CONTROL: se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e

influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades.

ACTIVIDADES: Conjunto de acciones necesarias para mantener en forma permanente y

continua la operatividad de las actividades de gobierno. Las actividades forman parte de un programa
presupuestal.

ADQUISICION ECONOMICA: implica, adquirir los bienes y/o servicios, en calidad y

cantidad apropiada, y al menor costo posible.

ALMACENAMIENTO: es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación temporal de

los bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados
a las dependencias que los soliciten.

AUTORIZACION: es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos

administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección.

BAJA DE BIENES: es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes de activo fijo,
que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de
diferente naturaleza.(obsolescencia, deterioro, pérdida o destrucción).

CALENDARIO DE COMPROMISO: Constituye la autorización máxima que efectúa la

Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas para la ejecución
del presupuesto de una Entidad Ejecutora, el mismo que se sujeta a la disponibilidad de los recursos
públicos.

CALENDARIO DE AVANCE DE OBRA: Documento en el que consta la programación

mensual valorizada en la ejecución de la obra contratada.

CONTROL INTERNO: es un proceso continuo realizado por la dirección y gerencia y, otros

empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los
objetivos siguientes:

- promover la efectividad, eficiencia y economía en las operacio nes y, la calidad en los

servicios que debe brindar cada entidad pública;

- proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal;

- cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,

- elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

CLASIFICACION DE CARGOS: es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere

la entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos
mínimos exigidos para su eficiente desempeño.
 CONTROL PREVIO: es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles
de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos
financieros, materiales, físicos y humanos.

COMPROMISO: Es un acto emanado de autoridad competente que afecta total o

parcialmente las asignaciones presupuestarias autorizadas por el calendario de compromiso, para el
pago de obligaciones contraídas. Debe afectarse al correspondiente elemento de gasto, reduciendo su
importe del saldo disponible de la asignación presupuestaria mediante documento oficial.

COMUNICACION: implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y

responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro
de una entidad.

CONCILIACION BANCARIA: es la contrastación de los movimientos del libro bancos de

la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.

CONTROLES DE CALIDAD EN OBRA: son pruebas técnicas que garantizan la correcta

utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el
cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.

DESEMBOLSO: es el monto que el acreedor remesa total o parcialmente a la entidad

ejecutora del proyecto durante el período de ejecución del préstamo financiado por un Organismo
Internacional y va a constituirse en un pasivo para el prestatario.

DILIGENCIA: cumplimiento del deber, en forma oportuna y cuidadosa, observando las

normas técnicas y éticas que regulan el accionar público.

DISCIPLINA: es la actitud individual o de grupo que asegura una pronta y estricta obediencia
a las reglas o disposiciones. Implica, un "control organizado de si mismo". Debe ser aplicado por los
directivos y los subordinados.

ECONOMIA: en su sentido amplio significa, administración recta y prudente de los escasos

recursos. Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo posible, en
condiciones de calidad y precio razonable.

EFECTIVIDAD: tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados por
una entidad o proyecto
EFICIENCIA: rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO: constituye el conjunto de planes, métodos,

procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer
seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno.

ETICA: está constituida por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y
determinar un comportamiento apropiado, esos valo res deben estar basados en lo que es "correcto",
lo cual puede ir más allá de lo que es "legal".

EVALUACION DEL RIESGO: el riesgo se define como la probabilidad de que un evento o

acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo
de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro
de los objetivos del control interno en la entidad.

EVALUACION PRESUPUESTARIA: es una herramienta importante para la gestión

gubernamental, por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances
físicos y financieros obtenidos.

EXPEDIENTE TECNICO: conjunto de documentos requeridos oficialmente para definir una

determinada obra pública. Comprende, entre otros: memoria descriptiva, planos, especificaciones
técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudios de suelos, fórmulas polinómicas,
proforma de contrato y bases de licitación según el caso.

FUNCION PRESUPUESTAL: Es una categoría presupuestal que corresponde al nivel

máximo de agregación de las acciones de gobierno, para el cumplimiento de sus fines.

INTEGRIDAD: es una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos,

rectitud, honestidad, sinceridad y el deseo de hacer lo correcto, así como profesar y vivir en un marco
de valores.

ENTRANTE: es un sitio privado o un conjunto de sitios configurados para uso exclusivo de

una sola organización; constituye una versión cerrada que sólo conecta al usuario con computadoras
previamente seleccionadas. Mantiene los derechos de propiedad privada y permite establecer niveles
de seguridad para información específica que es compartida entre múltiples usuarios dentro de una
misma entidad.

HONESTIDAD: valor que implica no subordinar el servicio que se presta, a la utilidad o

ventaja personal.

MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS: es el conjunto de acciones que adopta la

administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida
útil de los mismo.

MARCO LEGAL DEL PRESUPUESTO: es un reporte que permite visualizar en conjunto

el comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación inicial por la Ley Anual de
Presupuesto, hasta su situación final, luego de las modificaciones efectuadas durante el ejercicio,
(créditos suplementarios; habilitaciones y transferencias; créditos y anulaciones).

METRADOS: constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se

han previsto ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo de obra, por cuanto
representan el volumen de trabajo por cada partida.

MONITOREO: representa el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo
y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo
requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve
su reforzamiento.

MORAL: es el conjunto de valores o principios que se asume como modelos ideales de

comportamiento. Se fortalece la moral en una entidad, cuando el personal ha sido adecuadamente
seleccionado y ubicado.

ORGANIZACION: Es la estructura formalizada en donde se identifican y clasifican las

actividades de la entidad, los cargos con autoridad, las medidas de coordinasen horizontal y vertical
y, la departamentalización correspondiente.

ORDEN: es la adecuada disposición y ubicación de los recursos y personal, al interior de la

entidad, orientadas a evitar perdida de tiempo y materiales.

OUTSOURCING O TERCERIZACION: constituye un mecanismo que implica la

contratación de firmas privadas para que realicen actividades de gestión en las entidades, que no son
estratégicas.

PAGO: Comprende la etapa final de la ejecución del gasto en el cual el monto devengado se
cancela total o parcialmente al proveedor, debiendo formalizarse en el documento oficial
correspondiente.

PLAN DE CONTINGENCIAS: es un documento de carácter confidencial que describe los

procedimientos que debe seguir la Oficina e Informática para actuar en caso de una emergencia que
interrumpa la operatividad del sistema de cómputo.

PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION: es una herramienta de gestión que establece

las necesidades de información de la entidad. Tiene el propósito de prever el desarrollo de los
recursos físicos y lógicos con un horizonte temporal determinado, de manera que contribuya
efectivamente con los objetivos de la entidad.

PLIEGO PRESUPUESTAL: Es la entidad del sector público a la que se aprueba una

asignación en el presupuesto anual. Puede tener a su cargo una o varias entidades ejecutoras.

PRESUPUESTO ADICIONAL DE OBRA: Es presupuesto adicional de obra el mayor costo

originado por la ejecución de trabajos complementarios y mayores metrados no considerados en las
bases de licitación o en el contrato respectivo, y que son necesarios para cumplir con la meta prevista
en la obra principal.
PROGRAMACION FINANCIERA: comprende un conjunto de acciones relacionadas con
la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad
es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los
requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su
atención.

PROGRAMA PRESUPUESTAL: Es el nivel desagregado de la función que refleja acciones

interdependientes con la finalidad de alcanzar objetivos y metas finales. Sirve de enlace entre la
programación de largo y mediano plazo, con el presupuesto anual. Cada programa contempla
objetivos típicos y atípicos para la realización de la función a la que sirve.

PROYECTO: Conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, que debe resultar en un

producto final (metas presupuestarias) orientado a la expansión de la acción de gobierno.

RECEPCION DE OBRA: es un acto por el que se da conformidad a los trabajos ejecutados

por el contratista, de acuerdo con los planos y especificaciones técnicas y pruebas que sean necesarias
para comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos, firmándose en señal de
aceptación, el Acta respectiva; a partir de la cual la entidad contratante asume la administración y
operación de todas las instalaciones.

RECTITUD: actos y decisiones de una persona, las cuales deben estar en armonía con los
verdaderos principios o la sana razón.

RESPONDABILIDAD: Derivada del inglés accountability, se entiende como el deber de los

funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los
fondos o bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

ROTACION DE PERSONAL: es la acción regular dentro de períodos preestablecidos, que

conlleva al desplazamiento del servidor a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus
conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de "personal indispensable".

SEGURIDAD: Es el conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas y psicológicas

empleadas para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente, e instruir o
convencer a las personas, acerca de la necesidad de implantación de prácticas preventivas.

SERVICIO DE LA DEUDA: Gastos destinados al cumplimiento de obligaciones de

endeudamiento interno o externo. Es el monto que el deudor debe pagar para cubrir sus obligaciones
contraídas en virtud de un contrato de préstamo. El servicio de la deuda incluye la amortización del
principal, los intereses devengados y las comisiones.

SISTEMA DE INFORMACION: está constituido por los métodos y procedimientos

establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La
calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA: comprende una base de

datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para
todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, crédito público y contabilidad
gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores
gubernamentales.

SUBPROGRAMA: Desagregado del programa; representa objetivos parciales identificables

dentro del producto final de un programa.

TITULAR DE PLIEGO: es la más alta autoridad ejecutiva del pliego presupuestario.

TOMA DE INVENTARIO FISICO: es un proceso que consiste en verificar físicamente, la

existencia de los bienes con que cuenta la entidad, a una fecha dada; con el propósito de contrastar
los resultados obtenidos con la información contable.

TRANSPARENCIA: comprende la disposición de la entidad de divulgar información sobre

las actividades y operaciones ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y, al mismo
tiempo, implica el acceso del público sin restricciones a tal información, para conocer y evaluar en
su integridad, el desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental.
 UNIDAD DE CAJA: principio que en el sistema de Tesorería implica la centralización de la
totalidad de los recursos financieros y ponerlos a disposición de la Tesorería de la entidad.

UNIDAD DE ALMACEN: significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben
ingresar a través de almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiriera su ubicación
directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control total de los bienes
adquiridos.
* Propiedades en bienes muebles e inmuebles (vehículos, pinturas, objetos de arte,
antigüedades, colecciones, casas, etc). Datos de su identificación, ubicación y valor estimado.
* La unidad orgánica de administración o la que haga sus veces en la entidad, debe efectuar
un balance anual con relación a las adquisiciones efectuadas por la entidad comparándose el
presupuesto ejecutado según los procedimientos de libre concurrencia y