PROCESO DE AUDITORÍA

Cartilla básica para auditores

AUDITORÍAS AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Dentro de los nuevos contextos, la actividad de la auditoría integral a los Sistemas de Gestión se ha convertido en una herramienta
estratégica, cumpliendo con el papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una entidad u organización y, con ello,
ser fuente de apoyo para la comprobación y vigilancia de la Mejora Continua de cada proceso, área, producto e indicador.
De esta manera, la auditoría está concebida como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseñada
para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad, con lo cual se fortalece el cumplimiento de sus objetivos a través de
un enfoque sistemático y disciplinado de evaluación y medición de los procesos de gestión y control.

Conforme a lo anterior, este documento será, sin duda, una importante herramienta orientadora para los el grupo de auditores
con que cuenta la Institución, líderes de los procesos y sus correspondientes equipos de trabajo, todos llamados a participar y
colaborar activamente en el desarrollo y sostenibilidad del Sistema de Gestión Integral Institucional, en favor de los usuarios,
clientes, grupos de interés y comunidad en general.

NORMATIVIDAD
Se presenta como Sistema de Gestión Integral la armonización de los sistemas de Gestión de
Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, conforme lo establece Resolución 300 de 2007,
como referente normativo interno legalmente establecido.
Sin embargo, dentro de la normativa aplicable a las entidades de naturaleza pública se ha
establecido que el Sistema de Gestión Integral está conformado por los sistemas antes
mencionados y adicionalmente por los subsistemas de Gestión Ambiental, Seguridad Industrial
y Salud Ocupacional, Seguridad Informática y Seguridad de la Información, Gestión Documental
y Archivos, y Responsabilidad Social. En este sentido, también fue expedido el Decreto Nacional
2623 de 2009, que establece la creación del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo
artículo 2° plantea la necesidad de complementarlo con los sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestión de
Calidad, así como con la Ley 962 de 2005, Modificada por el Decreto 19 de 2012, relacionada con la Política de Racionalización
de Trámites.

GENERALIDADES DE LA AUDITORÍA
Las auditorías tienen como propósito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y
transparencia de la gestión de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos,
operaciones y demás resultados de las entidades para lograr su mejora continua,
promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluación.

.
Clases de auditoría
De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades, a continuación se presentan dos clases de
auditoría según el enfoque y el demandante de la revisión.

1. Auditoría según su enfoque

Se dividen en tres grupos: auditoría al sistema de gestión, auditoría a los procesos y auditoría a los resultados del servicio.

a) La auditoría al sistema de gestión evalúa su efectividad a. Evalúa la efectividad del Sistema de Gestión Integral
tanto para desarrollar la estrategia y las políticas, como tanto para desarrollar las estrategias y las políticas,
para lograr los objetivos y el desempeño esperado. Se como para cumplir los objetivos y el desempeño
realiza para verificar: esperado.
 La concordancia entre la descripción del sistema y su b. Evalúa la adecuación, la aptitud, la conveniencia y
documentación con los requisitos establecidos para la consistencia de la documentación que describe los
ese Sistema de Gestión Integral. procesos.
 Las actividades relevantes del Sistema de Gestión c. Evalúa la forma como el proceso satisface los
Integral, sus resultados y el cumplimiento de requisitos del modelo de gestión aplicado.
disposiciones establecidas. d. Se verifica la concordancia de los procesos y de
 Las disposiciones vigentes con el fin de establecer si procedimientos con los requisitos del cliente y con las
son apropiadas para alcanzar los resultados prácticas, los instructivos, las normas, además de las
esperados. especificaciones del servicio.
 Las disposiciones vigentes para establecer si permiten
eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la c) La auditoría a los resultados del servicio evalúa la
operación del Sistema de Gestión Integral. efectividad de las medidas de gestión que se adoptan para
garantizar el cumplimiento de las características
Nota: Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestión no
solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino también otros como Desarrollo planeadas para un servicio.
Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de Se realiza evaluando la concordancia de la calidad del
la Información, Responsabilidad Social, Gestión Documental y Archivos, entre otros servicio con los requisitos del cliente, las especificaciones
que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditoría puede centrarse en uno o
en varios de los sistemas que se encuentren implementados. definidas en la legislación y la documentación que precise
la manera de prestar el servicio.
b) La auditoría a los procesos evalúa la efectividad de las
medidas de gestión en un determinado proceso:

2. Auditoría según quién la solicite

El criterio que define al segundo grupo de auditorías es el tipo de solicitante.
a) Auditorías de primera parte: Se refiere a las auditorías en su nombre. Su objetivo es evaluar el cumplimiento de
internas. Son llevadas a cabo por, o en nombre de, la las obligaciones contractuales y puede ser utilizada para
propia organización para fines internos. Puede construir la evaluar y seleccionar proveedores, así como para
base para la auto-declaración de conformidad de una mantener relaciones cordiales, respetuosas y beneficiosas
organización. Su objetivo es determinar si el Sistema de para las partes.
Gestión Integral es acorde con los requisitos planificados
c) Auditoría de tercera parte: Es una auditoría externa que
y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.;
hacen organizaciones auditoras independientes, como
es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del
aquellas que ofrecen registro o certificaciones de
Sistema de Gestión Integral e identificar oportunidades de
conformidad de acuerdo con los requisitos de las normas
mejoramiento.
NTCGP: 1000: 2009, ISO 9001, ISO 14001 y SUA. Su
b) Auditorías de segunda parte: Consiste en una auditoría objetivo es evaluar la capacidad para cumplir los requisitos
externa. Es realizada por las partes que tienen un interés de NTCGP: 1000: 2009, y su propósito es la certificación
en la organización, como los clientes, o por otras personas o reconocimiento por un tercero.
 Actores del proceso de auditoría
OBJETIVOS DE LAS AUDITORÍAS
El cliente o el
Para el desarrollo de una auditoría a un Sistema de Gestión
solicitante de la
Integral - SGI se deben tomar como referentes los requisitos
auditoría pueden ser la
del Sistema de Gestión de Calidad basado en la NTCGP
Alta Dirección, el
1000:2009, los elementos del Modelo Estándar de Control
representante de la
Alta Dirección, las Interno MECI 1000:2005 y los procedimientos establecidos
oficinas de Control por la gestión de Evaluación Independiente y Mejoramiento
Continuo de la Institución. Es decir, que este modelo de
Interno o quien haga sus veces o los líderes de los
auditoría busca evaluar la conformidad y el cumplimiento de
procesos.
los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, el
El auditado. Toda la desarrollo del Programa Anual de Auditorías y los
organización es susceptible de estándares establecidos por la institución y el proceso
ser auditada, es decir, en todos responsable de la Evaluación Independiente.
los niveles jerárquicos e
independientemente de la
vinculación de sus servidores o Objetivos de las Auditorías
colaboradores.  Determinar la conformidad o no de cada uno de los
elementos del SGI con los requisitos observados.
El auditor es la persona de la  Determinar la eficacia del SGI implantado, para alcanzar
organización con la los objetivos.
competencia para llevar a cabo  Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su
una auditoría. En el caso de la proceso.
Institución, el Auditor Líder es
 Facilitar la certificación del SGI del organismo auditado
el Jefe de la Oficina Asesora de
en un registro externo.
Control Interno, quien está
 Recomendar a la Alta Dirección la implementación de
apoyado por servidores de la
planes de mejora necesarias para hacer que se cumplan
misma área y auditores
los requisitos reglamentarios.
internos formados por la institución de otras áreas.

Razones para realizar una Auditoría

 Verificar si la entidad y su SGI cumplen los requisitos establecidos y las acciones que se están implementando.
 Sirve como herramienta de percepción del estado en que se encuentra la entidad antes de dar comienzo a un procesos de
certificación por parte de entes externos.
 Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, de su SGI con relación a una norma de SGI

CUALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES
Responsabilidades Funciones
• Del Auditor Líder • Del Auditor Líder.
• Del equipo auditor o auditores • Del equipo auditor o auditores
• Del auditado • El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna función.

Auditor líder: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. En la institución
Universitaria Pascual Bravo esta responsabilidad está en cabeza del jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.

Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor líder como el equipo de auditoría tienen las siguientes
responsabilidades:
Auditor líder: Equipo auditor:
• Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoría. • Soportar al líder del equipo.
• Conducir la auditoría. • Estar preparado para el desarrollo de la auditoría.
• Acompañar en la selección del equipo y en su instrucción. • Participar en las reuniones de apertura y cierre.
• Controlar los conflictos y propiciar la superación de • Cumplir las tareas designadas por el auditor líder.
situaciones difíciles. • Mantener la programación y el objetivo de la auditoría.
• Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo • Documentar y apoyar todas las constataciones.
auditado. • Realizar aportes que considere necesario para el mejor
• Tomar decisiones de la auditoría y en el SGI. desarrollo de la auditoría
• Comunicar los resultados de las auditorías sin atraso. • Mantener al auditado informado del desarrollo.
• Comunicar los mayores obstáculos encontrados. • Proteger todos los documentos.
• Comunicar inmediatamente las no conformidades críticas. • Mantener confidencialidad.
• Tener habilidades de comunicación eficaces. • Ser objetivo y ético.
• Informar los resultados, conclusiones recomendaciones • Apoyar a los demás miembros del equipo auditor en el
finales de la auditoría. proceso de auditoria

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITOR LÍDER

• Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar
el informe de la auditoría.
• Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.
• Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SGI.
Dar instrucciones al equipo auditor.
• Informar y comunicar al auditado, sobre los resultados de la auditoría, las no
conformidades críticas y los obstáculos importantes durante el curso de la auditoría.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITORES ACOMPAÑANTES
• Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoría y consignar
las observaciones.
• Cooperar con el auditor líder.
• Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.
• Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoría. Respetar
la deontología profesional.
• Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGI
auditado.

RESPONSABILIDADES AUDITADO

• Informar al personal afectado, sobre el objeto y finalidad de la auditoría; designar al personal de

apoyo que acompañara al equipo auditor en determinadas actividades de la auditoría.
• Poner a disposición del equipo auditor, los medios necesarios para asegurar el desarrollo óptimo
de la auditoría.
• Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.
• Establecer e implementar las acciones correctivas, atendiendo al informe de la auditoría.

ETAPAS DEL PROCESO AUDITOR

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA
Para llevar a cabo una buena auditoria interna, la preparación es de suma importancia. IMPORTANTE: Para cada una
de estas etapas se debe asignar
Esta preparación consiste en una serie de diferentes elementos, como: un tiempo, que puede variar
desde unos pocos minutos,
- Determinación del alcance de la auditoria. hasta varias horas. No obstante,
- Estudio de los documentos importantes. cada etapa es igual de importante y la auditoria debe
- Acordar el itinerario o programa de auditoria. completarse si se quiere que la auditoria sea efectiva y
sin problemas.
- Preparación de listas de verificación o cuestionarios.

Revisión preliminar del SGI auditado Tareas del equipo auditor

- Si el SGI no es el adecuado, conviene no continuar con la auditoría. - Conviene asignar a cada miembro del equipo auditor, la auditoría
- Sirve de base para preparar la auditoría y analizar el SGI auditado. de elementos específicos del SGI. Esta asignación será hecha por
el auditor líder.
Documentos de trabajo
- Listas de verificación para cada elemento del SGI. Plan de la auditoría
- Formularios para recoger observaciones y formularios para - Presentado y conocido con antelación.
consignar evidencias. - Flexible para permitir cambios durante la auditoría.
- Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar
de la auditoría, áreas a auditar.
Estudio de los documentos relevantes
Una vez que sea establecido el alcance de la auditoria con el Auditor Líder, es el momento de llevar a cabo una revisión inicial de
los documentos relativos a la auditoria, los cuales normalmente consisten en:
a) El Manual de Calidad, caracterización y procedimientos aplicables al proceso
auditado.
b) Documentos y especificaciones que soportan formalmente al proceso auditado.
c) Los hallazgos y observaciones encontradas en la última auditoria, así como cualquier
lista de verificación de que se disponga, ambos aplicables al proceso a ser auditado.
d) Registros del análisis de las acciones correctivas relativas al proceso.

EJECUCUÓN DE LA AUDITORÍA
Los responsables de la gestión del programa de auditoría deben:

 Establecer los objetivos y la extensión del programa de auditoría.

 Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.
 Asegurarse de la implementación del programa de auditoría.
 Controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.

Es importante resaltar que para la gestión de un programa de auditoría se debe aplicar el ciclo PHVA (Planear, Hacer Verificar y
Actuar).

- Elaborar un programa de auditorías.

- Iniciar la auditoría.
- Definir los objetivos, el alcance y los criterios.
- Definir los recursos.
- Revisar el procedimiento. - Realizar la auditoría de campo.
- Designar el auditor líder. - Efectuar la reunión de apertura.
Planear - Determinar la viabilidad. Hacer - Definir los canales de comunicación.
- Conformar el equipo auditor. - Recolectar y verificar la información.
- Revisar documentos. - Generar los hallazgos de la auditoría.
- Preparar la auditoría de campo. - Preparar las conclusiones de la auditoría.
- Preparar los documentos de trabajo: plan de Realizar la reunión de cierre.
auditoría, lista de verificación y solicitud de acciones
correctivas.
- Asignar trabajo al equipo auditor.

- Preparar, aprobar y distribuir el informe.

Terminar la auditoría.
- Realizar actividades complementarias. Verificar -
Actuar - Realizar mejoras al programa de auditoría.
- Seguimiento y revisión.
- Identificar la necesidad de acciones correctivas,
preventivas y/o planes de mejoramiento.
- Identificar las oportunidades de mejora.
Elaboración del programa de auditoría
Anualmente se presenta y aprueba por el Comité Rectoral el Programa de Auditorías Internas para la verificación de la conformidad
del Sistema de Gestión Integral, el cual se elabora en el formato EVI-FR-01 (Programa de Auditorías) teniendo en cuenta las
necesidades de la Institución para cada vigencia a evaluar.
Un programa de auditoría también incluye la planificación, la provisión de recursos y el establecimiento de procedimientos
apropiados para su realización dentro del programa. Por tal motivo deberían establecerse los objetivos de un programa de auditoría
para dirigir la planificación y la realización de las auditorías.

Elaboración del plan de auditoría

El encargado de hacer la planificación de la auditoría es el auditor líder, en cuyas manos está coordinar todas las actividades
referentes a la preparación y desarrollo de la auditoría.
En los criterios globales de un programa de auditoría se establece que la misma debe basarse en objetivos, alcance y criterios
documentados, siendo los objetivos de la auditoría los que definen qué es lo que se pretende alcanzar con su realización.
Para dar cumplimiento al programa de auditoría, los integrantes del equipo auditor procederán de la siguiente manera:
 Definir el alcance de la auditoría: Es describir la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, unidades de la
organización, actividades y procesos a ser auditados, así como el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
 Solicitar la documentación necesaria. Antes de desarrollar las actividades de la auditoría in-situ, la documentación del auditado
debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría.
 Preparar la Lista de Verificación. Los miembros del equipo auditor deben revisar la información pertinente a las tareas asignadas
y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoría.
 Elaboración del Plan de Auditoría. El líder del equipo auditor debe preparar un plan de auditoría que proporcione la base para
cumplir el objetivo acordado previamente respecto a la realización de esta.
 Comunicar el Plan de Auditoría. El líder del equipo auditor debe comunicar al auditado el correspondiente Plan de Auditoria
con la antelación suficiente para que, tanto el auditado como su equipo de trabajo, estén a entera disposición

Desarrollo de la auditoría
Ejecución de la auditoría. "La auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay,
debe ser debidamente supervisado".
Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los últimos años a nivel nacional e internacional, hoy se concibe al
planeamiento estratégico de la auditoría como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho énfasis, utilizando el enfoque de
"arriba hacia abajo". Este planeamiento se refleja finalmente en la elaboración del Programa de Auditoría.

1. Reunión inicial
Se debe realizar una reunión de apertura con los responsables de los procesos a auditar, la cual
tiene el propósito de:
• Confirmar el Plan de Auditoría.
• Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría.
• Presentar el equipo auditor.
• Establecer los canales de comunicación.
• Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.

En algunos casos, de acuerdo con la complejidad de la auditoría, la reunión de apertura simplemente puede consistir en comunicar
que se está realizando una auditoría y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunión debe ser formal y mantener registros de
los asistentes.
El auditor líder en representación del equipo auditor informará al auditado sobre el desarrollo de la auditoria, el establecimiento
de la mismas bajo la premisa de la obtención de evidencias y realización de pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y
técnicas de auditoria para la formulación de hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones, lo cual quedará
consignado en la correspondiente Acta de Apertura (Formato EVI-FR-05).
2. Recogida de evidencias

Es necesario tener en cuenta que debe recopilarse y verificarse, mediante un muestreo

apropiado, la información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la
auditoría, incluyendo la información relacionada con las interrelaciones entre funciones,
actividades y procesos. Solo la información que es verificable puede constituir evidencia
de la auditoría, la cual debe ser registrada.

- A través de entrevistas, examen de documentos y observación de las áreas afectadas.

- Anotar los indicios de No Conformidad para su posterior investigación.

Para ejecutar la auditoría, los auditores procederán así:

a) De acuerdo con la lista de verificación, hará las preguntas o pruebas de cumplimiento para obtener información a través de:
 Entrevistas con funcionarios, contratistas y otras personas que puedan afectar el proceso.
 Observación de las actividades, de las condiciones y medios de trabajo circundantes.
 Documentos tales como la política, objetivos, planes, proyectos, caracterizaciones, procedimientos, formatos, entre otros.
 Registros de inspección, supervisión, interventoría, actas de reuniones, comités, reportes de auditorías, registros de
programas y seguimientos, informes de gestión y resultados, etc.
 Resúmenes de datos e indicadores de desempeño.
 Registros de las bases de datos y los procedimientos.
 Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentación de la ciudadanía y demás información externa pertinente, como
la de los proveedores.
 Bases de datos computarizadas y sitios de red.
b) Una vez analizada dicha información procederá a registrar los hallazgos de la auditoría siguiendo las instrucciones establecidas
en el procedimiento GEM-PR-01

3. Análisis de Hallazgos de la auditoría

La evidencia de auditoría debe ser evaluada con respecto a los criterios de auditoría para poder
generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los
criterios. De igual manera, cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos
pueden identificar una oportunidad de mejora.

Las conclusiones de la auditoría pueden tratar aspectos tales como:

• El grado de conformidad del Sistema de Gestión Integral (MECI 1000:2005 y NTCGP
1000:2009).
• La efectiva implementación, mantenimiento y mejora del Sistema
de Gestión Integral.
• La capacidad del proceso de revisión por la Alta Dirección para
asegurar la permanente idoneidad, adecuación, eficacia,
eficiencia, efectividad y mejora del sistema.
• Si los objetivos de la auditoría así lo especifican, sus conclusiones
pueden llevar a recomendaciones de auditorías futuras.
El equipo auditor, antes de la reunión de cierre de auditoría, debe reunirse para:
• Analizar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recolectada. Los
hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría
y/o identificar una oportunidad de mejora.
• Acordar las conclusiones de la auditoría.
• Formular las recomendaciones pertinentes.
• Registrar las no conformidades evidenciadas en el formato denominado “Solicitud de
Acción Correctiva”.
• Hacer otras observaciones y exponer oportunidades de mejora, caso en el cual se
puede pedir un plan de mejoramiento.

4. Reunión de Cierre de auditoría

Presidida por el líder del equipo auditor, en ella se presentan los hallazgos y las conclusiones de la auditoría, de tal manera que
sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y se acuerda, si es necesario, un intervalo de tiempo para que el auditado
presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Entre los participantes de la reunión de cierre debe incluirse al auditado
y podría también estar el cliente de la auditoría y otras partes.

El equipo auditor llevará a cabo la reunión de cierre con los funcionarios que atendieron la auditoría y el responsable del proceso
auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes aspectos:
• Objeto de la auditoría.
• Presentación del informe de auditoría.
• Conclusiones.

INFORME DE LA AUDITORÍA
• Es responsabilidad del auditor líder y el equipo auditor.
• El informe tiene por objeto exponer los hechos, analizar las causas y recomendar acciones
correctoras.
• En caso de duda sobre alguna situación auditada, es necesario aclararla antes de presentar
el informe.
• Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de No Conformidad,
capacidad del SGI para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe.

El Informe Final de la auditoría debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debería comunicar al
cliente y/o auditado las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisión.
En esta etapa, el auditor debe tener en cuenta que…
- El Informe Final debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría.
- Una vez aprobado el Informe Final, debe distribuirse entonces a los receptores designados por el cliente de la auditoría.
- El Informe Final de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deben
respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.
- La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe aprobado se haya distribuido.
- Los documentos que pertenecen a la auditoría deben conservarse o distribuirse de común acuerdo entre las partes participantes y siguiendo los procedimientos del programa
de auditoría y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
- Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoría no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier
otra información obtenida durante el proceso, ni el informe a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría, además de la del auditado cuando sea
apropiado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditoría, el cliente y el auditado deberían ser informados tan pronto sea posible
 COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR
Recomendaciones prácticas
En el desarrollo de la auditoría es necesario que tanto el líder como su equipo auditor
adopten comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el
proceso. Con tal objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
 Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditoría.
 No emitir opiniones personales, basar sus apreciaciones solo los hechos y datos
soportados, no tener en cuenta rumores, suposiciones o situaciones que no se
encuentren debidamente registradas.
 Ser claros en las explicaciones, el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al
interlocutor.
 Motivar a la mejora de las No Conformidades.
 Hacer preguntas consistentes con el alcance y que permitan analizar la situación.
 Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos.
 Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema en los que se encuentran
deficiencias.
 Cumplir con el alcance de la auditoría y examinar en detalle la documentación soporte
 Demostrar paciencia y nunca calificar ni descalificar y adaptarse a la situación y al auditado.
 Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no prestarse para discusiones con el auditado.
 Finalmente, SIEMPRE escuchar activamente y mantener un tono de cooperación.

Un auditor siempre debe tener en cuenta que…

- La revisión del Manual de Calidad, caracterización y procedimientos que se realiza, es una revisión general necesaria para la preparación de los
cuestionarios, no es una revisión a profundidad.
- El auditor debe de revisar que el alcance establecido es adecuado.
- Al llevar a cabo la revisión general de los documentos, el auditor deberá considerar cuanto tiempo tomará la preparación de los cuestionarios de auditoria, así como el tiempo
que llevará realizar la auditoria y confirmar que el tiempo asignado es suficiente.
- Previamente, debe analizar los sistemas utilizados por la Entidad, así como la tecnología empleada, a fin de que no le sean desconocidos y tenga el suficiente conocimiento
y manejo del sistema como para poder llevar a cabo la auditoria.
- - Se deben revisar los soportes de auditorías anteriores para asegurarse de que entiende todos los requerimientos y conoce los cambios.

La mejora continua no es un hecho aislado de la entidad que pertenezca solo a las oficinas que lideran el
proceso de calidad, sino que debe articular e integrar todas las acciones de mejora institucionales tanto de
los procesos misionales como de apoyo con el fin de cumplir los objetivos organizacionales.