GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL ID 1833928

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA SU APLICACIÓN EN LA FUNCIÓN
ARCHIVÍSTICA EN EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO Y SERVICIOS
 Fase del Proyecto: EJECUCIÓN - EVALUACIÓN
 Actividad de Proyecto:
ELABORAR PROPUESTAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA
EMPRESA DEL SECTOR COMERCIO Y SERVICIOS EN LA CIUDAD DE MANIZALES, TENIENDO EN CUENTA
LAS POLÍTICAS INSTITUCIONAL
 Competencia: TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y
CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
-RECIBIR LOS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA EMPRESA, TENIENDO EN CUENTA EL MANUAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD; LA LEGISLACIÓN
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
-DESPACHAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS, LAS POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN, LAS NORMAS TÉCNICAS, LAS DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD, LA LEGISLACIÓN VIGENTE, Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
-CONTROLAR EL PRÉSTAMO Y TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS, APLICANDO LAS NORMAS VIGENTES,
LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
 Duración de la Guía: 50 horas presenciales y 8 horas de trabajo autónomo o en ambientes virtuales de
aprendizaje.

2. PRESENTACIÓN

El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal manera que la
información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano,
toma de decisiones y como fuente de historia.
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica y financiera; son testimonio de los
hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia de las instituciones.

En esta guía encontrará la orientación requerida para la formación, que permite avanzar en la integridad
de la administración de los documentos y en especial contribuye a orientar a los aprendices en todo lo
relacionado con la gestión y trámite para el registro de documentos y a la implementación de mecanismos
para la entrega de los documentos a los respectivos usuarios internos y externos, previamente
caracterizados.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Descripción de la(s) Actividad(es)

GFPI-F-019 V3
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3.1.1 Actividades de reflexión inicial

- Socialización de la competencia.
- Se plantea resolver sopa de letras, con términos técnicos relacionados con el tema del trámite de
documentos.
Ambiente Requerido: 5
Materiales: equipos de cómputo, fotocopias

3.1.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Identificar aprendizaje y dominios previos que poseen los aprendices, donde se pretende indagar en usted como
aprendiz acerca de los preconceptos, ideas y pre saberes con los cuales llega al momento inicial de
la competencia.
Situación Problémica:
La aplicación de la normatividad archivística es el punto de partida para cualquier entidad que desee mantener
organizados sus archivos, una de las principales causas de corrupción en nuestras entidades públicas, se fundamenta
en los desórdenes documentales, los cuales facilitan la pérdida de evidencias de los hechos realizados por los
funcionarios. El compromiso ético de las personas que tienen a su cargo la planeación, producción, gestión, trámite,
organización, transferencias, preservación a largo plazo y valoración, no se asume con responsabilidad en la
aplicación de la normatividad archivística.
Teniendo en cuenta lo anterior, se invita a:
Observar el video “Conoce el concepto de gestión documental”
-Reflexiona sobre: ¿cuál crees que es la importancia de la organización de los documentos y cuál sería su
responsabilidad con el manejo de documentos, físicos o electrónicos que la empresa asigne a su cargo?
- ¿Cómo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organización Documental en las empresas hoy en día?
- Escriba su reflexión y Compártala con el grupo.

Ambiente Requerido: 5
Materiales: equipos de cómputo, cuaderno de notas y lapicero.

Las actividades anteriores, le permitirá a la instructora evidenciar sus conocimientos previos y su posible
acercamiento con el resultado de aprendizaje. El sondeo no es calificable, pero es imprescindible realizarlo.

3.1.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Socialización del Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, cuestionario

Para emprender su proceso de aprendizaje se ha considerado necesario que usted se apropie de experiencias y
conceptos que le llevarán a posicionar una idea clara frente a los implementos y recursos necesarios para iniciar
su nueva labor:

-Conforme equipos de trabajo de 4 personas (Los integrantes del equipo deben ser de diferente estilo de
aprendizaje)
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Desarrolle el taller propuesto por la instructora, a través de la consulta de las siguientes normas en la carpeta:
material de apoyo alojada en el LMS

-Guía para administración de comunicaciones oficiales: Unidades de correspondencia de los programas de

gestión documental, misión, funciones, servicios que prestan las unidades de correspondencia, criterios para el
registro y la radicación de comunicaciones, conservación documental, precauciones para el manejo de
correspondencia, equipo y mobiliario.

-Acuerdo 060 de 2001: Administración de comunicaciones oficiales

-Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015. Capítulo V “Gestión de Documentos” en sus Artículos 2.8.2.5.2 Tipos de
documentos, Artículo 2.8.2.5.5 Principios del proceso de Gestión documental, Articulo 2.8.2.5.9. Procesos de la
gestión documental, Artículo 2.8.2.6.2. Características de los sistemas de gestión documental. Página 120 a 128

-Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD (Pág. 27 y 28)

-Circular Externa AGN No. 005 de septiembre 11 de 2012.

-La Guía No. 3 de cero papeles en la administración pública.

-Manual de implementación de la ventanilla única documental.

Socialice temática con el grupo, para lo cual es importante planear a través de presentación en formato
establecido por el SENA y haciendo uso de la tecnología. Subir evidencia al LMS.

Con el fin de conocer la variedad en papelería, elementos, mobiliario y equipos para la recepción y despacho
de documentos, previa concertación con su instructor lleve a cabo visita a una entidad, realice un
seguimiento sobre los implementos y recursos utilizados en las oficinas para el buen funcionamiento de las
mismas. Así mismo, detectar los adelantos tecnológicos apoyándose en los respectivos manuales de
operación, su importancia y utilización. Elabore un informe en el que sintetice toda la experiencia.

Complemente lo observado en la visita, con la información consignada en las siguientes normas, lo que le
permitirán tener un conocimiento mucho más amplio frente al tema.

-Ingresar a la página http://biblioteca.sena.edu.co/paginas/bases.ntml/ , ingresar con usuario y clave

(documentos de identidad en ambos campos) al ingresar a la base de datos y con la ayuda del buscador,
consultar las siguientes normas:

-Norma Técnica Colombiana 2773 sobre Equipos y útiles de oficina, del INSTITUTO COLOMBIANO DE

-NORMAS TÉNICAS Y CERTIFICACIÓN. Santafé de Bogotá, D.C.

-Norma Técnica Colombiana 2223 sobre Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir del

-INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉNICAS Y CERTIFICACIÓN. Santafé de Bogotá, D.C.

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-Norma Técnica Colombiana 4436 Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y
durabilidad, del INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉNICAS Y CERTIFICACIÓN. Santafé de Bogotá, D.C.

-Norma Técnica Colombiana 2676 Elementos de informática. Cartuchos de disco flexible. Características
dimensionales, físicas y magnéticas, del INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉNICAS Y CERTIFICACIÓN.
Santafé de Bogotá, D.C.

- Norma Técnica Colombiana 5397. Materiales para documentos de archivo con soporte con soporte en
papel. Características de calidad, del INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉNICAS Y CERTIFICACIÓN.
Santafé de Bogotá, D.C.

Realice una propuesta para compra de papelería, elementos, mobiliario y equipos que se requieren para los
procesos de recibo y despacho de documentos de acuerdo con los requerimientos de las unidades
administrativas y ajustadas a cada una de las normas.

Esta actividad se evidenciará en la plataforma LMS

Ambiente Requerido: 5
Materiales: equipos de cómputo, fotocopias, cuaderno de notas y lapicero.

3.1.4 Actividades de Transferencia de conocimiento.

Conformar empresas al interior del grupo, para que mediante actividad simulada realicen el proceso de
radicación, registro y distribución de correspondencia externa recibida. Realizar igualmente el proceso de
radicación, registro y despacho de correspondencia a través de la Ventanilla Única, utilizando las planillas
para cada caso. Para ello se requiere que usted:

-Implemente mecanismos de para la entrega de los documentos a los respectivos usuarios internos y externos,
previamente caracterizados.

-Haga entrega de los documentos a las instancias internas y externas siguiendo el procedimiento dispuesto para tal
fin.

-Estructure servicios de archivo y haga uso de los medios tecnológico para facilitar la interacción con los usuarios.

-Establezca las tablas de control de acceso y los formatos de préstamo de los documentos, así como los mecanismos
de consulta disponible para los usuarios.

-Implemente flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad,
indicando los periodos de vigencia que tienen los funcionarios para dar respuesta.

-implemente controles para verificar la trazabilidad de los trámites y sus responsables.

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-Entregar diseño del programa de gestión documental en lo relacionado con producción y/o recepción, trámite y
distribución con aplicación de las normas para la presentación de trabajos escritos.

Nota: Asumir el liderazgo y la gestión de un equipo de trabajo, asumiendo responsabilidades, compromisos y

colaboración en la superación de las contingencias que se presenten, a fin de lograr

objetivos establecidos

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :  Utiliza la papelería, Técnica: Prueba escrita

- Documento: concepto, clases, elementos, mobiliario y equipos Instrumento: cuestionario
radicación, registro, distribución, requeridos para la recepción y
técnicas de elaboración despacho de documentos de
-Normas relacionadas con el acuerdo con el manual de
trámite de documentos: concepto, gestión documental y las
uso y aplicación políticas de la organización.
-Manual de funciones: concepto,  Clasifica la documentación
uso y aplicación recibida de acuerdo con el
-Metadatos: concepto, uso, manual de gestión documental
aplicación y clasificación y las normas organizacionales.
-Canales de comunicación: página  Opera los equipos y
web, redes sociales, chat programas (aplicativo) para el
institucional, correos corporativos recibo y despacho de
documentos internos y
externos de acuerdo con el
manual de usuario.
 Direcciona los documentos
radicados de acuerdo con las
series establecidas en las Tablas
de Retención Documental y las
políticas de la organización.
 Aplica los procedimientos,
Evidencias de Desempeño manuales o automatizados, la
-Radicación de documentos normativa vigente para la
Técnica: Observación directa
-Registro de información recepción de los documentos
Instrumento: Lista de chequeo
-Reparto de documentos de acuerdo con el manual de
gestión documental y las
normas organizacionales.
 Analiza e interpreta la
información contenida en los
documentos recibidos, para el
respectivo registro aplicando las
normas lingüísticas.
 Radica los documentos
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para la Organización,
internos y externos,
utilizando el software,
las normas y la legislación
vigente.
 Distribuye los documentos
a las dependencias
encargadas del trámite,
de acuerdo con las
Tablas de Retención Documental y
las políticas de la empresa.
 Realiza el seguimiento de
las comunicaciones recibidas, Técnica: Observación directa
Evidencias de Producto: Instrumento: Lista de chequeo
teniendo en cuenta los registros
Planilla entrega de documentos
de radicación y el manual de
gestión documental.
 Utiliza los elementos de
protección, de acuerdo con las
normas de seguridad y salud
ocupacional durante el
desempeño de sus funciones.
 Aplica el procedimiento,
manual o automatizado, para la
radicación de los documentos
por despachar, utilizando la
tecnología disponible.
 Registra los documentos
internos y externos por
despachar, aplicando el manual
de gestión documental y la
tecnología disponible.
 Distribuye las copias de los
documentos despachados de
acuerdo con las Tablas de
Retención Documental y las
normas internas.
 Conserva las copias
(Consecutivo de
Correspondencia Despachada)
de los documentos enviados de
acuerdo con las normas de la
Organización y la legislación
vigente.
 Aplica técnicas de plegado
y embalaje para el
despacho de
los documentos, de acuerdo
con las normas técnicas y las de
correo y mensajería.
 Realiza el descargue de los
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documentos trasladados a las

dependencias responsables de
su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
 Realiza el descargue de los
documentos trasladados a las
dependencias responsables de
su trámite, de acuerdo con el
manual de gestión documental.
 Verifica que los
documentos
recibidos reúnan las
condiciones para ser radicados
de acuerdo con el manual de
gestión documental y las
normas organizacionales.
 Verifica que los
documentos
reúnan las condiciones para ser
radicados, registrados y
despachados, de acuerdo con el
manual de gestión documental,
las normas técnicas
colombianas para la
elaboración y presentación de
documentos y las de gestión de
la calidad.

5. GLOSARIO DE TERMINOS:

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados en un
proceso natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando el orden, para servir como testimonio e información de la persona o institución que los produce.
DOCUMENTO: Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: registro de la información generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
EXPEDIENTE: unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
FOLIO: Es la hoja de un libro, de un cuaderno o de un expediente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los
sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su organización y
conservación.
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Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el

mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener,
en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos. La tabla de retención documental también define el destino del documento al finalizar su
vigencia administrativa, legal o fiscal.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

-COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Banco Terminológico (en línea) (consultado 2016-05-
18) Disponible en: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=300&/vinculo-archivistico

-…….. Guía No. 3 de cero papel en la administración pública: “documentos electrónicos” disponible en la
siguiente dirección: http://preservandoparaelfuturo.orgy en el link “SINAE” de la página web del AGN
www.archivogeneral.gov.co

……..Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001.

……..Circular No. 005 de septiembre 11 de 2012 “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel” expedida por
el AGN

……..Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015. http://www.archivogeneral.

……..Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Reglas y principios generales que regulan la función
archivística en Colombia. http://www.archivogeneral.gov.co/leyes

……..Ley 527 de 1991 Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales y establece las entidades de certificación.

……..Ley 1273 del 2009 establece la protección de la información y los datos.

-Ley 1437 de 2011 código contencioso Administrativo capítulo IV.

-Ley 1712 transparencia y acceso a la información.

-INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉNICAS Y CERTIFICACIÓN. Equipo y útiles de oficina.

Santafé de Bogotá, D.C.: ICONTEC. NTC 2773

……..NTC 4436 Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

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Autor (es) María Elena Gordon Instructora Comercio y 9-abril-2018

Servicios,
Regional Caldas
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) SANDRA ESPERANZA Instructor Comercio y MAYO Actualización

VALENCIA DIAZ Servicios, 2 -
Regional 2019
Caldas