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Guía Técnica

G.INF.06 Guía Técnica de

Información - Gobierno del
dato
1
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Guía Técnica

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Viceministerio de Economía Digital
Dirección de Gobierno Digital
Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI

Equipo de trabajo
Sylvia Cristina Constaín Rengifo – Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
María Isabel Agudelo - Viceministra de Economía Digital (e)
Claudia Patricia Pico Quintero – Directora de Gobierno Digital
Leydi Viviana Cristancho Cruz – Subdirectora de Estándares y Arquitectura TI

Martin Antonio Orjuela Velasco – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI

Nicolás Sánchez Barrera – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Gamaliel Andrés Silva Ortiz – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Anyelina Lalage Cáceres Reyes – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Daniel Castillo Bernal – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI

Versión Observaciones
Versión 1.0
Emisión
Diciembre 30 de 2014
Versión 1.1
Actualización Gobierno Digital
Octubre de 2019

Comentarios, sugerencias o correcciones pueden ser enviadas al correo electrónico:

gobiernodigital@mintic.gov.co

Construcción del PETI – Planeación para la Transformación Digital

.
Este documento de la Dirección de Gobierno Digital se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional .

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Versión 1.0

María Isabel Mejía Jaramillo

Viceministra de Tecnologías y Sistemas de la Información
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Jorge Fernando Bejarano Lobo

Director de la Dirección de Estándares y Arquitectura de TI
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Asesores del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Claudia Milena Rodríguez Álvarez
Carlos Arturo Merchán Herrera
Esteban Armando Gaviria García

Asesores de la Corporación Colombia Digital

Javier Orlando Torres Páez
Deicy Alexandra Parra Chaux
Diego Antonio Campos Cáceres
Jaime Leonardo Bernal Pulido
Leydi Viviana Cristancho Cruz

Medios Digitales
María Astrid Toscano Villán
Ricardo Rojas Ortíz
Jhon Henry Munevar Jiménez

UT Everis Tecnocom
Alberto Pizarro Carrasco
Gerardo Antonio Moreno
Martha Lucía Parra
Martha Patricia Naranjo Becerra
David Fernando de la Peña Santana
Lucio Augusto Molina Focazzio
Silvia María Fernández Coello

3
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Karin Xiomara Marroquín

Maribel Ariza Rojas
Ramiro Andrés Delvasto
Diego Ordóñez
Edgar Esquiaqui
Ricardo Abad Chacón Ibama
Juliana Botero Iragorri
Juan Pablo Sequera España

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Tabla de contenido

PÁG.

LISTA DE ILUSTRACIONES .............................................................................................................. 7

LISTA DE TABLAS ............................................................................................................................... 8
ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS ................................................................................................... 9
1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 11
1.1 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 11

1.2 ALCANCE DE LA GUÍA ........................................................................................................ 11

1.3 LINEAMIENTOS DEL MARCO DE REFERENCIA DE AE ASOCIADOS ............... 12

2 DESCRIPCIÓN ........................................................................................................................... 13
3 BENEFICIOS DEL GOBIERNO DEL DATO ....................................................................... 16
4 FLUJO DE PASOS DEL GOBIERNO DEL DATO ............................................................. 22
4.1 Detalle de pasos del gobierno del dato ...................................................................... 23

1.3.1 Paso 1: Identificación ............................................................................................ 23

1.3.2 Paso 2: Análisis........................................................................................................ 26

1.3.3 Paso 3: Perfilamiento............................................................................................ 29

1.3.4 Paso 4: Definición. .................................................................................................. 33

1.3.5 Paso 5: Despliegue ................................................................................................. 39

1.3.6 Paso 6: Cumplimiento ........................................................................................... 42

1.3.7 Auditoría y mejora .................................................................................................. 45

5 GLOSARIO................................................................................................................................... 50
2 REFERENCIAS ........................................................................................................................... 53

5
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Guía Técnica

6
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Guía Técnica

LISTA DE ILUSTRACIONES

PÁG.

Ilustración 1. Ámbitos del Gobierno del Dato ...................................................................... 14

Ilustración 2. Ámbitos del Gobierno del Dato ...................................................................... 16
Ilustración 3. Marco de madurez del dato ............................................................................ 21
Ilustración 4. Pasos para desarrollar e implementar la gestión del ciclo de vida del
dato ....................................................................................................................................................... 22
Ilustración 6. Modelo Federado / Orquestado del Gobierno del Dato ....................... 37

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LISTA DE TABLAS

PÁG.

Tabla 1. Beneficios de Gobierno del Dato en componentes del dominio de

información ........................................................................................................................................ 20
Tabla 2. Paso 1: Identificación .................................................................................................... 26
Tabla 3. Paso 2: Análisis .............................................................................................................. 29
Tabla 4. Paso 3: Perfilamiento ................................................................................................... 33
Tabla 5. Paso 4: Definición .......................................................................................................... 39
Tabla 6. Paso 5: Despliegue ........................................................................................................ 42
Tabla 7. Paso 6: Cumplimiento .................................................................................................. 45
Tabla 8. Auditoría y mejora .......................................................................................................... 49

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ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS

Abreviatura / Descripción
acrónimo
AQR Reporte de Calidad para Arquitectura.
BPM Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management).
CCC Campos Críticos de Calidad.
CMM Modelo de Madurez de Capacidades (Capability Maturity Model).
CRUD Crear, Leer, Actualizar y Eliminar. (Create, Retrieve, Update, Delete)
DATOS (como Los datos son las piezas individuales o recolección de hechos,
COMPONENTES cantidades, caracteres, símbolos y en general elementos crudos de
DE conocimiento; que pueden ser persistidos y relacionados de alguna
INFORMACIÓN) manera por la institución, ya sea en medio físico o electrónico, y que
no es necesario que hayan tenido un procesamiento, cálculos o
estructuras elaboradas previas en su proceso de construcción.
DBMS Sistema Manejador de Base de Datos. (Database Management
System).
DBQR Reporte de Calidad de Base de Datos. (Database Quality Report)
DGQR Reporte de Calidad para Gobernanza de Datos. (Data Governance
Quality Report).
DQR Reporte de Calidad para Datos (Data Quality Report).
DRDA Estándar de Arquitectura distribuida para bases de datos
relacionales del Open Group.
DUQR Reporte de Calidad para Uso de Datos.
ECM Gestión de Contenido Empresarial.
ETL Extracción, Transformación, y Carga (Extraction, Transformation
and Load).
ICT Infraestructura Común de Telecomunicaciones.
IQP Reporte de Mejora de Calidad.
KPI Indicador Clave de Proceso (Key Performance Indicator).
LPD Protección de Datos de Carácter Personal.
MDA Arquitectura Orientada al Modelo (Model-Driven Architecture).

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MDM Gestión de Datos Maestros (Master Data Management).

MinTIC Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
MRP Planeación de Recursos de Manufactura (Materials Requirement
Planning).
MOE Ambiente Operativo Gestionado (Managed Operating
Environment).
ODS Almacén Operacional de Datos (Operational Data Store).
PI Plan de Implementación.
PQR Reporte de Calidad para Procesos (Process Quality Report).
PAAC Proceso para la Adopción y Aceleración del Cambio.
QR Mapa de Ruta de Calidad (Quality Roadmap).
ROI Retorno de la Inversión (Return of Investment).
SLAs Acuerdos de Nivel de Servicio (Service level Agreement).
SOA Arquitectura Orientada a Servicios (Service Oriented Architecture).
SOE Ambiente Operativo Estandarizado (Standard Operating
Environment).
TI Tecnología de Información.
TIC Tecnologías de la Información y la Comunicación.

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1 INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica del Gobierno del Dato apoya la implementación de los
lineamientos asociados a: registro y mantenimiento de información de
proveedores de COM-INF, establecimiento de los mecanismos de actualización de
los COM-INF, la creación y mantenimiento del repositorio unificado de
estructuración de los COM-INF, la clasificación para los COM-INF de intercambio y
consolidación de los COM-INF a nivel sectorial; para presentar los Componentes
que pueden ser aplicados por las instituciones para el buen gobierno del dato,
desde la perspectiva del dominio de Información del Marco de Referencia de AE.

1.1 OBJETIVOS
La presente guía técnica tiene los siguientes objetivos:

▪ Definir los aspectos que deben tener en cuenta las instituciones del sector
público para realizar un adecuado gobierno del dato.

1.2 ALCANCE DE LA GUÍA

La presente guía técnica tiene como alcance:

▪ Definir criterios estándares para el manejo de los datos por parte de las
instituciones, bajo un modelo general de gestión del dato (COM-INF).
▪ Presentar los beneficios generales y el modelo de madurez que se
relacionan con la gestión del dato de la gran mayoría de las instituciones del
Estado, para los COM-INF más genéricos.
▪ Definir las actividades generales que deben ser incorporadas en el proceso
de gobierno del dato, en particular desde la perspectiva de un modelo
federado.

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 Información

Guía Técnica

▪ Explicar el gobierno del dato como un proceso de mejora del conocimiento

de la información relevante de las instituciones, desde la perspectiva de
procesos de transformación como: eficiencia operativa, conocimiento del
dato, uso de la información, entre otros.

1.3 LINEAMIENTOS DEL MARCO DE REFERENCIA DE

AE ASOCIADOS
Los siguientes lineamientos del dominio de Información, del Marco de Referencia
de AE para la Gestión de TI, son apoyados por la especificación técnica:

▪ LI.INF.12 Fuentes unificadas de Información

▪ LI.INF.07 Directorio de servicios de Componentes de Información
▪ LI.INF.03 Gobierno de la arquitectura de los Componentes de Información
▪ LI.INF.05 Definición y caracterización de la información georreferenciada

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Guía Técnica

2 DESCRIPCIÓN
El Gobierno de Datos en general, puede ser percibido por las instituciones desde la
perspectiva de la eficiencia operacional o desde la gestión de conocimiento del
ciudadano a partir de los COM-INF de los procesos de la institución. Además, puede
ser entendido como garantía para los procesos de transformación descritos a
continuación:

▪ Eficiencia operativa (valor para TI): flujos de datos más eficientes, menos
incidencias y rechazos por calidad de datos; trazabilidad, reutilización de
Componentes, robustez de las soluciones y rendimiento.
▪ Conocimiento del dato (valor para la función pública): visión integrada y
unificada 360º del ciudadano y grupos de interés, campañas mejor
orientadas, convergencia, control de datos sensibles y coherencia de datos.
▪ Uso de información (valor en la transformación): se refiere al uso de
información de calidad en los procesos o iniciativas de migración / fusión de
datos hacía una institución convergente, multicanal y con una oferta
simplificada. Facilitando con esto la gestión de la transformación y el
proceso de migración de datos.

Como base fundamental del Gobierno del Dato, las instituciones deben optar por
seguir una gestión adecuada en los siguientes ámbitos:

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 Información

Guía Técnica

Ilustración 1. Ámbitos del Gobierno del Dato

Fuente. Elaboración propia

Con estos ámbitos se busca garantizar para el dato una definición a nivel del sector
público y de la institución, y organizar el uso eficiente del mismo dentro de la
institución. Estos diferentes ámbitos deben mantener una visión transversal con la
misión del sector público y TI, deben contar con roles y procesos específicos de
Gobierno del Dato.

▪ Gobernanza de datos: Es el ámbito enfocado en identificar los custodios y

consumidores del dato, y en ejecutar los requisitos relacionados de
cumplimiento y responsabilidad.
▪ Calidad de datos: Es el ámbito enfocado en el aseguramiento de la calidad
para garantizar la prestación de servicios de información e institucionales, a
través de la identificación y propuesta de mejoras, la modificación del
modelo operativo y la actualización y verificación del cumplimiento de los
indicadores de calidad definidos para el dato.

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 Información

Guía Técnica

▪ Migración de datos: Es el ámbito enfocado en el desarrollo de procesos de

migración de información, lo cual garantiza y asegura la normatividad
implantada y establece como punto de partida la gestión de los datos en la
institución.
▪ Ciclo de vida de datos: Es el ámbito enfocado en asegurar el cubrimiento del
enmascaramiento, reducción y archivado de los datos en la institución,
soportando el nivel de autoservicio comprometido.
▪ Administración de datos maestros: Es el ámbito enfocado en el conjunto de
procesos y herramientas que define y gestiona de forma consistente las
entidades de dato no transaccionales de una institución del sector público.
En este sentido, esta administración busca recopilar, agregar, identificar,
asegurar la calidad, la persistencia y distribuir los datos de forma uniforme
en dicho contexto.

Esta guía técnica se complementa y extiende en detalle para el Marco de

Referencia de país, con las guías para Administración de datos maestros, Ciclo de
vida de datos, y Migración de datos.

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 Información

Guía Técnica

3 BENEFICIOS DEL GOBIERNO DEL DATO

Para llevar a cabo el Gobierno del Dato, es necesario que la institución pueda
coordinar su estructura organizacional y procesos en los siguientes componentes
del dominio de información.

Ilustración 2. Ámbitos del Gobierno del Dato

Fuente. Elaboración propia

Algunos beneficios que las instituciones pueden empezar a percibir en los

diferentes componentes del dominio de información, tras la correcta definición e
implementación del Gobierno del Dato son:

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Guía Técnica

Valor aportado al sector

Ámbito público en Estado Valor aportado a Sistemas
colombiano
Arquitectura del • Coherencia en los • Reutilización de
Dato conceptos y datos componentes de
manejados. manejadores de
• Tiempos de puesta en repositorios y bases de
producción menores. datos tales como
• Control de datos servicios e interfaces, lo
sensibles. que implica reducción de
esfuerzos y menores
tiempos de
implementación.
• Robustez de las
soluciones, asegurando
la coherencia de los
datos desde el mismo
diseño de la solución.
• Estandarización y
homogeneización en la
modelación de datos.
• Gestión de Riesgos
Operativos.
Calidad del Dato • Información de mejor • Tiempos de
calidad en los procesos de procesamiento
atención a los optimizados por cambio
stakeholders. en políticas o normas.
• Segmentaciones más • Reducción de rechazos
precisas y confiables. en el tratamiento de
información.

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 Información

Guía Técnica

Valor aportado al sector

Ámbito público en Estado Valor aportado a Sistemas
colombiano
• Mejor conocimiento para • Reducción de interfaces
definir estrategias en para la consulta desde
torno a los stakeholders. aplicativos como la
• Mejorar eficiencia en la tienda de datos o los
retención de stakeholders servicios de información.
y en la entrega de
servicios.
Custodia del Dato Gestores del Dato:
• Responsabilidades claras • Facilidad para ordenar la
de las diferentes áreas, gestión de la demanda.
instituciones, y sectores • Mejor identificación de
sobre los datos del sector usuarios clave y de
público. etapas de
• Visibilidad sobre el ciclo requerimientos más
del dato a través de los eficaces.
diferentes procesos del
sector público, que
permitirá tomar
decisiones y actuaciones
en los procesos
adecuados.
Visión Única:
• Información precisa sobre • Punto de referencia para
los stakeholders, para habilitar mecanismos de
orientar: regularización del dato
▪ Segmentaciones. más directos y rápidos.
• Consolidación de
información no intrusiva,

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 Información

Guía Técnica

Valor aportado al sector

Ámbito público en Estado Valor aportado a Sistemas
colombiano
▪ Calcular el valor de la respetando las
información para los estrategias de evolución
stakeholders. actuales de los
▪ Gestionar la retención y sistemas, pero
los riesgos de fuga. ofreciendo servicios de
▪ Comprender tendencias calidad que se pueden
de los stakeholders y sus utilizar en cualquier
necesidades potenciales. momento.
▪ Identificar la agrupación
por familiaridad o flujo.
▪ Mejorar la gestión de
estrategias y de
stakeholders en general.

Ciclo de Vida: • Posibilidad de

• Foco en los flujos y las implementar políticas de
casuísticas de información archivado que hagan
vigente y relevante. más eficiente la
explotación del dato
liberando recursos,
tanto en la producción,
como en migraciones,
evolutivos, pruebas, etc.
Aprovisionamiento • Reducción del tiempo de • Gestión de interfaces
provisión (Time to Market). homogénea y
centralizada.
• Control de la trazabilidad
del dato.

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 Información

Guía Técnica

Valor aportado al sector

Ámbito público en Estado Valor aportado a Sistemas
colombiano
• Reutilización de
componentes.
Gestión de la • Ventanilla única de • Priorización y
Demanda peticiones de información. planificación alineada
• Comprensión global de la con necesidades del
petición, desde el sector público.
concepto solicitado en el • Optimización de
sector público hasta el esfuerzos, orientados a
dato a articular. las necesidades reales
de las áreas.
• Mejor identificación de
usuarios clave y de
etapas de
requerimientos más
eficaces.

Tabla 1. Beneficios de Gobierno del Dato en componentes del dominio de

información

Debido a que el ámbito del Gobierno del Dato es muy amplio, así como las
necesidades, brechas de calidad y control de datos de cada institución son
diferentes; se plantea como primer paso una valoración para identificar el nivel de
madurez en la gestión y Gobierno del Dato, definiendo un Modelo Lógico (To-Be) y
una hoja de ruta (Roadmap) realista para abordar dicho reto.

La madurez del dato brinda la perspectiva del esfuerzo a desarrollarse y el

horizonte establecido donde estará la institución del sector público, a través de un

20
 Información

Guía Técnica

marco (según el modelo o patrón de referencia que se haya acordado para la

institución y/o sector).

A continuación, se presenta una propuesta de descomposición de los niveles de

madurez, basada en la transformación y evolución de los diferentes COM-INF de la
institución:

Ilustración 3. Marco de madurez del dato

Fuente. Elaboración propia

21
 Información

Guía Técnica

4 FLUJO DE PASOS DEL GOBIERNO DEL DATO

A fin de desarrollar e implementar el gobierno del dato en la institución, se
considera como mínimo ejecutar los siguientes pasos:

Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6:

Identificación Análisis Perfilamiento Definición Despliegue Cumplimiento

Auditoría y mejora

Ilustración 4. Pasos para desarrollar e implementar la gestión del ciclo de vida del
dato
Fuente. Elaboración propia

En la imagen anterior, se ve cómo la estrategia de gobierno del dato inicia con la

identificación de los elementos gobernables del dato, avanza con el estudio del
estado del dato, continua con la definición detallada de elementos a gobernar,
progresa con el establecimiento y comunicación de estos elementos, y finaliza, con
la verificación de cumplimiento alrededor del gobierno del dato. En forma
transversal y continua, la estrategia realiza la auditoria y mejora para el dato. Esta
estrategia de gobierno utiliza datos maestros, metadatos funcionales,
responsabilidades en gobierno, mecanismos de acceso, datos orquestados entre

22
 Información

Guía Técnica

sistemas y normativas para codificación, reglamentación y unificación, a través del

ciclo de vida del dato.

Para los pasos mostrados, se mencionan los logros que el gobierno del dato debe
obtener por componente del dominio de información. La estructura de la
organización se alinea alrededor del avance y madurez para realizar estos logros.

4.1 Detalle de pasos del gobierno del dato

A continuación, se presenta una descomposición de un proceso sugerido de
Gobierno del Dato, a partir del flujo de pasos introducido anteriormente. En este
proceso se resaltan sus pasos principales, entradas y salidas:

1.3.1 Paso 1: Identificación

A continuación, se describen los objetivos, entradas, salidas y actividades del paso
1.

PASO 1: Identificación

OBJETIVOS Identificación de datos maestros y

definición de metadatos funcionales para
soporte del dato a gobierna.

ENTRADAS SALIDAS

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 Información

Guía Técnica

▪ Descripción de objetivos, ▪ Caracterización de datos maestros

metas, funciones, procesos, de la institución y reglas de
productos, organizaciones, validación funcional para el dato a
etc. de la institución gobernar.
(Arquitectura Misional). ▪ Caracterización de metadatos
▪ Inventario de activos de para el dato a gobernar.
información de la institución. ▪ Caracterización de matriz CRUD.
▪ Mapa de información de la
institución y mapa de
información sectorial (si
existe).
ACTIVIDADES

Para la situación actual de la institución, el gobierno del dato abarca en este paso
actividades en los siguientes enfoques:

1. Enfoque de Administración del dato maestro:

Identificar el uso de los datos maestros en los directorios de componentes de

información y en los sistemas de información asociados con el dato a gobernar
(ej.: maestro de instituciones por sector, maestro de servicios de salud al
ciudadano, entre otros). Ver guía técnica de administración del dato maestro.

Producto o evidencia: Directorio de datos maestros se crea para gestionar

unificación.

2. Enfoque de Arquitectura del dato:

Identificación de metadatos para el dato a gobernar (ej.: atributo de custodio, de

responsabilidad asumida, de procedimiento en ciclo de vida, entre otros).

Producto o evidencia: El Directorio de metadatos se crea para gestionar

atributos.

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 Información

Guía Técnica

3. Enfoque de Custodia del dato:

▪ Identificación de responsables para cada dato maestro, y de áreas
implicadas (grupo de modelado y calidad de datos, administradores de
bases de datos, equipo de seguridad de información, entre otros),
asociadas con el dato a gobernar (ej.: rol de administrador de datos para
maestro de ciudadanos en riesgo, rol de publicación para área de
comunicaciones, entre otros). Producto o evidencia: La Matriz de Roles y
Responsabilidades se crea para gestionar custodia.
▪ Planeación de medidas de gobierno de datos para el dato a gobernar (ej.:
principio de acceso a la información, política de privacidad de la
información, entre otros). Producto o evidencia: El Plan de gobierno se
crea para gestionar principios, políticas, lineamientos, proyectos, etc.
4. Enfoque de Calidad del dato:

Identificación de fuentes, atributos, e indicadores asociados con el dato a

gobernar (ej.: completitud, precisión, entre otros).

Producto o evidencia: El Reporte de calidad se crea para gestionar acciones de

mejora.

5. Enfoque de Gestión de la demanda:

▪ Identificación de consumidores y los niveles de servicio esperado con
respecto al dato a gobernar (ej.: ciudadano y datos abiertos, dirección de
estándares y SLA de publicación, entre otros). Producto o evidencia: El
Grupo de demanda se crea para gestionar consumo.
▪ Priorización de necesidades de la institución y del sector público que se
relacionan con el dato a gobernar (ej.: agilidad en publicación, generación
de valor, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de priorización se
crea para gestionar necesidades.
6. Enfoque de Aprovisionamiento:
▪ Identificación de sistemas origen que se relacionan con el dato a gobernar
(ej.: sistema de extracción de registro, sistema de creación de activo,

25
 Información

Guía Técnica

entre otros). Producto o evidencia: El Mapa de sistemas se utiliza para

gestionar las fuentes origen.
▪ Identificación de datos maestros, y su ubicación en los sistemas origen y
migración, incorporando el modelo CRUD para el dato a gobernar (ej.:
sistema x crea institución y, sistema z lee institución w, entre otros).
Producto o evidencia: La Matriz CRUD se utiliza para gestionar
operaciones. La Matriz CRUD identifica qué tratamiento realiza cada
sistema sobre cada institución de dato, utilizando operaciones básicas
como: crear, leer, actualizar y eliminar. Con base en este tratamiento, se
pueden identificar posibles duplicidades e inconsistencias, así como
realizar validaciones cruzadas.
▪ Identificación de procesos que proveen datos relacionados con el dato a
gobernar (ej.: historificación, unificación de visión, entre otros). Producto
o evidencia: El Mapa de proceso se utiliza para gestionar usos y
transformaciones.
▪ Identificación de áreas de función implicadas en estos procesos
relacionados con el dato a gobernar (ej.: comunicaciones, gestión del
cambio, entre otras). Producto o evidencia: El Directorio de
organizaciones se utiliza para gestionar funciones. .

Tabla 2. Paso 1: Identificación

1.3.2 Paso 2: Análisis

A continuación, se describen los objetivos, entradas, salidas y actividades del paso
2.

PASO 2: Análisis

26
 Información

Guía Técnica

OBJETIVOS Revisión del tratamiento de datos

maestros en procesos de la institución y
flujos de sistemas (modelo CRUD tanto
en procesos tipo on-line como batch o a
terceros) del dato a gobernar.

Revisión de la granularidad de la
información, actualizaciones y
periodicidades e historia del dato a
gobernar.

ENTRADAS SALIDAS

▪ Caracterización de los datos ▪ Artefacto de análisis sobre el

a ser gobernados. control de flujos de datos,
▪ Mapa de sistemas de operacionales, informacionales,
información de la institución. on-line, batch, backups, etc.
▪ Datos maestros asociados ▪ Reporte de análisis en datos
con el dato a gobernar. maestros, arquitectura de COM-
▪ Apoyo de equipos de INF, custodia, calidad, demanda, y
desarrollo. aprovisionamiento.
▪ Apoyo de áreas de función y
mapa de procesos.
ACTIVIDADES

El gobierno del dato abarca en este paso actividades en los siguientes enfoques:

1. Enfoque de Administración del dato maestro

▪ Análisis en procesos y flujos para consolidar visión única del dato a
gobernar (ej.: aceptación del registro, normalización, entre otros).

27
 Información

Guía Técnica

Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder

preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de áreas de
la organización.

2. Enfoque de Arquitectura del dato

▪ Análisis de metadatos para entender estructura y atributos del dato a
gobernar (ej.: relación entre atributo para seguridad de información con
roles habilitados para consultarlo, entre otros).
Producto o evidencia: El Modelado de análisis se utiliza para responder
preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de
articulación de atributos.
3. Enfoque de Custodia del dato
▪ Análisis de responsables para cada dato maestro a gobernar (ej.: el rol de
custodia está asignado, cuantos datos maestros administra el mismo rol,
entre otros).
Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder
preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de
responsabilidad en datos maestros.
▪ Análisis para determinar modelo de relación y flujo entre áreas del dato a
gobernar (ej.: extracción y transformación de información en dirección,
áreas que toman decisiones inmediatamente se publica, entre otros).
Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder
preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de áreas
de la organización.
4. Enfoque de Calidad del dato
▪ Análisis de reportes previos y acciones en curso para aseguramiento de
calidad (ej.: revisar el reporte de calidad de procesos (PQR), reporte de
calidad de gobernanza de datos (GQR), entre otros).
Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder
preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de calidad
de atributos.

28
 Información

Guía Técnica

5. Enfoque de Gestión de la demanda

▪ Análisis de reportes previos y acciones en curso para demanda del dato a
gobernar (ej.: información de menor demanda u oportunidad, entre otras).
Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder
preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de
demanda.
6. Enfoque de Aprovisionamiento
▪ Análisis de reportes previos y acciones en curso para provisión del dato a
gobernar (ej.: información de uso por formato requerido, entre otros).
Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder
preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de
aprovisionamiento.

Tabla 3. Paso 2: Análisis

1.3.3 Paso 3: Perfilamiento.

A continuación, se describen los objetivos, entradas, salidas y actividades del paso
3.

PASO 2: Análisis

OBJETIVOS Perfilamiento de datos, de información y

de la función pública.

ENTRADAS SALIDAS

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 Información

Guía Técnica

▪ Reporte de análisis de los ▪ Indicadores de calidad y

datos maestros, normalización de datos.
arquitectura de COM-INF, ▪ Reporte de perfilamiento de datos,
custodia, calidad, demanda, arquitectura de COM-INF
y aprovisionamiento de los actualizada, custodia, calidad,
datos. demanda, y aprovisionamiento.
▪ Identificación de flujos de
datos entre sistemas.
▪ Administradores de bases de
datos y equipos de
desarrollo.
ACTIVIDADES

El gobierno del dato abarca en este paso actividades en los siguientes enfoques:

1. Enfoque de Administración del dato maestro:

▪ Perfilado en uso y en apropiación para el dato a gobernar (ej.:
sincronizaciones de datos con apoyo de herramienta MDM, volumen de
instituciones de dato normalizadas, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar
avance en datos maestros contabilizando las instancias de datos
maestros utilizadas.
2. Enfoque de Arquitectura del dato:
▪ Perfilado en apropiación de metadatos por productores y consumidores
del dato a gobernar (ej.: diversidad de valores en atributo de productor,
atributo de área del consumidor en blanco, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar
avance en consumo contabilizando las instancias de metadatos
diligenciadas.
3. Enfoque de Custodia del dato:
▪ Perfilado en implicación de roles y responsabilidades en proyectos de
transformación asociados con el dato a gobernar (ej.: uso por fase de

30
 Información

Guía Técnica

proyecto de rol de custodia, introducción de nuevo rol para publicación,

entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar
avance en cambio organizacional contabilizando las instancias RACI
utilizadas.
▪ Perfilado en implicación de roles en iniciativas de monetización y
valoración de datos (ej.: creación de valor para el ciudadano por rol de
custodio, asociación de volumen de impuestos por rol de gestión, entre
otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para
presentar avance en generación de valor contabilizando las instancias
RACI utilizadas para esto.
4. Enfoque de Calidad del dato:
▪ Perfilado y reporte alrededor de atributos de calidad del dato a gobernar
(ej.: completitud de atributos de gobierno diligenciados, veracidad de
disponibilidad de roles asignados, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar
avance en calidad contabilizando las instancias de atributo encontradas.

Para realizar el perfilamiento de datos se utiliza:

Informe de perfilado: este informe incluye perfilado de datos, de
información y de la función pública (en el sector público).
o En el perfilado de datos se obtienen de manera automática las
mediciones de datos nulos, duplicados, posibles campos en
desuso, máscaras de formato del dato, validaciones de formato de
datos, tipologías de casuísticas, etc. En este paso se detectan por
ejemplo codificaciones incorrectas (por ejemplo en departamentos
del Estado colombiano), tipologías no previstas (por ejemplo más
de dos tipos de sexo: hombre, mujer, masculino, femenino, etc.).
Este perfilado debe estar apoyado por una herramienta
informática especializada para tal fin.

31
 Información

Guía Técnica

o El perfilado de la información es un procedimiento

semiautomático. Este perfilado va un paso más allá que el
perfilado de datos. Por ejemplo, si en el perfilado de datos se valida
que una fecha sea correcta, en el perfilado de información se iría
más allá, interpretando la fecha, tal vez como una fecha de
nacimiento, y por lo tanto obteniendo nuevos análisis: ocurrencia
de menores de edad, de más de 100 años, etc. Este tipo de
perfilado permite además priorizar medidas correctivas,
migraciones, actuaciones especiales, pruebas en nuevos
desarrollos, etc. Por ejemplo, este perfilado aplicado a una
categorización de información entrega el histograma de aparición
de los códigos asociados, detectando ciertas particularidades en
algunos de ellos. En forma similar, este perfilamiento aplicado a los
campos de información que contienen valores en un rango
segmentado y sub-segmentado permite identificar la volumetría
de cada ámbito contabilizado. En general este perfilado se aplica
cada vez que una tipología (ej. segmento, categorización, filtro,
etc.) pueda derivar en lógica diferente de la función pública a
implementar, mantener, o migrar en los sistemas de información.
o El perfilado de función pública permite implementar lógica
compleja, por ejemplo, sobre resultados en campañas finalizadas
en el sector público para stakeholders, o sobre el uso de reglas
cruzadas para validación en cálculos de tarificación o facturación
de servicios, etc. Este perfilado de función pública se apoya tanto
en los datos como en sus metadatos funcionales: interpretaciones
en el sector público del dato, lógicas de validación y umbrales de
calidad.
Informe final: este muestra la identificación de iniciativas preventivas
para limpieza en los sistemas fuente y para detección de posibles
inconsistencias en sus repositorios, así como la detección de iniciativas

32
 Información

Guía Técnica

para validación cruzada durante la ejecución del perfilado de datos, con el

fin de aplicarlas en la fase de diseño de la migración de datos.

Tabla 4. Paso 3: Perfilamiento

1.3.4 Paso 4: Definición.

A continuación, se describen los objetivos, entradas, salidas y actividades del paso
4.

PASO 4: Definición

OBJETIVOS ▪ Definición de responsables para la

definición, medición, monitorización
y planificación de acciones
correctivas y preventivas de
tratamiento de datos.
▪ Definición de normativas de
codificación, control de acceso,
calidad de datos.
▪ Definición de normativas de
reglamentación y unificación de
datos entre sistemas.

ENTRADAS SALIDAS

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 Información

Guía Técnica

▪ Reporte de análisis en dato ▪ Responsables y roles implicados en

maestro, arquitectura, custodia, el gobierno de datos: definición,
calidad, demanda, y medición, y reglamentación.
aprovisionamiento. ▪ Programa de actividades
▪ Áreas de función. preventivas, correctivas y
▪ Áreas de seguridad. auditoras.
▪ Responsables de gobierno de ▪ Normativas de codificación, control
datos en TI. de acceso, y calidad de datos, a ser
▪ Soporte de áreas de la función implantadas en entornos legados,
pública y TI. migraciones y auditorías de
▪ Equipos de desarrollo. gobierno de datos.
▪ Áreas de TI. ▪ Reglas de unificación y nivelación
▪ Salidas o resultados de los de datos entre sistemas, a
pasos anteriores implementar en entornos
operacionales (preventivos) y
procesos de reglamentación de
datos (actividades de gobierno de
datos).
▪ Modelo de Roles y Responsables
según ISO 8000.
▪ Documento de definición en dato
maestro, arquitectura, custodia,
calidad, demanda, y
aprovisionamiento.

ACTIVIDADES

El gobierno del dato abarca en este paso actividades en los siguientes enfoques:

1. Enfoque de Administración del dato maestro

▪ Definir el dato maestro en el sector público asociado con el dato a gobernar
(ej.: nuevo maestro de riesgo, entre otros).

34
 Información

Guía Técnica

Producto o evidencia: El Directorio de datos maestros se utiliza para definir

una mayor especificación del dato, cubriendo el tema de visión única
(precisa y veraz).
▪ Definir normas y controles de unificación y maestría de datos para apoyar
el dato a gobernar (ej.: chequeos de aceptación en carga, de-duplicación de
registros por atributos especiales, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de datos maestros se utiliza para definir
una mayor especificación del dato, cubriendo el tema de conocimiento
maestro del dato.
▪ Definir los criterios de seguridad en acceso y uso del dato maestro asociado
con el dato a gobernar (ej.: privacidad de la información, enmascaramiento
de valores, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de datos maestros se utiliza para definir
una mayor especificación del dato, cubriendo el tema de seguridad.
▪ Definir procedimiento y normativa para poblar datos en entornos no
productivos y generación de datos de prueba asociados con el dato a
gobernar (ej.: enmascaramiento de valores para entornos de prueba, datos
disponibles en entorno de integración, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de datos maestros se utiliza para definir
una mayor especificación del dato, cubriendo el tema de migración.

2. Enfoque de Arquitectura del dato

▪ Extensión de metadatos con control de lenguaje común utilizado sobre el
dato a gobernar (ej.: adición de atributo para versiones publicadas, entre
otros).
Producto o evidencia: El Directorio de atributos se utiliza para definir una
mayor especificación del dato, cubriendo el tema de gobierno.

3. Enfoque de Custodia del dato

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 Información

Guía Técnica

▪ Definir dominios de datos a gobernar en el sector público para el dato a

gobernar (ej.: uso de atributos en dominio especializado en salud, o
economía, o defensa, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de atributos se utiliza para definir una
mayor especificación del dato, cubriendo el tema de dominios.
▪ Definir y designar roles asociados al gobierno de datos (ej.: informar en caso
de recepción a, cuando se publique comunicarse con, entre otros).
Producto o evidencia: La Matriz RACI se utiliza para definir una mayor
especificación del dato, cubriendo el tema de roles.

Teniendo en cuenta la definición de responsables para la definición, medición,

monitorización y planificación de acciones correctivas y preventivas de
tratamiento de datos del proceso para Gobierno del dato, el modelo
organizacional relaciona los roles asumidos por los perfiles encontrados en las
áreas y equipos de una estructura, que se alinea con las mejores prácticas.

A partir de la siguiente Imagen, se muestra el Modelo Federado / Orquestado para

Gobierno del Dato:

▪ Delega en cada área funcional involucrada en el sector público, la

responsabilidad de sus dominios de datos maestros.
▪ Coordina con las diferentes áreas de TI existentes, los mecanismos
implicados en el buen Gobierno de Datos.
▪ Cada área funcional de la institución debe existir gestores y
administradores del dato responsables del buen gobierno de los datos
maestros.

36
 Información

Guía Técnica

Ilustración 5. Modelo Federado / Orquestado del Gobierno del Dato

Fuente. Elaboración propia

Los principales roles que deben ser definidos en un modelo de Gobierno del Dato
y que pueden ser asignados a personas o áreas de la institución son:

▪ Custodio del dato: es el responsable por la existencia de unos datos en la

función del sector público, por lo que cualquier acción correctiva o nuevo
requisito que precise su información, debe ser consensuado con él.
Igualmente es el responsable de que el dato esté disponible y con atributos
de calidad. Adicionalmente, este actúa como patrocinador de calidad y
control sobre estos datos, y es considerado maestro en conocimiento
sobre el dato que es custodio.
▪ Gestor del dato: es el encargado del direccionamiento estratégico para
gobernar el valor y uso del dato, y de definir las reglas de consolidación y
coordinación con los administradores de unos datos en sus respectivos
dominios. A veces, se encarga de la corrección manual de la información en
caso de que las reglas generales no sean válidas para algún caso concreto.

37
 Información

Guía Técnica

▪ Administrador del dato: es el encargado de orquestar las necesidades y las

acciones técnicas, así como mediar en los posibles conflictos que puedan
surgir entre roles consumidores y productores. Para esto, crea estándares
y buenas prácticas, habilita metadatos técnicos, operacionales y
funcionales, audita la calidad de los datos y las medidas de gobernanza, y
define políticas de respaldo de la información (backups), seguridad, flujos
de datos, etc.
▪ Definir el portafolio de servicios bajo control del grupo de gobierno de datos
(ej.: versión del servicio ofrecido, audiencia primaria, entre otros).
Producto o evidencia: El Portafolio de servicios se utiliza para definir una
mayor especificación del dato, cubriendo el tema de orientación al servicio.

4. Enfoque de Calidad del dato

▪ Definir normas de codificación de datos y sus atributos para el dato a
gobernar (ej.: formato de fecha de vencimiento, caracteres excluidos en
valor tipo texto, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de normas se utiliza para definir una
especificación del dato, cubriendo el tema de codificación.
▪ Definición de fuentes, atributos, e indicadores (KPIs) con alcance en calidad
del dato a gobernar (ej.: porcentaje de registros no depurados, uso de
fuente oficial, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de atributos se utiliza para definir una
especificación del dato, cubriendo el tema de gestión de calidad.
▪ Definir los reportes de perfilado para calidad del dato a gobernar (ej.: usar
reporte de arquitectura, de gobernanza, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de reportes se utiliza para definir una
especificación del documento de presentación de resultados, cubriendo el
tema de perfilado.
▪ Definir medidas correctivas y preventivas utilizadas en calidad del dato a
gobernar (ej.: cargar dato con x por ciento obtenido en chequeo de
confiabilidad, entre otros).

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 Información

Guía Técnica

Producto o evidencia: El Directorio de acciones se utiliza para definir una

especificación de actividades sobre el dato, cubriendo el tema de
planeación.

5. Enfoque de Gestión de la demanda

▪ Definir flujos orientados al consumidor del dato a gobernar (ej.: flujo de
compras realizadas por institución para contraloría, entre otros).
Producto o evidencia: El Mapa de información se utiliza para definir una
especificación en la institución con respecto al intercambio del dato,
cubriendo el tema de flujos.
6. Enfoque de Aprovisionamiento
▪ Definir niveles de proactividad y autoservicio, ambos orientados al
productor del dato a gobernar (ej.: composición de reporte final a partir de
reportes especializados, consideración de nuevos canales de distribución,
entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de niveles se utiliza para definir una
mayor especificación del dato, cubriendo el tema de aprovisionamiento.

Tabla 5. Paso 4: Definición

1.3.5 Paso 5: Despliegue

A continuación, se describen los objetivos, entradas, salidas y actividades del paso
5.

PASO 5: Despliegue

OBJETIVOS Despliegue de la arquitectura de COM-

INF e implantación de soluciones para

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Guía Técnica

gobierno de datos: ETL, metadatos,

calidad, seguridad, virtualización de
datos, gobierno SOA, etc.

ENTRADAS SALIDAS

▪ Documento de definición en dato ▪ Solución tecnológica compartida.

maestro, arquitectura, custodia, ▪ Artefactos de despliegue en dato
calidad, demanda, y maestro, arquitectura, custodia,
aprovisionamiento. calidad, demanda, y
▪ Arquitectura TI. aprovisionamiento.
▪ Inteligencia de negocios (BI).
▪ Responsables de gobierno de
datos en TI.

ACTIVIDADES

El gobierno del dato abarca en este paso actividades en los siguientes enfoques:

1. Enfoque de Administración del dato maestro

▪ Normativas de backups, historifación y archivado de datos, soportando el
ciclo de vida del dato a gobernar (ej.: horas asignadas para respaldo,
tiempo transcurrido para ir a historificación, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de normativa se utiliza para definir
una mayor especificación del dato, cubriendo el tema de
aprovisionamiento.

2. Enfoque de Arquitectura del dato

▪ Definir y actualizar la arquitectura tecnológica para soportar el resto de
los procesos del dato a gobernar: metadatos, ODS, herramientas de
calidad, virtualización de datos, sincronización de datos, ETL, etc. (ej.:
modelo de respaldo de información en plataforma gubernamental, entre
otros)

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 Información

Guía Técnica

Producto o evidencia: El Dominio de tecnología se utiliza para definir una

mayor especificación del dato, cubriendo el tema de articulación de
componentes.
3. Enfoque de Custodia del dato
▪ Establecimiento operativo de roles responsables del gobierno del dato
(ej.: asignaciones definitivas de quién es informado, o consultado, entre
otros).
Producto o evidencia: La Matriz RACI se utiliza para definir una
especificación final del dato, cubriendo el tema de organización.

4. Enfoque de Calidad del dato

▪ Ejecución de depuraciones y acciones correctivas para el dato a gobernar
(ej.: depurar valores fuera de rango, asignación de valor default en
atributo, entre otros).
Producto o evidencia: El Plan de calidad se utiliza para definir una
especificación para mejora del dato, cubriendo el tema de depuración.

5. Enfoque de Servicios del dato

▪ Habilitar los servicios y niveles definidos en el portafolio de servicios para
el dato a gobernar (ej.: activar versión de servicio, usar notificación de
evento por nueva publicación, entre otros).
Producto o evidencia: El Portafolio de servicios se utiliza para definir una
mayor especificación del dato, cubriendo el tema de orientación al
servicio.

6. Enfoque de Gestión de demanda.

▪ Unificación de datos maestros para el dato a gobernar (ej.: normalización
de atributos con mayor demanda, entre otros).
Producto o evidencia: El Repositorio de datos se utiliza para mantener
una definición integrada del dato, cubriendo el tema de datos maestros.

41
 Información

Guía Técnica

▪ Construcción y mantenimiento de repositorios ODS a nivel del sector

público para el dato a gobernar (ej.: repositorio de estadísticas, de
formatos, entre otros).
Producto o evidencia: El Repositorio ODS se utiliza para mantener una
definición operativa del dato, cubriendo el tema de consolidación.
▪ Servicios de provisión de datos maestros en el sector público con fines
operacionales, analíticos o para terceros con respecto al dato a gobernar
(ej.: servicios Web para consulta de otras instituciones, entre otros).
Producto o evidencia: La Plataforma de servicios se utiliza para mantener
una definición de uso sobre el dato, cubriendo el tema de
aprovisionamiento.
▪ Generación de datos de prueba con respecto al dato a gobernar (ej.:
creación de entorno de pruebas con transformación de valores según
regla de enmascaramiento, de omisión, entre otros).
Producto o evidencia: El Entorno de pruebas se utiliza para mantener una
definición del dato, cubriendo el tema de aprovisionamiento

Tabla 6. Paso 5: Despliegue

1.3.6 Paso 6: Cumplimiento

A continuación, se describen los objetivos, entradas, salidas y actividades del paso
6.

PASO 6: Cumplimiento

OBJETIVOS Cumplimiento de ley de protección de

datos (LPD) y ciclo de vida del dato en
entornos productivos y no productivos.

42
 Información

Guía Técnica

Seguridad de acceso a datos en los

diferentes entornos.

ENTRADAS SALIDAS

▪ Área de seguridad. ▪ Registro Nacional de Protección de

▪ Responsables de gobierno de Datos Personales.
datos en TI. ▪ Planes de acción para garantizar el
▪ Arquitectura TI archivado y respaldo de datos en
entornos no productivos

ACTIVIDADES

El gobierno del dato abarca en este paso actividades en los siguientes enfoques:

1. Enfoque de Administración del dato maestro

▪ Custodiar los flujos de datos maestros entre los sistemas de información
que apoyan el dato a gobernar (ej.: verificación de tareas de normalización
y unificación, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de cumplimiento se utiliza para verificar
el acatamiento de reglas y normativa del dato, cubriendo el tema de
gobierno de datos maestros.
▪ Evaluar impactos en datos maestros de evoluciones o nuevos proyectos
para el dato a gobernar (ej.: uso masivo de versiones previas, obtención de
detalle para análisis, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de cumplimiento se utiliza para verificar
el acatamiento de reglas y normativa del dato, cubriendo el tema de
evolución y proyectos.

2. Enfoque de Arquitectura del dato

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 Información

Guía Técnica

▪ Uso y mantenimiento de metadatos con proceso de certificación para el

dato a gobernar (ej.: certificación de conocimiento, de aplicación en proceso
específico, de uso generalizado en institución, entre otros).
Producto o evidencia: El Directorio de atributos y el Directorio de
certificaciones se utilizan para soportar el cumplimiento sobre el dato,
cubriendo el tema de uso continuo.

3. Enfoque de Custodia del dato

▪ Aplicar el modelo de seguimiento de actividad de gobierno del dato (ej.:
verificar revisiones de calidad por el custodio, ejecución de chequeos de
consistencia por el administrador, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de cumplimiento se utiliza para verificar
el acatamiento de reglas y normativa del dato, cubriendo el tema de
gobierno.

4. Enfoque de Calidad del dato

▪ Monitorizar la aplicación de las acciones para la calidad del dato a gobernar
(ej.: verificar porcentaje de registros reducido en acción, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de calidad se utiliza para verificar el
acatamiento de reglas y normativa del dato, cubriendo el tema de acciones
de mejora.

5. Enfoque de Gestión de la demanda

▪ Monitorizar el cumplimiento del proceso de demanda del dato a gobernar
(ej.: chequeo de atributos diligenciados y visibles que mejoran demanda,
entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de cumplimiento se utiliza para verificar
el acatamiento de reglas y normativa del dato, cubriendo el tema de
demanda.

6. Enfoque de Aprovisionamiento

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 Información

Guía Técnica

▪ Monitorizar el cumplimiento del proceso de provisión del dato (ej.:

comprobación de enmascaramiento de valores provistos en registros,
entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de cumplimiento se utiliza para verificar
el acatamiento de reglas y normativa del dato, cubriendo el tema de
aprovisionamiento.

Tabla 7. Paso 6: Cumplimiento

1.3.7 Auditoría y mejora

Auditoría y mejora

OBJETIVOS Auditoría continua para mejoramiento

de datos.

ENTRADAS SALIDAS

▪ Documentos en dato maestro, ▪ Diagnóstico y auditoría de datos.

arquitectura, custodia, calidad, ▪ Reporte de auditoría en dato
demanda, y aprovisionamiento maestro, arquitectura, custodia, y
para el dato a gobernar. calidad
▪ Identificación de maestros y
flujos de datos entre sistemas.
▪ Administradores de bases de
datos y equipos de desarrollo.
ACTIVIDADES

El gobierno del dato abarca en este paso actividades en los siguientes enfoques:

1. Enfoque de Administración del dato maestro

45
 Información

Guía Técnica

▪ Ejecución y reporte de auditoría en apropiación del dato maestro para el

dato a gobernar (ej.: apoyo del rol de gobierno para utilizar herramientas de
MDM, apoyo del rol de gobierno en la verificación de ejecución del MDM,
entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de auditoría se utiliza para presentar la
evaluación del dato, cubriendo el tema de administración del dato maestro.

2. Enfoque de Arquitectura del dato

▪ Ejecución y reporte de auditoría en apropiación de metadatos para el dato
a gobernar (ej.: utilización de los atributos de gobierno, distribución de
valores en atributos de gobierno, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de auditoría se utiliza para presentar la
evaluación del dato, cubriendo el tema de uso de metadatos.

3. Enfoque de Custodia del dato

▪ Ejecución y reporte sobre la implicación de roles en proyectos de
transformación para el dato a gobernar (ej.: rol de gestión del dato por fase
de proyecto, apoyo de rol de gobierno en el cambio, entre otros).
Producto o evidencia: El Reporte de auditoría se utiliza para presentar la
evaluación del dato, cubriendo el tema de custodia en transformación
organizacional.
▪ Ejecución y reporte sobre la implicación de roles en iniciativas de
monetización y valoración de datos (ej.: aporte del rol de gobierno en
valoración, criterios disponibles al rol de gobierno para asignar valor, entre
otros).
Producto o evidencia: El Reporte de auditoría se utiliza para presentar la
evaluación del dato, cubriendo el tema de generación de valor.
▪ Ejecución y reporte sobre la protección del dato a gobernar (ej.: aporte del
rol de gobierno en la protección, criterios disponibles al rol de gobierno para
protección, entre otros).

46
 Información

Guía Técnica

Producto o evidencia: El Reporte de seguridad se utiliza para presentar la

evaluación del dato, cubriendo el tema de protección en seguridad de
información.

4. Enfoque de Calidad del dato

▪ Ejecución y reporte de auditoría del dato a gobernar (ej.: mejoras en calidad
sobre un subconjunto de atributos, aporte de indicadores de calidad, entre
otros).
Producto o evidencia: El Reporte final de calidad se utiliza para presentar la
evaluación del dato, cubriendo el tema de mejoras.

Como no todos los campos del dato son susceptibles de ser auditados y
gestionados por temas de calidad, hay que poner foco en los Campos Críticos
de Calidad (CCC), campos cuya calidad influye en la eficiencia de algún proceso
de la función pública. La identificación y ponderación en función de su impacto
en los procesos ayuda a priorizar las medidas de gestión. Estos CCC:

▪ Deben ser siempre fáciles de capturar.

▪ Deben enunciarse con objetividad y de la forma más sencilla posible.
▪ Deben resultar relevantes para la toma de decisiones.
▪ No deben implicar un elevado grado de dificultad en su interpretación.
▪ Deben abarcar un amplio número de posibilidades, para medir y mejorar.
▪ Debe construirse un cuadro de mando que permita realizar un monitoreo
del indicador de forma sencilla y, automatizada.
▪ Los términos usados en el indicador deben ser definidos para que todos los
usuarios entiendan y midan lo mismo y de idéntica forma.

Los indicadores de calidad evaluados en la auditoria deben abordar las

perspectivas de exactitud, totalidad, oportunidad, relevancia, nivel de detalle,
y consistencia.

47
 Información

Guía Técnica

Los reportes enfocados en calidad que se requieren para auditoría son:

Reporte de calidad de base de datos (DBQR), Reporte de calidad de datos
(DQR), Reporte de calidad de procesos (PQR), Reporte de calidad de
arquitectura (AQR), Reporte de calidad de gobernanza de datos (DGQR),
Reporte de calidad de uso de datos (DUQR), y Reporte de mejora de calidad
(IQR).

El Gobierno del Dato se ha convertido en una disciplina clave que debe

coordinarse en estas perspectivas con la mejor práctica en gestión del dato. En
este sentido, la gestión del dato debe asegurar, mantener y proveer
instituciones de datos del sector público, unificando datos maestros y
regularizando registros en los sistemas fuente. Para esto, se identifican los
requerimientos que mantienen repositorios centrales del dato, los que
determinan la asociación con procesos claves que usan el dato y los que definen
los tipos de aprovisionamiento de datos a gestionar (reactivo, proactivo,
administrado, optimizado y autoservicio).

En la gestión del dato, el valor del mismo se desarrolla para apalancar las
capacidades de demanda e inteligencia de negocio en la función pública, las
cuales permiten explotar niveles de entrega y servicio en la generación de
información útil para la institución del sector público. Para la demanda se debe
realizar la gestión centralizada de la demanda de datos de las áreas de la función
pública involucradas en el sector público, con identificación clara del custodio, el
consumidor del dato y los niveles de servicio comprometidos.

Dentro de la gestión del dato, se determina el contexto del mismo en temas de

aseguramiento, mantenimiento y aprovisionamiento (entrega de datos en
forma reactiva, proactiva, administrada u optimizada), para caracterizar la
disponibilidad en la distribución de la información generada. El
aprovisionamiento es manejado como la centralización del movimiento de datos
entre aplicativos operacionales y/o informacionales, incrementando niveles de

48
 Información

Guía Técnica

competencia y reutilizando componentes, mientras se tiene control sobre el

movimiento de datos, tanto en línea como en diferido.

La gestión del dato utiliza el Directorio de datos, el cual permite acceder, desde
un único punto, a los distintos sitios Web y recursos del sector público que
ofrecen información pública y de intercambio. Los datos están a disposición de
los usuarios organizados y estructurados por formatos y temas, entre otros
criterios, como resultado de la aplicación del gobierno del dato.

También, para apoyar esta gestión, se usa la Tienda de Datos, la cual representa
la vinculación del ecosistema participativo y colaborativo de información, con los
datos de intercambio obtenidos de la oferta y demanda impulsada por los
stakeholders en el sector público. Esta Tienda es fundamental para especificar
y gobernar el dato que tiene valor para un mercado de datos.

El intercambio de información se rige por la regulación gubernamental y la de

diferentes comunidades participantes, en la concreción y gobierno de datos,
impactando el tratamiento del dato y su destino final hacia los públicos
objetivos. Con este mecanismo de distribución, los stakeholders ofrecen y
entregan datos propios a través de un inventario. Este inventario conserva y
gobierna la especificación del dato que no tiene restricción para la distribución a
públicos objetivos. Además, este componente mantiene las características
transversales de los datos ofrecidos en seguridad, administración y ciclo de vida.
También, este componente fomenta el monitoreo de datos en el mercado de
uso y demanda, con el fin de manejar y mejorar la oferta. Finalmente, los datos
se intercambian entre stakeholders mediante la creación de servicios de
información enfocados en el uso de sus atributos para la Tienda.

Tabla 8. Auditoría y mejora

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 Información

Guía Técnica

5 GLOSARIO
Administración del Dato maestro (MDM): Es la combinación de procesos,
gobernabilidad, políticas, estándares y herramientas que se integran para ofrecer
un único punto de referencia. Este se enfoca en la necesidad de entender y derivar
una visión interna de la función pública y una eficiencia operacional a través de la
integración de vistas de productos, clientes, proveedores, activos, ubicaciones, y
otros elementos de la institución que existen dentro de unidades diversas. Esta
administración se asocia con los datos mantenidos por los usuarios en áreas de la
función pública y expertos en la materia, no por los expertos de sistemas.

Aprovisionamiento: Es el componente del dominio de información asociado con el

movimiento de datos, tanto en línea como en diferido, entre aplicativos
operacionales y/o informacionales, incrementando niveles de competencia y
reutilizando componentes.

Arquitectura del dato: Es el componente del dominio de información asociado con

la coordinación de la estructura, semántica, y calidad del dato desde el origen, así
mismo, participando en el diseño de los modelos y flujos de datos de las
aplicaciones.

Bodega de datos (DWH): Es una colección de datos orientada a un determinado

ámbito (institución, ciudadano, etc.), integrado, no volátil y variable en el tiempo,
que ayuda a la toma de decisiones en la institución en la que se utiliza.

Centro de competencia de Datos maestros: Es un equipo multifuncional con

estructura organizativa permanente y formal, el cual es administrado para apoyar
y promover el uso eficaz del dato maestro en el sector público.

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 Información

Guía Técnica

Calidad del dato: Es el componente del dominio de información asociado con

procesos de ajuste y depuración de datos masivos, y definición, medición y mejora
continua de los indicadores de calidad del dato.

CRUD: Se refiere a las cuatro operaciones básicas de almacenamiento persistente

de datos, Crear, Leer, Actualizar y Eliminar.

Custodia del dato: Es el componente del dominio de información asociado con la

identificación y definición clara del custodio y consumidor del dato.

Dato maestro: Es aquel dato preciso y veraz relacionado con las instituciones de la
función pública, que proveen un contexto para las transacciones del mismo, cuyo
formato y rango de valores se establecen a partir de las reglas de la función y son
transversales a toda la organización.

Gestión de demanda: Es el componente del dominio de información asociado con

la administración centralizada de la demanda de datos de las áreas de funcionales
del sector público.

Gestión del dato: Es la actividad que debe asegurar, mantener y proveer

instituciones de datos, unificando datos maestros y regularizando registros en los
sistemas fuente. Esta actividad involucra la identificación de los requerimientos
que mantienen repositorios centrales del dato, los que determinan la asociación
con procesos claves que usan el dato y los que definen los tipos de
aprovisionamiento de datos a gestionar (reactivo, proactivo, administrado,
optimizado y autoservicio).

Gobierno del dato: Es una disciplina clave para controlar el uso de los datos
maestros del sector público, además de abordar con éxito las renovaciones,
migraciones, integraciones en sistemas y organizaciones asociadas con el dato. El

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 Información

Guía Técnica

gobierno aborda los ámbitos de arquitectura, calidad, custodia, aprovisionamiento

y gestión de la demanda del dato.

Historificación: Proceso de almacenamiento de información histórica.

Metadatos: Son datos sobre los datos. Los metadatos articulan un contexto para
determinados objetos de interés (recursos), en forma de descripción de recursos.

Servicio del dato: Es el componente del dominio de información asociado con la

entrega de los niveles de servicio comprometidos del dato utilizando definiciones
en un Directorio de servicios en torno al sector público.

52
 Información

Guía Técnica

2 REFERENCIAS

[1] The Data Management Association, DAMA-DMBOK. (2008, septiembre 10).

Functional Framework. Mark Mosley. Version 3.02.

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