Conceptos básicos de sistemas de administración de

inventario

Inventario: es el conjunto de artículos o mercancías que se acumulan en el

almacén pendientes de ser utilizados en el proceso productivo o comercializados.
También el documento que recoge la relación de dichos artículos se le conoce
como inventario.
El concepto inventario o stock resulta muy importante en las empresas con el
propósito de que las demandas de los consumidores sean atendidas sin
esperadas, y para que no se vea interrumpido el proceso productivo ante la falta
de materias primas. Pueden considerarse como una herramienta reguladora que
mantiene el equilibrio entre los flujos reales de entrada y los de salida.

Propósito: Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la

empresa. Colocándolos a disposición en el indicado para así evitar aumentos de
costos o perdidas de los mismos. Se pueden dividir en:
 Propósito de seguridad y control:
1. Proteger los materiales contra daños.
2. Registrar la entrada y salida de materiales al almacén.
3. Eliminar los accidentes debido a malos procedimientos de
apilamiento.
4. Registrar y controlar el uso de herramientas instrumentación de
proceso.
5. Evitar robos implementando sistemas de seguridad.
 Propósito de productividad:
1. Hacer un uso eficiente y efectivo de los materiales en el proceso.
2. Minimizar la cantidad de materiales a ser usado en el proceso.
3. Minimizar el desperdicio y el reproceso.
 Propósito de operación:
1. Reducir los costos de producción con una utilización efectiva de los
materiales.
2. No provocar faltantes que paralicen las líneas de producción.
3. Promover la organización efectiva del almacén.
4. Promover la efectividad del manejo de materiales.

Sus funciones:
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación
que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en
proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve
de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
Algunas funciones son:
 Eliminación de irregularidades en la oferta.
 Compra o producción en lotes o tandas.
 Permitir a la organización manejar materiales perecederos.
 Almacenamiento de mano de obra.

Almacenamiento: es una unidad de servicio en la estructura orgánica y

funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

La Demanda Dependiente: es la demanda de diversos artículos que no

están relacionados entre sí. Ósea cuando el abastecimiento de dicho producto
depende de las existencias o niveles de producción que se mantenga de un
producto en proceso, por lo tanto, se debe incurrir en un abastecimiento 100%
controlado, para evitar sobre abastecerse y generar costos innecesarios para la
producción de la empresa.

La Demanda Independientes: es la demanda un artículo cualquiera que se

necesita como resultado directo de otro artículo que también se necesita y
generalmente del cual forma parte. O bien la demanda de un producto completo,
destinado a un cliente especifico o usuario final, el cual es independiente de la
existencia de otros productos, únicamente depende de la necesidad que
mantenga el cliente final.
Por lo tanto, la Demanda Dependiente, es necesaria bajo las exigencias que tenga
la demanda independiente, por lo tanto, según la figura la demanda independiente
es representada por el carrito como tal, este es el producto terminado que
demanda el cliente final, ahora bien, la demanda dependiente está conformada por
las partes que forman el carrito, dependen totalmente de la cantidad de carritos
que se deban producir para uno o varios usuarios finales para su adquisición.

La rotación de Inventarios: es el indicador que permite saber el número de

veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite
identificar cuántas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por
cobrar (se ha vendido). Con ello determinamos la eficiencia en el uso del capital
de trabajo de la empresa.
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías
vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo:
 La rotación de inventario expresa el número de veces que se han renovado
las existencias durante un período. Se define como:
 Unidades vendidas durante el periodo
Rotación de inventarios=
Cantidad media de unidades almacenadas durante el periodo
 También la rotación de inventario puede expresarse en unidades
monetarias de la siguiente manera:
costo de la unidades vendidas
Rotación de inventario=
Valor promedio del inventario
Ejemplo:
Supongamos un costo de mercancías en el año 2016 de $60.000.000 y un
promedio de inventarios en el 2016 de $10.000.000

60.000.000
Rotación de inventario= =6
10.000.000

Esto quiere decir que la rotación del inventario durante el 2016 fue de 6 veces, o,
dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6).
Las mercancías permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.

Tiempo de espera para el reabastecimiento: es el tiempo que transcurre

desde que se detecta la necesidad de pedir (un material o producto), hasta que se
tiene el inventario disponible para las operaciones subsiguientes.
Para intentar disminuir este tiempo es necesario conocer los periodos o sub-
tiempos en los que se descompone para ajustar con nuestros proveedores o
dentro de nuestra organización los que sean posibles y, en la medida posible (ya
que no todos estos tiempos son susceptibles de ser modificados), minimizarlos.
Vamos con ellos:
 Revisión de inventario: Tiempo que transcurre revisando la posición de
inventario del producto o material para saber si se debe realizar un pedido o
no a nuestro proveedor. Este tiempo puede oscilar entre segundos, horas o
incluso días, dependiendo de si disponemos de sistemas VMI o cualquier
sistema de reposición o stock de seguridad de aviso automático o esta
revisión es de modo manual/visual.
 Gestión de compra: Tiempo que la organización que compra tarda en
realizar de manera efectiva el pedido. Aquí entran las siguientes tareas:
contactar con el proveedor (negociación, si es necesaria, elaboración de
documentación de pedido), consolidación con otros artículos o materiales a
comprar, visto bueno del departamento financiero, etc.
 Gestión del pedido por parte del proveedor:
Tiempo que tarda el proveedor en:
1. Gestionar administrativamente el pedido (vía email o con papeleo).
 2. Revisar el stock (real o virtual) de ese producto o material existente o
reservado para este cliente.
3. Si se puede enviar de manera completa
4. Si existe algún retraso por pagos pendientes
5. Preparación de toda la expedición de los artículos o materiales que
componen el pedido (picking, embalaje, retractilado, etc.,)
 Tiempo de transporte: El tiempo que transcurre en transportarse el pedido
desde el proveedor a nuestra empresa. Este tiempo dependerá de:
1. Tiempo de carga del producto en el vehículo (este tiempo puede ser de
minutos, pero también de horas)
2. Del modo de transporte (no es lo mismo cargar un camión que un buque, al
igual que cualquier cambio modal en el trayecto)
3. Distancia entre el proveedor y el cliente y de si existen aduanas y no
comparten espacio de comercio común como por ejemplo la UE, todo esto
puede conllevar retrasos inesperados, etc.

Sistemas de inventarios: Es el conjunto de procedimientos y controles que

organiza el respaldo de productos, para garantizar el abastecimiento de materias
primas y poder dar cumplimiento a los volúmenes de producción planificados para
las entregas al cliente, con la calidad y tiempo requeridos.
Un buen sistema de inventario es indispensable para que la empresa logre
satisfacer la demanda de los clientes con los niveles de costo, rentabilidad y
servicio propuestos, al poder contar con la información y control de todas las
operaciones desde la compra del producto hasta su traslado, almacenaje y
entrega al cliente, al permitir:
 La comprobación de los productos almacenados en cantidades físicas y
valor.
 Conciliar las existencias físicas con las registradas en la documentación.
 Ubicación correcta de cada producto en el almacén con la agilidad de
tiempo requerido.
 Reabastecimiento de mercancía, según los compromisos de ventas y stock
en los almacenes.
 Para las empresas productoras o fabricantes, es fundamental contar con la
información actualizada del inventario de materias primas, para asegurar el
cumplimiento de la producción planificada, sin causar cambios en el
proceso productivo, que puedan generar índices negativos en los costos y
rentabilidad de la empresa.
Dependiendo de la periodicidad con la se realicen los inventarios en una empresa,
podemos distinguir dos tipos de sistemas de inventarios que poseen
características diferenciadas.
 1. Sistema de inventario perpetuo: Con este sistema, también denominado
sistema permanente o constante, durante el día el día de la actividad de la
empresa se realiza un inventario continuo a través del registro de todos los
productos y materiales que se tienen para la producción y venta al cliente.
De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario
de la empresa y puede conocer el coste del inventario y los productos que
ya se han vendido sin tener que para la actividad para realizar el inventario.

2. Sistema de inventario periódico: Al contrario que el anterior, en los

sistemas de inventarios periódico se contabiliza de forma continuada el
inventario, sino que se realiza de forma ocasional. Suele hacerse al final del
ejercicio económico, aunque puede realizarse varias veces al año según las
exigencias de la empresa. El problema de este tipo de inventarios es que,
en ocasiones, se paraliza la actividad de la empresa para poder realizarlos.

Importancia de los sistemas de inventario: Es muy importante que las

empresas tengan su sistema de inventario atentamente controlado, vigilado y
ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo
que se tiene, colocándolo a disposición en el momento indicado. Sin duda alguna,
para cualquier tipo de empresa se hacen necesarios los inventarios dado a que la
base de todas las organizaciones consiste en la compra y venta de bienes y
servicios, haciéndose necesaria la existencia de los inventarios, los cuales le van a
permitir tener control de la mercancía y a su vez generar reportes de la situación
económica de la empresa
Debemos tener precaución a la hora de poseer inventarios altamente exagerados,
puesto que podemos descuidar la existencia de algún artículo, lo cual puede
provocar el paro de la producción de nuestra empresa, en tal caso si esta es
prestadora de servicios y/o fabricante, o por el otro lado, al no tener en inventario
lo que se necesita, podemos ocasionar el paro de la producción de la empresa a la
cual le proveemos dicho artículo.
Algunas ventajas de usar los sistemas de inventarios adecuadamente son:
1. Facilidad a la hora de informar a nuestra producción o cliente lo que se
tiene, de esta forma permite más rápidamente despachar las órdenes
urgentes, de esta forma garantizamos a nuestros clientes un buen servicio y
credibilidad a la hora de las negociaciones.
2. Facilidad al cumplir con los plazos de entrega del servicio que se presta,
insumos o artículos a suministrar
3. Tener claridad de la materia prima disponible

Tipos de inventarios
 Por categoría de la demanda:
 1. Inventario de demanda independiente: En este caso el origen de
la demanda generalmente se da en fuentes ajenas a la propia
compañía, representadas casi siempre por un cliente externo. Se
denomina independiente en razón de que la demanda del inventario
básicamente no está sujeta a las acciones de la empresa. En
muchos casos tal inventario está conformado por productos finales,
es decir, artículos terminados y listos para la venta.

Algunas de sus características:

 El inventario es independiente porque su demanda se da de

fuentes externas a la compañía.
 Entre los inventarios independiente se tienen por lo general lo
que es lo inventarios de productos finales.
 Se corresponde con la demanda de productos terminados, y
no depende de la fabricación.

2. Inventario de demanda dependiente: La fuente del inventario de

demanda dependiente está directamente subordinada a decisiones
internas de la compañía, sobre todo por lo que respecta a la decisión
de qué producto fabricar, en qué cantidad y en qué momento.

Algunas de sus características:

 El manejo de inventarios de demanda independiente está

orientado hacia el cliente.
 Los sistemas de demanda dependiente están orientados hacia
la manufactura.
 La demanda de diferentes artículos está relacionada entre sí.

 Por posición dentro del proceso:

1. La materia prima: constituye el inventario que debe adquirirse para

utilizarlo en el proceso de producción, y que no tiene un valor
añadido por el proceso de producción de la compañía.

Algunas de sus características:

 Se incluye los materiales que se requieren para la elaboración

de los productos y que aún no se han procesado de ninguna
manera.
 Llevar un minucioso inventario de materias primas te permitirá
abastecer al siguiente eslabón de la cadena.
  Representan existencias de los insumos básicos de los
materiales que abran de incorporarse al proceso de
fabricación de una compañía.
Su aplicación se da en empresas como: empresas del sector
alimentos como cárnicos, pescados y mariscos, lácteos, pastelerías;
empresas del sector salud, tal como técnicos en prótesis dentales
.
2. El trabajo en proceso (TEP): representa el inventario que ya ha
recibido algún valor agregado, pero que todavía debe sufrir un
procesamiento adicional antes de poder utilizarlo para atender la
demanda de los clientes.

Algunas de sus características:

 Son existencias que se tiene a medida que se añade mano de

obras, otros materiales y demás costos indirectos a la materia
prima bruta.
 Son activos que se encuentran en un proceso de modificación
y que se utilizarán en la producción de otros productos en
proceso o productos terminados.
 A medida que la materia prima se transforma, esta aumenta
su valor debido a los costos de producción involucrados.
Su aplicación se da empresas como: ópticas que intervienen en el
armado de un armazón, empresas textiles que diseñan y
confeccionan prendas, empresas del sector bebidas que envasan
vinos, licores, agua o refrescos.
3. Los bienes terminados: representan el inventario de aquellos
productos que han pasado ya por todo el procesamiento de parte de
la empresa.

Algunas de sus características:

 Por lo general dicho inventario se encuentra listo (con la

posible excepción del empaque) para atender con él la
demanda de los clientes.
 Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas, los
cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborado.
 Son todas las mercancías que un fabricante ha producido
para vender a sus clientes
Su aplicación se da en los siguientes tipos de empresas: empresas
distribuidoras o comercializadoras de alimentos; así como empresas
 del sector salud como laboratorios, farmacias, hospitales, de venta
de equipo médico, dentistas y ópticas.

4. El inventario de mantenimiento, reparación y operaciones

(MRO): es el acervo de material que se utiliza para dar apoyo a los
procesos productivos y de negocio de la empresa, pero por lo
general no está destinado a la venta directa al público.

Algunas de sus características:

 Es una clase de existencias de materiales para agrupar los

artículos que se emplean en el mantenimiento de rutina de
una unidad de producción.
 El inventario MRO tiene el propósito de asegurar la
continuidad operacional de una unidad de producción
mientras esta se encuentra en operación, hasta el momento
de la próxima parada programada de planta.
 Las existencias del inventario clase MRO permiten realizar
reparaciones sobre la marcha y continuar con el proceso de
operaciones de producción.

 Por uso dentro del proceso:

1. Inventario de tránsito: es el acervo de material en movimiento de

una actividad a otra. Su forma más común es el inventario que está
en el sistema de transportación en un momento dado.
Sus características:
 Se utiliza para sostener las operaciones de abastecimiento de
entrada y salida de mercancía a la compañía, bien sea con los
proveedores o con los clientes.
 Existe solo para darle movimiento al material, es exclusivo por
el tiempo de transporte.
 Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener
una función útil para las plantas o los clientes, existe
exclusivamente por el tiempo de transporte.

2. Inventario de ciclo: es aquel que se presenta cuando en

determinado periodo la tasa de reabastecimiento es superior a la
demanda, situación que suele darse debido a los costos de pedido,
costos de configuración o consideraciones de empaque.

Sus características:
  Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de
operar según tamaños de lotes.
 Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o
transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede
decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios
tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del
sistema.
 Es el inventario aplicado cuando la producción ha sido mayor
de lo necesario, ya que, por razones de reducir costos la
empresa ha decidido comprar la materia prima en cantidades
mayores a la demanda actual.

3. El inventario de almacenamiento temporal, también denominado

inventario de seguridad: es el acervo que se mantiene “por si
acaso”. En una empresa pueden presentarse diversas situaciones
que afectan el flujo normal de trabajo dentro de la operación. Es
posible que los trabajadores se ausenten, que los proveedores
retrasen la entrega de pedidos o se equivoquen de productos, que
ocurran problemas respecto de la calidad, que las máquinas se
descompongan, etcétera.

Sus características:

 Cantidad de inventario de seguridad, demasiado inventario de

seguridad puede resultar en altos costos de mantenimiento
del inventario. Además, los productos que se almacenan
durante demasiado tiempo pueden estropearse, caducar o
romperse durante el proceso de almacenamiento. Es una
protección ante la variabilidad de la demanda y del tiempo de
reabastecimiento.
 Es la cantidad adicional de un artículo que una empresa
mantiene almacenado en el inventario para reducir el riesgo
que el artículo se vaya a agotar.
 Es utilizado por los especialistas en logística para describir un
nivel de inventario adicional que se mantiene para aminorar el
riesgo de un desabastecimiento de materia prima causado por
incertidumbres en la oferta y la demanda.

 El inventario de anticipación: es aquel que se acumula con el propósito

de anticiparse a un exceso de demanda respecto de la producción normal.

Sus caracterices son:

  Da cabida a una demanda estacional, o contar con material
suficiente para que la operación de marketing haga promociones.
 Durante los periodos de baja demanda casi siempre se da una
acumulación de inventario de aquellos productos que cuentan con
alta demanda estacional; esto se hace con el objetivo de atender la
demanda de los clientes durante la temporada pico.
 Es utilizado por las empresas para absorber las irregularidades que
se pueden presentar en la demanda o suministro que se presentará
a futuro y que se encuentra, en muchas ocasiones, bien definida.

 El inventario de desacople: es el que se ubica a propósito entre las

operaciones para permitirles funcionar de manera independiente entre sí.

Algunas de sus características:

 Inventario que se elabora cuando existen dos operaciones o

procesos adyacentes donde no se puede sincronizar sus tasas de
producción.
 En estos llega a funcionar cada proceso como lo planeado.
 Se lo requiere entre dos procesos adyacentes cuyas tasas de
producción no pueden sincronizarse, esto permite que cada proceso
funcione como se planea.

Ejercicio
AVTEK Electrónica, C.A., una pequeña fábrica de equipo electrónico para
investigación, tiene en su inventario alrededor de 7.000 artículos y contrató a Brian
Render para administrarlo. Brian determinó que un 10% de los artículos en
inventario son clase A, el 35% clase B, y un 55% clase C. Él desea establecer un
sistema para que los artículos A se cuenten mensualmente (cada 20 días de
trabajo); los artículos B trimestralmente (cada 60 días hábiles), y los artículos C
semestralmente (cada 120 días de trabajo). ¿Cuántos artículos deben contarse
cada día?

Solución:
Total de artículos= 7000
Clase A= 7000*10%= 700 Unidades
Clase B= 7000*35%= 2450 unidades
Clase C= 7000*55%= 3850 unidades
Clase de Cantidad Política de Calculo Nro de
artículo conteo artículos
contados por
día
A 700 Cada 20 días 700/20 35
hábiles
B 2450 Cada 60 días 2450/60 41
hábiles
C 3850 Cada 120 días 3850/120 32
hábiles

Para un total de artículos sumamos= 35+41+32 que es igual a 108 artículos.

Entonces, Brian Render como administrador debe contar 108 artículos por día.

Conclusiones
Parece obvio que una buena gerencia de inventario es de suma importancia para
la empresa y establecimientos turísticos ya que desempeña una función vital:
proveer a la compañía de materiales suficientes para que ésta pueda continuar su
funcionamiento dentro del mercado.
Los inventarios incluyen materia prima, productos en proceso y productos
terminados, mercancías para la venta, materiales y repuestos para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados o usados en la prestación de
servicios. Los inventarios en una empresa son un aspecto muy relevante, tanto en
negocios pequeños como en negocios de mayor tamaño.
Una mala administración, puede generar el descontento de los clientes, además
de ocasionar problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra
por eso es muy importante que las empresas tengan su inventario controlado,
vigilado y ordenado, ya que la finalidad es distribuir y abastecer de forma
adecuada el material del que se dispone. Por otro lado, un buen manejo permitirá
a la empresa saber de manera confiable cantidades y niveles, cuáles productos
tienen mayor rotación, cuándo reabastecer, situación económica en cada periodo,
el valor de la mercancía, entre otros.
Basándonos en todas estas premisas, llegamos a la conclusión de que es
necesario contar con un sistema automatizado que nos permita llevar un control
continuo y actualizado del inventario, los pedidos realizados y las ventas de los
productos.
Slideshare. “Objetivos de los inventarios” Autor: Carlos Ruiz Palacio, 2013.
[ Artículo en línea] Disponible: https://es.slideshare.net/CARuizP/objetivos-de-los-
inventarios
Economia simple. “Inventario” Autor: Ivan Gracia, 2017 [ Artículo en línea]
Disponible: https://www.economiasimple.net/glosario/inventario
Escuela de organización industrial. “Funciones de los inventarios” Autor: María del
Carmen Rodríguez, 2013 [ Artículo en línea] Disponible:
https://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/06/16/funciones-de-los-inventarios/
Blogger. “Blog de clase- Gestión de inventarios”, 2010. [Blog en línea] Disponible:
http://ujn-ledesman.blogspot.com/2010/10/relacion-entre-demanda-dependiente-
e.html
Pricing. “Rotación de inventarios” [ Artículo en línea] Disponible:
https://www.pricing.cl/conocimiento/rotacion-de-inventario/
Gerencie.com “Rotación de inventarios”, 2019. [ Artículo en línea] Disponible:
https://www.gerencie.com/rotacion-de-inventarios.html
Business school. “Qué es el Lead Time y cómo se puede reducir” [ Artículo en
línea] Disponible: https://blogs.imf-formacion.com/blog/logistica/logistica/que-es-
lead-time/
Linbis. “Sistema de inventario” Autor: Carlos Casanueva ,2017 [ Artículo en línea]
Disponible: https://www.linbis.com/es/logistica/sistema-de-inventario/
Libro: Planificación y control de la producción. Autor: Stephen N. Chapman. Año:
2006