MANEJO DE INVENTARIOS

Se da el nombre de inventario de materia a la verificación o confirmación de la

existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para
confrontarla con las existencias anotadas en los ficheros de existencia o en el banco
de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico
porque se trata de una estadística física o posible de aquello que hay en existencia en
la empresa y para diferenciarlo de las existencias registradas. Para asegurar la
existencia hay que hacer que el proceso de producción se desarrolle sin tropiezos a
pesar de las fluctuaciones en las entradas de materia prima, el consumo de materiales
y las ventas de productos acabados. Las interrupciones de la fabricación y la falta de
producto acabados para entregar a los clientes pueden resultar muy costosas.
Tipos de Inventarios
Materia Prima: materiales obtenidos de proveedores ajenos a la firma para su
incorporación en los productos.
Ensambles semiterminados: son los materiales (materias primas) que fueron
procesados o ensamblados y luego almacenados para futuras operaciones.
Productos en Proceso: Artículos que han entrado en el proceso de elaboración
pero que todavía no están acabado.
Productos Terminados: son los que están en existencia, en espera de las ventas.
Suministros: Artículos que se necesitan para el funcionamiento de la empresa,
pero que no entran en el proceso de producción, por ejemplo, combustibles,
lubricantes, muelas de molinos, suministros de oficinas y equipos y suministros de
limpiezas.
Repuestos para servicio posventa: son los repuestos del producto vendido, para
realizar las reparaciones o reemplazos.
Equipos: Repuestos de maquinarias, plantillas de taladradoras, etc., son los
componentes necesarios para realizar el mantenimiento correctivo y preventivo de la
empresa.
 Reglas de Administración de los Inventarios
Una representación gráfica de la evolución de los inventarios permitirá
comprender fácilmente los elementos necesarios para elaborar una regla de
administración. Por lo general esta regla debe definir los siguientes elementos:
Nivel de Inventario: los niveles de inventarios representan los límites
predeterminados de las cantidades por almacenar. Estas cantidades varían entre un
nivel máximo y un nivel mínimo. La determinación de estos dos niveles depende del
consumo anual de la tasa de agotamiento del costo unitario del producto de las
demoras de entregas.
Inventario Activo: este es el inventario que varía constantemente al ritmo de las
entradas y salida del almacén y pueden corresponder a la cantidad económica o al
consumo actual, este inventario es igual a la diferencia entre los niveles máximo y
mínimo.
Niveles de Servicios: este se refiere a la intensidad con la cual la empresa desea
satisfacer la demanda. El nivel de servicio puede concebirse en dos formas
a.- la relación entre el número de unidades ofrecidas y el número de demanda.
b.- la relación entre el número de clientes que han comprado el producto y los que
lo han demandado.
Puntos de Reorden: este es el nivel de inventario a partir del cual se decide
ordenar el producto. Este punto, que se establece para asegura la disponibilidad de los
productos en el período de reabastecimiento designa una cantidad que está en función
de la tasa de la demanda durante el periodo de reabastecimiento y de la demora de la
entrega.
Inventario de Seguridad: este tiene finalidad impedir toda interrupción en el
aprovisionamiento, causado por demoras en la entrega o por un aumento imprevisto
de la demanda durante el periodo de reabastecimiento. La importancia del inventario
de seguridad está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la
variación de las demoras de entrega. Si una empresa desea aumentar su nivel de
servicio, deberá acrecentar su inventario de seguridad a fin de poder responder a la
alza imprevisible de la demanda y adaptar el punto de reorden en consecuencia.
 Políticas de la Administración del Inventario o Existencia:
Esta política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la
continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable
en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el exceso de inventario, con el
objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Estas políticas pueden variar de una
empresa a otro, de un periodo a otro y de un producto o grupo de producto a otro. Su
éxito reside en el respeto de los siguientes imperativos:
 Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de diferentes productos.
 Definir categoría para el inventario y clasificar cada mercancía en la
categoría adecuada.
 Mantener los costos de abastecimiento y almacenamiento al más bajo nivel
posible.
 Mantener un nivel adecuado del inventario.  Satisfacer rápidamente la
demanda.
 Recurrir a la informática.
 Debe estar adaptadas al sistema de producción. materia prima e
impidiendo el exceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento.
Objetivos de los Inventarios
 Protección contra incertidumbres: si la incertidumbre es la demanda por no
tener buenos pronósticos entonces habrá mayor cantidad de producto
terminado. Si es por ineficiencias propias en el proceso productivo, habrá
mayor stock en proceso y si no hay un buen cumplimiento de parte de
nuestros proveedores, habrá más inventario inmovilizado en materia
prima. Tanto el beneficio como las perdidas pueden ser considerables.
 Mejorar el servicio al cliente: para entregar siempre en el instante el
pedido, tendrá que haber existencia del producto que asegure un
determinado nivel de cumplimiento. Utilizando la curva de distribución
 normal, se puede calcular qué nivel de inventario de seguridad necesito
para asegurar un determinado nivel de servicio a mis clientes.
Ubicación y Disposición de las Existencias
Las existencias deben estar situada de tal manera que combinen el acceso a los
lugares donde se las utilizará y la facilidad de manipulación, al tiempo que se
proporcionan garantía contra los robos, el control de movimiento de entrada y salida a
los almacenes, y teniendo en cuenta requisitos especiales de protección contra los
riesgos ambientales (humedad, polvo, etc.) y de seguridad (almacenamiento de
productos químicos corrosivo, materiales combustibles, etc.).
Así los almacenes de materia prima deben estar situados cerca de los lugares de
descargas; los almacenes de productos acabados deben estar situados entre el punto
final del control de calidad y los puntos de cargas; las herramientas y demás
instrumentos deben estar en estantes o lugares cercanos a donde trabajan los
maquinistas.
La disposición debe proveer un espacio suficiente parta la manipulación de
materiales (recepción, desempacado, apilamiento, embalaje, despacho) pero como el
espacio es costoso se le debe usar de manera eficaz. Esto significa aplicar materiales.
Por ejemplo: carretillas elevadoras. La distribución de los materiales y los corredores
deben disponerse de tal forma que permitan el paso del equipo utilizado. Entre los
factores que han de tenerse en cuenta al colocarse los artículos en los almacenes,
podemos citar los siguientes:
1.- dar una ubicación preferente a los artículos pesados o voluminosos, a fin de
facilitar la manipulación.
2- Arreglos lógicos de tal manera que los artículos sean fáciles de encontrar.
3.- Los artículos de consumo rápido deben almacenarse cerca de las zonas de
trabajos.
4.-Deben ser posible tomar inventarios (contar los materiales en existencias) sin
tener que mover los artículos de su sitio.
 5.-Los arreglos que se hagan para la colocación en estantes deben ser de un tipo
que fomente e incluso obligue a utilizar en primer lugar las existencias más antiguas,
a fin de reducir el mínimo las posibilidades de deterioro en almacenamiento.
Relación con los ciclos del negocio
En los tres ciclos del negocio hay posibilidades de disminuir inventarios.
 En el ciclo de abastecimiento, los montos se reducen con una relación de
“asociación” con el proveedor, donde ambos ganan, confiando sus
necesidades y limitaciones.
 En el ciclo de transformación, la asociación es entre los distintos
departamentos de la propia empresa, principalmente entre marketing y
manufactura.
 En el ciclo de distribución, los inventarios y la respuesta al cliente mejora
con los “pronósticos colaborativos”. Se trabaja sobre el mismo pronóstico
entre el cliente y el proveedor.
Seguimiento de los inventarios
Es para saber cómo ordenar los inventarios para tener lo que necesito en las
operaciones de la empresa. Veamos los tipos de controles existentes:
 Permanente: actualmente se realiza con sistemas computarizados. Cada
entrada y salida de material es registrada en el momento, mediante una
transacción en el sistema, actualizando el inventario. Así se puede saber la
cantidad existente en cada instante.
 Periódico: no se lleva un seguimiento de cada movimiento. Cada un
tiempo se efectúa una revisión y se determina las cantidades a pedir.
Control de los Inventarios
Se realizan controles periódicos con fines de auditoria y para dar cumplimiento a
disposiciones legales, que nos ayudan a la gestión del negocio. Su finalidad es
contribuir a una gestión de alta eficiencia y de cumplimiento con los clientes.
Optimización de los Inventarios
La optimización de inventarios es una forma de pensar que la organización es más
eficiente. Los inventarios o el exceso de inventarios son la consecuencia de uno o más
errores. Por lo cual para optimizarlos debemos encontrar las causas que originan
excesos de inventarios inútiles, faltantes de materiales o causas que originaron
material arruinado. Hay 3 costos que impactan en la determinación de la política de
los inventarios:
 Costos de abastecimiento: comunicaciones por teléfono, email para
averiguar precios, seguimiento de los pedidos, etc.; constituyen costos que
en general son fijos por cada orden y no varían con el tamaño de la orden.
 Costos de mantenimiento de los inventarios: costos de espacio, de capital
inmovilizado, iluminación, seguros, refrigeración, etc.
 Costos por faltantes: la consecuencia es perdida de ventas, órdenes que
quedan pendientes, pérdida de futuras ventas, etc. En fin, en la mayoría de
los casos el exceso de inventario “protege” un pobre gerenciamiento.